Проектирование организации (Планирование организации. Определение целей.)

Содержание:

Введение

Проектирование организации это важный начальный этап создания организации. При проектировании рассматривается и планируется организационная структура предприятия, количество и способы взаимодействие подразделений, наименование и объем выпускаемой продукции или услуг, цели организации, методы управления и др. Данная работа чрезвычайно важна и в завершении планирования получается макет будущей новой организации или усовершенствованной уже существующей. В результате проектирования становится возможным определить стартовый капитал, необходимую квалификацию менеджеров, количество сотрудников операционного ядра и вспомогательных подразделений, вид налоговой отчетности, наилучшее географическое месторасположение производства и офисов или же дислокации звеньев производства, поставщиков сырья и услуг, потенциальных приобретателей производимых товаров и услуг.

Для собственников планируемой организации (если организация планируется заранее) проектирование является способом рационализации распределения средств до получение прибыли и в дальнейшем периоде существования компании или групп компаний. В процессе проектирования закладываются основополагающие принципы, пути развития, взаимоотношения с внешней и внутренней средой организации. Так же становится возможным определить подходящего кандидата на должность управляющего компанией, прописать удовлетворяющие собственников (физ. лица, юр. лица, государство) условия в договорах о трудоустройстве для наемных сотрудников, разработать должностные инструкции для всех уровней менеджеров и рабочих, прописать внутренние протоколы компании.

Проектирование организации являющееся начальным этапом создания компании становиться хорошим толчком для развития и удержания на плаву. Данный подход важен для создания новых и улучшения существующих организаций в России, так как увеличивает число крепких стабильно развивающихся компаний в стране, которые в свою очередь являются опорой и гарантом стабильности развития государства. Организовывают рабочие места. Развивают и поддерживают общее экономическое состояние страны на макро и микро уровнях, обеспечивают бюджет как государства так и отдельно рассматриваемых ячеек общества.

В случае корректного и своевременного проектирования организации удастся достичь лучшего показателя эффективности предприятий, увеличить прибыль, снизить расходы и обеспечить более высокое благосостояние граждан РФ.

В данном курсовом проекте использовалась информация полученная из учебников для вузов: Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014, Учебник В.Н. Парахина, Т.М. Федоренко, Е.Ю. Шацкая / Теория организации, Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова, а также личный опыт полученный в процессе работы в различных организациях с отличающимися организационными структурами управления и в то же время созданными для приведения организации к похожим результатам: стабильность, развитие, лидирующие положение на внутреннем рынке, экономическая эффективность.

1. Организационное проектирование.

1. Планирование организации. Определение целей.

Планирование является начальным этапом процесса управления. Если менеджер не понимает целей деятельности организации или не знает, какие ресурсы и методы необходимы для их достижения, то он не может приступать к реализации других функций управления.

Цель (objective, goal, aim) - это желаемое состояние, которого стремится достичь организация.

Цели, которые ставит перед собой организация, должны удовлетворять определенным требованиям (см. рис.1).

Требования, предъявляемые к целям организации

Рис. 1

1. Достижимость. Нет смысла ставить цели, если заведомо известно, что достичь их организации не удастся (например, из-за недостатка средств, опыта, особенностей внешнего окружения и т.п.). Объявление в компании о намерении реализовать такие цели только вызовет непонимание, нервозность в коллективе и убежденность сотрудников в том, что не все цели, о которых заявляет руководство, следует пытаться воплощать в жизнь. Разумеется, все

_____________________

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014

это негативно скажется на будущем компании.

2. Конкретность и количественная измеримость. Представьте себе, что генеральный директор компании заявил на совещании: "Мы в самом ближайшем будущем должны значительно повысить производительность труда и существенно увеличить объемы продаж нашей продукции". Что это? Цель? Нет, это больше похоже на мечту - "в самом ближайшем будущем... значительно повысить... существенно увеличить". Такие формулировки не -

имеют количественных измерений, а значит, они не конкретны. Достижима ли такая цель? Трудно сказать. Ведь под "самым ближайшим будущим" сотрудники компании могут понять, например, пять-шесть лет, а под "существенным увеличением объемов продаж" - всего один процент. Для того чтобы цель могла стать основой плана организации, она должна звучать примерно так: "В течение одного года мы должны вдвое увеличить производительность труда и на пятьдесят процентов объем продаж нашей продукции".

3. Ориентация во времени. Собственно говоря, в предыдущем примере мы уже показали, что такое ориентированность целей во времени, когда сформулировали цель, начинающуюся со слов "в течение одного года". Однако ориентация во времени - более сложное понятие, предполагающее, что все цели организации должны быть связаны друг с другом так, чтобы было возможным их последовательное достижение. Это требование напрямую связано со следующим.

4. Взаимоподдерживаемость. Другими словами, цели должны быть согласованными между собой. Достижение ближайших целей должно гарантировать возможность достижения последующих (более отдаленных) целей. Кроме того, при формировании системы целей компании надо

_____________________

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014

понимать, что зачастую для выполнения целей одного подразделения необходимо, чтобы свои цели реализовали другие (смежные) подразделения. В противном случае может разрушиться вся система целей компании.

Таким образом, процесс планирования деятельности организации можно определить следующим образом.

Примечание. Планирование (planning, programming) - это процесс определения целей организации и поиск наиболее эффективных методов и средств их достижения в условиях действия ограничений по ресурсам и времени.

Другими словами, планирование - это процесс составления планов организации.

План (plan) - это официальный документ, в котором отражаются промежуточные и конечные цели, задачи, механизмы координации и распределения ресурсов, а также варианты действий в нештатных ситуациях.

В процессе планирования деятельности организации и ее подразделений менеджерам приходится составлять различные планы.

В любой организации составление планов - это очень ответственная процедура. В процессе планирования менеджмент компании решает сразу несколько важных задач.

1. Обоснование деятельности организации. Ставя перед собой цели и определяя пути развития компании, менеджмент фактически отвечает на вопросы "Для чего создана компания?", "Чем она занимается?", "Что она хочет изменить в своей деятельности?" и "Как она собирается делать это?"

2. Обеспечение целенаправленного развития организации в целом и отдельных структурных подразделений. Как правило, менеджеры ставят

_____________________

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014

такие цели, которые обеспечивают улучшение экономических характеристик и имиджа компании, укрепление ее конкурентной позиции, а значит, обеспечивают ее целенаправленное развитие.

3. Мотивация трудовой активности персонала. На первый взгляд может показаться, что эта задача не относится к планированию, так как речь в ней идет о другой функции менеджмента - мотивации. Однако в практической деятельности менеджмента все функции тесно связаны между собой, зависят друг от друга. Как же связано планирование с мотивацией? Дело в том, что, составляя планы, менеджеры указывают, за какой этап работы отвечает каждый сотрудник организации, к какому времени и с каким качеством он должен выполнить свои задачи и отчитаться перед руководством. Все это оказывает сильное мотивирующее воздействие на персонал организации. Чем точнее сотрудники понимают цели своей работы, свои права и обязанности, тем более они заинтересованы в эффективном и производительном труде

4. Основание для принятия управленческих решений. Как вы знаете, менеджерам постоянно приходится принимать управленческие решения. Иногда эти решения бывают экстренными, незапланированными. Но в хорошей организации большая часть решений заготовлена заранее. Это очень удобно и рационально, так как при наступлении определенного времени сотрудники уже знают, что и как им нужно делать. Поэтому планы можно рассматривать как своеобразные "сборники управленческих решений", ведь каждый пункт в них заранее продуман, принят и утвержден соответствующим руководителем.

5. Создание критериев для оценки и контроля результатов деятельности. Эта задача указывает на связь планирования с функцией контроля. Менеджеры могут правильно контролировать работу организации только в том случае,

_____________________

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014

если им известны критерии (иначе говоря - стандарты и нормы), описывающие желаемый результат. Хорошо составленный план содержит такие критерии и нормы, а значит, является основанием для эффективного контроля. Например, если в плане работы цеха записано, что к концу текущего месяца он должен изготовить пятьсот изделий, соответствующих техническим нормам и стандартам, то у менеджмента появляется основание требовать у начальника цеха объяснений или даже привлечь его к ответственности в случае невыполнения цехом этого требования.

6. Информационное обеспечение процессов управления. Планы составляются на различные периоды времени, они относятся к работе всей компании в целом и ее подразделений и даже отдельных сотрудников. Они охватывают все сферы деятельности организации, содержат в себе информацию обо всех имеющихся и будущих ресурсах. Все это позволяет рассматривать систему планов компании как своеобразную "базу данных" обо всех аспектах деятельности организации в каждый период времени. Такая база данных помогает менеджерам лучше понимать происходящие в организации события и прогнозировать их развитие.

_____________________

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014

1.2 Обозначение критериев управления. Прогнозирование.

Прогнозирование - это еще одна специальная функция менеджмента, тесно связанная с планированием.

Примечание. Прогнозирование - это процесс предугадывания развития событий до их наступления.

Успешность прогнозирования зависит от таких условий, как:

- объем и качество информации о прогнозируемом процессе и объекте управления;

- правильность формулировки задачи прогнозирования и обоснованности выбора способа ее решения;

- наличие необходимых вычислительных средств и вычислительного аппарата в соответствии с выбранным методом.

Современные технологии прогнозирования основаны на использовании различных математических методов: функционального анализа, теории рядов, теории экстраполяции и интерполяции, теории вероятности, математической статистики, теории случайных функций и случайных процессов, корреляционного анализа.

Для прогнозирования в менеджменте применяются различные количественные и качественные методы. Количественные методы базируются на информации, которую можно получить, зная тенденции изменения параметров или имея статистически достоверные зависимости, характеризующие производственную, финансовую и т.п. деятельность компании. Примерами таких методов являются: анализ временных рядов и каузальное (причинно-следственное) моделирование.

_____________________

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014

Качественные методы основаны на экспертных оценках специалистов в области принимаемых решений, например: методы экспертных оценок, мнение жюри, модели ожидания потребителя (опрос клиентов) и т.п.

Строго говоря, без прогнозов невозможно составить качественный и, главное, реалистичный план работы. Ведь при составлении некоторых планов менеджерам часто приходится опираться не на имеющуюся у них (фактическую) информацию о произошедших (или происходящих) событиях, а на предположения о возможности таких событий в будущем. Для этого руководителям приходится использовать различные методы получения так называемых прогнозных оценок.

Прогнозные оценки необходимы для того, чтобы правильно выбрать стратегические цели развития организации. Как правило, прежде чем сформулировать стратегические цели, менеджмент проводит анализ состояния своей компании и ее внешнего окружения. Такой анализ часто называют SWOT-анализом. SWOT - это англоязычная аббревиатура (первые буквы слов) (рис. 2):

SWOT-анализ - это выявление сильных и слабых сторон организации, а также внешних угроз и возможностей, влияющих на ее деятельность.

SWOT-анализ компании

┌──────────────────────────────────────────────────┐

┌────────────┤Strength - сила │

│ └──────────────────────────────────────────────────┘

│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐

┌────────┐├────────────┤Weakness - слабость │

│ SWOT ├┤ └──────────────────────────────────────────────────┘

└────────┘│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐

├────────────┤Opportunities - возможности │

│ └──────────────────────────────────────────────────┘

│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐

└────────────┤Threats - угрозы │

└──────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2

_____________________

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014

SWOT-анализ позволяет ответить на вопросы:

1. Использует ли компания сильные стороны и преимущества в своей стратегии?

2. Являются ли слабости компании ее уязвимыми местами? Какой корректировки они требуют?

3. Какие благоприятные обстоятельства дают компании шансы на успех?

4. Какие угрозы должны быть под пристальным контролем и какие действия необходимо предпринимать?

_____________________

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014

1.3. Факторы проектирования организации.

Проектирование организации проявляется как структура организации, а так же как процессы протекающие в ней.

Организационное проектирование - разработка таких организационных элементов при реализации которых возникшая организация обладала бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности.

Цели организационного проектирования:

1. Создание новой системы

2. Усовершенствование существующей организационной системы

3. Радикальное преобразование действующей организационной системы

Организационная система представляет собой совокупность двух частей: механизма внутреннего функционирования и механизма отношения с внешней средой.

Механизмы внутреннего функционирования включают элементы необходимые для процесса управленческой и производственной деятельности: функциональные и организационные структуры, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, орг. технику, систему документооборота. Механизм отношений с внешней средой состоит из элементов, необходимых для формирования благоприятного делового поля внешних отношений организации - законодательные акты, договоренности, контракты, соглашения и т.п.

_____________________

Учебник В.Н. Парахина, Т.М. Федоренко, Е.Ю. Шацкая / Теория организации

Из вышеизложенного становиться возможным сделать вывод о том, что процесс проектирования организации, который включает планирование, определение целей, выбор критериев управления, определений организационной структуры управления (ОСУ), прогнозирование, является сложным рабочим этапом для менеджеров и в то же время слишком значительным что бы к нему относиться с недостаточной серьезностью. В данной работе закладывается будущая структура организации и от нее будет зависеть успешность начинания проекта. В процессе работы возможно будет пересмотреть отдельные параметры организации или же осуществить новое проектирования и кардинально обновить организацию в зависимости от достигнутых результатов. Однако во избежание дополнительных временных и финансовых затрат к проектированию необходимо подходить ответственно, с привлечением специалистов или же подходящего имеющегося на данное время успешно внедренного опыта.

2. Эффективность организационного проектирования.

2.1. Понятие организационной эффективности.

После формирования коллектива организации встает вопрос о том, как добиться эффективности деятельности организации. На этот вопрос должен ответить тот раздел теории организации, который можно назвать «Управленческая экономика». В разделе выделяются две части: теория агентских отношений и теория транзакционных издержек. Это касается, главным образом, негосударственного сектора экономики. Теория агентских отношений рассматривает организацию как систему конкретных отношений между ее собственниками и ее работниками. Собственники инвестируют организацию для увеличения своего богатства через заключение договоров с менеджерами и сотрудниками. Эти контракты заключаются на формальной основе и предполагают осуществление контроля за деятельностью сотрудников, на что требуются определенные затраты времени и средств —так называемые агентские издержки.

Теория транзакционных издержек рассматривает организацию как систему деловых операций, то есть систему обмена товарами и услугами между отдельными лицами и организациями. Каждая операция вносит определенную степень нестабильности, для устранения которой нужны, так называемые, транзакционные издержки.

Обе теории объединяет то, что собственники организаций (фирм, компаний) постоянно требуют от своих работников снижения издержек за счет повышения организационной эффективности. Обе теории пытаются определить границу эффективности фирмы. При этом рассматриваются следующие основные издержки:

— ограниченные возможности людей по накоплению и обработке

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

информации;

— собственники, менеджеры и сотрудники по разному воспринимают свои цели и цели организации;

— имеет место информационная асимметрия, то есть неравномерное и несоответствующее распределение информации между исполнителями, менеджерами и собственниками.

Собственники и менеджеры сталкиваются с различными проблемами в своем стремлении к организационной эффективности. Здесь главная цель собственника — сокращение организационных издержек, посредством использования различных видов контроля.

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

2.2. Основные принципы организационного проектирования.

Научно ‑ обоснованное формирование организационных структур управления является актуальной задачей современности, так как в новых условиях хозяйствования нельзя оперировать старыми организационными формами, не удовлетворяющими требованиям рынка. Также необходимо отказаться от прямого переноса методов управления техническими системами в сферу хозяйствования. Нужен переход от практических методов к научным методам организационного проектирования. При этом главная задача по проектированию механизма управления должна возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

Организационная структура управления (ОСУ) — понятие многоплановое и к тому же изменяющееся в зависимости от принятых базовых понятий. ОСУ как понятие включает в себя систему целей и их распределение между различными звеньями; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации; коммуникации, потоки информации и документооборот в организации т. д. Наконец, ОСУ — это поведенческая система, включающая весь персонал организации. Поэтому при проектировании ОСУ необходимо сочетание методов проектирования структур (системного подхода, программно ‑ целевого управления, организационного моделирования) с экспертно ‑ аналитической работой. В основу методологии проектирования организационных структур должно быть положено четкое формулирование целей организации и механизма их достижения. При этом особое значение имеет изучение влияния внешней среды по следующим направлениям:

— выявление и описание элементов внешней среды;

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

— выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды;

— определение степени разнообразия элементов внешней среды;

— проектирование каждого элемента организационной структуры с учетом особенностей той среды, в которой данный элемент будет функционировать;

— формирование механизма управления с учетом специфики элементов организационной структуры и ее внешней среды.

Системность подхода к формированию организационной структуры проявляется в необходимости:

— не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется невыполнимой;

— выявлять и взаимно увязывать применительно к этим задачам систему функций, прав и ответственности по вертикали управления;

— оформлять организационно все связи по горизонтали управления;

— обеспечивать органическое сочетание горизонтали и вертикали управления с целью нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации управления.

Перечисленное требует соблюдения особых процедур проектирования структур управления. До настоящего времени проектирование организационных структур отличалось чрезмерно нормативным характером, методы проектирования не отличались многообразием, уклон был к широкому использованию типовых решений. Одним из главных недостатков

применявшихся методик является их функциональная ориентация

и строгая регламентация процессов управления. Однако в условиях рыночных отношений состав и содержание функций управления меняются, особенно при создании корпораций, акционерных обществ,

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

финансово ‑ промышленных групп, территориально ‑ производственных комплексов и т. д. Новых проблем в области организации управления появляется все больше. В связи с этим особое значение приобретает выявление и анализ возникающих проблем построения и развития организаций.

Методология проектирования предполагает прежде всего определение системы целей организации, которая обуславливает и содержание функций управления. Многообразие целей нельзя свести к одному показателю, поэтому и соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным. Организационная структура — это сложная характеристика системы управления. Поэтому эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижение запланированных результатов, насколько ее внутреннее построение адекватно объективным требованиям к структурам управления. Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационных структур является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса и социального развития. Однако довести этот критерий до количественных показателей сложно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления:

— производительность при переработке информации;

— оперативность принятия управленческих решений;

— надежность аппарата управления, выражающаяся в качестве исполнения решений по срокам и ресурсам;

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

— адаптивность и гибкость как способность своевременного выявления проблем.

Особое значение приобретает экономичность аппарата управления. Однако не следует при этом экономический критерий сводить непременно к сокращению численности персонала. Экономичность — это обеспечение максимизации результатов по отношению к затратам на управление.

Содержание процесса формирования организационной структуры в значительной мере универсально. Оно включает:

— формулировку целей и задач;

— определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение;

— разработку регламентирующих процедур, документов, положений.

Этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

1. Формирование общей структурной схемы аппарата управления; на этой стадии определяются главные характеристики организации: цели, виды подсистем, число уровней, степень централизации полномочий, формы взаимоотношений с внешней средой, требования к различным видам обеспечения.

2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними; к основным подразделениям относятся отделы, управления, бюро, секции, лаборатории и прочие виды, которые имеют свою внутреннюю структуру.

3. Регламентация организационной структуры, которая предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности.

При формировании структур управления необходимо разрабатывать карты распределения прав и ответственности, где фиксируются права принятия решений. Совокупность документов, разработанных на всех

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

стадиях проектирования, составляет «проект организационной структуры управления».

Структура как объект проектирования — сложная система. Специфика подобного проектирования состоит в том, что нет однозначного критерия оптимальности. Как всякая многокритериальная проблема, она для своего решения требует сочетания различных методов. Проектирование организационных структур управления обычно осуществляется на основе следующих методов: аналогий, экспертно - аналитического, структуризации целей и организационного моделирования.

Метод аналогий состоит в применении организационных форм управления, которые оправдали себя в организациях со сходными характеристиками. Здесь происходит выработка типовых структур управления и определение условий их применения. Использование метода аналогий основано на двух подходах. Первый из них заключается в том, что выявляются главные организационные характеристики и соответствующие им организационные формы, которые эффективны для определенного набора исходных условий. Второй подход представляет, по сути, типизацию наиболее общих принципиальных решений построения и функционирования организаций. Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления. Однако типовые решения не должны быть

однозначными и их необходимо регулярно корректировать и допускать отклонения по ряду параметров.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми квалифицированными специалистами с привлечением руководства организации. Данный метод имеет многообразные формы реализации: диагностический анализ проблем и

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

«узких мест» в управлении, проведение экспертных опросов, применение научных принципов формирования орг. структур управления, разработка графических и табличных описаний процессов управления и орг. структур.

Метод структуризации целей предусматривает выработку целей организации и оценку орг. структур с точки зрения соответствия их системе целей. использование этого метода предусматривает выполнение следующих этапов:

— разработка дерева целей исходя из конечных результатов;

— экспертный анализ предлагаемых вариантов орг. структур с точки зрения обеспечения целей;

— составление карт прав и ответственности за достижение целей.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математико ‑ кибернетических, графо ‑ аналитических, математико ‑ статистических и натуральных моделей

организационных структур. Процесс проектирования основан на совместном использовании названных методов. Выбор метода зависит от характеристики организации, от возможностей проведения исследований, квалификации разработчиков.

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектов и проводится с целью выбора наиболее рационального вари‑

анта структуры или способа ее совершенствования. Критерии эффективности системы управления формируются по двум направлениям:

— по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям,

— по степени соответствия процесса функционирования системы требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно малых затратах на ее функционирование. Принципиальное значение имеет выбор базы для сравнения или того уровня эффективности, который принимается за нормативный. Показатели, используемые при оценке эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три группы:

1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления. Они выражаются через конечные результаты деятельности и затраты на управление. В качестве эффекта может рассматриваться: увеличение объема выпускаемой продукции, прибыли,

снижение себестоимости, экономия на капитальных вложениях, повышение качества выпускаемой продукции и др.

2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в том числе затраты и результаты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, на эксплуатацию технических средств, на содержание зданий и сооружений, на подготовку и переподготовку кадров, а также единовременные затраты на исследования, связанные с созданием систем управления, приобретение компьютерной техники и др.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели количественные и качественные. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности, когда организационная структура изменяется в отношении одного или групп показателей при неизменности остальных. К таким

характеристикам относятся:

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

— производительность аппарата управления определяется как количество произведенной организацией конечной продукции на одного работника, занятого в аппарате управления;

— под экономичностью аппарата управления понимаются затраты на его функционирование, соизмеренные с результатами деятельности: это удельный вес затрат на содержание аппарата управления в стоимости реализованной продукции;

— адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий; чем шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система;

— гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свою роль в процессе принятия управленческих решений, она может оцениваться по многообразию форм взаимодействия управленческих органов, по номенклатуре решаемых задач,

по уровню централизации и другим признакам;

— оперативность принятия управленческих решений характеризует своевременность выявления и решения управленческих проблем;

— надежность аппарата управления в целом характеризуется его безопасным функционированием, способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов.

3. Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и ее организационный уровень. К ним относятся: число звеньев системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность в распределении прав и ответственности и другие.

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

Необходимо отметить, что для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления.

Одной из важнейших задач управления на современном этапе является приведение структуры организации в соответствие с изменяющимися условиями. Принять решение о необходимости корректировки структуры может только первый руководитель. Перечислим основные ситуации, когда оправданы затраты на корректировку структуры:

— неудовлетворительное функционирование предприятия, т. е. не снижаются издержки, не растет производительность, сужаются внешние и внутренние рынки и т. д.;

— перегрузки высшего руководства, что вызывает необходимость перераспределения функций;

— отсутствие ориентации на перспективу из ‑ за отвлечения внимания руководителя на решение мелких текущих дел, что всегда связано с необходимостью преобразований, введения новых способов стратегического планирования;

— разногласия по организационным вопросам, которые нарушают стабильность, не разрешают осуществление чьих либо амбиций, приводят к несправедливому распределению власти, положений, привилегий и т. д.;

— рост масштаба деятельности, что приводит к усложнению процесса координации и перегрузке руководителей;

— увеличение разнообразия: развитие или внедрение различной продукции или услуг, выход на дополнительные рынки и др. неизбежно приводит к необходимости структурных изменений;

— объединение хозяйствующих субъектов вносит изменения в

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

организационную структуру из ‑ за проблемы совпадения функций, излишнего персонала, совпадении прав и т. д. Если же объединяются два или более крупных предприятия, то за этим последуют серьезные структурные изменения;

— изменение технологии управления, т. е. внедрение прогрессивных методов обработки информации, что приводит к появлению новых должностей;

— влияние технологии производственных процессов, т. е. научные и технические новшества приводят к изменениям структур;

— внешняя экономическая обстановка вынуждает предприятия

переходить к новым методам и средствам управления, а значит, к организационным изменениям.

Каждое из отмеченных обстоятельств приводит к необходимости изменения организационной структуры. Выработка решений об изменении организационной структуры — весьма сложный процесс. Структура больших предприятий из ‑ за многочисленных изменений может быть весьма запутанной. Процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать:

— систематический анализ функционирования организации с целью выявления проблемных зон;

— разработку генерального плана совершенствования орг. структуры;

— гарантию того, что план нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;

— последовательную реализацию планируемых перемен;

— достаточную степень информированности сотрудников о при‑

чинах и способах изменений в организации.

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

Заключение:

При рассмотрении объемов и количества необходимых для проведения операций, при проектировании организации, становится понятно, что это требует значительных усилий, знаний и вложений от менеджмента и/или владельцев.

Необходимо иметь высокий уровень компетенций в надлежащих вопросах для планирования будущей организации. Формулировка целей, определение критериев их достижения, характеристика будущей мотивации сотрудников. Так же важно владение и способность обработки входящей информации. Ее полнота, своевременность и актуальность для проведения качественного прогнозирования. В комплекте к необходимым знаниям и средствам должна прилагаться команда экспертов с соответствующем будущей организации уровнем подготовки для разработки подходящей организационной системы управления. Данный этап имеет особое значение, так как именно в ОСУ будут заложены основополагающие организационные структуры, системы и методы. В зависимости от правильно сформулированной, спланированной и внедренной ОСУ компания сможет родиться и продолжить свой жизненный цикл на лидирующих позициях. При разработке ОСУ особое значение должно уделяться будущему менеджменту организации. Эффективность работы данного звена определяет успешность , прибыльность, долговечность предприятия, а так же соответствие поставленным целям и достижение намеченных результатов организацией, которые ставились при планировании. Затем определение номенклатуры и характеристик отделов, их полномочий и прав, планирование изменений этих прав и полномочий в зависимости от колебаний внешних факторов.

Так же без преувеличения огромное значение имеет определение, а затем внедрение и контроль работы координации внутри компании и во внешней среде. Данный аспект очень важен потому, что даже при идеальном планировании, прогнозировании, определении и разработке организационной структуры управления предприятия, все может не сработать или работать с большими отклонениями именно из-за не надлежащей координации передачи информации и взаимодействий как во внутренней, так и во внешней среде компании.

Несмотря на трудоемкость при проектировании организации не стоит уделять этому процессу не достаточно внимания из-за представлений о сверх затратах по времени, средствам и специалистам. При правильном подходе и распределении функционала между заинтересованными лицами проектирования с учетом входящих в него разделов возможно провести с положительными ожидаемыми результатами о чем в сою очередь свидетельствует наличие в настоящее время большого числа успешных организаций по всему миру.

Список используемых источников:

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014, Учебник.

В.Н. Парахина, Т.М. Федоренко, Е.Ю. Шацкая / Теория организации.

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова.