Определение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения

Содержание:

Введение

Актуальность. Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как наличие необходимой и достаточной информации для принятия управленческих решений - это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Цель работы - исследование вопросов обеспечения организации необходимой и достаточной информацией для принятия эффективных управленческих решений.

Задачи курсовой работы:

• исследовать роль информации в процессе разработки, принятия и реализации управленческих решений;
• провести анализ информационного обеспечения управленческих решений в исследуемой организации;
• разработать рекомендации, направленные на повышение эффективности информационного обеспечения процесса разработки и реализации управленческих решений.

Объектом исследования является ООО «Лидер».

Предмет исследования – необходимость и достаточность информации в процессе принятия управленческих решений.

Научно-методическая основа работы – литературные источники по теории принятия управленческих решений, информационному менеджменту. Использованы работы В. В. Година, И. К. Корнеева, Н. Л. Карданской, А. М. Карминского, П. В. Нестерова, А. В. Кострова и др.

Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений

1.1.Сущность, значение и особенности информационного обеспечения процесса разработки управленческих решений

Разработка и принятие решений в процессе управления организацией при постоянно меняющихся внешних и внутренних условиях ее функционирования требуют использования адекватных методов информационного обеспечения лиц, принимающих решения и возможностей, предоставляемых современными информационными технологиями. Принятие решений так же, как и обмен информацией, — составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления и связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности^[1]. Процесс принятия решений довольно точно отражает реальные проблемы, отношения и связи, сложившиеся в организации, а их (решений) непрерывная последовательность характеризует непрерывность процесса управления. Более того, только изучение процесса разработки и реализации решений дает возможность оценить содержательную сторону управления, так как содержание управления раскрывается в содержании принимаемых решений. Поэтому так важно понять природу и сущность решений^[2].

Понимание характера управленческих решений зависит, прежде всего, от точки зрения на место и роль процесса принятия решений в системе менеджмента. С позиций системного анализа процесс управления является, в сущности, процессом решения проблем организации, возникающих по мере ее функционирования и развития^[3].

Цикл управления всегда начинается с постановки целей и выявления проблем, продолжается разработкой и принятием необходимого решения и заканчивается организацией и контролем его выполнения. Анализ полученного результата, или, точнее, оценка степени достижения поставленной цели, служит источником выявления новых проблем, и принятия новых решений, возобновляя, таким образом, управленческий цикл. Всякое управление реализует вполне определенную последовательность трех основных этапов:

1) определят состояние управляемого объекта (идентификация проблемы);

2) вырабатывает для данного состояния оптимальное воздействие (разработка и принятие решения);

3) реализует его (реализация решения)^[4].

Иначе говоря, смысл управленческой деятельности состоит, в обеспечении достижения организацией поставленных целей. Содержание же управления заключается в выработке определенных мер, направленных на реализацию этих целей^[5]. В практике управления разработка таких мер осуществляется в форме принятия и исполнения решений. Разработка, принятие и реализация решений является, таким образом, концентрированным выражением самой сущности управления^[6].

Трансформация концепций функционирования, развитие и усложнение экономических, политических и социальных парадигм требуют развития научных подходов управления информационным обеспечением предприятий^[7]. Влияние информационных ресурсов на результативность функционирования отдельных экономических объектов и на экономический рост в целом достаточно давно являются объектом исследования ученых и практиков, что обусловлено рядом причин^[8]: увеличением числа экономических объектов, усложнением форм их взаимодействия; изменением форм собственности, что ведет к формированию сложных хозяйственных структур; выделением информации в качестве ключевого фактора производства; широким использованием компьютерной техники и технологий, развитием информационных систем экономических объектов. Поэтому неотъемлемым элементом управления экономических объектов становиться информационное обеспечение, под которым понимают информацию, всесторонне характеризующую его внутреннюю и внешнюю среду функционирования, получаемую в процессе непрерывной обработки информационных потоков посредством информационных технологий. При этом информационное обеспечение выступает главным элементом информационной системы экономического объекта, точкой концентрации его информационных потоков и условием осуществления эффективного управления^[9].

К основным элементам информационного обеспечения экономического объекта следует относить внешние и внутренние источники информации, виды коммуникаций, средства обработки и защиты информации и базы данных. Схема информационного обеспечения экономического объекта представлена на рис. 1.

Основное назначение информационного обеспечения экономического объекта сводится к принятию эффективного управленческого решения за счет предоставления необходимой информации для каждого из этапов данного процесса^[10]. На стадии формирования цели и выявления проблем необходима информация, всесторонне характеризующая продукцию экономического объекта (патентное обеспечение, потребность рынка, цена, себестоимость), основных конкурентов, каналы сбыта продукции, процесс производства (поставщики, производственные мощности, издержки), кадровое и организационное обеспечение, финансовые показатели деятельности^[11].

Рисунок 1 – Схема информационного обеспечения предприятия^[12]

На стадии анализа и поиска управленческих решений роль информационного обеспечения сводится к сбору и обработке внутренней информации из систем бухгалтерского, финансового, статистического и управленческого учета^[13]. Принятие управленческих решений невозможно без накопления информации и применения соответствующих методов выбора решений (аналитические методы, операционное программирование, экспертные системы, интеллектуальные системы, диалоговые методы).

Стадия воздействия предусматривает установление основных видов коммуникаций экономического объекта, формирование документооборота, организацию оптимальных потоков информации за счет недопущения дублирования документов и сведений, хранящихся в них.

Стадия реализации решений и оценки результатов предполагает обработку внутренней информации из различных систем учета и плановых документов^[14].

В рамках управления информационным обеспечением экономического объекта следует выделять управление информационными потоками; управление информационными технологиями и управление персоналом, осуществляющим сбор, обработку, хранение информации и обслуживание информационных систем^[15].

В процессе управления информационным обеспечением экономического объекта следует создать:

— прямое обращение пользователей к хранимой информации и возможность ее многократного использования;

— наиболее полное удовлетворение информационных потребностей пользователей на всех уровнях управления;

— оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

— оптимальный документооборот и эффективные коммуникации;

— комплекс технических средств по переработке информации^[16].

1.2. Виды информационных потоков и управление ими

В процессе жизнедеятельности предприятие порождает различные виды информации, а при обмене ею между подразделениями возникают информационные потоки. Эти потоки образуются в различных структурных подразделениях и отделах предприятия и из них формируются банк данных, база данных и база знаний, используемых в управлении производственно–хозяйственной деятельностью предприятия. Следовательно, необходимо принимать специальные меры по синхронизации соответствующих потоков данных^[17].

По степени обработки информацию можно разделить на несколько классов. Так, информацию от службы снабжения о том или ином продукте, содержащую идентификационные данные, реальные сведения о месте и дате приобретения, цене, сроке гарантии, месте нахождения можно назвать первичной информацией. Для отражения такой многоуровневой организации информации, упрощения работы с системой, устранение возможных ошибок должны быть тщательно спроектированы как архитектура базы данных, в которой будет храниться информация, так и распределение функций логикой программных компонент систем и способами организации данных^[18].

Основным источником первичных данных является подразделение по снабжению, остальные же службы пользуясь ими, строят свою информацию, которая зачастую является результатом некоторой аналитической обработки, фильтрации^[19].

Управление организацией в условиях рыночной экономики - сложный процесс, зависящий от многих факторов внешней и внутренней среды. В задачи обеспечения эффективности этого процесса значительную роль играет информация. Организация, представляющая собой систему, состоящую из различных функциональных подразделений в процессе жизнедеятельности, порождает потоки информации, которые, в свою очередь, требуют управления. Под управлением информацией понимается следующий комплекс задач: сбор данных, анализ, хранение, поддержание актуальности данных, обслуживание запросов пользователей, проведение аналитической обработки. Можно определить следующие требования к информации: информация должна быть своевременна и актуальна; информация должна быть важна и востребована; информация всегда должна быть достоверна и непротиворечива; информация всегда должна быть доступна^[20].

Задачи по управлению информацией выполняет информационная система организации. Информационной системой называется комплексная система, составными компонентами которой являются люди, компьютеры, компьютерные сети, программное обеспечение, базы данных, различного рода технические и программные средства связи. Реализация функций ИС невозможна без ориентированной на нее информационной технологии, главная цель которой состоит в том, чтобы в результате целенаправленных действий по переработке первичных данных получить для пользователя необходимую информацию^[21].

Особенностями таких комплексных систем, какой является ИС организации, является значительная связность и взаимозависимость ее функциональных компонентов, сложность информационных связей, так как информация одного и того же вида может порождаться и использоваться разными частями системы^[22]. Так, например, справочная информация (каталог продуктов, реквизиты партнеров) может порождаться как службой сбыта и маркетинга, так и службой снабжения, а использоваться в подсистемах товарно-материального учета, управления финансовой информации, управления производством и других^[23].

Компонентами информационной системы организации являются банк и соответствующие базы данных, используемый язык, комплекс моделей и программ, обеспечивающих работу с данными. Банк и базы данных представляют собой хранилище информации и основной компонент информационной системы в многоуровневой интегрированной автоматизированной системе управления организацией^[24].

Сегодня на рынке программных продуктов отмечается большое количество фирм, создающих программное обеспечение для системы управления организацией, между которыми возникает жесткая конкуренция. Конкурентоспособность любого товара - это совокупность его качественных и стоимостных характеристик, которые обеспечивают удовлетворение конкретной рынке программных продуктов основными составляющими конкурентоспособности на первый план выходят неценовые факторы, такие как, новизна, наукоемкость, качество, возможность быстрой корректировки в зависимости от изменения бизнес-процессов и других^[25]. Поэтому при разработке программного обеспечения системы управления организацией и обеспечения его конкурентоспособности, по нашему мнению, могут быть предложны следующие методологические принципы:

• принцип развития - на основании возможных перспектив развития организации и системы управления программного обеспечения должно создаваться с учетом обновления и расширения функций управления и состава экономической информационной системы без нарушения его функционирования в целом;
• принцип системного подхода - суть данного принципа заключается в том, что каждое направление деятельности организации рассматривается во взаимосвязи с другими; программное обеспечение должно сосредоточить внимание на системе управления в целом, а не на отдельных ее составляющих;
• принцип решения новых задач - необходимо не просто использовать программное обеспечение для решения традиционных задач управления, но и преобразовывать эти задачи в соответствии с теми ресурсными возможностями, которыми располагает программным обеспечением на данном этапе своего развития. Этот процесс будет способствовать решению тех задач управления, которые не решались ранее из-за их трудоемкости и сложности;
• принцип универсальности - разработчик программного обеспечения должен стремиться к тому, чтобы предлагаемое им проектное решение подходило как можно более широкому кругу пользователей^[26];
• принцип первого руководителя - разработка и внедрение программного обеспечения должны происходить под непосредственным управлением и контролем первого руководителя организации, иначе оно будет ориентировано на текущие и частные проблемы^[27];
• принцип совместимости - при создании и разработке программного обеспечения должны быть разработаны информационные интерфейсы, благодаря которым экономическая информационная система может взаимодействовать с другими системами в соответствии с установленными алгоритмами и протоколами^[28];
• принцип разработки «снизу вверх» - проектируемое программное обеспечение для системы управления организацией рассматривается как древовидная структура, составленная из отдельных модулей с использованием унифицированных и стандартных проектных решений, в том числе пакетов прикладных программ^[29];
• принцип эффективности - достижение в процессе разработки программного обеспечения рационального соотношения между затратами на его создание и целевыми функциями, реализуемыми в системе управления организацией^[30].

Программное обеспечение экономической информационной системы, созданное на основе выше перечисленных методологических принципов, будет конкурентоспособным на рынке программных продуктов и обеспечит пользователям повышение эффективности управления^[31].

1.3. Понятия необходимости и достаточности информации и их соотношение

Под необходимой информацией следует понимать ее полноту, которая, в свою очередь, определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, и в указанном месте, в соответствующем виде.

Одна из наиболее характерных особенностей управленческой информации в современных условиях - резкое возрастание ее объемов. Но было бы неверно сводить возрастание объемов информационных потоков к объективным причинам. Есть ряд субъективных причин: помимо отчетов одна и та же информация используется для создания различных видов документации. Это свидетельствует о многократном тиражировании одних и тех же исходных данных в разных формах (документах), что никоим образом не способствует качественному управлению, так как не несет в себе никакой новой информации, а лишь занимает время управленца на бумаготворчество^[32].

В связи с этим возникает проблема достаточности информации. Достаточность информации означает, что она содержит не только необходимый, но и достаточный для принятия правильного решения состав (набор) показателей. При этом достаточность информации существенно снижает риск неудачи, а потому лицам, принимающим решение, необходимо прилагать все усилия, чтобы получить разносторонние и в то же время необходимые сведения. Предприятия, исходя из своих возможностей, могут использовать различные источники информации или их комбинации. Однако при всех обстоятельствах целесообразно придерживаться правила: затраты и время, необходимые для сбора информации, должны согласовываться со степенью риска осуществления решения^[33].

При рассмотрении необходимого и достаточного объема информации необходимо остановиться также на таком понятии, как избыточность. Избыточность информации увеличивает количество информации, подлежащей обработке, и может привести к информационным перегрузкам. Однако, в бизнес-организациях избыточность означает преднамеренную частичную избыточность информации о деловой активности, управленческих функциях и о компании в целом^[34]. Например, руководитель несколько раз объясняет работнику сложное управленческое решение, то это и есть не что иное, как использование избыточности с точки зрения теории информации. То же самое имеет место при телефонном разговоре в условиях плохой слышимости, когда приходится произносить одну фразу несколько раз. Избыточность играет большую роль при передаче сообщений. В каналах связи обычно действуют помехи (шумы), приводящие к искажению сообщений, к потере (снижению) количества информации. А это может сказаться на смысле передаваемого сообщения. Поэтому принимаются меры для сохранения необходимого количества и смысла информации, в частности широко используется увеличение избыточности сообщений, что может выражаться в повторении тех или иных элементов сообщения, всего сообщения или же в кодировании сообщения большим числом символов (знаков)^[35].

Основной критерий отбора информации – возможность уполномоченного лица на основе ее анализа принимать управленческое решение на своем уровне^[36]. Сбор информации, по результатам анализа которой собиравшее ее лицо не может или не уполномочено принимать управленческое решение, не имеет отношения к управленческой деятельности и по этой причине нецелесообразен. При этом отбор содержания управленческой информации на разных уровнях управления должен быть не только оптимальным, но и соответствовать схеме управления предприятием^[37].

Использование компьютерной техники в управленческом процессе значительно упрощает и оптимизирует процесс накопления, использования и хранения управленческой информации. Это позволяет стандартизировать работу с информацией, то есть разработать и использовать положительно зарекомендовавшие себя формы документации, а также минимизировать время подготовки, передачи прямой информации. Сбора, передачи, обработки и использования обратной информации.

Проведенное в первой главе исследование позволяет сделать следующие выводы. Информационное обеспечение системы управления экономического объекта является важным фактором обоснованности принимаемых управленческих решений, условием эффективности его функционирования, предопределяющим стратегические позиции. В связи с этим возникает необходимость управления информационным обеспечением экономического объекта, под которым будем понимать непрерывный процесс, направленный на воспроизводство информационных ресурсов. Основной целью управления информационным обеспечением экономического объекта является своевременное предоставление пользователям (различных уровней) достоверной и сопоставимой информации для принятия управленческих решений.

Важное условие принятия эффективных управленческих решений - наличие необходимой и достаточной информации. Необходимая информация – это полная по составу и объему сведений информация. Недостаточность информации приводит к невозможности принятия эффективного управленческого решения в нужное время, и в указанном месте, в соответствующем виде. Достаточность информации означает, что она содержит не только необходимый, но и достаточный для принятия правильного решения состав показателей. Достаточность информации существенно снижает риск неудачи, а потому лицам, принимающим решение, необходимо прилагать все усилия, чтобы получить разносторонние и в то же время необходимые сведения.

Глава 2. Анализ информационного обеспечения ООО «Лидер»

2.1. Анализ информационного обеспечения принятия управленческих решений в ООО «Лидер»

ООО «Лидер» является юридическим лицом с самостоятельным балансом и действует на основе полного хозрасчёта, самоокупаемости, самофинансирования, имеет свой расчётный счёт в банке. Относится к малым промышленным предприятиям, что определяет его гибкость, множественный конкурентный подход, высокий уровень социально-психологических отношений, ускорение реализации научно-технических новшеств, но и ограниченные финансовые возможности, трудности в материально-техническом обеспечении и недостаток информации.

Основными целями ООО «Лидер» являются: получение максимальной прибыли при минимальных затратах; удовлетворение потребностей потребителей; увеличение доли на рынке. Фирма специализируется на производстве детской одежды.

Анализ системы информационного обеспечения деятельности предприятия предполагает, во-первых, анализ ресурсообеспеченности.

В данном случае по ресурсообеспеченностью предприятия подразумевается наличие на предприятии необходимых кадровых, материально-технических и финансовых ресурсов для создания и функционирования системы информационного обеспечения.

В ООО «Лидер» существует отдел информационных технологий, основной задачей которого является обеспечение бесперебойной работы всех информационных систем ООО «Лидер». Рассмотрим состав отдела информационных технологий ООО «Лидер».

Таблица 1

Состав отдела информационных технологий ООО «Лидер»^[38]

Должность	Количество человек	Функции
Начальник отдела информационных технологий	1	1. Обеспечить уровень работы ИТ-отдела, необходимый предприятию для удовлетворения любых запросов покупателя. 2. Обеспечение бесперебойной работы серверов и сети предприятии. 3. Обеспечение бесперебойной работы оргтехники и компьютерного оборудования предприятия.
Системный администратор	1	1. Создание программного продукта, необходимого для автоматизации предприятия и необходимого предприятию для удовлетворения нужд клиентов. 2. Создание программного продукта на платформе «1С:Предприятие», необходимого для автоматизации предприятия и необходимого предприятию для удовлетворения нужд клиентов
Всего	2

Отдел информационных технологий предприятия насчитывает два человека. Таким образом, ООО «Лидер» в достаточном количестве и качестве обеспечено трудовыми ресурсами для создания системы информационного обеспечения деятельности предприятия.

Оснащение предприятия различной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить как можно быстрее сотрудников предприятия необходимой достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. В ООО «Лидер» используются различные технические средства:

1. телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет);
2. вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор);
3. копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс);
4. информационные системы (телевидение, газеты, журналы).

Посредством этих технических средств на предприятии принимаются в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

На предприятии установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции: внутренние телефонные звонки; перевод входных звонков из города на другие внутренние номера; при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

Проведем анализ телефонной сети ООО «Лидер» (таблица 2).

Таблица 2

Характеристики работы телефонной сети в ООО «Лидер»^[39]

Характеристика	2013 г.	2014 г.	2015 г.
Количество городских номеров	18	20	22
Количество внутренних номеров	7	9	13
Количество звонков в день	42	52	56
Ожидание выхода в город в часы пик, мин.	2	2	2

Данные таблицы показывают, что существует небольшая проблема невозможности дозвониться до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов. Развитие локальной сети и глобальной сети Интернет положительно влияет на работу персонала ООО «Лидер». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяет:

1. быстро производить переустановку программного обеспечения;
2. сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROM, принтеров, жестких дисков;
3. посылать и получать электронную почту;
4. поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;
5. сократить обслуживаемый персонал.

Все компьютеры в ООО «Лидер» соединены по топологии «звезда». Это самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества: надёжность в целом; устойчивость к повреждениям; лёгкость обслуживания и простота изменения. Использование сети Интернет позволяет сотрудникам предприятия получать самую свежую и новую информацию по любой тематике.

Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров в ООО «Лидер» - уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.

Таблица 3

Обеспеченность персональными компьютерами ООО «Лидер»^[40]

Подразделения	Модели компьютеров	Годы			Темпы прироста, %
		2013	2014	2015	2014 / 2013	2015 / 2014
Отдел экономики и финансов	Pentium	1	2	3	200	50
Коммерческий отдел	Pentium	1	2	3	100	50
Отдел контроля качества	Pentium	1	2	2	100	-
Технологический отдел	Pentium	1	2	2	100	-
Юридический отдел	Pentium	1	1	1	-	-
Отдел информационных технологий	Pentium	2	3	3	50	-
Канцелярия	Pentium	1	1	2	-	50
ИТОГО		8	13	16	62,5	23,1

Из таблицы 4 видно, что ежегодно на предприятии увеличивается количество персональных компьютеров. Это является положительным аспектом деятельности. Увеличение числа персональных компьютеров в отделе качества, в частности, связано с тем, что на предприятии переходят на автоматический контроль качества производимой продукции.

Также, одновременно с увеличением числа персональных компьютеров, происходит модернизация устаревших машин. Необработанная информация, вводимая в компьютерную информационную систему, называемую базой данных, должна быть организованна так, чтобы ее можно было извлечь в пригодном виде. Разные управляющие имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение системы, были разработаны разнообразные пакеты программного обеспечения (таблица 4).

Таблица 4

Программное обеспечение, применяемое в ООО «Лидер»^[41]

Категория	Цель	Программа
Текстовый процессор	Вводит, запоминает, редактирует, переставляет, стирает, формирует и печатает (заменяет машинопись)	Word
Широкие электронные таблицы	Позволяют пользователю разрабатывать большие финансовые рабочие ведомости, рассматривать вопросы типа «что, если»	Excel
Управление базой данных	Содержит списки наименований, счетов, предметов хранения. Сортирует в любой последовательности имеющуюся информацию	MS SQL 2000
Составление графиков	Представляет цифровую информацию в виде линейных графиков, секторных диаграмм и специальных графиков	Excel, Project
Бухгалтерский учет	С помощью электроники ведет финансовый учет, например, счетов дебиторов, амортизации, налогов, заработной платы	l-С бухгалтерия
Управление записями	Прослеживает уровни запасов, их размещение, издержки, объем продаж, доходы, окупаемость и резервы	l-С предприятие 7.7.
Коммуникации	Передает и принимает информацию из других компьютеров, коммерческих баз данных и электронной почты. Обеспечение работы терминальных служб	Data Link, Citrix Metaframe
Управление проектами	Разрабатывает календарные планы, координирует ресурсы и контролирует программы	Project

В результате анализа материально-технического обеспечения деятельности ООО «Лидер» в 2013-2015 гг. можно сделать вывод, что на предприятии есть все предпосылки для более широкого и активного использования информационных технологий.

Интернет-представительство ООО «Лидер» было создано в 2004 г. С использованием Интернет-представительства ООО «Лидер» осуществляет процесс электронной торговли и обработки информации, характеризующей результаты деятельности магазинов розничной продажи продукции, расположенных вне территории г.о. Тольятти.

Сбор и обработка информации об объеме продаваемой продукции, остатках продукции на складе и потребности магазинов в обновлении ассортимента осуществляется через курьера, который ежедневно утром и вечером объезжает все магазины.

Процесс обработки информации на ООО «Лидер» осуществляется с помощью программного продукта «Excel», поэтому занимает достаточно много времени. Много времени также отнимает ручное заполнение бланков, повторный ввод с клавиатуры данных. Это является основной причиной высокой загруженности и сильной утомляемости специалистов, осуществляющих процесс обработки информации.

Рассмотрим процедуру работы с внутренними документами на ООО «Лидер», используя данные таблицы 5.

Таблица 5

Последовательность работы с внутренними документами

(на примере приказа об исполнении управленческого решения)^[42]

Наименование операции	Исполнитель	Продолжительность, мин.	Структура %
1	2	3	4
Составление проекта внутреннего документа	Генеральный директор	60	0,92
Визирование проекта документа	Генеральный директор	10	0,15

Продолжение таблицы 5

1	2	3	4
Проверка правильности оформления документа	Генеральный директор	5	0,08
Подписание руководителем	Генеральный директор	5	0,08
Регистрация документа	Секретарь-референт	10	0,15
Проставление индекса (регистрационного номера) на документе	Секретарь-референт	5	0,08
Передача документа исполнителям	Секретарь-референт	20	0,31
Контроль исполнения документа	Генеральный директор	120	1,83
Исполнение документа	Исполнительный директор	6300	96,26
Подшивка документа в дело	Секретарь-референт	10	0,15
ИТОГО		6545	100,00

В 2013 г.: Твн.док. = 6 545 минут * 773 = 5 059 285 минут или 84 321,42 часа. В 2014 г.: Твн.док. = 6 545 минут * 570 = 3 730 650 минут или 62 177,5 часа. В 2015 г.: Твн.док. = 6545 минут * 548 = 3 586 660 минут или 59 777,67 часа.

Снижение годовых затрат времени на обеспечение внутреннего документопотока на предприятии вызвано уменьшением количества внутренних документов.

Рассчитаем годовые затраты времени на обработку всех видов документопотоков за анализируемый период по формуле:

Тобщ. = Твход.док. + Тисх.док. + Твн.док. (1)

Получим: в 2013 г.: Тобщ. = 2750 + 1644,08 + 84321,42 = 88715,5 часа; в 2014 г.: Тобщ. = 3600 + 953,75 + 62177,5 = 66731,25 часа; в 2015 г.: Тобщ. = 5100 + 944,67 + 59777,67 = 65822,34 часа. Общая продолжительность организации всего документопотока на ООО «Лидер» из года в год придерживается тенденции снижения. Причиной такого изменения является сокращение количества обрабатываемых документов на предприятии.

Процесс передачи документа от одного должностного лица к другому определяется временем ожидания документа. Поэтому основным резервом по сокращению времени на обработку документа является снижение времени на ожидание документа. Рассмотрим схему передачи документа от генерального директора до начальника швейно-раскройного цеха (см. рис. 2).

Генеральный

директор

Секретарь-референт

Исполнительный директор

Начальник ШРЦ

Т_ож1 = 15 мин Т_ож2 = 10 мин. Т_ож3 = 20 мин.

Рисунок 2 - Схема передачи документа от генерального директора к начальнику швейно-раскройного цеха^[43]

Общее время на ожидание документа составляет 45 минут в смену. Количество документов, предназначенных для производственного цеха, составляет 70 % от внутреннего документопотока. Таким образом, на ожидание документа начальник швейно-раскройного цеха тратил:

В 2013 г.: Тож.общ. = 45 мин. * 773 * 0,70 = 24255 минут или 404,25 часа. В 2014 г.: Тож.общ. = 45 мин. * 570 * 0,70 = 17955 минут или 299,25 часа. В 2015 г.: Тож.общ. = 45 мин. * 548 * 0,70 = 17262 минут или 287,7 часа.

Далее рассчитаем удельный вес времени ожидания документа в полезном фонде рабочего времени начальника швейно-раскройного цеха за период с 2013 г. по 2015 г.: в 2013 году: У_{Дож.общ}. = 404,25 / 1717,6 = 23,54%; в 2014 году: У_{Дож.общ}. = 299,25/1715,2 = 17,45%; в 2015 году: У_{Дож.общ}. = 287,7 / 1720 = 16,73 %.

Устранив данные потери рабочего времени в результате внедрения организационно-технического мероприятия, позволит увеличить производительность труда, а значит, и улучшить технико-экономические показатели деятельности предприятия.

2.2. Оценка реализации требований необходимости и достаточности информации для принятия управленческих решений в ООО «Лидер» (на примере управленческих решений в сфере маркетинга)

Рассмотрим реализацию требований необходимости и достаточности информации для принятия управленческих решений в ООО «Лидер» на примере решений в сфере маркетинга. Для принятия решений о товарной политике предприятия, ценообразовании, методах продвижения продукции используется внешняя и внутренняя информация, состав которой представлен в табл. 6.

Таблица 6

Характеристики внешней и внутренней информации, используемой для принятия управленческих решений в сфере маркетинга в ООО «Лидер»^[44]

Внешняя информация	Внутренняя информация
Общеэкономическая, правовая, социальная информация; информация о рынке одежды из трикотажа; информация о конкурентах	Информация о продукции предприятия (объем производства и реализации; ассортимент; рентабельность); ценах; ассортименте продукции; предоставляемых скидках
Информация о потребностях покупателей на рынке одежды из трикотажа	Результаты маркетинговых исследований покупателей продукции ООО «Лидер»
Информация о новейших технологиях, материалах и прочих возможностях швейной промышленности	Информация о технологиях и материалах, применяемых в ООО «Лидер»
Информация о возможностях поставки швейного оборудования, материалов. Информация о ценах и условиях поставки	Информация о потребностях предприятия в оборудовании, материалах.
Условия кредитования. Информация, формируемая в процессе кредитной работы	Информация о потребностях предприятия в кредитах. Информация, формируемая в процессе исполнения кредитных договоров
Документы о регистрации в налоговых органах; предписания, уведомления; штрафные санкции	Финансовая и налоговая отчетность в соответствии с законодательством РФ; письма; акты, пр.
Информация о лицах, ищущих работу	Информация о вакансиях

Для принятия эффективных управленческих решений информация, представленная в таблице 6 должна быть необходимой и достаточной. Рассмотрим, как выполняется это требование на примере принятия решения о предоставлении скидок оптовым покупателям.

Необходимая информация в процессе принятия управленческих решений о скидках представлена в таблице 7.

Таблица 7

Необходимая информация для принятия решений о скидках оптовым покупателям в ООО «Лидер»^[45]

Необходимая информация	Достаточность информации в ООО «Лидер»	Комментарий
Информация о товарах, спрос на которые снижается (стабильное снижение, сезонное снижение)	Информации достаточно.	Источник информации – отчеты коммерческого отдела
Информация о системе скидок, действующей в ООО «Лидер»	Информации достаточно
Информация о системе скидок, действующей у конкурентов	Информации не достаточно	Сбором информации о конкурентах занимается коммерческий отдел. Отдел маркетинга на предприятии отсутствует. В связи с этим перегруженность работников коммерческого отдела не позволяет глубоко и полно проводить исследования конкурентов. Так, при сборе информации о скидках проведено исследование не более 5 конкурентов (изучалась информация, представленная на сайтах)
Информация о себестоимости единицы продукции	Информации достаточно	На все виды изделий предприятия разработаны калькуляции.
Информация о рентабельности отдельных видов продукции	Информации не достаточно	Расчеты рентабельности отдельных видов продукции на предприятии не проводятся. Хотя, эти расчеты не являются трудоемкими и для их проведения имеется необходимая информация (выручка от продаж и себестоимость по видам продукции)
Информация об эффективности предоставления скидок	Информации не достаточно	Расчет эффективности системы скидок на предприятии не проводится.

По данным таблицы 7 видно, что информации, необходимой для принятия эффективного решения о предоставлении скидок покупателям, в ООО «Лидер» не достаточно. Подтвердим этот вывод оценкой системой скидок, действующей на предприятии для оптовых покупателей.

Таблица 8

Система скидок, действующая в ООО «Лидер» для оптовых покупателей^[46]

Сумма покупки, руб.	Предоставляемая скидка. %
10 000	3
15 000	5
20 000	7
25 000	10

Проведем оценку эффективности системы скидок на основе метода «CVP-анализ». Для этого используем уравнение:

N = (F + P) /cm, (2)

где F – совокупные постоянные затраты; P – целевая прибыль; cm – удельный маржинальный доход.

Проанализируем систему скидок предприятия на примере продаж костюмов детских. При расчете постоянных затрат исходим из того, что: заработная плата в месяц, с начислениями – 35 000 руб.; арендная плата в месяц – 29 000 руб.; реклама – 20 000 руб.; прочие расходы – 10 500 руб. Общая выручка от продаж детских костюмов в месяц – 2 393 608 руб.

Таблица 9

Структура затрат на продажу детских костюмов^[47]

Показатель	Всего	На 1 единицу
Объем продаж, шт.	930,0	1
Выручка, руб.	132 990,0	143,0
Переменные расходы, руб.	106 950,0	115,0
Валовая прибыль, руб.	26 040,0	28,0
Постоянные затраты, руб.	5 250,5	5,6
В том числе, руб.:
Оплата труда, с начислениями	1 944,6	2,1
Аренда	1 611,3	1,7
Реклама	1 111,2	1,2
Прочие расходы	583,4	0,6
Прибыль, руб.	20 789,5	22,4

Подставим данные в формулу (2):

N = (5 250,5 + 20 789,5) / (143,0 – 115,0) = 930 шт.

Цена при скидке 3 % = 138,7 руб.

N3 = (5 250,5 + 20 789,5) / (138,7 – 115,0) = 1 098 шт.

Следовательно, при скидке 3 % объем продаж, обеспечивающий запланированную прибыль, должен составлять 1 098 единиц.

Цена при скидке 5 % = 135,9 руб.

N5 = (5 250,5 + 20 789,5) / (135,9 – 115,0) = 1 249 шт.

Следовательно, при скидке 5 % объем продаж, обеспечивающий прибыль, должен составлять 1 249 единиц.

Цена при скидке 7 % = 133,0 руб.

N7 = (5 250,5 + 20 789,5) / (133,0 – 115,0) = 1 447 шт.

Следовательно, при скидке 7 % объем продаж, обеспечивающий прибыль, должен составлять 1 447 единиц.

Цена при скидке 10 % = 128,7 руб.

N10 = (5 250,5 + 20 789,5) / (128,7 – 115,0) = 1 901 шт.

Следовательно, при скидке 10 % объем продаж, обеспечивающий прибыль, должен составлять 1 901 единицу. Что более чем в 2 раза превышает объем продаж при цене без 10%-й скидки.

Данные занесем в табл. 10.

Таблица 10

Сумма выручки в зависимости от изменения скидки^[48]

Скидка, %	Объем, шт.	Сумма, руб.
3	1 098	152 341,1
5	1 249	169 665,9
7	1 447	192499,1
10	1901	244 623,0

По отчетным данным ООО «Лидер» за февраль 2015 г. этот товар приобрели 14 оптовых покупателей. Тогда сумма, от которой можно предоставить скидку в 1 %, будет рассчитываться следующим образом:

S = V/N, (3)

где S – минимально необходимая сумма для предоставления скидки;

V – объем продаж с учетом запланированной скидки;

N – количество совершаемых покупок в месяц.

Используя данную формулу, можно сравнить существующие условия для предоставления скидки с экономически обоснованными суммами покупки.

Расчетные данные по формуле (3) отразим в табл. 11 в графе «Экономически обоснованная сумма покупки».

Таблица 11

Сравнение существующей суммы закупки с рекомендованной^[49]

Размер скидки, %	Сумма покупки для предоставления скидки на данный момент, руб.	Экономически обоснованная сумма покупки, руб.
1	10 000	10 881,5
5	15 000	12 119,0
7	20 000	13 749,9
10	25 000	17 473,1

Из таблицы 11 видно, что действующая на данный момент скидка в 3 % не выгодна для ООО «Лидер». Она приводит к снижению его прибыли. С одной стороны, наиболее целесообразной в принятой на предприятии системе стимулирования продаж является скидка 5 %. С другой стороны, в действующей в ООО «Лидер» системе скидок размер покупки, с которого начинает действовать скидка, может быть снижен для скидок в 7 и 10 %.

Таким образом, проведенное исследование позволяет сделать вывод, что недостаточность информации приводит к ошибочным решениям в сфере ценовой политики.

Далее оценим достаточность информации для обеспечения снабжения магазинов фирменной сети предприятия товарами.

Таблица 12

Необходимая информация для принятия решений о скидках оптовым покупателям в ООО «Лидер»^[50]

Необходимая информация	Достаточность информации в ООО «Лидер»	Комментарий
Информация о товарах, спрос на которые снижается (стабильное снижение, сезонное снижение)	Информации достаточно.	Источник информации – отчеты коммерческого отдела
Информация о наличии товаров в магазинах	Информации не достаточно	Ежедневно сотрудник предприятия, отвечающий за снабжение магазинов, объезжает торговые точки, собирая информацию о том, что было продано и что еще необходимо доставить на склад магазина. После чего это информация поступает в офис, где происходит ее обработка - внесение информации о продажах в информационную систему предприятия – и последующее формирование заявки в отдел снабжения на необходимые номенклатурные позиции. Это занимает значительное время, требует кадрового обеспечения, накладных транспортных расходов.

По результатам анализа информационной системы предприятия была выявлена проблема оперативности информационного обмена между фирменными магазинами розничной продажи продукции и головным предприятием. Ежедневно сотрудник предприятия, отвечающий за снабжение магазинов, объезжает торговые точки, собирая информацию о том, что было продано и что еще необходимо доставить на склад магазина. После чего это информация привозится в офис, где происходит ее обработка - внесение информации о продажах в информационную систему предприятия – и последующее формирование заявки в отдел снабжения на необходимые номенклатурные позиции. Это занимает значительное время, требует кадрового обеспечения, накладных транспортных расходов. Данный фактор становится также одним из тормозящих факторов для дальнейшего развития сети фирменных магазинов.

Таким образом, проведенное во второй главе работы исследование позволяет сделать следующие выводы.

ООО «Лидер» относится к малым промышленным предприятиям, что определяет его гибкость, множественный конкурентный подход, но, в то же время, и ограниченные финансовые возможности, трудности в материально­-техническом обеспечении и недостаток информации.

В процессе исследования сделан вывод, что объем информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений в ООО «Лидер» не всегда является достаточным. Так, в процессе принятия управленческих решений в сфере ценообразования, а именно решений о системе скидок, отсутствует информация о рентабельности отдельных видов товаров, об эффективности предоставления скидок. Это приводит к ошибочным решениям в сфере ценовой политики.

В процессе принятия решений о снабжении фирменных магазинов товарами имеет место проблема оперативности информационного обмена между фирменными магазинами розничной продажи продукции и головным предприятием. Внесение информации о продажах в информационную систему предприятия – и последующее формирование заявки в отдел снабжения на необходимые номенклатурные позиции - это занимает значительное время, требует кадрового обеспечения, накладных транспортных расходов. Данный фактор становится одним из тормозящих факторов для дальнейшего развития сети фирменных магазинов.

Глава 3.Разработка рекомендаций по совершенствованию процесса обеспечения ООО «Лидер» необходимой и достаточной информацией

В целях обеспечения предприятия необходимой и достаточной информацией, на наш взгляд, целесообразно организовать взаимодействие удаленных объектов предприятия (магазинов, складов, цехов) с информационной системой, на основе технологии терминального доступа («тонкий клиент»).

Терминальный доступ - доступ к информационной системе (ИС), организованный так, что локальная машина-терминал не выполняет вычислительной работы, а лишь перенаправление ввода информации (от мыши и клавиатуры) на центральную машину (терминальный сервер) и отображает графическую информацию на монитор. Причем вся вычислительная работа в терминальной системе выполняется на центральной машине.

Смысл терминального доступа состоит в консолидации информационных и вычислительных ресурсов на терминальном сервере, который обеспечивает работу бизнес - приложений на всех рабочих станциях предприятия.

Основными предпосылками для внедрения инфраструктуры терминального доступа является рост предприятия - увеличение числа сотрудников и, соответственно, количества рабочих станций, появление территориально распределенных филиалов, вследствие чего значительно усложняется процесс ИТ-администрирования. Кроме того, в связи с появлением новых рабочих мест, а также необходимостью внедрения новых информационных систем, приложений и сервисов, ИТ-инфраструктура компаний постоянно претерпевает изменения и модернизацию.

Наиболее эффективным способом решения задач, связанных с расширением и обновлением ИТ-инфраструктуры, является внедрение централизованной информационной системы с терминальным доступом. Таким образом, достигается оперативность поступления информации о продажах, упрощается обработка отделом снабжения информации о необходимых поставках в магазины. Плюсом системы терминального доступа являются невысокие требования к локальной рабочей станции, и каналу связи между удаленным объектом и головным офисом. В случае обрыва связи, работа после переподключения продолжается с того же места, на котором она прервалась без потери данных.

Для обеспечения этого процесса со стороны предприятия необходим достаточно дорогой продукт - терминальный сервер, но в ситуации с ООО «Лидер» данный продукт уже имеется в наличие в лицензионном виде (продукт Citrix Metaframe был приобретен ранее, для обеспечения связи с филиалом в г. Москва).

В результате внедрения системы терминального доступа предполагается, что в любой момент времени вся введенная информация о деятельности фирменных магазинов будет доступна заинтересованным лицам, имеющим право ею пользоваться. Руководители отделов могут на своих компьютерах контролировать качество и своевременность внесения новых данных, получать и анализировать информацию по предприятию в целом.

К перечисленным преимуществам компьютерной технологии надо добавить доступность архива, экономию времени специалистов при принятии решений, создании отчетов о проделанной работе, упрощение работы с информационными справочниками, одновременный доступ к одному источнику информации сразу нескольких заинтересованных лиц.

В результате внедрения системы терминального доступа предполагается, что в любой момент времени вся введенная информация о деятельности фирменных магазинов будет доступна заинтересованным лицам, имеющим право ею пользоваться. Руководители отделов могут на своих компьютерах контролировать качество и своевременность внесения новых данных, получать и анализировать информацию по предприятию в целом. К перечисленным преимуществам компьютерной технологии надо добавить доступность архива, экономию времени специалистов при принятии решений, создании отчетов о проделанной работе, упрощение работы с информационными справочниками, одновременный доступ к одному источнику информации сразу нескольких заинтересованных лиц.

Кроме того, предлагается установка выделенной линии ИНТЕРФОН-ЭЛИТ 1.0 на ООО «Лидер» для обеспечения высокоскоростного доступа в сеть Интернет. Данное мероприятие направлено на снижение затрат в процессе поиска информации о потенциальных клиентах и поставщиках. ИНТЕРФОН-ЭЛИТ 1.0 предполагает включение в офисе ООО «Лидер» цифровой линии ADSL. Основное преимущество цифровой линии ADSL над коммутируемым доступом в сеть Internet (Dial-Up) состоит в том, что скорость обрабатываемой информации возрастает с 56 Кбит в секунду до 8 Мегабит в секунду. Использование выделенной линии позволяет за 1 час обрабатывать до 6 Мегабайт. В результате увеличения скорости обрабатываемой информации повышается оперативность решения определенной задачи и сокращаются затраты рабочего времени.

Таким образом, по результатам третьей главы работы можно сделать следующие выводы.

Во-первых, в ООО «Лидер» целесообразно организовать взаимодействие удаленных объектов предприятия (магазинов, складов, цехов) с информационной системой, на основе технологии терминального доступа («тонкий клиент»), что обеспечит оперативность поступления информации о продажах, упростит обработку отделом снабжения информации о необходимых поставках в магазины. В результате внедрения системы терминального доступа предполагается, что в любой момент времени вся введенная информация о деятельности фирменных магазинов будет доступна заинтересованным лицам, имеющим право ею пользоваться.

Во-вторых, предлагается установка выделенной линии ИНТЕРФОН-ЭЛИТ 1.0 на ООО «Лидер» для обеспечения высокоскоростного доступа в сеть Интернет. Данное мероприятие направлено на снижение затрат в процессе поиска информации о потенциальных клиентах и поставщиках.

Заключение

Информационное обеспечение системы управления экономического объекта является важным фактором обоснованности принимаемых управленческих решений, условием эффективности его функционирования, предопределяющим стратегические позиции. В связи с этим возникает необходимость управления информационным обеспечением экономического объекта, под которым будем понимать непрерывный процесс, направленный на воспроизводство информационных ресурсов. Основной целью управления информационным обеспечением экономического объекта является своевременное предоставление пользователям (различных уровней) достоверной и сопоставимой информации для принятия управленческих решений.

Важное условие принятия эффективных управленческих решений - наличие необходимой и достаточной информации. Необходимая информация – это полная по составу и объему сведений информация. Недостаточность информации приводит к невозможности принятия эффективного управленческого решения в нужное время, и в указанном месте, в соответствующем виде. Достаточность информации означает, что она содержит не только необходимый, но и достаточный для принятия правильного решения состав показателей. Достаточность информации существенно снижает риск неудачи, а потому лицам, принимающим решение, необходимо прилагать все усилия, чтобы получить разносторонние и в то же время необходимые сведения.

ООО «Лидер» относится к малым промышленным предприятиям, что определяет его гибкость, множественный конкурентный подход, но, в то же время, и ограниченные финансовые возможности, трудности в материально­-техническом обеспечении и недостаток информации.

В процессе исследования сделан вывод, что объем информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений в ООО «Лидер» не всегда является достаточным. Так, в процессе принятия управленческих решений в сфере ценообразования, а именно решений о системе скидок, отсутствует информация о рентабельности отдельных видов товаров, об эффективности предоставления скидок. Это приводит к ошибочным решениям в сфере ценовой политики.

В процессе принятия решений о снабжении фирменных магазинов товарами имеет место проблема оперативности информационного обмена между фирменными магазинами розничной продажи продукции и головным предприятием. Внесение информации о продажах в информационную систему предприятия – и последующее формирование заявки в отдел снабжения на необходимые номенклатурные позиции - это занимает значительное время, требует кадрового обеспечения, накладных транспортных расходов. Данный фактор становится одним из тормозящих факторов для дальнейшего развития сети фирменных магазинов.

Для решения выявленных проблем разработаны рекомендации.

Во-первых, в ООО «Лидер» целесообразно организовать взаимодействие удаленных объектов предприятия (магазинов, складов, цехов) с информационной системой, на основе технологии терминального доступа («тонкий клиент»), что обеспечит оперативность поступления информации о продажах, упростит обработку отделом снабжения информации о необходимых поставках в магазины. В результате внедрения системы терминального доступа предполагается, что в любой момент времени вся введенная информация о деятельности фирменных магазинов будет доступна заинтересованным лицам, имеющим право ею пользоваться.

Во-вторых, предлагается установка выделенной линии ИНТЕРФОН-ЭЛИТ 1.0 на ООО «Лидер» для обеспечения высокоскоростного доступа в сеть Интернет. Данное мероприятие направлено на снижение затрат в процессе поиска информации о потенциальных клиентах и поставщиках.

Список литературы

1. Бусыгин А.В.. Эффективный менеджмент. - М.: Финпресс, 2010.
2. Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: Высшая школа; Мастерство, 2010. - 239с.

Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Конспект лекций. - Таганрог: ТРТУ, 2011.

1. Дорф Р., Бишоп Р. Современные системы управления. – М.: Лаб. Базовых Знаний: Юнимедстайл, 2009.
2. Карданская Н.Л. Принятие управленческих решений. – М.: Юнити, 2011.
3. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2010.
4. Литвак Б.Г. Разработка управленческих решений. – М.: Дело, 2008.
5. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие /А.В. Костров.- М.: Финансы и статистика, 2010.
6. Принятие решений в организациях: Учеб. пособие /О.А.Кулагин.- СПб: Питер, 2009.
7. Разработка управленческого решения: Учебное пособие / В.Б.Ременников. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010.
8. Селиверстова А.В. Совершенствование механизма отбора информации для принятия управленческих решений.– Челябинск, 2011.
9. Степанова Е. Е. Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2010.
10. Эддоус М., Стенсфилд Р. Методы принятия решений. – М.: Аудит: ЮНИТИ, 2010.
11. Фатхутдинов Р. А. Управленческие решения: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2010.

Генеральный директор

Начальник швейно-раскройного цеха

Комерческий директор

Главный бухгалтер

Начальник ОК

Программист

Секретарь-референт

Рабочие раскройного цеха

Менеджер по сбыту

Бухгалтер-

кассир

Уборщица

Сторож-вахтер

Рабочие швейного цеха

Конструктор

Наладчик швейно-раскройного цеха

Инженер-

технолог

Художник- модельер

Товаровед

Менеджер

Старший кладовщик

Старший комер-

ческий агент

Комер-

ческий

агент

Продавец - консультант

Продавец

Грузчик

Бухгалтер по материальной части

Ремонтное хозяйство

Энергетическое хозяйство

Участок печати

Транспортная служба

Приложение 2

Предприятие ООО «Лидер» ИНДИВИДУАЛЬНАЯ Дата_______________

__________________________ ФОТОГРАФИЯ РАБОЧЕГО Начало 8_час._00 мин

Отдел ВРЕМЕНИ Конец_17 час. 00 мин

Смена_____1_______________ (рабочего процесса) Продолжительность в

Должность секретаря-референта Наблюдение №__1___ мин __480_______

Цель наблюдения _Затраты на обеспечение внутреннего документопотока

Исполнитель

Ф. И.О.	Специальность	Категория	Стаж		Система оплаты труда
Когут Л.И.	Секретар-референт		общий	По спец-ти	Повременно-премиальная
			5	5

№ п/п	Что наблюдалось	Индекс	Текущее время	Продолжительность мин
1	Начало рабочего дня		8-00
2	Приход на работу	-	8-00	-
3	Подготовка рабочего места	ПЗ	8-07	7
4	Уборка кабинета	ОБС	8-20	13
5	Подготовка материалов и сведений к оперативному совещанию	ОП	8-35	15
6	Оперативное совещание	ОП	8-50	15
7	Составление проекта внутреннего документа	ОП	9-17	27
8	Отлучилась на личные надобности	ОТЛ	9-24	7
9	Регистрация документа	ОП	9-32	8
10	Проставление индекса (регистрационного номера) на документе	ОП	10-43	71
11	Отлучилась по личным надобностям	ОТЛ	10-48	5
12	Служебный разговор по телефону	ОП	10-53	5
13	Передача документа исполнителям	ОП	11-30	37
14	Ушла на обед		11-30
15	Пришла с обеда	НТД	12-34	4
16	Подшивка документа в дело	ОП	13-40	66
17	Консультация у начальника отдела кадров	ОП	13-45	5
18	Телефонный разговор личного характера	ОТЛ	13-48	3
19	Отлучилась по личным делам	НТД	14-08	20
20	Работа с текущей документацией	ОП	15-43	95
21	Отлучилась по личным надобностям	ОТЛ	15-48	5
22	Копирование документов	ОП	16-52	64
23	Уборка рабочего стола	ПЗ	17-00	8
24	Уход с работы		17-00

Продолжение Приложения 2

Предприятие ООО «Лидер» ИНДИВИДУАЛЬНАЯ Дата_______________

__________________________ ФОТОГРАФИЯ РАБОЧЕГО Начало 8_час._00 мин

Отдел ВРЕМЕНИ Конец_17 час. 00 мин

Смена_____1_______________ (рабочего процесса) Продолжительность в

Должность Генерального директора Наблюдение №__1___ мин __480_______

Цель наблюдения _Затраты на обеспечение внутреннего документопотока

Исполнитель

Ф. И.О.	Специальность	Категория	Стаж		Система оплаты труда
Ветрова Г.А.	Генеральный директор		общий	По спец-ти	Повременно-премиальная
			28	17

№ п/п	Что наблюдалось	Индекс	Текущее время	Продолжительность мин
1	Начало рабочего дня		8-00
2	Приход на работу	-	8-00	-
3	Подготовка рабочего места	ПЗ	8-08	8
4	Составление проекта внутреннего документа	ОП	8-40	32
5	Подготовка материалов и сведений к оперативному совещанию	ОП	9-00	20
6	Проведение оперативного совещания	ОП	9-50	50
7	Визирование проекта документа	ОП	9-57	3
8	Прием по личным вопросам	ОП	11-24	87
9	Подписание документов	ОП	11-32	8
10	Служебный разговор по телефону	ОП	11-43	11
11	Передача документа секретарю	ОП	11-50	7
12	Ушла на обед		11-50
13	Проведение совещания	ОП	13-00	70
14	Телефонный разговор личного характера	ОТЛ	13-18	18
15	Составление проекта документов	ОП	14-08	50
16	Визирование документов	ОП	14-28	20
17	Отлучилась по личным надобностям	ОТЛ	15-48	80
18	Контроль исполнения документа	ОП	16-52	64
19	Уборка рабочего стола	ПЗ	17-00	8
20	Уход с работы		17-00

Продолжение Приложения 2

Предприятие ООО «Лидер» ИНДИВИДУАЛЬНАЯ Дата_______________

__________________________ ФОТОГРАФИЯ РАБОЧЕГО Начало 8_час._00 мин

Отдел ВРЕМЕНИ Конец_17 час. 00 мин

Смена_____1_______________ (рабочего процесса) Продолжительность в

Должность Исполнительного директора Наблюдение №__1___ мин __480_______

Цель наблюдения _Затраты на обеспечение внутреннего документопотока

Исполнитель

Ф. И.О.	Специальность	Категория	Стаж		Система оплаты труда
Смирнова С.Н.	Исполнительный директор		общий	По спец-ти	Повременно-премиальная
			15	9

№ п/п	Что наблюдалось	Индекс	Текущее время	Продолжительность мин
1	Начало рабочего дня		8-00
2	Приход на работу	-	8-00	-
3	Подготовка рабочего места	ПЗ	8-07	7
4	Исполнение документа	ОП	8-20	13
5	Подготовка материалов и сведений к оперативному совещанию	ОП	9-00	40
6	Оперативное совещание	ОП	9-50	50
7	Визирование проекта документа	ОП	10-17	27
8	Прием по личным вопросам	ОП	10-24	7
9	Исполнение документа	ОП	10-32	8
10	Служебный разговор по телефону	ОП	11-53	5
11	Передача документа секретарю	ОП	12-30	37
12	Ушла на обед		12-30
13	Проведение совещания	ОП	13-40	66
14	Исполнение документа	ОП	13-48	8
15	Составление проекта документов	ОП	14-08	20
16	Визирование документов	ОП	15-43	95
17	Контроль исполнения документа	ОП	16-55	72
18	Уборка рабочего стола	ПЗ	17-00	5
19	Уход с работы		17-00

Продолжение Приложения 2

Свод одноименных затрат времени по наблюдениям

№ п/п	Категории затрат рабочего времени	Т факт (мин)	Т норм (мин)	Отклонение
1	ПЗ	15	15	-
2	ОП	408	430	+38
3	ОБС	13	15	+2
4	ОТЛ	20	20	-
6	НТД	24	-	-24
7	ОТП	-	-	-
	Итого	480	480

Последовательность работы с внутренними документами

Наименование операции	Исполнитель	Продолжительность, мин.	Структура %
1	2	3	4
Составление проекта внутреннего документа	Генеральный директор	60	0,92
Визирование проекта документа	Генеральный директор	10	0,15
Проверка правильности оформления документа	Генеральный директор	5	0,08
Подписание руководителем	Генеральный директор	5	0,08
Регистрация документа	Секретарь-референт	10	0,15
Проставление индекса (регистрационного номера) на документе	Секретарь-референт	5	0,08
Передача документа исполнителям	Секретарь-референт	20	0,31
Контроль исполнения документа	Генеральный директор	120	1,83
Исполнение документа	Исполнительный директор	6300	96,26
Подшивка документа в дело	Секретарь-референт	10	0,15
ИТОГО		6545	100,00

1. Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: Высшая школа; Мастерство, 2010. – С. 66. ↑

2. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Конспект лекций. - Таганрог: ТРТУ, 2011. – С. 85. ↑

3. Литвак Б.Г. Разработка управленческих решений. – М.: Дело, 2008. – С. 65. ↑

4. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 115. ↑

5. Эддоус М., Стенсфилд Р. Методы принятия решений. – М.: Аудит: ЮНИТИ, 2010. ↑

6. Литвак Б.Г. Разработка управленческих решений. – М.: Дело, 2008. – С. 66. ↑

7. Селиверстова А.В. Совершенствование механизма отбора информации для принятия управленческих решений.– Челябинск, 2011. – С. 45. ↑

8. Степанова Е. Е. Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2010. – С. 17. ↑

9. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Конспект лекций. - Таганрог: ТРТУ, 2011. – С. 66. ↑

10. Селиверстова А.В. Совершенствование механизма отбора информации для принятия управленческих решений.– Челябинск, 2011. – С. 46. ↑

11. Селиверстова А.В. Совершенствование механизма отбора информации для принятия управленческих решений.– Челябинск, 2011. – С. 47. ↑

12. Карданская Н.Л. Принятие управленческих решений. – М.: Юнити, 2011. – С. 77. ↑

13. Дорф Р., Бишоп Р. Современные системы управления. – М.: Лаб. Базовых Знаний: Юнимедстайл, 2009. – С. 102. ↑

14. Селиверстова А.В. Совершенствование механизма отбора информации для принятия управленческих решений.– Челябинск, 2011. – С. 48. ↑

15. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие /А.В. Костров.- М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 102. ↑

16. Карданская Н.Л. Принятие управленческих решений. – М.: Юнити, 2011. – С. 78. ↑

17. Карданская Н.Л. Принятие управленческих решений. – М.: Юнити, 2011. – С. 98. ↑

18. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие /А.В. Костров.- М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 103. ↑

19. Селиверстова А.В. Совершенствование механизма отбора информации для принятия управленческих решений.– Челябинск, 2011. - С. 71. ↑

20. Принятие решений в организациях: Учеб. пособие /О.А.Кулагин.- СПб: Питер, 2009. – С. 102. ↑

21. Бусыгин А.В.. Эффективный менеджмент. - М.: Финпресс, 2010. – С. 78. ↑

22. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие /А.В. Костров.- М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 103. ↑

23. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие /А.В. Костров.- М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 104. ↑

24. Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: Высшая школа; Мастерство, 2010. – С. 89. ↑

25. Дорф Р., Бишоп Р. Современные системы управления. – М.: Лаб. Базовых Знаний: Юнимедстайл, 2009. – С. 13. ↑

26. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие /А.В. Костров.- М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 104. ↑

27. Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: Высшая школа; Мастерство, 2010. – С. 90. ↑

28. Принятие решений в организациях: Учеб. пособие /О.А.Кулагин.- СПб: Питер, 2009. – С. 102. ↑

29. Фатхутдинов Р. А, Управленческие решения: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2010. – С. 112. ↑

30. Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: Высшая школа; Мастерство, 2010. – С. 102. ↑

31. Разработка управленческого решения: Учебное пособие / В.Б.Ременников. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. ↑

32. Разработка управленческого решения: Учебное пособие / В.Б.Ременников. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С. 101. ↑

33. Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: Высшая школа; Мастерство, 2010. – С. 66. ↑

34. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие /А.В. Костров.- М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 105. ↑

35. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие /А.В. Костров.- М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 105. ↑

36. Разработка управленческого решения: Учебное пособие / В.Б.Ременников. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С. 105. ↑

37. Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: Высшая школа; Мастерство, 2010. – С. 66. ↑

38. Составлено автором на основе обследования предприятия. ↑

39. Составлено автором на основе обследования предприятия. ↑

40. Составлено автором на основе обследования предприятия. ↑

41. Составлено автором на основе обследования предприятия. ↑

42. Составлено автором на основе обследования предприятия. ↑

43. Составлено автором на основе обследования предприятия. ↑

44. Составлено автором на основе обследования предприятия. ↑

45. Составлено автором на основе обследования предприятия. ↑

46. Составлено автором на основе обследования предприятия. ↑

47. Рассчитано автором на основе информации, предоставленной бухгалтерией. ↑

48. Рассчитано автором на основе информации, предоставленной бухгалтерией. ↑

49. Рассчитано автором на основе информации, предоставленной бухгалтерией. ↑

50. Составлено автором на основе обследования предприятия. ↑