Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Организация документооборота на предприятии, управление документооборотом)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Документ является материальным объектом c закрепленной на нем любым способом информацией, предназначенным для передачи от одного лица другому. К определению документа можно отнести как современные компьютерные файлы или электронные письма, так и использовавшиеся в незапамятные времена папирусы, берестяные грамоты, глиняные таблички и т. Д.

Успешное внедрение системы электронного документооборота не всегда является гарантией ее эффективной эксплуатации, поскольку для этого необходимо решить целый ряд вопросов. Прежде всего следует регламентировать электронный документооборот, работу пользователей в системе, электронное взаимодействие сотрудников и пр.

Регламентация является, по сути, созданием системы локальных нормативных актов, устанавливающих стандарты предприятия в отношении регламентируемого вида деятельности. До внедрения СЭД документооборот в организации регламентирует, как правило, Инструкция по делопроизводству.

Документооборот существует в любой компании, но далеко не все уделяют внимание его регламентации, хотя с развитием бизнеса это становится необходимым. Грамотно составленный и внедренный регламент документооборота в организации не только упрощает работу, но и позволяет повысить эффективность финансового управления.

Документооборот определяет инстанции и маршруты движения документов по предприятию. Упорядочить работу с документами в рамках организации можно с помощью регламента – набора особых принципов, которые обеспечивают быстрый проход документов по структурным подразделениям компании с минимальными затратами времени и средств. В каждой организации документация регламентируется с учетом конкретных особенностей: структуры управления, вида деятельности, объема документооборота и др.

Глава 1 Организация документооборота на предприятии, управление документооборотом

1.1 Представление о документообороте

Документ является материальным объектом c закрепленной на нем любым способом информацией, предназначенным для передачи от одного лица другому. К определению документа можно отнести как современные компьютерные файлы или электронные письма, так и использовавшиеся в незапамятные времена папирусы, берестяные грамоты, глиняные таблички и т.д.

Документооборот можно определить, как процесс, целью которого является движение документов между моментами их создания, получения, завершения пользования, отправкой в архив.

Документы предназначены для ведения хозяйственной деятельности предприятия или организации и являются основой различных видов отчетности. Многие документы из прошлого имеют историческую или культурную ценность.

Документальный фонд находится в ведении руководителя организации, который несет за него персональную ответственность. Работа с документами и организация документооборота на предприятии должна осуществляться в соответствии с законодательством.

Организация документооборота на предприятии и управление документооборотом - это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому уже давно существуют решения для автоматизации документооборота. В настоящее время появилось немало информационных программных систем для управления документооборотом, значительно упрощающих все операции документооборота. Одной из ведущих систем автоматизации документооборота на российском рынке является клиент-серверная система корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Системы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию документооборота, электронную обработку документов и предоставляют эффективные механизмы организации документооборота на предприятии и управления документооборотом.

Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:

• Документы, поступающие от других организаций (входящие),
• Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
• Документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).

1.2 Обработка входящей документации

Существует несколько этапов обработки входящей документации:

• начальная обработка документов;
• предварительное рассмотрение;
• регистрация документов;
• изучение документов руководством;
• передача документов исполнителям;
• отправка документов;
• создание дел и хранение документов.

Варианты получения документов организацией могут быть разными. Документы могут быть получены от курьера, от посетителей, приняты по факсу или в виде телефонограммы.

Корреспонденция без указания адресата или на имя руководителей организации обрабатывается специальной службой, предназначенной для обеспечения управления документооборотом, службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Если же документы направлены в конкретные отделы организации, то их обрабатывают секретари данных подразделений.

Корреспонденция с ошибочным адресом при этом должна отправляться обратно на почту, а в случае нарушения упаковки составляется специальный акт. Личная корреспонденция не должна вскрываться.

Конверт должен уничтожаться, но есть несколько случаев, когда к документу прикладываются конверты:

• Обратный адрес и дата отправки есть только на конверте;
• Есть существенная разница между датой написания документа и датой его отправления;
• Конверт необходим как документ по оплате корреспонденции.

Предварительное рассмотрение позволяет определить, куда документы необходимо направить: конкретным исполнителям, структурным подразделениям или руководству.

Документы с оперативной информацией, направляются конкретным исполнителям сразу же, в день поступления в службу ДОУ. В том случае, если для исполнения документа требуются несколько подразделений, то документ предварительно размножается и пересылается конкретным исполнителям.

1.3 Регистрация и контроль исполнения документации

Под термином «регистрация» в процессе организации документооборота на предприятии подразумевается фиксация создания или получения документа. Регистрация осуществляется при помощи указания даты, индекса и записи сведений о документе в форме поля регистрации. Документы, используемые для справки или требующие учета, обязательно должны регистрироваться. Регистрация документов может осуществляться не только в ДОУ, но также и в плановых, бухгалтерских и финансовых подразделениях — в зависимости от назначения документа. При этом в ДОУ проставляется лишь дата поступления документа.

К числу нерегистрируемых документов относятся:

• Сообщения о мероприятиях, таких, как совещания и заседания;
• Рекламные материалы, программы;
• Печатные издания;
• Поздравительная корреспонденция;
• Формы статистической отчетности;
• Бухгалтерская и планово-финансовая документация;
• Документы с пометкой «лично»;
• Объяснительные записки;
• Арбитражные документы;
• Исковые документы.

Документы, не подлежащие регистрации, сортируются по адресатам и передаются им.

Входящие документы, подлежащие регистрации, получают индексы в пределах календарного года.

Для регистрации документов можно использовать либо регистрационные журналы, либо карточки. Поскольку поиск по журналам занимает много времени, то их можно использовать лишь при сравнительно небольшом потоке документов. Формы карточек и журналов при корпоративном документообороте не регламентируются и могут самостоятельно устанавливаться службами ДОУ. Однако реквизиты входящего документа должны состоять из следующих пунктов:

• автор (отправитель);
• название;
• дата документа;
• индекс (рег. номер) документа;
• дата поступления;
• индекс поступления;
• заголовок или краткое содержание;
• решение;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дела.

1.4 Обработка внутренней и исходящей документации

Данные категории документов при управлении документооборотом обрабатывать проще, чем входящие. Для этого необходимо их также зарегистрировать и отправить получателям. Регистрация исходящей и внутренней документации аналогична регистрации входящей, за исключением того, что в реквизитах отсутствуют пункты «дата» и «индекс поступления». Если внутренний документ передается в другое подразделение, он регистрируется снова.

Существует несколько категорий внутренних документов:

• приказы по основной деятельности;
• акты ревизий;
• приказы по личному составу;
• отчеты;
• протоколы мероприятий;
• докладные записки.

Документы для каждой категории необходимо регистрировать отдельно, а индексы документам присваиваются в пределах каждой категории. В категориях используется простая нумерация документов. Документы передаются исполнителям под расписку в форме регистрации.

Обязательной для службы ДОУ является статистика обработанных документов, которая должна включать виды документов и их копии. Информация об учете корпоративного документооборота представляется руководству организации.

1.5 Номенклатура дел

Важным понятием, используемым при организации документооборота на предприятии и управлении документооборотом, является дело. Дело представляет собой набор документов, связанных одной тематикой, и физически объединенных под одной обложкой. Подобная систематизация значительно облегчает поиск и использование отдельных документов.

Nomenclatura - это латинское слово, означающее в переводе «перечень». Сейчас этот термин применяется для обозначения списка названий или категорий, используемых в какой-либо отрасли деятельности. Применяется понятие номенклатуры и при управлении документооборотом.

В деятельности по организации документооборота на предприятии под номенклатурой подразумевают упорядоченный перечень заголовков дел, заведенных в организации, по своей сути являющийся классифицированным справочником по делам.

Номенклатура является жизненно важным инструментом корпоративного документооборота и в идеале должна отвечать следующим критериям:

• Полнота охвата документов,
• Разделение временных и постоянных документов,
• Четкая формулировка заголовков, которые должны отражать содержание и состав документов,
• Систематизация по срокам хранения и категориям важности.

Номенклатура, применяющаяся при управлении документооборотом, используется обычно для классификации при сортировке документов по делам. Также при помощи номенклатуры отмечаются сроки хранения дел. Номенклатура может для составления или вместо при сдаче в архив. , кроме того, применяться в документообороте в целях и построения информационно- систем.

Создание номенклатуры происходит в несколько этапов:

• Составление перечня документов,
• Создание заголовков дел,
• Создание классификационной системы,
• Определение времени хранения дел,
• Создание системы индексов.

Номенклатура должна содержать все документы, создающиеся в ходе деятельности предприятия или организации, а также поступающие извне, за исключением печатных изданий.

Из всех этапов создания номенклатуры, пожалуй, самым сложным является составление заголовков дел, поскольку заголовок должен точным образом определять все документы и исключать возможность случайного включения в дело документов из других дел. Заголовок должен содержать в себе несколько параметров, в том числе, род документов, информацию о датах, подлинности и корреспондентах.

Классификационная схема должна иметь иерархическую структуру, отражающую структуру организации. На первом месте должны идти дела с документами вышестоящих органов, затем организационные документы, положения и уставы, затем - все остальные документы.

Применяется несколько способов формирования дел:

• Номинальный, отражающий вид документов,
• Предметно-вопросный, отражающий содержание документов,
• Авторский,
• Корреспондентский, применяемый при сортировке переписки,
• Хронологический, охватывающий документы за определенный период.

У каждого дела должны быть установлены сроки хранения. Если в деле содержатся документы с разными сроками хранения, то за срок хранения всего дела берется наибольший.

В номенклатуре корпоративного документооборота также широко применяется система индексов, представляющих собой условные обозначения дел, упрощающих пользование номенклатурой и автоматизацию документооборота.

Форма номенклатуры строго определяется государственной системой документационного обеспечения управления и правилами ведомственных архивов.

В простейшем виде эта форма состоит из следующих граф:

• индекс;
• заголовок;
• кол-во томов;
• срок хранения дел;
• примечание.

В конце разделов следует составлять резервные номера. В конце отчетного периода в номенклатуре должна заполняться итоговая запись, указывающая количество дел, включенных в номенклатуру и переходящих на следующий год.

Глава 2 Регламент документооборота

2.1 Необходимость регламентации документооборота

В документооборот предприятия входят разнообразные договоры, письма, инструкции, налоговые и бухгалтерские документы. От того, насколько четко налажен процесс их прохождения по инстанциям, зависит эффективность управления предприятием в целом. Понять, зачем организации регламент документооборота, можно, рассмотрев работу предприятия в условиях увеличивающихся потоков неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота они создают запутанные маршруты прохождения документов, что чревато не только существенной задержкой, но и потерями. Четкая организация потоков документооборота устранит проблемы с поиском документов, позволит получить оперативный доступ к истории любой сделки.

Если регламент документооборота грамотно составлен и соблюдается должным образом, то улучшается контроль за исполнением документов, отчетность заполняется и сдается своевременно. Это позволяет эффективнее направлять деятельность организации на достижение поставленных целей.

Регламент работы с документами является инструментом повышения дисциплины работников. С его помощью увеличивается продуктивность за счет строго определения обязанностей каждого сотрудника. Четкий порядок действий позволяет новым сотрудникам быстрее понять свои обязанности и специфику работы организации. По образцу регламента документооборота 2016 года легко обучаются правильному исполнению документов даже новые сотрудники из регионов. Работник учится обращать внимание на детали, становится более дисциплинированным, а его работа продуктивной.

Регламент работы с документами необходим при наличии в компании большого количества бизнес-процессов, в которых задействовано несколько подразделений и сотрудников. Наличие регламента позволит при необходимости быстро провести автоматизацию документооборота предприятия. Поэтому очень важно, чтобы документооборот в организации был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами предприятия.

2.2 Регламент как документ

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

• регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
• любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
• подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
• внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

2.3 Структура и содержание регламента

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

• Общие положения.
• Термины, определения, сокращения.
• Описание процесса.
• Ответственность.
• Контроль.

Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице.

Раздел	Содержание раздела
Общие положения	Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок…); область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент; нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть); порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента
Термины, определения, сокращения	Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы
Описание процесса	Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат
Ответственность	Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников
Контроль	Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

К числу основных реквизитов документа относят:

• наименование организации;
• дату и номер документа, место его составления;
• гриф утверждения;
• наименование документа;
• текст документа;
• приложение (если есть);
• визы согласования.

Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

2.4 Модель бизнес-процесса

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

Рисунок 1. Модель бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

2.5 Порядок над регламентом

над регламентом не отличается работы над другим организационно- документом: сначала проект документа, согласовывают с должностными лицами, его утверждает организации или им лицом. , участники процесса с регламентом роспись и на руки копии.

Утверждение может производиться способами:

• напрямую ( собственноручно расписывается документе);
• косвенно ( издания приказа) (. Пример 1). В случае в утверждения будут регистрационные данные .

Пример 1

Приказ утверждении и в действие

бизнес-процессов

с ограниченной «Перспектива»

(ООО «»)

ПРИКАЗ

23.07.2014 № 456-Пр

. Москва

Об и введении действие регламентов -процессов

В совершенствования процедур ООО «Перспектива»

:

1. Утвердить и в действие 01.08.2014 регламенты следующих -процессов:

1.1. Регистрация учет документов.

1.2. исполнения документов.

1.3. и поиск .

2. Назначить ответственным выполнение требований, в п. 1 приказа, административного Легостаева А..

3. Начальнику канцелярии В.К. ознакомление работников «Перспектива» с приказом под и передать утвержденных регламентов структурные подразделения «Перспектива» до 30.07.2014.

4. исполнения настоящего оставляю за .

Генеральный директор Д.А.

С приказом :

Легостаев А.. Легостаев 24.07.2014

Паршина .К. Паршина 24.07.2014

.А. Карпенко

23-78

бизнес-процесса « исполнения документов» в Примере 2.

бизнес-процесса « исполнения документов»

с ограниченной «Перспектива»

(ООО «»)

УТВЕРЖДЕНО Приказом директора ООО «» от 23.07.2014 № 456-Пр

№7

бизнес-процесса « исполнения документов»

1. положения

1.1. Регламент -процесса «Контроль документов» (далее – ) определяет порядок исполнения заданий документам в «Перспектива» (далее – ).

1.2. Требования и Регламента распространяются все структурные Организации.

1.3. Утверждение , внесение в изменений и производятся приказом директора Организации.

1.4. Организации обязаны и выполнять Регламента. Все принятые на сотрудники Организации быть ознакомлены структурных подразделений установленным порядком исполнения документов Организации.

2. Термины, , сокращения

2.1. В используются следующие и определения:

задачи - работник, исполнителю электронное , содержащее задание.

- зафиксированная на информация с , позволяющими ее .

Задание - поручение .

Задача - см. .

Исполнитель - работник , которому поручено задачи.

Контроль - действий, обеспечивающих исполнение документа.

исполнитель - работник числа исполнителей, правом координации других исполнителей. резолюции указывается .

Резолюция - реквизит, указания должностного по исполнению . Включает в фамилии, инициалы , содержание поручения ( необходимости), срок , подпись и .

Руководитель - должностное , выносящее резолюцию.

исполнения - календарная исполнения задачи. исполнения документа со дня регистрации в Организации и в календарных . Документы подлежат в следующие сроки:

• с даты исполнения – указанный срок, документ поступил Организацию не чем за дня до указанного срока;
• указания конкретной исполнения и пометок – в 30 дней;
• без конкретной даты, пометкой «Срочно» «Немедленно» – в трех дней;
• указания конкретной , с пометкой «» – в течение 10 .

3. Описание процесса

3.1. документа на .

3.1.1. Контролю подлежат зарегистрированные документы, исполнения.

3.1.2. Основанием постановки документа контроль является генерального директора или его .

В резолюции :

• исполнитель документа;
• исполнения задачи;
• необходимости – содержание .

3.1.3. Получив документ резолюцией, секретарь директора или заместителя генерального (далее – Секретари) скан-копию с резолюцией. документ помещается папку «На ».

3.1.4. Файл копии вкладывается в сообщение, направляемое .

3.1.5. В параметрах сообщения устанавливается исполнения задачи включается опция автора задачи ее получении.

3.1.6. получения электронного с задачей направляет автору уведомление о получении.

3.1.7. В если исполнитель задание, содержание находится за его компетенции, обязан уведомить этом автора в течение рабочего дня момента получения . Автор задачи, подобное уведомление, руководителю документ повторной резолюции.

3.2. задания.

3.2.1. Исполнитель поставленную перед задачу в в резолюции .

3.2.2. Если последний исполнения задачи на нерабочий , документ подлежит на следующий день.

3.2.3. Если задание в в резолюции не представляется , исполнитель обязан об этом до истечения выполнения и причину задержки. причина является , руководитель может срок выполнения .

3.2.4. В случае срок выполнения был продлен , автор задачи срок ее в электронной документа.

3.3. Отчет выполнении задания.

3.3.1. задание, исполнитель отчет о , который направляется задачи в электронного сообщения. о выполнении должен быть и содержать описание действий принятых мер. случае если выполнения задачи составить документ, регистрационные данные в отчете выполнении задачи.

3.3.2. отчет о задачи, автор ставит статус «» в электронной документа. Документ из папки « контроле» и в дело.

3.3.3. случае если задачи не отчет о задачи в , указанный в , он направляет электронное сообщение- с требованием причину невыполнения . О невыполнении автор задачи руководителю с объяснений исполнителя. причина является , руководитель может срок выполнения .

3.3.4. В случае срок выполнения был продлен , автор задачи срок выполнения электронной карточке .

3.4. Формирование отчета выполнении задач.

3.4.1. ежемесячно формируют о выполнении по документам, представляют руководителю.

отчете указывается:

• количество поставленных за отчетный ;
• количество выполненных ;
• количество задач продленным сроком ;
• количество задач, выполненных в .

При наличии , не выполненных срок, указываются фамилии исполнителей задач.

4. Ответственность

Организации, независимо занимаемых должностей, дисциплинарную ответственность ненадлежащее исполнение неисполнение требований Регламента.

5. Контроль

исполнения Регламента административный директор .

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В документооборот предприятия входят разнообразные договоры, письма, инструкции, налоговые и бухгалтерские документы. От того, насколько четко налажен процесс их прохождения по инстанциям, зависит эффективность управления предприятием в целом. Понять, зачем организации регламент документооборота, можно, рассмотрев работу предприятия в условиях увеличивающихся потоков неструктурированной информации.

При отсутствии регламента документооборота они создают запутанные маршруты прохождения документов, что чревато не только существенной задержкой, но и потерями. Четкая организация потоков документооборота устранит проблемы с поиском документов, позволит получить оперативный доступ к истории любой сделки.

Если регламент документооборота грамотно составлен и соблюдается должным образом, то улучшается контроль за исполнением документов, отчетность заполняется и сдается своевременно. Это позволяет эффективнее направлять деятельность организации на достижение поставленных целей.

Регламент документооборота базируется на нескольких принципах:

• обработка всех поступающих документов в одной службе;
• сокращение маршрута прохождения документов;
• исключение попадания документа не в ту инстанцию;
• четко разработанная маршрутизация;
• однократная регистрация документа.

Разработка содержания регламента документооборота ведется по установленной форме, в которой должна быть представлена следующая информация:

• Назначение регламента и область его применения. Здесь должны быть упомянуты объекты или сотрудники организации, работы которых будет касаться данный порядок.
• Нормативные документы, на основании которых создается регламент. Порядок утверждения, изменений и отмены регламента.
• Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Источниками определений должны выступать законодательные акты, ГОСТы и иные нормативные документы.
• Пошаговое описание процесса. Этот самый большой раздел состоит из подразделов, каждый из которых соответствует определенному этапу процесса. Здесь описываются действие и результат, указываются задействованные в выполнении сотрудники.
• Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (административная, дисциплинарная, уголовная). Указание должностного лица, контролирующего исполнение регламента, описание средств контроля.

В регламенте документооборота перечисляются выполняемые структурными подразделениями работы по созданию, проверке и обработке документов. К каждому процессу указывается срок выполнения и ответственные исполнители. В основной части регламента закрепляется порядок движения по предприятию конкретного вида документа, с момента его прихода в организацию или создания и до момента уничтожения или сдачи в архив (регистрация, подписание, передача, хранение).

Регламент документооборота должен составляться компетентным сотрудником финансового отдела, которого назначает руководитель. После создания проект документа согласовывают с заинтересованными должностными лицами (начальниками отделов, подразделений), затем его утверждает вышестоящий руководитель. После чего участники процесса получают на руки свой образец регламента документооборота под роспись. Изменения в регламенте аналогичным образом согласуются и утверждаются вышестоящим руководителем. Важно согласовать регламент документооборота с ключевыми участниками процесса.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Необходимость регламентации документооборота [электронный ресурс] ippnou.ru›print/001917/ (дата обращения 24.04.2017).

Организация документооборота на предприятии... [электронный ресурс] neologica.ru (дата обращения 24.04.2017).

Регламент документооборота [электронный ресурс] http://www.klubok.net/pageid688.html (дата обращения 24.04.2017).

Регламент документооборота [электронный ресурс] sekretariat.ru›article…reglament-dokumentooborota (дата обращения 24.04.2017).

Регламентация электронного документооборота... [электронный ресурс] intertrust.ru›press…articles…dokumentooborota.htm (дата обращения 24.04.2017).

Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства) «Секретарь-референт», № 8, 2014 [электронный ресурс] http://www.profiz.ru/sr/ (дата обращения 24.04.2017).