Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом (Обоснование проектных решений по информационному обеспечению)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы данной работы обоснована тем, что эффективность управления предприятием или организацией зависит и от того, насколько разумно организован документооборот. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к большим потерям в деятельности предприятия. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянное время, деньги и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что руководители на работу с документами тратят до 65% рабочего времени, секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, а операционные сотрудники предприятия от 30% до 70% рабочего времени, в зависимости от того, насколько автоматизирована система документооборота на предприятии.

Курсовая работа – Проектирование реализации операций бизнес-процесса управления документооборота, является актуальной задачей.

В проекте будут рассмотрены следующие практические вопросы:

- Информационная модель рассматриваемой системы;

- Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации;

- Характеристика результатной информации и характеристика базы данных предприятия;

- Описание программных модулей.

Определим цель курсового проекта, как: Проектирование реализации операций бизнес-процесса управления документооборота на предприятии автосервиса.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Выбор комплекса задач автоматизации.

Определим структуру курсового проекта (работы):

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В настоящее время коммерческим предприятиям приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет - далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

В данном проекте рассматривается автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

· бухгалтерский учета на предприятии;

· учёта клиентов желающих подключить интернет;

· учета клиентов желающих подключить интернет телевидение.;

· учета клиентов которым оказываются иные услуги;

Можно привести еще целый ряд интернет провайдера недвижимости. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относиться к какой-либо одной задаче.

• 1. Характеристика существующих бизнес – процессов

Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информации, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие в компании, делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями:^[1]

• 1. Основные бизнес-процессы - генерируют доходы компании;
  2. Обеспечивающие бизнес-процессы - поддерживают инфраструктуру компании;
  3. Бизнес-процессы управления - управляют компанией;
  4. Бизнес-процессы развития - развивают компанию.

1. - Бизнес-процессы предприятия

Нужно отметить, что данных подход классификации бизнес-процессов является одним из часто используемых на практике. Рассмотрим, что представляют из себя каждая группа процессов - основных, обеспечивающих, управленческих и процессов развития.

Одной из сложностей постановки современного менеджмента является наличие слабо формализованных объектов, которыми необходимо эффективно управлять. Для того что бы, точнее определить подобные объекты приводят несколько определений, которые с разных точек зрения описывают рассматриваемый объект. Аналогичным образом поступают при рассмотрении четырех групп бизнес-процессов.

Основные бизнес-процессы, к этой группе основных относят следующие бизнес-процессы:

• Процессы, создающие добавленную стоимость продукту, который производит компания.
• Процессы, создающие продукт, представляющий ценность для внешнего клиента.
• Процессы, прямой целью которых является получение доходов.
• Процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

1.2. Последнее определение предложили М. Хаммер и Д. Чампи.

Ими было предложено использовать данное определение как один из методов определения, того - является ли процесс основным или нет. Согласно этому методу у внешнего клиента нужно спросить готов ли тот платить деньги за данный бизнес-процесс или нет. Если клиент ответит «да», «нет», то к из оставшихся

является то, в - В случаев - зеркальное -

- компании ( 1). бизнеса, должна в отрасли. По - в от и

основных -

- стоимость - для - целью - за платить	« » - доходов; значение; в от и

• 1. документооборота,

В пользуется и

образом. клиентов в числе своих с а с обнаружении с их выполнения их и желании он в все в с в порядке и их

• 1. по

информационных и АРМ. включает - и документации; в носителях. экономических и - в восприятии

АРМ по состоит из

- обеспечение, и

- информационное

- информационное - ().

заранее а в без условно- существующих со В случае, компьютерная все в специалиста

в массивы, используется эффективного к логической

В выбирается является и данных в реализации формат будут и во

1.5. проектных по

обеспечение (ПО) и операционные и

частью ПО (ФПО). на специалиста, областей.

с объемами с сведения облегчения системы ( и др хранить и, главное,

остановился на - популярная данных. Ее с кампанией, ее в окружение успеха, в продукта, на и пользователя.

на на в Basic массивы, DLL- с приложений, OLE- Вы данных с в необходимость.

MS из имеет, средств.

нас, - с К в и из мы же в таблицу с из БД. из и в процессоре Ms и эффект.

с через осуществляется ко а

доступ к 2.x, а - и к многих ^[2].

2

2.1. и её

структурно- и задачи - средство данных система.

системы « » на рис. 1.

1

2.2. нормативно- и

- в о и о конфигурации и для для на создала в

Контрагенты о реквизитов в 2.

2

Тип
1	2	3	4
Код
		-	-
		-	-
		-	-

В внести данные. списка и форма на рис. 2.

2. и списка

информацию об Автомобили в 3.

3

Автомобили

Тип
1	2	3	4
Гос__		8	-
VIN		17	-
		10	2
		10	2
двигателя		15	-

В новые элемента на рис.3.

3.

содержит в об и в В справочник уже существует представлена на рис. 4.

4.

осуществления и контроль за их объектом и о хозяйственных о в организации

Документ то, в может структуры - от данных. проведения он на

До пор, не неизменно и - не - в вступить в и изменено. в учета, он "" к в фактическую же и в имя, и

Заказ и информации об в в и запасных на осуществляется документа в 2.3.

создание и конфигурации данных. прикладным и накопления На накопления в структуру, в "" данные в в записей, из в

2.3.

создание - в автоматизированной прикладным и и сможет при с встроенного В Отчет и пр.

данного компоновки на рис. 5.

5.

6.

уже быть

представляется компоновки не элементы. вывести в их в

об оказываемых по р в на рис. 7.

7. об

о заказ о С позволяет и на рис.8.

8 о

об и о позволяют о на и в представлена на рис. 9.

9. об и об клиентов

2.4. ( и диалога)

и

и информации от в рабочего дня. На в Заказ о необходимых на создаются

на и накладная на они в до на система на Регистр и недостача - об пользователю и об и на же для об заказ и при ^[3].

2.5. данных

целостность операции с не на сущности – каскадом. в сущности

проектировании отношений до т.е. не не от

образом, не зависят от и Но зависимость от не ER- на рис. 10, 11.

10. ER-

11. ER- логического

заключается в БД, от состоит в том, в всю о и для но не к не в в но быть к на база данных между и обозначениями и означает и между их даталогическое к

1. таблиц

2.

3. данных в с

4. каждого

5. поля

6.

внимание и - многократное и же ). в БД и же то анализе избыточности

- данных от данных. в БД одного то преподавателя к в данных. не может из БД сведения о на преподавателя в до в группах и нарушение и не проектировании БД к БД и а доступа

построения БД отличаются в

была хранения – со

типа.

– – не ( )

не

и не используют а не их таблицы.

ключи, () для в и отображением играет в и данных, для к номеров в

2.6. ( программных )

к (с выбора );

таблиц ( );

редактирования в

о

из должна ( базы ), выбора и с о

всю в а работы с форму. мы возможностей, Delphi. А на 12.

из “ ” у даны. не о данных и о / форма предусмотрены Мы с в мы весь со ( - и, ).

12. программы

подход разных не и (см. рис.13. и 14).

13. ToolBar и

14. при и

2.7 модулей

к

и

к и ADO^[4]. Об реализации мы а рассмотрим в (рис.15).

15. информационных

из в схема: с необходимо по А из в момент не то упрощения мы – со а при к

к по ADO

к мы В от к БД в для свойства и ADO соединения ( ) и отображаются и в них. способа – и в диалоговом ошибиться в И по на подхода – к к базы подходов мы по – подключения к в мы соединения. И ее мы в хранится об и к данных. работы со в мы заменять на другой выполняется у – при и к данных, в же и данных (за ) с А – возможность к ему ( должна ) файла в

2.8. реализации и

ADOTable мы к данных. не разработке а при то в нужная соблюдать

Не в ADOTable на

Не в DBGrid, к на

для базы

в формы ее

работы в мы свойство в

В результате мы получили форму «Автосервис», Ремонт Узлов в режиме просмотра пример использования которой приведен на рис.16.

Рисунок 16. Внешний вид универсальной формы при работе с таблицей Ремонт Узлов в режиме просмотра

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе была спроектирована и реализована информационная - справочная система «Автосервис», обеспечивающая:

ввод, редактирование и просмотр данных;

ответы на запросы пользователя;

поиск необходимой информации;

формирование отчетов.

Освоены навыки проектирования баз данных методом ER-диаграмм.

Реализация системы проводилась с использованием инструментального средства разработки приложения Microsoft Access2003/XP и языка программирования Object Pascal.

При проектировании программы бизнес-процесса управления документооборота основное внимание было уделено удобству работы пользователя с программой и построению доступного интерфейса.

Результаты реализации и теоретического тестирования показали, что программа работает верно во всех предполагаемых ситуациях.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (в четырех частях). – М., Ось-89, 2009.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
3. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08 февраля 1998 года (в редакции от 27.10.2008 N 175-ФЗ)
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело
5. ГОСТ 24.703-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации
7. РД 50-680-88 Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения.
8. Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. М.: Эксмо, 2007.
9. Антикризисное управление: уч. пособие по единой программе подготовки арбитражных управляющих. М.: Инфра-М, 2008.
10. Дафт Р. Менеджмент. Издание 6-е. СПб: Питер, 2008.
11. Деминг Э. Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.
12. Гританс Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты (2-е издание). М.: Волтерс Клувер, 2008 г.
13. Григорьев Ю.А., Ревунков Г.И. Банки данных: Учеб. для вузов. М: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2002.
14. Ильин В.В. Реинжиниринг бизнес-процессов с использованием ARIS. М.:ИД Вильямс, 2008.
15. Инструментарий ARIS. Методы. Версия 4.1 М.: Весть-Мета Технология, 2000.
16. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г.
17. Каменнова М., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. М.: Весть-Мета Технология, 2001.
18. Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. М.: Бизнес-пресса, 2007.
19. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.
20. Новые тенденции в управлении. Дайджест McKinsey. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.
21. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. М.: Омега-Л, 2009
22. Оболенски Н. Практический реинжиниринг бизнеса: Инструменты и методы для эффективного изменения. М.: Лори, 2005.
23. Орлов С.А. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник для вузов. ‑3-е издание. СПб.: Питер, 2004.
24. Савицкая Г.В. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности. М.: Инфра-М, 2007.
25. Сертифицированный курс Microsoft «М 2781 Разработка серверных решений в Microsoft SQL Server 2005».
26. Торрес Дж. Р. Практическое руководство по проектированию и разработке пользовательского интерфейса. М.: Вильямс, 2002.
27. Хаммер М., Чампи Д. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006.
28. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. СПб: КОРОНА принт, 2004.
29. Фрост Р., Дей Дж., Ван К., Базы данных. Проектирование и разработка. М.: NT Пресс, 2007.

1. Ивлев В. Процессная организация деятельности предприятия [Электронный ресурс] / «АКДИ Экономика и жизнь», Электрон. дан. Режим доступа: http://www.akdi.ru/avt-upr/UPR/ivlev2.htm, свободный. ↑

2. Фрост Р., Дей Дж., Ван К., Базы данных. Проектирование и разработка. М.: NT Пресс, 2007. ↑

3. Ильин В.В. Реинжиниринг бизнес-процессов с использованием ARIS. М.:ИД Вильямс, 2008. ↑

4. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г. ↑