Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Уровень развития информационных технологий позволяет информационным системам не только хранить и обрабатывать большие объемы данных, но и прогнозировать объем продаж товаров, вести учет реализации товаров, рассчитывать оптимальные планы закупки и т.д.

Компании, осуществляющие деятельность, направленную на реализацию какой-либо продукции или предоставление услуг должны вести учет продаж. Ведение учета продаж помогает контролировать объемы поступления товара, объемы расхода товара и количество остатков продукции на складе организации.

На основании вышеперечисленных факторов можно заключить, что ведение учета реализации товаров является трудоемким процессом без применения информационных технологий. Трудно представить себе формирование и организацию сбыта без интенсивного, постоянного оперативного обмена информацией, без быстрого реагирования на потребности рынка.

Обеспечение процесса сбыта продукции необходимыми ресурсами будет являться весьма трудоемким процессом без применения информационных систем и программных комплексов для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений в процессе реализации продукции.

Поскольку использование традиционных способов извлечения необходимой информации из потока данных не является достаточно оперативным, определяющим фактором в управлении организацией становится скорость обработки данных и получение нужных сведений.

Актуальность работы заключается в применении информационных технологий для повышения эффективности процесса реализации продукции.

Объектом исследования является бизнес-процесс реализации продукции.

Предметом исследования является автоматизация процесса реализации продукции.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса реализации товаров через аптечную сеть.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

Рассмотрим процесс учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть. Входными информационными потоками процесса являются следующие документы:

1. Требование-накладная – документ ведомственной формы № А-2.20.
2. Приходный ордер – документ, отражающий приход товаров в магазин аптечной сети.

Выходным информационным потоком является:

1. Реестр требований-накладных.
2. Оборотная ведомость.
3. Кассовая книга.
4. Товарный отчет.

В границы рассматриваемой задачи входят процессы:

1. Составление реестра требований-накладных.
2. Оформление кассовой книги.
3. Составление товарного отчета.

Процесс учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть связан со складским учетом, потому что складской учет является поставщиком информации о наличии товаров на складе. А также процесс учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть связан с бухгалтерским учетом, он является поставщиком данных о реализации товаров.

Важность процесса в целом для организации заключается в том, что в рамках процесса учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть осуществляется регистрация о сбыте товаров и объеме выручки.

В процессе решения задачи задействованы фармацевты, которые осуществляют учет реализации товаров.

Основными понятиями, свойственными предметной области являются:

• Приход – поступление товаров в магазин аптечной сети.
• Расход – продажа товаров из магазина аптечной сети.

Результатными показателями процесса являются:

1. Объем выручки от продажи товаров аптечной сети.
2. Остаток товара в магазине аптечной сети.

Остаток товаров рассчитывается по формуле:

Остаток = Количество товаров на начало дня + Приход – Расход (1)

Остаток ТМЦ измеряется в штуках (шт.).

Исполнителями задачи учета реализации товаров аптечной сети являются фармацевты, которые осуществляют продажу товаров и консультацию покупателей. В конце рабочего фармацевт формирует отчетность по кассе.

1. Характеристика существующих бизнес-процессов

Характеристика существующих бизнес-процессов будет дана с помощью моделирования бизнес-процессов в методологии IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса.

Входами процесса являются документы: требование-накладная и приходный кассовый ордер. Выходами процесса являются документы: реестр требований-накладных, кассовая книга, оборотная ведомость и товарный отчет материально-ответственного лица. Управление процессом осуществляется согласно регламенту и должностной инструкции. Механизмом процесса является фармацевт.

На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса учета реализации лекарственных препаратов в аптечной сети. На основании требований-накладных фармацевт заполняет форму реестра требований-накладных. На основании этих данных формируется отчет – оборотно-сальдовая ведомость.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Затем фармацевт осуществляет учет выручки от реализации лекарственных препаратов. На основании составленного приходного ордера заполняется кассовая книга, которая подлежит ежедневному заполнению в конце смены. Затем на основании требований-накладных составляется товарный отчет материально-ответственного лица, в котором указывается сколько было реализовано препаратов по каждой товарной позиции и количество лекарственных препаратов на конец дня.

На рисунке 3 представлена модель процесса формирования реестра требований-накладных. Фармацевт осуществляет отбор накладных на заданную дату. После этого он вносит данные о накладных в форму реестра. На основании накладных составляются оборотно-сальдовые ведомости для каждого клиента, в которых указана стоимость лекарственных препаратов и сумма оплаты по накладной.

На рисунке 4 представлена модель процесса заполнения кассовой книги. Фармацевт проверяет заполнение приходного ордера, сравнивает количество денежных средств в кассе с указанным в документе и оформляет кассовую книгу.

На рисунке 5 представлена модель процесса. При смене материально-ответственного лица осуществляется подсчет фактического наличия товара в аптеке, подсчет наличия товара по документам и оформление товарного отчета, в котором отражается фактическое наличие товара.

2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Рассмотрим документооборот задачи. В процессе решения задачи применяются следующие документы:

1. Требование-накладная.
2. Оборотная ведомость.
3. Товарный отчет.
4. Кассовая книга.

Рисунок 3. Модель процесса составления реестра требований-накладных

Рисунок 4. Модель процесса заполнения кассовой книги

Рисунок 5. Модель процесса составления отчета

1. Приходный ордер.
2. Реестр требований-накладных.

Создадим схему документооборота задачи, основанную на перечисленных документах. Схема документооборота представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Схема документооборота

Для того, чтобы оценить трудозатраты на оформление документооборота, необходимо выявить количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 1.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Приходный ордер	Кассовая книга	Требование-накладная	Реестр требований-накладных	Оборотная ведомость	Товарный отчет
Количество документов в год, шт.	20 000	200	200	200	20 000	200
Количество символов в документе, шт.	50 000	50 000	50 000	50 000	50 000	50 000
Частота возникновения в год	10	1	1	1	10	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	80 000	80 000	80 000	80 000	80 000	800 000

В ходе анализа документооборота бизнес-процесса учета реализации товаров аптечной сети были выявлены следующие недостатки:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Сложность ведения учета прихода и расхода товаров на бумажных носителях.
3. Низкий уровень оперативности данных об остатках товаров.
4. Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

Исходя из описанных недостатков, осуществим расчет планируемого эффекта, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков. Характеристика документооборота при автоматизации процесса представлена в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота после автоматизации

Характеристика	Приходный ордер	Кассовая книга	Требование-накладная	Реестр требований-накладных	Оборотная ведомость	Товарный отчет
Количество документов в год, шт.	20 000	200	200	200	20 000	200
Количество символов в документе, шт.	50 000	50 000	50 000	50 000	50 000	50 000
Частота возникновения в год	10	1	1	1	10	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	80 000	80 000	80 000	80 000	80 000	510 000

Трудозатраты на формирование документооборота до автоматизации составляют 1 200 000 человеко-часов. Трудозатраты на формирование документооборота после автоматизации составят 910 000 человеко-часов. Т.о. снижение трудозатрат составить 27%.

3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Рассмотрим состав и содержание входных документов. Входными документами задачи являются:

1. Приходный ордер, имеющий унифицированную форму М – 4.
2. Требование-накладная.

Выходными документами являются:

1. Реестр требований-накладных.
2. Оборотная ведомость.
3. Кассовая книга.
4. Товарный отчет.

Все перечисленные документы имеют унифицированную форму, поэтому при разработке системы необходимо обеспечить вывод документов в соответствии с их унифицированной формой.

В рассматриваемых документах будет использован один классификатор: единицы измерения.

В проектируемой системе должен присутствовать справочник «Товар», который будет содержать перечень наименований товарных позиций.

Информационная база должна быть организована в виде интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

4. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают следующие виды баз данных:

1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные.

В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи со следующими факторами:

• Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное представление данных.
• Наличие теоретически обоснованных методов нормализации отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
• Независимость данных заключается в том, что при необходимости внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение минимальных изменений.

На основании перечисленных достоинств, для реализации информационной системы была выбрана реляционная база данных. Для управления реляционной базой данных используется реляционная СУБД. На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные СУБД, к которым относятся:

• Microsoft SQL Server;
• IBM DB2;
• Oracle database.

СУБД IBM DB2 является кросс-платформенной, обеспечивает стабильную работу базы данных. Недостатками системы являются высокая стоимость и низкая производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим пакетом инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает только на платформе Windows. СУБД Oracle обладает высокой производительностью, легкостью интегрирования приложений и устойчивостью к большим потокам данных. Недостатком является высокая стоимость, необходимость приобретения мощного оборудования и персонала для поддержки СУБД. Ввиду перечисленных свойств реляционных СУБД был сделан выбор в пользу СУБД Oracle [1].

Для разработки информационной системы будет использован объектно-ориентированный подход, поскольку он позволяет осуществлять конструирование из компонентов, обладающих простыми инструментами, что дает возможность абстрагироваться от деталей реализации. Использование локализации программного кода и данных улучшает наглядность и удобство сопровождения программного обеспечения.

В качестве языка программирования был выбран язык программирования С++, который обладает следующими преимуществами:

• большей безопасностью по сравнению с другими языками;
• возможностью писать обобщенный код с помощью шаблонов;
• возможностью использования объектно-ориентированного подхода;
• управления ресурсами с помощью RAII;
• упрощение программного кода за счет перегрузки функций и операторов;
• более простой обработки ошибок за счет исключений [10].

Рассмотрим существующие среды программирования, которые поддерживают язык программирования c++. Среда программирования «Visual Studio 2015» является одной из старейших продуктов для создания программных продуктов с графическим интерфейсом. Возможность добавления сторонних плагинов способствует расширению функциональности среды программирования до кроссплатформенного состояния. К недостатком этой среды можно отнести то, что разработчик должен обладать опытом создания приложений, для работы с этой средой.

Среда программирования «IntelliJ IDEA» позволяет осуществить разработку программных продуктов на множестве популярных языков программирования. Но у системы существует существенный недостаток производительности в процессе компиляции, перекомпиляции и тестирования.

Платформа для разработки графических приложений «Appcelerator Titanium» предоставляет возможность быстрого создания приложений для всех устройств. Но в среде существует недостаток в виде генерации ошибок в коде, искусственных ограничений и низкого качества пользовательской документации.

Мощной платформой для разработки приложений, которая позволяет создавать приложения на языке программирования с++, является платформа «Netbeans». Однако, платформа обладает низким показателем быстродействия и ограничением функциональности некоторых плагинов [8].

На основании рассмотренных сред программирования, поддерживающих язык с++, был сделан вывод о том, что наиболее надежной средой программирования будет являться среда «MS Visual Studio».

Для создания отчетных форм будет использован программный продукт «DesignFR», которое позволяет просматривать и редактировать файлы отчетов.

Проектируемая система должна функционировать в среде операционной системы Windows 10, поскольку эта операционная система используется для работы сотрудников организации.

1. Проектная часть
2. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе. Рассмотрим информационную модель предметной области. Информационная модель представлена на рисунке 7.

Рисунок 7. Информационная модель

5. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входными документами бизнес-процесса являются: требование-накладная и приходный ордер. Оба документа имеют унифицированную форму. Образец приходного ордера представлен на рисунке 8.

Рисунок 8. Образец приходного ордера

Образец требования-накладной представлен на рисунке 9.

Рисунок 9. Требование-накладная

Перечисленные документы формируются в торговой точке и затем передаются в бухгалтерию. поступают от отдела продаж в бухгалтерию. В документах содержатся следующие показатели:

1. Наименование товара.
2. Цена товара.
3. Количество товара.
4. Стоимость покупки.

Каждый документ содержит от 30 до 300 строк, объем документов составляет до 50 000 символов. Частота возникновения документа до 100 ежедневно.

В проектируемой информационной системе должны присутствовать следующие справочники [2]:

1. Товар, который содержит наименование и описание параметров товара.
2. Единица измерения, который содержит перечень единиц, в которых измеряется товар.

Характеристика справочников представлена в таблице 3.

Таблица 3

Характеристика справочников

Характеристика	Единица измерения	Товар
Ответственный за ведение	Кладовщик
Объем справочника в записях	10 000	100 000
Частота актуализации	1 раз в квартал
Объем актуализации	10%
Реквизитный состав	Код	Наименование
		Характеристика
	Наименование	Единица измерения

6. Характеристика результатной информации

Результатная информация содержится в отчетных формах. Одним из них является оборотно-сальдовая ведомость. Этот отчет представляет собой список прихода и расхода денежных средств. Отчет формируется фармацевтом по мере необходимости. Образец отчета представлен на рисунке 10.

Рисунок 10. Образец оборотно-сальдовой ведомости

Следующим отчетом, который содержит результатную информацию, является товарный отчет. Товарный отчет представлен на рисунке 11.

Рисунок 11. Образец товарного отчета

Результативная информация хранится в следующих таблицах базы данных:

1. Товар.
2. Товарный отчет.
3. Приходный ордер.

Характеристика перечисленных таблиц представлена в таблице 4.

Таблица 4

Характеристика таблиц с результативной информацией

Наименование таблицы	Наименование поля
Товарный отчет	Дата
	Количество
Приходный ордер	Дата
	Сумма
Товар	Наименование

Полученный документ включает в себя оперативную информацию и является уточняющим. Документ выгружается из ИС в форматах .doc, .docx, .xlsx, .xls для дальнейшей печати.

7. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Для того, чтобы привести иерархию функций управления и обработки данных, которые будут автоматизированы с помощью проектируемой ИС, необходимо выделить и детализировать два подмножества функций:

1. Функции, реализующие служебные функции.
2. Функции, реализующих основные функции управления и обработки данных [3].

Выявление состава функций, их иерархии и выбора языка общения (например, главное меню ИС) позволит разработать структуру сценария диалога, который даст возможность определить состав кадров диалога, содержание каждого кадра и их соподчиненность.

Разработаем дерево функций системы, согласно приведенным рекомендациям. К основным функциям разрабатываемой системы относятся:

1. Редактирование справочников.
2. Создание документов.
3. Ввод данных [7].

К служебным функциям разрабатываемой ИС относятся:

1. Формирование сальдо взаиморасчетов.

Дерево функций представлено на рисунке 12/

Рисунок 12. Дерево функций системы

При разработке структуры диалога необходимо предусмотреть возможность работы с экранными формами входных документов, формирование выходных документов, корректировки вводимых данных, просмотра введенной информации, работу с таблицами нормативно-справочной информации, протоколирования действий пользователя, а также помощь на всех этапах работы [5].

Разработаем сценарий диалога информационной системы. Сценарий диалога представлен на рисунке 13.

Рисунок 13. Сценарий диалога

8. Характеристика базы данных

Проектируемая ИС будет хранить и обрабатывать данные в реляционной базе данных, которая представляет собой совокупность двумерных таблиц. База данных будет включать следующие таблицы:

1. Товар.
2. Единица измерения.
3. Накладная.
4. Приходный ордер.
5. Товарный отчет.

Для описания взаимосвязей между таблицами построим ER-модель. ER-модель представлена на рисунке 14.

Рисунок 14. ER-модель базы данных

Характеристика таблиц базы данных представлена в таблице 5.

Таблица 5

Характеристика базы данных

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Справочник «Товар»
ID_товара	ID_nomen	Счетчик	5	Ключевое поле
Наименование	Name_nomen	Текст	100
Справочник «Единица измерения»
ID_единицы	ID_ed	Счетчик	5	Ключевое поле
Наименование	Name_ed	Текст	100
Приходный ордер
ID_ордера	ID_ord	Счетчик	5	Ключевое поле
Номер	Nomer_ord	Текст	30
Дата	Date_ord	Дата	8
Количество	Sum_ord	Текст	10 000
Товарный отчет
ID_отчета	ID_sch	Счетчик	5	Ключевое поле
Номер	Num_sch	Текст	15
Дата	Date_sch	Дата	8
Количество	Kol_sch	Числовой	7
Требование-Накладная
ID_накладной	ID_nakl	Счетчик	5	Ключевое поле
Номер	Num_nacl	Текст	15
Дата	Date_nakl	Дата	8
Сумма	Pr_nakl	Текст	15
Количество	Kol_nakl	Числовой	7

9. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Структурная схема пакета программных модулей состоит из модулей следующих классов [6]:

1. Модули, выполняющие служебные функции.
2. Управляющие модули, осуществляющие загрузку меню и передачу управления другому модулю.
3. Модули, связанные с хранением, обработкой и выдачей информации.

Описание функций модулей позволяет структурировать файлы информационной системы, обеспечить надежность системы и удобство при сопровождении системы [4].

Описание функций модулей представлено в таблице 6.

Таблица 6

Описание функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1	Глобальный модуль	Содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процедуры, процедуры и функции, которые необходимо выполнить при запуске системы
2	Модуль справочника «Товар»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элементы справочника
3	Модуль справочника «Единица измерения»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элементы справочника
4	Модуль формирования отчетов	Содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процедуры, процедуры и функции, которые необходимо выполнить при формировании отчетов
5	Модуль документа	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элементы документа

Модель дерева вызова программных модулей представлено на рисунке 15.

Рисунок 15. Дерево вызова программных модулей

10. Описание программных модулей

На рисунке 16 представлен алгоритм модуля справочников. Когда пользователь выбирает в главном меню команду открытия модуля-справочника, открывается форма, в которой показаны все записи, содержащиеся в этом справочнике. При нажатии кнопки «Добавить», открывается форма добавления записи. При нажатии кнопки «Изменить», открывается форма редактирования записи справочника. Все справочники работают по аналогичному алгоритму.

Рисунок 16. Алгоритм работы модулей справочников

На рисунке 17 представлен алгоритм работы модулей формирования документов. Пользователь нажимает кнопку создания документов и происходит открытие документа, который он выбрал. Пользователь заполняет документ, затем он может сохранить его или закрыть. Во втором случае введенные данные не будут сохранены.

Рисунок 17. Алгоритм формирования документов

На основании введенных данных пользователь может осуществить формирование отчетности. Алгоритм формирования отчетов представлен на рисунке 18.

Рисунок 18. Алгоритм формирования отчетности

11. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Контрольный пример реализации проекта включает в себя [9]:

1. Заполнение справочников.
2. Создание и ввод данных в документы системы.
3. Формирование отчетов.

На рисунке 19 представлено заполнение справочника «Товар».

Рисунок 19. Форма справочника «Товар»

На рисунке 20 представлено заполнение справочника «Единица измерения».

Рисунок 20. Заполнение справочника «Единица измерения»

На рисунке 21 представлен ввод данных о продаже товара.

Рисунок 21. Ввод данных о продаже товара

На рисунке 22 представлена оборотно-сальдовая ведомость.

Рисунок 22. Отчет по выдаче книг

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы было проведено обследование предметной области. Были описаны входные и выходные информационные потоки процесса, перечислены задействованные в ходе решения задачи специалисты, описана взаимосвязь рассматриваемой задачи с другими бизнес-процессами организации. Описан процесс вычисления расчетных показателей процесса.

Затем было дано описание комплекса задач автоматизации и обоснован их выбор. Описание бизнес-процесса осуществлялось с помощью нотации IDEF0, которая позволяет представить бизнес-процесс наглядно и структурировано.

Было дано описание документооборота задачи. Была рассчитана трудоемкость процесса до автоматизации и после автоматизации. По данным расчетов, трудозатраты на формирование документооборота после автоматизации будут снижены на 27%. В связи с чем внедрение автоматизации можно считать обоснованным.

Во второй главе работы была разработана информационная модель предметной области. Дана характеристика оперативной, справочной информации и входных и оперативных данных. Разработаны формы результативной информации.

Были разработаны дерево функций системы и сценарий диалога. Дана характеристика базы данных, разработана ER-модель базы данных, приведённой к третьей нормальной форме.

Разработана структурная схема пакетов программных модулей. Дано описание программных модулей. Разработан контрольный пример реализации системы и его описание.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. / Проектирование информационных систем. – М.:Феникс, 2014.
2. Горбаченко В.И., Убиенных Г.Ф. / Проектирование информационных систем с СА ErwinModelingSuite 7.3. – П.:ПГУ 2014.
3. Грекул В.М, Коровкина Н.А, Куприянов В.С. / Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.:БИНОМ, ИНФРА-М, 2013.
4. ЕлиферовВ.Г., РепинВ.В. / Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013.
5. Избачков Ю.С., Петров В.Н. / Информационные системы. – СПб,: Амфора. 2014.
6. Исаев Г.Н. / Проектирование информационных систем. Учебное пособие. – М.: Омега-Л, 2015.
7. Мацяшек Л.А. / Проектирование информационных систем. – М.: Вильямс,2016.
8. Ньютон Р. / Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер, 2014.
9. Смит К.У., Уильямс Л.Дж. / Эффективные решения: практическое руководство по созданию гибкого и масштабируемого программного обеспечения. – М.:Вильямс, 2013.
10. Эванс Э. / Предметно-ориентированное проектирование: структуризация сложных программных систем. – М. Вильямс, 2016.