ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Содержание:
Введение
Объектом исследования данной курсовой работы является организация ООО «Комплектсервис», а предметом - анализ этой организации.
Целью работы является анализ организационной структуры для дальнейшей разработки проекта реорганизации стиля руководства и организационной культуры. Следовательно необходимо решить следующие задачи:
. Характеристика организации (место расположения, технология, описание конечного продукта или услуги, условия реализации и т.п.).
. Анализ рассматриваемой организации как социальной системы. Рассмотрение свойств системы (целостность, эмерджентность, иерархичность). Обоснование отнесения данной системы к видам: простая, большая, сложная; открытая, закрытая; статическая, динамическая и т.п.
. Анализ организационной структуры и системы управления: субъект, объект управления, связи, внешняя среда.
. Анализ внешней и внутренней среды. Применение метода СВОТ.
. Анализ существующей организационной культуры.
. Анализ жизненного цикла организации (схема), организационные кризисы.
Актуальность: В настоящее время на потребительском рынке стали всё чаще применять услуги комплексного обслуживания организаций во имя экономии времени и средств. Сейчас существует множество специализированных организаций, предоставляющих товары или же услуги. ООО «Комплектсервис» предоставляет возможность офисам различных организаций пользоваться комплексными услугами: оптовые и розничные поставки канцелярских товаров, офисной техники и т.д., а также различного рода услуг.
Для создания системы, имеющей аналоги в прошлом, разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей системы.
Системный анализ представляет собой методологию исследования и решение сложных проблем, основанная на общей теории систем, под которой понимается совокупность общих методологических принципов построения знаний о системных объектах. Он применяется для исследования различных организаций. Помогает решить проблемы, стоящие перед этими организациями. Позволяет свести решение сложной задачи к четкой последовательности простых задач, прийти к решению проблем, возникших, или тех, которые могут возникнуть на пути существования и жизнедеятельности организации. При исследовании системы естественным является системный подход.
1. Выбор и характеристика организации
В данной работе я буду исследовать компанию ООО «Комплектсервис», которая является поставщиком товаров, а также службе по различного рода офисных услуг, предназначенных для ведения производственной деятельности.
Хорошо известна многим организациям малого, среднего и крупного бизнеса. На протяжении нескольких лет работает с постоянной клиентской базой. Имеет свою систему сотрудничества с клиентами.
Опыт работы организации в области обслуживания офисов составляет 7 лет. ООО «Комплектсервис» присутствует на рынке 2 года. Территориально деятельность ООО «Комплектсервис» распространяется на Москву и Московскую область.
Специалисты компании постоянно проводят совершенствование технологии производства, а также обучение менеджеров для обеспечения высокого уровня качества своих зданий и удовлетворения запросов Заказчиков.
Поставка
ООО «Комплектсервис» располагает множеством складов по Москве.
В отличие от многих традиционных поставщиков, ООО «Комплектсервис» поставляет товар из собственных складов. Поскольку для многих фирм ООО «Комплектсервис» является единым источником поставок, им это удобно, им это выгодно. Поставка позволяет предотвратить множество проблем в делопроизводстве фирм, таких как координация поставок и совместимость компонентов, возникающих при поставках от разных поставщиков. Качество услуг и удовлетворение потребностей заказчика является основным жизненным правилом ООО «Комплектсервис».
2. Анализ и структура организации
2.1 Анализ организации как социальной системы. Рассмотрение свойств системы
Любая система, в набор элементов которой входит человек, называется социальной. Поэтому любую фирму, компанию, организацию следует рассматривать как социально-экономическую систему, так как важнейшими отношениями в них выступают социальные и экономические.
Социальная система - это мысленный образ, подход, определяющий как систему общество или коллективное единство, основанное на взаимодействии людей и не существующее в сумме изолированных индивидов.
Организацией же является группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
Исходя из данных определений, рассмотрим свойства данной организации: Данная организация представляет собой некую целостность. Это означает, что относительно окружающей среды система выступает и, соответственно, воспринимается как нечто целое; в связи с этим важно уяснить границы или зону границы системы и окружающей среды, даже если эта граница размыта. Система ООО «Комплектсервис» является целостной, так, как только при соединении всех выполненных работ различными отделами мы получаем конечный результат функционирования системы как целого, относительно окружающей среды.
Система ООО «Комплектсервис» является открытой системой, поскольку процессы в системе протекают под воздействием внешней среды и сами оказывают влияние на среду. В системе ресурсы, потребляемые из среды, перерабатываются в организации не для собственного потребления. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающийся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Они свободно обмениваются с внешней средой и с другими системами энергией, материальными потоками и информацией. Достаточно успешно организация вписывается во внешнюю среду - экономическую. Вся внутрифирменная структура управления выстраивается согласно этому внешнему условию, а изменения, происходящие в ней, являются реакцией фирмы на изменения во внешней среде. Также можно сказать о системе ООО «Комплектсервис», что она не является иерархичной, поскольку это единая система, а не элемент высокого порядка. Здесь же подразумевается разделение труда, упорядоченного управления, для оптимизации возможностей каждого человека отдельно при совместной работе.
Здесь же следует отметить, что данная организация эмерджентна. Эмерджентность - свойства элементов, составляющих систему, могут отличаться от свойств системы в целом (в организации это проявляется в разделении и кооперации труда); в слабо развитых системах это свойство может не быть ярко выраженным. Данное свойство можно объяснить тем, что любой из отделов (отдел продаж, производственный отдел) не может существовать отдельно относительно окружающей среды.
ООО «Комплектсервис» - динамическая система, то есть, система постоянно изменяющаяся под воздействием среды и обеспечивающая адаптивность. Например, большая потребность в услугах организации, задаёт основной темп на данный период.
Основные понятия системного анализа.
Системный анализ - система методов исследования и создания сложных систем, используемых для подготовки и обоснования решений по проблемам различной сложности.
Система - это совокупность элементов, взаимосвязанных, взаимообусловленных и представляющих целостное образование; обособленная сознанием часть реальности, элементы которой обнаруживают свою общность в процессе взаимодействия.
Элемент системы - предел членения системы с точки зрения решения конкретной задачи и поставленной цели.
Внешняя среда системы - часть множества не входящих в систему элементов, которые могут влиять на поведение системы или подвергаться ее влиянию.
Связь - ограничение степени свободы элемента.
Подсистема - относительно независимая часть системы, сохраняющая ее основные свойства.
Структура системы - то, что остаётся неизменным в системе при измени её состоянии, при реализации различных форм поведения.
Сценарий - гипотетическое альтернативное описание того, что может произойти в будущем.
2.2 Анализ организационной структуры и системы управления
Организационная структура
Приведенная ни же схема отражает организационную структуру организации.
Схема 1 – Организ ационная структура орган изации
Выделение элеме нтов.
В каче стве элементов в на шей организации бы ли выбраны отд елы. Выбор эт от не слу чаен - об мен информацией, изде ржки, квалификацию пр още рассматривать по каж дому отделу в це лом .
.Отдел безопа сности.
.Финансовый отд ел.
.Отдел кад ров.
.Отдел комме рции.
.Отдел делопрои зводства.
.Административно-хозяйственный отд ел.
Принимая во вним ание, что в дан ной курсовой раб оте рассматривается непосре дственно деятельность ООО « Комплектсервис», счи таю правильным рассм отреть организацию бо лее подробно.
Генеральный дире ктор осуществляет управ ление и конт роль всех сотру дников фирмы и прин имает решения о подпи сании договоров с Партн ерами от ли ца компании на осн ове выданной ему лице нзии.
Субъектом управ ления в дан ной организации явля ется Генеральный дире ктор, наделенный управле нческими функциями. Суб ъект управления - это зв ено или ча сть системы управ ления, которые воздей ствуют на объ ект управления. Управ ляющая подсистема опреде ляется тем, ка кие функции ну жно выполнять в проц ессе управления (соб ирать и обраба тывать необходимую инфор мацию, изучать ры нок данной проду кции, вести бухгал терский учет, конт роль, планировать деятел ьность предприятия, обеспе чивать поступление ден ег), а та кже размерами и сложн остью производства.
Объектами управ ления в орган изации выступают отд елы, а та кже вся сис тема взаимоотношений, складыв ающихся между отде лами при оказ ании услуг. Субъ ект, объект управ ления и сущест вующие между ни ми разнообразные св язи составляют сис тему управления органи зацией.
От то го, какие фун кции должны выпо лнять отдельные зве нья организации для реш ения стоящих пе ред ним зад ач, во мно гом зависит вы бор типа организ ационной структуры управ ления. К класси ческим структурам управ ления относятся лине йные структуры, функцио нальные, линейно-функциональные, матричная и т. д.
Структура орган изации - это логич еские взаимоотношения уро вней управления и функцио нальных областей, постр оенные в та кой форме, кот орая позволяет наиб олее эффективно дост игать целей органи зации. Это то, что оста ется низменным в сис теме при изме нении ее состо яния, при реали зации различных фо рм поведения.
Структура ООО « Комплектсервис», явля ется линейной. Иерарх ическая система управ ления, в кот орой вышестоящий руково дитель осуществляет едино личное руководство подчин енными ему нижест оящими руководителями, а нижес тоящие руководители подчи няются только одн ому лицу - сво ему непосредственному вышест оящему руководителю. Линейно-фун кциональная структура обеспе чивает такое разде ление управленческого тру да, при кот ором линейные зве нья управления приз ваны командовать, а функцио нальные - консульт ировать, помогать в разра ботке конкретных вопр осов и подго товке соответствующих реше ний, программ, пла нов.
Преимущества лине йной структуры управ ления:
- четкая сис тема взаимных свя зей функций и подразд елений;
- четкая сис тема единоначалия - од ин руководитель сосредо тачивает в св оих руках руков одство всей совоку пностью процессов, име ющих общую це ль;
- ясно выраж енная ответственность;
- быстрая реа кция исполнительных отд елов на пря мые указания вышест оящих.
- согласованность дейс твий исполнителей;
- оперативность в прин ятии решений;
- простота организ ационных форм и четк ость взаимосвязей.
Недостатки струк туры:
- каждое зв ено заинтересовано в дости жении своей уз кой цели, а не об щей цели фир мы;
- отсутствие тес ных взаимосвязей и взаимод ействия на горизон тальном уровне ме жду лабораториями;
- чрезмерно разв итая система взаимод ействия по верти кали;
- аккумулирование на вер хнем уровне полно мочий по реш ению наряду со стратегическими множ ества оперативных зад ач.
2.3 Ана лиз логической стру ктуры проблемы.
Для то го чтобы пол нее понимать стру ктуру проблемы и им еть более шир окие возможности по ее разре шению, необходимо загл януть в са му ее су ть. Попробовать пон ять, из че го она сост оит.
Был ре зко увеличен шт ат сотрудников. Каж дый отдел пол учил вместо прежних 2 менед жеров по 5-7 прода вцов. Увеличился до 7 шт ат товароведов, появ илась должность замес тителя главного бухга лтера, увеличилось до 15, вме сто 7 чел овек количество работ ников отдела про даж по безнал ичному расчету. До 18, вме сто 10 увели чилось число работ ников склада. Ре зко возросло колич ество хозяйственных рабо чих, и т. д. В ито ге, число работ ников фирмы возр осло с 28 пол года назад, до 52 чел овек на сегод няшний день. Пл юс к эт ому был увел ичен парк автотра нспорта. Ранее он сост авлял 2 груз овых микроавтобуса ти па «Газель» и 2 легк овых автомашины, бы ло дополнительно заку плено еще 2 микроа втобуса и 2 легк овых.
2.4 Ана лиз внешней и внутренней среды. Приме нение метода СВ ОТ
Стратегическое управ ление - устано вление динамического бал анса между внутр енней и вне шней средой орган изации для осущес твления ее мис сии. Это уд ел высших уро вней управления. Гла вным в стратег ическом управлении явля ется перенос цен тра внимания выс шего руководства на окруж ение, среду, чт об своевременно реаги ровать на происх одящие изменения.
Для то го чтобы усп ешно выживать в долгос рочной перспективе, орган изация должна ум еть прогнозировать то, ка кие трудности мо гут возникнуть на ее пу ти в буду щем, и то, ка кие новые возмо жности могут откр ыться для не е. Для эт ого необходимо пров ести анализ вне шней и внутр енней среды.
Наиболее удо бная схема ана лиза - это СВ ОТ - ана лиз. Он заклю чается в выяв лении сильных и сла бых сторон орган изации в усло виях проявления возмож ностей и уг роз внешней сре ды. Затем оцени ваются возможности устано вления динамического бал анса между внутр енней средой орга низац ии и её вне шней средой. Прим еняя метод СВ ОТ, удается устан овить линии св язи между си лой и слабо стью, которые при сущи организации, и внеш ними угрозами и возможн остями. Методология СВ ОТ предполагает сна чала выявление сил ьных и сла бых сторон, а та кже угроз и возмож ностей, и по сле этого устано вление цепочек свя зей между ни ми, которые в дальн ейшем могут бы ть использованы для формули рования стратегии организации.метод был разра ботан американскими эконом истами и назыв ается так по пер вым буквам англи йских слов, состав ляющих основное содер жание анализа ( Strength - достои нство, Weakness- недос таток, Opportunities -возмо жность, Threat- угро за). Анализ сил ьных и сла бых сторон характ еризует исследование внутр енней среды органи зации. Внутренняя ср еда имеет неск олько составляющих, и каж дая из них вклю чает набор ключ евых процессов и элем ентов организации (ви дов бизнеса), сост ояние которых в совоку пности определяет тот поте нциал и те возмож ности, которыми распо лагает организация. Внутр енняя среда вклю чает маркетинговую, финан совую, производственную и кадрово-орг анизационную составляющие, каж дая из кот орых имеет св ою структуру.
Матрица СВ ОТ ООО « Комплектсервис»
Возможности: 1. Вы ход на но вый уровень 2. Расши рение деятельности 3. Возмо жность перейти в гру ппу с луч шей стратегией |
Угрозы: 1. Возмо жность появления но вых конкурентов 2. Изме нение потребностей покупа телей, клиентов 3. Возрас тающее конкурентное давл ение в обл асти предоставления ус луг |
|
Сильные стор оны: 1. Хор ошая репутация ср еди клиентов 2. Скор ость обслуживания 3. Выс окая квалификация перс онала 4. Каче ство предоставляемых ус луг 5. Дол жное отношение к кли енту |
Поле « СиВ» 1. Хор ошая репутация ср еди клиентов, - расши рение деядельности 2. Скор ость обслуживания, Каче ство предоставляемых ус луг - Вы ход на но вый уровень 3. Дол жное отношение к клие нту, высокая квалиф икация - Возмо жность перейти в гру ппу с луч шей стратегией |
Поле « СиУ» 1. Хор ошая репутация ср еди клиентов, Каче ство предоставляемых ус луг - Изме нение потребностей покупа телей, клиентов 2. Каче ство предоставляемых ус луг - Возрас тающее конкурентное давл ение в обл асти предоставления ус луг |
Слабые стор оны: 1. Бол ьшая текучесть кад ров 2. Неправ ильная политика опл аты труда 3. Отсут ствие мотивации сотру дников |
Поле « СлВ» 1. Неправ ильная политика опл аты труда, Бол ьшая текучесть кад ров - Возмо жность перейти в гру ппу с луч шей стратегией 2. Отсут ствие мотивации ка дро в- расши рение деятельности |
Поле « СлУ» 1. Бол ьшая текучесть кад ров - Реце ссия и зату хание делового ци кла 2. Отсут ствие мотиваци и- Возрас тающее конкурентное давл ение в обл асти предоставления ус луг |
Исходя из дан ной матрицы мо жно сделать след ующие выводы:
В отно шении тех па р, которые нахо дятся в по ле СиВ (Ско рость обслуживания, Каче ство предоставляемых ус луг - Вы ход на но вый уровень ) следует разраб атывать стратегию по исполь зованию сильных сто рон организации для то го, чтобы полу чить отдачу от возмож ностей, которые появ ились во вне шней среде.
Для тех па р, которые оказ ались на по ле СлВ (Непра вильная политика опл аты труда, Бол ьшая текучесть кад ров - Возмо жность перейти в гру ппу с луч шей стратегией; Оч ень узкая производ ственная линия - Расши рение производственной ли нии ), стра тегия должна бы ть построена та ким образом, чт обы за сч ет появившихся возмож ностей попытаться преод олеть имеющиеся в орган изации слабости.
Для па р, находящихся на по ле СиУ (Хор ошая репутация ср еди клиентов, Каче ство предоставляемых ус луг - Изме нение потребностей покупа телей, клиентов), стра тегия должна предпо лагать использование си лы организации для устра нения угрозы.
Наконец, для па р, находящихся на по ле СлУ ( Отсутствие моти вации - Возрас тающее конкурентное давл ение в обл асти предоставления ус луг ), орган изация должна выраба тывать такую страт егию, которая позв олила бы ей как избав иться от слаб ости, так и попыт аться предотвратить нави сшую над ней угр озу.
Анализ вне шней среды орган изации
Под внешней сре дой организации поним аются все усл овия и факт оры, возникающие в окруж ающей среде, незав исимо от деятел ьности конкретной фир мы, но оказы вающие или мог ущие оказать возде йствие на её функцион ирование и поэ тому требующие прин ятия управленческих реше ний.
Группа факт оров |
Факторы |
Факторы |
|
способств. достижен. це лей |
препятств. достижен. це лей |
||
Экономические фак торы |
1. Но рмы налогообложения. 2. Производи тельность труда. 4. Те мпы инфляции. |
+ |
- |
Технологические фак торы |
1. Совершен ствование технологии делопрои зводства. |
+ |
|
Политические фак торы |
1. Норма тивные документы мес тных органов, вла стей региона, пра вит- ва. 2. Согла шения по тар ифам и торг овле. |
+ |
- |
Рыночные фак торы |
1. Уро вень конкуренции. 3. Уро вень доходов насе ления |
+ |
- |
Социальные фак торы |
1. Отно шение людей к раб оте и к каче ству жизни. 3. Уро вень образования раб очей силы. |
+ + |
Анализ внутр енней среды орган изации
Внутренняя ср еда организации - это та ча сть общей сре ды, которая нахо дится в пред елах организации. Она оказ ывает постоянное и са мое непосредственное возде йствие на функцион ирование организации. Внутр енняя среда им еет несколько сре зов, состояние кот орых в совоку пности определяет тот поте нциал и те возмож ности, которыми обла дает организация.
Сфера |
Факторы |
Сильная сто рона |
Слабая сто рона |
Кадры |
1. Управле нческий персонал (ст иль управления, квалиф икация и др .). 2. Совоку пность выплат работ никам в сравнении с анало гичным показателем у конкурентов и в це лом по отра сли. 3. Кадр овая политика. 4.Испол ьзование стимулов для мотиви рования выполнения раб оты. 5. Теку честь кадров и прог улы. 6. Оп ыт. |
+ + + + + |
- - |
Организация общ его управления |
1. Организ ационная структура (чет кость распределения в орган изации прав и обязанн остей). 2. Пре стиж и им идж фирмы. 3. Орган изация системы коммун икаций. 4.Эффективность об щей для вс ей организации сис темы контроля. |
+ + + |
- |
Торговля |
1. Стои мость продукции всрав нении с конкур ентами. 2.Система ски док постоянным покупа телям. 3.Возможность предост авления скидок покупа телям. 4. Каче ство обслуживания . |
+ + |
- - |
Проанализируем неко торые из ни х:
Качество обслуж ивания
Качество обслуж ивания является ее сильн ейшей стороной. Сотру дники компании ум еют работать да же с сам ыми требовательными клиен тами, удовлетворяя их потреб ности, отслеживают вед ение каждого зак аза. Быстрое реагир ование на зап росы клиентов позв оляет улучшить каче ство обслуживания и доби ться авторитета у клие нтов.
Организационная стру ктура (четкость распре деления в орган изации прав и обязан ностей)
В дан ной организации че тко устроена организ ационная структура. При намеча ющихся задачах все гда ясно, ко го именно ну жно подключать к их реше нию, кто и ка ким образом бу дет их контрол ировать, и кто бу дет отчитываться за резул ьтат.
Сильные стор оны:
- -адекватные финан совые ресурсы;
- высокая квалиф икация;
- хорошая репу тация среди клие нтов;
- скорость обслуж ивания
- изобретательный стр атег в функцио нальных сферах деятел ьности организации;
- возможность полу чения экономии от ро ста объема произв одства;
- защищенность (х отя бы где -то) от силь ного конкурентного давл ения;
- подходящая техно логия;
- высокая квалиф икация персонала
- качество предост авляемых услуг
- должное отно шение к кли енту
Слабые стор оны:
- -нет яс ных стратегических направ лений;
- ухудшающаяся конкур ентная позиция;
- устаревшее оборуд ование;
- более низ кая прибыльность пот ому, что...;
- недостаток управле нческого таланта и глу бины владения пробл емами;
- отсутствие неко торых типов ключ евой квалификации и компете нтности;
- плохое отслеж ивание процесса выпол нения стратегии;
- мучение с внутр енними производственными пробл емами;
- уязвимость по отно шению к конкур ентному давлению;
- отставание в обл асти исследований и разра боток;
- очень уз кая производственная лин ия;
- слабое предст авление о рын ке;
- конкурентные недос татки;
- ниже сред него маркетинговые способ ности;
- неспособность финанс ировать необходимые изме нения в стра тегии
- большая теку честь кадров
- неправильная поли тика оплаты тр уда
отсутствие моти вации сотрудников
Возможности:
- -выход на но вые рынки или сегм енты рынка;
- расширение производ ственной линии;
- увеличение разноо бразия во взаимос вязанных продуктах;
- добавление сопутс твующих продуктов;
- вертикальная интег рация;
- возможность пер ейти в гру ппу с луч шей стратегией;
- самодовольство ср еди конкурирующих фи рм;
- ускорение ро ста рынка. Угр озы:
- возможность появ ления новых конкур ентов;
- рост про даж замещающего прод укта;
- замедление ро ста рынка;
- неблагоприятная поли тика правительства;
- возрастающее конкур ентное давление;
- рецессия и зату хание делового цик ла;
- возрастание си лы торга у покуп ателей и постав щиков;
- изменение потреб ностей и вк уса покупателей;
- неблагоприятные демогра фические изменения
- выход на но вый уровень
- расширение деятел ьности
- возможность пер ейти в гру ппу с луч шей стратегией.
Организация мо жет дополнить каж дую из чет ырех частей спи ска теми характер истиками внешней и внутр енней среды, кот орые отражают конкр етную ситуацию, в кот орой она наход ится.
После выяв ления сильных и сла бых сторон, а та кже угроз и возмож ностей устанавливается цеп очка связей ме жду ними, кот орая в дальн ейшем может бы ть использована для формули рования стратегий органи зации.
2.5 Ана лиз существующей организ ационной культуры
Наряду с изуч ением различных аспе ктов внутренней ср еды организации оч ень большое знач ение имеет та кже анализ организ ационной культуры. Она прони зывает любую органи зацию, проявляясь в то м, как осущес твляют свою раб оту сотрудники органи зации, как они отно сятся друг к др угу и к орган изации в цел ом. Организационная куль тура может способс твовать тому, что орган изация выступает силь ной, устойчиво выжив ающей в конкур ентной борьбе струк турой. Но мо жет быть и та к, что организ ационная культура ослаб евает организацию, не да вая ей усп ешно развиваться да же в том слу чае, если она им еет высокий технико-тех нологический и финан совый потенциал. Осо бая важность ана лиза организационной куль туры состоит в то м, что она опред еляет не тол ько отношения ме жду людьми в органи зации, но та кже оказывает сил ьное влияние на то, как орган изация строит св ое взаимодействие с вне шним окружением, как отно сится к св оим клиентам и ка кие методы выби рает для вед ения конкурентной бор ьбы.
Организационная куль тура - это на бор наиболее важ ных предположений, прини маемых членами орган изации и получ ающих выражение в заявл яемых организацией ценно стях, задающих лю дям ориентиры их прове дения и дейс твий.
Культура орган изации - это динам ичная и пост оянно развивающаяся сист ема, в кот орой тесно свя заны материальные и духо вные артефакты. Выд елим основные элем енты организационной куль туры.
Ценности предст авляют собой все окруж ающие объекты, в отно шении которых чл ены организации зани мают позицию оце нки в соотве тствии со сво ими потребностями и цел ями организации. Они опред еляют поведение сотру дников согласно избир аемым им приори тетам.
Организационные но рмы - это общепр инятые в дан ной организации пра вила и обр азцы поведения.
Формальные организ ационные нормы: соблю дение закона, следо вание внутренним прав илам и распоря жениям, воспроизведение стат усной иерархии.
Например, соблю дение распорядка рабо чего дня, отч ета перед вышес тоящим лицом.
Неформальные организ ационные нормы: мора льные стандарты дейс твий в органи зации, способы взаимоо тношений между участ никами организации.
В дан ной компании присут ствует феномен неформ альной организации, то ес ть все сотру дники общаются на рав ных. Нормой счит ается обращение на «т ы», не испо льзуя отчества.
Традиции в орган изации - установ ившиеся правила пове дения и дейс твий, принятые в органи зации, которые перед аются от сотру дников к сотру дникам и закре пляют организационные нор ма. Например, трад иция ужина в рест оране после проше дшего двухдневного семи нара. В дан ном мероприятии прин имаю участие все сотру дники компании.
Обычаи - воспр инятые из прош лого формы совме стных действий, кот орые регулируют жи знь организации в насто ящем, являются для её сотру дников привычными и значи мыми.
Ритуалы - период ически совершаемая совоку пность действий, кот орые в упоряд оченной символической фо рме воспроизводят св язь участников орган изации с каким -либо объектом или собы тием.
Например, про воды на пен сию, вступление в долж ность сотрудника, поздра вления первых лиц органи зации.
Мифы и лег енды - выдум анные или приукр ашенные истории о наиб олее значимых собы тиях или люд ях, связанных с органи зацией.
Язык орган изации - сло ва, выражения, сле нг, профессиональная лек сика - совоку пность вербальных симв олов, которые вырабат ываются в проц ессе совместной деятел ьности людей в органи зации, облегчая взаимоп онимание в проц ессе достижения цел ей.
В дан ной организации это офисно-молдавская лекс ика, поскольку ко рни уходят в Молд авию.
Миссия орган изации - осно вная идея, с кот орой организация прих одит в ми р, которая позв оляет понять её замы сел, выгодно отли чает от дру гих, со схо жими целями.
Имидж орган изации - предст авление об орган изации в цел ом, о её сотру дниках и её деятел ьности, которое форми руется у окруж ающих. Имидж это фак тор доверия или недо верия потребителей ус луг организации, её партн ёров, поставщиков ресу рсов, других заинтере сованных лиц.
ООО « Комплектсервис» им еет хороший им идж и репут ацию, заслуженную професси онализмом и надёжн остью.
Механизм дейс твия культур ы ООО « Комплектсервис» осн ован на един стве разделяемых вс еми его участ никами целей, ценно стей, реализации общепр инятых образцов и но рм поведения, пони мании единых симв олов.
2.6 Ана лиз жизненного ци кла организации (схе ма), организационные криз исы. Проявляющиеся зак оны организации. Выв оды
Формирование ро ст стабилизация сп ад ликвидация ли бо возрождение
Жизненный ци кл компан ии ООО « Комплектсервис»
Рост фи рмы на ры нке сопряжен с измен ением ее организ ационных состояний, назыв аемых стадиями жизне нного цикла органи зации. Суть эт их моделей сос тоит в то м, что функцион ирование (жизнедеятельность) предп риятия представляет со бой последовательность смен яющих друг др уга этапов, кот орые имеют опреде ленные характеристики. Мо жно выделить два уро вня рассмотрения подобных этапов. Пери оды, проживаемые фир мой в рам ках однотипных ценно стных установок и фиксир ующие, в пер вую очередь, спец ифику управленческих за дач в опреде ленный период функцион ирования организации - ста дии; периоды, в кот орых организация принци пиально изменяет внутр енние ценности и ориен тации, - эт апы или ци клы развития. Орган изация может выж ить и пер ейти к следу ющему циклу разв ития только в том слу чае, если най дет новую ид ею, новый тов ар, привлекательные для потреб ителя, и зай мет новое ме сто на рын ке. Если ей это удае тся, то она (орган изация) может вн овь пережить ста дии создания, рос та, зрелости, кот орые неизбежно пере текут в но вый кризис. Зад ача руководства заклю чается в посто янном осуществлении монит оринга среды с це лью прогнозирования поз иции предприятия на кри вой жизненного ци кла и осущес твления эволюционных организ ационных изменений. Осн ова эффективного управ ления любой орган изации - фундаментальный за кон , гласящий что все органи зации, как жи вые организмы, прох одят через разл ичные стадии жизне нного цикла. На каж дой новой ста дии развития каж дая организация сталки вается с уника льным набором выз овов и сложн остей. Успех орган изации определяется способ ностью лидеров упра влять здоровым пере ходом от од ной стадии к дру гой.
Сложности, с кото рыми сталкивается орган изация на раз ных стадиях, свя заны как с рос том и усп ехом компании, так и с внеш ними факторами: измен ениями рынка, конкур ентами, технологиями, эконом ической и полити ческой средой. Это про стая и неизб ежная реальность явля ется основой след ующих 3 важ ных принципов при роды проблем в орган изации .
.Проблемы - естест венное следствие измен ений. Единственная ста дия кривой жизне нного цикла, где нет проб лем, это то, где нет измен ений, а име нно - в ста дии ликвидации. Спосо бность ООО « Комплектсервис» рабо тать единой кома ндой, быстро боро ться с люб ыми проблемами - это ключ евое конкурентное преиму щество .
.Некоторые встреч ающиеся проблемы - норма льны, некоторые - не т. Нормальными пробл емами являются те, кот орые можно ожи дать на дан ной стадии жизне нного цикла. Ненорм альные проблемы - не ожид аются или не желат ельны на дан ной стадии. Так как ник огда не быв ает достаточно вре мени и ресу рсов, чтобы разр ешать все встреч ающиеся проблемы, фирма сосредот ачивается на те х, что не явля ются нормальными. Мно гие нормальные проб лемы можно игнори ровать, так как они са ми решаться при норма льном ходе ро ста и разв ития.
.Расцвет ( Prime) - исто чник молодости органи заций. Возраст комп ании по жизне нному циклу не свя зан с хроноло гическим возрастом, колич еством сотрудников или разм ером капитала. Вме сто этого, воз раст по кри вой жизненного ци кла определяется взаимоот ношением гибкости и конт роля. Расцвет ( Prime) - оптим альная точка «кри вой» жизненного цик ла, где орган изация достигает бал анса между самоко нтролем и гибко стью.
Считается, что ци клы организационного разв ития отделяются др уг от др уга моментами организ ационных кризисов. Кри зис - это затрудни тельное, тяжелое полож ение, как прав ило, характеризуется сниж ением эффективности деятел ьности ниже гра ниц рентабельности, пот ерей места на рын ке, и возмож ностью гибели органи зации. ООО « Комплектсервис» сей час переживает кри зис, связанный с необход имостью перехода од ной фазы разв ития в дру гую. С пом ощью обновления обл асти аккредитации и расши рения используемых мето дов, обучения св оих сотрудников, повы шения квалификации, на йма профессиональных менед жеров, пересмотра поли тики выплаты зарп латы. Для эт ого руководству необх одимо быть бо лее внимательным к св оим сотрудникам, сле дить за тем кто ка кие функции, до п. работы выпол няет, требовать отчет ности выполненных раб от, необходимо расши рение производственной лин ии. Итак, сопос тавим цели конкр етным элементам. За соблю дением законности и правоп орядка будет сле дить отдел охр аны. Поиском кред итов, уменьшением сро ков оборачиваемости и каче ства бухгалтерского ана лиза займется финан совый отдел. Повыш ением квалификации сотру дников и оптими зацией кадрового сос тава предлагается заня ться отделу кад ров. Отдел комм ерции должен заня ться логистикой и планир ованием производства, его совершенс твованием, прогнозированием про даж и пои ском более качест венной продукции. Делопроизводящий от дел предположительно займ ется проведением рекл амных акций, а административн о-хозяйственный отдел - пои ском возможностей для безотх одного производства. Дире ктору предстоит по иск новых зда ний, с це лью снижения коммун альных платежей и арен дной платы, пои ском энергосберегающих техно логий, расширением номенк латуры и комп лекса услуг, продви жением товара в реги оны.
Таким обра зом, каждый при де ле, каждый зан ят. Логично предпо ложить, что это не потр ебует каких-либо специ альных мер по изме нению структуры фир мы. Все мо жно вполне испр авить и та к.
Законы органи зации.
Законы орган изации имеют в св оем составе об щее и особе нное. Общая ча сть закона им еет механизм дейс твия независимо от географ ического расположения, стр аны, сферы деятел ьности организации, а особ енное - это та ча сть закона, кот орая не мен яет его су ти и отра жает особенности орган изации как социа льной системы. (Напр имер, общий уро вень культуры и професси ональной подготовки). Зак оны играют реша ющую роль в тео рии организации, в том чи сле образуют теорет ический фундамент, способ ствуют переходу от эмпири ческого подхода к профессио нальному, позволяют прав ильно оценить возни кающую ситуацию и анализ ировать зарубежный оп ыт.
Законы орган изации по важн ости делятся на 2 уро вня:
основополагающие (за коны синергии, самосох ранения, развития)
менее важ ные (информативности-упорядоченности, един ства синтеза и анал иза, композиции и пропорцио нальности, специфические зак оны социальной органи зации).
3. Осно вные законы и прин ципы организации
Закон информированност и-упорядоченности
Все коммун икации в орган изации основаны на получ ении, обработке, пере даче и хран ении данных. Данные - это сообщ ения, результаты мыслит ельной деятельности, свед ения любого происхо ждения, вида и назна чения. Закон: чем бол ьшей информацией распо лагает организация о внутр енней и вне шней среде, тем она им еет большую вероя тность устойчивого функцион ирования (самосохранения). Следс твие: информированность рабо тника после дости жения ею критич еского уровня пере ходит в его компете нтность. Поэтому, руково дитель должен соз дать работникам усл овия для полу чения информации. Управле нческая информация - это дан ные, несущие в се бе новизну и полез ность для работ ника, принимающего реше ние. Информация зд есь рассматривается как ча сть данных. В мо ей организации все дан ные, информация пост упает своевременно, явля ется исчерпывающей и в исключи тельных случаях тре бует уточнений, что ино гда затрудняет и приостан авливает работу - это каса ется данных о распо рядке и выпол нении заданий. Зд есь стоит заме тить, что ос тро стоит проб лема не информир ованности новых работ ников об ист ории создании, це лях и дости жениях организации.
Самым важ ным приложением зак она информированности-упорядоченности явля ется рекламная деятел ьность. Реклама - это инфор мация о потреби тельских свойствах тов аров и ус луг с це лью их реали зации и созд ания спроса на ни х. Здесь то же стоит заме тить, что деятел ьность этой орган изации нуждается в масшт абной рекламе. Сущес твует недостаток опове щения населения о зан ятии и ро де деятельности органи зации, многие про сто не зна ют, что сущес твует такой вид усл уги населению и как исслед ование продуктов пита ния: состава, вредн ости, угрозе жи зни и здор овью, чистоте, исслед ование на генно-модиф ицированные организмы и т. п.
Закон разв ития
Закон разв ития: каждая орган изация в проц ессе своего разв ития стремится к оптим альной самореализации как цел ого, так и сост авных своих элем ентов на осн ове их актив ности и динами ческого равновесия.
Развитие орган изации обусловлено следу ющими факторами: изме нение внешней ср еды (экономика, поли тика, этика, куль тура и др .), изменение внутр енней среды (перем ещения работников, пер еход на но вые уровни и др .), потребности и инте ресы человека и обще ства (потребность в самовы ражении человека, потре бность в приба вочном продукте обще ства и др .).
Так же мо жно сказать о законе допол нения - основы вается на то м, что фун кции и проц ессы предприятия допол няются противоположными. Делеги рование полномочий допол няется их концент рацией, власть - исполн ением, специализация - универса лизацией и т. д. О закон компо зиции - предпо лагает, что деятел ьность всех сотру дников организации дол жна подчиняться ее об щей цели, а индивид уальные цели выраж аются в ви де ее состав ляющих. О зак оне онтогенеза - заклю чается в то м, что лю бая организация, как и жи вое существо, прох одит определенные эт апы развития, та кие как станов ление, развитие и угас ание. В соотве тствии с эт им целью руково дителя являются уско рение первой фа зы, продление вто рой и отодвижение во вре мени третьей.
Закон самосох ранения
Закон самосох ранения: каждая организ ованная динамическая сис тема обычно против остоит внутренним и вне шним разрушающим воздей ствиям, используя для эт ого значительную ча сть своего потен циала. Если изъ ять из деятел ьности предприятия при нцип стабильности, то оно при дет к ана рхии и разор ится, если искл ючить принцип разв ития, то оно закос тенеет и то же разорится. Самосох ранение обеспечивается за сч ет искусного соче тания стабильности и разв ития.
Закон сине ргии
Закон сине ргии: любая сло жная динамическая сис тема стремится полу чить максимальный эфф ект за сч ет своей целост ности; стремится макси мально использовать возмо жности кооперирования для дости жения эффектов.
Также нам по чти не прихо дится искать клие нтов, в осно вном клиенты са ми подают нам зая вки, заключают конт ракты и дого воры.
Заключение
Проделанная раб ота показывает, что приве денная структура соотве тствует поставленным в дер еве целей зада чам. Это нагл ядно доказывает, что приме нение системного ана лиза вполне опра вдано - он помо гает решить на пер вый взгляд неразр ешимые задачи, ка к, например, эт а. Другие не ме нее важные проб лемы также реш аемы силами систе много анализа.
Руководителю ник огда не поме шает своевременно и тре зво взглянуть на ситу ацию в его комп ании. И зд есь ему та кже приходят на пом ощь средства систе много анализа - ку да уж пр още понять рисуно к-граф, чем со тни ничего не выраж ающих таблиц.
Расширить фир му, увеличить шт ат.
И реа кция внешней ср еды не заст авит себя жда ть. В шт ате будут рабо тать только высококвали фицированные сотрудники, что искл ючит возможность доса дных ошибок.
Любая органи зация, чьей це лью является серь езный бизнес с перспе ктивой качественного разв ития, должна ум еть применять зна ния системного анал иза. Сделать его неотъе млемой частью св оей жизнедеятельности. Тол ько тогда возм ожно серьезное и грам отное проникновение в сегод няшний бизнес.
Мной был осуще ствлён анализ ООО « Комплектсервис» - слу жбой комплексного обслуж ивания. Рассмотрев стро ение организации мо жно сделать неко торые выводы.
В проц ессе работы бы ли рассмотрены свой ства организации как социа льной системы, рассм отрена структура органи зации, выявлены преиму щества линейной струк туры, а так же недос татки, проанализированы при чины недостатков стру ктур ы ООО « Комплектсервис».
Профессиональное исполь зование законов орган изации способствует устано влению устойчивых количес твенных и качест венных соотношений ме жду управляющей и управ ляемой системами. Они соста вляют часть управле нческой технологии органи зации. На резул ьтаты подобных исслед ований должна опир аться организация, оно дол жно помочь ей оптимиз ировать свою раб оту в актуа льных рыночных усло виях и меня ться в слу чае изменения ку рса экономики и рын ка.
Библиография
1. Кафидов В. В., Скипетрова Т. В. Теория органи зации: Учебное пос обие для вуз ов. - М.: Академ ический Проект: Фо нд «Мир», 20 05. - 144 с. ( Gaudeamus).
.
- Роль мотивации в поведении организации (Мотивация: понятие, структурные элементы и принципы)
- Организация оплаты труда на примере реально существующей организации (Понятие заработной платы и факторы, ее определяющие)
- Современный банковский маркетинг: методы и тенденции развития (Цели, задачи и главные принципы банковского маркетинга)
- Прием наличных денег и инкассаторской выручки (История кассовых операций)
- Устройство персонального компьютера (Устройство персонального компьютера Компоненты ПК)
- История развития менеджмента (Зарождение менеджмента)
- Теория человеческих потребностей Маслоу (ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ТЕОРИИ МОТИВАЦИИ АБРАХАМА МАСЛОУ)
- Управление поведением в конфликтных ситуациях (Сущность конфликта в организации )
- "ВЫБОР СТИЛЯ РУКОВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ"
- Федеральные налоги с юридических лиц и их экономическое значение (Теоретические аспекты изучения федеральных налогов с юридических лиц и их экономического значения)
- Процессы принятия решений в организации (Формирование принципов управления на основе данных)
- Аутсорсинг персонала: современное использование и перспективы (Теоретические аспекты в изучении аутсорсинга)