Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проблемы коммуникаций в современных организациях (Общая характеристика коммуникаций и их роль)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации занимают особое место в системе управления бизнесом компании, поскольку они являются более активной частью всего комплекса управления. Чтобы лучше влиять на потребителей и обеспечивать устойчивое функционирование организации как часть общей стратегии управления, современные компании разрабатывают соответствующую коммуникационную стратегию.

В процессе управления, согласно исследованиям американских ученых, менеджер тратит от 50 до 90% общего времени общения. Поскольку руководитель выполняет все свои управленческие функции (межличностные отношения, информирование и принятие решений) и выполняет управленческие функции для формулирования целей организации и их достижения, качество обмена информацией может напрямую влиять на степень достижения целей. Это означает, что эффективное общение необходимо для успеха отдельных лиц и организаций. И наоборот, плохо сформированная система обмена информацией в организации становится одной из основных причин проблем.

С проблемой управления коммуникациями сталкивается огромное количество организаций по всему миру. Но когда организация движется по пути перемен, построить коммуникационные каналы сложнее, потому что любое организационное изменение - это конфликт между руководством и персоналом. Тем не менее, обеспечение нормального общения является одной из главных управленческих задач, правильное решение, которое не только сделает изменения в компании более «мягкими», но и даст возможность выйти из кризиса с минимальными потерями. Это определяет важность этой темы курсовой работы.

Целью данной курсовой работы является выявление проблем, возникающих в ходе осуществления коммуникаций и разработка мероприятий по повышению их эффективности.

На основании поставленной цели задачами курсовой работы являются:

раскрытие понятия и видов коммуникаций;
описание средств и инструментов рекламных коммуникаций;
общая характеристика исследуемой организации;
анализ системы построения коммуникаций и проблем, связанных с ними;
разработка направлений по повышению эффективности применения коммуникаций в организации.

Объект исследования: закрытое акционерное общество «БеСТ».

Предмет исследования: система коммуникаций в организации.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Работа выполнялась на основе следующих литературных источников по специальности – учебных пособий, периодических изданий, нормативных документов.

Методы исследования, применяемые в данной курсовой работе: методы анализа и синтеза, метод группировки, метод обобщения и аналитический метод.

1. Теоретические основы организации коммуникаций в современных организациях

1.1 Общая характеристика коммуникаций и их роль

Понятие «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее» то есть человек, передающий информацию, пытается установить «общность» с получающим информацию.

Отсюда коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии^[1].

Оно включает в себя следующие термины:

семантику коммуникаций
значение слов и символов;
синтаксис коммуникаций
взаимосвязи между используемыми символами;
прагматику коммуникаций
их результативность и эффективность при достижении определенных целей^[2].

Таким образом, для успешного управления необходима эффективная межличностная коммуникация, так как взаимодействие людей в организации строиться для решения всех управленческих задач. Кроме этого она является наилучшим способом обсуждения вопросов, тебующих обширных знаний^[3].

Одним из важным факторов, в улучшении эффективности работы организации, является человеческий ресурс. Следовательно, рассмотрение проблем коммуникаций нацелено на активизацию человеческого фактора.

Понятие «коммуникация» можно рассматривать и в организационном контексте. Согласно нему в состав коммуникации входит процесс и объект. Под процессом понимается общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией. Объектом выступает совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации^[4].

Соответственно, коммуникация -это информационное взаимодействие субъектов, характеризуемое следующими признаками: суверенитетом участников взаимодействия; суверенитетом ценностных ориентаций участников, интересов, представление об объекте взаимодействия и отношения к нему; технологической обеспеченностью каналов равноправного информационного обмена^[5].

За несколько лет взгляд на сущность коммуникаций в организации существенно изменился — если раньше под ними понимали исключительно информирование персонала о решениях управления, «снизу-вверх», но современном мире коммуникация в компании — это одна из основных систем управления, участниками которой становится уже две и более стороны^[6].

Другие ученые определяют коммуникацию в организации так: «Изначально этот феномен понимался как средство, с помощью которого индивидуальная активность членов организации координируется и позволяет достичь организационных целей. Затем последовало определение коммуникации как центрального процесса в организации. Новейшее понимание коммуникации находит выражение в ее трактовке как основания для создания организации»^[7].

Российские исследователи дают этому термину такое определение «Коммуникация — это обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью»^[8].

Таким образом, передача информации от отправителя к получателю, их общение подразумевает широкое толкование коммуникаций.

В современной трактовке коммуникация - это социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по разным каналам при помощи различных коммуникативных средств^[9].

Процесс коммуникации можно представить в виде следующей схемы.

Коммуникация начинается с того, что у одного участника коммуникации (отправителя идеи) возникает желание выразить какую-либо мысль или чувство другому человеку (получателю информации). Для этого он кодирует сообщение в виде вербальных и невербальных символов, отбирает канал связи (речь, письмо или электронные средства связи) и передает сообщение. Получатель декодирует информацию, понимая ее правильно или неправильно, затем, формулируя отклик на переданное сообщение, кодирует его, отбирает свой канал связи и передает сообщение, которое отправитель информации должен декодировать. Реакция получателя на переданное сообщение называется обратной связью, которая показывает насколько оно правильно понято получателем информации^[10].

Коммуникационные потоки организации подразделяются на внешние и внутренние коммуникации; формальные и неформальные; вертикальные, горизонтальные и диагональные; нисходящие и восходящие; вербальные и невербальные коммуникации и т. д. При решении рабочих задач неформальные, неофициальные коммуникации зачастую воспринимаются сотрудниками как более значимые, чем формальные. Неформальные коммуникации более гибкие, распространяются более оперативно, по скрытым каналам, посредством системы неформальных коммуникаций генерируются слухи^[11].

Главными целями функционирования системы коммуникаций на предприятиях являются следующие:

Общефирменные цели (обеспечение устойчивого положения компании на рынке, воплощение стратегии ее роста, также максимизация прибыли, т. е. характеристики заслуги целей этого уровня находятся в сфере денег.
Рекламные цели реализуются в сфере покупательского поведения потребителя (повышение количества покупателей (расширение рынка), выход на отменно новые рынки (географические, новые сегменты и т. п.), размещение компании на определенном рынке, перепозиционирование и др.
Коммуникационные цели в сфере психологии потребителей (призваны сформировывать определенные психические установки, которые содействовали бы достижению рекламных целей коммуникатора)^[12].

Таким образом, построение коммуникаций является важным процессом для любой компании, но в ситуациях изменений, как и в ситуациях, связанных с кризисом роль коммуникативной среды сильно возрастает^[13].

Поэтому необходимо уметь управлять коммуникационным процессом, т. к. он существенно изменяется, насыщается шумами, барьерами, нарушается «обратная связь», что приводит к додумыванию смыслом и негативной атмосфере в коллективе, что в свою очередь может «затормозить» или усложнить процесс изменений. Перемены сами по себе в организации опасны тем, что персонал теряет уверенность в завтрашнем дне. В условиях, когда не предоставляется достоверная информация о сложившейся ситуации в компании, о возможных нововведениях, сотрудники невольно вовлекается в обсуждение и распространение слухов, что не может не отражаться на работе и работоспособности коллектива в целом^[14].

Следует учитывать, что каждый работник по-своему понимает ситуацию на уровне принятия решения и на уровне исполнения. Кроме того, именно недостаток информации может усугубить сопротивление персонала предстоящим изменениям. Поэтому необходима специальная работа по информированию персонала. Кроме того, информированность сотрудников о ситуации в компании и понимание своей роли в ней поднимают уровень доверия к руководству, а, следовательно, побуждает персонал к поддержке изменений^[15].

Также важную роль играют переговоры между менеджментом и сотрудниками, результатом которых может стать ободрение (или же наоборот, неодобрение) введения новшеств^[16].

В случае неодобрения управление может получить информацию о том, что мешает сотрудникам принять изменения и, возможно, изменить курс. Немаловажна обратная связь, которая может дать понять сотрудникам, что их мнение важно для организации, что в свою очередь также повысит уровень лояльности персонала. Кроме того, механизм обратной связи способен обеспечить и обогатить управление новыми идеями относительно изменений^[17].

Выделим функции, которые выполняют коммуникации в организации:

1. Информационная - выполняет роль посредника, посредством передачи информации, которая происходит посредством обмена между индивидами сообщениями, решениями, замыслами. Обмен информацией совершается для достижения целей организации или решения определенной проблемы, а также для всего процесса коммуникаций в организации.

2 Мотивационная - основной ее целью является мотивация сотрудников организации к более качественному выполнению поставленных задач, используя такие средства как приказы руководителя, внушение и убеждение, а также просьбы.

3. Контрольная - на основе иерархической подчиненности следит за поведением своих сотрудников.

4 Экспрессивная - посредством выражения чувств, а также переживаний по поводу происходящего помогает удовлетворить социальные потребности^[18].

5 Коммуникативная. В организации она специфична и включает ряд основополагающих установок, таких как: раскрытие сущности и определение особенностей коммуникативной функции; рассмотрение и анализ типов и видов коммуникаций в организационных системах; характеристика разнообразных форм реализации коммуникативной функции в организации; установление структурных элементов и ключевых этапов коммуникативного процесса; выявление и разрешение типичных проблем и ошибок (так называемых «коммуникационных барьеров»), которые могут быть характерны для той или иной коммуникативной функции; формулирование принципов оптимальной коммуникации и отображение общих требований, направленных на совершенствование коммуникативной функции^[19].

Специфическую и значимую роль коммуникации выполняют в работе руководителей, так как, являясь существенной, входит в состав других управленческих функций и одновременно выступает средством реализации целей организации и их координации^[20].

1.2 Виды и средства коммуникаций в менеджменте

Выделяют следующие виды коммуникаций^[21]:

организационные (это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения о самой организации, ее целях и задачах);
внешние - это коммуникации между организацией и средой;
внутренние - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями;
формальные (коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия);
вертикальные (информация перемещается внутри организации вертикально с уровня на уровень);
по восходящей (информация передаётся с низших уровней на высшие);
по нисходящей (информация передаётся с высших уровней на низшие);
горизонтальные коммуникации (коммуникации между различными отделами организации);
неформальные (передаваемые слухи);
межличностные (устное общение людей)^[22].

Межуровневые коммуникации используются для доведения до исполнителей плановых заданий, решений о реорганизации. При этом определяется форма предоставляемой информации, осуществляется выбор средств.^[23]

В процессе коммуникаций руководитель - подчиненный решаются следующие задачи: разъяснение заданий, приоритетов деятельности, значимости результатов; сбор информации о проблеме; сбор предложений исполнителей^[24].

Выделяют следующие современные средства коммуникации, которые могут использовать организации:

электронная почта;
факс;
видеоконференция,
электронный обмен данными^[25].

При обмене информацией могут возникать такие коммуникационные барьеры^[26]:

1. Межличностные:

барьеры восприятия (процесс получения и обработки информации);
семантические барьеры (способ использования слов);
невербальные преграды (жесты, улыбки, выражение глаз);
барьеры плохой обратной связи;
неумение слушать.

2. Организационные:

искажение сообщений (при движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться);
информационные перегрузки (руководитель не может реагировать на всю информацию, поэтому он отсеивает менее важную);
неудовлетворительная структура организации (чем больше в организации уровней управления, тем более вероятны информационные искажения)^[27].

Таким образом, бурное развитие технологий, а точнее сказать – информационных технологий, способствовало радикальному изменению способа коммуникации и обмена информации между членами организации. Так, например, это позволило в значительной мере расширить возможности менеджера следить за производительностью групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями оказали два крупнейших изобретения в информационных технологиях – создание компьютерных сетей и средств беспроволочной (беспроводной) связи^[28].

Таким образом, на основе вышеприведенного можно прийти к выводу, что в условиях современного мира гибкость и способность компании к быстрым переменам являются одним из ключевых конкурентных преимуществ для любой организации. Так же как изменения неизбежны для любой организации, так и сопротивления неизбежны для любых изменений. Поэтому сотрудничество между менеджментом и сотрудниками можно достичь только через коммуникацию. Соответственно, коммуникация — это эффективный инструмент для повышения заинтересованности персонала в работе и конечных результатах изменений, а также формирования у них ощущения сопричастности к деятельности компании.

2. Оценка коммуникаций на примере ЗАО «БеСТ» и выявление имеющихся проблем с ними

2.1 Краткая характеристика ЗАО «БеСТ»

Закрытое акционерное общество «Белорусская сеть телекоммуникаций» (ЗАО «БеСТ») является белорусским оператором сотовой связи, который предоставляет услуги связи стандарта GSM под брендом life:) и в стандарте UMTS под брендом 3G life:).

Компания была зарегистрирована 5 ноября 2004 года, а 24 марта 2005 получила лицензию на предоставление услуг связи стандарта GSM, подключение абонентов началось в декабре 2005. Учредителями ЗАО являлись научно-исследовательское республиканское унитарное предприятие «НИИ средств автоматизации» и республиканское унитарное предприятие «Белтелеком» с долями в уставном фонде 75 % и 25 % соответственно. Оба учредителя - государственной формы собственности. В ноябре 2007 компания провела ребрендинг, изменив логотип и установив девиз «Свой среди своих». 29 июля 2008 г. был подписан договор купли продажи, по которому 20% акций ЗАО «БеСТ» перешло Государственному комитету по имуществу Республики Беларусь и 80% акций турецкой компании «Turkcell». Доля акций компании «Белорусская сеть телекоммуникаций» приобретена у Госкомимущества Беларуси (учредители компании безвозмездно передали ему право управления акциями) за 500 млн. долл. США. В ноябре 2009 г. life:) (Беларусь) первым в стране приступил к оказанию услуг связи стандарта 3G, а с марта 2010 года — начал использовать сеть 3.75G (HSPA+). В марте 2011 г. life:) первым в Беларуси начал тестирование технологии LTE (4G)^[29]. На сегодняшний день компания продолжает работать в направлении повышения скорости и эффективности передачи данных.

Клиенты компании могут пользоваться услугой международного роуминга в 105 странах мира. life:) (Беларусь) имеет 15 собственных центров обслуживания по всей Беларуси. Дилерская сеть на территории Республики Беларусь насчитывает 132 эксклюзивных пунктов продаж, около 277 официальных представителей компании (дилеров), 170 магазинов партнеров «БеСТ» и «Связной», предлагающих услуги life:) (Беларусь)^[30].

Салоны life:) присутствуют в 120 городах страны.

Также по всей Беларуси работает до 100 активных продавцов (промоутеров) компании на 50 местах.

В настоящее время ЗАО «БеСТ» является коммерческой организацией с иностранными инвестициями (коммерческой совместной организацией) в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Миссия организации – «Приносить людям улыбки и радость, предоставляя инновационный выбор, дающий больше независимости».

Управление Обществом осуществляется на базе организационной структуры. Организационная структура ЗАО «БеСТ» представлена в приложении А.

Структура Общества и его подразделений определяется Обществом самостоятельно. При разработке организационной структуры управления обеспечено эффективное распределение функций управления по подразделениям. В основу структуры управления положен линейно-функциональный принцип построения. Данный принцип представляет собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т.п. ЗАО «БеСТ» руководит генеральный директор, который принимает решения по важнейшим вопросам деятельности предприятия, направляет и координирует работу низших звеньев. У него в подчинении находятся специалисты, которые выполняют функции по подготовке и реализации управленческих решений. В их деятельности сочетаются функции управления и исполнения.

Организационная структура управления ЗАО «БеСТ», построенная по линейно-функциональному принципу, позволяет:

1. обеспечивать высокую степень профессиональной специализации сотрудников;

2. обеспечивать стандартизацию, формализацию и программирование процесса управления^[31].

2.2 Оценка использования коммуникаций и проблем, связанных с ними

В ЗАО «БеСТ», независимо от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а также неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов.

Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, нередко на предприятии «БеСТ» пользуются двумя - тремя каналами передачи. Так, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным приказом. Эффективность двух, трехканальной связи подтверждается наблюдениями в ходе проведения анкетирования. Но все - же без крайней необходимости многоканальные связи не употребляются, чтобы не увеличивать потоки бумаг.

Они предназначены, прежде всего, для усиления контроля над выполнением работы, акцентированием важности предлагаемого задания, правильной интерпретации сообщения получателем. Нередко канал передачи сообщения зависит от самой информации, содержащейся в нем^[32].

В конце каждого месяца начальники отделов в письменном виде докладывают о проделанной работе директору. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих докладчиков, так и рядовых работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно их просьбы и пожелания обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации. Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива ЗАО «БеСТ», где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как организации, так и сотрудников.

Горизонтальные коммуникации в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация чаще всего поступает напрямую, минуя директора образуя следующую схему, приведенную на рис. 1.

Таким образом, основными видами коммуникаций в компании «БеСТ» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности. Поток информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования.

Рисунок 1 - Горизонтальные коммуникации, присутствующие при управлении на ЗАО «БеСТ»

На данный момент у ЗАО «БеСТ» есть свой веб-сайт^[33], своя локальная сеть, своя корпоративная почта для взаимодействия как внутри компании, так и за ее пределами.

Роль внутреннего портала у предприятия заключается в том, что сотрудники оперативно получают информацию. Появляется возможность своевременно реагировать на изменения, которые происходят на рынке, отслеживать его тенденции, контролировать качество получаемой информации. За счет этого компания может предотвращать опасные для бизнеса и репутации действия. Также за счет корпоративного сайта значительно упрощается взаимодействие на рассматриваемом предприятии, когда есть отдельные подразделения и торговые объекты.

Корпоративная почта является одним из самых распространенных инструментов на ЗАО «БеСТ» для информирования сотрудников обо всех событиях и новостях в организации.

Не смотря на множество очевидных достоинств такой применяемой системы коммуникаций, в ней есть и определенные недостатки.

Например, если сотрудник будет получать больное количество писем полностью или частично одинакового содержания, то он может начать игнорировать их, либо система автоматически направит такие письма в раздел спам. Плюс ко всему, может возникнуть излишняя увлеченность работников перепиской.

Еще одним недостатком внедрения таких систем является обязательное наличие соответствующего специалиста в IT-департаменте, способного устранить возникшую неполадку. В противном случае технический сбой или ошибка программы могут привести к блокировке работы как отельного сотрудника, так и всей компании^[34].

Преимуществом использования электронных коммуникаций является возможность урегулирования внутренних конфликтов, а также выявления предпочтений сотрудников.

В частности, руководство может периодически проводить опросы (например, опрос с выбором места для проведения корпоративного мероприятия) сотрудников и по результатам принять соответствующее решения. Также решение может быть размещено либо на внутреннем сайте, либо распространено по корпоративной почте. Целью является показать сотрудникам, что их мнение в компании имеет значение, и они были услышаны руководством. Вместе с тем такое широкое распространение электронных средств коммуникации открывает возможности для менее общительных людей. Такие средства предоставляют им шанс высказать свое мнение по таким вопросам, по которым при живом общении они бы не рискнули сказать. Однако необходимо понимать, что электронная переписка не всегда гарантирует конфиденциальность. Однако в ЗАО «БеСТ» электронные средства коммуникации не выступают единственным способом обмена информацией. Причиной этому является то, о чёем уже упоминалось ранее: за большим потоком сообщений может потеряться что-то более важное. Примерно в 20 % случаев электронные сообщения дублируются на совещаниях или по телефону^[35]. Например, рассматривая систему коммуникаций в ЗАО «БеСТ», можно заметить, что в большинстве случаев, руководство и сотрудники не могут полностью довериться электронному сообщению, а предпочитают уточнить его лично. Электронная связь выигрывает у традиционных коммуникаций за счет сокращения времени и преодоления расстояния как барьера для осуществления корпоративной коммуникации.

Возвращаясь к вопросу важности качества передаваемой информации, стоит сказать об эффективности коммуникаций. Эффективными коммуникации являются в том случае, если сообщение, которое отправитель передаёт другому человеку, интерпретируется так, как отправитель бы этого хотели. Факторы, способствующие эффективности коммуникации включают в себя поток и канал. Поток относится к направлению отправителем сообщения. Некоторые источники отмечают важность обратной связи в процессе коммуникации. Отзывы могут помочь не стать жертвой недопонимания, то есть по любому вопросу важно убедиться, что информация получена и понята, поэтому необходимо всегда убеждаться в том, как сотрудник и клиент понял полученную информацию. Здесь также возникает вопрос культуры коммуникации, который заключается в том, что значимые вопросы всегда надо уточнять, а также необходимо отвечать на полученный запрос. Например, в случае, если клиенту была отправлена информация по электронной почте, а он на нее никак не ответил, то может возникнуть предположение, что-либо сообщение не дошло, либо клиент не заметил его среди прочих писем, либо он забыл на него ответить. Но на самом деле, он мог не счесть необходимом на него отвечать. Подобная ситуация недопустима. Одним из важнейших элементов коммуникации является тот факт, что получатель должен дать ответ на входящее письмо (даже в краткой форме)^[36].

Но не так хорошо дела обстоят с внутренними коммуникациями. Так, особенное внимание стоит уделить обмену информацией типа «руководитель-подчиненный» (руководитель в данном случае - директор компании, ему подчиняются все отделы, их сотрудники и начальники). Так, например, информация может доходить до руководства в наиболее положительном свете, а, значит, на одном из важнейших этапов прохождения информации имеется искажение и фильтрация, которые могут привести к неутешительным последствиям. В обмене информацией по нисходящей также возникают проблемы в связи с вышеуказанными стереотипами руководителя, так как начальники отделов, получив информацию непосредственно от директора компании в слишком негативной форме, отфильтровывают и доносят до подчиненных в смягченной форме. Если смягчения не происходит, обстановка в организации становится натянутой, возникают конфликты и недовольство.

Коммуникации между подразделениями имеют положительную оценку на рассматриваемом предприятии. Периодически начальники отделов встречаются для обсуждения и предотвращения возможных проблем, обмениваются информацией по течению выполняемых проектов, делятся новостями в сфере технологий, обсуждают возможности конкурентов. Дополнительное сплочение происходит на выставках, куда направляются руководители отделов и на корпоративных вечерах. Кроме так называемых пятиминуток между отделами, каждые две недели (если происходят непредвиденные события, то каждую неделю) проходят совещания руководителей отделов с участием директора компании. Здесь каждый присутствующий имеет возможность не только доложить о выполненных задачах, решенных проблемах, но и поделиться новыми идеями, рационализаторскими предложениями. Здесь также появляется возможность поделиться опытом и всем вместе решить, как лучше преодолеть выросшее препятствие. Это также дает свои положительные результаты в улучшении обмена информацией между разделенными расстоянием частями компании.

Таким образом, если проанализировать систему коммуникаций в менеджменте ЗАО «БеСТ», можно в целом дать положительную оценку коммуникаций. Конечно, существуют преграды и нерешенные проблемы, но это можно компенсировать возможностью обсудить все вопросы на совещаниях, собраниях, худсоветах. Конечно, по сравнению с зарубежными компаниями эта оценка неадекватна, но главное - это то, что в организации уделяется внимание данному вопросу и за счет применения современных мер по налаживанию коммуникаций эффективность коммуникаций в ЗАО «БеСТ» возрастет.

3. Мероприятия по повышению эффективности коммуникаций в ЗАО «БеСТ»

В общем виде рекомендуемые приемы организации, управления и координации коммуникационными потоками для формирования, изменения и поддержания основных ценностей корпоративной культуры ЗАО «БеСт» можно сформулировать следующим образом ^[37]:

организовывать и координировать формальные потоки сообщений в строгом соответствии с миссией, целью, функциями и структурой организации;
для предотвращения информационных перегрузок персонала следует частично ограничивать потоки коммуникаций, предназначая их только тем сотрудникам, которым та или иная информация требуется для осуществления деятельности в соответствии с целями, функциями подразделения и должностными инструкциям; кроме того, необходимо отсекать информацию, бесполезную для деятельности того или иного сотрудника, подразделения и компании в целом;
для снижения потерь вследствие искажения информации следует добиваться уменьшения уровней управления, что позволит сократить количество звеньев как восходящих, так и нисходящих коммуникаций; шире использовать диагональные коммуникации;
постоянно обновлять качественный уровень технических средств коммуникации;
применять более современные коммуникационные технологии;
выявлять и минимизировать коммуникационные барьеры коммуникаций;
для оценки эффективности обратной связи следует выявлять полноту информированности сотрудников о различных аспектах деятельности компании (для этих целей можно использовать интервью при увольнении, а также ящики предложений), периодически сопоставляя выявленное мнение персонала с мнением руководства об оценке персоналом управленческих действий и решений;
в случае позитивного влияния сложившейся структуры неформальных коммуникаций на производственный процесс, осуществлять подбор и расстановку кадров в компании в соответствии со структурой неформальных коммуникаций; имеющиеся в организации продуктивные неформальные коммуникации следует использовать для формирования временных и постоянных формальных групп;
следует изменять или разрывать связи, препятствующие эффективной деятельности организации, менять состав работников отделов и подразделений компании, возможен перевод неформального лидера или сотрудника, распространяющего сплетни, в другое подразделение или его увольнение;
организовывать различного рода тренинги, семинары, курсы повышения квалификации, в которых одновременно принимали бы участие сотрудники различных уровней управления из разных подразделений компании, что позволит укрепить формальные и неформальные коммуникации, повысить степень вовлеченности сотрудников в деятельность компании, развить человеческий потенциал персонала, внедрить основополагающие ценности корпоративной культуры;
важно создание социальных условий для персонала за пределами организации, в частности, обеспечение сотрудников и членов их семей медицинским обслуживанием достойного уровня, возможностями для отдыха, оздоровления и занятий спортом;
для формирования, развития и поддержания корпоративной культуры и имиджа организации следует более широко использовать технологии системы интегрированных коммуникаций, применяя возможности сети Интернет, различных социальных сетей, корпоративных СМИ, локальной сети организации. Необходима разработка и поддержание концепции корпоративной социальной ответственности, которая позволит транслировать принципы социальной ответственности компании для персонала, клиентов, партнеров, государственных и ведомственных организаций.

Оптимизация управления системой организационных коммуникаций позволит более конструктивным образом организовать процесс коммуникаций, повысить действенность обратной связи, минимизировать действие барьеров коммуникации, укрепить организационные ценности, сформировать, поддержать и развить корпоративную культуру, что положительным образом повлияет на результативность управления компанией, позволит сформировать более позитивный имидж организации для различных категорий потребителей информации^[38].

Одним из средств предотвращения проблем в коммуникациях для современных организаций в том числе и для ЗАО «БеСТ» является внедрение системы внутренних коммуникаций (СВК).

Первый этап этап – создание единого информационного пространства, разработка стандартов СВК, далее – внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем – мониторинг работоспособности системы, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению.

Инструменты повышения эффективности системы внутренних коммуникаций делятся на 4 основных вида: информационные (корпоративный сайт, информационная рассылка), аналитические (анкетирование), коммуникативные (тренинги, мероприятия) и организационные (совещания, выступления руководства). Большинство компаний используют не больше двух групп инструментов одновременно, в то время как для построения эффективной системы рекомендуется использование инструментов каждой группы.

Созданию единого информационного пространства в компании и ускорению процесса адаптации новых сотрудников способствует внедрение «Корпоративных правил». В них должна быть отражена вся информация, необходимая сотрудникам: стандарты переписки, переговоров, требования к внешнему виду, структура компании, правила пользования документами, порядок выплаты зарплаты. Одновременно необходимо использование внутреннего сайта, где может быть размещена вся важная информация об организации, новых сотрудниках и пр.^[39]

Таким образом, можно сделать вывод о том, что для усовершенствования коммуникаций для управления в ЗАО «БеСТ» необходимо:

-регулировать информационные потоки на основе точной оценки информационных потребностей (своих и подчиненных);
совершенствовать систему обратной связи - в частности для сбора, учета и использования предложений персонала;
использовать управленческую деятельность для более эффективного обмена информацией;
использовать дополнительные источники информации (выпуск бюллетеней) с разъяснениями деятельности организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании проведенного исследования были сделаны следующие выводы:

1. Как было выявлено, одним из условий существования организации является наличие связей между сотрудниками. Ядром таких отношений является процесс общения. Поэтому эффективное общение является необходимым условием успешного функционирования организации.

2. В результате коммуникационных исследований, проведенных в ЗАО «БеСТ», было установлено, что:

1. В субъектах и средствах коммуникации на предприятии доминирует межличностное общение, которое проявляется без помощи технических средств и информационных технологий. В то же время возможность обратной связи не ограничена. Личное общение заметно как свободный обмен информацией между людьми на встрече, потому что люди ощущают постоянную потребность в коммуникациях. В соответствии с формой общения, общение в организации происходит посредством устной речи, то есть вербальной. Через каналы связи, наряду с формальными коммуникациями, существуют также неформальные каналы, которые можно определить как «цепочку вероятностей». Этот тип неформальной коммуникации является наиболее распространенным в этом типе организации. В соответствии с пространственным расположением каналов или организационной основой, общение в ЗАО «БеСТ» в основном происходит по горизонтали.

В результате наблюдения за коммуникациями в компании «БеСТ», конкретные виды деятельности, которые могут быть предложены в настоящее время:

1. Организация и координация формальных потоков сообщений в строгом соответствии с миссией, целью, функциями и структурой организации;

2. Вовлечение сотрудников ЗАО «БеСТ» в активное участие в корпоративной системе связи.

Таким образом, цели и задачи, поставленные в работе, были успешно решены: исследован теоретический материал, относящийся к теме курсовой работы, рассмотрены этапы процесса коммуникации и коммуникации в исследуемой организации, выявлены проблемы коммуникации и приняты меры по их улучшению в ЗАО «БеСТ».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Акимова А.К. Эффективность линейно-функциональной структуры управления предприятием как важной составляющей менеджмента / А.К. Акимова // Молодежный научный форум: Общественные и экономические науки: электр. сб. ст. по мат. XVIII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 11(18). URL: https://nauchforum.ru/archive/ MNF_social/11(18).pdf (дата обращения: 12.05.2019)
Верховцева К. А. Роль коммуникаций в управлении изменениями / К.А. Верховцева // Молодой ученый. — 2016. — №3. — С. 489-491.
Веснин В. Р. Основы менеджмента / В. Р. Веснин. — М.: Триада, ЛТД, 2014. — 347 с.
Грачева И. И. Роль и специфика профессиональных коммуникаций в управлении организаций / И.И. Грачева // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2016. – Т. 15. – С. 1811–1815.
Грунистая, О.С. Коммуникации как проблема взаимодействия сотрудников в современной организации / О.С. Грунистая. URL. http://sociosphera.com/publication/conference/2013/168/kommunikacii_kak_problema_vzamodejstviya_sotrudnikov_v_sovremennoj_organizacii/. (Дата обращения: 08.05.2019).
Киселева М. С. Преимущества и недостатки электронных систем коммуникации в организации / М.С. Киселева // Молодой ученый. — 2017. — №50. — С. 155-157.
Козленкова А.Г. Коммуникации в менеджменте / А.Г. Козленкова, Д.Б. Савенкова URL. http://www.rusnauka.com/35_OINBG_2014/Economics/76162.doc.htm. (Дата обращения: 06.05.2019).
Коммуникации URL. http://dolche-vitakrs.ru/index.php/upravlenie-personalom/marketologu/6549-reklamnye-kommunikacii. – Дата обращения: 08.05.2019.
Красковский А.А. Коммуникации в организации. Причины проблем и способы их предупреждения / А.А. Красковский // Студенческий форум: электрон. научн. журн. 2017. № 1(1). URL: https://nauchforum.ru/journal/stud/1/18406 (дата обращения: 11.05.2019).
Кузнецов Ю.В. Теория организации: Учебник для бакалавров / Ю.В. Кузнецов, Е.В. Мелякова. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – 365 с.
Петрова Е.А. Внутриорганизационные коммуникации / Е.А. Петрова // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 3. Ч. 1. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/03/4181 (дата обращения: 07.05.2019).
Пешкова О. А. Приемы управления формальными и неформальными коммуникациями в организациях / О. А. Пешкова // Молодой ученый. — 2014. — № 7. — С.116–118.
Пешкова О. А. Система коммуникаций организации // Молодой ученый. — 2013. — № 11. — С. 432-434. — URL https://moluch.ru/archive/58/8246/ (дата обращения: 11.05.2019).
Плотников М.В. Эффективные коммуникации в организации / М.В. Плотников. URL: http://www.elitarium.ru/2018/11/26/ kommunikacii_ organizacija.html. (Дата обращения: 05.05.19)
Райкова Е.В. Проблемы деловой коммуникации в организации / Е.В. Райкова. URL: http://vestnik.uapa.ru/ru/issue/2018/04/13/. (Дата обращения: 05.05.19)
Сведения о компании. URL: www.life.com.by. (Дата обращения: 05.05.19)
Современные средства коммуникации в менеджменте. URL: http://www.getmanagement.ru/pobs-554-2.html. (Дата обращения: 05.05.19)
Теория коммуникаций. URL: http://www.inventech.ru/lib/reklama/reklama-0001/. (Дата обращения: 05.05.19)
Цыренова А.А. Коммуникация в менеджменте / А.А. Цыренова. URL: https://laservirta.ru. (Дата обращения: 05.05.19)

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А

Организационная структура ЗАО «БеСТ»

Веснин В. Р. Основы менеджмента / В.Р. Веснин. — М.: Триада, ЛТД, 2014. — С. 44. ↑
Теория коммуникаций. URL: http://www.inventech.ru/lib/reklama/reklama-0001/. (Дата обращения: 05.05.19) ↑
Грачева И. И. Роль и специфика профессиональных коммуникаций в управлении организаций / И.И. Грачева // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2016. – Т. 15. – С. 1811 ↑
Грунистая, О.С. Коммуникации как проблема взаимодействия сотрудников в современной организации / О.С. Грунистая. URL. http://sociosphera.com/publication/conference/2013/168/ kommunikacii_kak_problema_vzamodejstviya_sotrudnikov_v_sovremennoj_organizacii/. (Дата обращения: 08.05.2019). ↑
Кузнецов Ю.В. Теория организации: Учебник для бакалавров / Ю.В. Кузнецов, Е.В. Мелякова. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – С. 112 ↑
Пешкова О. А. Приемы управления формальными и неформальными коммуникациями в организациях / О. А. Пешкова // Молодой ученый. — 2014. — № 7. — С.116. ↑
Пешкова О. А. Приемы управления формальными и неформальными коммуникациями в организациях / О. А. Пешкова // Молодой ученый. — 2014. — № 7. — С.117. ↑
Верховцева К. А. Роль коммуникаций в управлении изменениями // Молодой ученый. — 2016. — №3. — С. 489. ↑
Теория коммуникаций. URL: http://www.inventech.ru/lib/reklama/reklama-0001/. (Дата обращения: 05.05.19) ↑
Цыренова А.А. Коммуникация в менеджменте / А.А. Цыренова. URL: https://laservirta.ru. (Дата обращения: 05.05.19) ↑
Пешкова О. А. Система коммуникаций организации // Молодой ученый. — 2013. — №11. — С. 432. ↑
Коммуникации URL. http://dolche-vitakrs.ru/index.php/upravlenie-personalom/marketologu/6549-reklamnye-kommunikacii. – Дата обращения: 08.05.2019. ↑
Верховцева К. А. Роль коммуникаций в управлении изменениями // Молодой ученый. — 2016. — №3. — С. 491. ↑
Красковский А.А. Коммуникации в организации. Причины проблем и способы их предупреждения / А.А. Красковский // Студенческий форум: электрон. научн. журн. 2017. № 1(1). URL: https://nauchforum.ru/journal/stud/1/18406 (дата обращения: 11.05.2019). ↑
Грунистая, О.С. Коммуникации как проблема взаимодействия сотрудников в современной организации / О.С. Грунистая. URL. http://sociosphera.com/publication/conference/2013/168/ kommunikacii_kak_problema_vzamodejstviya_sotrudnikov_v_sovremennoj_organizacii/. (Дата обращения: 08.05.2019). ↑
Козленкова А.Г. Коммуникации в менеджменте / А.Г. Козленкова, Д.Б. Савенкова URL. http://www.rusnauka.com/35_OINBG_2014/Economics/76162.doc.htm. (Дата обращения: 06.05.2019). ↑
Верховцева К. А. Роль коммуникаций в управлении изменениями // Молодой ученый. — 2016. — №3. — С. 491. ↑
Грачева И. И. Роль и специфика профессиональных коммуникаций в управлении организаций / И.И. Грачева // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2016. – Т. 15. – С. 1812. ↑
Грачева И. И. Роль и специфика профессиональных коммуникаций в управлении организаций / И.И. Грачева // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2016. – Т. 15. – С. 1813. ↑
Кузнецов Ю.В. Теория организации: Учебник для бакалавров / Ю.В. Кузнецов, Е.В. Мелякова. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – С. 45 ↑
Красковский А.А. Коммуникации в организации. Причины проблем и способы их предупреждения / А.А. Красковский // Студенческий форум: электрон. научн. журн. 2017. № 1(1). URL: https://nauchforum.ru/journal/stud/1/18406 (дата обращения: 11.05.2019). ↑
Красковский А.А. Коммуникации в организации. Причины проблем и способы их предупреждения / А.А. Красковский // Студенческий форум: электрон. научн. журн. 2017. № 1(1). URL: https://nauchforum.ru/journal/stud/1/18406 (дата обращения: 11.05.2019). ↑
Плотников М.В. Эффективные коммуникации в организации / М.В. Плотников. URL: http://www.elitarium.ru/2018/11/26/ kommunikacii_ organizacija.html. (Дата обращения: 05.05.19) ↑
Петрова Е.А. Внутриорганизационные коммуникации / Е.А. Петрова // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 3. Ч. 1. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/03/4181 (дата обращения: 07.05.2019). ↑
Современные средства коммуникации в менеджменте. URL: http://www.getmanagement.ru/pobs-554-2.html. (Дата обращения: 05.05.19). ↑
Пешкова О. А. Приемы управления формальными и неформальными коммуникациями в организациях / О. А. Пешкова // Молодой ученый. — 2014. — № 7. — С.118. ↑
Козленкова А.Г. Коммуникации в менеджменте / А.Г. Козленкова, Д.Б. Савенкова URL. http://www.rusnauka.com/35_OINBG_2014/Economics/76162.doc.htm. (Дата обращения: 06.05.2019). ↑
Грачева И. И. Роль и специфика профессиональных коммуникаций в управлении организаций / И.И. Грачева // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2016. – Т. 15. – С. 1815. ↑
Сведения о компании. URL: www.life.com.by. (Дата обращения: 05.05.19) ↑
Сведения о компании. URL: www.life.com.by. (Дата обращения: 05.05.19) ↑
Акимова А.К. Эффективность линейно-функциональной структуры управления предприятием как важной составляющей менеджмента / А.К. Акимова // Молодежный научный форум: Общественные и экономические науки: электр. сб. ст. по мат. XVIII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 11(18). URL: https://nauchforum.ru/archive/ MNF_social/11(18).pdf (дата обращения: 12.05.2019) ↑
Красковский А.А. Коммуникации в организации. Причины проблем и способы их предупреждения / А.А. Красковский // Студенческий форум: электрон. научн. журн. 2017. № 1(1). URL: https://nauchforum.ru/journal/stud/1/18406 (дата обращения: 11.05.2019). ↑
Сведения о компании. URL: www.life.com.by. (Дата обращения: 05.05.19) ↑
Киселева М. С. Преимущества и недостатки электронных систем коммуникации в организации / М.С. Киселева // Молодой ученый. — 2017. — № 50. — С. 155. ↑
Райкова Е.В. Проблемы деловой коммуникации в организации / Е.В. Райкова. URL: http://vestnik.uapa.ru/ru/issue/2018/04/13/. (Дата обращения: 05.05.19) ↑
Киселева М. С. Преимущества и недостатки электронных систем коммуникации в организации / М.С. Киселева // Молодой ученый. — 2017. — № 50. — С. 156. ↑
Пешкова О. А. Приемы управления формальными и неформальными коммуникациями в организациях / О. А. Пешкова // Молодой ученый. — 2014. — № 7. — С. 118. ↑
Пешкова О. А. Система коммуникаций организации // Молодой ученый. — 2013. — №11. — С. 432-434. ↑
Красковский А.А. Коммуникации в организации. Причины проблем и способы их предупреждения // Студенческий форум: электрон. научн. журн. 2017. № 1(1). URL: https://nauchforum.ru/journal/stud/1/18406 (дата обращения: 11.05.2019). ↑