Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Особенности коммуникаций в организации

Содержание:

Введение

Совместная деятельность людей предполагает контакты между ними, и, конечно, обмен между ними информацией. Только на этой основе люди, объединенные в организацию, могут достичь общих целей организации. Любая организация вне зависимости от ее масштабов непременно обладает соответствующей системой связей, коммуникаций, которая обеспечивает обмен информацией между ее членами и структурными подразделениями. Вот почему коммуникации часто называют нервной системой организации.

Роль и значение коммуникаций в организации сложно переоценить, поскольку уровень их сформированности говорит, о целостности коллектива, его положительного психологического настроя, от которого, в свою очередь зависит будущее предприятия. Поэтому важно учитывать все проблемы, возникающие внутри коллектива.

Важность коммуникаций определяется еще и тем, что общение для любого индивида является главным способом развития, передачи, получения и обработки информации.

Один из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций. Позже Д. Кац и Р. Кан писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации.

Актуальность выбранной темы объясняется неотделимостью функции управления от функции коммуникации в организации, поскольку без обмена информации, без общения между сотрудниками разных уровней не будет и самой организации.

Таким образом, целью данной курсовой работы является описание особенностей коммуникации в организации. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть сущность и содержание коммуникации в организации;
- изучить особенности коммуникативного процесса в организации;
- выявить особенности коммуникации в организации на примере БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж».

Объект исследования – коммуникация, предмет – особенности коммуникации в организации на примере БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж».

Методы исследования: изучение и анализ научной литературы, интернет-источников, обобщение, описание, сравнение.

В ходе написания данной курсовой работы будут использованы в основном учебные пособия для студентов высших учебных заведений. Данные пособия составлены в соответствии с требованиями по подготовке специалистов в области организационной психологии. Нами будут проанализированы пособия А. Н. Занковского, А. Л. Свенцицкого, Д. В. Ньюстрома, которые подробным образом рассматривают вопросы организационного поведения и организационной психологии. Поскольку речь идет о внутриорганизационных коммуникациях, то особую ценность приобретают труды Дж. Мескона и О. С. Виханского, которые рассматривают вопросы коммуникаций в организации с точки зрения и функции менеджмента организации.

Глава 1. Сущность и содержание коммуникации в организации

1.1. Понятие коммуникации в организации

Термин «коммуникации» широко применяется в обыденной жизни и среди специалистов. Так, например, транспортные коммуникации обеспечивают грузовые и пассажирские потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому. Инженерные коммуникации образуют сложную подземную инфраструктуру города и микрорайонов, подводя к домам и предприятиям воду, тепло, электроэнергию, канализацию и др. Информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую связь пользователей. Вместе с тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.

Согласно мнению М. В. Каймаковой, коммуникация (от лат. communicatio – сообщение) - специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания.

Кроме того, автор дает и другое определение: коммуникации - это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи [5; с.6].

А по мнению Дж.В.Ньюсторма и К. Девис, коммуникация - передача информации от одного человека к другому, один из способов доведения индивидом до других людей идей, фактов, мыслей, чувств и ценностей [12; с.52].

В кратком психологическом словаре представлено другое определение коммуникации, точнее общения. Общение (коммуникация) – это сложный, многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятия и понимания другого человека [9; с.213].

Таким образом, многочисленные определения коммуникаций отечественных и зарубежных научных исследователей подчеркивают, в первую очередь, направленный характер передачи сообщения, основанного на определенной системе знаков, а также восприятие данного сообщения как необходимые характеристики акта коммуникации.

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций [10; с.117].

В связи с вышесказанным, для осуществления коммуникации необходимы как минимум два человека: отправитель информации (коммуникатор) и ее получатель (коммуникант, или адресат) [17; с.278].

Непременным условием деятельности любой организации являются постоянные коммуникационные акты, соединяющие ее членов как по вертикали, так и по горизонтали (в соответствии с организационной иерархией). Для осуществления любого коммуникационного акта необходим ряд условий. Во-первых, это наличие контакта, который может быть вербальным и невербальным. Во-вторых, требуется общий язык (код). Иными словами, система знаков, используемая людьми для передачи информации. И, наконец, в-третьих, необходима общность тезаурусов, то есть запасов информации, которыми обладает конкретный индивид. Иногда речь идет и о профессиональном тезаурусе, о запасе профессиональных знаний. Известно, что члены одной профессиональной группы также имеют свой специфический язык, часто применяемый ими в своей деятельности. С одной стороны, это позволяет членам одной группы быстрее и лучше понимать друг друга в процессе профессиональной деятельности. Но, с другой стороны, использование своего профессионального сленга в общении с представителями других областей деятельности затрудняет взаимопонимание сотрудников организации. В таких случаях требуется пояснение терминов или применение общепринятой лексики [2; с.379].

1.2. Виды коммуникаций в организации

Для составления более полной картины о сущности коммуникаций важен вопрос рассмотрения классификации коммуникаций.

Если говорить о коммуникации, исходя из направления потока информации в организации, выделяют следующие виды коммуникаций [19; с.58]:

Нисходящие, направленные «сверху вниз» от руководителя к подчиненным.
Восходящие, направленные «снизу вверх» от подчиненных к руководителю.
Горизонтальные, осуществляемые между членами организации в пределах одного должностного уровня.

Другим критерием выделения видов коммуникаций являются средства (формы) передачи информации в процессе общения. В данном случае выделяется два вида коммуникаций [5; с.6]:

Вербальная, подразумевающая передачу информации непосредственно голосом и речью.
Невербальная, при использовании которой основным средством передачи информации являются мимика, жесты, позы собеседников.

По каналам общения выделяются формальные и неформальные коммуникации. Формальные предполагают общение строго в соответствии с установленной иерархией внутриорганизационных связей. Неформальные коммуникации - социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении. Чаще всего они дополняют формальное общение и распространяются посредством слухов и сплетен.

По субъекту коммуникации выделяются следующие виды [8; с.230]:

Коммуникации с помощью технических средств, передаваемые различными посредническими каналами (например, по электронной почте, телефону, селективной или конференц-связи и пр.).
Межличностные коммуникации, передаваемые от человека к человеку.

Самым главным в межличностных коммуникациях является передача информации от одного лица к другому. В процессе межличностной коммуникации важное значение имеет обратная связь, поскольку она превращает коммуникационный процесс в двухсторонний. Исследователи выделяют следующие основные характеристики эффективной обратной связи [5;с.19]:

Намерение. Эффективная обратная связь не должна осуществляться в форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека.
Конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы, и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать.
Описательность. Информация должна носить описательный, а не оценочный характер; содержать объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности в целом.
Полезность. Информация должна быть такой, чтобы работник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить.
Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше, так как работник имеет возможность точнее понять, что от него требуется.
Готовность. Для того чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы у работников была готовность ее поддерживать.
Ясность. Реципиент должен ясно понимать руководителя. При этом и руководитель должен стремиться быть понятым.
Достоверность. Чтобы обратная связь была эффективной, она должна быть надежной и достоверной. Ситуация или проблема только осложняются, если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо.

Таким образом, коммуникации с точки зрения какого-либо признака могут отличаться и могут относиться к разным видам одновременно. Например, общение может быть вербальным, формальным и межличностным в один и тот же момент времени, применительно к одному и тому же коммуникационному акту.

1.3. Функции коммуникаций в организации

В ходе определения содержания коммуникации как процесса важно рассмотреть функции, выполняемые общением. Выделяются следующие функции: информационная, регулятивная, перцептивная, мотивационная, контрольная, экспрессивная [17; с.278].

Информационная функция состоит в передаче работникам различных данных, которые обеспечивают принятие решений, и координации их деятельности, направленной на выпуск какой-либо продукции и оказание услуг потребителям Общение почти всегда имеет двусторонний характер, и у адресанта есть возможность получить информацию о результатах своего общения. Таким образом, источник общения может оценить, обратил ли адресат внимание на его сообщение, понятно ли ему его содержание и принимает ли он его [4; с.441]. Реализация информационной функции коммуникации невозможна без использования каких-либо средств. Существует несколько знаковых систем, которые используются в процессе общения. К ним относится вербальное общение, при котором в качестве знаковой системы используется речь, и невербальная коммуникация, для осуществления которой используются различные формы неречевых знаковых систем (например, жестикуляция, мимика, пантомимика, темп и громкость речи и т.д.).

Регулятивная функция выражается в том, что в процессе общения индивид регулирует (изменяет) как свое собственное поведение, так и поведение партнера по общению. Посредством регулятивной функции общение в организации различными способами контролирует поведение членов организации. Благодаря общению между сотрудниками в организации происходит регуляция действий и поведения собеседника и, одновременно, регуляционное воздействие на самого индивида со стороны коллег, начальства или подчиненных. Таким образом, регулятивная функция раскрывается еще и понятием «взаимодействие», поскольку в процессе общения происходит взаимное воздействие на поведение собеседников. При таком взаимодействии осуществляется не только обмен знаками для изменения поведения партнера, но и процесс организации совместной деятельности. В процессе взаимной регуляции формируются и проявляются феномены, характерные для совместной деятельности: совместимость людей, подражание, внушение, убеждение, формируется дух единой команды, и т. д. Взаимная регуляция поведения людей в группе является существенным фактором превращения ее в совокупного субъекта деятельности [4; с.446].

Перцептивная функция реализуется в том, что общение включает в себя взаимное восприятие партнерами друг друга, которое во многом обеспечивает или затрудняет понимание общающихся. Перцептивная функция – это межличностное восприятие. Необходимо отметить, что восприятие социальных объектов обладает такими многочисленными специфическими чертами, что само употребление слова «восприятие» в традиционном общепсихологическом смысле является не совсем точным. К таким чертам относится восприятие не только внешних характеристик объекта, но и его поведенческих и психологических характеристик: целей, мотивов, мыслей, способностей, эмоций и т. д [1;с.5]. В ходе познания другого человека одновременно осуществляется несколько действий: и эмоциональная оценка этого человека, и попытка понять смысл его поступков, и основанное на этом формирование стратегии изменения его поведения, и, наконец, построение стратегии собственного поведения. Но в процессе коммуникации участвуют как минимум два собеседника, и каждый из них пытается сопоставить свое поведение с поведением другого. И в таком случае при выработке собственной стратегии общения необходимо учитывать не только мотивы и потребности собеседника, но и его восприятие ваших мотивов и потребностей. Таким образом, осознание себя через партнера посредством коммуникации имеет два аспекта: идентификацию (способ понимания другого человека через осознанное или бессознательное уподобление себя его характеристикам) и рефлексию (это осознание отправителем информации того, как он воспринимается партнером по общению) [4; с.449].

Другая функция, мотивационная, заключается в том, чтобы поддерживать работников в их преданности целям организации и активизировать их трудовые усилия. Мотивационная функция побуждает работников к исполнению и улучшению работы, используя управление поведением, убеждение, внушение, просьбы и т.д. [15]. Механизм мотивации в организации является, по сути, системой социально-экономических отношений, функционирующих в рамках сложившихся формальных и неформальных корпоративных коммуникаций на различных уровнях. С другой стороны, корпоративный механизм мотивации представляет собой систему мотивов (внутренняя составляющая личности) и стимулов (внешнее воздействие), сформированную согласно индивидуальным потребностям сотрудников и реализуемую посредством корпоративных коммуникаций организации согласно поставленных руководством целей и задач [11; с. 117].

Контрольная функция служит целям определения официальных обязанностей сотрудников, их профессиональной ответственности и субординации [4;с.437]. На реализацию такой функции руководством организации направлена система передачи информации о распределении функций между работниками и отслеживании выполнения мим своих должностных инструкций. Контроль со стороны руководства действительно важен, поскольку ничем неподкрепленные распоряжения не способствуют развитию у работников чувства ответственности за выполняемую ими работу. Средствами реализации контрольной функции коммуникаций могут служить различные проверки, инспекции, отчеты, планы работы предприятия и пр.

А экспрессивная функция коммуникации предназначается для выражения чувств, эмоций и удовлетворения социальных потребностей [17; с.278]. Она означает стремление партнеров по коммуникации выразить и понять эмоциональные переживания друг друга. В данном случае все начинается с установления контакта, средствами для которого могут служить, например, рукопожатие, улыбка, стереотипные вербальные высказывания приветствия. В зависимости от того, какой способ передачи чувств и эмоций выбран, экспрессивная функция может значительно усилить или ослабить информационную функцию коммуникации. Особое значение экспрессивная функция имеет для творческих людей, создающих произведения, которые должны быть оценены другими и в которых отражается их собственное образное восприятие мира и эмоциональное отношение к нему. В ходе осуществления этой функции в партнере возбуждаются нужные эмоциональные переживания, которые в свою очередь способны изменить собственное эмоциональное состояние [13;с.96].

Итак, выясняется, что процесс общения в организации многогранен, имеет множество значений для собеседников, а также разнообразие способов передачи информации и возможности ее интерпретации. Наиболее ярко эти функции находят свое отражение в межличностном общении.

Таким образом, можно сделать вывод, что коммуникация в организации – это не просто процесс обмена информации, но это и эмоциональный процесс, затрагивающий чувства всех участников. В результате изучения различного рода источников мы выяснили, что коммуникация – это еще функция организации, направленная на достижение работниками единой цели предприятия. Также мы определили, что коммуникация в зависимости от критериев имеет видовое разнообразие, выполняет множество функций. Кроме этого, можно сказать, что важным аспектом изучения данного вопроса является знание эффективных форм обратной связи в процессе коммуникации.

Подводя итог, мы выявили, что коммуникация в организации – это многогранный процесс, на эффективность которого влияет множество факторов, совокупность участников и передаваемой информации.

Глава 2. Особенности коммуникативного процесса в организации

2.1.Основные элементы коммуникационного процесса

В процессе общения происходит не просто «движение информации» между двумя приемо-передающими устройствами, а возникает отношение двух индивидов, каждый из которых, являясь активным субъектом, ориентируется на партнера, т.е. исходит не только из своих собственных целей, мотивов, установок, но и анализирует мотивы, цели, установки собеседника, ожидая от него определенной реакции. Поэтому в общении важен не просто обмен информацией, а выработка общего смысла, что возможно только в том случае, если информация не просто принята, но и понята, осмыслена. Поэтому в каждом процессе общения в единстве представлены и деятельность, и общение, и познание [4; с.438].

«Для того чтобы общаться, надо иметь то, чем можно общаться, т.е. прежде всего свои собственные переживания, чувства, мысли». По меткому замечанию И. Канта, в общении человек «публично пользуется своим разумом».

Таким образом, особенности человеческой коммуникации не позволяют рассматривать ее только в терминах теории информации, а некоторые понятия, заимствованные из этой теории и употребляемые для описания общения [17; с.277].

Реализация коммуникативной функции общения включает несколько уровней. На первом из них осуществляется выравнивание различий в исходной информированности, имеющейся у индивидов, которые вступают в контакт. Второй связан с передачей и принятием значений. В этом случае общение выступает как информирование, обучение, инструктаж и т. д. Наконец, третий уровень связан со стремлением индивидов понять взгляды и установки друг друга. Общение здесь направлено на получение обратной связи о результатах собственных действий (согласие, несогласие, сопоставление взглядов и т. д.) [19;с.58].

Рассматривая проблему коммуникаций в организации, исходя из теории организации, можно выделить в соответствии с работами классиков этой теории К. Шеннона и У.Уивера три следующих аспекта коммуникации [17;с.280]:

Техническая проблема. Она заключается в том, что сложно достоверно определить, сможет ли собеседник получить информацию в том объеме и смысле, который передавался от отправителя.
Семантическая проблема. Сущность ее в том, что сложно определить насколько точно был понят смысл передаваемых символов от отправителя получателю.
Проблема эффективности. Данная проблема определена трудностью измерения эффекта воздействия на получателя информации, насколько эффективно воспринятый смысл влияет на людей в желаемом направлении.

Все эти проблемы тесно связаны между собой. Так, технические помехи какого-либо передающего устройства или неточность используемых понятий могут уменьшать степень эффективности той или иной коммуникации.

Рассмотрим структуру коммуникативного акта, процесса. В каждом акте общения можно идентифицировать несколько его элементов [4; с.439]:

Адресант или коммуникатор) - лицо, посылающее сообщение (субъект общения).
Адресат (или рецепиент) - лицо, которому направлено сообщение. В организациях источниками и адресатами общения выступают сотрудники организации с их целями, мотивами, знаниями, идеями и т. д.
Сообщение - содержание коммуникативного акта. Сообщения состоят из символов, которые имеют для источника и получателя определенное значение. Сообщения содержат информацию, определяемую как изменение вероятности осуществления некоторой альтернативы в данной ситуации. Таким образом, сообщение информации уменьшает неопределенность знаний относительно некоторого явления у получателя [7].
Код - форма, в которой идеи и цели могут быть выражены как «сообщение». Код может включать вербальные средства (т.е. средства естественного языка), математические символы, диаграммы, жесты и т. д.
Цель - зачем, ради чего послано сообщение.
Канал связи - среда, обеспечивающая связь адресанта с его адресатом. Каналом связи может быть голос, текст, проводная связь, связь через эфир, информационные табло и др.
Результат – то, что достигнуто в итоге общения

Схема коммуникативного процесса представлена в Приложении 1 [4; с.439].

Кроме указанных выше элементов коммуникации существуют также скрытые и явные факторы, влияющие на эффективность коммуникативного процесса. К этим факторам относятся барьеры и помехи. При диалоге людей разной национальности, например, может возникнуть языковой барьер, а при передаче информации по селективной связи – радиопомехи. В коммуникациях между руководителем и подчиненными в качестве помех и барьеров могут служить статусные различия или желание слышать только то, что хочется услышать. В беседе с помехой могут быть и отвлечения, и неправильная интерпретация, и семантические проблемы [5; с.28]. Все барьеры и помехи искажают передаваемый сигнал, поэтому адресанту важно понять, правильно ли понята адресатом информация.

Исходя из указанных элементов, можно сказать, что коммуникативный процесс - процесс взаимодействия между различными субъектами коммуникации, при котором осуществляется обмен информацией. Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии коммуникантов. Процесс обмена информацией начинается с ее формирования. Способ передачи информации определяется целью коммуникации, сформированностью каналов коммуникации, наличием общих сторон коммуникации знаковой системы (языка общения, символьной системы). Язык общения характеризуется жанрами устной и письменной форм речи, которые должны быть сформированы для каждого канала коммуникации [6; с.64].

Таким образом, каждый элемент коммуникации играет свою важную роль при передаче информации. От качества каждого из них зависит эффективность, достижение цели коммуникации.

2.2.Реализация коммуникативного процесса в организации

С точки зрения передачи и восприятия смысла сообщения схема «адресант - сообщение - адресат» асимметрична. Для адресанта смысл информации предшествует процессу кодирования (высказыванию), так как он сначала имеет определенный замысел, а затем воплощает его в систему знаков. Для адресата смысл принимаемого сообщения раскрывается одновременно с декодированием. В этом последнем случае особенно отчетливо проявляется значение ситуации совместной деятельности: ее осознание включено в сам процесс декодирования, раскрытие смысла сообщения немыслимо вне этой ситуации [4; с.440].

Точность понимания адресатом смысла высказывания может стать очевидной для адресанта лишь тогда, когда произойдет смена коммуникативных ролей, т.е. когда адресат превратится в адресанта и своим высказыванием сообщит о том, как он раскрыл смысл принятой информации. Диалог, или диалогическая речь, как специфический вид «разговора» представляет собой последовательную смену коммуникативных ролей, в ходе которой выявляется смысл речевого сообщения и происходит обогащение, развитие информации. Мера известной согласованности действий адресанта и адресата в ситуации попеременного принятия ими этих ролей в большей степени зависит от их включенности в общий организационный контекст.

Таким образом, коммуникативный процесс можно разбить на пять этапов [4;с. 440]:

I этап - начало обмена информацией, когда адресант должен ясно представить, что именно (какую идею и в какой форме), с какой целью он хочет передать и какую ответную реакцию получить.

II этап - кодирование или перевод идей адресанта в систематический набор символов. Кодирование обеспечивает форму, в которой идеи и цели могут быть переданы адресату. Форма сигнала передачи информации в виде набора символов выбирается в зависимости от специфики коммуникативной системы, включающей все отмеченные элементы коммуникации [12; с.55].

III этап - выбор и передача информации через определенный канал связи: голос, жесты, мимика, текст, электронные средства связи: (компьютерные сети, электронная почта) и т. д. Теперь цель адресанта выражена в форме сигнала, которая зависит от используемого канала. Здесь также срабатывает фактор времени, т.е. нужно учитывать в какой момент необходимо сообщить запланированную информацию. Также на данном этапе важно минимизировать влияние различных помех и искажений информации.

IV этап - декодирование-прием. Адресат «переводит» вербальные (словесные) и невербальные сигналы и символы в свои мысли. Он интерпретирует (декодирует) сигнал на основе своего предыдущего опыта. Чем полнее достигнута цель адресанта, тем более эффективно общение [4;с.440]. наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Такая тенденция возникает в том случае, кода работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы, в результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций [5; с.28].

V этап - этап обратной связи или оценки реакции адресата на полученную информацию. На всех этапах процесса общения могут возникать помехи, искажающие смысл передаваемой информации. Контур обратной связи обеспечивает канал для реакции адресата, позволяющий адресанту определить, был ли получен сигнал, как он был понят и достигнута ли цель общения. Межличностные коммуникации, формируемые при наличии обратной связи, предполагают диалог отправителя и получателя. В результате возникает развертывающаяся игровая ситуация, в которой отправитель может корректировать свое следующее послание в соответствии с полученным ответом. Отправитель всегда нуждается в обратной связи и должен прилагать все силы к ее установлению [12;с.57].

Особое внимание следует обратить на цели общения. Каждый акт общения обязательно имеет некоторую цель. Она может состоять в том, чтобы что-то сообщить адресату, воздействовать на его отношение к чему или кому-либо, заручиться его поддержкой или повлиять на его поведение (например, выполнить указание, предоставить нужную информацию). Как правило, реальное сообщение содержит одновременно комбинацию сразу нескольких целей [3; с.459].

Эффективность сообщения, посланного адресантом, может быть оценена по тому, в какой мере были достигнуты цели общения. Первое условие успешного общения - это внимание со стороны адресата. Если сообщение передано, но адресат пропустил его мимо ушей, ценность такого общения невелика. Эффективность общения также зависит от понимания содержания сообщения. Если адресат не понял сообщения, то какой бы ни была цель общения, она вряд ли будет достигнута. И, наконец, еще одно условие состоит в принятии сообщения адресатом. Даже если сообщение привлекло внимание адресата и было им понято, он может не принять его, считая ложным, несправедливым или неинтересным для себя [4; с.441].

Только в том случае, если обеспечено внимание, понимание и принятие сообщения адресатом, вероятность достижения целей общения будет достаточно большой.

Общение почти всегда имеет двусторонний характер, и у адресанта есть возможность получить информацию о результатах своего сообщения. Таким образом, источник общения может оценить, обратил ли адресат внимание на его сообщение, понятно ли ему его содержание и принимает ли он его. Самым сложным для источника общения является определение степени принятия его сообщения: адресат не всегда заинтересован в том, чтобы демонстрировать свое действительное отношение к сообщению.

Передача любой информации возможна лишь посредством знаков, точнее, знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, которые используются в процессе общения. Различают вербальную коммуникацию, при которой в качестве знаковой системы используется речь, и невербальную коммуникацию, для осуществления которой используются различные формы неречевых знаковых систем [4; с.441].

Исключительно важной проблемой, возникающих в процессе организационных коммуникаций, является уровень доверия друг к другу ее участников. Можно сказать, что недостаток доверия является главной проблемой взаимоотношения между работниками, стоящей перед менеджментом в наше время. По результатам ряда исследований выяснилось, что для работника высокий уровень доверия равен восприятию высокой эффективности работы руководителя, и наоборот. Соответственно, высокий уровень доверия работника сопровождал повышение эффективности и результативности выполняемой им работы [12;с.64].

Важную роль в процессе коммуникации играет еще и социальный контекст. Ведь каждый человек воспринимает то или иное сообщение и отвечает на него в рамках определенной организационной среды, которая существенным образом влияет на интерпретацию получаемой информации.

В настоящее время практика организационных коммуникаций обращается к возможностям новых информационных технологий, включая компьютеризированные системы обработки информации, новые формы телекоммуникационных систем, комбинации тех и других. Все более широкое применение находят электронная почта, видеоконференции и другие технологии, коренным образом меняющие характер, структуру и восприятие коммуникации в организации [17; с.283].

Нельзя не отметить тот факт, что специфика общения в организации зависит от того, какие статусы присущи субъектам коммуникации. Как мы выяснили ранее, в организации реализуются нисходящие, восходящие и горизонтальные коммуникации, рассмотрим их чуть подробнее.

Нисходящие коммуникации представляют собой поток информации от руководства к подчиненным. По вертикальным каналам передается информация, необходимая для осуществления тех или иных производственных задач организации, для сообщения работнику о достижениях/неудачах, для обеспечения мотивации деятельности работника [17;284]. Частично неудачи нисходящих коммуникаций возникают в результате неготовности высшего руководства к эффективному общению. Предпосылки же эффективного подхода заключаются в следующем. Во первых, менеджеры должны развивать положительное отношение к коммуникациям, убедить себя, что общение с подчиненными – важнейшая часть их профессиональной деятельности. Во-вторых, необходимо работать над получением информации, которая будет интересна работникам. В-третьих, менеджеры должны планировать коммуникации. И наконец. Они должны завоевать доверие [12; с.65].

Эффективная работа каждой организации предполагает непрерывную передачу информации не только «сверху-вниз», но и «снизу-вверх». Восходящая коммуникация выражается в форме жалоб и предложений, мнений и просьб сотрудников [17;с.287]. Осуществление восходящих коммуникаций в организации сопровождается рядом сложностей. Во-первых, это медленное восхождение информации, поскольку работники не рискуют поднимать проблемы, опасаясь негативной реакции руководства. Во-вторых, присутствует так называемая «фильтрация» информации, т.е. доведение до руководителей только угодных им сведений [12;с.68]. Кроме того, восходящим коммуникациям присуще искажение информации с целью «приукрасить» собственные достижения и заслуги.

Значительная же часть коммуникаций в любой организации принадлежит горизонтальным коммуникациям. Эти коммуникации служат целям координации действий сотрудников в пределах одной и той ж рабочей группы. Они вступают в контакты, чтобы, объединив общие усилия, достичь общей цели. Сложнее такие коммуникации осуществляются в условиях большой организационной структуры предприятия, когда необходимо передавать информацию между подразделениями или службами предприятия [17;с.290]. Основная трудность будет возникать при кодировании и декодировании информации, поскольку каждый отдел имеет свою специфику и направленность деятельности. Важность горизонтальных коммуникаций заключается еще и в том, что посредством их члены организации удовлетворяют свою потребность в общении, и, как следствие, принадлежность к неформальной группе.

Таким образом, мы выяснили, что основными элементами коммуникативного процесса в организации являются адресант, адресат, сообщение, код, цель, канал связи и результат. Каждый из них влияет на эффективность всего процесса и определяет характер взаимоотношений в организации. Кроме того, мы рассмотрели этапы коммуникативного процесса в организации, и очевиден тот факт, что он одновременно сложен и прост, порой некоторые этапы происходят одновременно. А самое главное, чтобы каждый из них был подчинен общей цели.

Глава 3. Особенности коммуникаций в организации на примере БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж»

3.1. Характеристика деятельности БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж»

Для того чтобы более предметно рассматривать коммуникации в организации, необходимо это сделать на примере конкретного предприятия. Мы в качестве такого примера возьмем образовательную организацию, а именно «Вологодский педагогический колледж». Наш выбор определяется в первую очередь тем, что данная организация достаточно большая, осуществляет различные виды и направления деятельности.

Для начала охарактеризуем саму образовательную организацию. Колледж располагается в центре города Вологды, на улице Батюшкова, имеет хорошую транспортную доступность и выгодную инфраструктуру. Вологодский педагогический колледж начинает историю образования с 20 июля 1872 года, когда указом Александра I при существовавшей здесь Мариинской женской гимназии был открыт дополнительный класс по получению звания домашней наставницы и учительницы. Иными словами был открыт первый педагогический класс. Здесь велось преподавание по семи основным предметам: закон Божий, русский язык, педагогика и дидактика, математика, история всеобщая и русская, география всеобщая и русская и французский язык. Кроме того, будущие учительницы работали с ученицами низших классов самой гимназии. Само же здание, где сегодня размещается колледж, принадлежало ранее удельному ведомству, и здесь провел последние годы жизни известный поэт Константин Николаевич Батюшков.

С тех пор прошло много времени, но неизменной осталась традиция обучения будущих педагогов. Колледж претерпел много преобразований: до сегодняшнего дня он был и училищем, и высшим педагогическим училищем [14]. За годы своей работы колледж подготовил специалистов различных профилей: учителей русского языка и литературы, учителей английского и немецкого языка, учителей начальных классов в области физической культуры/информатики/психологии, педагогов дополнительного образования в области музыкальной/туристско-краеведческой деятельности, а также социальных работников. Подготовка по этим специальностям осуществлялась в соответствии со стандартами среднего профессионального образования второго поколения.

Современный педагогический колледж представляет собой образовательную организацию, которая ведет подготовку специалистов среднего звена на базе основного и среднего общего образования по следующим квалификациям: учитель начальных классов, воспитатель детей дошкольного возраста (в том числе и по заочной форме обучения), педагог дополнительного образования в области социально-педагогической/ физкультурно-оздоровительной деятельности/хореографии, а также специалист по туризму.

На сегодняшний день контингент студентов дневной и заочной форм обучения составляет более 500 человек. Корме того, вот уже второй год в колледже осуществляется реализация программ профессиональной переподготовки по квалификации воспитатель дошкольной организации. Причем, обучаются по таким программам не только граждане, работающие в детских садах, но и студенты выпускных и предвыпускных групп. В результате, выпускаясь из колледжа, студенты будут иметь две квалификации.

В арсенале колледжа имеется библиомедиацентр, обладающий значительным запасом научной литературы, педагогической периодики, электронных образовательных ресурсов. Образовательный процесс сопровождается организацией профессиональной практики в детских садах школах, турфирмах, организациях дополнительного образования детей.

Сотрудники и студенты колледжа являются активными участниками общественной жизни города, региона и страны. В первую очередь, это научные конференции различного уровня, городские и региональные проекты, конкурсы, фестивали. Многие студенты колледжа являются членами различных общественных объединений города и региона.

В самом колледже также кипит творческая жизнь: регулярно проходят праздничные концерты, стартуют интересные акции, фотоконкурсы, спортивные соревнования, игры КВН, интеллектуальные турниры «Что? Где? Когда?» и «Своя игра» и многое другое.

Далее более детально рассмотрим организационную структуру колледжа (Приложение 2). Всего в колледже более 70 сотрудников, из них административных работников 11 человек, имеются также методисты, педагоги-организаторы, социальный педагог, руководитель практики, воспитатели общежития, учебно-вспомогательный персонал. Преподавательскую деятельность осуществляют более 40 педагогов, часть из которых имеют полноценную нагрузку, часть – работает по совместительству и внутреннему совмещению.

Кроме того, в колледже действуют специализированные объединения, имеющие определенные полномочия по решению ряда вопросов. Во-первых, это Совет колледжа, куда входят представители всех структурных подразделений. На Совете решаются вопросы по оформлению различных документов, например, содержанию коллективного трудового договора. Во-вторых, Научно-методический совет, который возглавляет заместитель директора по научно-методической работе, и входят работники колледжа, имеющие высшую квалификационную категорию или ученую степень. На Научно-методическом совете принимаются к рассмотрению все программы учебных дисциплин и профессиональных модулей, а также различные локальные акты, положения, инструкции.

Также в колледже есть так называемые предметно-цикловые комиссии (ПЦК), в каждой из которых есть председатель и нее входят преподаватели в соответствии с профилем преподаваемого предмета (социально-гуманитарный, филологический, естественно-научный и т.д.). Соответственно, председатели ПЦК организуют разного рода собрания или заседания, на которых рассматриваются календарно-тематические планы, а также изменения в программах подготовки по дисциплинам.

Естественно структура колледжа была бы неполноценной без самих студентов, которые подчиняются Уставу колледжа, правилам внутреннего распорядка. Также для рациональной организации их деятельности кураторство учебных групп осуществляют классные руководители. Помимо этого, для инициативных и творческих студентов в колледже действует Совет САМ, совет студенческого самоуправления. Вступая в его ряды, студенты могут проявить себя в общественной, организаторской, творческой деятельности.

Таким образом, получается, что в колледже действует иерархия подчинения, но при этом большинство вопросов решается на уровне советов, собраний, совещаний представителей трудового коллектива и студентов.

3.2.Особености коммуникаций в БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж»

Далее рассмотрим непосредственно особенности коммуникаций в колледже на основе представленной выше информации о колледже.

Поскольку в колледже существуют уровни управления, структурные подразделения в организационной структуре, а еще и студенты, то и процесс коммуникации будет отличаться для каждого уровня и между ними.

Сначала рассмотрим процесс общения в среде сотрудников колледжа. Поскольку в данной образовательной организации существуют различные структурные подразделения, то речь идет о различных видах коммуникации, возникающих в процессе выполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей.

Например, когда от директора поступает распоряжение заместителю директора по учебной работе по контролю посещаемости студентами учебных занятий, то речь идет о нисходящей, формальной, межличностной коммуникации. После чего заместитель директора передает эту информацию заведующему отделением, который в совокупности с классными руководителями и осуществляют указанный контроль. В данном случае между заместителем и заведующим, заведующим и классными руководителями также осуществляется нисходящая, формальная и межличностная коммуникация. Информация в обоих случаях передается в устной форме. А уже в процессе контроля посещаемости классные руководители ежедневно в письменном виде представляют заведующему отделением сведения о студентах, отсутствовавших на занятиях, с указанием причин пропуска. В такой ситуации происходит восходящая коммуникация имеющая также преимущественно формальный характер. Такая проверка может проводиться, скажем в течение недели. По ее результатам организуется вызов в учебную часть студентов для беседы с ними. В таких ситуациях передача информации со стороны студентов имеет преимущественно неформальный характер, и со стороны заведующего отделением допускается ведение беседы в доверительном, неформальном тоне. Это связано с тем, что важно не запугать и отчитать студента, а попытаться разобраться в сути проблемы, послужившей причиной пропуска занятий без уважительной причины. Затем заведующий отделением отчитывается о проделанной работе заместителю директора по учебной работе. Такие коммуникативные процессы имеют уже восходящий, формальный и межличностный характер.

В колледж также действует система общения посредством компьютерной программы NetSpeakerphone. Данная программа позволяет передавать текстовые сообщения, текстовые и мультимедийные файлы. Такой способ увеличивает скорость передачи информации от сотрудника к сотруднику. Такая связь настроена между всеми компьютерами колледжа, за исключением учебных компьютеров студентов. Кроме того, в колледже есть внутренняя локальная сеть, сервер, где также размещается различного рода информация (формы отчетов, календарно-тематического планирования, электронные образовательные ресурсы и т.д.). Также у колледжа есть свой сайт, где размещается вся нормативная, уставная и текущая новостная информация о деятельности. Таким образом, сотрудники колледжа, студенты, их родители и все желающие могут ознакомиться с этой информацией.

Если говорить о коммуникации, осуществляемой с помощью посреднических каналов, то в колледже существует множество информационных стендов, например, с расписанием занятий и ежедневных изменений к нему, с программой профессиональной практики, с информацией о мероприятиях колледж и пр.

Вся деятельность колледжа осуществляется согласно ежемесячным планам, которые составляются администрацией колледжа. Такой план включает наименование мероприятия, ответственные за него и участники. Он утверждается директором и публикуется на стенде для ознакомления и дальнейшей реализации. Это также можно назвать способом донесения информации, коммуникацией.

С целью разъяснения какой-либо информации, например, по заполнению учебной документации (журналов, зачетных книжек и пр.) организуются информационные собрания, где методисты дают указания по этому вопросу и отвечают на возникающие вопросы. В таких случаях идет речь о горизонтальной межличностной коммуникации в преимущественно формальной форме.

Неформальное общение между сотрудниками колледжа происходит в рамках организуемых корпоративных мероприятий, таких как совместные поездки, празднование различных событий. Такие мероприятия позволяют сотрудникам сплотиться, узнать друг друга поближе, а также раскрыть свои творческие способности.

Если говорить о процессе общения сотрудников колледжа со студентами, то, несомненно, коммуникативный процесс строится на принципах субординации, тактичности и деликатности. В рамках организации учебного процесса коммуникации будут носить именно вертикальный и формальный характер. Но со стороны преподавателей информация должна носить мотивационный и эмоциональный характер, чтобы заинтересовать каждым занятием студентов. Помимо этого, в рамках учебного занятия преподаватель еще и дисциплинирует студентов, контролирует степень их подготовки и работоспособности на занятии. В качестве обратной связи организуется мониторинг удовлетворенности обучающимися учебным процессом

Примером же более неформального общения могут быть классные часы, где студенты общаются свободнее друг с другом и своим классным руководителем. Так создается атмосфера, психологический климат в группе. А для того, чтобы сплотить группы студентов между собой отдел воспитательной работы организует различного рода общеколледжные мероприятия.

Таким образом, мы выяснили, что педагогический колледж – это сложный механизм, где более пятисот обучающихся и около восьмидесяти сотрудников уживаются друг с другом. В колледже учебная, внеучебная, административная работа отлажена благодаря четко организованной структуре подчинения и коммуникации. В основном в процессе общения преобладает формальная форма передачи информации, но при этом она активно сочетается с неформальными проявлениями коммуникативного процесса. Коммуникации в колледже являются также межличностными, посредственными, нисходящими, горизонтальными и восходящими. Иными словами, коммуникации в колледже имеют различный характер в зависимости от участников процесса общения, конкретной ситуации и факторов внутренней и внешней среды.

Исходя из проведенного анализа, в качестве ключевых особенностей общения в организации, на примере педагогического колледжа, можно назвать: формальный характер, иерархичность, необходимость соблюдения субординации, делового этикета, целенаправленность, адресность, а также конкретность, доступность и правомерность.

Заключение

Коммуникации в организации – это сложный многогранный процесс, на который оказывают влияние множество факторов внутренней и внешней среды организации. Эффективность каждого элемента коммуникативного процесса зависит от их целенаправленности и полноценности.

В ходе нашего исследования мы выяснили, что коммуникативный процесс в организации отличается от процесса общения бытового. В первом параграфе мы рассматривали совокупность понятий термина «коммуникация» и «коммуникация в организации». В результате чего выяснилось, что коммуникация в организации представляет собой не только процесс передачи информации от отправителя к получателю, но и что она является функцией управления организацией, позволяющей предприятию реализовывать свою деятельность более эффективно. Также мы охарактеризовали виды коммуникаций в зависимости от различных критериев. Выяснилось, что коммуникации могут быть вербальными и невербальными, формальными и неформальными, нисходящими, горизонтальными и восходящими, межличностными и опосредованными. Соответственно, один и тот же процесс общения по разным критериям может одновременно иметь несколько видовых характеристик. Кроме того, мы рассмотрели характерные черты коммуникации, к числу которых относится конкретность, намерение, полезность, ясность, своевременность, достоверность и пр.

Во втором параграфе работы нами был описан коммуникативный процесс в организации, который помимо наличия адресанта, адресата и самого сообщения должен иметь цель и результат, т.е. некий эффект. Также процессу общения в организации присущи кодирование и декодирование информации, предусматривающие использование профессиональной терминологии в процессе обмена информации, а также ее фильтрации и интерпретации собеседниками.

В третьем параграфе нашей курсовой работы мы описывали коммуникативные процессы в БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж». При этом выяснилось, что в организации представлены все виды коммуникаций, ее элементы, характерные черты. В первую очередь, такое разнообразие определяется масштабом организации и спецификой деятельности. Ведь колледж помимо внутренней работы осуществляет реализацию внешних связей с родителями студентов, школами, детскими садами и турфирмами города и области, а также учреждениями культуры, образования, спорта.

Таким образом, можно сделать вывод, что, несмотря на формальность общения, в организации существует множество способов создать благоприятную атмосферу в коллективе, сделать трудовые условия более комфортными с точки зрения психологического состояния каждого сотрудника.

Список использованных источников:

Бодалев А.А. Восприятие и понимание человека человеком / А. А. Бодалев.- М.: Изд-во Моск. ун-та, 1982. -200 с.
Виханский, О. С. Менеджмент: Учебник для вузов. / О. С. Виханский,
А. И. Наумов. – М.: Экономистъ, 2003. – 528 с.
Гринберг Д. Организационное поведение: от теории к практике / Д. Гринберг, Р. Бэйрон. – М.: Вершина, 2004. – 880 с.
Занковский А. Н. Организационная психология: Учебное пособие для вузов по специальности «Организационная психология». – 2-е изд. – М.: Флинта: МПСИ, 2002. – 648 с.
Каймакова М. В. Коммуникации в организации: текст лекций / М. В. Каймакова. – Ульяновск: УлГТУ, 2008. – 73 с.
Карташова Л.В. Организационное поведение: учеб. / Л.В. Карташова, Т.В. Никонова, Т.О. Соломанидина. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 220 с.
Коммуникационный процесс: его этапы и элементы. Сайт Мир знаний. URL: http://mirznanii.com/info/a169166_kommuikatsiya-kommunikatsionnyy-protsess-ego-etapy-i-elementy (Дата обращения: 23.09.2016).
Конецкая В. П. Социология коммуникации. – М.: Междунар. ун-т бизнеса и управления, 1997. – С. 230.
Краткий психологический словарь / под ред. А. В. Петровского, М. Г. Ярошевского. – М.: Политиздат, 1985. – С.213.
Мескон М.Х. Основы менеджмента: Пер. с англ. / Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. – М.: Вильямс, 2007.- 702 с.
Нашинская Т. Н. Мотивационная функция корпоративных коммуникаций // Научный вестник МГТУ ГА. – 2013. - №5 (191).- С. 115-119.
Ньюстром Д. В. Организационное поведение. Поведение человека на рабочем месте: пер. с англ. / Д. В. Ньюстром, К. Дэвис; ред. Ю. Н. Каптуревский. - Санкт-Петербург: Питер, 2000. - 448 с.
Основы межкультурной коммуникации: Учебник для вузов / Т.Г. Грушевицкая, В.Д. Попков, А.П. Садохин; Под ред. А.П. Садохина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 352с.
Официальный сайт БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж». - URL: http://volkolledzh.ru (Дата обращения: 16.09.2016).
Понятие, виды и модели коммуникаций. Сайт Научно-образовательная литература. – URL: http://libraryno.ru/6-1-1-ponyatie-vidy-i-modeli-kommunikaciy-mened_z_2013/ (Дата обращения: 15.09.2016).
Реньш М. А. Организационная психология: учебное пособие / М. А. Реньш; под ред.М. А. Реньш. – Екатеринбург: Изд-во ГОУ ВПО «Рос.гос.проф.пед.ун-т», 2009. – 255 с.
Свенцицкий А. Л. Организационная психология: учебник для вузов / А. Л. Свенцицкий. – М.: Издательство Юрайт, 2014. – 504 с. – Серия: Бакалавр. Базовый курс.
Свенцицкий, А.Л. Понятие о коммуникации и ее основных характеристиках / А.Л. Свенцицкий // Организационная психология: хрестоматия: [психологический климат и организационная культура. Информационные процессы в организационно-управленческой деятельности. Парадигмы исследования и описания организаций. Организационное поведение, взаимодействие и развитие] / сост. Л.В. Винокуров, Л.В. Скрипюк. – Санкт-Петербург: Питер, 2001. – с. 508.
Яноушек Я. Проблема общения в условиях совместной деятельности // Вопросы психологии, № 6, 1982. – С.57-65.

Приложения

Приложение 1. Схема коммуникативного акта

Приложение 2. Организационная структура БПОУ ВО «Вологодский педагогический колледж»

$D:\Надин!!!))\курсовик 2016\struktura.jpg$