Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Особенности коммуникации в организации

Содержание:

Введение

Коммуникация – это связь двух и более взаимодействующих субъектов друг с другом для обмена необходимой информацией.

Коммуникация выполняет функцию мотивации. Она иллюстрирует то, насколько хорошо работники справляются со своими обязанностями и какие существуют пути повышения производительности труда. Можно повысить мотивацию путем формулирования конкретных целей для работников и обеспечения получения ими обратной связи.

Коммуникации в организации включают в себя взаимодействие между людьми. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Каждая из вышеперечисленных функций играет большую роль, поэтому нельзя выделить из них одну наиболее важную. Почти каждое взаимодействие в группе посредством коммуникации затрагивает одну из приведенных четырех функций.

Уоммуникация это передача информации от одного субъекта к другому, которая позволяет доносить определенные факты, ценности, мысли и чувства до других людей. Целью коммуникации, по их мнению, является четкое понимание отправленного сообщения своим оппонентом. Также грамотно построенные коммуникации создают «мост взаимопонимания», при котором взаимодействующие стороны могут делиться информацией друг с другом.

Объект работы - компания ООО «Гроздь».

Предметом работы является система коммуникаций в компании ООО «Гроздь».

Целью курсовой работы является совершенствование системы коммуникаций.

Для достижения поставленной цели в работе решались следующие задачи:

Рассмотреть характеристику коммуникаций в организации;
Изучить реализацию коммуникационного процесса в организации;
Провести анализ коммуникации в ООО «Гроздь»;
Рассмотреть построение эффективной системы коммуникаций;
Проанализировать мероприятия по совершенствование коммуникации в ООО «Гроздь» и т.д.

При написании данной работы были использованы современные научные и учебные источники.

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций в организации

1.1 Характеристика коммуникаций в организации

Диалог невозможен, если общающиеся говорят на разных языках. Так же нельзя понять суть предмета, если не овладеть специфическими словами, обозначающими его понятия. Другие термины, требующие более подробного разъяснения, будут рассмотрены в отдельных разделах статьи.^[1]

Множество недоразумений и даже человеческих трагедий происходит из-за того, что объект не умеет правильно оформить и передать информацию, или же ее восприятие субъектом неполное или искаженное.

Наиболее высокий уровень коммуникации наблюдается там, где ее объект и субъект:

Умеют легко устанавливать межличностные контакты.

Обладают культурой общения с отдельными людьми, с их группой или большой массой.

Испытывают интерес к теме общения и к его результатам.

Не безразличны друг другу.

Самый высокий уровень коммуникации наблюдается, когда партнеры связаны родственными, дружескими, духовными узами.

Качество общения зависит, конечно, и от того, как говорит или слышит человек, от его эмоционального состояния. Невнятная речь, неграмотная, насыщенная незнакомой лексикой, плохой слух или его отсутствие у слушателя, неумение понимать невербальные сигналы говорящего и неправильное их толкование, предвзятое или враждебное отношение к партнеру — причины искажения информации при ее передаче или восприятии.

Другая причина — отсутствие интереса к предмету обсуждения, когда, например, слушатель засыпает на скучной для него лекции. То есть это признаки низкого уровня коммуникации.

Отправителем информации, как и ее получателем, может быть не одно лицо, а группа лиц, коллектив, организация, общество. Объем коммуникационного процесса бывает небольшим (прохожие поздоровались друг с другом) и масштабным, глобальным, охватывающим много стран (решение территориальных притязаний).

Это определяет следующие уровни социальной коммуникации:

Аутокоммуникационная — общение со своим «Я». Человек наедине с собой познает, оценивает собственные возможности и способности.^[2]

Интерперсональная — межличностное взаимодействие двух или нескольких лиц.^[3]

Групповая коммуникация, отличающаяся количеством участников и содержанием общения (деловое, дружеское и пр.) в различных вариантах: индивида с группой, членов одной группы между собой, членов различных групп.

Личностно-групповая (лектор — аудитория).

Публичная — касается социальных проблем и интересов. Как правило, это общение представителей властных структур с народом, работников сферы торговли, обслуживания, образования, культуры с клиентами.

Межгосударственная — коммуникации между государствами на дипломатическом уровне по вопросам войны и мира, культурного обмена, торговли, науки и пр.

Глобальная охватывает громадные территории Земли, обеспечивает межнациональное общение ее населения.

Массовая коммуникация.

Организационная осуществляется между иерархическими уровнями управленческой пирамиды.

Потребности людей в информации удовлетворяются посредством массовой коммуникации — деятельности, имеющей свои функции, собственную систему знаний, приемы, нормы и правила, средства.

Основными задачами массовой коммуникации являются:

просветительская;
регулирующая — формирование общественного сознания и связей индивида и общества;
контрольная — надзор за различными процессами в социуме, пропаганда желательных норм поведения;
культурфилософская, или культурологическая — ознакомление с традициями, наследием, достижениями в области искусства, развитие интереса к творчеству.

Действуя на всех уровнях коммуникации, массовая коммуникация посредством убеждения, просвещения, внушения через СМИ формирует общественное мнение, организует социальную деятельность как индивидуальную, так и различных групп населения.^[4]

Внешние проявления доброжелательности к собеседнику или к аудитории, открытость, хорошие манеры и речь вызывают ответные чувства симпатии и готовность к общению. Установление деловых отношений требует от их инициатора некоторых специальных знаний и навыков, определенной подготовки. Они касаются и речевого, и неречевого поведения во время общения.

Если субъект хочет добиться собственных целей, то он должен хорошо подготовиться к разговору, предварительно изучив цели и особенности поведения противоположной стороны. Это поможет подобрать аргументы для защиты своих интересов, предусмотреть спорные, конфликтные моменты и компромиссные решения.

Понимание психологического состояния партнера по невербальным сигналам, знание манипулятивных приемов и способов их нейтрализации, умение сдерживать или демонстрировать собственные эмоции — это малая часть навыков, составляющих коммуникативную компетентность.

Война любого масштаба — в большинстве своем есть результат неумения противников цивилизованно решать спорные вопросы. Успешность бытовых, профессиональных — любых! — контактов зависит от того, как человек общается с окружающими, что демонстрирует и что прячет глубоко в себе.^[5] Можно сказать, что наука налаживания коммуникативных связей — это есть наука побеждать. Целенаправленное изучение психологии общения должно стать обязательным, если кто-то хочет научиться успешно отстаивать свои интересы. Она раскроет в каждом человеке психолога-практика, внутренне готового к любым жизненным подаркам и неожиданностям.

1.2 Реализация коммуникационного процесса в организации

На всем пути следования от субъекта к объекту информация может исказиться, исчезнуть, быть неправильно понятой, в результате чего цель общения не достигается. Организатору коммуникативного процесса следует знать, когда, как и почему может произойти такой сбой.

Уровни организации коммуникации соответствуют этапам ее прохождения от объекта к субъекту.

1 этап — подготовка субъектом, то есть инициатором, целей, содержания, формы, средств коммуникации. Он должен серьезно продумать, насколько адекватно способен воспринять его информацию объект. Например, наиболее ярким, эмоциональным, наглядным изложение научных данных будет для учеников школы. И более насыщенным научной терминологией, техническими фактами, схемами и графиками — для студентов вуза.

2 этап — выбор кодировки сообщения: устное, письменное, в виде плана, графика, видео и пр., с учетом численности адресантов (для индивидуального пользователя, для группы или для большой массы населения) и уровня их подготовленности. Существенно будет различаться подготовка, к примеру, сообщения о достижениях медицины для специального журнала и для населения в СМИ.^[6]

3 этап — выбор наиболее эффективных средств коммуникации. Устное или письменное сообщение, распоряжение, приказ с использованием технических средств или через посредников. Директор учреждения издает письменный приказ и на совещании делает устное распоряжение руководителям подразделений довести его до сведения персонала, дать разъяснения в случае возникновения вопросов.

4 этап — декодирование, расшифровка, осмысление полученной информации объектом и принятие решений о каких-то действиях.

5 этап — обратный сигнал от объекта к субъекту о приеме информации и реакции на нее.

Ответные действия объекта меняют местами его с субъектом: первый теперь становится отправителем, источником, а второй приемником информации.

Коммуникация между уровнями управления предприятием, организацией тем эффективнее, чем меньше помех («шумов»), искажающих ее смысл, возникает на пути ее следования от источника к объекту. Это могут быть неисполнительность, самовольные умышленные или неумышленные действия исполнителей, технические сбои и т. д.

В настоящее время важнейшим показателем эффективности деятельности любой организации является её прибыль. Как известно, невозможно демонстрировать высокие финансовые показатели, если компания не будет функционировать как слаженная система. Чтобы этого достичь, необходимо построить в организации эффективную систему коммуникаций.

Коммуникация – это связь двух и более взаимодействующих субъектов друг с другом для обмена необходимой информацией.^[7]

Д.В. Ньюстром и К. Дэвис характеризуют коммуникацию как передачу информации от одного субъекта к другому, которая позволяет доносить определенные факты, ценности, мысли и чувства до других людей. Целью коммуникации, по их мнению, является четкое понимание отправленного сообщения своим оппонентом. Также грамотно построенные коммуникации создают «мост взаимопонимания», при котором взаимодействующие стороны могут делиться информацией друг с другом.

М.А. Василика понимает под коммуникацией «обмен информацией между сложными динамическими системами и их частями», которые способны не только принимать и накапливать информацию, но и преобразовывать ее. Более того М.А. Василика подчеркивает, что при таком обмене информацией происходит передача интеллектуального и эмоционального содержания.

Г.Г. Почепцов описывает коммуникацию как процесс перекодирования вербальной сферы в невербальную и наоборот. Стоит отметить, что для коммуникации в таком понимании характерен переход от говорения одного субъекта к действиям другого. Именно с данной целью происходит передача значений между двумя людьми.

Приведенные выше определения свидетельствуют о многоаспектности такого понятия, как «коммуникация». Но несмотря на этот факт, практически все они основываются на процессе обмена информацией между субъектами взаимодействия.^[8] Коммуникации в любой группе выполняют четыре ключевые функции: информирование, эмоциональное выражение, контроль и мотивацию. Рассмотрим подробнее каждую из этих функций.

Функция информирования заключается в том, что коммуникация облегчает принятие решений. Данный процесс обеспечивает такую информацию, которая необходима конкретным людям или группам для принятия управленческих решений. Это позволяет с одной стороны, выявлять, а с другой стороны, оценивать определенные варианты.

Функция эмоционального выражения позволяет людям удовлетворять свои социальные потребности. Для многих людей группа является ключевым источником социального взаимодействия, поэтому именно благодаря групповой коммуникации члены группы могут показать, довольны ли они происходящими событиями или нет.

Функция контроля проявляется в том случае, когда сотрудники должны соблюдать инструкции и правила компании, действовать в соответствии с утвержденным регламентом.

Коммуникация также выполняет функцию мотивации. Она иллюстрирует то, насколько хорошо работники справляются со своими обязанностями и какие существуют пути повышения производительности труда. Можно повысить мотивацию путем формулирования конкретных целей для работников и обеспечения получения ими обратной связи.

Выполняя определенные функции, коммуникация представляет собой систему. Она подразумевает взаимодействие получателя и отправителя сообщения. В ходе коммуникационного процесса сообщение, во-первых, кодируется, то есть преобразуется в символическую форму, во-вторых, передается получателю информации с помощью какого-либо канала, и в заключение ретранслируется получателем.^[9] При коммуникационном процессе смысловое значение передается от одного субъекта к другому. Модель коммуникационного процесса можно представить в виде следующей схемы.

Рисунок 1. Модель коммуникационного процесса

Рассмотрим проиллюстрированные компоненты коммуникационного процесса. Данный процесс состоит из отправителя, сообщения, кодирования, канала, декодирования, получателя, помехов и обратной связи. Остановимся подробнее на каждом из этих частей. Отправитель инициирует сообщение путем кодирования своей мысли, которую он хотел бы донести для своего оппонента – получателя. Сообщение передается с помощью определенного канала его получателю. Получателем в этой системе выступает адресат сообщения. Стоит отметить, что перед тем, как данное сообщение будет получено, его необходимо декодировать, то есть преобразовать в такой вид, который будет понятен и усвоен получателем информации. Ни одна коммуникационная модель не обходится без помехов – преград для коммуникации. Они могут быть связаны как с перегрузкой информации, семантическими трудностями, так и с различиями в культуре. Завершающим компонентом процесса коммуникации выступает обратная связь, которая необходима для сопоставления оригинала с принятым сообщением и проверки эффективности коммуникации.

Не всегда в компаниях процесс коммуникации развивается поступательно и безошибочно. В организации могут существовать определенные барьеры, замедляющие процесс коммуникации и вносящие в него неточности. Остановимся подробнее на таких препятствиях, как эмоции, перегрузка информацией, гендерные различия и фильтрация.^[10]

Эмоциональное состояние объекта коммуникации играет большую роль в том, каким образом полученное сообщение будет интерпретировано. В случае, если получатель информации испытывает радость и восторг, то он воспримет информацию иначе, чем в состоянии грусти или тревоги. Также крайние проявления чувств и эмоций человека влияют на интерпретацию данных. Например, если объект испытывает эйфорию или горе, то он не способен в такой ситуации рационально и непредвзято мыслить.

Информационная перегрузка также приводит к препятствиям в коммуникациях между людьми. В первую очередь, это связано с тем, что способность человека обрабатывать информацию имеет ограниченный и не всеобъемлющий характер. Когда количество информации, которое получает человек, превышает «обрабатывающую способность», то происходит данная перегрузка. Если человек вынужден обрабатывать большее количество информации, чем он потенциально способен, то такой человек как осознанно, так и неосознанно пытается данное количество сократить. Такое сокращение происходит путем игнорирования, отсеивания или забывания информации, либо путем делегирования ее своим коллегам и подчиненным.

Третьим препятствием в коммуникациях выступают гендерные различия людей. В то время, как женщины применяют устную коммуникацию для установления контакта с собеседником, мужчины используют этот тип связи для подчеркивания своего социального статуса в обществе. С.П. Роббинз отмечает, что женщины слушают и говорят на языке близости и контакта, а мужчины, напротив, на языке независимости и статуса. В результате, когда женщина слышит о какой-либо проблеме, она делится своими переживаниями по этой теме, получая сочувствие и поддержку. Мужчина же, демонстрируя свою потребность в контроле, советует своему оппоненту вероятные пути решения сложившейся ситуации.^[11]

Последней преградой коммуникационного процесса служит фильтрация. Она подразумевает осознанное «манипулирование информацией со стороны ее отправителя». Такое воздействие применяется с целью предоставления информации именно с той стороны, которая наиболее выгодна и приемлема для ее отправителя. Немаловажную роль в появлении фильтрации играют многоуровневость организационной структуры и различия в статусе людей.

Таким образом, коммуникация представляет собой сложный процесс, который зависит от многих факторов, поэтому для того, чтобы менеджеры успешно взаимодействовали со своими подчиненными, а последние между собой, необходимо знать особенности коммуникационного процесса и принимать их во внимание во время выполнения обязанностей на рабочем месте.

Глава 2. Анализ процесса коммуникаций в организации на примере ООО "Гроздь"

2.1 Краткая характеристика ООО «Гроздь»

Общество с ограниченной ответственностью «Гроздь» является компанией оптово-розничной торговли. Форма собственности – индивидуальная, частная. ООО «Гроздь» образовано и стабильно работает на рынке товаров с 2010 года.

Организация имеет право продавать и передавать другим предприятиям, организациям, учреждениям и гражданам, обменивать, сдавать в аренду, предоставлять бесплатно во временное пользование, либо в займы имущество, а также списывать его с баланса с согласия собственника или уполномоченного им органа, если иное не предусмотрено законодательными актами РФ. Таблица 1 дает характеристики изменения финансового положения предприятия, приводятся основные финансово-экономические показатели за 3 года.

Таблица 1

Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности ООО «Гроздь»

Показатели	Ед. изм.	2016 г.	2017 г.	2018 г.
Уставный капитал	тыс. руб.	8	8	20
Выручка от реализации	тыс. руб.	5120	6012	7100
Основные средства	тыс. руб.	36	212	489
Среднесписочная численность	чел.	30	38	33
Себестоимость продукции	тыс. руб.	4423	5307	6025
Прибыль от реализации продукции	тыс. руб.	219	237	241
Чистая прибыль	тыс. руб.	157	164	318
Запасы	тыс. руб.	560	233	419
Кредиторская задолженность	тыс. руб.	583	219	193
Дебиторская задолженность	тыс. руб.	78	150	78

Сумма основных фондов в 2018 г. увеличилась на 227 тыс. руб., вследствие покупки нового торгового оборудования для открывшихся магазинов, что является положительной тенденцией развития финансово-хозяйственной деятельности. Это стало причиной увеличения выручки от реализации в 2018 г. (на 1088 тыс. руб.).

Основной причиной увеличения чистой прибыли предприятия (на 154 тыс. руб.) явилось увеличение выручки в 2018 году и увеличения прибыли от реализации с 237 тыс. руб. до 241 тыс. руб. Чтобы понять, как происходят коммуникации в ООО «Гроздь», рассмотрим структуру управления компанией (рисунок 1). Структура управления имеет два уровня управления.

Рисунок 2 - Структура управления компанией (в скобках указано число сотрудников)

2.2 Анализ коммуникации в ООО «Гроздь»

Чтобы оценить нынешнее состояние коллектива и степень удовлетворенности работников, необходимо провести небольшое внутреннее исследование и установить, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными и эффективными.

Для начала рассмотрим схему информационного взаимодействия подразделений в подразделениях организации.

Рисунок 3 Коммуникационные сети компании

Эта система называется многоканальной или многоканальной. Все блоки соединены между собой по принципу "каждое деление, когда все остальные". Запросы (задачи) могут поступать из любого отдела и направляться непосредственно в отдел, информация о котором необходима для работы.

Преимущество такого общения в сети: высокая надежность обратной связи. Кроме того, анализ полученных данных показал, что у рабочих было много сторон, не свойственных обоснованности работы и трое из пяти экспертов изъявили желание освободить их от ненужной работы, причем почти все работники указали на недостаток информации. Причиной этому может быть отсутствие программного обеспечения для ведения баз данных. С учетом этого необходимо улучшить связь путем совершенствования новых информационных систем.^[12]

Результаты исследования одного из магазинов ООО «Гроздь» показали, что в предмете и средствах коммуникации доминируют навыки взаимодействия, которые проявляются без помощи технических средств и информационных технологий.

Рисунок 4 Виды коммуникаций ООО «Гроздь»

По форме общения, коммуникации в организации происходят при помощи устной речи, то есть вербальные.

Рисунок 5 Виды коммуникаций ООО «Гроздь»

Наряду с формальным общением, неформальным они присутствуют и через каналы коммуникации. Этот тип неформального общения распространен в организации такого типа. Кроме того, неформальное общение распространяется на празднование Дней рождения, встреч, "Нового года", "Восьмого Марта". Ежегодно организация отмечает "День создания компании ООО «Гроздь». Эти меры отвечают интересам всей команды. Также организуются совместные поездки по туристическому направлению и прогулки на природе.

Такая система коммуникаций позволяет менеджеру обезопасить себя от ненужных сплетен и сплетен, организовать эффективную передачу формальной (деловой) информации между подразделениями, сократить, насколько это возможно, утечку информации.^[13] При этом он уделял внимание своим подчиненным и, при условии, что это все возможные средства "обратной связи". Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть своих начальников не только руководителей ордена, но и просто люди. Это было достигнуто коллективным праздником.

Рисунок 6 Виды коммуникаций ООО «Гроздь»

По пространственному расположению каналов или организационному признаку коммуникации в компании ООО «Гроздь» происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные коммуникации.

Рисунок 7 Виды коммуникаций ООО «Гроздь»

В конце каждого месяца начальникам отделов пишется отчет о работе директора. Также в отчете представлены предложения, пожелания и просьбы от самих докладчиков, а работники являются их подчиненными. Предварительно их запросы и пожелания будут обсуждаться с менеджером. Таким образом, в организации организована восходящая вертикальная связь.

Директор, принимая во внимание доклад руководителей, в первый день следующего месяца организует встречу с помощью секретаря, чтобы по каждому пункту доклада дать указания для будущей работы, а также для управления и передачи информации, полученной из внешней среды.^[14]

Также нисходящее и восходящее общение осуществляется на ежегодных собраниях всего трудового коллектива компании ООО «Гроздь», на которых обсуждаются успехи, достижения, неудачи и будущие перспективы как организации, так и сотрудников.

Следует отметить, что ООО «Гроздь» создала социальную сеть для сотрудников компании - ООО «Гроздь», что является огромным плюсом для деятельности компании и совершенствованию внутренних коммуникаций. Теперь он может регистрировать сотрудников в Москве и Московской области, а в течение месяца он доступен своим коллегам в других регионах. Это первый в России проект по созданию такой крупной бизнес-социальной сети. Сейчас в ООО «Гроздь» работает около 29 000 человек.

Пользователи могут использовать сеть заданий, например домашние компьютеры. Сегодня корпоративная социальная сеть закрыта и доступна исключительно сотрудникам компании. В дальнейшем возможно открыть доступ к ООО «Гроздь» всем тем, кто не является сотрудниками ООО «Гроздь».

Социальная сеть ООО «Гроздь» включает в себя часть блогов и позволяет создавать сообщества по интересам. Участники сети могут добавлять записи в общую новостную ленту, делиться информацией о своих любимых местах бесплатно, пометив их на карте и многое другое. ^[15]

Поэтому можно сделать вывод, что компания ООО «Гроздь» довольно успешно занимается коммуникацией, единственное, что можно дополнить-это использование современных технических средств и информационных технологий.

Коммуникация – это важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо от того, малая это фирма или крупная компания.^[16] Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать.

3. Рекомендации по совершенствованию коммуникаций в ООО «Гроздь»

3.1 Построение эффективной системы коммуникаций

Для снижения негативного влияния выявленных в процессе исследования в ООО «Гроздь» проблем необходимо:

1. Обеспечить каждую торговую точку персональным компьютером с подключением к сети Интернет и закрепить именные электронные почтовые ящики. Это сократит время доставки необходимой информации, не отрывая при этом от работы торговый персонал, что увеличит культуру обслуживания, и, следовательно, привлечёт дополнительных клиентов.

2. Использовать короткие текстовые сообщения (SMS), отсылаемые на мобильные телефоны. Способ послания сообщения можно выбирать либо через телефон, либо с использованием сайта телекоммуникационной компании.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях.^[17]

3. Пройти курсы повышения квалификации, семинары или тренинги руководящему составу и специалистам по вопросам коммуникаций для эффективного информационного обеспечения организации.

4. Нанять бизнес-консультанта по вопросам организации эффективного коммуникационного процесса и дальнейшего обучения работников основным принципам работы с информацией.

Эффективность совместного обучения во многом зависит от оптимальной реализации личностных и групповых возможностей. Благоприятная атмосфера в группе не только продуктивно влияет на результаты, но и перестраивает человека, формирует его новые возможности и проявляет потенциальные.^[18]

5. Возместить работникам часть расходов по их обучению. Это позволит усилить приверженность сотрудников к данной организации.

6. Организовать еженедельные собрания офисных работников (например, по понедельникам). Это позволит и руководителям, и специалистам качественно готовится к предстоящим совместным обсуждениям деятельности и направлений компании.

7. Определить время для общения торгового персонала с менеджерами, для чего нужно установить систему видеоконференций в магазинах и офисе.

8. Организовать еженедельные отчеты и ящик предложений, который может быть размещен на сайте компании, для регулирования эффективной обратной связи.

9. Укрепить связи «офис-магазины» посредством совместных корпоративных мероприятий (спортклуб, театр, походы и т.п.).

Это мероприятия, рассчитанные на относительно узкую целевую аудиторию руководство фабрики, непосредственных руководителей, ключевых специалистов - всего около 100 человек.

Видеоновости - еще один инновационный PR-инструмент, который решили использовать в компании. Для этого в столовой и комнате отдыха на производстве были оборудованы две плазменные панели. Основное время здесь транслируется Philip Morris TV.

Помимо традиционных «ящиков для вопросов и предложений» и опросов мнения сотрудников в компании был введен так называемый информационный комитет. Задача комитета - рассматривать вопросы, адресованные непосредственно его членам или направленные через ящики для вопросов и предложений.^[19]

Для повышения эффективности коммуникаций предлагаются следующие принципы:

Правило 1. Обеспечьте поддержку официальной информации. Важно, чтобы люди получали информацию не в кулуарах, а из официальных источников.

Правило 2. Действуйте проактивно. Персонал имеет право узнавать о том, что происходит в компании, если не раньше, то одновременно с рынком, но не из внешних источников.

Правило 3. Используйте авторитет генерального директора. Сотрудников мотивирует общение с генеральным директором, его доступность. Важно, чтобы сотрудники принимали генерального директора, доверяли ему, для этого они должны его узнать.

Правило 4. Определяйте стиль коммуникаций. Разработайте индивидуальные стили общения для ключевых руководителей. Особенно важно это для осуществления письменных коммуникаций.

Правило 5. Умейте сообщать плохие новости. Основная задача коммуникации - убеждать. Важно, чтобы на той стороне информация была понята и принята. Сотрудники - это не масса и не толпа, которую нужно к чему-то призывать, зомбировать.^[20]

Правило 6. Развивайте каналы коммуникаций. Изменения в компании проходят успешно, когда внутренние коммуникации хорошо отлажены.

Правило 7. Формируйте корпоративную культуру. Идентификация сотрудника с компанией происходит в несколько этапов.

Таким образом, обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты, визитные карточки и т.п., циркулирующие внутри организации и вне ее, необходимы для повышения уровня коммуникаций в организации.

3.2 Мероприятия по совершенствование коммуникации в ООО «Гроздь»

В процессе коммуникаций люди получают знания о взглядах или намерениях других. Коммуникация – это двусторонний процесс: информацию, которую мы хотим сообщить другим не всегда идентична воспринятой информации. Один из путей выявления стратегии коммуникации предусматривает анализ требований к сотрудникам компании и целей коммуникации. Б. Куирк проиллюстрировал последовательность различных целей коммуникации – от осведомленности до приверженности, – которая определяется в зависимости от масштаба изменений и степени требуемого вовлечения сотрудников (рисунок 8).

Рисунок 8 - Последовательность целей коммуникации

Таким образом, последовательное развитие сотрудников, характеризующееся увеличением изменений и усилением вовлечения, определяет цели коммуникации. Все цели коммуникации связаны с потребностями развития и обучения. В таблице 2 описаны основные характеристики различных видов коммуникационных стратегий.

Таблица 2

Коммуникационные стратегии

Цели коммуникации	Ожидаемое влияние на цели компании	Средства коммуникации	Методы создания каналов коммуникаций	Методы проверки эффективности коммуникаций	Потребности в обучении
1	2	3	4	5	6
Осведомленность	Информирование об основных стратегических целях	Корпоративное единство, доски объявлений, рассылка меморандумов, проведение корпоративных мероприятий	Электронные и почтовые рассылки, доски объявлений, видеоконференции	Проверка факта получения информации и ее правильного понимания. Анкетирование	Навыки обучения, творческой работы, составления деловых писем, эффективного распространения информации
Понимание	Мышление с позиций управления, уточнение обязанностей, осознание общественных интересов, честность в решениях	Активная обратная связь	Личные контакты, конференции – представление аргументов и получение обратной связи	Обеспечение обратной связи и уверенность в ее правильном восприятии информации	Информирование и презентации, круглые столы
Поддержка	Понимание целей, приоритет личных контактов, умение слушать, ставить и достигать цели, правильное восприятие информации	Общение, фокус на образовании, привлечение внешних консультантов	Семинары, тренинги, выступления приглашенных консультантов, обмен опытом, дискуссии	Анкетирование с целью оценить восприятие коллективом информации, степень поддержки и риска	Развитие навыков межличностного общения, эффективного лидерства, принятия управленческих решений
Вовлечение персонала	Формирование коллектива единомышленников, расширение сети коммуникаций, создание возможностей для исследований,	Развитие диалога, накопление опыта, сотрудничества между под-разделениями	Совещания с последующим принятием решений, собрания коллектива с целью доведения мнений сотрудников до руководства,	Контроль за выполнением принятых на собраниях решений, чувство при-частности коллектива и оценка уровня участия каждого	Командное лидерство, навыки ведения собраний и со-вещаний, руководство работой группы
Приверженность	Гордость за свою компанию и чувство патриотизма, раскрытие потенциала каждого сотрудника, постановка целей и чувство собственника	Участие в разработке стратегии компании, общение, анализ сценариев развития событий, гибкость и адаптация	Выездные совещания, дни творчества, неформальные встречи топ-менеджеров с коллективом, распространение	Исследования распределения прав собственности и приверженности сотрудников	Формирование конструктивных взаимоотношений, чувства доверия и взаимной поддержки

Данная таблица показывает, что разработка стратегии коммуникаций требует учета целей, информации, отношения и ресурсов, в частности, ресурсов времени, энергии, активности, знаний и способностей к обучению сотрудников организации.

Заключение

Связь контактная информация, коммуникации главная цель - обмен идеями, мнениями и информацией в устной или письменной форме, символами или действиями. Цель общения - добиться от принимающей стороны точного восприятия отправленного сообщения.

Успех общения заключается в фактическом получении отправленного сообщения. Чем ближе декодированное сообщение является намерением, выраженным отправителем, тем эффективнее сообщение.

В результате коммуникационного исследования компания ООО «Гроздь» достигла своих целей и задач.

В первой главе рассмотрены теоретические основы коммуникации в организации.

Во второй главе проанализированы коммуникации компании ООО «Гроздь» и получены следующие результаты: основными внутренними коммуникациями компании ООО «Гроздь» являются: коммуникативные, межличностные, лингвистические, горизонтальные, а также имеющие неформальную связь с особенностями структуры и специфики деятельности. И мы выяснили, что компания ООО «Гроздь» довольно успешно занимается коммуникациями, единственное, что можно дополнить-это использование современных технических средств и информационных технологий.

В ходе анализа внешних коммуникаций было отмечено, что у компании ООО «Гроздь» нет никаких трудностей, поскольку она уже давно успешно работает на рынке.

В третьей главе разрабатываются меры по улучшению коммуникации компании ООО «Гроздь», которые заключаются в следующем.

Выполнение связи внутри организации должно осуществляться несколькими способами, такими как:

Личный разговор с сотрудниками

Распространение информации с использованием электронных каналов связи.

Для формирования позитивного имиджа в сознании сотрудников и донесения ключевых сообщений сотрудникам необходимо использовать следующие формы внутренних коммуникаций организации:

Новость.

Ежеквартальные, годовые отчеты сотрудникам.

Доска объявлений.

Веб-сайт организации.

Общие собрания сотрудников.

Также для эффективности внутреннего коммуникационного процесса необходимо использовать такие информационные технологии, как:

ERP (Enterprise Resource Planning) системы планирования ресурсов)

CRM - системы управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management)

Системно-информационное обеспечение аналитической деятельности, BI (бизнес-аналитика)

HRM (Управление человеческими ресурсами) системы управления человеческим фактором.

В отношении социально-психологического климата недостатков выявлено не было.

Для того, чтобы развивать коммуникацию внутри организации, необходимо также поддерживать культуру общения.

Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко разделить задачи и обязанности между исполнителями, в организации должны быть приняты меры по обеспечению выполнения решения.

Список использованной литературы

Бакулев, Г. П. Массовая коммуникация: западные теории и концепции. Учебное пособие / Г.П. Бакулев. - М.: Аспект пресс, 2016. - 176 c.
Бойко, Виктор Йога. Искусство коммуникации / Виктор Бойко. - М.: ДЕКОМ, 2016. - 508 c.
Володина, Т.И. Агитационно-массовое искусствою оформление праздневств / Т.И. Володина. - М.: Искусство, 2015. - 290 c.
Головко, Бориэль Деловые издания: Информационный менеджмент массовой коммуникации / Бориэль Головко. - М.: Издательство Михайлова В. А., 2016. - 128 c.
Головко, Бориэль Информационный менеджмент массовой коммуникации. Учебное пособие / Бориэль Головко. - М.: Академический Проект, Трикста, 2017. - 288 c.
Гончарова, Т.А. История Нижнего Притомья в контексте межэтнической коммуникации (XVII- начало XXI в.) / Т.А. Гончарова. - М.: Томск, 2016. - 226 c.
Грабельников, А.А. Массовая информация в России: от первой газеты до информационного общества / А.А. Грабельников. - М.: РУДН, 2015. - 330 c.
Карцева, Е.Н. "Массовая культура" в США и проблема личности / Е.Н. Карцева. - М.: Наука, 2017. - 192 c.
Козлов, В.П. Архивы России в зеркале средств массовой информации 90-х годов ХХ века / В.П. Козлов. - М.: Российское общество историков-архивистов, 2016. - 567 c.
Константинова Астрология времени: Человек как участник массовых процессов / Константинова, Елена. - М.: ВШКА, 2016. - 512 c.
Коханая, Ольга Евгеньевна Массовая Коммуникация В Процессах Самоорганизации Социума: Тезисы / Коханая Ольга Евгеньевна. - Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2017. - 740 c.
Кукаркин, А.В. Буржуазная массовая культура / А.В. Кукаркин. - М.: Политиздат; Издание 2-е, перераб. и доп., 2016. - 400 c.
Ляпина, Т. Бизнес и коммуникации, или Школа современной рекламы / Т. Ляпина. - М.: Альтерпресс, 2015. - 336 c.
Музыкант Маркетинговые основы управления коммуникациями / Музыкант, Валерий. - М.: Эксмо, 2016. - 832 c.
Мэскалл, Б. Ключевые слова в средствах массовой информации / Б. Мэскалл. - М.: АСТ, 2017. - 272 c.
Назаров, М. М. Массовая коммуникация и общество / М.М. Назаров. - М.: Аванти плюс, 2016. - 432 c.
Назаров, М. М. Массовая коммуникация и общество. Введение в теорию и исследования / М.М. Назаров. - М.: Либроком, 2016. - 360 c.
Назаров, М. М. Массовая коммуникация и общество. Введение в теорию и исследования / М.М. Назаров. - М.: Либроком, 2017. - 360 c.
Пост Деловой этикет. Персональные коммуникации для профессионального успеха / Пост, Пост Пегги; , Питер. - М.: Эксмо, 2017. - 304 c.
Романов, А. А. Массовые коммуникации / А.А. Романов, Г.А. Васильев. - М.: Вузовский учебник, Инфра-М, 2016. - 240 c.
Тавокин, Е. П. Массовая коммуникация. Сущность и состояние в современной России. Учебное пособие / Е.П. Тавокин. - М.: Либроком, 2015. - 200 c.
Трус, Н.В. Геноцид и массовые репрессии: Истребление по национальным и религиозным мотивам / ред. Т.И. Ревяко, Н.В. Трус. - М.: Мн: Литература, 2017. - 576 c.
Уолрэнд, Дж. Введение в теорию сетей массового обслуживания / Дж. Уолрэнд. - М.: Мир, 2016. - 336 c.
Федотова, Л.Н. Анализ содержания - социологический метод изучения средств массовой коммуникации / Л.Н. Федотова. - М.: Научный мир, 2016. - 214 c.
Фет, Я.И. Массовая обработка информации в специализированных однородных процессорах / Я.И. Фет. - М.: Новосибирск: СО АН СССР, 2013. - 199 c.
Шарков, Ф. И. Интегрированные коммуникации. Массовые коммуникации и медиапланирование / Ф.И. Шарков, В.Н. Бузин. - М.: Дашков и Ко, 2012. - 488 c.
Шарков, Ф. И. Коммуникология. Социология массовой коммуникации / Ф.И. Шарков. - М.: Дашков и Ко, 2013. - 320 c.
Шарков, Ф. И. Коммуникология. Социология массовой коммуникации / Ф.И. Шарков. - М.: Дашков и Ко, 2012. - 320 c.
Ядин, Даниэль Маркетинговые коммуникации: современная креативная реклама / Даниэль Ядин. - М.: Гранд, Фаир-Пресс, 2014. - 488 c.
Якушева, Н.М. Unix. Коммуникации / Н.М. Якушева, В.А. Машурцев. - М.: Радио и связь, 2014. - 224 c.

Головко, Бориэль Информационный менеджмент массовой коммуникации. Учебное пособие / Бориэль Головко. - М.: Академический Проект, Трикста, 2017. - 288 c. ↑
Гончарова, Т.А. История Нижнего Притомья в контексте межэтнической коммуникации (XVII- начало XXI в.) / Т.А. Гончарова. - М.: Томск, 2016. - 226 c. ↑
Бакулев, Г. П. Массовая коммуникация: западные теории и концепции. Учебное пособие / Г.П. Бакулев. - М.: Аспект пресс, 2016. - 176 c. ↑
Музыкант Маркетинговые основы управления коммуникациями / Музыкант, Валерий. - М.: Эксмо, 2016. - 832 c. ↑
Ляпина, Т. Бизнес и коммуникации, или Школа современной рекламы / Т. Ляпина. - М.: Альтерпресс, 2015. - 336 c. ↑
Володина, Т.И. Агитационно-массовое искусствою оформление праздневств / Т.И. Володина. - М.: Искусство, 2015. - 290 c. ↑
Бойко, Виктор Йога. Искусство коммуникации / Виктор Бойко. - М.: ДЕКОМ, 2016. - 508 c. ↑
Мэскалл, Б. Ключевые слова в средствах массовой информации / Б. Мэскалл. - М.: АСТ, 2017. - 272 c. ↑
Назаров, М. М. Массовая коммуникация и общество. Введение в теорию и исследования / М.М. Назаров. - М.: Либроком, 2017. - 360 c. ↑
Федотова, Л.Н. Анализ содержания - социологический метод изучения средств массовой коммуникации / Л.Н. Федотова. - М.: Научный мир, 2016. - 214 c. ↑
Шарков, Ф. И. Интегрированные коммуникации. Массовые коммуникации и медиапланирование / Ф.И. Шарков, В.Н. Бузин. - М.: Дашков и Ко, 2012. - 488 c. ↑
Головко, Бориэль Деловые издания: Информационный менеджмент массовой коммуникации / Бориэль Головко. - М.: Издательство Михайлова В. А., 2016. - 128 c. ↑
Ляпина, Т. Бизнес и коммуникации, или Школа современной рекламы / Т. Ляпина. - М.: Альтерпресс, 2015. - 336 c. ↑
Назаров, М. М. Массовая коммуникация и общество / М.М. Назаров. - М.: Аванти плюс, 2016. - 432 c. ↑
Пост Деловой этикет. Персональные коммуникации для профессионального успеха / Пост, Пост Пегги; , Питер. - М.: Эксмо, 2017. - 304 c. ↑
Романов, А. А. Массовые коммуникации / А.А. Романов, Г.А. Васильев. - М.: Вузовский учебник, Инфра-М, 2016. - 240 c. ↑
Константинова Астрология времени: Человек как участник массовых процессов / Константинова, Елена. - М.: ВШКА, 2016. - 512 c. ↑
Козлов, В.П. Архивы России в зеркале средств массовой информации 90-х годов ХХ века / В.П. Козлов. - М.: Российское общество историков-архивистов, 2016. - 567 c. ↑
Коханая, Ольга Евгеньевна Массовая Коммуникация В Процессах Самоорганизации Социума: Тезисы / Коханая Ольга Евгеньевна. - Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2017. - 740 c. ↑
Назаров, М. М. Массовая коммуникация и общество / М.М. Назаров. - М.: Аванти плюс, 2016. - 432 c. ↑