Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Маркетинговые структуры предприятия (теоретические аспекты) (ООО «Керамос»)

Содержание:

Введение

Современные реалии предъявляют требования к субъектам экономических взаимоотношений в осуществлении тщательного анализа процессов протекающих на рынке для обеспечения эффективного использования редких наличных ресурсов и качественного удовлетворения потребительских требований. Для принятия оптимального управленческого решения в условиях жесткой конкуренции, предприятию нужно иметь огромные объемы необходимой коммерческой информации.

Нужна серьезнейшая обработка рынков как выпускаемой, так и готовящейся к выпуску продукции, а также полное технико-экономическое обоснование запланированных изменений на предприятиях, что абсолютно не реально без маркетинга.

Происходящие сейчас значительные изменения в технологии производства, торговле, науке и технике в соединении с ростом масштаба и сложности коммерческой работы диктуют необходимость выбора предприятиями концепции маркетинга в качестве основы их деятельности, этим объясняется актуальность выбора темы.

Объект исследования – ООО «Керамос».

Предмет исследования – маркетинговые структуры предприятия.

Цель моей работы: рассмотреть систему упарвления маркетингом в организации.

Достижение указанной цели потребовало постановки и решения следующих задач:

рассмотреть понятие и виды коммуникаций в организации;
изучить современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов;
провести анализ системы коммуникаций в ООО «Керамос»;
разработать предложения по совершенствованию коммуникаций в ООО «Керамос».

Структура работы включает в себя: введение, основную часть из трех глав, заключение и список используемых источников.

ГЛАВА 1. Теоретические аспекты фуекционирования маркенговых структур

1.1 Место маркетинга в системе управления предприятием

В зависимости от вида продукции, объемов производства, ассортимента, емкости рынка, менталитета сотрудников, а также от целей и задач, которые ставит перед собой предприятие, возможны различные варианты организации службы маркетинга, которую возглавляет обычно заместитель директора или вице-президент по маркетингу. Каждое предприятие создает отдел (службу) маркетинга с таким расчетом, чтобы он наилучшим образом способствовал достижению маркетинговых целей (выявление неудовлетворенного спроса, географическое расширение рынка, выявление новых сегментов рынка, увеличение прибыли и т.д.). [1,c.45]

Цель планирования заключается в уменьшении предпринимательского риска за счет снижения степени неопределенности будущих бизнес-коммуникаций и концентрации ресурсов на выбранных приоритетных направлениях деятельности организации [7].

Организационно служба маркетинга должна быть подчинена непосредственно директору предприятия, что обеспечивает независимость ее положения по отношению к другим подразделениям и объективную оценку возможностей предприятия при разработке его маркетинговой политики. В своей деятельности служба маркетинга должна взаимодействовать с подразделениями предприятия, участвующими в достижении его производственно-коммерческих целей [11,c.45].

При взаимодействии с отделом главного конструктора и главного технолога служба маркетинга предоставляет следующие данные:

количественные и качественные требования потенциальных и существующих потребителей новой продукции;

служба маркетинг управление показатель

план мероприятий по коммерческой реализации и техническому обслуживанию продукции;
стоимостные ограничения на цену изделия, определяемые рынком и производителями аналогичной продукции.

Конструкторские и технологические отделы взаимодействуют со службой маркетинга по всем вопросам, связанным с оценкой продуктивности новых решений по разработке и производству перспективной продукции, и обеспечивают службу маркетинга сведениями:

о реальном состоянии и возможностях предприятия в области конструирования новой техники и технологии;
об уровне квалификации специалистов;
о конструкторских, ресурсных и прочих ограничениях;
о прочих факторах, влияющих на эффективность работы службы маркетинга [2,c.31]

Взаимодействие службы маркетинга с отделом технического контроля осуществляется по вопросам повышения качества и надежности продукции.

С экономическими отделами и бухгалтерией служба маркетинга предприятия взаимодействует при:

разработке планов внедрения передовой техники;

организации производства;
определении экономической эффективности новой продукции и технологии;
анализе работы предприятия;
разработке перспективных и текущих планов социально-экономического развития предприятия [12].

Взаимодействие службы маркетинга с отделом материально-технического снабжения осуществляется при подготовке договоров на приобретение необходимой для производства материально-технической продукции и управления ее запасами.

Взаимодействие с ОАСУП (отдел автоматизированных систем управления производством) осуществляется по вопросам организации и ведения автоматизированных коммерческих баз данных, проведения расчетов, обеспечивающих процесс конъюнктурно-экономических исследований. C юридическим отделом служба маркетинга взаимодействует по вопросам правового обеспечения производственно-коммерческой деятельности предприятия [12,c.34].

В соответствии с основными направлениями деятельности служба маркетинга ряд функций своих подразделений может выполнять во взаимодействии с внешними предприятиями и организациями (специализированные организации по маркетинговым исследованиям и т.д.).

С переходом к рынку управление маркетингом приобретает такое же значение, как и управление производством, финансами и кадрами. Руководители маркетинга несут всю полноту ответственности за координацию и взаимоувязку сбыта и распределения, сбора информации и исследовательских работ, рекламы и стимулирования сбыта, планирования развития рынка и ассортимента продукции предприятия. Они отвечают теперь за управление всей деятельностью предприятия в сфере маркетинга, за организацию исследований маркетинга, за разработку планов маркетинга, за представление руководству фирмы планов и предложений, направленных на достижение намеченных целей, и за получение согласия руководства на их проведение в жизнь.

Для обеспечения реализации возложенных на службу маркетинга задач, она должна иметь хорошее информационное обеспечение, в том числе определенную информацию и по стадиям жизненного цикла товара.

На первых двух стадиях (выработка стратегии товара и формирование плана НИОКР) жизненного цикла продукта (ЖЦТ) службе маркетинга необходима следующая информация:

описание на количественном или качественном уровне социально-экономических целей предприятия;
задания, содержащиеся в директивных документах, и основные задания целевых комплексных программ, народнохозяйственных планов;
сведения об объекте планирования (изделия, технологический комплекс и т.п.);
эталонное представление о проектируемом объекте, прогнозируемые показатели перспективного образца;
патентная документация, отчеты по НИР, технологические решения перспективного образца;
имеющиеся прогнозы конъюнктуры;
утвержденные типажи машин, описания и проекты международных стандартов и сертификационных требований;
каталоги, проспекты, почтовая реклама, промышленные классификации, статьи в периодических журналах, справочники по параметрам изделия для рассматриваемой группы однородной продукции;
промышленные образцы;
сведения об унифицированных узлах общепромышленного производства;
предложения лицензий и сведения о деловой репутации возможных партнеров;
сведения о научно-техническом потенциале предприятия применительно к объекту разработки;
сведения о производственных и материальных ресурсах [9].

Результаты деятельности службы маркетинга, необходимы для успешного осуществления первой и второй стадии ЖЦТ, состоят в следующем:

данные о потребности в изделии внутри страны и на внешнем рынке (оценки областей применения, возможных объемов продаж, географическое размещение потребителей и т.п.);
прогноз затрат на разработку, освоение и эксплуатацию изделия:
данные о фирмах-конкурентах и их возможностях по разработке и производству аналогичных товаров;
параметры отечественных и зарубежных аналогов, оценка конкурентоспособности изделия;
предложения по улучшению характеристик перспективного образца;
предложения по модернизации технологии производства и оборудования;
предложения по стратегии цен и динамики выпуска изделий;
рекомендации по привлечению сторонних организаций, предприятий, специалистов (как источников идей, технологий, ресурсов и т.д.);
предложения по формированию спроса на изделия, инфраструктуры реализации продукции предприятия [12,c.45].

На третьей стадии ЖЦТ - опытно-конструкторских и опытно-технологических работ - деятельность службы маркетинга сводится к уточнению и корректировке требований к объему разработки на основе текущей и прогнозной информации о характеристиках изделий, влияющих на активный спрос, динамику цен изделия-аналога и т.д.

На этой стадии службе маркетинга необходимы следующие данные:

информация, используемая на предыдущих стадиях;
информация о технических, эргономических, экономических и прочих требований к изделию возможных потребителей, их критериях оценки экономического эффекта от использования изделия;
лимитные цены;
требования к показателям качества и надежности к изделиям-аналогам.
Результаты деятельности службы маркетинга на рассматриваемом этапе следующие:
требования к качеству и надежности изделия;
оценки технико-экономической эффективности изделия у потребителя;
уточненные требования к техническим, экономическим, эстетическим, эргономическим и другим характеристикам изделия;
данные о деятельности ведущих предприятий и организаций в области разработок аналогичных изделий;
результаты анализа патентно-лицензионной деятельности ведущих отечественных и зарубежных фирм
оценки патентной чистоты объектов разработки;
оценки целесообразности патентования за рубежом;
сведения о технологичности, узких местах, причинах брака в производстве товаров-аналогов.

На стадии производства изделий служба маркетинга осуществляет свои основные функции в целях возможной коррекции технических решений в соответствии с изменениями конъюнктуры рынка, требований заказчиков, другими причинами, осуществляет оценку последствий изменений в характеристиках изделий, вызванных теми или иными изменениями в процессе производства.

На стадиях поставки, реализации и эксплуатации продукции служба маркетинга наряду с информацией, используемой на предыдущих стадиях, использует сведения:

об особенностях эксплуатационной среды, структуре и особенностях технологических и прочих комплексов, в которых функционируют изделия-аналоги;
о деятельности фирм-конкурентов, действующих в соответствующих областях применения;
об ограничениях, связанных с законодательством, охраной окружающей среды и т.п.;
о формах и методах организации рекламы;
об эксплуатационных характеристиках изделий-аналогов;
о географическом распределении покупательной способности различных групп потенциальных потребителей;
об основных положениях таможенного законодательства, торговых льготах и предпочтениях;
о средних отечественных и зарубежных ценах, динамике цен на изделия-аналоги;
о способах и средствах организации сервисных служб, курсов подготовки персонала;
о стоимости, средствах, методах транспортирования, упаковки и т.д.
об условиях предоставления кредитов;
о правилах демонстрации на выставках и ярмарках [3].
Результаты работы службы маркетинга на рассматриваемых этапах ЖЦТ таковы:
данные о действительном и потенциальном спросе на изделие (по географическим зонам и областям применения, объемам закупок и т.д.)
данные об условиях эксплуатации изделий у потребителей;
предложения по организации сервисных служб, курсов подготовки персонала;
организация и проведение мероприятий по формированию активного спроса на изделие (реклама, выставки, презентации и т.д.);
стратегия цен, динамика объемов производства;
предложения по организации, средствам, срокам, формы реализации экспортных поставок;
сведения о специализированных организациях-посредниках, состоянии эксплуатации изделий и динамике продаж;
предложения по улучшению технических характеристик изделия по результатам эксплуатации;
предложения по организации, планированию и финансированию разработки, производства и эксплуатации новых изделий.

Таким образом, в современных условиях функционирования маркетинговые подразделения взаимодействуют со всеми подразделениями предприятия, что обусловлено чрезвычайно широким спектром решаемых задач.

1.2 Сущность, цели и виды маркетинговых служб

Слово "маркетинг" в буквальном переводе с английского означает "действие на рынке", "рыночную деятельность", "рынкоделание". В современной литературе по маркетингу приводится достаточно большое количество определений маркетинга. Вот некоторые из них:

"Маркетинг - это предпринимательская деятельность, связанная с продвижением товаров и услуг от производителя к потребителю".

(Американская ассоциация маркетинга, 1960)

"Маркетинг - вид экономической и социальной деятельности, направленный на удовлетворение потребностей и желаний отдельных личностей и групп посредством предоставления товаров и услуг на основе обмена".

(Ф. Котлер. Управление маркетингом)

"Маркетинг - это философия современного бизнеса, определяющая стратегию и тактику фирмы в условиях конкуренции. Она представляет собой ориентированную на потребителя производственно-сбытовую деятельность, обеспечивающую фирме долгосрочную максимальную прибыль от реализации ее продукции". (Основы маркетинга, США, 1984). [12,c.54]

"Маркетинг - одна из основополагающих дисциплин для профессиональных деятелей рынка. Им нужно знать, как описать рынок и разбить его на сегменты. Как оценить нужды и запросы, предпочтения потребителей в рамках целевого рынка. Как сконструировать и испытать товар с нужными для рынка потребительскими свойствами. Как посредством цены донести до потребителей идею ценности товара. Как выбрать умелых посредников, чтобы товар оказался широкодоступным и хорошо представленным. Как рекламировать и продвигать товар, чтобы потребители знали и хотели его приобрести. Профессиональный деятель рынка должен, без сомнения, обладать широким набором знаний и умений". [11]

Маркетинговая деятельность - это усилия, направленные в конечном счете на доведение товара до сферы потребления и на удовлетворение потребностей покупателей.

Функционально маркетинг представляет собой иерархически организованную систему управления деятельностью на рынке, регулирования рыночных процессов и изучения рынка. Одним из базовых требований маркетинга является обеспечение "прозрачности" рынка и "предсказуемости" его развития.

Без сбора достоверной информации и последующего его анализа маркетинг не сможет в полной мере выполнить свое предназначение, которое заключается в удовлетворении потребностей покупателей. Сбор информации, ее интерпретацию, оценочные и прогнозные расчеты, выполняемые для маркетинговых служб и руководства фирмы по их заказу, принято называть маркетинговым исследованием.

Ряд специалистов подходит к понятию "маркетинговое исследование" путем перечисления основных его функций, не выявляя его сущности. К ним относится Ф. Котлер, который трактует маркетинговое исследование как систематическое определение круга данных, необходимых в связи со стоящей перед фирмой маркетинговой ситуацией, их сбор, анализ, отчет о результатах [1]. Отечественные авторы Е.П. Голубков, А.И. Ковалев повторяют подобную формулировку. А.П. Дубрович перечисляет элементы маркетингового исследования и высказывает мнение, что они имеют целью уменьшение неопределенности, сопутствующей принятию маркетинговых решений [2]. На мой взгляд, более правильна точка зрения И.К. Белявского, согласно которой маркетинговое исследование - это любая исследовательская деятельность, направленная на удовлетворение информационно-аналитических потребностей маркетинга [3]. То есть маркетинговое исследование продолжая быть составной частью маркетинга, образует самостоятельное научно-практическое направление.

Цель маркетингового исследования - создать информационно-аналитическую базу для принятия маркетинговых решений и тем самым снизить уровень неопределенности, связанной с ними.

Множество целей, которые ставят перед собой маркетологи или их заказчики можно разбить на четыре легко идентифицируемые группы:

поисковые - предусматривающие сбор дополнительной информации, проливающие свет на проблему и помогающие выработать несколько рабочих гипотез для дальнейшего изучения;

описательные - предполагающие детальное описание отдельных факторов и явлений, а также их взаимосвязей и влияния;

экспериментальные - состоящие в проверке маркетинговых гипотез о существовании и формах причинно-следственных связей между спросом, с одной стороны, и существенными характеристиками товара (цена, упаковка, имидж и т.п.) и самого потребителя (возраст, пол, доход, характер и т.п.) - с другой;

оправдательные - призванные подкрепить объективной информацией уже сформированное мнение, убеждение, позицию руководителя (фирмы) или точку зрения.

Организация службы маркетинга по функциональному типу целесообразна для предприятий, у которых количество товаров и рынков невелико. При такой структуре сотрудники отдела маркетинга сгруппированы в зависимости от их функциональной специализации, при этом одни занимаются исследованием рынка, другие - ассортимента, третьи - разработкой рекламной кампании и стимулированием сбыта. Также могут быть созданы отделы: планирования маркетинга, управлением товародвижения, новых товаров. Деятельность отдельных групп службы маркетинга координируется директором по маркетингу.

Для предприятий, выпускающих большое количество разнообразной продукции, требующей специфических условий производства и сбыта, целесообразна организация маркетинга по товарному принципу. Сущность данной структуры состоит в том, что по каждому товару или товарной группе назначается специальный управляющий, которому подчиняются специалисты по рекламе и стимулированию сбыта, по исследованиям рынка, по сервисному обслуживанию и др. Такая структура обходится дороже, поэтому организация маркетинга по товарному принципу распространена только на крупных предприятиях, где объем продаж каждого товара достаточен для того, чтобы оправдать неизбежное дублирование в работе.

Для предприятий, продающих свою продукцию на разных рынках, где наблюдаются неодинаковые товарные предпочтения, а товары требуют специфического обслуживания, целесообразна организация маркетинга по рыночному типу. Рынком может выступать отрасль либо сегмент однородных покупателей. Данная ориентация отдела маркетинга заключается в том, что внутри отдела организуются группы, отвечающие за работу с определенным сегментом потенциальных покупателей. Для каждого рынка должна быть выработана своя стратегия маркетинга.

На предприятиях, выпускающих продукцию, покупаемую многими регионами, в каждом из которых целесообразно учитывать специфику потребления этой продукции, маркетинговые структуры могут быть организованы по региональному типу. При такой организации маркетинга торговые агенты могут жить в пределах обслуживаемой территории и работать с минимальными издержками времени и средств. Региональная организация маркетинга по своей структуре аналогична товарной, но за основу берется разделение не по товарам, а по регионам.

Глава 2. Исследование маркетинговой структуры в ООО «Керамос»

2.1. Характеристика организации ООО «Керамос»

Организация ООО «Керамос» создана в 1995 году. Учредителями являются физические (И.В. Савельев) и юридические лица (Cooperativa Ceramica D`Imola (Италия)). Основным видом деятельности организации, согласно Уставу, является оптовая и розничная торговля строительными материалами, а именно керамической плиткой производства Cooperativa Ceramica D`Imola (Италия). Уставной капитал 21 тыс. руб.

Организационная структура ООО «Керамос» представлена на рис.2.1

		Генеральный директор

Коммерческий Директор			Транспорт-ный отдел	Бухгалтерия
			-начальник транспорт. отдела	-гл. бухгалтер
Отдел поставок	Склад	Отдел маркетинга	-водитель (3чел)	-ст. бухгалтер -бухгалтер
-администра-тор поставок (2 чел) -менеджеры (2 чел)	-завед. складом -грузчики (2 чел)	-маркетолог -проектировщик рекламных материалов - рекламный агент

Рис. 2.1 Организационная структура организации ООО СП «Керамос».

Генеральный директор осуществляет общее руководство и контроль за деятельностью фирмы.

Коммерческий директор контролирует вопросы поставки и сбыта керамической плитки, а также осуществляет контроль за складом и отделом маркетинга.

Для оперативного решения вопросов поставки и сбыта товаров создан отдел поставок, который находится в непосредственном подчинении у коммерческого директора.

Отдел поставок занимается подготовкой договоров с покупателями, поиском новых клиентов, решает возникающие вопросы с клиентами, ведет учет поставок и отгрузки товаров.

В отдел поставок входят администраторы поставки и менеджеры. Администратор поставок ведет активную работу с дилерскими фирмами разных регионов. В настоящее время ООО СП «Керамос» располагает 7 фирмами-дилерами. Они являются одним из каналов товародвижения. Создавая дилерскую сеть, преследовались задачи увеличения объемов продаж, а также установления более тесной связи с потребителями, получения информации о ситуации в регионе.

Отдел маркетинга на основе изучения рынка и маркетингового анализа формирует перспективную ассортиментную политику: развивает торгово-коммерческую деятельность. Маркетолог занимается комплексной системой организации сбыта продукции, ориентированной на удовлетворение потребностей конкретных потребителей и получение прибыли на основе исследования и прогнозирования рынка, изучением внутренней и внешней среды предприятия-экспортера, разработки стратегии и тактики поведения на рынке с помощью маркетинговых программ. В этих программах заложены мероприятия по улучшению товара и его ассортимента, изучению покупателей, конкурентов и конкуренции, по обеспечению ценовой политики, формированию спроса, стимулированию сбыта и рекламе, оптимизации каналов товародвижения и организации сбыта, организации технического сервиса и расширения ассортимента представляемых сервисных услуг.

Бухгалтерия, во главе с главным бухгалтером, ведет бухгалтерский учет фирмы, в том числе учет оприходованных и реализованных товаров, контролирует все финансовые потоки и проводит финансовый анализ.

Транспортный отдел занимается транспортировкой керамической плитки. Продажа керамической плитки осуществляется через сеть специализированных магазинов, которые предоставляются организации на правах аренды (3 магазина).

Конкурентами ООО СП «Керамос» являются такие торговые организации по продаже строительных материалов как «Ключ-стройарсенал», «Элиткерамика», «Дарос», «Старик Хоттабыч». Поэтому фирме постоянно приходится изучать спрос и предложение, вести правильную ценовую политику.

1.2. Характеристика деятельности маркетинговой структуры в ООО «Керамос»

Таблица 2.2.Состав функций маркетолога по процедурам.

Виды функций по документам	Фактически выполняемые функции	Состав функций по процедурам (операциям)	Основные документы
1	2	3	4
Маркетинговые исследования	Получение необходимой для маркетинга информации, проведение соответствую-щих научных исследований	Исследование и анализ в области экономики, бизнеса, торговли, промышленности, запросов потребителя, продаж, распределения, рекламы.	Опросные листы, Прайс–листы конкурентных фирм
		Обработка данных
		Изучение операций маркетинга
		Изучение конкурентов
		Прогноз продаж


Планирование политики в области закупки продук-ции	Планирование политики в области закупки продукции	Разработка политики закупки продукции	Накладные, отчеты о закупленной продукции: по валовым закупкам по ассортименту
		Определение и дальнейшее расширение ассортимента
		Улучшение характеристик продукции в соотв-и с запросами потребителей (спецификация, цена, внешний вид, упаковка)
		Разработка плана закупки новых товаров
Ценообразование	Разработка политики цен	Составление сетки цен на каждое изделие на разных этапах его жизненного цикла в зависимости от рынков сбыта	Платежные и транспортные ведомости, смета затрат на закупку продукции
		Принятие соответствующих мер для повышения конкуренто-способности
		Предложение цены

Виды функций по документам	Фактически выполняемые функции	Состав функций по процедурам (операциям)	Основные документы
1	2	3	4
Распределение	Разработка политики распределения товаров и услуг	Выбор и управление каналами распределения	Договора, дорожно-транспортные накладные, карточки складского учета
		Планирование и контроль физического распределения
		Складирование
		Упаковка и перевозка продукции
Продвижение	Формирование политики в области стимулирования сбыта, продвижения товара	Выбор, планирование и управление инструментами стимулирования сбыта (продаж по предварительным заказам, рекламно-информационная деятельность, искусство сбыта)	Прайс-лист ООО «Керамос» , отчет о продажах, проекты рекламных материалов
		Анализ данных продаж и постановка соответствующих целей
		Координация деятельности торговых агентов
		Рекламирование деятельности и определение задач рекламы
		Выбор средств массовой информации для размещения рекламы и управление в этой области

Из таблицы 2.2. следует, что маркетолог выполняет только те функции, что предписаны ему должностной инструкцией, и основными документами являются анкеты, прайсы конкурентных фирм, отчеты о закупленной продукции, платежные и транспортные ведомости, договора, дорожно-транспортные накладные, прайсы ООО «Керамос» , отчеты о продажах, рекламные проекты.

Таблица 2.2.

Оперограмма подготовки документов.

Процедура	Исполнители					Трудоемкость в часах
Процедура	Генеральный директор	Коммерческий директор	Маркетолог	Менеджер по прода-жам	Клиент (покупатель)	Трудоемкость в часах
1	2	3	4	5	6	7
1. Подготовка договора
2. Согласование с руководством
3. Оформление договора						1
4. Регистрация договора						0.5
5. Передача договора руководству как своей, так и сторонней организации
1.Сбор первичной информации: Получение отчетов Анкетирование						Накапливается в течение отчетного периода
2. Формирование отчета						8
3. Ознакомление руководства с данными отчета						0.5

Маркетолог непосредственно участвует в оформлении, заключении и регистрации договоров и составлении отчетов по изучению спроса, рынков, потребителя. Все остальные документы являются для него источниками того или иного рода информации, а ведомости и накладные служат также и для контроля поставок и закупок.

Анализ таблицы 2.1.состава функций по процедурам выявил, что маркетолог в своей деятельности пользуется большим количеством бумажных информационных носителей. Их уменьшение или перевод в электронный вид, возможно, снизит трудоемкость работ маркетолога. Основными документами, предоставляющими минимальный объем информации для процесса управления, являются прайс-лист ООО «Керамос» и стандарты и принципы заключения договоров, зафиксированные в учетной политике данной фирмы.

Ниже на рис.3 приведена двувариантная блок-схема процесса заключения договора: 1 – без поступления заказа, 2 – с поступившим заказом.

I вариант

Поиск клиента

Реклама товара конкретному клиенту

II вариант

Поступление заказа

Проработка условий договора обеими сторонами

Договор не подписывается

Оговариваются все условия

Согласны ли стороны

Оформление договора

Отказ

Подписание договора

Рис. 2.2. Блок-схемы заключения договора.

Вид документа:

1 - прайс-лист ООО «Керамос»

2 - отчет об остатках товара на складе

3 - платежная ведомость

4 - договор

5 - предложения от сторонних организаций (заказы)

6 - план закупок товаров

- опросные листы (анкеты)

Таблица 2.3

Таблица повторяемости показателей в документах

Показатели	Виды документов								Итого
Показатели	1	2	3	4	5	6		7	Итого
1	2	3	4	5	6	7	8		9
Код товара	+	+	+	+		+	+		6
Наименование товара	+	+	+	+	+	+	+		7
Количество товара		+	+	+	+	+			5
Цена	+	+	+	+	+		+		6
Количество заказов					+				1
Наименование фирмы	+		+	+	+	+	+		6
Реквизиты фирмы	+		+	+					3
Адресат (клиент)			+	+	+				3
Банковские реквизиты ООО «Керамос»			+	+					2
Банковские реквизиты (клиента)			+	+	+				3
Условия транспортировки				+	+				2

Некоторые документы, проходящие через маркетолога, обладают высокой степенью концентрации основных показателей, что обусловлено стандартами, предъявляемыми к оформлению рабочей документации.

Выводы:

В результате анализа деятельности отдела маркетинга, с точки зрения рациональности использования современных информационных средств, выявленные следующие недостатки:

большая загруженность работников, при работе с первичными документами,
затрудненный документооборот;
наличие большого числа стандартных форм документов, вследствие чего у работников возникают затруднения при их систематизации;
неудобства с совмещением данных разных отделов;
большая загруженность документами рабочего стола маркетолога;
маркетологу приходится отрывать от дел работников других отделов для предоставления ему данной информации;
большой объем обрабатываемой информации, необходимость сохранять архив данных.

Глава 3. Предложения по совершенствованию маркетинговой структуры в ООО «Керамос»

3.1. Цель и задачи проекта повышения эффективности отдела маркетинга

Цель данного проекта- выработка рекомендаций, применение которых позволит повысить эффективность деятельности организации.

Решение поставленных целей возможно за счет создания инфраструктуры для электронной коммерции (реклама, сделки), внедрение функции обратной связи и поддержки клиентов, использование более эффективного рынка информации и разработка удобных и надежных систем взаиморасчетов клиентов и поставщиков с использованием Интернет; создание локальной вычислительной сети на фирме.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы маркетолога, и целей фирмы надо отметить, что его эффективная работа зависит от оснащения офиса фирмы электронным оборудованием (компьютеры, средства связи, копировально-множительная техника, программное обеспечение и т.д.) Использование компьютеров в качестве информационных машин позволяет сократить время, требуемое на подготовку рабочих документов, уменьшить непроизводительные затраты при их создании, исключить возможность появления ошибок в подготовке маркетинговых отчетов и заключений, бухгалтерской и других видов документации, что дает фирме прямой экономический эффект.

Мероприятие основывается на том, что при создании офисной ЛВС, установки Интернет и пакета создания презентаций уменьшается время на поиск, сбор, обработку, расссылку информации, согласование и заключение договоров, увеличивается рынок сбыта, количество клиентов, тем самым увеличивая прибыль фирмы.

Зачем понадобилась фирме реклама в сети Internet?

чтобы создать благоприятный имидж своей фирмы или своей продукции;
чтобы сделать информацию о своей фирме или своей продукции доступной для сотен миллионов пользователей сети Internet, в том числе географически удаленных;
чтобы сократить свои издержки на рекламу (реклама в Сети - один из самых дешевых способов продвижения продукции);
чтобы обеспечить поддержку своим рекламным агентам (им не придется возить с собой кипы бумажной рекламы, а достаточно знать адрес фирмы в сети);

Цель - повышение эффективности деятельности отдела маркетинга

ООО «У- Медия»

разработка

информационного обеспечения

разработка

организационного обеспечения

создание

АРМ маркетолога

разработка

программного

обеспечения

разработка

технического

обеспечения

Рис. 3.1 Схема проектных предложений

3.2. Организационное обеспечение деятельности отдела маркетинга

Вопрос организации маркетинговой деятельности может быть решен вариантно:

1)создание локальной вычислительной сети, подключение к Интернет;

2)изменение организационной структуры.

Для выбора варианта решения организации повышения эффектив-ности деятельности отдела маркетинга проведем сравнительный анализ и оценку выше описанных вариантов. Матрица выбора альтернативного варианта представлена в таблице. Каждый из предложенных вариантов решения организационного обеспечения дипломных разработок имеет свои преимущества и недостатки. Для их сравнения в таблице 3.1 приведены факторы отбора и дана краткая характеристика каждого из предложенных вариантов по этим пунктам. Для оценки привлекательности и выбора базового варианта использована двузначная система оценки: 1 -если вариант менее привлекателен с точки зрения трудоемкости, затрат, эффективности и предпочтений организации; 2- если вариант более интересен и оптимален или варианты равнозначны. Оценка каждого варианта проведена экспертным путем.

По результатам экспертной оценки вариантов организационного обеспечения, вариант 1 (создание ЛВС, подключение к Интернет) получил большее количество балов по сравнению с вариантом 2(изменение оргструктуры). Следовательно, в качестве базового варианта организации повышения эффективности деятельности отдела маркетинга целесообразно взять вариант создания ЛВС и подключения к Интернет..

Таблица 3.1

Критерии характеристики и выбора вариантов организационного обеспечения проектных решений

Факторы выбора	Вариант 1 - Создание ЛВС, подключение к Интернет	Бальная оценка вар.1	Вариант 2 - Изменение Оргструктуры	Бальная оценка вар. 2
Состав затрат	-расходные материалы -абонентская плата	1	-заработная плата -создание АРМ -расходные материалы	2
Оператив-ность получения данных	Более оперативно	2	Зависит от оперативности всех специалистов и от степени их загруженности	1
Сложность информационных связей	Несложные , состоят в получении входящих учетных данных	2	Более сложны, так как необходимо согласовывать работу нескольких специалистов	1
Возможность расширения объема работ	Возможно за счет освободившегося времени	2	Расширение круга работ мало возможно, так как загруженность специалистов составит 100%	1
Итого:	базовый вариант	7		5

Выбранный вариант имеет приоритеты по сравнению с альтернативным вариантом изменения оргструктуры в плане возможностей развития, простоты и оперативности получения результирующей информации.

Проектирование кадрового потенциала

В связи с вносимыми изменениями к персоналу предъявляются новые требования:

Умение пользоваться сетью;
Навыки работы в Интернет;

А также, маркетологу необходимо обучиться работе с папками подготовки и проведения презентаций. Целесообразнее подготовить персонал к работе с новыми техническими и программными средствами, чем набирать новые кадры, так как последнее займет много времени на поиск и введение в курс дела новых работников.

3.3.Информационное обеспечение отдела маркетинга

Таблица 3.2

Логико-информационная схема

Перечень процедур	Входящая информация	Выходящая информация	Нормативно-справочная информация
1	2	3	4
1. Исследование потребностей потребителей (спрос)	Опросные листы (анкеты)	Прогноз потребительских потребностей	Теории прогнозирова-ния и маркетингового анализа
2. Изучение конкурентов	Прайс-листы конкурентов	Отчет о рынке конкурентов	Теория маркетингового анализа
3. Разработка политики закупки продукции	План закупок на отчетный период	Отчет о выполнении плана	Накладные, прайс-листы ООО «Керамос»
4. Продажа полного ассортимента товаров фирмы	Презентационная папка компании, данные о наличии товара на погрузку	Отчет о выполнении плана продаж по ассортименту	Прайс-лист ООО «Керамос» , отчет об остатках товаров на складе
5. Размещение рекламы	Рекламные материалы	Отчет о распределении рекламы	Смета затрат на рекламные проекты
6. Заключение новых договоров и продление уже зарегистрированных	Предложения от сторонних организаций (заказы)	Оформленные договора	Стандарты оформления договоров, а также принципы, зафиксированные в учетной политике фирмы

Основными документами, предоставляющими минимальный объем информации для процесса управления, являются прайс-лист ООО СП “Керамос” и стандарты и принципы заключения договоров, зафиксированные в учетной политике данной фирмы.

Таблица 3.3

Документирование работ маркетолога

Процедуры	Виды документов
Процедуры	1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1. Исследование потребительских потребностей							0	1
2. Изучение конкурентов			0					1
3. Разработка политики закупок товара		0				0			1
4. Размещение рекламы	0						0	1
5. Заключение договоров				1	0			0

0 - документ необходим для начала работ

1 - документ возникает в процессе работы

Вид документа:

- прайс-лист ООО «Керамос»
- отчет об остатках товара на складе
- прайс-листы конкурентных фирм
- договор
- предложения от сторонних организаций (заказы)
- план закупок товаров
- опросные листы (анкеты)
- отчет о рынках, спросе, потребителях
- отчет о выполнении плана

Из таблицы 3.3 видно, что маркетолог как получает готовую информа-цию, так и генерирует ее при формировании соответственной собственной документации.

Генеральный директор

Менеджер по продажам

Коммерческий директор

Проектировщик рекламы

Клиенты (покупатели)

Маркетолог

Рис. 3.2 Схема информационных потоков маркетолога

Маркетолог получает информацию от всех объектов, представленных на схеме, что объясняется необходимостью больших объемов информации для осуществления его деятельности, но так же он предоставляет уже обработанную информацию генеральному и коммерческому директорам – функция обратной связи. Маршрутная схема движения документов представлена в таблице 3.4

Таблица 3.4

Маршрутная схема движения документов.

Вид докумен-та	Исполнители
Вид докумен-та	Генеральный директор	Коммерческий директор	Маркетолог	Менеджер по прода-жам	Проектировщик рекламы	Клиенты (покупа-тели)
1	2	3	4	5	6	7
1
2
3
4
5
6

ф - формирование первичной информации

- генерация информации

прайс-лист ООО «Керамос»
отчет об остатках товаров на складе
договор
предложения от сторонних организаций (заказы)
отчет о выполнении плана
опросные листы (анкеты)

Таблица 3.5

Схема документооборота маркетолога.

Виды документов, поступа-ющих к маркетологу		Источники поступле-ния		Виды докумен-тов,выходящих от маркетоло-га	Адресат	Периодичность
						Вход-ных		Выходных
1		2		3	4	5		6
Внутренние коммуникации
План закупок товаров на отчетный период	Коммерческий директор		Отчет о выполнении плана		Генеральный директор, коммерческий директор	1 раз в отчетный период		1 раз в отчетный период
Рекламные материалы	Проектировщик по рекламе		Готовые рекламные проекты		Генеральный директор, коммерческий директор, клиенты (покупатели)	По необходимости		По необходимости
Внешние коммуникации
Договора	Клиенты, менеджер по продажам		Заключенные договора		Генеральный директор, коммерческий директор	По мере нахождения новых клиен-тов	По мере нахождения новых клиентов
Предложения сторон-них организа-ций(заказы)	Клиенты (покупа-тели)		Заключенные договора		Генеральный директор, коммерчес-кий дирек-тор, клиенты	По мере поступления заказов	По мере поступления заказов
Опросные листы (анкеты)	Клиенты (покупа-тели)		Отчет о требова-ниях потреби-телей		Генеральный директор, коммерчес-кий директор	1 раз в месяц	1 раз в месяц

После подключения к Интернет и усовершенствование АРМ маркетолога дополняются новые функции маркетологу и изменяются процедуры, составляющие деятельность маркетолога. Также меняется оперограмма подготовки документов за счет изменения трудоемкости процедур и добавления новых функций (таблица 3.6).

Таблица 3.6

Состав функций маркетолога по процедурам

Виды функ-ций по документам	Фактически выполняем-ые функции	Состав функций по процедурам	Основные документы	Технические средства	Программное обесп-е
1	2	3	4	5	6
Подготовка и проведение презентаций	Подготовка и проведение презентаций	Создание слайд-шоу	Прайс –лист ООО «Керамос» , рекламные материалы	ПК, Кабели, соединители, терминаторы	Win NT, Presentations, Internet
		Создание галлереи иллюстрированных вставок
		Подготовка презентаций
		Проведение презентаций
Проведение PR - компаний	Проведение PR –компаний	Создание и размещение фирменного стиля	Прайс-лист ООО «Керамос» , рекламные материалы	ПК	Internet
		Создание и оформление сайта
		Регистрация сайта в поисковых системах
		Создание и распространение листов рассылки
		Создание пресс-релизы
Поддержка обратной связи с клиентами	Поддержка обратной связи с клиентами	Обработка данных системы голосованя, форумов, гостевых книг, e-mail Ответы на письма	Анкеты, опросные листы	ПК	Internet

Таблица 3.7

Оперограмма подготовки документов.

Процедура	Исполнители					Трудоемкость в часах	Исполь-зуемые т/с
Процедура	Генеральный дирек-тор	Коммер-ческий дирек-тор	Маркето-лог	Менед-жер по прода-жам	Кли-ент (покупа-тель)	Трудоемкость в часах	Исполь-зуемые т/с
1	2	3	4	5	6	7	8
1. Подготовка договора							ПК, Win 95,текстовый редактор
2.Согласование с руководством							ЛВС
3. Оформление договора						1	ПК, Win 95,текст.редактор
4. Регистрация договора						0.5
5. Передача договора руководству как своей, так и сторонней организации							ЛВС
1.Сбор первичной информации: Получение отчетов Анкетирование						Накапливается в тече-ние отчетного пери-ода	Internet
2. Формирование отчета						8	ПК, Win 98, текс-товый редактор
3. Ознакомление руководства с данными отчета						0.5	ЛВС

1.Подготовка презентаций	0.1	ЛВС, Win NT
2. Создание окончательного варианта	3	Win98, Presentations
3. Согласование с руководством	0.5	ЛВС
4.Проведение презентации	Время продолжительности презентации	ЛВС, Presentations, Internet
5. Просмотр презентации	Время продолжительности презентации	ЛВС, Presentations, Internet

После подключения Internet и усовершенствования АРМ маркетолога логико-информационная схема меняется за счет увеличения информационных потоков.

Таблица 3.8

Логико – информационная схема (добавочный блок)

Перечень процедур	Входящая информа-ция	Выходящая информация	Нормативно-справочная информация
1	2	3	4
Подготовка и проведение презентаций	Прайс-лист ООО «Керамос» , рекламные материалы, анкеты	Готовая презентация	Методика создания и проведения презентаций
Проведение PR – компаний	Шаблоны фирменного стиля, прайс-лист ООО «Керамос» , рекламные материалы	Созданный сайт, листы рассылки, пресс-релизы	Основы маркетинга, менеджмента и оформления документов

Маркетолог

Коммерческий директор

Клиенты

Менеджер

Гл.бухгалтер

сервер

Рис .3.2 Схема информационных потоков.

Состав входной информации после подключения Интернет и усовершенствования АРМ маркетолога увеличился, добавились рекламные материалы, презентационная папка компании, анкеты, гостевые книги.

Состав выходной информации также увеличился. К уже имеющимся документам (прогноз потребительских потребностей, отчет о рынке конкурентов, отчет о выполнении плана, отчет о размещении рекламы, договора) добавляется отчет о проведении презентации, пресс-релизы, отчет о проведении PR – компании.

Состав нормативно-справочной информации:

должностная инструкция маркетолога;
теории маркетингового анализа;
прайс-лист ООО «Керамос» ;
смета затрат на рекламные проекты;
учетная политика ООО «Керамос» ;
описание работы с программой Presentations от фирмы Novell.

Большую часть справочной информации можно получить в разделе помощь соответствующего программного продукта. При возникновении вопросов по использованию технических средств можно получить справочную информацию в сервисных службах тех фирм, в которых приобретены данные технические средства.

Заключение

Завершая работу, отметим что в первой части работы рассмотрены теоретические аспекты коммуникационных процессов в организации. Коммуникации - это одна из наиболее сложных и неоднозначных проблем организационного поведения. Под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов или действий.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.

В практической части работы рассмотрены коммуникации в управлении на ООО «Керамос».

В ходе анализа выявлено, что внешние коммуникации осуществляются с потребителями, с поставщиками и посредниками, с государственными органами власти в таких формах как: беседы, переговоры, совещания, письма и пр. Внутренние коммуникации так же представлены во всех формах: приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Повышение эффективности деятельности отдела маркетинга, путем создания автоматизированного рабочего места маркетолога (локальная вычислительная сеть) открывает перед фирмой новые возможности в области товарной, ценовой, маркетинговой политики.

Реализация предложенных мероприятий по созданию автоматизированного рабочего места маркетолога позволит:

значительно сократить время сбора, передачи и обработки информации;
исключить возможность появления ошибок в подготовке маркетинговых отчетов и заключений;
использовать более эффективно рынок информации и использованием Интернет;
более четко выполнять поставленные задачи;
увеличить количество заключаемых сделок посредством рекламы, обратной связи с покупателями;
увеличить количество рынков сбыта,
что в конечном итоге значительно увеличит прибыль фирмы.

Библиография

Андреева, Т. Изменения и внутрифирменные коммуникации / Т. Андреева // Управление персоналом. - 2016. - №10.
Арутюнова, Л.М. Теория организации: учебно-методический комплекс. / Л.М.Арутюнова. - Ульяновск: УлГТУ, 2014.
Бурганова, Л.А. Теория управления: учебное пособие / Л.А. Бурганова. - М.: ИНФРА-М, 2016
Виханский, О.С, Наумов, А. И. Менеджмент /О.С. Виханский, А.И. Наумов. - учебник. - 3-е изд. - М.: Экономист, 2009.
Внутренние СМИ: законы жанра // Справочник по управлению персоналом. - 2012. - №5
Десслер, Г. Управление персоналом / Г. Десслер. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2012
Джой-Меттьюз, Д. Развитие человеческих ресурсов : пер. с англ. / Д. Джой-Меттьюз, Д. Меггинсон, М. Сюрте. – М. : Эксмо, 2015
Егоршин, А.В. Управление персоналом / А.В. Егоршин. – Нижний Новгород: НИМБ, 2016
Калигин, Н.А. Принципы организационного управления / Н.А. Калигин. - М.: Финансы и статистика, 2016
Коноваленко, М.Ю. Как сорвать маску с обманщика / М.Ю. Коноваленко // Управление персоналом. - 2014. - №8.
Лукичева, Л.И. Управление организацией: учебное пособие / Л.И. Лукичева. - М.: Омега-Л, 2015
Менеджмент: учебник для вузов / И.М. Максимцов, А.В. Игнатьева, М.А. Комаров. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2013.
Мескон, М.Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 2016.
Мясоедов, С.П. Невербальные коммуникации и типичные ошибки общения / С.П. Мясоедов // Управление персоналом. - 2012. - №7.
Наврузов, Ю. Роль коммуникаций в организациях / Ю. Наврузов // Менеджмент в России и за рубежом. - 2015. - №6.
Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение / Дж. В.Ньюстром, К. Дэвис. - СПб.: Питер, 2015
Организация и управление торговым предприятием: учебник / под ред. Л.А. Брагина, Т. П. Данько. - М.: ИНФРА-М, 2017
Персональный менеджмент: учебное пособие / под ред. С.Д. Резника. - М.: ИНФРА-М, 2013
Прохорова, Е. Ремонт коммуникаций / Е. Прохорова // Справочник по управлению персоналом. - 2016 - №4
Разводов, С. Построение внутренних коммуникаций в компании / С. Разводов // Кадровик. - 2016. - №2
Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации / С.В. Шекшня. - М.: «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014