Автоматизация учёта контингента учащихся

Содержание:

Введение

Проявление общих закономерностей процесса автоматизации управления в социально-экономических системах имеет свою специфику в различных сферах общества. Отрасль школ танцев относится к социально-культурной сфере, что накладывает особую специфику на процессы автоматизации. В отличие от производственной сферы, результаты нематериальной деятельности здесь не так очевидны: производимый продукт практически с трудом поддается количественному измерению, критерии эффективности образовательной деятельности не имеют четкого и однозначно понимаемого определения.

С самого начала разработки филиал фитнес учереждения воспринимался как отдельная организация с дополненой системой управления от основного учереждения.

Автоматизированная информационная система в школе танцев ComeOn включает прежде всего следующие данные:

­­­­- списочный состав учащихся с данными о ходе обучения учащихся

- данные, которые можно рассматривать как основные параметры технологического процесса обучения: организация учебного процесса, преподавательский состав.

Автоматизация работы с информацией именно такого типа требуется в первую очередь для того, чтобы обеспечить востребованность разрабатываемой системы в организации.

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации.

Для использования столь огромных объемов хранимой информации помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти необходимы средства обеспечения диалога человек-ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства - системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

В современных условиях повышение эффективности управления является одной из ключевых задач. Постоянное увеличение объемов и интенсивности потоков информации приводит к необходимости использования информационных средств и технологий для повышения оперативности и адекватности ее восприятия и обработки.

Успех решения основных задач, напрямую зависит от тех инструментов и возможностей, которые предоставляет информационная система для получения своевременной и точной информации.

Данную функциональность в современных информационных системах обеспечивают системы управления базами данных и построенные на их основе автоматизированные информационные системы(АИС) ведения базы данных.

В связи с этим поставлена задача в разработке АИС управления контингентом учащихся в школе танцев, которая будет встроена в основную ИС предприятия.

Цель работы – создание системы для автоматизации процессов, связанных с обучением в школе танцев: зачисление, учет личных данных

Предполагается возможность использования данной системы учителями и отделом менеджмента для автоматизации учета контингента учащихся и соответствующих документов.

База данных должна быть спроектирована так, чтобы обеспечивать хранение всех необходимых данных, имея при этом максимально упрощённую структуру. Структура базы данных должна быть построена так, чтобы обеспечить устранение избыточности информации. В связи с этим требуется принять меры к обеспечению целостности базы.

Цели создания системы:

- повышение скорости обработки информации и ее достоверности;

- повышение надежности хранения данных.

1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

ООО «ComeOn Gym» - организация, предоставляющая услуги фитнеса. Организация официально зарегистрирована на территории Санкт-Петербурга. Деятельность организации производится в городе Москва. На территории города располагается 4 фитнес центра находящихся в торговых центрах «Авиапарк», «Лейпциг», «Крокус Сити»/«Вегас», «Июнь».

Организация занимается предоставлением услуг фитнес-зала и членство фитнесс-клуба. Так же, с недавних пор, была открыт филиал организации, под названием «ComeOn Dance» который занимается предоставлением услуг обучения танцам.

«ComeOn Dance» - филиал «ComeOn Gym», занимающийся предоставлением услуг таких как: групповое обучение танцам, персональное обучение, детские танцевальные группы. Для всех видов обучения имеются индивидуальные абонементы. Так как обучающиеся являются клиентами холдинга фитнес компании, ему при оформлении абонемента будет выдана карта клиента, которая может включать в себя не только услуги организации «ComeOn Dance», но и услуги фитнесс клуба «ComeOn Gym» при условии, если обучающийся старше 16-ти лет.

Прибыль полностью формируется из продаж абонементов, которые в свою очередь делятся на общий срок посещения школы танцев, так и на количество дополнительных услуг, не считая базовых. Срок аренды и дополнения к карте сильно влияют на стоимость.

Дополнительными услугами являются: посещение зала единоборств, индивидуальные занятия, занятие в фитнес клубе.

Школа танцев появилась в сентябре 2018 года в новом помещении фитнес-клуба «ComeOn Gym». Можно приобрести обучение в школе танцев, не приобретая полноценную карту члена клуба, что дает возможность приобрести карту даже для лиц не достигших 16 лет. В базе клиентов, лица не достигших 16 лет, будут значиться как обучаемое лицо, карту которого приобрело ответственное лицо и выбрало определенную услугу с фиксированным временем посещения.

Для нового помещения была дополнена основная система пропусков с помощью карты клиента и биометрическим идентификатором которые используются вместе.

Рисунок 1.1

Идентификация производится через базу которая постоянно обновляется, поэтому турникет должен быть постоянно подсоединен к базе клиентов и обучающихся. Отпечатки вносятся на этапе сбора данных.

Рисунок 1.2

Оборудование проходной устанавливалось то же, что и в основном помещении фитнесс клуба, дабы избежать конфликтов между ПО которые могли бы возникнуть при использовании разных производителей.

№ п\п	Наименование оборудования системы допуска в помещение	Стоимость с учетом настройки
1.	Турникет Ростов-Дон Т9М1 STEP2 – 4шт.	54 690 руб. за шт.
2.	Биометрическая система контроля доступа по отпечаткам пальцев TimeControl Factory Pass – 4шт.	24 750 руб. за шт.
3.	Комплект компьютера на базе Windows 10 (Системный блок, монитор, мышь, клавиатура)	46 660 руб..

Таблица 1.1

1.2. Организационная структура управления предприятием

Рисунок 1.3

Так как все сотрудники вносятся в общую базу организации (т.е. тренера и преподаватели танцев работают на одну орг.) получаем данную организационную структуру.

Директор обеспечивает полное финансирование организации. Финансист распределяет финансы, в том числе и на продвижение компании. PR-менеджер занимается раскруткой организации и привлечением новых клиентов, которые в свою очередь связываются с менеджерами по продажам. Обязанность менеджера по продажам представить компанию и продать как можно больше нужных для клиента услуг, если же клиента интересует комплекс услуг танцевальной школы, то менеджер оформляет клиента, назначает время проведения общих уроков, а также, по необходимости, устанавливает время индивидуальных занятий с преподавателем. Далее клиент передается преподавателю танцев.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Работа без системы учета обучающихся и клиентов значительно усложнит бы работу всего коллектива организации и потребует большей ручной работы, что в свою очередь сильно скажется на коэффициенте полезного действия каждого из сотрудников и на потоке людей, хотящих приобрести абонемент на обучение. Что бы повысить скорость обработки требуется нанять не малое количество дополнительных работников, дабы ускорить процесс обработки клиентов и повысить продажи.

Так как данный процесс потребует дополнительного количества сотрудников, что принесет дополнительные расходы, целесообразнее создать автоматизированную базу, специализирующуюся на учете клиентов танцевальной школы. Система значительно упростит работу с клиентом и повысит скорость работы сотрудника. Так же, благодаря системе, не потребуется нанимать дополнительный состав работников, ведь большая часть документации будет вноситься и компилироваться автоматически, что сократит расходы и повысит заработную плату менеджерам и администраторам.

Электронная база позволит легче управлять всей документацией по имеющимся клиентам школы танцев и позволит легче производить учет людей, приобретших карты клиента, учет количества удачно обработанных клиентов у конкретного менеджера, а также проще считать количество клиентов, прибывших за определенный период.

Рисунок 1.3 – Декомпозиция 1-го уровня диаграммы IDEF0

Рисунок 1.4 – Декомпозиция 2-го уровня диаграммы IDEF0

Рисунок 1.5 - Декомпозиция 3-го уровня диаграммы IDEF0

Рисунок 1.6 - Декомпозиция 3-го уровня диаграммы IDEF0

Рисунок 1.7 - Декомпозиция 3-го уровня диаграммы IDEF0

Перед тем как внести информацию о человеке, которому будут предоставляться услуги школы танцев, нужно произвести работу с клиентом. А именно:

Осуществить поиск клиента

Обработать клиента (встреча, предоставление услуг организации)

Согласование выбранных услуг, времени, количества посещений (выборочно)

После работы с залом, осуществляется переход к стадии внесения в БД:

Сбор документов

Внесение полученной информации в БД

Выдача электронной ключ-карты

Представляю в виде контекстной диаграммы

Рисунок 1.8 – Диаграмма деятельности

В результате построения диаграммы деятельности мы видим, что сбор и внесение информации не сложный процесс, но имеет место быть, для предотвращения неловких ситуаций, поэтому нужна информационная система, чтобы не запутаться в процессе внесения данных клиента.

Информационной системой будет являться база данных на основе Microsoft Access. Она должна справляться с функциями создания, изменения входящей информации, а также обязана вести учет всех активных и неактивных клиентов.

2. Техническое и программное обеспечение предприятия

2.1 Структура и состав комплекса технических средств и конфигурации сети

В данном пункте производим выбор программно-технического оснащения реализующих служебные функции (Проверки правильности введённых данных, учёта материалов, учёта списаний, расхода, поставок.) и реализующих основные функции управления и обработки данных: ввода первичной информации, обработки, ведения базы данных, и др. За основу берем проверенный аппаратный комплекс, который компания использует на всех своих площадках:

BRAVO A10.17

Процессор AMD Sempron 3000+

Чипсет nForce410

Размеры корпуса170x350x395мм

Оперативная памятьDDR3 4096МБ 1600МГц

Операционная система компьютера Windows 10 Home 64-bit Single Language

Также присутствуют 1 коммутатора с техническими характеристиками:

D-link DGS-1210-28

Wi-Fi-роутер

Стандарт Wi-Fi: 802.11

802.11a/b/g/n, 802.11ac

Макс. скорость: 300 Мбит/

Поддержка опционального 4G-модема

Коммутатор 4xLAN

В арсенале еще есть 1 МФУ принтер

Epson ColorWorks C7500G

Сервер приложений:

Secret Disk Server NG

2 встроенных адаптера Ethernet 1 Гб/c; 1 встроенный адаптер Ethernet 1 Гб/с (выделенный, для использования с ThinkServer System Manager) ;

Сервер БД:

Microsoft SQL Server Standard Edtn 2016 English

Сетевое хранилище, Microsoft SQL Server Standard Edtn 2016 English Not to US DVD 10 Clt

Маршрутизатор Wi-Fi роутер TP-LINK TL-WN822N с техническими характеристиками:

TP-LINK TL-WN822N

Wi-Fi-роутер

Стандарт Wi-Fi: 802.11

802.11a/b/g/n, 802.11ac

Макс. скорость: 300 Мбит/

Поддержка опционального 4G-модема

Коммутатор 4xLAN

D-link DGS-1210-28

Рисунок 2.1 Техническая архитектура организации

В данной диаграмме представил структуру и состав комплекса технических средств.

2.2 Характеристика базы данных

Очевидно, для решения поставленных задач, а также для осуществления функционирования основных возможностей будущего программного комплекса необходима хранилище данных в виде базы данных.

Основными целями проектирования базы данных являются:

- Представление данных и связей, необходимых для всех основных областей применения данного приложения и любых существующих групп его пользователей;

- Создание модели данных, способной поддерживать выполнение любых требуемых транзакций обработки данных;

- Разработка предварительного варианта проекта, структура которого позволяет удовлетворить все основные требования, предъявляемые к производительности системы - например, ко времени реакции системы. При проектировании базы данных создаются два уровня модели - логический и физический. Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире, и могут называться так, как они называются в реальном мире. Объекты модели, представляемые на логическом уровне, называются сущностями. Логический уровень модели данных может быть построен на основе другой модели, например, концептуальной модели данных.

На концептуальном уровне определяются основные сущности, сохраняемые в виде таблиц реляционной базы данных. В нашем случае к таким сущностям относятся сущности: Заявки, клиенты, операторы, отделы.

Для конфигурации базы данных компьютерного приложения по технической поддержки использовалось СУБД ACCESS. В рамках данной СУБД и на основании поставленной задачи была разработана БД.

Наименования поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочие
Номер сотрудника	Номер сотрудника - Сотрудники	Счетчик		Ключевое поле
Фамилия	Фамилия - Сотрудники	Короткий текст	255
Имя	Имя - Сотрудники	Короткий текст	255
Отчество	Отчество - Сотрудники	Короткий текст	255
Номер телефона	Номер телефона - Сотрудники	Короткий текст	255
Электронная почта	Электронная почта - Сотрудники	Короткий текст	255
Должность	Должность - Сотрудники	Короткий текст	255

Таблица 2.1 Сущность «Сотрудники»

Наименования поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочие
Код клиента	Код клиента - Клиент	Счетчик		Ключевое поле
Фамилия	Фамилия - Клиент	Короткий текст	255
Имя	Имя - Клиент	Короткий текст	255
Отчество	Отчество - Клиент	Короткий текст	255
Серия, номер пасспорта	Серия, номер пасспорта - Клиент	Короткий текст	255
Дата рождения	Дата рождения - Клиент	Дата
Номер телефона	Номер телефона - Клиент	Короткий текст	255	Маска ввода
Код доступа на территорию	Код доступа на территорию - Клиент	Короткий текст	255	Подстановка

Таблица 2.2 Сущность «Клиент»

Наименования поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочие
Клиент	Клиент - Внесение в БД	Числовой		Ключевое поле. Подстановка
Доступ	Доступ - Внесение в БД	Числовой		Подстановка
Услуги	Услуги - Внесение в БД	Короткий текст	255	Подстановка
Код закрепленного сотрудника	Код закрепленного сотрудника - Внесение в БД	Числовой		Подстановка
Номер карты	Номер карты - Внесение в БД	Числовой		Подстановка

Таблица 2.3 Сущность «Внесение в БД»

Наименования поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочие
Номер карты	Номер карты - Привязка эл. карты	Числовой	6	Маска ввода
Код клиента	Код клиента - Привязка эл. карты	Числовой		Подстановка

Таблица 2.4 Сущность «Привязка электронной карты»

Соединив все таблицы, соблюдая все типы подстановок, получим такую схему данных

Рисунок 2.2 Схема «Сущьность-Связь»

Рисунок 2.3 Информационная модель

3. Контрольный пример реализации и его описание

Для начала требуется выполнить запуск базы данных, требуется открыть Microsoft Access, после чего откроется интерфейс.

Перед началом работы следует для целостности данных через формы заполнить таблицы: Сотрудники (Рисунок 3.1)

Рисунок 3.1 – Форма «Сотридники»

В таблице «Сотрудники» (Рисунок 3.1) вносятся данные о рабочем персонале. Номер сотрудника присваивается автоматически. ФИО, номер и личная эл. почта вносится самостоятельно. Должность сотрудника выбирается из предоставленного списка возможных.

В таблице «Клиенты» вносятся данные о клиентах. Им автоматически присваивается номер. Данные ФИО, номера телефона и паспортные данные вносятся самостоятельно менеджером по продажам при оформлении клиента в школу танцев (действительно и на другие услуги), присваивается код доступа, по которому человек имеет возможность проходить в зал занятий.

Рисунок 3.2 – Форма «Клиент»

Данные клиента вносят в базу данных членства клуба, которая так же служит сервером данных для проходной.

Рисунок 3.3 – Форма «Внесение в БД»

К клиенту присваивается электронная ключ-карта, для прохода в зал и отслеживания посещения. Номер карты вводится вручную, но имеет ограничение в соответствии ключ-карте. В поле «Код клиента» выбирается клиент которому требуется присвоить карт.

Рисунок 3.4 – Форма «Привязка электронной карты»

Рисунок 3.5 – Отчет «Клиент» Списочный состав клиентов

Заключение

В наше время существует множество программных приложений, позволяющих обеспечивать качественное хранение и обработку информации. Так для хранения большого объема информации, касающейся определенной области очень удобно пользоваться системами управления базами данных (СУБД). Под базой данных (БД) будем понимать совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязь в конкретной предметной области. СУБД позволяет:

- надежно хранить информацию;

- изменять (добавлять, удалять, обновлять) информацию;

- уменьшить время доступа к необходимой информации;

Таким образом, СУБД очень хорошо подходят для хранения и систематизации любой информации на работе.

Преимущества получает пользователь при использовании БД как безбумажной технологии:

• Компактность.
• Информация хранится в БД, нет необходимости хранить многотомные бумажные картотеки.
• Скорость.
• Скорость обработки информации (поиск, внесение изменений) компьютером намного выше ручной обработки.
• Низкие трудозатраты.
• Нет необходимости в утомительной ручной работе над данными.
• Применимость.

В последнее время базы данных находят всё более широкое применение в нашей жизни. Практически во всех отраслях экономики, промышленности, рыночных отношений используются базы данных, позволяющие хранить и обрабатывать информацию.

Предметная область работы – внесение информации о контингенте клиентов, учет клиентов.

В процессе работы была создана ИС Учета контингента клиентов для танцевальной школы. В ходе работы были разработаны, созданы и отлажены все компоненты системы.

В результате проведена следующая работа:

Разработана база данных;

спроектированы управляющие формы и формы для ввода и отображения данных;

спроектирована система внесения информации в БД;

спроектировано табло учета клиентов для БД;

выполнено комплексное тестирование и отладка БД.

В итоге реализована АИС, которая обеспечит автоматизацию учета сведений о клиентах.

Базы являются очень востребованными при учете контингента клиентов, ведь должно быть разделе. Грамотно составленная система учета очень сильно экономит время при обращении к необходимой информации. При правильном составлении и внесении информации в базу скорость поиска необходимой информации сводится до минимума. Создание такой базы данных поможет с легкостью работать с информацией, хранящейся в ней. Позволит получить полную информацию, как и о каждом отдельном клиенте, так же изменять информацию при смене в договоре абонемента.

Разработанная база данных является удобной и понятной для любого типа пользователей. База позволяет добавлять новых клиентов, вносить изменения. Удалять клиентов в таких базах, как правило, запрещено.

Список Литературы

1. Брешенков А.В., Губарь А.М. Проектирование объектов баз данных в среде Access: Учеб. Пособие для вузов. - М.: Изд-во МГТУ, им. Н.Э. Баумана, 2006. - 184 с: ил.

2. Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. - М.: Финансы и статистика, 2002.

3. Гущин А.Н. Базы данных: учебник. – М.: Директ-медиа 2014

4. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России