Содержание:

Введение

Невозможно недооценивать важность коммуникаций в управлении. Любой руководитель организации делает все возможное, чтобы сотрудники понимали главные цели и задачи фирмы, а для этого просто необходимо эффективный обмен информацией. Если сотрудники не могут правильно и четко обмениваться информацией, то они просто не сумеют работать вместе, правильно формулировать цели и успешно достигать их, ведь цели должны диктовать действия.

Всем известно, что коммуникации имеют немаловажное значение для успеха любой деятельности, но особенно это огромная отрасль, которая изучается в сфере менеджмента. Нельзя забывать, что любая организация, даже самая небольшая – основа мира менеджеров, а также причина их существования, но это работает только в том случае, если эти специалисты в совершенстве владеют искусством коммуникации.

Так что же такое коммуникация в организации? Это процесс, который руководитель использует для развития системы предоставления нужной информации большой аудитории внутри своей компании и отдельным индивидуумам вне организации. Коммуникация мощный инструмент в руководстве и координации получения необходимой информации на всех уровнях управления. Эффективность работы данного инструмента определяется качеством реализации тех или иных решений, если сотрудникам четко и доступно донесли информацию о целях и задачах проекта, то результат работы будет успешным.

Сам процесс коммуникации в любой организации является одним из самых важных моментов, если каким-то образом остановить поток информации во внутренней среде компании, то организация фактически подлежит ликвидации.

В связи с этим данная тема очень актуальная.

Целью изучения темы является: анализ ключевых понятий и процесса коммуникации в организации.

Задачи, поставленные мной в достижении данной цели:

1. изучить сущность коммуникационного процесса и раскрыть понятие «информационные технологии»;
2. изучить понятия и виды коммуникаций в организации
3. выявить роль коммуникаций в системе управления
4. изучить коммуникации между организацией и внешней средой
5. выделить элементы и этапы процесса коммуникации
6. изучить межличностную коммуникацию и роль обратной связи
7. изучить информационные технологии осуществления коммуникационных процессов;
8. выявить проблемы коммуникационного процесса в организации;
9. выявить качество коммуникаций и эффективность управления;
10. сделать выводы и предложения.

Для решения задачи достижения цели были изучены многие материалы по данной теме.

1. Сущность коммуникационных процессов и понятие «информационные технологии»

Коммуникационный процесс и информационные технологии тесно связаны между собой, информация двигатель коммуникации. Но для начала предлагаю рассмотреть эти понятия раздельно.

Итак, что же такое коммуникация в целом и коммуникационный процесс?

Коммуникация представляет собой процесс информационного обмена сообщениями, различными людьми, их социальными группами, организациями и т.д.. Для руководителя той или иной организации коммуникация – это источник информации для принятий эффективных решений, которые он должен донести до своих сотрудников доступным языком. Если коммуникация плохо налажена, то решения могут оказаться ошибочными или плохо исполнимыми сотрудниками.

Процесс коммуникации осуществляется при наличии следующих элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель. Рассмотрим каждый из них:

1. Отправитель – человек, который должен донести идеи с помощью передачи им информации.
2. Сообщение – информация, имеющая определенную форму, и может быть закодированной.
3. Канал связи – это средство передачи сообщения или какой-либо другой информации
4. Получатель – человек, которому предназначено данное сообщение. (эти элементы взаимосвязаны, что можно наглядно посмотреть в таблице 1)

(Таблица 1)

Формулирование идеи

и отбор информации

Кодирование информации

Формирование сообщения

Выбор канала связи

Передача сообщения

Передача ответа отправителю

Интерпретация сообщения

Формирование ответа на него

Декодирование сообщения

Восприятия сообщения

Из всего этого следует, что основная цель коммуникационного процесса обеспечение восприятия обмена информацией. Однако, сам факт такого обмена информацией не дает гарантию эффективности общения людей.

Очень важно понимать, кто же могут быть субъектами коммуникации? Ими могут быть, как группы людей, юридические лица, так и отдельные личности. Именно тогда коммуникация будет проходить путем факторов, мнений, идей от одного лица к другому в устной, письменной или какой-либо другой форме с целью получения обратной реакции.

Организационная коммуникация – это многоуровневая и сложная система, которая охватывает всю деятельность организации, а также ее внутренние элементы и внешнее окружение. Поэтому эффективность работы управляющего менеджера зависит от его коммуникационных навыков и делового общения.

2. Понятие и виды коммуникаций в организации

Понятие «коммуникация» употребляется в различных значениях, можно услышать, как говорят об инженерных, транспортных и других коммуникациях как о формах связи. Коммуникация — это одно из наиболее важных условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность — одна из необходимых характеристик, которая сопутствует успеху. Под коммуникабельностью в разных группах понимают способность к общению и способность к совместной работе.

По этому вопросу очень часто возникают недоразумения, приводящие к неправильному их толкованию. Но в нашем случае актуально понятие в организационном контексте. Тут «коммуникация» рассматривается:

1. как процесс, то есть общение людей;
2. как объект, то есть совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации.

Надо помнить, что если руководитель и сотрудники организации эффективны в коммуникации, то организация эффективна и во всех видах деятельности.

Коммуникация в организации подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

Основная задача внешних коммуникаций сводится к трансформированию нужной стратегии в поведение организации, ее послания на организационном, производственном и функциональном уровнях.

Прежде всего, это разработка имиджа организации и донесения его до общественности посредством следующих средств:

1. определение коммуникационных задач;
2. выбор целевых групп;
3. формулирование подходящих сообщений;
4. выбор средств и планирование;
5. координация действий.

Основная задача внутренних коммуникаций – это формирование единого информационного пространства. Важно, чтобы сотрудники были осведомлены обо всей деятельности компании и принимали активное участие в ее жизни. Внутренние коммуникации представляют собой область, которая находится между связями с общественностью и работой с персоналом.

Внешняя коммуникация — это обмен информации со средой, которая находится вне организации. Если мы попробуем проанализировать, о чем пишут или читают люди в организации, то основное внимание нам пришлось бы сосредоточить на вопросах, связанные с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет на организацию.

Как пример, мы можем рассказать такой случай: в 1982 г. и в последующий раз в 1985 г., когда компания «Джонсон энд Джонсон» выявила, что некоторые капсулы «Тиленола» ядовиты, президиуму компании пришлось искать четкие методы коммуникации со средствами массовой информации и потребителями, а также с Управлением санитарного надзора за качеством пищевых продуктов и медикаментов. Наладили связь с руководством среднего звена, которое во главе лабораторий и заводов в разных странах мира, в свою очередь, они установили связь с менеджерами, а те подчинённым им. После чего благодаря этому руководители компании «Джонсон энд Джонсон» оповестило о своих проблемах всех своих сотрудников. Сочетание таких средств коммуникации, как совещания, телефонные переговоры, формальные отчеты, видеоленты позволили в конечном счете охватить многих работников компании. Этот способ называется вертикальным (таким образом руководство проекта (организации) оповещает всех сотрудников).

Каждой организации приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах компания сообщает информацию по финансам, а также подробно описывает сведения о возможностях карьеры, льготах, о своем размещении и т.д. Организация, в которой имеется профсоюз, обязана поддерживать связь с законными представителями людей, которые работают по договору найма. Это лишь малая часть примеров из всего разнообразия способов реагирования организации на события внешнего окружения. Но все мы знаем, что не менее важны и внутриорганизационные коммуникации. Коммуникация внутри организации включает в себя, чаще всего, инструктирование и обучение. Основная цель – создание среди сотрудников поддержки целей и задач фирмы, а также политики, проводимой руководством организации.

Коммуникативный поток подразделяется на горизонтальный и вертикальным (о нем мы рассказали ранее). Внутриорганизационные коммуникации включают также:

- нисходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций,

- коммуникации по горизонтали,

- коммуникации между руководителем и подчиненными,

- коммуникации между формальными и неформальными группами.

Коммуникационные процессы внутри организации призваны удовлетворить потребности разного уровня.

Рассмотрим, как информация перемещается внутри организации с уровня на уровень? Информация может переходить по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Так подчиненным разного уровня сообщается о текущих заданиях, изменении приоритетов, конкретных задачах, рекомендуемых процедурах и т.д. Например, вице-президент может сообщать управляющему заводом о предстоящих изменениях в производстве. А управляющий заводом обязан проинформировать уже своих подчиненных ему об особенностях изменений. Помимо обмена внутри организации по нисходящей, компания нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, служащий магазина может заметить, что новый компьютер иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, потому что компьютер зависает. Служащий заметил, что ожидание раздражает клиентов и он должен доложить об этом начальнику, чтобы тот в свою очередь информировал директора. Только с помощью передачи информации с низших уровней на высшие, чаще всего, значительно влияет на эффективность производительности. Таким же путем до руководства доходит вся информация о первичных проблемах и многое другое. Принятые такие системы коммуникаций способствуют развитию новаторства и предприимчивости, что очень важно.

Необходимо помнить, что общение людей бывает вербальное и невербальное. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных или письменных сообщений, невербальные — осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи.

Способы обеспечения коммуникации известны, это:

- слушание,

- речь,

- чтение,

-письмо.

По значимости слушание находится на первом месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных коммуникаций. Для того, чтобы добиться большую эффективность коммуникаций необходимо уделять внимание культуре речи. Чтение составляет около 15% времени.

Тип личности человека имеет огромное значение в процессе коммуникации. Важно своевременно распознать тип личности собеседника, это позволит вам адаптировать предложения и даст больше шансов добиться успеха в переговорах.

Всегда в любой организации важнейшее звено между руководителем и сотрудниками являются коммуникации, они считаются мощным инструментом внутрисистемной координации. Эффективность коммуникаций тесно связана с рациональностью выбранной структуры управления.

Каким образом на практике сотрудники получают информацию, которая дает им возможность выполнять свои задачи? Для этого следует прибегнуть к различению формальных и неформальных коммуникаций.

Формальными, или, как их еще называют по-другому – официальными, коммуникациями являются те, которые создаются руководством организации и чаще всего они устанавливаются нормативными актами. Как пример, мы можем назвать официальную административную корреспонденцию – это формальные коммуникации в органе государственного управления. Но такие коммуникации могут быть не только письменные, но и устные. Их формальный характер определяется тем обстоятельством, что они официально предусмотрены и осуществляются согласно правилам, которым подчинено функционирование организации. Например, совещание директоров компании или ежедневные утренние собрания с сотрудниками для обмена информацией и постановки задач на рабочий день.

Неформальные коммуникации – это вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается между сотрудниками вне связи с их обязанностями.

Основным методом неформального общения является передача устных сообщений, это когда информация передается от одного участника информационной цепи к другому. Эта особенность обусловливает две характеристики неформальной коммуникации: относительно высокую скорость распространения информации и относительно высокий риск ее искажения. Ведь зачастую канал неформальных коммуникаций – это канал слухов. Как говорил известный исследователь Кит Дэаис «происхождение этого термина относится к временам Гражданской войны в США. Провода телеграфной связи, протянутые с дерева на дерево, напоминали побеги виноградной лозы и широко использовались армией Севера и Юга. Сообщения, передаваемые по такому телеграфу, часто фальсифицировались и запутывались. В конечном счете стало общепринятым квалифицировать неточные сообщения и сведения как «слухи»».

Итак, под неформальной коммуникацией зачастую мы понимаем слухи и сплетни. Что такое слухи? Вообще, если проанализировать историю человечества, то можно отметить тот факт, что передача слухов является одним из древнейших способов общения. В отношении слухов важно осознавать, что их трудно остановить, поскольку источник любого слуха почти невозможно обнаружить, а распространяются они фактически со скоростью молнии. Хотя содержание слухов выглядит правдоподобной, но в них всегда ложная или запретная информация. Основная задача слуха - нести дискомфорт, вызвать бурю негативных эмоций, что нарушает привычный ход событий, сталкивая интересы людей. Но иногда сами руководители используют этот канал, как запланированную утечку информацию

Теперь что такое сплетни? Английское старинное слово «gossip», в наши дни переводится как «сплетня». Это слово означало болтливого человека. В отличии от слуха сплетня может быть как ложью, так и правдой. Зачастую она касается дел, которые рассматриваются как личные, но могут иметь общественный резонанс. Чаще всего источником является сотрудник и подобный «метод» может использоваться руководством для распространения какой-либо деликатной информации. В некоторых случаях несколько сотрудников информируют отдельные группы членов организации. В данной ситуации, которая чаще всего характерна для больших компаний, увеличивается риск подачи ложной информации и усложняется задача руководства.

Мы с вами изучили понятие «коммуникация» и прошлись по основным ее видам. Хочется добавить, что любое руководство должно понимать, что для эффективного управления необходимо формировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию в организации.

(таб.3 использование любого канала коммуникаций, в том числе и слухов)

3. Роль коммуникаций в системе управления

Эффективная коммуникация важна для менеджеров в организациях, чтобы выполнять основные функции управления, т. е. планирование, организацию, руководство и контроль.

Коммуникация помогает менеджерам выполнять свою работу и обязанности. Коммуникация служит основой для планирования. Вся необходимая информация должна быть доведена до сведения руководителей, которые, в свою очередь, должны сообщить о планах для их осуществления. Организация также требует эффективного общения с другими о своей работе задачи. Точно так же лидеры как менеджеры должны эффективно общаться со своими подчиненными. Контроль невозможен без письменного и устного общения.

Менеджеры посвящают большую часть своего времени общению. Они обычно посвящают общению около 6 часов в день, тратят много времени на личную или телефонную связь со своими начальниками, подчиненными, коллегами, клиентами или поставщиками. Менеджеры также используют письменную коммуникацию в форме писем, отчетов или записок там, где устная коммуникация невозможна. Более 80% рабочего времени менеджера – это живое общение и прочие коммуникации (письменные, телефонные, онлайн). И если хотя бы часть этих коммуникаций неэффективна - не с теми людьми, не по тем вопросам, не с нужным результатом и т.п., то это прямые потери драгоценного времени руководителя.

Коммуникации – это основа, "подтекст" управления. Любые управленческие навыки реализуются в процессе общения.

Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи.

4. Коммуникации между организацией и внешней средой

Внешние коммуникации возникают при контакте организации с внешней средой. К ним относят: общение с потребителями, с государственными структурами, с общественностью. По иерархической организации виды коммуникаций можно подразделить на горизонтальные, вертикальные и диагональные.

К горизонтальным относят обмен информацией между работниками. Данные коммуникации важны для координирования действий людей, занимающихся одним производственным процессом. В этом случае рабочие чаще всего имеют общего менеджера, директора. Горизонтальные коммуникации помогают в оптимальном распределении ресурсов, в сбыте товаров и т.п. Они также позволяют установить равноправные связи между всеми подразделениями одного уровня.

Вертикальные коммуникации – обмен информацией между руководством и подчиненными. К ним можно отнести: рекомендации, приказы, распоряжения. Данные документы помогают руководителю эффективно доносить информацию до работников. В свою очередь, подчиненные отчитываются в том, что распоряжение принято к сведению или порученное задание выполнено. К вертикальным коммуникациям также относят общение между подразделениями, которые находятся на разных уровнях иерархии.

Диагональные коммуникации совмещают в себе признаки двух предыдущих видов. Происходит общение между начальниками и подчиненными разных отделов.

5. Элементы и этапы процесса коммуникации

Существует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании.

Виды корпоративных коммуникаций: внешние и внутренние коммуникации

а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;

б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;

в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы.

Для каждого вида коммуникации существуют методы повышения ее эффективности. Соответственно:

а) рабочий инструктаж, обратная связь по результатам деятельности, информирование и новости, социальная поддержка;

б) вопросы к сотрудникам, собрания сотрудников, политика открытых дверей, ответственный за разрешение трудовых споров, участие в социальных группах, умение активно слышать;

в) временные и целевые команды, междисциплинарные группы, профессиональные сообщества, «открытый офис», организационные мероприятия, совещания, социальные сети и блоги.

На сегодняшний день большую роль в процессе коммуникаций играют электронные коммуникации.

Электронные коммуникации делятся на несколько видов:

а) электронная почта – отправление электронных сообщений на дальнее расстояние;

б) телекоммуникации – набор различных инструментов передачи сообщений (телефон, компьютер, смартфон, пейджер и т.п.);

в) виртуальные офисы – целый набор различных инструментов коммуникаций полностью автоматизируют работу офиса в той или иной организации; это могут быть не только функции секретаря, функции проектных команд, но и функции управления и даже производства;

г) социальные сети и виртуальные команды – инструменты, при помощи которых люди, находящиеся в разных подразделениях, могут определенным образом общаться между собой, обмениваться информацией; виртуальная команда – это команда, объединенная в рамках временных функций, выполняющая коллективные задания.

Кроме этого, с точки зрения каналов распространения информации, выделяются формальные коммуникации, которые используют санкционировано-официальные источники информации, и неформальные коммуникации – используют неофициальные каналы взаимодействия.

Большую роль в неформальной коммуникации играют слухи. Слухи могут не только позитивным образом воздействовать на деятельность организации, но и чаще всего негативным.

Существует даже статистика, согласно которой 75% информации, передающейся через слухи, является правдой, и поэтому очень часто то, что подается в виде слуха, оказывается простейшей провокацией.

Существует несколько стандартных действий, которые позволяют предотвратить негативные эффекты от распространения слухов:

1) нужно предоставлять совершенно точные факты, ссылаясь на достоверные источники;

2) не следует пересказывать слух при его опровержении;

3) если слух уже серьезно повлиял на поведение сотрудников, стоит обратиться за поддержкой к неформальным лидерам, к лидерам мнений в организации, которые своим влиянием могут предотвратить дальнейшее распространение этого ложного слуха;

4) следует устранять причины появления слухов;

5) противодействовать слухам как можно раньше;

6) руководитель должен доносить правильные факты.

Большую роль в коммуникациях в организации играют невербальные коммуникации, под ними понимают не «язык слов», а «язык тела»: жесты, мимика, поза, походка. Существует множество тренингов, технологий, при помощи которых можно распознать невербальное сообщение, демонстрируемое сотрудниками.

Для того, чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации, обычно проводят диагностику проблем в коммуникации.

Исследование проблем в коммуникации проводится в различных формах, таких как: опрос сотрудников (один из самых эффективных способов), индивидуальные беседы с сотрудниками и проведение фокус-групп (один из основных методов, когда сотрудники одного или нескольких подразделений собираются и отвечают на вопросы).

В первую очередь, говорят о том, что сбои в процессе коммуникации, могут быть вызваны личностными факторами или факторами, связанными с личностными характеристиками коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, антипатии и т.п.).

Очень часто причиной барьера коммуникации являются физические факторы, например, когда в помещении вы пытаетесь кому-то что-то сообщить, и фоновый шум мешает вам это сделать. Еще один серьезный фактор – это семантический фактор. Возникает он тогда, когда люди придают тем или иным сообщениям неправильный смысл, не тот смысл, который в него изначально вкладывал человек, пытающийся это сообщение передать.

Существуют организационные факторы. Это одна из типичных проблем в организации, когда в этой организации плохие каналы коммуникации, слишком бюрократические процедуры, неправильно построены бизнес-процессы и т.д.

Также, можно выделить такие интересные факторы, как: различия в статусе (сотрудники с более высоким статусом не готовы слушать сотрудников с более низким), культурные (сотрудники в силу различий в культуре не в состоянии понять друг друга), временные (на коммуникацию не хватает времени), коммуникативные перегрузки (слишком большие потоки информации, и, наконец, нежелание делиться информацией из-за каких-то личных интересов.

6. Межличностная коммуникация и роль обратной связи

Межличностная коммуникация заключается в непосредственном контакте с людьми тет-а-тет, то есть лицом к лицу. Межличностной коммуникации характерна психологическая близость собеседников, наличие сопереживания, понимания и сочувствия. Этот вид коммуникаций содержит в себе три взаимосвязанные стороны:

• коммуникативная — заключается в обмене информационных устных сообщений между собеседниками, передаче и приеме чувств и мнений;
• перцептивная — затрагивает процесс понимания и восприятия взаимодействующих сторон, что способствует формированию определенных межличностных отношений;
• интерактивная — состоит в обмене действиями между партнерами по общению.

Рассмотрение межличностных отношений сосредоточено на: восприятии, семантике, некачественной обратной связи и плохом слушании.

Каждый руководитель должен знать о процессе восприятия информации. Люди реагируют не на то, что реально происходит в их окружении, а на то, что воспринимается. Некоторые факторы влияющих на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допустить снижения эффективности коммуникаций, если вовремя устранить преграды, обусловленные восприятием.

Одна из преград возникает по причине конфликта между сферами суждений отправителя и получателя. Люди могут по-разному воспринимать одну и ту же информацию.

Мы не раз говорили в этой работе о том, что целью коммуникаций является обеспечение понимания информации. Вступая в контакт, используя определенные символы (слова, жесты, интонации), человек пытается добиться полного понимая в представляемой им информации. И семантика как раз изучает способы использования слов и их значения. Так как символы могут иметь разные значения для разных людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет понято правильно получателем информации. Символ никогда не имеет неповторимого значения. Значение символа варьируется в зависимости от ситуации, в которой использован символ. Нужно учитывать, что у каждого человека свой опыт в обмене информацией и каждый раз данный процесс является новой ситуацией, поэтому никто не может быть уверен в том, что человек поймет то же значение символу, которое менеджеры ему придали. Этот момент очень важен для коммуникации.

Еще одним довольно частым ограничителем эффективности межличностной коммуникации – отсутствие обратной связи. Она важна, потому что дает возможность установить, действительно ли сообщение истолковано правильно.

И еще один важный барьер – неумение слушать. Конечно, эффективная коммуникация реальна только тогда, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. К несчастью, немногие научились слушать с той степенью эффективности, которая в принципе в наших силах

Межличностная коммуникация — это одна из важнейших категорий психологической науки, так как общение играет главную роль при взаимодействии людей. В данном виде коммуникаций существует два вида общения: невербальное и вербальное. Первый вариант имеет свое начало еще с древних времен, а вербальная появилась значительно позже, но является универсальным способом общения на сегодняшний день. Иными словами, межличностная коммуникация — это общение по крайней мере двух лиц, которое направлено на взаимное установление, познание и развитие взаимоотношений, предполагающее взаимовлияние на поведение, настроение, взгляды, состояние участников этого процесса. Также она наиболее свободна от формальных, регламентирующих стиль и форму сообщения рамок, что позволяет сделать ее более доходчивой и доступной. Помимо этого, в процессе личного общения эффект восприятия может быть усилен за счет интонации собеседника, его жестов, тембра голоса, мимики, обаяния, ориентированные исключительно на определенно человека. Стоит отметить, что в межличностной коммуникации открываются большие неограниченные возможности для применения эффекта обратной связи.

7. Информационные технологии осуществления коммуникационных процессов

Что же такое информационные технологии? Это технологии, которые обрабатывают информацию и автоматизируют ее согласно определенных задач организации.

Основные средства коммуникации, которые могут использовать организации:

- факс

- электронная почта и голосовая почта,

- телеконференция и видеоконференция,

- интрасети, или внутренние сети.

Благодаря тому, что теле-видеоконференции, предоставляют возможность общения в реальном режиме, их начинают рассматривать как решение проблемы автоматизации деятельности предприятия Средства проведения видеоконференций, бывшие диковинкой два года назад, уже сейчас находят широкое применение всюду.

Для обработки информации используется проблемно-ориентированный аппаратный комплекс, который является структурным компонентом автоматизированной системой управления.

В информационных технологиях коммуникации — это удачная совместимость разнотипных систем передачи информации.

Общей целью информационных технологий в этом плане считается получение информации нужного качества на необходимом носителе. Такая информационная система помогает менеджерам и руководителям делать анализ проблемы, а следовательно, эффективно их решать. К сожалению, некоторые новые возможности данных систем, которые широко распространены за рубежом, недоступны в нашей стране, такие возможности, как например, система поддержки принятий решений.

Информационная технологическая среда организации хорошо показана в таблице 4

Информационная технологическая среда организации

Семантическая

Прикладные компоненты

Системные компоненты

Технологические компоненты

Инструментальные компоненты

Проблемно-ориентированные компоненты

Функционально-ориентированные компоненты

Компоненты общего назначения

Функциональная

(Таблица 4)

8. Проблемы коммуникационного процесса в организации

Оптимизация коммуникативной структуры – важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.

Руководитель – это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли:

 пользователя информации – внешней и внутренней, поступающей в организацию;

 распространителя информации – не только через документооборот, но и вербальные контакты;

 представителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам.

Выделяют шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками:

1) прием на работу. Задача – убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации, получить определенное представление о новом сотруднике;

2) ориентация. Задача – ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач;

3) индивидуальная оценка сотрудников. Задача – сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации;

4) обеспечение безопасности. Задача – представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе;

5) обеспечение дисциплины. Задача – ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкциями, традициями, контролировать их выполнение;

6) функционирование. Задача – обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку.

Регулирование и координация индивидуальных усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.

Выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации:

 недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций;

 отсутствие у организации обратных связей;

 неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками;

 личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.

Таким образом, удалось выделить структурные и функциональные компоненты коммуникаций. Так же удалось установить, что современные коммуникации имеют организационную природу, т.к. коммуникационные практики реализуются в организациях. Они интегрированы в структурные и функциональные составляющие организационной жизни, обеспечивают организационную целостность.

Существует важность для организаций процесса управления внутренними и внешними коммуникациями. Особенно внешние организационные коммуникации важны в процессе построения комплексных показателей эффективности деятельности.

9. Качество коммуникаций и эффективность управления

Коммуникация является жизненно важным компонентом управления для любой организации.

Независимо от того, преследуется ли цель информировать сотрудников о новой политике, подготовиться к погодным катастрофам, обеспечить безопасность во всей организации или прислушаться к мнению сотрудников, эффективная коммуникация является неотъемлемой частью эффективного управления.

Чтобы быть успешными, организации должны иметь комплексную политику и стратегии для общения со своими избирателями, сотрудниками и заинтересованными сторонами, а также с сообществом в целом.

Большинство HR-специалистов и руководителей организаций согласны с тем, что связь корпоративной коммуникации с бизнес-стратегией необходима для эффективной и последовательной работы бизнеса.

Эффективная коммуникация может способствовать успеху организации во многих отношениях. Она:

- создает моральный дух сотрудников, удовлетворенность и вовлеченность.

- Помогает сотрудникам понять условия их работы и стимулирует их приверженность и лояльность.

- Обучает сотрудников тому, что они должны оставаться свободными от профсоюзов (если это является целью организации).

- Дает сотрудникам голос-все более значимый компонент повышения удовлетворенности сотрудников своим работодателем.

- Помогает уменьшить вероятность недоразумений и потенциально уменьшает количество жалоб и судебных исков.

- Улучшает процессы и процедуры и в конечном счете создает большую эффективность и снижает затраты.

Неэффективная коммуникация может увеличить вероятность недопонимания, повредить отношениям, разрушить доверие и усилить гнев и враждебность. Неэффективная коммуникация может быть вызвана плохо выстроенной стратегией, неспособностью выполнить стратегию, использованием неправильного средства коммуникации, плохим временем и даже такими нюансами, как выбор слов или тон голоса.

Специалисты по управлению персоналом могут изначально рассматривать коммуникацию главным образом в контексте передачи сообщений сотрудникам о деловых вопросах, политике и процедурах, но двусторонняя коммуникация играет важную роль в комплексной стратегии коммуникации. Прислушиваясь к проблемам и заботам сотрудников, вы строите лояльность и повышаете производительность.

Руководители организаций могут учиться, слушая о проблемах или проблемах, прежде чем они станут официальными жалобами или судебными исками. Они также могут обнаружить потенциальные проблемы в отношениях с работниками и узнать об отношении к условиям найма.

Чтобы разработать коммуникационную стратегию, работодатели должны начать с увязки коммуникации со стратегическим планом, включая миссию, видение и ценности организации; ее стратегические цели и задачи; и ее бренд занятости.

Эффективные коммуникационные стратегии должны:

1. Поддерживать авторитет для установления лояльности и доверия.
2. Поддерживайте последовательность для того, чтобы установить сильное тавро занятости.
3. Слушайте сотрудников и членов команды руководителей.
4. Ищите вклад от всех избирательных округов.
5. Обеспечивать обратную связь.
6. Подготовьте менеджеров в их роли организационных лидеров.

Коммуникационная стратегия включает в себя следующие элементы:

- высокоэффективные стратегии, которые часто являются нисходящими, с высшим руководством, задающим тон для каскадной серии сообщений;

- бюджет, который позволяет использовать различные типы транспортных средств связи в зависимости от сообщения, которое будет доставлено и любые уникальные проблемы, связанные с ним;

- процесс, с помощью которого лидеры оценивают любую конкретную ситуацию, определяющую потребность в общении, и из которой будут вытекать ключевые идеи;

- метод формирования обратной связи и ее использования для формирования последующих сообщений;

- индивидуальный подход к доставке с коммуникационными материалами, которые легко понять.

Каждый член организации должен играть определенную роль в общении. Генеральный директор и старшие менеджеры в конечном счете несут ответственность за установление тона и формирование организационной культуры. Ключевые лидеры должны быть обучены их роли в обеспечении эффективной коммуникации в масштабах всей компании. Специалист по кадрам и коммуникационный лидер также играют важную роль, особенно в сложных экономических условиях. Руководители несут ответственность за ежедневное общение со своими сотрудниками и за отношения со своими коллегами и коллегами. Все сотрудники несут ответственность за озвучивание проблем и проблем, обеспечение обратной связи и эффективное прослушивание.

Коммуникационное обучение может охватывать любое количество тем, в том числе:

- коммуникационная политика компании;

- эффективные навыки написания и презентации;

- инициативы по подготовке инструкторов.

Сильный компонент обучения не только позволит руководителям эффективно общаться со своими командами и другими организационными лидерами, но и поможет им понять соответствующие каналы связи и протоколы.

Нет лучшего способа вызвать негодование среди сотрудников, чем попросить их об обратной связи, а затем не действовать в ответ на их проблемы. Честная, конструктивная обратная связь от сотрудников начинается с доверия и понимания того, что сотрудники могут высказать свои опасения, не опасаясь возмездия.

Внешние коммуникации, включая общественные и общинные отношения, также могут быть частью коммуникационной стратегии организации. Специалисты по кадрам совместно со специалистами по связям с общественностью и высшим руководством должны разработать официальную политику и процедуры для работы с внешними средствами массовой информации.

Хотя организации в целом согласны с тем, что измерение и количественная оценка результатов коммуникационных планов являются полезными, эту цель трудно достичь. Учитывая неуловимый характер коммуникационных данных, определение соотношения затрат и выгод, например, может оказаться сложной задачей. Улучшилось ли положение организации из-за того, каким образом она передавала важную информацию о слиянии или поглощении? Было ли влияние сокращения силы на моральный дух смягчено тем, как сотрудники были проинформированы?

Несмотря на трудности, связанные с этим, организации должны стремиться собирать качественную и количественную информацию для оценки своих усилий:

- качественные данные могут включать в себя анекдотические свидетельства того, что отношение сотрудников улучшилось после урегулирования чрезвычайной ситуации или что информация фокус-групп поддерживала стратегию информирования сотрудников об изменениях в системе льгот;

- количественные данные могут включать такие показатели, как текучесть кадров, производительность труда и показатели удовлетворенности сотрудников, а также использование опций центра обслуживания сотрудников.

Выявление проблем аудитории является ключевой задачей в обеспечении эффективности любой коммуникационной стратегии. Какова идеальная аудитория для конкретного общения? Аудитория может включать всех, кто влияет или находится под влиянием передаваемой информации. Для наиболее эффективной коммуникации размер аудитории также должен быть соответствующим с учетом передаваемой информации и того, будет ли разрешено взаимодействие. Если организации ожидают, что у сотрудников возникнет ряд вопросов относительно нового и уникального предложения льгот или новой процедуры, например, размер аудитории должен быть ограничен, чтобы вопросы могли быть адекватно рассмотрены.

В то время как большая часть коммуникационной стратегии сосредоточена на передаче информации сотрудникам, другой центральный компонент позволяет сотрудникам иметь голос с членами высшего руководства. Наличие голоса - это критическая проблема отношений с сотрудниками, которая влияет на удовлетворенность и вовлеченность.

Организации могут иметь многоуровневые операции с различными рабочими местами в пределах города, или страны или даже по всему миру. Чем более географически разрозненными и взаимозависимыми являются эти группы, нуждающиеся в совместной работе для решения проблем, тем больше проблем возникает в коммуникационной стратегии.

Аудитория для организационной коммуникации может включать в себя многие аспекты разнообразия: возраст, инвалидность, этническое/национальное происхождение, пол и расу, например.

Различные аудитории могут иметь различные представления и ожидания при предоставлении или получении информации, и эти различия следует учитывать при разработке сообщений для широкой аудитории.

Выводы и предложения

Современная организация – это многоуровневая структура со сложными практиками руководства и подчинения. Такая структура может эффективно функционировать только при существовании хорошо налаженной связи между всеми уровнями и элементами управления, поэтому целесообразно проводить анализ как вертикальных, так и горизонтальных организационных коммуникаций.

Вертикальные каналы коммуникации должны связывать все уровни управления организации в единое целое. А для этого информацию, прежде 18 всего, следует направлять сверху вниз, таким образом, руководство доводит до своих подчиненных сведения о текущих задачах, методах действий, об изменении организационных норм и нормативов, применяемых санкциях и вознаграждениях, а также организационной структуры и технологии.

Через систему нисходящих связей руководство организации обеспечивает ориентацию целей подразделений организации относительно главных организационных целей; коррекцию поведения, установок и поведенческих стереотипов исполнителей на всех уровнях, координацию действий; поддержание и упрочение авторитета власти и контроля.

Восходящие потоки информации в направлении снизу вверх, то есть от подчиненного к руководителю, представляют собой каналы обратной связи процесса управления, при этом руководители высших уровней получают информацию о проблемах и текущих делах в каждом подразделении организации. Это позволяет руководству постоянно корректировать и изменять меры воздействия на поведение подчиненных всех нижестоящих уровней.

Также подчиненные могут использовать восходящие потоки информации, для того чтобы довести до сведения высшего руководства информацию о частных проблемах подразделений и отдельных работников и о событиях, которые выходят за рамки контроля со стороны формальной структуры организации.

К наиболее приоритетным задачам современной организационной деятельности относится развитие восходящих потоков информации и придание им такой же значимости для управления, как и у нисходящих потоков.

Это возможно при переводе отношений между руководителями более высоких уровней и подчиненными в режим диалога. Горизонтальные каналы коммуникаций в организации представляют собой средства и пути передачи информации отдельно на каждом иерархическом уровне организации.

Горизонтальные коммуникации реализуются в виде обмена информацией на совещаниях высших руководителей, руководителей среднего уровня, низшего звена управления, на собраниях исполнителей, а также в неформальных коалициях, кружках коллег, в ходе трудовой деятельности и т.д.

В целом горизонтальные каналы коммуникации в современной организации призваны решать следующие задачи:

 уточнение целей и задач подразделений исходя из конкретных ситуаций в каждом из подразделений;

 взаимодействие специалистов различного профиля из разных подразделений организации, что способствует комплексному решению поставленных высшим руководством задач;

 передачу информации не директивного, но совещательного характера;

 формирование неформальной структуры организации, решающей задачи, которые невозможно решать в официальных рамках.

Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, они способствуют более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд.

Очень часто такая форма распространения информации является более оперативной, а поток информации не подчиняется какому-либо определенному порядку. Но, в то же время, такая система может искажать информацию, так как в ней не имеется четкой структуры распределения ответственности и отчетности.

Проблемы, которые связаны с созданием эффективных коммуникаций, можно разделить на две основные группы: проблемы, которые возникают в ходе межличностного общения, и проблемы структурных коммуникаций.

Основная проблема в коммуникациях между элементами организационной структуры зачастую обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации.

При этом распоряжения и директивы руководящего органа организации могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующее сообщение может противоречить ранее посланным.

В случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или сотрудниками организации становятся ненадежными, а информация к подразделениям поступает хаотично. Это вызывает информационный голод или, наоборот, переизбыток противоречивой информации.

В условиях неопределенности также могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах. В современных организациях имеется еще большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей.

Заключение

В заключении данной работы можно прийти к выводу, что развитие современного общества невозможно представить без постоянного обмена информацией, информационные потоки ежедневно окутывают все сферы деятельности любой организации. На данном этапе развития мирового сообщества роль коммуникаций постоянно возрастает. Сегодня коммуникации носят не только социальный характер, но и экономический. Это связанно с постоянным развитием научно-технического прогресса, открытием новых технологий и техник обмена информацией.

Роль коммуникаций в организации невозможно переоценить. Коммуникации обеспечивают более эффективное управление производственными процессами, повышают уровень удовлетворенности персонала организации, формирует чувства включенности и сплоченности в работе организации.

Часто возникают неверное представление, что весь процесс коммуникаций формируется «сам собой», но стоит отметить, что этим процессом стоит и следует управлять и по мере необходимости корректировать. Неэффективная коммуникация всегда вызывает ряд проблем, связанных с процессом управления в организации и как следствие является главной причиной нарушения всех производственных циклов. Эффективный руководитель – это тот, кто эффективен в коммуникациях.

Список используемой литературы

1. Асташина, О.В. Коммуникативные стратегии в организации / О.В. Асташина // Вестник науки и образования Северо-Запада России. - 2015. - № 4. - С. 151 - 156.
2. Бабосов, Е.М. Особенности коммуникации в организационных моделях различных типов / Е.М. Бабосов, А.А. Трусь // Вестник Московского университета. Серия 18: Социология и политология. - 2015. - № 3. - С. 95 - 114.
3. Балдин, К.В. Организационное обеспечение адаптивного опережающего управления предприятием / К.В. Балдин, Е.Л. Макриденко, С.А. Тугушева // Современные тенденции развития науки и технологий. - 2016. - № 11. - С. 8 - 14.
4. Боднар, А.В. Алгоритм функционирования информационно-коммуникационного механизма предприятия / А.В. Боднар // Вестник Южно-Уральского государственного университета. Серия: Экономика и менеджмент. - 2015. - № 4. - С. 131 - 139.
5. Данилова А.С. Развитие корпоративной культуры посредством эффективных коммуникаций организации / А.С. Данилова, О.М. Федорова, С.В. Здрестова-Захаренкова // Вестник Северо-Кавказского федерального университета. - 2016. - № 2. - С. 42 - 47.
6. Деловые коммуникации / Под ред. В.П. Ратникова. - М.: Юрайт, 2017. - 528 с.
7. Деловые коммуникации / Под. ред. Т.Ю. Анопченко. - М.: КноРус, 2018. - 248 с.
8. Доронина, Е.Б. Повышение эффективности создания и функционирования сложных систем на основе анализа коммуникативных процессов / Е.Б. Доронина // Science Time. - 2016. - № 4. - С. 244 – 254
9. Егоричев, В.А. Системный подход в исследовании организационных коммуникаций / В.А. Егоричев, П.И. Малярчук, Н.К. Семенова // Молодой ученый. - 2016. - № 10. - С. 686 - 688.
10. Егоршин, А.П. Деловые коммуникации / А.П. Егоршин. - М.: НИМБ, 2015. - 320 с.
11. Коноваленко, В.А. Основы интегрированных коммуникаций / В.А. Коноваленко, М.Ю. Коноваленко, Н.Г. Швед. - М.: Юрайт, 2015. - 486 с.
12. Конушкина, А.О. Современные коммуникации: организационный подход / А.О. Конушкина, А.В. Федорова // Инновационная наука. - 2015. - № 3. - С. 247 - 252.
13. Кравец, М.А. Алгоритм и методология стратегической диагностики организационных коммуникаций / М.А. Кравец // Современная экономика: проблемы и решения. - 2015. - № 4. - С. 55 - 65.
14. Кравец, М.А. Оценка эффективности развития организационных коммуникаций / М.А. Кравец // Современная экономика: проблемы и решения. - 2015. - № 9. - С. 56 - 62.
15. Лещукова, И.В. Эффективность коммуникаций в организации / И.В Лещукова // Инновационная наука. - 2016. - № 12-3. - С. 139 - 141.
16. Майкл МЕСКОН, Майкл АЛЬБЕРТ, Франклин ХЕДОУРИ, оОсновыы менеджмента, МОСКВА • Издательство «ДЕЛО» • 1997