Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Управление запасами»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Товарные запасы на любом предприятии являются основным источником денежных вложений, а так же создают проблему ежедневного их контроля. В условиях высокой конкуренции в бизнесе необходимо эффективно управлять товарными запасами.

Слишком большие запасы товара непременно приведут к потерям и убыткам, будут занимать полезную торговую и складскую площадь, а так же будут мешать высвобождению оборотных средств.

Целью данной курсовой работы является разработка регламента управления запасами.

В работе будут определены:

владелец процесса, выходы и входы процесса;
ресурсы процесса;
схемы управления процессом, схемы подпроцессов;
ответственность руководства за управление процессом;
предлагаемые мероприятия по улучшению;
порядок внесения изменений.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Характеристика комплекса задач

1.1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Залогом успешного функционирования коммерческих предприятий является эффективная автоматизация. Основной задачей моего курсового проекта – автоматизация управления запасами: процессы учета и контроля поставок товаров.

Рациональная поставка товарного запаса на склад возможна только при оперативном планировании всех работ. Поддержание оптимального запаса зависит от многих факторов:

частоты поставок;
скорости выборки товара со склада;
характеристик самого товара.

Слишком большие запасы товара вызовет переполнение складских помещений, а если товар обладает маленьким сроком годности возможен риск порчи товара. Нельзя также не учитывать сезонный спрос на определенные виды товара. При этом логично увеличивать запасы перед началом сезона, а по его окончанию уменьшать их.

Не лишним будет учитывать и динамику роста продаж определенного товара. В этом случае ориентироваться лучше по нескольким последним месяцам продаж.

Такое управление товарными запасами должно быть на каждом предприятии, оно способствует повышению эффективности деятельности организации и повышает рентабельность. Этим направлением на рассматриваемом предприятии занимается отдел закупок.

В данном курсовом проекте мною будет разработан регламент выполнения процесса управления запасами.

Основными входными документами бизнес-процеса будут:

инвентаризационные ведомости
накладные на списание
договора с поставщиками
накладные на поставку товара
заявки от покупателей
договора с покупателями
накладные на отгрузку товара
данные о сроках поставки
статистические данные о сезонности на различные виды товаров.

Выходные документы:

план заказов
отчет о прогнозируемых продажах
отчет о текущих продажах
отчет о динамике продаж
отчет о количестве товара на складе

В своей работе отчеты будут использоваться в отделах продаж, закупок, складского учета, а также непосредственным руководителем предприятия. Информация в процесс будет поступать также от отделов продаж, закупок и складского учета.

1.1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Входными данными по отношению к информационной системе управления товарными запасами являются инвентаризационные ведомости, накладные на списание, договора с поставщиками, накладные на поставку товара, заявки от покупателей, договора с покупателями, накладные на отгрузку товара, данные о сроках поставки, статистические данные о сезонности на различные виды товаров.

Выходными данными являются план заказов, отчет о прогнозируемых продажах, отчет о текущих продажах, отчет о динамике продаж, отчет о количестве товара на складе.

Рисунок 1 – Контекстный уровень IDEF0-диаграммы

При декомпозиции контекстного уровня диаграммы, на первом этапе мы видим, что производится анализ состояния склада, также формируется отчетность о количестве товара на складе, текущих продажах и динамике продаж.

На втором этапе производится прогнозирование продаж на следующий месяц.

На третьем этапе производится планирование заказов с указанием даты и объема заказа.

Рисунок 2 – Декомпозиция контекстного уровня

На основе отчета о продажах формируются данные о продажах товаров за текущий месяц. Далее эти данные, а также отчет о динамике продаж и статистические данные о спросе на различные виды продукции используются для расчета объема продаж на следующий месяц. Далее к полученным объемам прибавляется объем гарантированных поставок и на основе этих прогнозов формируется отчет о прогнозируемых продажах.

Рисунок 3 – Декомпозиция второго этапа

Производится анализ отчета о прогнозируемых продажах и отчета о количестве товара на складе. На основе этого анализа составляется график продаж с указанием, когда, предположительно закончится данный товар.

Из анализа договоров с поставщиками составляется график поставок, согласно обязательствам.

На основе этих двух анализов, а также данных о сроках поставки от различных поставщиков формируется план заказов товаров с указанием даты заказа, вида и количества товара.

Рисунок 4 – Декомпозиция третьего этапа

1.1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основными документами для бизнес-процесса, рассматриваемого в курсовой работе, являются:

инвентаризационная ведомость товарно-материальных ценностей;
товарная накладная;
договор поставки;
заявки от покупателей.

Рассмотрим возникающий документооборот на примере заявки от покупателя.

Действие

Исполнитель

Отдел по работе с клиентами

Отдел продаж

Клиент

Поступление заявки

Заявка от покупателя

Делегирование заявки

Заявка от покупателя

Обработка заявки

Заявка от покупателя

Итог обработки заявки

Заявка от покупателя

Ответ клиенту

Заявка от покупателя

Рисунок 5 – Схема документооборота заявки от покупателя

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение задачи

2.1.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рисунке 6.

ИС

Договора

Контрагенты

Товар

Прогнозы

Динамика

Заказы

Менеджер

Ведение справочников

Обработка заявок от покупателя

Формирование отчетов

План заказов

Отчет о прогнозируемых продажах

Отчет о текущих продажах

Отчет о динамике продаж

Отчет о количестве товара на складе

Менеджер

Рисунок 6 – Информационная модель бизнес-процесса

Владельцем процесса является начальник отдела закупок.

2.1.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Инвентаризационная ведомость товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Код по форме ОКУД 0317004.

Инвентаризационная ведомость составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Код формы по ОКУД 0330212.

Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132

В строке «Грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если отгрузка осуществляется структурным подразделением поставщика, то необходимо указать адрес местонахождения такого подразделения. Также условиями договора может быть предусмотрено, что поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом. В строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

В строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.

В строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

Товарная накладная ТОРГ-12 составляется уполномоченным лицом организации. В строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика. Товарную накладную подписывает работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер организации-продавца, а также работник организации-продавца, производящий отпуск груза.

Данные о товаре, указанные в накладной, должны соответствовать данным счета-фактуры.

Допускается составление товарной накладной по форме, разработанной организацией самостоятельно. В этом случае в ней обязательно должны содержаться следующие данные:

наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ;
дата составления документа;
наименование товара, его количество и стоимость;
должности лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию;
личные подписи этих лиц;
печати организаций.

Должностные лица, санкционирующие отгрузку товара, подписывают товарную накладную ТОРГ-12 лично. Подписи заверяются оттиском печати организации. Возможность применения факсимиле должна быть оговорена в договоре на поставку.

Договор поставки – хозяйственный договор, является одной из разновидностей договора купли-продажи и аналогичен ему по форме. Согласно договору поставки поставщик обязуется в назначенные сроки (срок), не совпадающие с моментом заключения договора, передать товар в собственность (полное хозяйственное ведение либо оперативное управление) покупателю, который обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму.

Заявки от покупателей – документ, в печатной форме, с указанием заказчика, наименования товара, кода товара, необходимого количества, даты поставки, типа поставки (самовывоз/доставка).

Данные о сроках поставки – информация о среднем времени доставки товара транспортной компанией из определенных городов.

Статистические данные о сезонности на различные виды товаров – данные, указанные в статистических приложениях к периодической литературе по соответствующей тематике.

2.1.3. Характеристика результатной информации

Выходной информацией процесса будут:

отчет о прогнозируемых продажах
отчет о текущих продажах
отчет о динамике продаж
отчет о количестве товара на складе

2.2 Ресурсы процесса

2.2.1 Персонал

Необходимая численность сотрудников и их квалификация закреплены в штатном расписании подразделений:

отдел продаж;
отдел закупок;
отдел складского учета

2.2.2 Инфраструктура

Инфраструктура, необходимая для проведения процесса управления запасами состоит из:

Здания и производственные помещения:

офисное помещение, ответственный – начальник отдела продаж.

офисное помещение, ответственный – начальник отдела закупок.

склад, ответственный – начальник отдела складского учета.

Оборудование: связь – телефон, факс, мобильная связь; компьютерная сеть. Ответственный – Начальник IT департамента.

Транспорт: автомобиль. Ответственный – начальник транспортной службы.

2.2.3 Производственная среда

При выполнении всех функций и работ в рамках данного процесса используются следующие виды производственной среды: нормальные условия для офисного помещения в соответствии со СНиП.

2.3 Ответственность руководства за управление процессом

Ответственность персонала за функции в Процессе установлена следующим образом:

Функции	Регламентирующий документ	Должностные лица
Функции	Регламентирующий документ	1	2	3
1. Планирование	Регламент процесса	+
2. Отчетность о ходе процесса	Регламент процесса	+
3. Управление процессом	Регламент процесса	+
4. Анализ состояния склада	Регламент процесса			+
5. Прогнозирование продаж	Регламент процесса		+
6. Составление заказов	Регламент процесса	+

Должностные лица, ответственные за функции:

Начальник отдела закупок
Начальник отдела продаж
Начальник отдела складского учета

2.4 Предлагаемые мероприятия по улучшению

Для улучшения работы процесса управления запасами стоит рассмотреть возможность внедрения автоматизированной информационной системы.

После внедрения на предприятии информационной системы сократится время на обработку входящих документов, также появится возможность в режиме реального времени иметь точные отчеты, сократится время на подготовку аналитической информации.

.Также внедрение ИС позволит:

хранить данные централизованно;
исключить потерю данных;
структурировать данные;
выдавать аналитическую информацию в режиме реального времени;
выдавать результаты в удобной форме на принтер и экран;
легко изменять данные;
сократить времени оформления документов.

2.5 Порядок внесения изменений

Владелец процесса один раз в два года пересматривает данный регламент процесса управления запасами на соответствие целям и планам организации.

По итогам рассмотрения владелец процесса может принять решение о продлении действия регламента без изменений. В этом случае действие регламента продлевается на следующие два года, для чего владелец процесса делает запись в «Листе регистрации изменений» контрольного экземпляра. В противном случае владелец процесса делает запись: «Требует пересмотра. Срок действия продлен до ..............года» расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало пересмотра данной документированной процедуры.

Решение об изменении регламента принимает владелец процесса на основании предложений других подразделений предприятия, результатов анализа установленных и предвидимых несоответствий, а также рекомендаций внутренних или внешних аудитов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном курсовом проекте был разработан регламент процесса управления запасами.

Для описания структуры процесса и функциональных связей применяется методология IDEF0, дающее наглядное графическое представление об иерархической структуре модулей.

В работе определены:

владелец процесса, выходы и входы процесса;
ресурсы процесса;
схемы управления процессом, схемы подпроцессов;
ответственность руководства за управление процессом;
предлагаемые мероприятия по улучшению;
порядок внесения изменений.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Владимир Грекул, Нина Коровкина, Юрий Куприянов. Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.:БИНОМ, ИНФРА-М, 2013
Ричард Ньютон. Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер, 2014
В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013
Елиферов В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник / В.Г. Елиферов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 319 c.
Репин В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление / В.В. Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 512 c.
Рудакова О.С. Реинжиниринг бизнес-процессов: Учебное пособие для студентов вузов / О.С. Рудакова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 343 c.
Хаммер М. Быстрее, лучше, дешевле: Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / М. Хаммер. - М.: Альпина Пабл., 2012. - 356 c.