Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 
Первоначально термин появился в устной речи и означал процесс решения дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу.

Документ является основным способом предоставления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранение и умелое использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса.

Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием зависит от того, на сколько разумно организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще, хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.

Ведь вовремя использованная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. В следствии этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов;
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» является синонимами, и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Цель курсовой работы – исследовать документооборот и ознакомиться с его основными этапами и спроектировать систему автоматизации документооборота.

Задачи курсовой:

• рассмотреть процесс и организацию документооборота;
• провести анализ входящих, исходящих и внутренних документов;
• дать рекомендации по улучшению документооборота.

Проблема управления документооборотом состоит в несоответствии уровня и качества автоматизации возросшему потоку документов и увеличению времени на их обработку.

Во многих организациях остро стоит проблема организации документооборота. Документы дублируются, теряются или передаются получателям с опозданием. Техническая отсталость технологии управления документооборотом во многих случаях приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Структура курсовой работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, два раздела, заключение, списком использованных источников.

В первом разделе рассматриваются основные характеристики системы документооборота в организации, правила ведения документооборота, требования, предъявляемые к документообороту организации, системы контроля организации и правила работы с архивами.

В втором разделе рассматривается программа совершенствования систем документационного обеспечения управления на основе дополнительной автоматизации.

1 Глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Можно выделить несколько этапов в существующей схеме планирования задач. В качестве первого этапа возьмем анализ стратегии развития бизнеса.

Предприятия, чьи стратегии в бизнесе объединены со стратегиями в области информационных технологий, как правило, занимают лидирующие позиции в условиях конкуренции. Подбор определенного набора пакетов некоторых поставщиков, удовлетворяющих той или иной функции информационной системы управления, является реальной альтернативой выбору автоматизированной системы. Подобный подход может смягчить определенные проблемы, возникающие при внедрении программных модулей.

Все большее количество организаций предпочитает приобретать готовые технологии, а при необходимости добавлять к ним собственное программное обеспечение, так как разработка собственной информационной системы – слишком дорогостоящий процесс. Подобная тенденция приводит к изменению поставщиками ранее существовавшего способа выхода на рынок. Как правило, только базовая система, которая впоследствии адаптируется под конкретного заказчика. При этом пользователей консультируют по вопросу внедрения ИС, что значительно сокращает сроки внедрения, а также повышает квалификацию сотрудников.

Хорошо организованная и отлаженная работа всех отделов компании является необходимым условием для успешного развития бизнеса.

В качестве следующего этапа в данном процессе рассмотрим поиск и обработку отчетной информации, получаемой по телекоммуникационным каналам.

Необходимо произвести конкретный подход к каждой из поставленных задач с целью снижения нагрузки на персонал. Затем необходимо передать решения данных задач руководителю предприятия. На данном этапе, как правило, имеет место корректировка работы.

В данном случае система должна выполнять следующие функции:

• Функция получения данных;
• Функция обработки, анализа, сохранения и печати данных.

Выделяются несколько этапов стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная), по участкам, по направлениям, а также комплексная автоматизация.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Характеристика процесса делопроизводства в разрезе IDEF0 приведена на рисунке 1.2.1.

Рисунок 1.2.1 Характеристика процесса обработки документа

Проводя декомпозицию данного процесса, получим схему на рисунке 1.2.2.

Рисунок 1.2.2 Декомпозиция процесса обработки документа

На рисунке 1.2.3 представлена схема декомпозиции процесса регистрации и рассмотрения входящего документа.

Рисунок 1.2.3 Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения входящего документа

В результате рассмотрения входящего документа, как правило, формируется внутренний документ, исходящий документ, а поступивший документ направляется на хранение.

Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов представлена на рисунке 1.2.4.

Рисунок 1.2.4 Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов

Документы, поступившие на предприятие, принимаются сотрудником отдела делопроизводства. Документы, поступающие на предприятие, проходят:

• Первичную обработку,
• Предварительное рассмотрение,
• Регистрацию,
• Рассмотрение руководством,
• Передачу на исполнение.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником отдела делопроизводства с целью распределения поступивших документов на направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в отдел делопроизводства. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой отдел делопроизводства обязан проверить правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником отдела делопроизводства и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Для ведения истории документов, их регистрации, контроля в настоящее время используются исключительно бумажные формы документов. Из-за большого объема документов на предприятии сотрудник не успевают правильно оформить все документы, что впоследствии ведет к сложностям с поиском того или иного документа, получению аналитической отчетности за период.

В результате возникают такие проблемы, как доставка неверной информации, несвоевременная ее доставка, потеря информации, что ведет к задержкам в оформлении отчетности и замедлению деятельности предприятия, а также ошибках в ней.

Большой объем данных, обрабатываемых позволяет затрачивать соответствующее количество времени и трудовых ресурсов на обработку, исполнение и контроль документов. Поэтому необходимо, с применением системы электронного документооборота, уменьшить затрачиваемые ресурсы в целях оптимизации деятельности всей инспекции.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота позволит наиболее оперативно и с большой точностью отслеживать оборот конкретного документа в организации.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В ситуации роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

• Руководство теряет целостную картину происходящего.
• Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
• Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
• Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
• Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
• В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли.

Рисунок 1.3.1 Схема документооборота

Проблемы и недостатки организации документооборота компании

Проведенный анализ организации документооборота позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия на рисунке 1.3.2.

Рисунок 1.3.2 Основные проблемы и направления их решения

Рассмотрим их подробнее.

Существующий порядок организации делопроизводства обладает рядом недостатков.

Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует номенклатура дел Компании. При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

В результате анализа системы документационного обеспечения были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

В связи с тем, что создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Отсутствие электронной подписи при пересылке документов так же является негативным аспектов в документообороте предприятия, которое нуждается в совершенствовании.

Как уже было сказано выше, в отношениях между контрагентами документооборот все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощи средств электронной связи. Нередко с использованием средств электронной связи происходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласование условий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, подача отгрузочных разнарядок, выставление требований на оплату, направление претензий и др. Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения как правило, связаны с финансовыми и иными имущественными рисками.

В таких отношениях в целях защиты и обеспечения безопасности своих интересов компании, как правило, необходимо официально удостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт их направления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получения таких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновении спора в суде.

Анализируя систему электронного документооборота был сделан вывод о том, что предприятию необходимо комплексно подходить к проблеме автоматизации деятельности с учетом многопрофильности и объединенности нескольких групп компаний под единым брендом. Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Рекомендации повышения эффективности документооборота компании

Для повышения эффективности документооборота компании и устранения выявленных недостатков нами разработаны следующие мероприятия:

Устранение недостатков в существующем порядке организации делопроизводства.

Указанные недостатки в документообороте могут быть устранены путем полной автоматизации документирования деятельности предприятия. При этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.

Функциональные возможности системы "1С: Система электронного документооборота "Управление делами":

• Управление бизнес-процессами предприятия (BPM);
• Внутренний документооборот предприятия;
• Управление отношениями с контрагентами (CRM);
• Прочие возможности.

Рассмотрим некоторые подпункты системы подробнее.

Удобное меню позволяет войти в любой подпункт, раскрывая его более подробно (рисунок 1.3.3).

Рисунок 1.3.3 Меню

Пункт "Приказы".

Документ служит для регистрации приказов предприятия различного вида. Использование категорий документов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов (рисунок 1.3.4).

В документе реализован механизм подписки, позволяющий оперативно оповещать сотрудников о принятых решениях (рисунок 1.3.5).

Рисунок 1.3.4 Приказы

Рисунок 1.3.5 Реализация уведомления сотрудника

Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажных версий документов. При этом уменьшается количество возможных ошибок (рисунок 1.3.6).

Рисунок 1.3.6 Автоматизация печатного вывода документов

Пункт "Служебные записки"

Для организации служебной переписки в системе существует документ "Служебные записки" (Рисунок 1.3.7).

Рисунок 1.3.7 Служебная записка

Рисунок 1.3.8 Меню

При этом у получателя появляется в меню сообщение о поступлении служебной записки. После прочтения которой получатель может сохранить ее, удалить, ответить… По умолчанию, доступ к документам этого типа дается автору и получателю - документы являются приватными. Интерфейс пользователя прост (рисунок 1.3.8).

По данному разделу можно сделать вывод, что нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

К информационному обеспечению проектируемой системы относятся: входные и выходные документы. Входные документы представляют собой набор справочных сведений, которые заносятся в локальную базу данных посредством специально разработанных форм. Так же к входным документам относится информация о добавлении и изменении свойства номера формы (добавление номера свойства номера) входной информацией для разрабатываемой системы будет являться информация, получаемая посредством выходных форм.

Работа с информацией происходит посредством экранных форм. Форма – это важнейший визуальный компонент. Формы представляют собой видимые окна WINDOWS и являются основной частью практически любого приложения. В форме размещаются визуальные компоненты образующие интерфейсную часть и системные (не визуальные) компоненты. Посредством форм происходит диалог между оператором и системой.

При разработке экранных форм использовались разные инструментальные средства, позволяющие ускорить ввод данных, а именно:

- кнопки, для организации более дружественного интерфейса, кнопки с поясняющими надписями и изображениями, отражающими характер их действия;

- выпадающие списки, этот компонент позволяет отображать значения выпадающего списка, что очень удобно, так как экономит площадь окна приложения, и предоставляет пользователю выбор из имеющихся значений;

- календари, этот компонент очень эффективен в применении за счет малого места, занимаемого им на форме. При этом он позволяют вводить дату из выпадающего календаря (по виду напоминают выпадающие списки) и обеспечивает безошибочный с точки зрения синтаксиса ввод дат;

- таблицы, позволяют представлять информацию в удобном, структурированном виде.

Обоснование проектных решений по информационному решению включает следующие пункты:

- обоснование состава и содержания входных и выходных документов, метода их построения;

- обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы;

- обоснование способа организации информационной базы: как совокупности локальных файлов или как интегрированной базы данных с локальной или распределенной организацией; определение состава файлов, обоснование методов логической организации файлов и баз данных;

- обоснование состава и способов организации файлов с результатной и промежуточной информацией.

Формы ввода должны быть реализованы в удобном для пользователя виде и позволять изменять любые хранимые данные.

Желательно использовать отдельные формы для заполнения различных таблиц, но при этом необходимо учесть что основные функции программного продукта должны выполняться в главном окне и не вызывать проблем с работой. Таким образом, программный продукт должен быть максимально эргономичен и занимать минимум пространства.

Ввод условно-постоянной первичной информации должно осуществляться на отдельных формах.

Обоснование способа организации информационной базы.

Для реализации программного продукта необходимо создать базу данных, это необходимо для хранения необходимой информации. Создание базы данных позволит занимать меньше места на жестком диске, структурировать информацию и т.д.

База данных - это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. В качестве базы.

СУБД представляет собой комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и cовместного использования баз данных (БД) многими пользователями. СУДБ является вторым по важности, после ОС, программным кoмпонентом, который надлежит выбрать для успешной реализации поставленной задачи.

СУБД можно классифицировать по ряду признаков:

• модель данных,
• тип программного обеспечения;
• характер использования.

Классификация в соответствии с моделью данных

На практике большинство применяемых СУБД используют одну из трех мoделей данных: реляционную, иерархическую или сетевую.

Реляционная модель является наиболее простой и широко используемой формой представления данных. При реляционном подходе представление данных сводится к совокупности двумерных таблиц с множеством строк, иначе именуемых записями, и столбцов - полей. Каждая запись содержит сведения об описываемом объекте. Все записи базы данных имеют идентичную, заданную пользователем структуру и размеры. В теории множеств таблице соответствует термин отношение (relation), который и дал название модели. Для данной модели имеется развитый математический аппарат - реляционное исчисление и реляционная алгебра.

Дoстоинством реляционной модели является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки. В настоящее время реляционные системы лучше соответствуют техническим возможностям персональных компьютеров и вполне удовлетворяют большинство пользователей. Недостаток реляционной модели - жесткость структуры данных и зависимость скорости обработки данных от размера базы данных.

Иерархическая модель стрoится по принципу иерархии типов объектов, т.е. один тип объекта является главным, а остальные, находящиеся на низших уровнях иерархии, - подчиненными. Иными словами, для данного главного типа объекта существует несколькo подчиненных типов объектов. Взаимосвязи между объектами напоминают взаимосвязи в генеалогическом дереве, за единственным исключением: для каждого порoжденного (подчиненного) типа объекта существует единственный исходный (главный) тип объекта.

В сетевой модели данных понятие главнoго и подчиненных объектов несколько шире. Любой объект может быть и главным, и подчиненным (в сетевой модели главный объект обозначается термином «владелец набора», а подчиненный - термином «член набора»). Один и тoт же объект может одновременно выступать и в роли владельца, и в роли члена набора. Это значит, что каждый объект может участвовать в любом числе взаимосвязей.

Использование сетевой или иерархической моделей позволяет уменьшить время доступа к информации, однако, поскольку каждый элемент данных должен содержать ссылку на некоторые другие элементы, требуются значительные ресурсы как дисковой, так и оперативной памяти компьютера. Кроме того, для таких моделей характерна сложность реализации СУБД.

Кроме вышеперечисленных «классических», в последние годы появились и стали активно внедряться следующие модели данных: постреляционная, многомерная и объектно-ориентированная.

Постреляционная модель данных представляет собой расширенную реляционную модель, снимающую ограничение неделимости данных, хранящихся в записях таблиц. Постреляционная модель допускает многозначные поля - такие поля, значения которых состоят из подзначений. Набор значений многозначных полей считается самостоятельной таблицей, встроенной в основную таблицу. Мнoгомерные СУБД являются узкоспециализированными СУБД, которые предназначены для интерактивной аналитической обработки информации. В объектно-ориентированной модели между записями базы данных и функциями их обработки устанавливаются взаимосвязи с помощью механизмов, подобных соответствующим средствам в объектно-ориентированных языках программирования.

В наиболее oбщем случае под СУБД можно понимать любой программный продукт, поддерживающий процессы создания, ведения и использования БД. К СУБД относятся следующие основные виды программ: полнофункциональные СУБД, серверы БД, клиенты БД.

Полнофункциональная СУБД (ПФСУБД) представляет собой традиционную СУБД. Современные ПФСУБД являются наиболее многочисленными и мощными по своим возможностям. Они имеют развитый интерфейс, позволяющий с помощью меню выполнять основные действия с БД: создавать, модифицировать, дополнять, формировать запросы и т.п.

Сервер БД представляет собой программное обеспечение, которое реализует функции управления базами данных на основе запросов, формируемых другими программами (клиентами БД). Языком запросов обычно выступает SQL (StructuredQueryLanguage - структурированный язык запросов).

Серверы БД используются по большей части для организации центров обработки данных и пользовательских запросов в локальных и глобальных сетях. Примерами серверов БД могут служить MySQL и MSSQLServer.

Клиентами БД в общем случае являются различные программы: ПФСУБД, электронные таблицы, текстовые процессоры и т.п. При этом сервер и клиент БД, могут принадлежать одному или разным производителям программного обеспечения и работать под управлением различных аппаратных платформ.

По характеру использования СУБД делят на персональные и многопользовательские.

Персональные СУБД обычно обеспечивают возможность создания персональных БД и недорогих приложений, работающих с ними. Персональные СУБД или разработанные с их помощью приложения зачастую могут выступать в роли клиентской части многопользовательских СУБД. К числу персональных СУБД относятся MS Access, VisualFoxPro, Paradox, Clipper и др.

Многопользовательские СУБД включают в себя сервер БД и клиентскую часть и, как правило, могут работать в неоднородной вычислительной среде (с разными типами ЭВМ и операционными системами). К многопользовательским СУБД относятся СУБД Oracle и Informix.

При разработке клиентских приложений автоматизированных систем очень важным аспектом является создание удобного, интуитивно понятного интерфейса пользователя.

Для реализации данной системы выбрана СУБД MicrosoftSQLServer. Такой выбор обоснован тем, данная СУБД часто устанавливается и успешно работает на предприятиях.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи системы и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.

К общесистемному (общему) программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и выполнения часто встречающихся вариантов обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности компьютера, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, а также автоматизировать работу программистов. Специальное (функциональное) программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании ИТ конкретного функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществлявших организацию данных и их обработку при решении функциональных задач системы.

При выборе комплекса технических средств для разработки системы, одним из важнейших критерием является выбор операционной системы. Операционная система управляет техническими средствами компьютера, поддерживает запуск и выполнение тех или иных программ и приложений, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции. Каждая программа пользуется средствами, предоставляемыми операционной системой. Таким образом, выбор операционной системы очень важен, так как он определяет набор программ и формат исполняемых файлов, а также их взаимодействие с операционной системой.

На компьютерах с современной архитектурой, используемых в качестве рабочих мест пользователей, чаще всего применяются следующие операционные системы:

- операционные системы семейства Windows от фирмы Microsoft (Windows Server),

- операционные системы Linux/BSD семейства (UNIX подобные) от различных фирм - разработчиков (Red Hat, Debian, Novel, Mandrake soft, Gentoo, Slackware, IBM, Oracle, NetBSD, OpenBSD, FreeBSD).

Для разработки программного приложения автоматизированной обработки выбор той или иной операционной системы не повлияет на функциональность системы по причине того, что при реализации алгоритмов программного приложения не требуется использования каких-либо специфических функций операционной системы. Оба типа операционных систем позволяют разрабатывать программный продукт без потери его функциональности, по причине наличия программных сред (языков программирования) для обоих типов операционных систем.

Все из вышеперечисленных операционных систем содержат интерфейсы межсетевого взаимодействия, что позволяет использовать программное приложение в сети, для обмена данными и параллельной работы нескольких копий программного приложения с одними исходными данными. Оба типа операционных систем содержат в себе качественный интерфейс пользователя, что также позволяет производить разработку программного приложения для любой из этих операционных систем.

В качестве операционной среды для разработки и применения программы была выбрана операционная система семейства Windows, в частности операционная система Windows Server. Этот выбор обусловлен тем, что на сегодняшний день Windows Server является одной из наиболее распространенных операционных систем. Операционная система Windows Server обеспечивает стабильность работы, предоставляя пользователям возможность сосредоточиться на выполняемой работе.

Одним из важных требований, предъявляемых к проектированию информационных систем, эксплуатируемых совместно на технологической базе весьма ограниченных возможностей, является большая их однородность, позволяющая обеспечить совместимость, мобильность, переносимость.

Выбор системы управления баз данных (СУБД) представляет собой сложную многопараметрическую задачу и является одним из важных этапов при разработке приложений баз данных. Выбранный программный продукт должен удовлетворять как текущим, так и будущим потребностям предприятия, при этом следует учитывать финансовые затраты на приобретение необходимого оборудования, самой системы, разработку необходимого программного обеспечения на ее основе, а также обучение персонала. Кроме того, необходимо убедиться, что новая СУБД способна принести предприятию реальные выгоды.

Наиболее простой подход при выборе СУБД основан на оценке того, в какой мере существующие системы удовлетворяют основным требованиям создаваемого проекта информационной системы. Более сложным и дорогостоящим вариантом является создание испытательного проекта на основе нескольких СУБД и последующий выбор наиболее подходящего из кандидатов. Но и в этом случае необходимо ограничивать круг возможных систем, опираясь на некие критерии отбора. В данном случае можно выделить несколько групп критериев:

• Моделирование данных;
• Особенности архитектуры и функциональные возможности;
• Контроль работы системы;
• Особенности разработки приложений;
• Производительность;
• Надежность;
• Требования к рабочей среде;
• Смешанные критерии.

Основным принципом выбора СУБД следует считать определение программного продукта, в наибольшей мере соответствующего предъявляемым требованиям. Эту задачу решить не очень просто. Во-первых, к СУБД предъявляется большое число требований, которые с течением времени изменяются, во-вторых, СУБД имеют большое число параметров, что затрудняет их сравнение. Кроме того, информация о СУБД часто носит рекламный характер, не позволяющий сделать правильное суждение.

Процедуру выбора СУБД следует проводить в три этапа:

· На качественном уровне оценить предлагаемые программные продукты на предмет пригодности;

• Оценка технических характеристик отобранных систем;
• Оценка производительности программных продуктов.

К числу основных показателей пригодности программных продуктов относятся:

- вид программного продукта;

- категории пользователей (профессиональные программисты, администраторы БД, квалифицированные пользователи, разрабатывающие приложения, конечные пользователи, различные комбинации перечисленных категорий);

- удобство и простота использования (понятные процедуры установки программных продуктов, удобный и унифицированный интерфейс конечного пользователя, простота выполнения обычных операций: создания БД, навигации, модификации, подготовки данных, выполнения запросов и отчетов и ряда других; наличие интеллектуальных подсистем подсказок, помощи в процессе работы и обучения, включая примеры);

- модель представления данных. Наиболее распространенной является реляционная модель данных. Перспективными являются модели с объектной ориентацией, поскольку они обладают большими возможностями отражения семантики предметной области;

- качество средств разработки. При оценке качества средств разработки учитывается следующее: возможности создания пользовательских интерфейсов, мощность языка создания программ, автоматизация разработки различных объектов: экранных форм, отчетов, запросов. Предпочтение отдается системам, имеющим полнофункциональные генераторы и обеспечивающим удобство работы пользователя;

- качество средств защиты и контроля корректности базы данных. Доступ к функциям защиты должен предусматриваться на уровне средств разработки программ и на уровне пользователя. К важнейшим функциям контроля корректности относятся: обеспечение уникальности записей БД по первичному ключу, автоматический контроль целостности связей между таблицами во время выполнения операций обновления, вставки и удаления записей, проверка корректности значений в БД;

- качество коммуникационных средств. При оценке качества коммуникационных средств обращают внимание на следующие свойства программных продуктов:

• поддержку сетевых протоколов,
• поддержку стандартных интерфейсов с БД,
• наличие средств групповой работы с информацией БД,
• способность использовать и модифицировать БД других форматов без импортирования или преобразования;
• фирма - разработчик.

Солидность фирмы-разработчика пакета, как правило, дает следующие преимущества:

• высокое качество продукта,
• наличие документации и методических материалов
• наличие «горячей линии» для консультаций по возникающим проблемам

При выборе продукта следует обратить внимание на дату его появления. В качестве показателей «благополучия» можно использовать: твердое финансовое положение, перспективная динамика развития аппаратно-программных средств, годовой оборот, численность состава, объем продаж и т.д. - стоимость. На стоимость программных продуктов в основном влияют вид программного продукта и фирма - разработчик. Стоимость полнофункциональных СУБД обычно колеблется в пределах $ 500 - $ 1000. Общая стоимость включает в себя стоимость прикладного инструментария, средств настройки конфигурации системы, администрирования БД и сопровождения. Иногда общая стоимость крупных систем, построенных на базе реляционных БД, достигает миллионов долларов. Основным фактором, определяющим общую стоимость системы, чаще всего является число поддерживаемых пользователей.

На уровне технических характеристик разнообразие СУБД еще больше, чем на качественном уровне. К техническим характеристикам относятся:

• • общие параметры (операционная среда, потребность в оперативной памяти, ограничения на максимальный объем БД и др.);
  • ограничения на операции над данными;
  • типы данных;
  • возможности средств формулировки и выполнения запросов;
  • работа в многопользовательских средах;
  • инструментальные средства разработки приложений;
  • импорт и экспорт.

Оценка производительности производится методом тестирования с помощью эталонных тестов из набора AS3AP (ANSI SQL Standard Scalable and Portable). В них контролируется широкий спектр часто встречающихся операций БД и моделируются однопользовательские и многопользовательские среды.

Ниже, в таблице 1.9. приведена сравнительная таблица трех распространенных систем управления базами данных, конкурирующих на рынке программного обеспечения по основным показателям.

Таблица 1.5.1 Сравнение СУБД

Показатели	Microsoft SQL Server	MySQL	PostgreSQL
Поддерживаемые операционные системы	Windows Desktop/Server	Windows Desktop/Server, Linux, Unix, Mac	Windows1 Desktop/S22erver, Linux, Unix, 2Mac
Условии лицензирования	Коммерческий продукт с закрытым исходным кодом. Есть бесплатная версия с ограничением оперативной памяти до 4 Гб.	Коммерческая лицензия и GNU GPL.	Лицензия BSD Open Source.
Наличие предустановленных драйверов в ОС семейства Windows	Да	Нет	Нет
Поддержка репликации	Да, встроенная и разных типов. Но внесение тсруктурных изменений после начала репликаци - очень сложный процесс.	Да, включая mater-master репликацию.	Да, но с помощью сторонних продуктов с открытым исходным кодом. Репликация всех типов.
Возможность писать хранимые функции на разных языках программирования	Да, теоретически на любом языке, поддерживающим CLR, например VisualBasic.NET, C#, IronPython, но сначала надо скомпилировать код в бибилиотеку dll.	Нет (кроме C и Pl/SQL)	Да, наиболее полная поддержка из всех рассматриваемых.
Возможность создавать пользовательские аггрегированные функции	Да - любой.NET язык, кроме TRANSACT SQL.	Да, только на С	Да - на PL language и встроенных C, SQL, PLPgSQL.
Поддержка даты и времени	Да	Да (но без временной зоны)	Да
Аутентификация	Средставими БД и ActiveDirectory	Средствами БД	Много разных методов, включающих предыдущие
Разграничение доступа к столбцам	Да	Да	Да

Таким образом, для проекта, рассматриваемого в данном дипломном проекте наиболее приемлема СУБД MySQL.

Кроме того, данная СУБД обладает следующими преимуществами:

• • многопоточность, поддержка нескольких одновременных запросов;
  • оптимизация связей с присоединением многих данных за один проход;
  • записи фиксированной и переменной длины;
  • ODBC драйвер;
  • гибкая система привилегий и паролей;
  • гибкая поддержка форматов чисел, строк переменной длины и меток времени;
  • интерфейс с языками C и Perl, PHP;
  • быстрая работа, масштабируемость;
  • совместимость с ANSI SQL;
  • бесплатна в большинстве случаев;
  • хорошая поддержка со стороны провайдеров услуг хостинга;
  • быстрая поддержка транзакций через механизм InnoDB.

Кроме СУБД, необходимы выбрать и язык веб-программирования.

В случае WEB-приложений речь идёт, конечно же, об ASP.NET и его основном в настоящее время конкуренте - РНР.

Рассмотрим подробнее преимущества и недостатки обоих платформ.

Очевидные преимущества ASP.NET

Типизация. Языки программирования ASP.NET имеют строгую типизацию данных. Это безусловно выигрышный момент по сравнению с нетипизированным php: меньше будет логических ошибок, которые весьма трудно находить и исправлять. Некоторым утешением для сторонников php является возможность привести переменную к нужному типу - но увы, присвоение переменной, приведённой к целому типу, строкового значения не вызовет даже предупреждения со стороны интерпретатора.

Очевидные преимущества php

Open source (открытый код), представляющий возможность для аудита кода. Что особенно важно - аудитом кода занимаются программисты всего мира, способствуя устранению уязвимостей и прочих недостатков.

Поскольку обе технологии ограничены довольно простым протоколом HTTP и языком разметки HTML - их возможности примерно равны. Все задачи, решаемые в рамках одной технологии, столь же успешно решаются и в рамках другой. Можно спорить лишь о большем или меньшем удобстве предлагаемые технологиями решений - но мы воздержимся от споров о вкусах.

Таким образом, ни php, ни ASP.NET не дают технологического преимущества WEB-проекту. Различия проявляются в стоимости и трудоёмкости разработки и эксплуатации проекта. В этих показателях php значительно выгодней ASP.NET. А преимущества ASP.NET в области разработки и поддержки, провозглашаемые рекламой, в основном являются, увы, не более чем рекламой.

Кроссплатформенность. php портирован практически под все распространённые операционные системы, в то время как ASP.NET ориентирован на Windows.

Удачный набор функций. php предоставляет WEB-разработчику большое количество функций для решения типовых задач. Создатели php хорошо знают, какие задачи чаще всего решает разработчик WEB-приложений. В ASP.NET нет полезных функций, необходимых постоянно - при наличии огромного количества методов, которым и применения-то не придумать.

Прозрачная привязка проекта к файловой системе. И как следствие - нет необходимости в специальных средствах разработки. Иными словами, в php-проекте нет конструкций, для визуализации и редактирования которых требовался бы особый редактор.

В ASP.NET не так уж просто сообразить, например, как связаны пространства имён (namespaces) и расположение файлов на диске. В итоге бывает, что классы не видят друг друга.

Простота настройки Apache, php, MySQL. Все настройки содержатся в тектовых ini-файлах. Все параметры откомментированы.

Совместимость «снизу вверх». Переход php-проекта на новую версию php возможен либо вообще без изменений либо с минимальными доработками, связанными, как правило, с изменениями настроек по умолчанию (не буду долго останавливаться на том, что полагаться на настройки по умолчанию - дурной тон в программировании). А случае с ASP.NET мы видим, что проект надо полностью переделать.

Поэтому для реализации проектируемой системы выбор идет на язык программирования PHP.

2 Глава. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рисунке. 2.1.1.

Рисунок 2.1.1 Информационная модель системы

В соответствии с приведенной информационной моделью, работа системы осуществляется следующим образом.

Администратор системы регистрирует сотрудников, используя справочник «Должности» и изменяя содержимое таблицы «Сотрудники». Также он изменяет содержимое данной таблицы, редактируя данные для доступа к системе каждого сотрудника.

Сотрудник регистрирует документы, используя документ и справочник «Типы документов» и изменяя содержимое таблицы Документы.

Руководитель формирует резолюцию к документу, используя таблицу Документы и формируя таблицу Резолюции.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В системе будут справочники, приведенные в таблице 2.2.1.

Таблица 2.2.1 Перечень используемых справочников

№ пп	название справочника	ответственный за ведение	средний объём справочника в записях	среднюю частоту актуализации	средний объем актуализации, %
1	Отделы	Администратор	100	1 раз в месяц	10
2	Должности	Администратор	10	1 раз в год	10
3	Руководители	Администратор	20	1 раз в год	10
4	Типы документов	Администратор	500	1 раз в месяц	25

Справочник Отделы имеет следующий реквизиты:

• код отдела;
• полное наименование отдела;
• сокращенное наименование отдела.

Справочник Должности имеет следующие реквизиты:

• код должности;
• наименование должности.

Справочник Руководители имеет в своем составе следующие реквизиты:

• фамилия;
• имя и отчество;
• код должности;
• код отдела;

Справочник Типы документов включает в себя наименование типа документа и его код.

В качестве входной информации используются следующие документы:

• трудовая книжка;
• штатное расписание;
• документ.

Трудовая книжка сотрудника используется при регистрации его в системе. При этом из нее используются следующие реквизиты:

• фамилия, имя, отчество;
• дата рождения;
• наименование должности;
• наименование отдела.

Штатное расписание используется при формировании справочника Отделы, при этом используется только такой реквизит, как наименование отдела.

Документ является основным входным документом. При регистрации документа в системе задействуются следующие реквизиты:

• наименование;
• тип документа;
• дата подготовки или поступления;
• количество страниц;
• описание документа;
• электронная копия документа.

2.3. Характеристика результатной информации

Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства являются следующие документы:

- список сотрудников;

- список документов по типам;

- список документов, имеющих резолюцию, по типам;

- список документов, поставленных на контроль;

- список документов, находящихся в архиве, по типам.

В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество сотрудников;

- дата регистрации;

- должность;

- отдел;

- дата рождения;

- логин и пароль для доступа в систему.

Данный документ формируется на основе справочников Отделы, Должности и таблицы Сотрудники.

Списки документов имеют следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дата регистрации;

- краткое описание;

- количество страниц;

- адресат;

- ссылка на электронную версию документа.

Список документов, имеющих резолюцию, дополнительно имеет такие реквизиты, как Резолюция и Ответственное лицо.

Список документов, находящихся в архиве, а также список документов, находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в системе могут быть следующие статусы:

- документ зарегистрирован;

- документ рассмотрен;

- документ поставлен на контроль;

- документ отправлен в архив.

На основе статуса формируются списки документов. При формировании списков документов используются такие таблицы, как Документы, Сотрудники, а также справочники Отделы, Типы документов.

Результатная информация будет отображаться на мониторе компьютера, а так же при желании выводиться на печать. Результатная информация должна помочь оптической группе в выполнении прямых обязанностей.

Вся результатная информация должна быть в понятном для пользователя виде и проста для понимания. При дальнейшей модернизации возможно изменение уже существующей или добавление новой результатной информации.

Также результатной информацией может являться любая информация, содержащаяся в базе данных и которую возможно просмотреть. Данная информация может помочь при ведении бизнес-процессов организации или анализа достигнутых результатов.

Результатная информация выводиться в стандартном виде (документы стандартной формы).

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Автоматизированное рабочее место должно иметь модульную структуру и состоять из следующих подсистем:

- Подсистема «База данных» - эта подсистема представляет собой базу данных, в которой хранятся все данные (серверная часть).

- Подсистема «Клиентское приложение» - эта подсистема должна содержать пользовательские формы, обеспечивающие выполнение всех операций.

Первым этапом разработки интерфейса является анализ решаемых пользователем задач и структуры имеющейся информации. На основе этих данных выполняется проектирование структуры меню.

В результате анализа имеющихся данных были выделены такие основные группы функций пользователя:

• Регистрация документов (входящих и исходящих).
• Просмотр документов (входящих и исходящих).
• Работа со справочниками.
• Подготовка отчетов

Эти операции и были выделены в структуре меню. На рисунке 2.4.1 представлено дерево функций программных модулей проектируемой системы управления документооборотом.

Рисунок 2.4.1 Дерево функций

Разработанное дерево функций станет основой проектирования интерфейса пользователя информационной системы.

Разработка интерфейса системы строится на основе психофизических особенностей восприятия человека:

Особенности восприятия цвета. Цвет является очень сильным раздражителем, поэтому применять цвета в интерфейсе необходимо крайне осторожно. Обилие оттенков привлекает внимание, но быстро утомляет. Поэтому не стоит ярко окрашивать окна, с которыми пользователь будет долго работать. Необходимо предоставить пользователю возможность настройки цветов.

Особенности восприятия звука. В интерфейсах звук обычно используют с разными целями: для привлечения внимания, как фон, как источник дополнительной информации и т.п. Необходимо предусматривать возможность его отключения.

Субъективное восприятие времени. Если на выполнение операции требуется много времени, то необходимо сообщать о времени завершения операции, информировать о промежуточных результатах.

Особенности памяти. Одновременно человек способен воспринимать и запоминать от 5 до 9 несвязанных объектов.

Все эти особенности необходимо учитывать в процессе разработки интерфейса пользователя. Выделяют четыре этапа разработки интерфейса:

• Определение требований пользователя к интерфейсу и типа интерфейса.
• Определение сценариев использования интерфейса.
• Проектирование.
• Реализация (программирование и тестирование).

На основе анализа предметной области, а также групп потенциальных пользователей, нами были сформулированы следующие требования к интерфейсу пользователя:

• Разграничение доступа для разных групп пользователей.
• Возможность выбора действий (функций) с объектами предметной области.
• Удобство и простота в использование.
• Интуитивная понятность и быстрота освоения.
• Использование эргономичных цветов и расположения элементов на форме.

Эти требования влияют на выбор типа интерфейса, т.к. тип интерфейса зависит и от поставленной задачи (функционала программы), и от ожиданий и уровня компетентности пользователей. Существуют разные типы интерфейсов.

Процедурно-ориентированные - представляют пользователю возможность выполнения некоторых действий, для которых пользователь определяет соответствующие данные и в результате которых хочет получить итоги:

- примитивные - организуют работу с пользователем в консольном режиме. Используется в установочных программах;

- интерфейс меню: позволяет выбрать необходимые операции из некоторых списков. Предполагают реализацию множества сценариев, последовательность действий которых определяется пользователем. Различают многоуровневые и одноуровневые меню, используется в простых программах;

- интерфейс со свободной навигацией: обеспечивает возможность осуществления любых допустимых в конкретном состоянии операций, доступ к которой возможен через разные интерфейсные компоненты).

Объектно-ориентированные - интерфейсы прямого манипулирования, предполагают выбор и перемещение пиктограмм, соответствующих объектам предметной области.

На основе анализа сформулированных выше требований пользователей можно сделать вывод, что для разрабатываемой системы более всего подходит функционально-ориентированный интерфейс, а именно интерфейс прямого манипулирования.

Пользовательский интерфейс представляет собой совокупность программных и аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие пользователя с компьютером. Основу такого взаимодействия составляют диалоги. Под диалогом в данном случае понимают регламентированный объем информацией между человеком и компьютером, осуществляемый в режиме реального времени и направленный на решение какой-либо задачи. Обмен информацией осуществляется передачей сообщений и управляющих сигналов. Сообщения - это порция информации, участвующая в диалоговом обмене.

На рисунке 2.4.2 приведена схема диалога проектируемой системы.

Рисунок 2.4.2 Дерево вызова программных модулей

.

2.5. Характеристика базы данных

Рисунок 2.5.1 Структура базы данных электронного документооборота

Связи базы данных:

FK_T_DATA_B_REFERENCE_T_USER - связь между таблицами T_USER и T_DATA_B_U родительское поле ID таблицы T_USER дочернее поле ID_USER таблицы T_DATA_B_U.

FK_T_DATA_B_REFERENCE_T_BRANCH - связь между таблицами T_BRANCH и T_DATA_B_U родительское поле ID таблицы T_BRANCH дочернее поле ID_BRANCH таблицы T_DATA_B_U.

FK_T_FILES_REFERENCE_T_USER - связь между таблицами T_USER и T_FILES родительское поле ID таблицы T_USER дочернее поле ID_USER таблицы T_FILES.

FK_T_FILES_REFERENCE_T_TYPE_D - связь между таблицами T_TYPE_DOC и T_FILES родительское поле ID таблицы T_TYPE_DOC дочернее поле ID_TYPE_DOC таблицы T_FILES .

Таблица 2.5.1 Таблица сотрудников (T_USER)

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
идентификатор пользователя	ID	число	4	ключевое поле
фамилия	SURNAME	строка	128
имя	NAME	строка	128
отчество	PATRONYMIC	строка	128
номер контактного телефона	PHONE	строка	64
номер сотового телефона	S_PHONE	строка	64
пароль для входа в систему	PASSWORD	строка	16

Таблица 2.5.2 Таблица отделов организации (T_BRANCH)

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
идентификатор отдела;	ID	число	4	ключевое поле
наименование отдела	NAME	строка	64

Таблица 2.5.3 Таблица данных (T_DATA_B_U)

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
идентификатор	ID	число	4	ключевое поле
идентификатор пользователя	ID_USER	число	4	вторичное поле
идентификатор отдела	ID_BRANCH	число	4	вторичное поле

Таблица 2.5.4 Таблица файлов (T_FILES)

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
идентификатор файла	ID	число	4	ключевое поле
код файла	CODE	строка	32
наименование	NAME	строка	128
дата создания	DATA_CREATE	дата
системный код файла	SYSCODE	строка	32
идентификатор пользователя создавшего файл	ID_USER	число	4	вторичное поле
идентификатор документария	ID_TYPE_DOC	число	4	вторичное поле

Таблица 2.5.5 Таблица документария (T_TYPE_DOC)

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
идентификатор	ID	число	4	ключевое поле
родитель (иерархическая структура)	PARENT	число	4
код документария	CODE	строка	16
наименование документария	NAME	строка	128

Таблица 2.5.6 Таблица констант (T_CONST)

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
идентификатор	ID	число	4	ключевое поле
наименование константы	NAME	строка	64
код константы	CODE	строка	16
значение константы	VALUE	строка	64

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Рисунок 2.6.1 Дерево вызова программных модулей

Таблица 2.6.1 Описания функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1.	Модуль «Вход в систему»	Содержит функции для входа в систему
2.	Модуль «Главная форма»	Содержит предопределенные процедуры и элементы главной формы
3.	Модуль «Меню»	Содержит функции навигации по системе
4.	Модуль «Справочники»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
5.	Модуль «Документы»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
6.	Модуль «Отчеты»	Содержит предопределенные процедуры и элементы для работы с отчетами

2.7. Описание программных модулей

При запуске системы открывается панель функций. Панель предназначена для быстрого запуска и более удобной работы пользователей. На панели расположены разделы: справочники, документы, отчеты.

Рисунок 2.7.1 Главное окно конфигурации

Справочник «Организации» предназначен для хранения информации об организации (рисунок 2.7.2).

Рисунок 2.7.2 Справочник «Организации»

При создании новой организации нужно заполнить поля «Наименование», «Полное наименование», а также вкладки «Адреса и телефоны», «Реквизиты». При заполнении адресов можно воспользоваться адресным классификатором. Организации может быть несколько (рисунок 2.7.3).

Рисунок 2.7.3 Справочник «Организации»

Справочник «Подразделения» представляет собой иерархическую структуру отделов предприятия (рисунок 2.7.4).

Рисунок 2.7.4 Справочник «Подразделения»

Справочник «Сотрудники» содержит информацию о сотрудниках предприятия. При создании нового сотрудника необходимо ввести информацию ФИО, Должности, Подразделении сотрудника, а также заполнить вкладки «Персональные данные» и «Контактная информация».

При заполнении адресов можно воспользоваться адресным классификатором. В форме списка справочника есть возможность просмотра информации о должностях, датах рождения и телефонах сотрудников (рисунок 2.7.5).

Рисунок 2.7.5 Справочник «Сотрудники»

Справочник «Контрагенты» содержит информацию о контрагентах организации. При создании нового контрагента необходимо заполнить поля «Наименование», «Полное наименование», указать контактное лицо контрагента, а также заполнить вкладки «Контактная информация» и «Банковские реквизиты» (рисунок 2.7.6).

Рисунок 2.7.6 Справочник «Контрагенты»

Документ «Входящий» служит для регистрации в программе поступающей (входящей) корреспонденции. Номер входящего документа присваивается автоматически. У каждой организации своя нумерация.

Из справочника выбирается статус входящего документа, проставляется срок исполнения. Также можно указать номер и дату исходящего документа, ссылку на исходящий документ, просмотреть или загрузить скан исходящего документа (рисунок 2.7.7).

В документе реализована возможность хранения сканов документов с помощью справочника «Хранилище дополнительной информации» (Кнопка «Файлы» на панели инструментов вверху формы).

Рисунок 2.7.7 Карточка входящего документа

Также разработана система оповещения ответственных, которая позволяет делать рассылку сканов документов на электронную почту сотрудников и создавать задачи сотрудникам.

Если у вас в документе назначены исполнители и срок исполнения, а также описана задача, вы можете отправить оповещение и создать задачу сотруднику. Для этого необходимо поставить галки в колонках «Создать задачу» и «Отправить оповещение» и нажать кнопку «Оповестить ответственных». Если установлена галка в колонке «Создать задачу», то пользователю автоматически будет передана задача.

Если была отмечена колонка «Отправить оповещение», то ответственному придет оповещение на электронную почту вместе со сканом документа.

Документ «Исходящий документ» служит для регистрации исходящей корреспонденции в программе. Номер присваивается документу автоматически. У каждой организации своя нумерация. Из справочника выбираются адресат (контрагент), документ и исполнители. Если это новый документ, то в поле «Вид документа» нужно выбрать значение «Новый». Если документ ответный, то нужно выбрать значение «Ответный» и указать входящий документ (рисунок 2.7.8).

Рисунок 2.7.8 Карточка исходящего документа

В документе «Внутреннее движение» фиксируются все перемещения входящего документа внутри организации. В документе выбирается входящий документ, проставляется срок исполнения и исполнители по данному документу. В процессе работы отмечается состояние исполнения документа (выполнено, не выполнено) и краткое пояснение по каждому исполнителю (рисунок 2.7.9).

Рисунок 2.7.9 Внутренне движение документа

Документ «Приказы» служит для регистрации приказов по предприятию. В документе из списка сотрудников предприятия выбирается руководитель и назначается срок исполнения приказа. В документе также есть система оповещения ответственных и размещения сканов.

Рисунок 2.7.10 Приказ

Документ «Распоряжение» служит для регистрации распоряжений. В документе выбираются руководитель, а также заносится краткое содержание распоряжения. Документу присваиваются исполнители. Документ «Резолюция» аналогичен документу «Распоряжение» и предназначен для регистрации резолюций.

Рисунок 2.7.11 Распоряжение

Все отчеты формируются аналогичным образом. Для того, чтобы выбрать период нужно нажать на кнопку выбора периода в верхней части формы. Далее чтобы установить отбор, нужно нажать на кнопку «Отбор» на панели инструментов формы. В списке отбора необходимо поставить галочку в нужной колонке и выбрать значение. Чтобы сформировать отчет нужно нажать кнопку «Сформировать». Для того, чтобы открыть документ, нужно щелкнуть по номеру документа в отчете.

Функции отчетов:

Отчет «Журнал регистрации входящей документации» показывает объем документооборота по документам «Входящий документ» за период (рисунок 2.7.12).

Рисунок 2.7.12 Журнал регистрации входящих документов

Отчет «Журнал регистрации исходящей документации» показывает объем документооборота по документам «Исходящий документ» за период (рисунок 2.7.13).

Рисунок 2.7.13 Журнал регистрации исходящих документов

Отчет «Движение внутренних документов» показывает объем документооборота по документам «Внутреннее движение» за период.

Отчет «Журнал приказов» показывает объем документооборота по документам «Приказ» за период (рисунок 2.7.14).

Рисунок 2.7.14 Журнал регистрации приказов

Отчет «Журнал Распоряжений» показывает объем документооборота по документам «Распоряжение» за период (рисунок 2.7.15).

Рисунок 2.7.15 Журнал регистрации распоряжений

Отчет «Журнал служебных записок» показывает объем документооборота по документам «Служебная записка» за период.

Отчет «Объем документооборота» показывает объем документооборота по документам «Входящий документ», «Исходящий документ», «Внутреннее движение» за период (рисунок 2.7.16).

Рисунок 2.7.16 Справка об объеме документооборота

Отчет «Контроль исполнения приказов» контролирует исполнения приказов по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение (рисунок 2.7.17).

Рисунок 2.7.17 Отчет контроля приказов

Отчет «Контроль исполнения входящих документов» контролирует исполнения входящих документов по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение.

Отчет «Контроль исполнения внутреннего движения документов» контролирует исполнения внутреннего движения документов по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение.

Отчет «Контроль исполнения распоряжений» контролирует исполнения распоряжений по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение.

Рисунок 2.7.18 Отчет контроля распоряжений

Отчет «Контроль исполнения задач» отслеживает выполнение назначенных задач.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Функциональные возможности системы "1С: Система электронного документооборота "Управление делами":

• Управление бизнес-процессами предприятия (BPM);
• Внутренний документооборот предприятия;
• Управление отношениями с контрагентами (CRM);
• Прочие возможности.

Рассмотрим некоторые подпункты системы подробнее.

Удобное меню позволяет войти в любой подпункт, раскрывая его более подробно (рисунок 2.8.1).

Рисунок 2.8.1 Меню

Пункт "Приказы".

Документ служит для регистрации приказов предприятия различного вида. Использование категорий документов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов (рисунок 2.8.2).

В документе реализован механизм подписки, позволяющий оперативно оповещать сотрудников о принятых решениях (рисунок 2.8.3).

Рисунок 2.8.2 Приказы

Рисунок 2.8.3 Реализация уведомления сотрудника

Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажных версий документов. При этом уменьшается количество возможных ошибок (рисунок 2.8.4).

Рисунок 2.8.4 Автоматизация печатного вывода документов

Пункт "Служебные записки"

Для организации служебной переписки в системе существует документ "Служебные записки" (рисунок 2.8.5).

Рисунок 2.8.5 Служебная записка

Рисунок 2.8.6 Меню

При этом у получателя появляется в меню сообщение о поступлении служебной записки. После прочтения которой получатель может сохранить ее, удалить, ответить… По умолчанию, доступ к документам этого типа дается автору и получателю - документы являются приватными. Интерфейс пользователя прост.

По данному разделу можно сделать вывод, что нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.
Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:
Во-первых , для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.
Во-вторых , для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Основные задачи курсовой работы - анализ деятельности предприятия, выявление существующих недостатков в текущей технологии управления предприятием, проектирование системы документооборота.

На основании анализа текущей технологии управления были сформированы цели и назначение разрабатываемого автоматизированного варианта решения данной задачи, произведено сравнение с аналогичными системами решения данной задачи, проведена формализация расчетов результатных показателей, выбрана технология проектирования, а также принят ряд проектных решений по техническому, информационному, программному и технологическому обеспечению.

Для проектируемой системы была построена информационная модель, разработана локальная система классификации и кодирования. Кроме того, были приняты решения по способу хранения и организации данных. Построены инфологическая схема базы данных.

В части программного обеспечения были спроектированы дерево функций и сценарий диалога работы системы по учету затрат по местам возникновения. А также разработана структурная схема пакета: дерево вызова процедур и схема взаимосвязи программных модулей и файлов.

CПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Владимир Грекул, Нина Коровкина, Юрий Куприянов. Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.:БИНОМ, ИНФРА-М, 2013.
2. Ричард Ньютон. Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер, 2014.
3. В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013.
4. Информационные системы: Учебник для вузов. 2-е изд. СПб: «Питер», 2005 г. - 656 стр.
5. Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. М.: А-Приор, 2007. 176 с.
6. Гавердовский А.Н. Концепция построения систем автоматизации документооборота. М.: ЮНИТИ, 2005. 320 с.
7. Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: ИНФРА-М, 2004. 250 с.
8. Документооборот - Википедия. http://ru.wikipedia.org/wiki/