Проектирование реализации операций бизнес-процесса Управление денежными потоками

Содержание:

Введение

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:

• обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;
• позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;
• обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;
• выполнять точный и полный анализ данных

Сегодня, когда скорость перехода организаций на электронный документооборот ограничивается, как правило, лишь их финансовыми возможностями, важность профессионального подхода к переводу корпоративной документации в электронный вид переоценить сложно. Одна из самых ответственных частей этого процесса — перевод в электронный вид не только текущих документов, но и уже накопленных документов, количество которых у многих компаний исчисляется сотнями тысяч. Особенно это касается таких организаций и их подразделений, как архивы, регистрирующие органы, библиотеки, кадровая служба и т. д. Одной только покупкой программных продуктов вопрос не решить — необходим системный подход и грамотные специалисты, компетентные как в документообороте, так и в современных компьютерных технологиях.

В настоящее время на рынке информационных продуктов и услуг существует множество программ, удовлетворяющих самым разным требованиям организаций к автоматизации документооборота. Особое значение придается разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение всех типовых задач кадрового учета. Однако подобные информационные системы имеют достаточно высокую стоимость и требуют продолжительного времени на внедрение. Перед руководством предприятия встает проблема выбора

Важность построения эффективной системы документооборота связана с тем, что до 50% процентов информационных ресурсов отдела сосредоточено именно в документах. Поэтому эффективность работы сотрудников напрямую зависит от скорости работы с информацией, содержащейся в документах, варианта информационной системы в зависимости от функций, которые она автоматизирует. Кроме того необходимо решить, каким образом разрабатывать систему: купить готовый проект, заказать разработку системы сторонней организации или заниматься разработкой собственными силами. Предлагаемый в настоящей работе проект информационной системы представляет собой один из вариантов автоматизации учета предоставления услуг в отделе 1С: Франчайзи.

Актуальность темы настоящего курсового проекта определяется высокой трудоемкостью ручного варианта ведения учета предоставления услуг в отделе 1С: Франчайзи фирмы ООО «Предприятие ВТИ-Сервис» и, в связи с этим, необходимостью применения вычислительной техники для автоматизации функций отдела.

Объектом курсового проектирования является функционирование отдела 1С: Франчайзи на предприятии ООО «Предприятие ВТИ-Сервис».

Предмет исследования: автоматизация учета предоставления услуг и подготовка отчетности на основе компьютерных технологий.

Целью данного курсового проекта является создание единой системы, которая позволяла бы решать поставленные задачи в автоматизированном режиме.

Исходя из поставленной цели, решались следующие задачи:

1. Провести исследование и анализ функционирования объекта ООО «Предприятие ВТИ-Сервис» и отдела 1С: Франчайзи;
2. Выполнить технико-экономическое обоснование проектных решений;
3. Реализовать проектные решения в системе 1С: Предприятие 8.2.

Методами курсового исследования являются сравнительный анализ программ автоматизации учета предоставления услуг в отделе 1С: Франчайзи в Российской Федерации, методы сбора и обработки информации, системного анализа и системного синтеза, метод канонического проектирования информационных систем, структурно-функционального анализа и процессный подход, метод нормальных форм, классификации и кодирования информации, объектно-ориентированный подход при создании программного обеспечения.

Глава 1. Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Отдел 1С: Франчайзи представляет собой структурное подразделение, которое занимается настройкой программного обеспечения под определенные условия использования, а также обучения пользователей работе с программным продуктом.

При внедрении программного обеспечения требуется действие в трех следующих плоскостях работ.

Первая из них – это выделение критических, с точки зрения общего результата, процедур в деятельности организации. Когда набор таких процедур определен, необходимо в первую очередь использовать ИТ-решение для автоматизации операций внутри именно этих процедур. Таким образом, разработанное ИТ-решение автоматически становится жизненно важным и востребованным для организации, а также будет обеспечена публичность процесса внедрения.

Вторая плоскость работ – это по своей сути расширение нормативной базы организации путем включения в нее регламентов, описывающих порядок выполнения процедур автоматизируемых процессов. В противном случае есть опасность возникновения рассогласования между автоматизированными процедурами и остальными процессами организации.

Третья – это выполнение работ по общей стандартизации существующей деятельности организации, когда выделяются лучшие практики выполнения процедур и включаются в ИТ-решение по принципу наибольшей полезности для большинства участников. Процент таких процедур относительно общего объема автоматизации может быть невелик, но это придает процессу построения решения вес в организации за счет увеличения его «полезности».

Генеральный директор

Отдел внедрения ПО

Начальник отдела

Специалисты

Программисты

Рис. 2. Организационная структура отдела.

Основные направления деятельности отдела:

1. Демонстрация – представление наличия функционала и концепции его построения в предлагаемом программном продукте на демонстрационной базе типовой конфигурации, обмен информацией между Заказчиком и Исполнителем об идеологии и подходах к вопросам автоматизации предприятия. В ходе демонстрации предоставляется возможность:

• ознакомиться с основными возможностями и механизмами системы;
• оценить удобство интерфейса;
• просмотреть все отчеты и графики;
• оценить возможность пользования различными фильтрами и отборами;
• получить ответы на интересующие вопросы по работе в программе, а также рекомендации по ее применению на предприятии;
• узнать требования к программно-аппаратному обеспечению для работы с конфигурацией "1С: Предприятие 8.2";

1. Услуги комплексной автоматизации:

• автоматизация предприятий:
  • обследование предприятия (на предприятии совместно с сотрудниками Заказчика проводятся работы по обследованию);
  • оптимизация процессов. Разработка схем итоговых процессов (Проведение работ по выявлению недостатков в существующих бизнес-процессах и определение путей их устранения. Описание бизнес-процессов «как будет». Разработка схем итоговых процессов с учетом предложений по их оптимизации);
  • анализ требований к корпоративной информационной системе (сбор и анализ требований к корпоративной информационной системе(КИС). Составление перечня работ);
  • уточнение состава КИС (Уточнение состава и функциональности корпоративной информационной системы);
  • проектирование системы (Разработка технического задания на КИС);
  • экспертное тестирование (Экспертное тестирование программного продукта с целью проверки соответствия функций ПП требованиям пользователей, формализованным в Техническом задании, создание плана и методики опытной эксплуатации);
  • разработка документации (Разработка пользовательской документации);
  • консультирование сотрудников (Консультирование сотрудников. Проведение семинаров, индивидуальных и групповых занятий);
  • обучение пользователей КИС (Обучение пользователей (в группах и индивидуально) работе с КИС);
  • опытная эксплуатация КИС (Проведение опытной эксплуатации в соответствии с планом и согласно методике испытаний. Устранение замечаний пользователей);
  • ввод КИС в эксплуатацию (Окончательный переход предприятия на работу в КИС. Проведение методической и технической поддержки);
  • сопровождение (Гарантийное и авторское сопровождение – послепроектная поддержка разработанной КИС);
• текущее сопровождение: в рамках договора на текущее сопровождение клиенты получают весь комплекс услуг по сопровождению 1С: Предприятие: обновление программ 1С, консультационная поддержка программ 1С, установка 1С: Предприятие, услуги по настройке конфигураций 1С под нужды компании-заказчика, программирование в 1С: Предприятие необходимых инструментов для учета на предприятии и управления бизнес-процессами. Заключив договор на абонентское обслуживание программного обеспечения 1С: Предприятие, клиенту предоставляются особые условия сотрудничества.

Характеристика существующих бизнес – процессов

Принцип хранения и доступа к которым и является предметом рассмотрения в данном курсовом проекте.

В настоящее время, система документооборота отдела организована по старым принципам делопроизводства, т. е. учет и регистрация документов ведется полностью в бумажном виде и частично в виде электронных документов. На основе любого документа в процессе работы создается один или несколько внутренних, а далее исходящих документов. Внутренние и исходящие документы перед тем, как они обретут свой окончательный вид, зачастую по несколько раз выводятся на печать для согласования с начальником или другими отделами, реже с той же целью происходит передача файла с документом по локальной сети. В итоге они так же вручную регистрируются в журнале и отправляются уже по назначению.

Следующая диаграмма потоков данных позволяет проследить все операции бизнес-процесса «Исполнение заявки» и сопровождающие их документы.

Рис 3. DFD-диаграмма бизнес-процесса «Исполнение заявки»

Данная технология имеет следующие недостатки:

1. Низкая оперативность доступа к информации, содержащейся в документах, как бумажных, так и электронных;
2. Большой расход бумаги и ресурсов устройств печати вследствие многократного вывода на печать временных документов;
3. Непрозрачность работы сотрудников;
4. Несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю;
5. Большие временные затраты, связанные с работой бумажных носителей информации.

Автоматизация документооборота по средствам создания системы позволит избавиться или, по крайней мере, уменьшить значение вышеописанных факторов, негативно влияющих на систему управления отделом.

Создание и внедрение системы позволит:

1. Улучшить такие показатели как время обработки документов, эффективность и скорость принятия управленческих решений;
2. Сократить непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников;
3. Упростить и удешевить хранение бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
4. Сократить затраты на бумажные документы;
5. Сократить количество ошибок, допускаемых из-за человеческого фактора (например невнимательность);
6. Сократить время поиска необходимых документов, а значит и время принятия необходимых управленческих решений.

Данные не заносятся в базу данных полностью, а хранятся и обрабатываются в виде заявок. Сами же бумажные документы подшиваются в папку – файл.

Часть данных из договоров, заявок также переносится в компьютер, а сами документы - в архив. Учет строится на основании этих первичных документов.

Недостатки существующих методов обработки информации:

1. Ручная технология заполнения, обработки и расчета;

2. Излишнее количество звеньев в цепи документооборота;

3. Значительное время на обработку информации;

4. Поиск и аналитическая проверка нужного документа затруднены в связи с бумажными носителями информации.

Ручные расчеты и многократное переписывание данных не исключают возможность ошибки либо описки. Новая технология решения задачи призвана устранить перечисленные выше неудобства и, соответственно, исключить возможность возникновения ошибки.

Таким образом, для того, чтобы динамично развивающаяся перспективная организация, имеющая далекоидущие амбициозные планы, подкреплённые наличием квалифицированного персонала, научно-технической базы, талантливых хорошо обученных управленцев и серьёзными материальными возможностями, имела ресурс аналитики, отчётности и конкурентоспособные затраты на персонал, расходные материалы и внутренние бизнес-процессы, необходимо создать инструмент для обработки, хранения и систематизации информации в рамках системы.

Декомпозиция решения задачи

Задача данного проекта – это создание системы автоматизированного учета предоставления услуг, которое должно упрощать и автоматизировать работу, связанную с:

• учетом клиентов;
• учетом сотрудников;
• ведением договоров;
• вводом и хранением информации о наличие и состояние аппаратного и программного обеспечения клиента;
• учетом начисления зарплаты сотрудникам;
• учетом планирования и выполнения этапов работ;
• контролем оплаты данных работ;
• определением заработной платы сотрудников как процента от выполненных работ;
• создание стандартных документов (например «Наряд» представленная в Приложении 2) с применением шаблонных форм;
• поиск документов по их реквизитам.

Необходимо отметить, что решение вышеописанных подзадач будет происходить как поэтапно, то есть друг за другом, так и параллельно. Это обусловлено характером отдельных подзадач, а также тем фактом, что в совокупности они образуют хотя и многоцелевую, но, все же, единую подсистему. Все компоненты будут тесно связаны друг с другом, что и является одним из важнейших аспектов построения подобных систем.

Используя понятия диаграмм бизнес функций, можно говорить о функции как объекте диаграммы и декомпозиции функции. Функция – это некоторое действие информационной системы, необходимое для решения задачи, а декомпозиция функции – это разбиение ее на множество подфункций. В данном случае функцией будет являться организация системы анализа, при декомпозиции можно выделить следующие подфункции:

1. Предоставление данных учета;

2. Обработка данных;

3. Вывод данных в определенной форме.

Диаграмма бизнес – функций представлена ниже.

Организация системы анализа

Обработка

данных

Вывод данных в определенной форме

Предоставление услуг

Рис. 4. Диаграмма бизнес – функций.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В любой организации имеющуюся информацию разделяют на входящую, исходящую и условно-постоянную.

Среди информационных потоков данного предприятия различают:

1. Входящую информацию:
   1. данные о клиенте;
   2. данные о договоре;
   3. данные о рабочем месте;
   4. данные о комплектующих ПК;
   5. данные о программном обеспечении (ПО);
   6. данные о сотрудниках франчайзинговой фирмы.

2. Исходящую информацию (финансовые, статистические отчеты);

3. Условно – постоянную информацию (справочники).

Часть данных из договоров, заявок также переносится в компьютер, а сами документы - в архив. Учет строится на основании этих первичных документов.

Рассмотрим данный раздел, по следующим пунктам:

- изменения в функциях подразделения, связанных со сбором, обработкой и выдачей информации при внедрении и дальнейшем функционировании системы не произойдет;

- источники поступления оперативной и условно-постоянной информации и периодичность ее поступления останутся прежними, а скорость обработки этой информации увеличиться;

- этапы решения задачи, последовательность и временной регламент ее выполнения на ЭВМ, так же не претерпит принципиальных изменений по сравнению с «ручным» вариантом, так как что-то новое и оригинальное придумать практически не возможно;

- результирующие документы останутся прежними. Результатные файлы, которые представляют собой БД результирующих документов и соответствуют им по названию;

- требования защиты целостности и секретности выполняются посредствам системы паролей.

В основе диалогового режима обработки данных лежит динамическое взаимодействие человека и ЭВМ посредством передачи и приема сообщений через персональные компьютеры. Процесс решения задачи, во время которого осуществляется обмен сообщениями между человеком и ЭВМ, обусловленный последовательностью операций решения, называется технологией обработки информации в режиме диалога. Использование технологии диалогового режима необходимо, если ее применение приводит к наилучшему сочетанию возможностей человека и ЭВМ в процессе решения конкретной задачи. При такой технологии обеспечивается:

1. Непосредственное сопряжение человека и вычислительной системы через прием и выдачу сообщений с помощью локального терминала;

2. Поиск необходимых пользователю данных или программ;

3. Быстрая обработка вычислительной системой принятых сообщений и немедленная передача обработанных сообщений пользователю;

4. Активное воздействие пользователя на ход и порядок выполнения технологических операций обработки данных; возможность перебора различных комбинаций поисковых признаков в запросе;

5. Обеспечение более быстрого поиска информации;

6. Улучшение характеристик входных данных за счет оперативной коррекции запроса с терминала;

7. Возможность расширения, сужения или изменения направлений поиска сразу после получения результатов;

8. Быстрый доступ к редко используемой информации;

9. Оперативный анализ выходной информации.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированной системы документации и информационной базы.

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного информационного обеспечения (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного информационного обеспечения (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, он должен отвечать следующим требованиям:

1. Полнота информации;

2. Своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

3. Достоверность предоставляемой информации;

4. Хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

5. Отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава документа;

2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований – на первичные и результатные, а результатных оснований – по степеням итогов;

3. Выбор формы документа;

4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

При проектировании остальных документов должны быть учтены следующие требования: данные, отражаемые в отчетах должны быть достаточными для целей управления; данные должны быть достоверными и понятными пользователю: хорошая читаемость, логичность построения форм.

Разработка и использование унифицированных форм документов не решают всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах, необходимых для принятия своевременных управленческих решений. Для этой цели служат электронные формы документов.

Электронная форма документа – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

Проектирование форм электронных документов включает в себя следующие этапы:

1. Создание структуры электронного документа.

2. Определение содержания формы электронного документа, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных.

При построении структур макетов для первичных документов с оперативной информацией используем комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей - в соответствии с логической структурой документа и файлами с оперативной информацией, сокращающими трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Информационные файлы формируются на основе исходной информации, содержащейся в вышеуказанных первичных документах - основных носителях первичной экономической информации в системах машинной обработки данных. К ним предъявляется ряд требований:

1) Достаточная полнота информации для решения задачи;

2) Исключение избыточности информации;

3) Достоверность и своевременность информации;

4) Согласованность форм первичных документов с макетами размещения информации на машинном носителе;

5) Логичность построения документа;

6) Отсутствие дублирующих показателей в разных видах документов;

7) Определенное размещение разных типов реквизитов (справочные, группировочные, основания);

8) Вынесение нормативных, расценочных и других данных, что позволяет отказаться от лишних записей в документе.

Всю экономическую информацию можно разделить на переменную и постоянную. Переменная информация отражает качественные и количественные характеристики каждой хозяйственной операции, осуществляемой на объекте управления. Переменная информация используется в одном цикле решения соответствующей задачи, после чего она больше не используется (удаляется или помещается в архив).

Постоянная информация характеризует объекты учета и планирования и остается неизменной в течение длительного промежутка времени, соизмеримого с несколькими циклами решения задачи, в которой она используется.

Использование вычислительной техники для решения задачи невозможно без рациональной организации информационной базы и обеспечения эффективного доступа к ней пользователя. Она формируется на основе следующих принципов:

1) Принцип однократной фиксации данных (реализуется через запрет дублирования данных);

2) Использование для фиксирования информации исключительно первичной документации (именно в такой документации содержатся самые точные для обработки данные);

3) Полноты информации, то есть информационный фонд должен содержать всю информацию для решения задач, для ответов на нерегламентированные запросы и для принятия управленческих решений;

4) Целостности информации, то есть в информационном фонде должны быть разработаны средства обеспечения достоверности хранимой информации, средства поддержки непротиворечивости данных, обеспечения своевременности актуализации данных, обеспечения защиты данных от технических поломок машины;

5) Гибкости хранения данных, то есть в информационном фонде должны быть средства увеличения и уменьшения хранимого количества данных;

6) Доступности информации за счет развитых средств диалога пользователя с базой, оперативности выдачи ответа на запрос.

В данном курсовом проекте используется реляционная модель, так как со структурной точки зрения реляционные модели являются более простыми и однородными, чем сетевые и иерархические модели. Реляционные модели являются наиболее распространенными и более подходят для решения подобных задач.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение – это совокупность программ на носителях данных и программных документов, предназначенная для отладки, функционирования и проверки работоспособности ИС.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

К общесистемному ПО в нашем случае относятся:

- операционная система;

- система управления базами данных (СУБД).

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Установку автоматизированной системы учета можно произвести на хостинг сервере. Такой подход позволит увеличить надежность работы сервера за счет привлечения опытного персонала провайдера, и сократить расходы на администрирование.

Сопровождение аппаратного и программного обеспечения рабочих станций, установленных в офисе компании ООО «Предприятие ВТИ-Сервис» выполняется специалистами технического отдела.

Глава 2. Проектная часть

Информационная модель и её описание

В задаче анализа не существует каких-либо документов для занесения данных или регистрации какой-то информации, заполнения справочников, баз данных.

Всю необходимую информацию для дальнейшей обработки модуль берет из таблиц базы данных. Основная задача – проанализировать имеющиеся данные, сделать определенные выводы и предоставить эти результаты в выходных формах и документах - отчетах.

Информационная модель разработана в виде диаграммы «сущность – связь» (ER –модель), сгенерированной с помощью CASE – средства ER-win. Структура сущностей аналогична таблицам базовой программы. ER –модель для задачи анализа деятельности представлена на рисунке 5.

Рис. 5. Диаграмма «сущность-связь».

Построение даталогической модели.

Для построения даталогической модели из модели «сущность – связь» необходимо:

- представить каждую сущность в виде таблицы;

- каждый атрибут сущности становится полем таблицы;

- ключ сущности превращается в первичный ключ таблицы;

- для отображения связи «М: 1», на стороне «М» делается копия ключевого атрибута со стороны «1», и соответствующие столбцы составляют внешний ключ;

- для отображения связи «М: М», разобьем связь путем формирования нового отношения, содержащего составной ключ, построенный из первичных ключей связанных сущностей;

Зададим типы полей для сущностей.

Рис. 6. Сущность «Вид контрагента»

Рис. 7. Сущность «Контрагент»

Рис. 8. Сущность «Должность»

Рис. 9. Сущность «Вид договора»

Рис. 10. Сущность «Справочник сертификатов»

Рис. 11. Сущность «Сотрудник»

Рис. 12. Сущность «Расценки договора

Рис. 13. Сущность «Конфигурация клиента»

Рис. 14. Сущность «Версия конфигурации»

Рис. 15. Сущность «Вид конфигурации»

Рис. 16. Сущность «Наряд»

Рис. 17. Сущность «Задача»

Рис. 18. Сущность «Состояние наряда»

Рис. 19. Сущность «Договор»

После создания объектов в 1С, связи между ними формируются автоматически. Дерево, созданных объектов, можно увидеть в окне конфигурации.

Рис. 20. Окно конфигурации.

Характеристика нормативно – справочной, входной и оперативной информации

Оперативная информация для задачи анализа содержится в таблицах, содержащих сводную информацию об операциях за определенный промежуток времени, а также в таблицах. В информационной модели это таблицы: «Наряд», «План график», «Поступление оплаты», «Выплата сотруднику».

Поскольку формы для занесения данных в таблицы находятся в базовой программе, а нас интересует только содержание самих таблиц, проиллюстрируем отображение информации в таблицах – справочниках (входная и условно – постоянная информация).

Рис. 21. Экранная форма документа «Наряд»

Рис. 23. Экранная форма документа «План-график»

Рис. 24. Экранная форма документа «Поступление оплаты».

Рис. 25. Экранная форма документа «Выплата сотруднику».

Входными документами являются:

1. Договор;

2. Поступившая задача.

Характеристика результатной информации

Обработка накопленной информации в модуле организована с помощью запросов к данным. Результатная информация не хранится в файлах или таблицах, она получается путем обращений к полям заданных базовых таблиц, применяя различные выборки, циклические вычисления. Она представляет собой экранные формы вывода, где необходимо лишь задать временной параметр.

Еще один вариант выдачи результатной информации – в виде отчетов о результатах деятельности.

В системе предусмотрены следующие виды отчетов:

1. Абонентники;

Рис. 26. Экранная форма отчета «Абонентники».

1. Отработано у контрагента;

Рис. 27. Экранная форма отчета «Отработано у контрагента».

1. Еженедельный отчет о выполненных работах;

Рис. 28. Экранная форма отчета «Еженедельный отчет о выполненных работах»

1. Динамика деятельности;

Рис. 29. Экранная форма отчета «Динамика деятельности»

1. Зарплаты за месяц.

Рис. 30. Экранная форма отчета «Динамика деятельности»

Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В разработанном программном продукте связь пользователя и программы реализована в форме диалога.

В сущности, диалог - это процесс обмена сообщениями между пользователем и ЭВМ, при котором осуществляется постоянная смена ролей информатора и реципиента (пользователя, принимающего информацию), причем смена ролей должна быть достаточно оперативной.

Работа с программным продуктом осуществляется с использованием меню, представленного ниже (Рисунок 31).

Работу с программой рекомендуется начинать с заполнения справочников. Вызов справочников осуществляется через Главное меню>Справочники.

При необходимости ввод новых элементов в справочники можно выполнить и в процессе ведения учета, вызвав их из соответствующих документов.

Пункт меню «Документы» включает в себя 9 подпунктов. Выбор одного из подпунктов ведет к появлению экранной формы соответствующего документа.

Рис. 31. Меню программы.

Работу с документами можно также осуществлять через пункт меню «Журналы». Журналы используются для ввода новых документов, их удаления, поиска и просмотра.

Пункт меню «Отчеты» предназначен для формирования результатов деятельности отдела.

Для получения справки по программе необходимо выбрать пункт меню «Помощь». Вызов справки по конкретному справочнику, документу, журналу или отчету выполняется из соответствующих экранных форм.

При запуски программы появляется окно для ввода пароля и выбора пользователя:

Рис. 32. Окно для авторизации.

В зависимости от выбора пользователя появляется диалог с сотрудником отдела, либо с начальником отдела, либо с директором.

Рис. 33. Схема программы

Характеристика базы данных

Расположение и назначение программных модулей в данном решении полностью регламентируется средой разработки комплекса «1С: Предприятие 8.2». Доступ к программным модулям осуществляется из программы «1С: Предприятие», запущенной в режиме «Конфигуратор». Согласно предложенному разработчиками системы «1С» порядку написания конфигураций для каждого объекта метаданных используются свои экранные формы и программные модули (Рисунок 38).

Рис. 38. Объекты конфигурации

Рассмотрим более подробно основные программные объекты 1С, которые применялись в конфигурации:

1. Справочники;

Справочник «Виды договоров»

Содержит список возможных договоров - договор на обслуживание 1С, на системотехническое обслуживание, комплексное и т.п.

Имеет только форму представления списка элементов.

На форме расположена кнопка вызова подчиненного справочника «Расценки договора». По ее нажатию из модуля справочника вызывается процедура ОткрытьРасценки().

1. реквизиты справочника «Виды договоров»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точность	Описание
Код	число		5		код элемента
Наименование	строка		100		наименование вида договора

Справочник «Проценты»

Справочник возможных процентов, получаемых сотрудником за выполнение работ.

Имеет только форму представления списка элементов.

1. имеет только форму представления списка элементов. реквизиты справочника «Проценты»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точность	Описание
Код	число		2		код элемента
Наименование	строка		25		наименование вида договора
Процент	число		5	2	величина процента

Справочник «Расценки договора»

Справочник «Расценки договора» подчинен справочнику «Договоры».

Каждый договор может иметь несколько расценок в зависимости от количества часов. С увеличением часов договора стоимость в пересчете на один час нелинейно уменьшается. Поэтому в договоре нельзя использовать формулу типа СтоимостьДоговора=СтоимостьОдногоЧаса*Количество Часов.

1. реквизиты справочника « Расценки договора»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точность	Описание
Код	число		2		код элемента
Наименование	строка		25		наименование
КолвоЧасов	число		5	1	кол-во часов по догов.
Цена	число		10	2	цена за 1 месяц

Справочник «Расценки разовых платежей»

Справочник расценок разовых вызовов содержит перечень возможных работ и их стоимость за час.

Пересчет суммы выполненных работ идет по формуле:

СтоимостьРабот=Тариф*КоличествоЧасов

Имеет только форму представления списка элементов.

1. реквизиты справочника « Расценки разовых платежей»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точность	Описание
Код	число		3		код элемента
Наименование	строка		100		наименование
Тариф	число		10	2	цена за 1 час работ

Справочник «Должности»

Справочник должностей сотрудников франчайзинговой фирмы.

Имеет только форму представления списка элементов.

1. реквизиты справочника «Должности»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точность	Описание
Код	число		5		код элемента
Наименование	строка		50		должность

Справочник «Договоры»

Справочник «Договоры» подчинен справочнику «Контрагент», то есть каждый контрагент может иметь несколько договоров.

Имеет форму элемента справочника и форму представления списка элементов.

При записи элемента справочника производится контроль на заполнение обязательных реквизитов (процедура однотипна для всех справочников).

1. реквизиты справочника «Договоры»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Код	число		3		код элемента
Наименование	строка		50		наименование
ВидДоговора	справочник	виды договоров			Вид договора
ДатаЗаключения	дата				дата заключе-ния договора
КолвоМесяцев	число		2		срок договора
КолвоЧасов	справочник	Расценки договора			кол-во часов в месяц
Процент	справочник	Проценты			Процент сотрудника от суммы договора
Сумма	число		10	2	Стоимость договора за 1 месяц
БратьСуммуИзСправ	число		1		служебная переменная
ДоговорЗакрыт	перечисление	Булево			Если равно «Да», договор считается закрытым
Комментарий	строка		неогр.		коммнетарий

Справочник «Контрагенты»

Справочник «Контрагенты» содержит информацию о клиентах организации (юридических и физических лицах).

Иерархическая структура справочника «Контрагенты» («дерево») может содержать до 3-х уровней. Эту возможность следует использовать по своему усмотрению, создавая группы контрагентов, — это может облегчить поиск нужного контрагента при работе с документами.

При вводе наименования поле «Полное наименование» заполняется значением наименования (если полное наименование пустое). Аналогично при вводе полного наименования заполняется поле «Контактное лицо», если вид клиента - «Физическое лицо».

Справочник «Контрагенты» имеет два подчиненных справочника - «Договоры». Заполнение их возможно только после записи карточки Клиента.

Имеет форму элемента справочника, форму группы элементов и форму представления списка элементов.

1. реквизиты справочника «Контрагенты»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Код	число		5		код элемента
Наименование	строка		50		наименование организации, ФИО частного лица
ПолноеНаимено-вание	строка		неогр.		полное наименование
Вид Контрагента	перечисление	Виды клиентов			юр. или физ. лицо
Адрес	строка		100		адрес клиента
КонтактноеЛицо	строка		150		контактное лицо(а)
Телефоны	строка		50		телефоны клиента
ЭлПочта	строка		40		адрес(а) электронной почты клиента
ОсновнойДоговор	справочник	Договоры			основной договор клиента
Комментарий	строка		неогр.		комментарий

Справочник «Сотрудники»

Справочник сотрудников франчайзинговой фирмы.

Имеет форму элемента справочника и форму представления списка элементов.

1. реквизиты справочника «Сотрудники»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Код	число		5		код элемента
Наименование	строка		50		ФИО сотрудника
Должность	Справочник	Должности			должность сотрудника
Адрес	строка		100		адрес сотрудника
ДомТелефон	строка		20		домашний телефон
Перечень Сертификатов	строка		неогр.		перечень сертификатов
Комментарий	строка		неогр.		комментарий

Перечисления;

В системе используется несколько перечислений - для описания постоянных наборов значений, не изменяемых в конфигурации

Регистры;

Регистр «Выработка»

Используется для регистрации сумм за выполненные у клиента работы и времени их выполнения. Является регистром остатков.

1. измерения регистра «Выработка»

Наименование измерения	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Контрагент	справочник	Клиенты			клиент
Услуга	справочник	Договоры			договор клиента
Сотрудник	справочник	Сотрудник			сотрудник

1. ресурсы регистра «Выработка»

Наименование ресурса	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Часов	число		10	2	Кол_во часов

1. реквизиты регистра «Выработка»

Наименование ресурса	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Состояние	перечисление	Состояние наряда			Состояние наряда

Регистр “Выезды”

Используется для регистрации сумм как процента от выполненных работ, идущих в зарплату сотрудникам.

1. измерения регистра «Выезды»

Наименование измерения	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Наряд	строка		50		наряд

1. ресурсы регистра «Выезды»

Наименование ресурса	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Стоимость	число		10	2	сумма работ

Документы;

Для документов определены два общих реквизита. Механизм общих реквизитов служит для создания реквизитов, которые должны существовать во всех создаваемых документах. Кроме того, механизм общих реквизитов позволяет организовать отбор документов в журналах по содержимому таких реквизитов.

Документ «Наряд»

С его помощью оформляется факт выполнения работ у клиента.

Документ «Наряд» может служить основанием для документа «Поступление оплаты».

Документ имеет реквизиты шапки и не имеет реквизитов табличной части.

Документ имеет модуль проведения.

1. реквизиты шапки документа «Наряд»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Контрагент	справочник	Клиенты			клиент
Договор	справочник	Договоры			договор клиента
Ответственный	справочник	Сотрудники			сотрудник, выполнивший работу
КолвоЧасов	число		5	1	количество рабочих часов
Поставленная задача	строка				задача
Решение	строка				предложенное решение
Состояние	перечисление	Состояние наряда			стадия выполнения
Был выезд	булево				был выезд или нет

Документ «Поступление оплаты»

Служит для подтверждения оплаты работ клиентом.

Документ «Поступление оплаты» можно вводить на основании документа «Выполнение работ».

Документ имеет реквизиты шапки и не имеет реквизитов табличной части.

Документ имеет модуль проведения.

1. реквизиты шапки документа «Поступление оплаты»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Клиент	справочник	Клиенты			клиент
Договор	справочник	Договоры			договор клиента
Сумма	число		10	2	сумма док-та

Документ «План-график»

Служит для планирования этапов работ по договору.

Документ имеет реквизиты шапки и табличной части.

Документ не имеет модуль проведения.

1. реквизиты шапки документа «План-график»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
Клиент	справочник	Клиенты			клиент
Договор	справочник	Договоры			договор клиента
Сумма	число		10	2	Введена для совместимости с реестром документов
ДатаНачала	дата				дата начала работ

Документ «Выплата сотруднику»

Служит для подтверждения выплаты зарплаты по выполненным работам у клиентов.

Документ «Выплата сотруднику» можно вводить на основании документа «Выполнение работ».

Документ имеет реквизиты шапки и не имеет реквизитов табличной части.

Документ имеет модуль проведения.

1. реквизиты шапки документа «Выплата сотруднику»

Наименование реквизита	Тип	Вид	Длина	Точ-ность	Описание
ВидРаботы	перечисление	ВидыРабот			вид работы
Клиент	справочник	Клиенты			клиент
Договор	справочник	Договоры			договор клиента, который оплачивается
Сотрудник	справочник	Сотрудники			сотрудник, выполнивший работу
Сумма	число		10	2	сумма зарплаты
Комментарий	строка				служебная переменная

Журналы документов;

Отчеты;

Отчеты во многом похожи друг на друга, они имеют разные атрибуты и таблицы представления информации, но механизмы ее извлечения едины. Рассмотрим один из отчетов – «Отчет за неделю».

Он служит для отображения долга клиента в заданном промежутке времени. Выводится долг на начало периода, сумма его увеличение и уменьшения за период и долг на конец периода.

Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Нет

Начало

Сбор и регистрация первичных документов

Контроль полноты их исполнения

Ошибки есть?

Запрос к источнику информации

Ввод в ПК, визуальный контроль

Ошибки есть?

Формирование отчета

Конец

Да

Нет

Да

Рис. 39. Схема технологического процесса ввода информации.

Формирование результатной информации реализовано либо с помощью фильтрации соответствующих таблиц. Подсчет необходимых сумм в формах как ввода данных так в формах результатной информации производится программой автоматически либо по нажатию соответствующей кнопки в зависимости от ситуации.

Описание программных модулей

Под технологическим процессом понимается определенный комплекс операций, выполняемых в строго регламентированной последовательности с использованием определенных методов обработки и инструментальных средств, охватывающих все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных данных и заканчивая передачей результатной информации пользователю для выполнения функций управления.

Технологический процесс в отделе 1С: Франчайзи состоит из нескольких взаимосвязанных этапов.

1. Предзаявочный этап;

2. Этап поступления заявок;

3. Этап формирования нарядов;

4. Этап составления план-графика;

4. Этап поддержки принятия решений.

На первом этапе происходит сбор исходной информации, ее регистрация и обработка.

Сбор исходной информации включает в себя:

1. Информацию о контрагентах;

2. Информацию о конфигурациях контрагентов;

3. Информацию о сотрудниках;

4. Информацию о стоимости оказания услуг;

Сбор первичной информации для занесения ее в БД осуществляется ручным способом. Поступившая информация представляется на бумажном носителе, поэтому после ее поступления производится:

1. Контроль поступивших документов, полноты и качества их заполнения;

2. Отбор правильно заполненных документов и их регистрация в регистрационном журнале;

3. Отбраковка документов, не соответствующих требованиям, предъявленным к документам.

Операция ввода информации в ЭВМ осуществляется путем ввода данных с бумажных документов с использованием экранных форм.

На этапе поступления заявок осуществляются следующие операции:

1. Поступление заявки от клиента;

2. Регистрация заявки;

3. Сообщение контрагенту о возможности удовлетворения его потребностей.

Если данные удовлетворяют клиента, оформляется заявка, имеющая статус «Не исполнена». Согласовываются сроки выполнения заявки. Если условия выполнения заявки не устраивают контрагента, он имеет право отказаться от нее.

На этапе формирования нарядов осуществляется контроль исполнения заявок. Просматривается журнал заявок, в котором выявляются просроченные, исполненные и неисполненные заявки, и назначаются ответственные лица. На данном этапе формируется отчет «Отчет по нарядам». Отчет необходим для контроля исполнения заявок.

На этапе поддержки принятия решений формируются различные аналитические отчеты:

1. Анализ выработки у контрагента;

2. Динамика зарплаты;

3. Анализ абонентников;

3. Анализ прибыльности от предоставления услуг.

Вывод результатной информации осуществляется путем вывода на экран или на печать.

Контрольный пример реализации проекта и его описание

Реализация проекта была рассмотрена по ходу решения поставленной задачи.

Заключение

Целью данного курсового проекта является разработка системы автоматизированного учета предоставления услуг в отделе 1С: Франчайзи на примере ООО «Предприятие ВТИ-Сервис».

Для достижения поставленной цели был проведен детальный анализ и дана технико-экономическая характеристика предметной области. Были проанализированы методы сбора, обработки и хранения информации, а так же были определены недостатки существующей системы учета предоставления франчайзинговых услуг на предприятии. Было разработано программное обеспечение комплекса задач с учетом необходимых требований, которые позволяют сократить трудоемкость выполняемых работ и стоимость затрат на выполнение необходимых операций. При разработке программного продукта были построены и описаны информационная модель процессов учёта. Была дана характеристика входной, справочной и результатной информации.

Разработка системы автоматизированного учета предоставления франчайзинговых услуг решила и устранила проблемы и недостатки, связанные с ручной системой учета:

1. Сокращение затрат на обработку входных потоков документов;

2. Повышение надежности хранения информации;

3. Сокращение времени на обработку данных и выдачу требуемых отчетов;

4. Оперативность предоставления полной информации.

Программа также может быть доработана для применения на тех предприятиях, где используется учет предоставления франчайзинговых услуг.

Важно отметить, что кроме конкретной экономии ресурсов, организация получила то, что ей жизненно необходимо и внесено в стратегические приоритеты – ресурс на развитие.

1. Список используемой литературы:

2. 1С:Предприятие V8.2. Описание встроенного языка Ч.1. Москва: Изд-во: 1С Издательство, 2010;
3. 1С:Предприятие V8.2. Описание встроенного языка Ч.2. Москва: Изд-во: 1С Издательство, 2010;
4. Айман Т. О. Делопроизводство: образцы документов. – М.: РИОР, 2009;
5. Бартеньев О. В. 1С:Предприятие: программирование для всех. – М.:РИОР, 2011;
6. Бройдо В. Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: учеб. пособие для вузов. – 2-е изд. – СПб: Питер, 2008;
7. Вейцман В. М. Автоматизированная разработка корпоративных информационных систем: учеб. пособие. – Ярославль: МУБиНТ, 2010;
8. Вейцман В. М. «Проектирование экономических информационных систем: Учебное пособие». – Яр.: МУБИНТ, 2009;
9. Вишневский А. В. Windows Server 2003. Для профессионалов. – СПб: Питер, 2009;
10. Волкова В. Н. Теория систем: учеб. пособие / В. Н. Волкова, А. А. Денисов. – М.: Высш. шк., 2006;
11. Голкина Г. Е. Бухгалтерские информационные системы: учеб. пособие. – М.: МЭСИ, 2010;
12. Гордеев А. В. Операционные системы: учеб. для вузов. -2-е изд. – СПб.: Питер, 2009;
13. Грейвс М. Проектирование баз данных на основе XML: пер. с англ. – М.: Вильямс, 2009;
14. Еременко В. Т., Туякбасарова Н.А. Теоретические основы построения информационно – управляющих систем с использованием структурно-функционального подхода. – Курск: Изд-во МЭБИК, 2004;
15. Иванова Г. С. Технология программирования: учеб. для вузов. - 2-е изд., стер. – М.: Изд-во МГТУ им. Н. Э. Баумана, 2010;
16. Информатика: учебник / под ред. Н. В. Макаровой. - 3-е изд., перераб. – М.: Финансы и статистика, 2004;
17. Ковалев В.В., Волкова О.Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. М.:Проспект, 2001;
18. Колпинский Н.Н. 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ. Практика программирования на платформе V8. Москва: Изд-во ИКС Технологии, 2010;
19. Митичкин С. Практика программирования в среде 1С:Предприятие 8.2. Издательство: КомБук, 2010;
20. Никонова А.Г. «Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях», Ярославль, 2001;
21. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.: ИП «Экоперспектива», 2007;
22. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. «Проектирование экономических информационных систем». Москва: Финансы и статистика, 2008 г.;
23. Титоренко Г.А. «Автоматизированные информационные технологии в экономике». М.: издательство ЮНИТИ, 1998 г.;
24. Черемных С.В. Моделирование и анализ систем. IDEF – технологии: практикум