Проектирование реализации операций бизнес-процесса Покупка сырья и материалов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Увеличение объема и сложности хранимых данных, увеличения круга пользователей в информационных системахпривели к широкому распространению простых и удобных для понимания информационных систем.

Для обеспечения доступа к информациинекоторого множества пользователей, что нередко расположены на большом расстоянии от места хранения информацииили друг от друга, создаются также базы данных, которые основываются на реляционной структуре.

В этих объектах, информационных системах и базах данных,различными путямиможно отобразитьбизнес-процессы, протекающие на предприятиях.

В связи с тем, что почти всё нынешнее программное обеспечение включает в себя базы данных для хранения различной информации и реализации модели функционирования предприятия или организации с помощью бизнес-процессов, то данная курсовая работа является актуальной.

Цель курсовой работы – проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Исходя из поставленной цели необходимо решить такие основные задачи:

– рассмотреть основные определения теории бизнес-процессов;

• провести описание объекта исследования;
• выполнить моделирование бизнес-процессов;
• описать основные теоретические понятия СУБД Access;
• разработать в MSAccess базу данных, которая демонстрирует основные бизнес-процессы при закупке сырья и материалов.

Объект исследования:производственное предприятие.

Предмет исследования: отдел материального обеспечения.

Основные методы исследования: декомпозиция, анализ утверждений, связанных с хранением данных в табличном виде.

Рассмотренная проблема исследовалась большим количеством ученых, программистов, администраторов. Информационные системы на основе баз данных являются наиболее распространенными в мире.

1. Моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.

Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.

Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю.[4]

Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др. [2]

Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности.

Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное.

Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin или на языке UML с использованием инструментария RationalRose. Детальное моделирование выполняется на языке UML.

На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены:

– существующая организационная структура;

– документы и иные сущности, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;

– структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным бизнес-процессам;

– диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.

Детальное моделирование бизнес-процессов выполняется в той же модели и должно отражать требуемую детализацию и должна обеспечить однозначное представление о деятельности организации.

Детальная модель бизнес-процесса должна включать:

– набор прецедентов отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;

– диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;

– диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота.

Выделяют следующую классификацию бизнес-процессов[5]:

В зависимости от места бизнес-процессов в организационной структуре компании выделяют следующие бизнес-процессы:

– горизонтальные процессы – процессы, отражающие взаимодействие по горизонтали;

– индивидуальные горизонтальные процессы – процессы, выполняемые отдельными работниками (организационными единицами);

– межфункциональные горизонтальные процессы – процессы, выполняемые многими работниками (организационными единицами);

– вертикальные процессы – процессы, отражающие взаимодействие работников (организационных единиц) по вертикали;

– интегрированные процессы – процессы, отображающие взаимодействие участников процессов по вертикали и по горизонтали.

В зависимости от степени их сложности выделяют:

– монопроцессы – односложные процессы;

– вложенные процессы - монопроцессы, входящие в состав более сложного процесса (макропроцесса);

– связанные процессы – выделенные и последовательно реализуемые по определенному алгоритму монопроцессы.

В зависимости от их предназначения:

– основные бизнес-процессы – горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие выполнение реальных операционных задач, связанных с созданием продукта и реализацию его клиенту; - это процессы, операции которых имеют прямое отношение к продукту предприятия и тем самым влияют на создание добавленной стоимости;

– поддерживающие бизнес–процессы – горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие исполнение основных процессов, они не имеют непосредственного отношения к производимым товарам и услугам, однако, без них невозможно выполнение операций по созданию добавленной стоимости;

– бизнес-процессы управления – вертикальные бизнес-процессы, обеспечивающие управление деятельностью компании, основными и поддерживающими бизнес-процессами. Это процессы формирования стратегии, планирования бизнеса и контроля.

В зависимости от их места в иерархии целей организации:

– бизнес-процессы верхнего уровня – процессы, направленные на реализацию стратегических целей компании, наиболее значимые для компании;

– бизнес-процессы среднего уровня – бизнес-процессы, направленные на реализацию тактических целей;

– бизнес-процессы нижнего уровня бизнес-процессы, направленные на реализацию оперативных целей.

В зависимости от степени их детализации [4]:

– макропроцессы – укрупненные бизнес-процессы имеющие степень детализации необходимую чтобы описать бизнес-процессы верхнего уровня;

– субпроцессы – бизнес-процессы имеющие степень детализации необходимую для описания бизнес-процессов среднего уровня;

– микропроцессы – бизнес-процессы, имеющие предельно максимальную степень детализации, используются для описания бизнес-процессов нижнего уровня.

В рамках основных составляющих сбалансированной системы показателей:

– финансовые бизнес-процессы;

– клиентские бизнес-процессы;

– бизнес – процессы производства;

– бизнес-процессы развития, обучения и роста.

Рассмотрим один из основных стандартов проектирования бизнес-процессов.

Стандарт IDEF0 считается классическим методом процессного подхода к управлению. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься.

Стандарт IDEF0 представляет собой совокупность правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области.

Модель IDEF0 представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, разбивающих сложный объект на составные части, которые изображены в виде блоков. Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы. Общее число уровней в модели (включая контекстный) не должно превышать 5-6. Практика показывает, что этого вполне достаточно для построения полной функциональной модели современного предприятия любой отрасли [2].

2.Проектирование операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

2.1. Описание объекта исследования

ЗАО «Кировпромвентиляция» – это производственное предприятие, которое находится в г. Киров, Россия. Полное его наименование – «Закрытое акционерное общество «Кировпромвентиляция»».

Предприятие также является юридическим лицом, поэтому имеет самостоятельный баланс, различные счета в банках, штамп, печать со своим наименованием, бланки, логотип (рис.1) и фирменное наименование.

Рис. 1. Логотип ЗАО «Кировпромвентиляция»

ЗАО «Кировпромвентиляция» функционирует в соответствии с законодательством з нормативными актами Российской Федерации, Положением о производстве, Уставом ЗАО «Кировпромвентиляция», распоряжениями и приказами Министерства промышленности и торговли.

Предприятие производит:

– глушители шума;

– герметичные двери и люки;

– узлы прохода;

– дефлекторы;

– дроссель-клапаны;

– обратные клапаны.

Компания «Кировпромвентиляция» уже более 35 лет успешно работает в области изготовления и монтажа систем вентиляции. Организация оказывает полный спектр услуг по созданию искусственного микроклимата в офисных, бытовых и производственных помещениях:

– изготовление металлических дверей, гаражных ворот, ограждений, решеток;

– изготовление систем аспирации, циклонов, пневмотранспорта;

– изготовление водосточных труб, зонтов, сливов, и других доборных элементов кровли;

– изготовление деталей вентиляционной сети и вентооборудования;

– кровельные работы любой сложности;

– проектирование, изготовление, монтаж и наладка систем вентиляции.

Немного об истории компании

В 1976 году на базе Кировского участка старшего производителя работ треста «Верхневолгопромвентиляция» создано Кировское монтажное управление, специализированное треста «Верхневолгопромвентиляция».

В 1991 году Кировское монтажное управление, специализированное треста «Верхневолгопромвентиляция» реорганизовано в Кировский монтажный филиал акционерного общества «Верхневолгопромвентиляция».

В 1999 году Кировский монтажный филиал акционерного общества «Верхневолгопромвентиляция» преобразован в закрытое акционерное общество «Кировпромвентиляция».

На сегодняшний день компания «Кировпромвентиляция» – это современная, динамично развивающаяся команда профессионалов, которая производит 5000 м2 заготовок в месяц, имеет современные участок КИПиА и монтажный участок, а также владеет обширной технической базой, включающей в себя весь комплекс спецтехники и строительных механизмов.

Благодаря накопленным знаниям и практическому опыту организация по праву заслужила репутацию надежного партнера и настоящего специалиста в своей области. Квалифицированная работа сотрудников, применение новых прогрессивных технологий, честные и открытые отношения с клиентами позволяют предприятию успешно конкурировать на рынке климатических систем.

Компания «Кировпромвентиляция» не просто предлагает широкий выбор воздуховодов и вентиляционного оборудования, но и осуществляет полный комплекс услуг по установке, проектированию, реконструкции систем жизнеобеспечения.

Организационная структура ЗАО «Кировпромвентиляция» играет немаловажную роль в его деятельности (hис.2.). Рассмотрим основные отделы и их работу в структуре предприятия:

Генеральный директор

Директор по производству

Бухгалтерия

Отдел информационных технологий

Коммерческий отдел

Коммерческий директор

Транспортный отдел

Технический директор

Технический отдел

Отдел кадров

Отдел проверки качества

Маркетинговый отдел

Рис.2. Структура ЗАО «Кировпромвентиляция»

Управление организацией осуществляет персонально генеральный директор, которому подчиняются коммерческий директор, технический директор, директор по производству. Указанная иерархия очень эффективно работает, поскольку предприятие является одним из наибольших производителей вентиляционных систем в регионе.

Для поддержки функционирования предприятия необходимо периодически закупать сырье и материалы для производства товаров6

– сталь;

– резиновые уплотнители;

– дюралюминий;

–покрасочные материалы и др.

2.2.Моделирование бизнес-процессов для покупки сырья и материалов

Целью процесса Закупки сырья, материалов, оборудования является обеспечение производства качественным сырьем и материалами в необходимом количестве.

Входами этого процесса закупки являются:

• планы закупки за прошлыегоды;
• заказы текущих закупок;
• данные от поставщиков;
• заказ-наряды;
• суммарные продажи прошлых лет;
• планы выпуска продукции.

Ресурсами для выполнения процесса закупки являются:

• производственные или складские помещения;
• клиенты, которые формируют потребность в товарах;
• оборудование, которое необходимо для обновления или же развития процессов организации;
• средства контроля и измерения;
• транспорт.

Выходами этого процесса являются:

• закупленная продукция;
• отчеты о поставщиках;
• прибыль;
• номенклатура продукции;
• сертификаты соответствия;
• сведения о контроле закупленного сырья или материалов.

На основании этого построим контекстную диаграмму (рис. 3):

Рис. 3. Контекстная диаграмма

В ходе детализации процесса выделим такие процессы первого уровня:

• планирование закупок;
• выявление и оценка работы поставщиков;
• заключение контрактов с поставщиками;
• таможенное оформление;
• доставка продукции.

Соответствующая диаграмма этой декомпозиции приведена на рис.4.

Рис.4. Диаграмма декомпозиции для процесса закупки сырья и материалов

Выполним детализацию процесса выявления поставщиков.

Получим такие три функции:

• выявление возможных поставщиков;
• оценка поставщиков продукции и услуг;
• ведение реестра поставщиков.

Построим диаграмму декомпозиции процесса:

Рис.5. Диаграмма декомпозиции выявления или оценки поставщиков

Дальнейшую декомпозицию можно применять до тех пор, пока она не будет удовлетворять подробности изучения бизнес-процесса.

3.Реализация бизнес-процессов с помощью СУБД Access

3.1. Теоретические основы баз данных

Восприятие и понимание реального мира можно сравнить с последовательностью различных, но иногда взаимосвязанных, явлений. Очень давно люди делали попытки описать эти явления (это происходило даже тогда, когда люди не могли их никак понять). Такое описание называется данными. Существует еще одно определение: данные – это ведомости об окружающей среде, которые входят в систему, обрабатываются в ней и выходят из нее для последующей обработки.

Ясно, что проект базы данных нужно начинать с анализа предметной области и идентификации требований к ней всех пользователей (сотрудников организации, для которой создается база данных). Подробнее процесс будет рассмотрен далее, а здесь пока отметим, что проектирование поручается человеку (или группе лиц) –а именно администратору базы данных (АБД). Им может являться как специально выделенный сотрудник в организации, так и будущий пользователь конкретной базы данных, который достаточно хорошо знакомый с обработкой данных с помощью машин. [1]

Объединяя представления о содержимом какой-либо базы данных, полученные в результате опрашивания пользователей, и свои представления о информации и данных, которые могут быть востребованы в будущих приложениях, администратор сначала создает обобщенное описание создаваемой базы данных. Описание, которое выполнено с использованием математических формул, естественного языка, графиков, таблиц и других средств, которые понятны всем людям, которые работают над проектированием и созданием базы данных, называют инфологической моделью данных

Данная человеко-ориентированная модель вообще независима от физических факторов среды хранения данных. Этой средой может быть не только не ЭВМ, но и память человека.

Поэтому инфологическая модель не должна быть измененной до тех пор, пока кое-какие изменения не потребуют изменения в ней кое-какого определения, для того чтобы эта модель продолжала далее отражать предметную область. [5]

Остальные модели являются компьютеро-ориентированными. С помощью их СУБД дает возможность пользователям и программам осуществлять доступ к данным, которые хранятся, лишь по их именам и не заботясь о физическом расположении данных. Нужные данные ищутся СУБД на внешних устройствах для запоминания по физической модели данных.[3]

Реляционная модель данных предметной области представляет собой совокупность отношений, которые изменяются во времени. При создании любой информационной системы группа отношений позволяет хранить данные об предметной области и моделировать между нимисвязи.

Реляционная база данных представляется хранилищем данных, которое содержит набор двухмерных таблиц. Информация в таблицах должна удовлетворять такимпринципам.[9]

1. Атрибуты (их значения) должны быть атомарными (то есть, каждое значение, которое содержится на пересечении колонки истроки,не должно расчленяется на несколько значений).[8]

2. Значения всех атрибутов должны принадлежать одному типу.

3. Каждое поле имеет уникальное имя.

4. Каждая запись в таблице есть уникальной.

5. Последовательность записей и полей в таблице не является существенной.

Отношение – это важнейшее понятие и представляет собойдвумерную таблицу, которая содержит некоторые данные.

Сущность – это объект любой природы, данные котором хранятся в базе, а данные о сущности хранятся в отношениях.[7]

Атрибуты – это свойства, что характеризуют сущность. В таблице каждый атрибут имеет название и ему соответствует заголовок столбца таблицы.

Ключ отношения – это совокупность его атрибутов, которые однозначно идентифицируют каждый кортеж отношения. Иными словами, каждое множество Н атрибутов, которое является ключом отношения, обладает некоторым свойством уникальности.

Рассмотрим следующее свойство ключа –неизбыточность – никакое из собственных подмножеств некоторого множества Н не обладает свойством уникальности.

Каждое отношение имеет комбинацию атрибутов, что может служить некоторым ключом. Ее существование гарантируется одним из принципов РМД.

Возможны некоторые случаи, в которых отношение имеет только несколько комбинаций атрибутов, каждый вариант из которых однозначно определит все кортежи отношения. Эти комбинации атрибутов есть возможными ключами отношения. Каждый из возможных ключей может быть первичным.[5]

Ключи используют для достижения таких следующих целей:

• исключения дублирований значений в ключевых атрибутах;
• упорядочения кортежей. Возможное упорядочение по убыванию или возрастанию значений ключевых атрибутов, а также смешанное упорядочение (по одним –убывание, а по другим – возрастание);
• организации связывания таблиц.

Особенно важным является понятие внешнего ключа. Внешний ключ определяют как множество атрибутов отношения R2, значения которого должны совпадать с значениями возможного ключа иного отношения R1.

Атрибуты отношений К2, которые составляют внешний ключ, не являются для данного отношения ключевыми.[10]

С помощью таких ключей устанавливается связь между отношениями.

Ограничения целостности в реляционной модели разделяют на две группы: ограничения целостности ссылок и ограничения целостности сущностей.

Ограничения целостности заключаются в требовании некоторой уникальности для кортежей отношения (записей). Отсюда получим следующие ограничения:[6]

• отсутствие атрибутов со значениями с множественным характером;
• отсутствие дубликатов кортежей (данное требование предъявляется только к атрибутам первичных ключей).

Ограничения целостности заключаются в том, что любой записи с некоторым значением внешнего ключа обязательно должна существовать запись, которая связана с таблицей-отношением с соответствующим значением ключа.[2]

К отношениям применяют систему операций, которая позволяет получить одни отношения из других. Для примера, результатом запроса к реляционной базы данныхбудет новое отношение, которое вычислено на основе уже имеющихся отношений. При этом можно разделить обрабатываемые данные на вычисляемую и хранимую части.[11]

Основной единицей обработки информации в реляционных базах данных является отношение, а не его отдельные кортежи (записи).

Отсутствие упорядоченности в записяхтаблиц усложняет поиск. С целью быстрого нахождения на практике нужной записи вводят так называемое индексирование полей (в основном ключевых). Создание индексных массивов применяется для быстрого доступа к записям и заключается в построении упорядоченной дополнительной информационной структуры.

MicrosoftAccess - настольная СУБДреляционного типа. В отличие от остальных СУБД, Access хранит всю информациюв одном файле, но распределяет их по таблицам, как и необходимо в реляционных БД. К таким данным относится не лишь информация в таблицах, а и другие объекты базы, которые будут ниже описаны.

Одним из достоинств Access является наличие очень простого графического интерфейса, который позволяет легко создать собственную базу данных, разрабатывать приложения, использовать при этом встроенные средства.[14]

Это помогает избежать рутинных действий, облегчает работу неопытному пользователю.

Создание многопользовательской базы и получение нескольких пользователей одновременного доступа к общей базе возможно в сетяхс одноранговойструктурой или с файловым сервером. Локальная сеть обеспечивает программную и аппаратную поддержку обмена информацией между компьютерами. MSAccess следит за распределением доступа различных пользователей к базе данных и обеспечивает их защиту.

Поскольку MSAccess не является клиент-серверной СУБД, то его возможности по обеспечению работы нескольких пользователей ограничены. [8]

В плане обеспечения целостности данных MSAccess отвечает лишь моделям средней сложности. В нем не используются такие объекты как хранимые процедуры и триггеры, что заставляет разработчиков создавать клиентские программы для поддержания бизнес-логики БД.

Так же в отношении защиты данных и разграничения доступа рассматриваемая СУБД не имеет надежных средств. В способы защиты только входит защита при использовании пароля базы и защита с помощью пароля пользователя. Стоит отметить, что снятие данной защиты не представляет для квалифицированного специалиста никакой сложности.

Однако, при указанных недостатках MS Accessрасполагаетбольшим количеством преимуществ.

В первую очередь отметим распространенность, что обусловлена принадлежностью СУБД компании Microsoft, операционные системы и программное обеспечение которой использует множество пользователей ПК. MS Accessабсолютно совместим с ОСWindows, постоянно обновляется, поддерживает различныеязыки.[9]

MS Access предоставляет за небольшую стоимость огромное количество возможностей. Также отметим ориентированность на пользователей с различной профессиональной подготовкой. Это выражается в наличии различныхвспомогательных средств, развитую справочную систему и интуитивно понятный интерфейс. Данные средства облегчают проектирование и создание БД, выборку из нее данных.

В распоряжение непрограммирующим пользователям MS Access предоставляет разнообразные диалоговые средства, что позволяют им создавать приложения, при этом не прибегая к непосредственной разработке запросов с помощью языка SQL или к программированию вспомогательных модулей или макросов на языке VBA.

Также Access обладает большими возможностями по экспорту/импорту данных в разнообразные форматычерез механизм ODBC: от текстовых файлов и таблиц Excel до любой серверной СУБД.[7]

Еще одним немаловажным преимуществом MS Accessявляется встроенные средства разработки приложений. Большое количество приложений, которые распространяемые среди пользователей, содержат некоторый объем кода языка VisualBasicforApplications.

VBA – единственное средство для выполнения различных стандартных задач в MSAccess (построение команд SQL, обработка ошибок, работа с переменными, использование Windows API), для создания сложных приложений.

Одним из методов программирования в рассматриваемой базе данных является язык макрокоманд. Программы, что созданы на этом языке, называют макросами и позволяют связывать отдельные действия, которые реализуются с помощью запросов, форм, отчетов. Макросы при этом управляются событиями, что вызываются действиями пользователями через формы или системные события в диалоговой работе с данными.[6]

Отметим, что Accessпредоставляет и дополнительные возможности по сравнению со стандартными СУБД. То есть, это не только простая и гибкая в использовании система, но и платформа для разработки приложений, работающих с базами данных.

3.2. Создания базы данных по закупке сырья и материалов

Рассмотрим применение MSAccess для создания базы данных по реализации некоторых бизнес-операций.

Для создаваемойбазыданныхтребуютсяследующие информационные объекты (таблицы):

«Клиенты» – для храненияинформации о покупателях.

«Поставщики» –дляхраненияинформации о поставщиках.

«Сырье и материалы» - дляхранения информации о сырье на складе.

«Сделки о покупке»-дляхраненияинформации о сделках о покупке.

«Плановые продажи» - для хранения информации о плановой реализации продукции.

Впроцессесозданиятаблиц,имеющихссылкиназаписииз другихтаблиц,устанавливаетсясвязь. Некоторые таблицы называют справочниками, если онисодержатинформацию,котораяможетбыть использованапризаполнениидругихтаблиц. Они поструктурепростые и имеютпервичный ключ, их называют главными.

Рассмотрим процесс создания таблицы в СУБД MSAccess 2013, а именно с помощью конструктора таблиц.

После запуска СУБД и создания базы данных нужно нажать на ленту «Создание» и выбрать в разделе «Таблицы» Конструктор таблиц.

После этого откроется окно в котором нужно указать название поля, тип данных, описание (в случае необходимости), свойства полей, ключевое поле. Внешний вид окна конструктора таблицы Клиенты показан на рис. 6:

Рис. 6. Таблица Покупатели в режиме конструктора

Аналогичным образом создаются остальные таблицы.

Далее перейдем к вводу данных в таблицы. Заполненная данными таблица Клиентыимеет такой вид (рис. 7):

Рис. 7.Заполненная таблица Заявки

Формы – элемент базы данных для удобного отображения или ввода данных.

Стоит отметить, что формы бывают одиночные (на основе одной таблицы) и составные или сложные (на основании нескольких таблиц. Также выделяют подчиненные формы – это многотабличные формы, которые созданы на основании таблиц, которые объединены связью «один – ко - многим».

Создадим формудлятаблицы «Поставщики».

Для построения формы на основе одной таблицы нужно выделить таблицу «Поставщики», выполнить команду Создание – Форма. В результате получим (рис. 8)

Рис. 8. Форма Поставщики в режиме просмотра

Аналогично можно создать и остальные формы, пример которых показан на рис. 9 - 12:

Рис.9. Форма Клиенты

Рис. 10. Форма Сделки о покупке

Рис. 11. Форма Плановые продажи

Рис. 12. Форма Сырье и материалы

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Querybyexample) и структурированный язык запросов (SQL – StructuredQueryLanguage).

QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Рассмотрим создание запросов для реализации задач бизнес-процессов.

Создадим запрос Закупочная стоимость сырья с помощью режима QBE.

Введем информацию в конструктор запросов так, как показано ниже:

Рис.13.Запрос Закупочная стоимость сырья в режиме конструктора

В результате получим:

Рис.14. Запрос Закупочная стоимость сырья

Создадим запрос Продажи >4000, который выполняет отборпродаж с суммами долее 40000 руб.

Рис.15. Запрос Продажи >4000 в режиме конструктора

Рис.16. Запрос Продажи >4000 в режиме просмотра

Аналогично создадим запрос Данные по поставщикам, который выполняет отборданных по указанному поставщику из общего их числа.

Рис.17. Запрос Данные по поставщикам в режиме конструктора

Рис.18. Запрос Данные по поставщикам в режиме просмотра

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

В MicrosoftAccess можно создавать отчеты различными способами:

• Конструктор.
• Мастер отчетов.
• Автоотчет: в столбец.
• Автоотчет: ленточный.
• Мастер диаграмм.
• Почтовые наклейки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.

Создадим отчет для запроса Данные по поставщикам на складе с помощью мастера.

Для этого вызовем мастер создания отчетов (Создание – Отчеты – Мастеротчетов). Далее нужно:

– выбратьзапрос Данные по поставщикам и переместить все поля кроме в категорию Выбранные;

– отметим макетСтруктура, ориентация Альбомная и нажмем кнопкуДалее;

– в последнем окне задаем имя отчета.

В результате получим отчет, показанный ниже:

Рис.17. Отчет Данные по поставщикам

Аналогично создаются и остальные отчеты.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Среди многообразия решений по развитию рынка, средств производства, а также новых направлений в деятельности коммерческо-посреднических предприятий и организаций вызывают значительный интерес исследования и практические нововведения, которые объединяемые понятием логистики.

За последних несколько лет бурно развиваются новые логистические технологии, основанные на информатике. При чем в этих технологиях информационные системы занимают центральное положение.

Понятие «реализация бизнес-процессов» пришло одновременно с появлением сложных программных продуктов, которые предназначены для автоматизации управления организацией.

Такие системы всегда подразумевают выполнение глубокого предпроектногоисследования деятельности компании. И результатом этого исследования является экспертное заключение, где отдельными пунктами описаны рекомендации по устранению «тонких мест» в менеджментепредприятия.

На основании заключения, непосредственно перед внедрением созданной системы автоматизации, проводят так называемую реорганизацию бизнес-процессов, которая иногда является достаточно серьезной и болезненной для компании.

Это и естественно, поскольку сложившийся годами коллектив сложно заставить работать по-новому. Такие комплексные обследования предприятий являются сложными и отличаются своими задачами.

Для решения таких задач моделирования сложных систем применяют хорошо обкатанные стандарты и методологии.

К таким относятся методологии IDEF. С помощью их можно эффективно отобразить и проанализировать модели деятельности широкого сектора сложных систем в самых разных разрезах.

Стоит отметить, что при этом глубина и широта обследования процессов определяется в системе самим разработчиком, а это позволяет не перегружать модель лишними данными.

В результате написания работы мною были выполнены следующие задачи:

– рассмотрены основные определения теории бизнес-процессов;

• проведено описание объекта исследования;
• выполнено моделирование бизнес-процессов;
• описаны основные теоретические понятия СУБД Access;
• разработаны в MSAccess база данных, которая демонстрирует основные бизнес-процессы при закупке сырья и материалов.

В заключении отметим, что главное достоинство анализа бизнес-процессов с помощью создания их модели – это ее универсальность.

Во-первых, моделирование – это ответ на все вопросы, которые касаются совершенствования деятельности предприятий и повышения их конкурентоспособности.

А во-вторых, руководитель или администрация предприятия, внедрившие эту методологиюу себя, будут иметь информацию, что позволит самостоятельно усовершенствовать своюорганизацию и спрогнозировать ее будущее.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / К.В. Балдин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 218 c.
2. Блиновская, Я.Ю. Введение в проектирование бизнес-процессов: Учебное пособие / Я.Ю. Блиновская, Д.С. Задоя. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 112 c.
3. Бодров, О.А. Разработка бизнес-процессов: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 244 c.
4. Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 283 c.
5. Васильков, А.В. Базы данных и их применение: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2013. - 528 c.
6. Мартынова В.П. Базы данных. Распределенные и удаленные БД. Т.1: Учебник/В.П. Мартынова.–М.:ИД ФОРУМ,НИЦ ИНФРА-М, – 2013. – 272 c.
7. Мартынова В.П. Базы данных. Распределенные и удаленные БД. Т.1 / В.П. Мартынова.– М.: ИД ФОРУМ,НИЦ ИНФРА-М,2013. – 352 c.
8. Ракован О.Л. Базы данных / О.Л. Ракован – М.:Форум, 2014. – 352 c.
9. РакованО.Л.Базы данных: Учебное пособие/О.Л. Ракован. - М.:Форум, 2012.–400 c.
10. Малевич И.П. Проектирование производственных бизнес-процессов:Учебное пособие /И.П. Малевич. - СПб.:Питер, 2013.– 240 c.
11. Кирилов В.В. Введение в реляционные базы данных./В.В. Кирилов.–СПб.: БХВ-Петербург, 2012.–464 c.
12. Кошепелев В.Е. Базы данных в ACCESS 2013: Эффективное использование /В.Е. Кошепелев.–М.: Бином-Пресс, 2014.–592 c.
13. Кузина А.В. Базы данных:Учебное пособие для студентов высш. учеб. заведений /А.В. Кузина.– М.: ИЦ Академия, 2012.–320 c.
14. Пирогова В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: Учебное пособие/В.Ю. Пирогова.–СПб.: БХВ-Петербург, 2014.–528 c.