Проектирование БД для учета домашних финансов

Содержание:

Введение

Базы данных — это совокупность строений, необходимых для хранения значительных объемов информации и программных модулей, выполняющих управление данными, выборку этих данных, а так же сортировку и другие аналогичные действия.

Вся информация, необходимая для базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Набор аналогичных записей, расположенных друг за другом создают саму таблицу данных. Такие записи обычно представляют собой различные строки таблицы, которые добавляются, редактируются и удаляются.

Любая запись является проименнованной ячейкой или полем, которые непосредственно хранят необходимую информацию, такую как телефонный справочник или учет домашних финансов. Однотипные поля различных записей обычно называют столбцом таблицы.

При создании даже одной таблицы, можно получить уже полноценную базу данных, необходимой для работы. Однако для полноценной работы структуры баз данных и способы их воплощения в жизнь, организация базы осуществляется намного сложнее.

В век информационных технологий, развитием компьютерных технологий на первый план выдвигается информационная индустрия. Такая новая отрасль дает возможность воспроизводства новых знаний, связанных с производством технических средств, различных методов и технологий.

В настоящее время в обществе материальный продукт становится более информационно емким. Для этого необходимо производство информационных продуктов, которые могут хранить, перерабатывать и передавать огромные массивы информации. Меняется система ценностей в обществе: растет спрос на знания, требуется интеллектуальный труд, а так же увеличивается значимость творчества и культурного досуга. К сожалению, человеческие возможности ограничены для восприятия, переработки и хранению информации, что еще раз подтверждает необходимость создания информационно емкого продукта.

Конечно, для проблем, перечисленных ранее, на помощь приходят автоматизированные базы данных. АБД (автоматизированные базы дынных) стали неотъемлемой частью жизни всех компьютерных систем. В настоящее время очень возрос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД). Удобный интерфейс, поддерживаемый разнообразие функций, сопряжение с разными программными продуктами, а так же с другими СУБД, возможность работы в сети и много другое позволяет СУБД объединять в едино различную информацию из всевозможных источников ( электронные таблицы, различные БД и т.д.). Конечно же, все это помогает окружающим намного быстрее найти необходимую информацию и преобразовать ее в таблицы, графики и отчеты, для дальнейшей работы.

В настоящее время накоплен грандиозный опыт проектирования БД для управления производством, что позволяет осуществить создание БД намного эффективнее.

Данная курсовая работа называется «Проектирование базы данных для учета домашних финансов». Рано или поздно проблема экономии семейного бюджета возникает у каждой семьи. Ситуации бывают разными: один из супругов временно выпадает из рабочего ритма, появляется потребность накопить средства на дорогостоящую покупку или, банально, кризис на дворе.Все то проводит к тому, что необходимо планировать семейный бюджет. Многие ведут тетради, блокноты, есть различные платные программы (СУБД). Однако мы рассмотрим создание БД для учета домашних финансов в MSAccess.

Целью данной курсовой работы является автоматизация учета домашних финансов и их оптимизация.

Согласно цели поставим задачи:

• Изучение особенностей состава семейного бюджета
• Разработка схемы БД
• Реализация разработанной схемы в конкретной СУБД (MSAccess)
• Создание форм для ввода данных, отчетов, запросов
• Автоматизация работы с созданной БД.

1. Аналитическая часть.

1.1Описание предметной области. Постановка задачи.

Для более эффективного управления финансами разрабатывается стратегическийплан, которыйзатрагиваетсоставные части домашнего бюджета. И здесь главным элементом, определяющим направление деятельности, является оптимизация расходов.

Конечно, для некоторых покажется достаточно скучной и рутинной обязанностью ведение домашней бухгалтерии. Однако рациональное распределение средств и их экономия позволяет избавиться от долгов, а также создать финансовую подушку безопасности. Домашний бюджет – это инструмент финансового планирования, с помощью которого можно научиться откладывать средств, отказаться от спонтанных покупок и приобрести финансовую независимость. В этой части курсовой работы мы рассмотрим как можно вести домашнюю бухгалтерию при помощи обычной базы данных.

Для начала разберем, что такое домашний бюджет и из чего он состоит.

Наиболее распространенными являются 3 формы бюджета: общий, частично общий и раздельный бюджеты. Самым распространенным бюджетом является общий семейный бюджет. Такая система учета предполагает за собой учет и хранение средств у одного из супругов. Главный минус этого учета – это повышенная материальная ответственность одного из супругов. Еще одним недостатком такого учета является то, что большая часть домашних обязанностей ложиться на плечи управляющего денежными потоками. Следующая форма бюджета, рассмотренная нами, является раздельной. Такой формой учета пользуются в основном молодые пары. В этом случае, каждый управляет своими денежными средствами. Однако при этом выделяются средства на общие нужды. Единственным обязательным условием такой формы учета является то, что каждый управляющий своими доходами имеют стабильный доход.

Так же существует частично общий семейный бюджет. Такую форму бюджета можно разделить на 2 разновидности. В первом случае большая часть зарабатываемых супругами средств складывается в общую копилку и расходуется в соответствии с потребностями семьи. При этом у каждого держателя средств остается достаточно финансов в личном управлении. В другом случае, на основные бытовые траты расходуется большаяиз зарплат супругов. Меньшая зарплата откладывается. Какую из форм управления домашними финансами выбрать, каждый выбирает для себя сам.

В данной работе мы возьмем за основу первую форму учета, при которой всеми финансами управляет один человек.Для начала, разберем что должно входить в состав учета домашних финансов.

Первое составляющее домашнего бюджета – это поступление средств или заработная плата. Вторым же очень важным составляющем нашего учета является статья расходов.

Расходы бываю двух видов:

- Фиксированные платежи (это постоянные, регулярные расходы, такие как арендная плата или оплата телефона, Интернета и т.д..)

- Варьирующиеся расходы (для таких платежей как электроэнергия, школьное питание, питание и т.п.).

1.2. Выбор средств проектирования. Выбор СУБД.

Приложение MicrosoftAccess выражается мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной БД. База данных – совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выработку и отображение данных. Практически все СУБД разрешают добавлять новые данные в таблицы. Поэтому можно сказать, что СУБД в этом плане не отличаются от программ электронных таблиц (MicrosoftExcel).

Существует 3 принципиальных отличия СУБД и программами электронных таблиц:

1. СУБД разрабатываются с целью снабжения эффективной обработки больших объёмов информации, по сравнению с тем, которыми справляются электронные таблицы.
2. СУБД обеспечивает связь двух таблиц так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Осуществить такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
3. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом продуктивность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как СУБД Access осуществляет доступ ко всем типам данных и дает разрешение одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно применять таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Трудясь в среде MicrosoftOffice, пользователь получает в распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую осуществлять взаимодействие с данными из WorldWideWeb и передавать представление данных на языке HTML, обеспечив работу с такими приложениями как InternetExplorer и NetscapeNavigator.

Access сознательно спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных проявляются разделяемыми ресурсами в сети. В Access осуществлена надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам. Вопреки тому, что Access спроектирован мощной и сложной системой, его использование достаточно является достаточно простым для непрофессиональных пользователей.

В базе данных информация содержится в виде двумерных таблиц. Возможно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.При помощи запросов можно сделать выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.Формы разрешают отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно прибавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы разрешают включать модули.Отчёты предназначены вывода данных на печать, содержащихся в таблицах и запросах, в эффектно оформленном виде. Отчёты могут позволять включать модули. Модули включают VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для организации функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода разрешает создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули освобождают пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для начала выполнения того или иного действия, а так же повышают эффективность работы. В состав Access вмещает множество мастеров, построителей и надстроек, которые давать разрешение упростить процесс создания объектов базы данных.

Реализовывается детализация хранилищ данных, а также документально аргументируются сущности системы и способы их взаимодействия, включая идентификацию объектов предметной области (сущностей), свойств этих объектов (атрибутов) и их связей (отношений).

Сущность выступает в роли множества экземпляров реальных или абстрактных объектов, владеющих совместными атрибутами или характеристиками. Любой объект системы представляет собой только одну сущность, которая должна быть уникально идентифицирована. Отношение в всеобщем виде представляет собой связь между двумя и более сущностями. Отношение обязано быть однозначно поименовано.

Для создания идентификации требований, согласно которым сущности втягиваются в отношения, используются связи. Каждая связь связывает сущность и отношение и создается направление только от отношения к сущности. Значение связи характеризует её тип и останавливает свой выбор из множества: "0 или 1", "0 или более", "1", "1 или более", "диапазон p:q". Пара значений связей, относящаяся к одному и тому же отношению, установит тип этого отношения.

Для множества приложений достаточно применять следующие типы отношений:

1. один к одному (употребляется на верхних уровнях иерархии модели данных, на нижних встречается очень редко);
2. один ко многим (отношения такого типа встречаются наиболее часто);
3. многие ко многим (употребляет на ранних этапах проектирования с целью прояснения ситуации).

Для последующей работы каждое из отношений типа "многие ко многим" должно преобразоваться в комбинацию типов отношений "один к одному" или "один ко многим" (допустимо с введением вспомогательных ассоциативных сущностей и с введением новых отношений).

Любая сущность обладает одним или несколькими атрибутами, которые однозначно идентифицируют каждый экземпляр сущности. Однако, при таком раскладе любой атрибут определяется как ключевой.

Все связи могут быть бинарными и могут представлять собой линии с двумя концами, объединяющими сущности, для которых определяется имя, степень множественности и степень обязательности. Степень множественности предопределяет, один или много объектов участвуют в связи. Степень обязательности устанавливает, обязательна ли или не обязательна данная связь между сущностями.

Разработка структуры базы данных могут быть включены основные этапы:

• идентификация сущностей, их атрибутов, а также первичных и альтернативных ключей;
• идентификация отношений между сущностями и указание типов отношений;
• разрешение неспецифических видов отношений (многие ко многим).

Определяющим является первый этап при построении модели. Исходной информацией для данного этапа служит содержание хранилищ данных, определяемое входящими и выходящими из него потоками. Изначально выполняется анализ хранилища, включающий сравнение содержимого входных и выходных потоков и создания на основе конкретного сравнения варианта схемы хранилища. На последующем шаге реализовывается упрощение схемы путем устранения избыточности. Дальнейший шаг – упрощение схемы при помощи нормализации (удаление повторяющихся групп). Есть только один способ нормализации - это расщепление данной схемы на две более простые. После осуществляется определение ключевых атрибутов для идентификации сущности.

Для способа нормализации имеются концепции и методы, разработанные Коддом (Codd). Он определил три типа нормализованных схем, называемых первой, второй и третьей нормальной формой.

Согласно Кодду каждая нормализованная схема (схема без повторяющихся групп) автоматически определяется в первой нормальной форме (1НФ), свободно от того, насколько сложен ее ключ и какая взаимосвязь существует между ее элементами. По определению схема определяется во второй нормальной форме (2НФ), если все её ключевые атрибуты целиком зависят от ключа. Схема определяется в третьей нормальной форме (3НФ), если она находится во 2НФ, и ни какой не ключевой атрибут не зависит от другого не ключевого атрибута.

Следующий, второй, этап предназначается для выявления и определения отношений между сущностями, а также для идентификации типов отношений. На данном этапе допускаются неспецифические отношения "многие ко многим".

Определение отношений заключает выявление связей, для этого отношение должно быть проконтролировано в обоих направлениях следующим образом: выбирается экземпляр одной из сущностей и должно быть определено, сколько различных экземпляров второй сущности с ним связывается.

Теперь разберем третий этап, который предназначен для разрешения отношений "многие ко многим". Для данного этапа каждое такое неспецифическое отношение реформируется в два специфических с введением новых.

1.3. Проектирование логической структуры базы данных.

Сущность - объект любой природы данные, о котором хранятся в отношении (таблице, в которой содержатся данные).

В рассматриваемой предметной области можно выделить следующие сущности:

1. ДОХОД-содержит информацию о сумме поступленияденежных средствам, даты поступления, аванс или зарплата, категории поступления

2. РАСХОД – содержит информацию о сумме расходов денежных средств, дата расхода, категория расходов и т.д.

3. ДОХОД, Категория – содержит о категории поступления денежных средств: алименты, детское пособие, денежные переводы, дивиденды, зарплата, НДФЛ, пенсия.

4. ДОХОДЫ, Подкатегория -содержит информацию о перечисленных денежных средствах ( аванс, зарплата, премия)

5. РАСХОД, Категория – содержит информацию о статьях расхода ( быт.техника, выдача денег родителям, канцтовары, ком. Услуги, продукты, транспорт и т.д.)

6. РАСХОДЫ, Подкатегория – содержит информацию о том, когда кто производил расход (мать, отец)

7. УЧЕТ – содержит информацию о поступлении денежных средств и их расходование.

Перечисленные ранее сущности заключают в себе различные атрибуты. Атрибут – свойство сущности (заголовок столбца таблицы).

Ниже приведем название атрибутов вышеуказанных сущностей:

ДОХОД (Код или номер по пункту, дата дохода, сумма дохода, название, категория, подкатегория).

РАСХОД (Код или номер по пункту, дата расхода, сумма расхода, название, категория, подкатегория).

ДОХОД, Категория (Категория)

ДОХОДЫ, Подкатегория(Подкатегория)

РАСХОД, Категория (Категория)

РАСХОДЫ, Подкатегория (Подкатегория)

УЧЕТ (Сумма)

Инфологическая модель обязанасодержать в себе такое формализованное описание предметной области, которое с легкостью могло бы "читаться" обычными людьми, работающими с базой данных.

Инфологическое проектирование связано с попыткой применения семантики предметной области в моделях БД. Реляционная модель данных в силу своей простоты и конспективности не позволяет отобразить семантику, то есть смысл предметной области.

Проблема представления семантики от начала времен работы с базами банных интересовала разработчиков, и в 70-х годах было предложено несколько моделей данных, названных семантическими моделями. К ним можно отнести семантическую модель данных, предложенную Хаммером (Hammer) и Мак-Леоном(McLeon) в 1981 году, функциональную модель данных Шипмана(Shipman), также созданную в 1981 году, модель "сущность—связь", предложенную Ченом(Chen) в 1976 году, и ряд других моделей. У всех моделей были свои положительные и отрицательные стороны, но испытание временем выдержала только последняя. И в настоящее время именно модель Чена "сущность—связь", или "EntityRelationship", стала фактическим стандартом при инфологическом моделировании баз данных.

Модель «сущность-связь» называют также «ER-моделью» (essence-сущность, relation-связь). [11. стр. 147].

Припроектирование БД информацию чаще всего размещают в нескольких таблицах. Таблицы при этом связываютс семантикой информации. В реляционной СУБД для указания связей в таблице производят операции их связывания. Рассмотрим наиболее часто встречаемые бинарные связи:

1. Связи вила 1:1 образуется в случае, когда все поля записи основной таблицы и дополнительной таблицы являются ключевыми.

2. Связь 1:М может быть в случае, когда одной записи основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной таблицы.

3. Связь М:1 может быть тогда, когда нескольким записям основной таблицы ставится в соответствии одна запись дополнительной.

4. Связь М:М возникает в том случае когда нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной. В реляционной БД связь М:М реализуется через дополнительные таблицы.

Реляционная модель баз данных была предложена сотрудником фирмы IBM Э. Кодом в начале семидесятых годов. Будучи математиком, он предлагал использовать для обработки данных аппарат теории множеств (объединение, пересечение, разность и Декартово произведение). Он обнаружил, что любое представление данных сводится к совокупности двумерных таблиц особого вида, известных в математике как отношения.

Одна из основных идей заключается в том, что связи между данными должны определяться в соответствии с их внутренними логическими взаимоотношениями. В реляционной модели одной командой могут обрабатываться целые файлы.

Реляционная БД представляет собой информацию об объекте, показанную в виде двумерного массива - таблицы объеденных определенными связями.

Атрибут значение, которого идентифицируется кортежами (строками таблицы) называется ключом. Отношение может содержать и несколько ключей, один из которых объявляется первичным. Первичные ключи не могут обновляться. Все прочие ключи отношений являются возможными ключами.

Если в отношении кортеж идентифицируется соединением значений нескольких атрибутов, то такой ключ называется составным.

Атрибут представляющие собой копииключей других отношений называется внешним ключом. Реляционная модельнакладывает на внешние ключи ограничения для обеспечения целостности данных. Это означает, что к каждому значению внешнего ключа должны соответствовать строки в связываемых отношениях.

В данной работе разрабатываемой БД сущность табельный номер сотрудника будет являться ключом для атрибутов сотрудники, отпуск, увольнение, командировка, трудовой договор и повышение квалификации (перевод).

Атрибут сотрудники так же имеет уникальные поля, такие как номер паспорта и ИНН, но номер паспорта не может быть ключом, так как номер паспорта может меняться, а ИНН может являться ключевым, но нам удобнее использовать как ключ табельный номер.

Для атрибута табель рабочего времени ключом будет являться две сущности, номер сотрудника и период, то есть ключ будет составным.

• 2 Проектирование физической структуры базы данных.

Проектирование информационных систем, включающих в себя базы данных, осуществляется на физическом и логическом уровнях. Решение проблем проектирования на физическом уровне во многом зависит от используемой СУБД (система управления базами данных – комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения, и совместного ведения БД многими пользователями), зачастую автоматизировано и скрыто от пользователя. В ряде случаев пользователю предоставляется возможность настройки отдельных параметров системы, которая не составляет большой проблемы. [11. стр.123]

Рассмотрим соотношения нашей БД подробнее.

Таблица 1 – Доход

Название	Тип данных	Тип поля
Код	Счетчик	Ключевое
Дата	Дата/Время
Доход	Денежный
Название	Текстовый
Категории	Текстовый
Подкатегория	Текстовый

Таблица 2 – Доход, Категория

Наименование	Тип данных	Тип поля
Категория	Текстовый

Таблица 3 – Доход, Подкатегория

Наименование	Тип данных	Тип поля
Подкатегория	Текстовый

Таблица 4 – Расходы

Название	Тип данных	Тип поля
Код	Счетчик	Ключевое
Дата	Дата/Время
Расход	Денежный
Название	Текстовый
Категории	Текстовый
Подкатегория	Текстовый

Таблица 5 – Расход, Категория

Наименование	Тип данных	Тип поля
Категория	Текстовый

Таблица 6 – Расход, Подкатегория

Наименование	Тип данных	Тип поля
Подкатегория	Текстовый

Таблица 7 – Учет

Наименование	Тип данных	Тип поля
Сумма	Денежный

Запросы — это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу.

Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.

Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.

Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи.

В данной БДпредставлены следующие запросы:

1. Доходы – сколько и какие доходы поступили на определенную дату. Сумму доходов и название необходимо вводить в ручную с клавиатуры. Остальные критерии можно выбирать из всплывающего окна.

2. Доход категории –как к вам поступили доходы, например алименты, зарплата, пенсия или денежные переводы.

3. Доход Подкатегория– в данном запросе мы видим поступление зарплаты в виде аванса, премии или зарплаты.

4. Расходы – какие расходы прошли на конкретную дату. Сумму расходов и название необходимо вводить вручную с клавиатуры.

5. Расходы Категория – мы видим информацию по какой категории прошли траты, например: расходы на продукты, на медицину, коммун. Услуги и т.д.

6. Расходы Подкатегория – кто произвел расход жена или муж.

7. УЧЕТ - поиск необходимой информации по доходам и расходам.

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно показать так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

1. Ввода и просмотра информации базы данных

2. Изменения данных

3. Печати

4. Создания сообщений.

В данной БД представлены следующие формы:

1. Доходы

2. Расходы

3. Категория расходов

4. Категория доходов

Отчет- это объект базы данных, который необходим для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать.

Отчеты дозволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране.

Ключом данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

В данной БД представлены следующие отчеты:

1. Полученные доходы всего на заданную дату или период
2. Полученные доходы по необходимым категориям и подкатегориям
3. Произведенные расходы на заданную дату или период
4. Произведенные расходы по необходимым пользователь категориям и подкатегориям
5. Практическая часть.

   1. 2.1 Инструкция по работе с базой данных.

Программу MicrosoftAccess можно вызвать несколькими способами:

1. Изменю «Пуск». Пуск – MicrosoftOffice – Microsoft Access 2003.

Для открытия определенной базы данных нужно на панели управления нажать «Файл», затем «Открыть».

В открывшемся окне выбрать файл с базой данных, которая нас интересует.

2. Два раза щелкнуть правой кнопкой мыши на уже сохраненной БД.

Экранную форму можно создать двумя способами:

1. С помощью мастера.

2. В режиме конструктора.

В первом случае сначала нужно выбирать данные из таблиц, которые должны располагаться в форме.

Далее нужно выбрать вид формы.

На следующем шаге нужно выбрать стиль формы.

В заключении задать имя.

Любую форму, сделанную с помощью мастера можно изменить в режиме конструктора.

Во 2-м случае вся форма формируется самостоятельно. Например, можно добавить различные картинки, кнопки, сделать свой вид, добавить подчиненные формы и т.д.

В представляемой БД главной формой является форма «Учет». Все остальные формы являются подчиненными. Подчиненные формы для удобства работы с ними размещены на соответствующих вкладках.

Теперь рассмотрим как формируется отчеты в данной базе данных.

Отчеты так же как формы можно создать с помощью мастера и в режиме конструктора.

При создании отчета с помощью мастера нужно сначала выбрать поля из созданных таблиц или запросов для отчета.

Затем можно добавить уровни группировки, то есть,например, сделать так чтобы сначала шла Дата или Доход, а только потом все остальные данные.

Далее можно задать порядок сортировки (по возрастанию и убыванию, только для 4 записей).

Потом выбирается вид макета для отчета, стиль и имя отчета.

Режим конструктора для отчета очень похож на режим конструктора для формы. Отличие состоит в меню «свойство».

Все отчеты в данной базе данных находятся в «Главном меню». Отчеты выводятся по доходам и расходам отдельно. Для вывода отчета необходимо задать определенный период, за который необходимо вывести отчет.

Для печати какого либо отчета нужно сначала открыть отчет.

Затем отчет можно вывести на печать, а так же вывести в Excel и т.д.

Отчеты по Расходам выводятся таким же способом. В данной базе данных выводить отчеты лучше через «Главное меню» в основной таблице.

• 1. 2.2 Разработка интерфейса и реализация проекта.

Для того чтобы информационная система была удобна и проста в использовании пользователям, кроме создания эффективной модели данных надо разработать удобный дружественный пользовательский интер­фейс.

Разработка интерфейса пользователя взаимосвязана с настройкой па­нелей инструментов ,а так же созданием пользовательского меню, разра­боткой многообразных диалоговых форм.

Несомненно, что пользовательский интерфейс представляет со­бой некоторую последовательность диалоговых форм. Поэтому, по их созданию должна быть осуществлена работа по созданию «сце­нария» пользовательского интерфейса.

Для начала создаем формы-заставки, в которых необходимо представить основное назначение разработанной системы. На данных фор­мах может быть организовано меню пользователя. Это могут существовать ниспадающие и кнопочные меню.

Создание ниспадающего меню организовывают в виде оп­ределенной последовательности макросов.

Макрос «Новое меню» состоит из следу­ющих пунктов: Ведение баз данных, Маршрут обработки, Операци­онная технология, Потребность в материалах, О системе.

Для любого из пунктов «Нового меню» разрабатывается соответ­ствующий макрос, определяющий состав подменю следующе­го уровня. Определенный макрос состоит из 3 макрокоманд, каждая из которых должна запускать соответствующий макрос. Назначение каждого запускаемого на выполнение макроса заключается в открытии подобающей формы ввода данных. Разобранным способом можно проектировать многоуровневые меню.

Конечно, создание меню для пользователя возможно в виде командных кнопок, щелкая по которым мышью, выбирают даль­нейший путь по сценарию интерфейса. Как предложено в данной БД.

Формы – это средства для ввода данных. Смысл этих форм такой же – дать пользователю средства для заполнения лишь только тех полей, которые ему можно заполнить. В то же время с этим в форме можно поместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм выявляются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В таком случае форму можно делать графическими средствами так, чтобы она могла повторять оформление бланка – это зримо упрощает работу наборщика, понижает его утомление и предупреждает появление печатных ошибок.

Такая форма снабжается:

- форматами ввода;

- условиями проверки вводимых данных;

- масками ввода для ввода стандартизованной информации;

- пояснительным текстом;

- группировкой данных, приближающей ее вид к бумажному бланку.

Форма проявляется удобным средством для просмотра БД, а также для ввода данных и их корректировки. Форма может отображать поля одной строки таблицы или запроса. В форме можно отображать данные нескольких таблиц или запросов.

Рассмотрим пример создания формы «Доходы»:

1. Открываем формы щелчком на вкладке «Формы» в окне базы данных.

2. Выбираем – «Создание формы с помощью мастера».

3. В окне «Создание форм» путем следования дальнейшим этапам создаем форму:

а) в качестве источника выбираем таблицы:

«Категория», «Подкатегория», «Дата» «Название», «Доход» с соответствующими полями:

б) выбираем вид формы выровненный;

в) выбираем стиль официальный;

г) присваиваем форме имя «Доходы».

4.Выбираем - изменение макета формы. Нажимаем кнопку «Готово».

Форму для просмотра информации по каждому программному продукту можно увидеть на рисунке, представленном ниже.

Данная форма позволяет просматривать данные по каждому конкретному доходу, вводить и изменять данные о нем, а также заносить информацию о новых доходах.

Для компоновки всех таблиц, форм, запросов и отчетов или конкретных из них и удобства их представления используется кнопочная форма. Кнопочная форма - меню для работы в базе данных.

Отчет – гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не только на экран, но и на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

В курсовой работе разработано восемь отчетов по доходам и точно так же по расходам:

-           Доход за период;

-           Доход за день;

-           Доход за текущий день;

-           Доход по искомой категории;

- Доход по искомой подкатегории;

-           Доход по категории;

-           Доход по подкатегории;

-           Поиск по названию.

Отчет «Доход за период» имеет поля: Дата, Доход, Название, Название, Категория, Подкатегория.

Технология создания отчета «Доход за период» следующая:

1.         Щелкнем по кнопке «Создать» на вкладке «Отчеты» в окне базы данных.

2.         Выбираем « Мастер отчетов» в окне «Новый отчет». Щелкнем по кнопке «ОК».

3.         В окне «Создание отчета»:

-           выбираем из таблиц «Доход», «Дата», «Название», «Подкатегория», «Категория» соответствующие поля для занесения в отчет;

-           выбираем порядок сортировки по полю Производитель;

-           выбираем макет «Табличный»;

-           выбираем тип заголовка «Обычный»;

-           присваиваем имя отчету «Программные продукты».

4.         Закрываем и сохранаем отчет.

Также отчеты можно выводить командными кнопками из главного окна «УЧЕТ». В работе рассмотрены отчеты по «Доходам», однако аналогичным способом происходит формирование отчетов по «Расходам». Такие отчеты очень удобно формировать при помощи командных кнопок.

• 1. 2.3 Оценка экономической эффективности проект

MicrosoftAccess – это эффективное решение для создания простых баз данных для собственных нужд, особенно при ограниченном бюджете.

Представленная БД отвечает требованиям, которыми руководствовались при составлении БД:

- простой и понятный интерфейс;

- Удобство работы;

- Планирование семейного бюджета;

- Функциональность;

- Отчеты и анализ.

Существует множества разработанных программ учета домашних финансов, например:

«Домашняя бухгалтерия»

« Свои деньги»

«Домашние финансы» и др.

Однако, все они предполагают наличие финансов. Все программы платные. База разработанная в данной курсовой работе предполагает возможность ее использования бесплатно, при условии сделать ее самостоятельно.

В данной базе формируются удобные отчеты отдельно по доходам денежных средств и отдельно по расходам.

А теперь предположим, что мы хотим заказать базу данных на стороне.

Рассмотрим на примере все затраты, необходимые для создания такой базы.

Затраты труда на разработку базы : T= 61 час

Стоимостная оценка работы программиста: по часовая зарплата = 88,25 руб в час (в зависимости от его квалификации) = 61х88,25 = 5383,25 руб

За создание представленной базы необходимо потратить 5 383,25 руб.

Так как, такой базой может пользоваться любой пользователь, то для ее поддержания лишних затрат не нужно.

К дополнительным расходам можно отнести:

Статьи затрат	Цена за единицу (руб.)	Кол-во	Всего (руб.)
Картридж	1350,00	1	1350
Бумага а4	130,00	1	130,00
Ручка	6,05	2	12,10
Штрих	12,5	1	12,50
	Итого:		13504,6

Затраты на электроэнергию за год:

Затраты на освещение одного рабочего места в год:

Зосв= Ц1КВт * Nл * Nосв * Ф действ (фон затрачиваемого времени за год = 164,5)

где Ц1КВт/ч = 5,40 - это цена 1 КВт/ч в г. Москва

Nл = 1, это количество осветительных приборов

Nосв = 0,06, это мощность одного осветительного прибора

Зосв=5,40 * 1 * 0,06 * 1837,5 = 595,35 руб.

Составим смету расходов на БД : 595,35 + 13 504,6 + 5 383,25 = 19 483,2 руб.

Добавим затраты на рекламу базы по учету домашних финансов – примерно составит 200 руб в месяц. За год сумма будет = 2 400 руб.

Стоимостная оценка нашей базы составит : 21 883,2 руб + 10% прибыли

В Москве приобрести базу по учету домашних финансов через интернет, за символическую плату (100 руб.) допустим захотят около 250 человек. Если наша базу приобретут, мы еще получим прибыль в 10 %.

Заключение

Итогом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных по учету домашних финансов, дающую возможность автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов по домашним финансам. В данной работе мы рассмотрели возможности разработки БД с помощью мастера и в режиме конструктора. Данная база разработана с помощью мастера. Разработанное в данной работе приложение соответствует всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных соответствуют требованиям нормализации, что обеспечивает целостность и непротиворечивость информации.

Средствами СУБД MicrosoftAccess построен удобный пользовательский интерфейс. Данная база дает возможность решать все задачи, сформулированные ранее в курсовой работе. Это разрешает сделать вывод, что задание выполнено полностью.

Данная база является учебным вариантом, поэтому были взяты примерные показатели, которые чаще всего используются для учета домашних финансов. Однако, разработанная БД позволяет дополнять необходимыми критериями, для получения более точного учета финансов. База проста в применении, что дает возможность пользоваться обычному пользователю, не владеющему необходимыми знаниями управления СУБД.

При помощи командных кнопок можно просто формировать и выводить на печать необходимые отчеты по выбранным критериям. Это позволяет легко отслеживать все поступления и расходы денежных средств, при условии постоянного обновления информации.

Список используемых источников

1. Иллюстрированный самоучитель по Access 2002. / [Электронный ресурс] http://computers.plib.ru/office/Access_2002/index.html
2. Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб.пособие / А.М. Вендров. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 192 с., ил. – ISBN 5-279-02440-
3. Гурвиц Г. А. «Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере» БХВ-Петербург, 2010 год, 484 стр.
4. Кошелев, В. Е. Access 2007. Эффективное использование / В.Е. Кошелев. - М.: Бином-Пресс, 2007. - 590 c.
5. Гринченко Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access / Гринченко, Н.Н. и. - М.: Горячая Линия Телеком, 2017. - 240 c.
6. Тимошок, Т.В. Microsoft Office Access 2007: самоучитель / Т.В. Тимошок. - М.: Вильямс, 2008. - 464 c.
7. Марков А.С. Базы данных. Введение в теорию и методологию: учебник / А.С. Марков, К.Ю. Лисовкий. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 512 с.
8. Петров В.Н. Информационные системы / В.Н. Петров. – СПб.: Питер, 2002.– 688 с.
9. Эспозито Знакомство с технологией Microsoft® ASP. NET 2.0 AJAX / Эспозито, Дино. - М.: СПб: Питер, 2017. - 320 c.
10. Саак А.Э. Информационные технологии управления: учебник для вузов / А.Э. Саак, Е.В. Пахомов, В.Н. Тюшняков. – СПб.: Питер, 2005. – 320 с.
11. Хомоненко А.Д. Базы данных: учебник для высших учебных заведений / А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, М.Г. Мальцев. – 4-е изд., доп. и перераб. – СПб.: КОРОНА принт, 2004. – 736 с.