Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проблемы коммуникации в современных организациях(Понятие и виды коммуникации в современной организации)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Коммуникацию можно рассмотреть как процесс передачи информации. Для руководителей она играет огромную роль в достижение успеха деятельности предприятия. Без обмена информации руководители и сотрудники не смогут работать вместе, решать определенные задачи и принимать решения.

Коммуникация - это важная составляющая, которая обеспечивает эффективное управление в организации. В целом руководитель тратит на нее примерно 80-90% своего времени. Это не только устная и письменная речь, но и мимика, жесты, символы и т.д. Коммуникации служат процессом налаживания связей между сотрудниками, клиентами и партнерами. Ведь от эффективных коммуникационных связей зависит будущее не только предприятия, но и сотрудников, работающие в этой организации. Но нередко возникают проблемы, связанные с обменом информацией, которые мешают эффективно работать и понимать суть основной задачи организации.

Объект исследования: коммуникации в современной организации.

Предмет исследования: коммуникационные проблемы в современной организации.

Целью данной работы является выявление основных проблем коммуникации в современных организациях и разработка мероприятий по их устранению с целью эффективного взаимодействия в коллективе.

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

рассмотреть теоретические основы коммуникации в современных организациях;
проанализировать коммуникационный процесс и выявить проблемы коммуникации в АО «АрхБум»;
разработать мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в организации АО «АрхБум».

Практическая значимость работы заключается в том, что на основе выявленных проблем коммуникационных процессов на предприятии будет предложен ряд способов улучшения информационного обмена в организации, которые позволят оптимизировать систему управления человеческими ресурсами.

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие и виды коммуникации в современной организации

Для эффективного функционирования любой организации деятельность ее подразделений должна быть четко скоординирована. Эта координация может осуществляться в различных формах, но в первую очередь - посредством многообразных контактов членов организации, т.е. в процессе их коммуникации. Коммуникативные процессы в организации являются одними из основных средств обеспечения ее функционирования и единства. Сеть коммуникации в организации можно сравнить с кровеносной системой организма, подобно которой она пронизывает все «клеточки» организации, обеспечивая ее жизнедеятельность [8, с. 287].

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communicatio» - сообщение, передача. Отсюда коммуникация может быть определена как процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель организации получает необходимую информацию для принятия эффективных решений и доводит их до работников организации. Исследования показали, что более 70% зарубежных и российских руководителей считают коммуникации главным средством достижения эффективности их организации. С помощью коммуникаций люди объединены в организацию для достижения общей цели, что и является основной функцией коммуникации. Исследователи утверждают, что без коммуникации невозможно и управление, так как оно опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации и формирует те формы коммуникации, которые обеспечивают как совместную деятельность, так и само управление. [10, с. 21] .

Внешняя коммуникация - это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций - удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании [11, с. 83].

Внутренние коммуникации - предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации - создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании.

Исследователи выделяют четыре вида внутренних коммуникаций:

Коммуникации между уровнями. Между организационными уровнями информация перемещается путем вертикальных перемещений, которые могут быть нисходящими и восходящими. При нисходящей коммуникации информация передается с высшего уровня на низший. При восходящей коммуникации идея, возникшая на низшем уровне, должна подняться на самый верх, последовательно пройдя через все уровни менеджмента.
Коммуникации между отделами. Любая организация состоит из множества подразделений, для координации задач и действий которых необходимы коммуникации. Чтобы добиться определенных успехов сотрудников организации, руководитель должен обеспечить совместную деятельность всех ее частей.
Коммуникации между менеджером и подчиненными. Как показали исследования, эти коммуникации составляют основную долю управленческих коммуникаций. Это такие формы коммуникаций, как разъяснение задач, привлечение работников к решению задач отдела, обсуждение проблем эффективности и другие.
В организациях существуют также коммуникации между менеджером и его рабочей группой. На наш взгляд, эти коммуникации способствуют повышению эффективности, так как в процессе участвуют все члены группы и каждый может высказаться о том, как лучше работать сообща, о проблемах в организациях и путях их разрешения [3, с. 128].

Цели коммуникаций в организации:

организовывать обмен информацией между субъектом и объектом управления,
наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией,
установить связь между людьми в организации,
сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации,
организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Многие зарубежные и российские ученые понимают коммуникационный процесс как обмен информацией между двумя или более людьми [1, с. 6-8]. Цель такого процесса - обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена. Ученые выделяют четыре базовых элемента в коммуникационном процессе:

отправитель - субъект, генерирующий идеи или собирающий информацию и передающий ее,
сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов,
канал - средство передачи информации,
получатель - объект, которому предназначена информация и который интерпретирует ее [2, с. 146].

Задача отправителя и получателя в ходе коммуникации состоит в том, чтобы, составив сообщение и использовав канал для его передачи, обе стороны одинаково поняли исходную идею. Разумеется, это не всегда легко, часто на каждом этапе смысл идеи может быть искажен, а иногда и полностью утрачен.

Коммуникации подразделяются на следующие виды:

организационные или межличностные коммуникации, которые основаны на устном общении;
коммуникации основанные на письменном обмене информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь подразделяются на следующие типы:

Не официальные или неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации. Они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации. Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.
Официальные или формальные коммуникации. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам.

В свою очередь формальные коммуникации так же подразделяются на типы:

горизонтальные, которые распространяются между различными подразделениями (предназначаются для координации деятельности различных подразделений).
вертикальные (предназначаются для передачи информации с одного уровня иерархии на другой).

Вертикальные коммуникации можно подразделить на:

восходящие, которые представляют собой поток информации от низших уровней к высшим (т.е. от исполнителя к руководителю). Данный вид передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и рационализаторских предложениях.
нисходящие - это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным. Такой вид представляет собой инструктаж по поводу выполнения тех или иных заданий.

Говоря о типах коммуникаций, нельзя не упомнить о таких межличностных коммуникациях, как [2, с. 257]:

Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует речь, которая представляет собой систему фонетических знаков, основанных на двух принципах: лексическом и синтаксическом. Речь является основным средством коммуникации, так как при передаче информации с помощью речи меньше всего теряется смысл сообщения. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важнейшую роль играют точность использования слова, его выразительность и доступность, построение фразы и ее структура, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации. Говоря о вербальных коммуникациях на предприятиях, обычно имеют в виду процесс общения сотрудников (личного или на собраниях), переговоры по телефону или чтение и составление служебных записок, писем, отчетов - устные коммуникации. Письменные коммуникации - это плановая и отчетная документация, памятные записки, доклады, объявления, справочники и другое.
Невербальные. В их основе лежит информация, которая передается отправителем без использования слов, вместо них в ход идут различные символы. К невербальным способам передачи информации относятся: выразительные движения, длина пауз, модуляция голоса и другое. Чаще невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов.

Как показывают исследования, 55% сообщений воспринимаются через выражение лица, позу, жесты, 38% - через интонацию и модуляцию голоса. Отсюда видно, что только 7% принадлежит словам, которые воспринимает получатель в процессе общения [9, с. 145].

1.2 Прохождение информации по элементам коммуникативной системы

В процессе обмена информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов [3, с. 215]:

Зарождение идеи. Процесс обмена информацией начинается с появления идеи или тщательного отбора информации. Отправитель решает, что нужно сделать, чтобы идея или сообщение стали предметом обмена. Главная роль отправителя - проектирование и кодирование сообщения с последующей передачей другим участникам процесса. Важнейшим является правильная формулировка идеи, которую нужно выразить так, чтобы она стала простой и доступной для получателя. Отправитель должен решить, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией.
Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен, используя символы, закодировать ее при помощи слов, интонации и жестов (например, язык тела). В результате идея превращается в сообщение. Отправителю необходимо определиться с каналом, который должен быть совместим с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам можно отнести передачу речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для того, чтобы физически воплотить символы, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, обмен информацией будет считаться недостаточно эффективным.
Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для передачи сообщения получателю. Речь идет о физическом обмене сообщениями, который многие ошибочно принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача - это одна из самых важных ступеней, которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Главным инструментом для передачи информации является использование знаковых систем.
Декодирование. После передачи сообщения отправителем происходит декодирование информации получателем. Декодирование - это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, которые выбрал отправитель, включают в себя такое же значение для получателя, последний будет точно знать, что именно имел в виду отправитель, когда разрабатывалась его идея. Если реакции на идею не последует, процесс обмена информацией на этом будет завершен.

Обратная связь. Обмен информацией можно считать эффективным для обеих сторон, если получатель показал понимание идеи через обратную связь, произведя при этом действия, которых ждал от него отправитель.

Профессор Ф. Льюис утверждает: «Обратная связь - базовая реакция на услышанное или увиденное. Эффективные коммуникации должны быть двусторонними: обратная связь необходима, чтобы определить, насколько сообщение было воспринято и понятно. Не наладив обратной связи с получателем информации, менеджер резко ограничивает эффективность своей управленческой деятельности»[6, с. 27-32].

1.3 Коммуникационные барьеры

В коммуникациях могут возникать абсолютно специфические коммуникационные барьеры, связанные с неточностью кодирования и декодированием, а носят психологический или социальный характер.
Коммуникативные барьеры - это помехи и сложности, которые возникают по разным причинам в процессе передачи информации. Коммуникативные барьеры иногда создают серьезные препятствия внутри самой организации, и между организациями [11, с. 106].

Можно выделить межличностные и организационные барьеры:
Межличностные барьеры:

Восприятие. Все люди по-своему интерпретируют одну и ту же
информацию, потому что у всех разный жизненный опыт, социальное положение и представления. Человек воспринимает не всю информацию в целом, а только ту, которая имеет для него социальное значение.
Первоначальная неполнота передаваемой информации. Это когда
информация неполная, и мы по-своему домысливаем факты. Например, работник Сидоров случайно услышал телефонный разговор начальника отдела с генеральным директором. Начальник отдела сказал: « Но, я не знаю, что делать с товарищем Сидоровым». Сотрудник Сидоров испугался, решив, что ему грозит неприятность, и подумал об увольнение. Хотя, в действительности директор сказал: «Сидоров действительно самый лучший работник, и его необходимо повысить в должности. Вы должны решить этот вопрос». Т.е. Сидоров услышал лишь часть разговора и своеобразно домыслил информацию.
Плохо сформулированное сообщение. Когда есть ошибки в словах,
неправильный подбор слов, недостоверность информации, искажение фактов и т.д. Получив сообщение, получатель уже будет иметь мнение об отправителе, и это может насторожить его сотрудничать с этой фирмой.
С разными людьми, мы по-разному ведем себя и разговариваем, потому что учитываем их уровень образования или мнения.
Плохая память. Слабая память ведёт к значительному
понижению точности внутриорганизационных коммуникаций. По результатам исследований известно, что работники компаний сохраняют в памяти примерно 50-60% информации, а руководители примерно 70%. Поэтому приходится постоянно повторять эту же информацию. Но во избежание постоянного повторения можно заносить информацию в справочники, ежедневники или в память компьютера.
Личностные ситуации. Нередко именно личностные отношения могут
негативно отражаться на информационном обмене и искажать оценки событий. Это могут быть стереотипы или предвзятое отношение к окружающим людям.
Неблагоприятный климат в коллективе. Недоброжелательные, неприязненные отношения между работниками в организации приводят к интригам, клевете, конфликтам с начальством. И это все обычно приводит к смене компаний, и иногда даже к замене сотрудников. Как показал опрос, на увольнения из-за неблагоприятного психологического климата решились примерно 44% женщин, и 42% мужчин, имеющие оклад от 45 тысяч рублей и больше [12, с. 131-135].
Неумение слушать. Мало воспринимать информацию, но нужно и
прислушиваться к тому, что говорят, и что чувствуют люди. Чтоб понять всю ситуацию, нужно выслушать факты и чувства, т.е. выслушать сообщение полностью. Коммуникация эффективна, когда сотрудники точны в получение и отправки сообщения.
Барьеры «авторитет», «избегание» и «непонимание» [8, с. 476].
Барьер «авторитет», когда существует авторитет, человек
доверяет только одному, и отказывает в доверие другим. При этом происходит нежелание слушать, недоверие к людям, замкнутость и невербальные преграды.
Существуют факторы авторитета, такие как статус, привлекательность внешнего вида, доброжелательное отношение, компетентность, искренность.
Барьер «избегание», человек избегает от контакта с
собеседником, не слушая его, делая вид, что ему абсолютно не интересно с ним беседовать, использует любой предлог, чтоб закончить разговор и уйти. Но иногда человек избегает не только информацию, но и ситуации. Например, закрывает глаза вовремя какого-либо действия сотрудников на работе, даже если это противозаконные действия сотрудников. Объясняя это нежелание осознавать ситуацию. Такая проблема связанна с невнимание, чтоб предотвратить эту проблему, необходимо разрешить две взаимосвязанные проблемы, такие как привлечения и удержания внимания.
Барьер «непонимания», зачастую сотрудники не понимают
проблемы или задачи организации.

Выделяются 4 барьера непонимания[8, с. 477]:

Фонетический барьер, когда говорят на иностранном языке или
использую иностранные слова, и когда говорят быстро, непонятно, т.е. с акцентом. Разрешить этот барьер можно с помощью разборчивой, достаточно громкой, при необходимости медленной речью, и при наличие обратной связи.
Семантический барьер, когда фонетический язык такой же, как и у
других сотрудников, но в тоже время он непонятный. Это связанно с тем, что одно и то же слово, имеет разное значения, или употребление жаргонов. Для предотвращения этого барьера необходимо говорить как можно проще и заранее договориться не использовать жаргонные слова.
Организационные барьеры.
Информационные перегрузки. Информационные перегрузки могут
стать преградой на пути к эффективным организационным коммуникациям. Сотрудники, увлечённые переработкой поступающей информацией, не желающие принимать участия в коммуникациях, не понимают суть проблемы и решения.
Искажение и потеря информации [4, с. 491-497]. Искажение - это передача информация, при которой искажается весь смысл. Потеря - это недополученные части сообщения. Искажения могут быть преднамеренными и непреднамеренными. В частности, сотрудники преднамеренно искажают информацию, чтобы преувеличить собственные заслуги, и приуменьшить свои недостатки. И непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах.
Помехи. Помехи препятствуют потоку коммуникаций. Они могут,
связанны с техническими причинами (прекращения видеоконференции, сбой на прямой линии и т.д.), а также связанные с одновременно отправленными сообщениями, в которых существуют противоречия.
Неподходящий выбор носителя для передачи
информации. Все люди предпочитают разные носители для передачи информации, некоторые не любят официальный язык, другие негативно относятся к просторечным словам. Одни считают, что письменное изложение более эффективно для понимания, а другие видят в этом недоверие, и предпочитают электронную почту. Но не все пользуются компьютером. И поэтому, происходят разногласия.
Многообразие носителей, с помощью которых передается информация. Сейчас существует огромное количество разных носителей, и мы забываем о некоторых. Объём чрезмерной информации может стать барьером к её использованию.
Нехватка времени. Сотрудникам зачастую не хватает времени для передачи наиболее полного сообщения, и поэтому они отфильтровывают менее значимую информацию, чтобы не перегружать каналы передачи и не допустить обрывочности сообщения. Особенно это важно на конференциях, собраниях и совещаниях, когда каждому дают несколько минут для выступления, чтобы успеть выслушать всех. При недостаточной информации о сотрудниках и их действиях, о происходящем в организации руководитель не сможет эффективно руководить организацией и решать важные задачи. Недоступность до подчинённых или нежелание общаться, может привести к недополучению важных сведений для управления организацией.

1.4 Способы повышение качества обмена информацией в организациях

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Рассмотрим способы совершенствования информационного обмена на предприятиях [7, с. 164].

Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих начальников, коллег и подчинённых. Руководитель должен знать, как оценивать качественно и количественно свою потребность в информации, а также других потребителей в информации в организации. В будущем он должен установить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в процессе обмена информации.
Управленческие действия. Регулирование потока информации является примером деятельности руководителя по развитию обмена информацией. Например, линейный руководитель может назначать переговоры с одним или несколькими коллегами для обсуждения тактик и стратегий, постановки новых целей, распределения должностных обязанностей и т. д.
Системы обратной связи. Если обратная связь может привести к усовершенствованию межличностной передачи информации, то могут быть задействованы и системы обратной связи, которые создаются в организации. Одним из вариантов системы обратной связи является перемещение участников из одной части организации в другую для обсуждения заданных вопросов. Опрос работников является одним из вариантов системы обратной связи. Задача данных опросов - получить информацию от руководителей и рабочих по максимальному количеству вопросов.
Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны для легкого перемещения информации снизу вверх. Все участники получают при этом возможность разрабатывать идеи, касающиеся усовершенствования любого направления деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх [11, с. 45-49].
Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи. Крупные предприятия в большинстве случаев издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всего персонала. В подобные ежемесячные бюллетени входят статьи со списком предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые могут предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Также рассмотрим теоретические основы совершенствования коммуникационных процессов. Следующие принципы являются полезными для организации, так как создают хорошую коммуникацию. При этом они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий, использование преимуществ неформальной организации [4, с. 497-503].

Принцип ясности. Сообщение должно обладать ясностью. При этом оно должно быть выражено правильно и передано таким образом, что будет понятно получателям.
Принцип целостности. Управленческое сообщение скорее является средством, чем конечной целью. Суть этого принципа состоит в том, что целью управленческого сообщения является возможность установления понимания между людьми, необходимого для достижения целей предприятия.
Принцип стратегического использования информационной организации. Характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным [5, с. 103-106]:

Умение слушать.
Ясность идей. Доступное пояснение идей получателю означает, что необходимо системно обдумывать и проводить анализ вопросов, проблемы и идеи, которые являются объектами передачи.
Язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Правильные знаки, которые не содержат противоречий, способствуют большей ясности и пониманию ваших слов.
Эмпатия и открытость.
Установление обратной связи.

По словам авторов коммуникационных исследований, существует огромное количество проблем, коммуникационных барьеров, снижающих эффективность коммуникации сотрудников организации [12, с. 131-135].

Межличностными коммуникационными барьерами являются семантические (знания значения слов), невербальные барьеры, неэффективная обратная связь, неумение слушать. Задача руководителей организаций состоит в том, чтобы выявить эти барьеры и разработать конкретные рекомендации по повышению эффективности межличностной коммуникации. В заключение следует отметить, что межличностная коммуникация очень важна для успеха управления организацией. Во-первых потому, что решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей. Во-вторых, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, имеющих неопределенность или двусмысленность. Понимание процесса коммуникации методов совершенствования умения общаться будет способствовать повышению эффективности управленческой деятельности.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ КОММУНИКАЦИИ НА ПРИМЕРЕ АО «АРХБУМ»

2.1 Краткая характеристика структуры и деятельности АО «АрхБум»

Открытое акционерное общество «Архбум» создано в 1994 году.

Около 20 лет управляющее предприятие в г. Новодвинске (Архангельская область) оказывает комплекс транспортно-логистических услуг, связанных с доставкой готовой продукции Архангельского ЦБК и сырья комбинату, как железнодорожным, так и автомобильным транспортом, обеспечением производств АЦБК транспортными средствами любого вида.

Располагает большим парком автомобильного транспорта и железнодорожными вагонами.

Важным направлением деятельности АО «Архбум» стало производство картонно-бумажной тары. Компанией проведена масштабная модернизация производственной базы стоимостью более 9,6 млрд. рублей.

В 2001 году «Архбум» запустил один из самых крупных и современных в России заводов по производству гофрокартона и гофротары в Подольске Московской области, что позволило «Архбуму» стать лидером среди отечественных производителей картонной упаковки.

В августе 2013 года компания запустила первую очередь завода по производству гофротары в Истре Московской области.

Клиентами компании являются крупные компании (производители продуктов питания, бытовой химии, одежды, обуви, мебели, бытовой техники), а так же представители среднего и малого бизнеса.

Целью деятельности АО «АрхБум» является увеличение прибыли и снижение затрат. Эти основные показатели имеют преобладающее значение, но движение в заданном направлении на каждом этапе развития обусловлено временными целями:

завоевание определенной доли рынка;
создание благоприятного впечатления у населения о предприятии;
формирование постоянного контингента покупателей;
создание деловой репутации надежного партнера в глазах производителей.

Помимо производства качественного товара и получения прибыли важным фактором для процветания предприятия является персонал, его правильный подбор и эффективное управление. На предприятиях АО «Архбум» трудится более 473 работников. Средний возраст работников на предприятии 30-35 лет. Большое количество специалистов составляют граждане из Украины и Белоруссии. Персонал постоянно меняется, так как не все могут выдержать режим и темп работы, поэтому остаются только выносливые.

Для мотивации персонала используется:

предоставляется бесплатный автобус для перевозки к месту работы и обратно;
иногородним и иностранным работникам предоставляется бесплатное жилье;
специалистам, длительное время работающим на предприятии, оказывается помощь в покупке жилья (ссуды за счет средств компании);
денежные вознаграждения за выполнение месячного плана по производству продукции;
добровольное медицинское страхование сотрудников с возможностью посещения частных клиник, в том числе стоматологических;
предоставляется возможность посещения спортивного зала с бассейном на территории санатория.

Благодаря хорошей мотивации люди идут работать на предприятие. В дальнейшем с помощью умению хорошо общаться и своей выносливости они могут продвинуться по карьерной лестнице. Поэтому коммуникации, как и во всех других фирмах, играют огромную роль в достижение наград и премий, налаживание связей с компаньонами, в эффективном управление организации и преображение фирмы на новый уровень. Но практически во всех организациях возникают коммуникационные барьеры, которые искажают информацию, передавая неправильный смысл, и мешают эффективному управлению.

Структура организации - логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Рассмотрим организационную структуру АО «АрхБум».

Организационная структура АО «АрхБум» является линейно-функциональной, разновидностью иерархических (бюрократических) организационных структур. Такая структура одна из самых широко используемых во всем мире. Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции.

Можно выделить следующие уровни управления.

Учредитель и генеральный директор являются руководителями высшего уровня. Генеральный директор утверждает приказы, отдает распоряжения, которые исполняются руководителями среднего и низового уровней. Учредитель контролирует работу генерального директора по годовым отчетным документам предприятия (бухгалтерский баланс, налоговые декларации, отчеты о прибылях и убытках, затраты и т.п.), а также по необходимости его текущую работу.

Также имеет место личный аппарат руководителя – секретарь-референт. Он доводит до сведения руководителей среднего и низового уровней приказы и распоряжения генерального директора, исполняет поручения генерального директора (печатные работы, ведение входящей и исходящей корреспонденции, отвечает на телефонные звонки и пр.)

Руководителями среднего уровня в данной организации являются главный бухгалтер, главный инженер, начальник производственно-технического отдела (далее ПТО) и мастер. Работу главного бухгалтера и главного инженера контролирует генеральный директор.

Главный бухгалтер осуществляет контроль за исполнением текущей и промежуточной отчетности. Работу начальника ПТО и мастера координирует и контролирует главный инженер.

Начальник ПТО координирует работу инженеров своего отдела. Мастер отдает распоряжения для исполнения их работниками.

К руководителям низового уровня относятся бригадиры. Они осуществляют контроль за работой рабочих. Руководители всех уровней несут ответственность за работу людей, находящихся у них в подчинении. Но, тем не менее, любой приказ должен исполняться только при согласовании с генеральным директором предприятия. А значит, данная структура управления является централизованной, поскольку руководители высшего звена оставляют за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия управленческих решений.

За информационный процесс на предприятии отвечает отдел делопроизводства. Данный отдел состоит из двух работников: работника сектора делопроизводства; работника организационного сектора.

2.2 Анализ коммуникационного процесса и проблем коммуникации в АО «АрхБум»

Проанализировав компанию АО «АрхБум», проведя беседу с персоналом и директором, подняв архив фирмы, посмотрев отзывы людей в сети интернет, выявляются коммуникационные проблемы, присущи этой компании.

Коммуникационный процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления). На данном этапе сотрудник организации принимает решение, о том какое сообщение и какую точку зрения следует передать получателю. Для того, чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса.

Второй этап заключается в трансформации идеи в сообщение, то есть закодировать ее с помощью символов – слов, интонации, жестов, мимики. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронных средств связи, электронная почта, реже всего – видеоконференции. Важно отметить, что в АО «АрхБум», в не зависимости от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а так же неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов. Часто для проверки правильности поступления информации к получателю в АО «АрхБум» пользуются несколькими каналами передачи. Например переданное по телефону указание к действию в последующем подтверждается письменным приказом.

Эффективность многоканальной связи подтверждается анализом проведенного анкетирования. Но необходимо отметить, что нельзя злоупотреблять применением многоканальных связей, чтобы не увеличивать потоки бумаг в организации. Они предназначены, прежде всего, для усиления контроля над выполнением работы, акцентированием важности предлагаемого задания, правильной интерпретации сообщения получателем. Нередко канал передачи сообщения зависит от самой информации, содержащейся в нем.

По истечении каждого месяца руководители участков производства собирают предложения, пожелания и просьбы своих подчиненных. На основании полученных данных они в письменном виде излагают их, а так же докладывают о проделанной работе и ее результатах директору. Таким образом, на предприятии организованы восходящие вертикальные коммуникации. Директор организации, рассмотрев доклады начальников участков производства, в начале следующего месяца устраивает организационное собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а так же распоряжения и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. Таким образом, на предприятии сформированы вертикальные нисходящие коммуникации. Также восходящие и нисходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях в присутствии всего коллектива предприятия АО «АрхБум». На таких собраниях обсуждаются результаты деятельности предприятия, успехи, достижения, проблемы производства, перспективы как организации в целом, так и ее сотрудников.

Также на предприятии существует обмен информацией непосредственно между участками производства, минуя директора. Такое неформальное общение между сотрудниками можно отнести к горизонтальной коммуникации.

Основными проблемами коммуникации в АО «АрхБум» являются:

Самая главная проблема любой организации, это неадекватное
восприятие получаемой информации. Получив какую-либо информацию, которая была некорректно сформулирована или первоначальна неполной, сотрудники зачастую предпринимаю необдуманные решения, которые могут пойти на вред фирмы.
Несвоевременное донесение информации к сотрудникам, часто
бывает когда, например, вышестоящие сотрудники забывают сообщить, о каких-либо нововведениях, а когда вспоминают, организация уже теряет прибыль. И это может принести к материальным ущербам и несогласованностям.
Психологический настрой в бригаде, когда одни сотрудники не могут
найти общий язык с другими, отношение к сотрудникам по отдельности или боязнь разговаривать с начальником наедине. Обычно такие отношения перерастают в конфликт. При негативном климате в организации, снижается слаженность всех звеньев цепи производства и к ухудшается качество производимой продукции, увеличивается количество брака на производстве.
Неподходящий выбор носителя для передачи информации. С этим
постоянно сталкивается организация, так как существуют разные носители передачи информации. Что касается АО «АрхБум», это организация предпочитает воспользоваться устной передачей информации, потому что это быстро и удобно. Но нередко именно в этом носителе чаще всего теряется информация, и не доходят части сообщения, и получателю приходится домысливать факты, но не всегда правильно. Отсюда выявляется ещё одна проблема, это плохая обратная связь.
Психологические различия в восприятие. АО «АрхБум» старается
подбирать квалифицированный персонал, но у всех людей разный жизненный опыт, круг интересов и потребностей, социальный статус, национально-культурных различий, должность. Поэтому все по-своему интерпретируют информацию, и даже вырабатывают собственный жаргон. Следовательно, это служит источником смысловых искажений, партнеры могут неправильно понять информацию, и это может сказаться на дальнейшем затруднение налаживания связей.
Нехватка времени. В связи с быстрым режимом работы у сотрудников
зачастую не хватает времени для передачи наиболее полного сообщения, поэтому они фильтруют менее важную информацию. Но нередко для быстроты и придания наибольшей ясности, сжимают сообщения до такого уровня, что приводит к отсеиванию важной информации. И получается неполнота сообщения.
Дублирование функций. В целом компания АО «АрхБум»
старается строить управление, когда все сотрудники имеют свое место в организации, обладает определенными функциями, и отвечает за свою работу. Но редко случается так, что сотрудники пытаются решать ещё и проблемы других сотрудников, и это приводит к параллельным потокам информации и к неэффективной работе, так как сотрудники могут на столько увлечься другой работой, что позабудут о своей. И в конечном итоге может привести к тому, что не будет эффективности ни в одном и не в другом деле.

Это основные коммуникационные барьеры АО «АрхБум», с которыми нужно бороться и находить решения этим проблемам. Т.е. провести ряд изменений в коммуникациях.

ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРЕОДОЛЕНИЮ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОБЛЕМ В АО «АРХБУМ»

При анализе коммуникационных проблемы АО «АрхБум», были выявлены некоторые недостатки, которые неблагоприятно влияют на организацию, поэтому следуют провести ряд изменений в системе коммуникаций.

Всем сотрудникам нужно адекватно относиться ко всей полученной информации, всё тщательно обдумывать и не предпринимать поспешных решений, так как от этого может зависть дальнейшее существование компании.

Следует не допускать погрешностей, если какого-либо сотрудника повысили в должности, то он входит в список надежных и способных людей. Поэтому не следует этим злоупотреблять, следовательно, необходимо выполнять всю работу, которую требуют руководство, а не относится к этому наплевательски.

Необходимо ввести новую должность психолога, так как конфликты отрицательно влияют на коммуникационный процесс организации, и отталкивают клиентов. Психолог сможет контролировать взаимоотношения между сотрудниками, не допуская критических ситуаций, т.е. положительно влиять на всю деятельность организации. Но, а если организация не может позволить себе новую должность, то можно проводить различные тренинги

Нужен жесткий отбор персонала, только тех людей, которые хотят и могут работать именно в этой сфере деятельности.

Для предотвращения потери и искажения информации, можно предложить обновление компьютерной базы, это мероприятие повысит скорость и качество, что в свою очередь повлияет на принятие управленческих решений и предотвратит потери информации. А так же можно создать локальную сеть организации, что позволит быстрее и надежнее передавать информацию.

Следует наладить связи с общественностью, что позволит создать выгодную для компании репутацию, устранить слухов и сплетен. Это действия создадут атмосферу понимания между компанией и целевой аудитории.

Так как в компании иногда присутствуют моменты нерациональной организационной структуры, то следует вообще убрать дублирования функций, чтоб все занимались только своей работой, и имели в этом определенный успех.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель курсовой работы была достигнута, путём осуществления поставленных задач.

Из содержания 1 и 2 главы, можно сделать вывод что коммуникации - это сложный многогранный процесс, который необходим для существования человеческого общества. Так как без него в принципе невозможно существование организации. Каждый человек с рождения проходит этап формирования личности, в котором участвует множество функций, в том числе и общение. Но если бы не было общения, то и остановился бы процесс формирования личности.

Коммуникации имеют основную функцию, которая заключается в передачи информации, причем это не только устная и письменная речь, но и различные знаки, символы, жесты и мимика, т.е. невербальная и вербальная коммуникация. Существует различные виды коммуникаций, и основной из них является деловые коммуникации. Следовательно, уже понятно, что и для фирмы очень важны коммуникации, так как руководитель организации огромную часть своего времени тратит на общение, налаживая связей с компаньонами и клиентами. А также коммуникации в организациях важны для достижения эффективного управления. Известно, что коммуникационный процесс имеет основные элементы и этапы, которые осуществляют передачу и получение сообщения. Но именно здесь происходят проблемы, с которыми сталкиваются все руководители фирм. Эти проблемы связанны не только с отсутствием или плохой обратной связью, но и другими проблемами. Поэтому основной целью коммуникационного процесса является осуществление понимание посланного сообщения. В коммуникациях организации постоянно возникают специфические барьеры, связанные с неточностью кодирования и декодирования, и носят психологический и социальный характер. Эти коммуникационные барьеры создают серьезные препятствия, мешающие создавать идеальную организацию и бизнес, эффективно работать и иметь успех на рынке. Существуют межличностные и организационные барьеры, такие как первоначальная неполнота передаваемой информации, плохое формирование сообщения, плохая память, личностные ситуации, неблагоприятный климат в коллективе, неумение слушать, неточное восприятие, информационные перегрузки, искажение и потеря информации, различные помехи, неподходящий выбор или многообразие носителей, нехватка времени, а так же барьеры «авторитета», «избегания» и «непонимания». Все вышеперечисленные барьеры, это проблемы которые необходимо решать, и с которыми следует бороться организациям.

Такие проблемы не всегда можно увидеть у организации по внешнему виду, в основном они находятся внутри, и руководство пытается бороться с ними, не вынося их за пределы фирмы, но некоторые настолько проблематичны, что руководство не может их уладить. Например, в компании АО «АрхБум» существует ряд коммуникационных проблем, которые так же создают препятствия в эффективном управление.

АО «АрхБум» - является одним из крупнейших предприятий России по производству гофротары. Это компания задала отличную планку в обществе, и старается ей соответствовать. По внешнему виду нельзя сказать, что у этой компании есть серьезные коммуникационные проблемы, так как она отлично справляется со своей миссией и задачей. Но глубже проанализировав эту организацию, мне удалось найти ряд коммуникационных проблем. Эти проблемы связанные с неадекватным восприятием полученной информации, несвоевременным донесением информации, психологическим настроем на проиводстве, психологическими различиями в восприятие, нехваткой времени и дублированием функций. Эти проблемы очень серьезные и опасные, нарушающие организационные моменты, взаимосвязь руководства с подчиненными, и с другими компаниями-партнерами. Нужно решать эти проблемы, т.е. проводить ряд мероприятий.

Во второй главе мною были выдвинуты несколько мероприятий, которые могут повлиять на эти проблемы. Это введения новой должности психолога, проведение различных тренингов, для разрешения конфликтов и сплочённости коллектива, чтоб ощутить дух команды, и иметь ответственность и обязанность. А так же наладить связи с общественностью и пройти курсы повышения квалификации для управленческого персонала.

В итоге можно сделать вывод, что коммуникационные проблемы есть абсолютно во всех фирмах, не смотря на то, на сколько они успешные и прогрессирующие на рынке и в обществе. Какой бы не была фирма преуспевающей, в ней все равно найдутся проблемы связанные с коммуникациями.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Аверьянова А.М., Чудесова Н.Н. Роль коммуникаций в организации // В сборнике: Актуальные проблемы экономического развития современной России материалы V Международной очной научно-практической конференции. - 2015. - С. 6-8.
Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2012. - 480 с.
Глухов В.В. Основы менеджмента: учеб.-справ. пособие. - Санкт-Петербург: Спец. лит., 1995. - 326 с.
Гуляева Ю.В., Пинигина Я.С. Совершенствование коммуникаций в организации // Современные тенденции в научной деятельности VII Международная научно-практическая конференция. - М.: Издательство «Перо», 2015. - с. 491-497.
Дли С.М., Дли М.И. Коммуникации как элемент инновационного потенциала организации // Информационные технологии, энергетика и экономика. - 2015. - С. 103-106.
Илющенко Ю.А., Ткачев А.А. К вопросу о роли коммуникации в системе управления организацией // Современные тенденции развития науки и технологий.: сборник научных трудов по материалам VII Международной научно- практической конференции 31 октября 2015 г.: в 10 ч. / Под общ. ред. Е.П. Ткачевой. - Белгород, 2015. - № 7, часть IX. С. 27-32.
Карпов А.В. Психология менеджмента: Учеб. пособие. - М.: Гардарики, 2005. - 584 с.
Королев В. И. Основы менеджмента: учебное пособие. Под ред. В. И. Королева. Всероссийская академия внешней торговли. - М.: Магистр: ИНФРА-М, 2017. - 624 с.
Маслова В.М. Управление внутрикорпоративными коммуникациями в организации // Современное общество и экономика. - М.: ИНИОН РАН, 2015. - 492 с.
Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 480с.
Разинькова О.П. Потенциал предприятия: теоретические, методологические и практические аспекты оценки формирования, использования, конкурентоспособности и развития. - Тверь: Тверской гос. технический ун-т, 2015. - 211 с.
Рыцев А.И. Неформальные коммуникации в организациях // Инновационные тенденции развития системы образования материалы IV Международной научно–практической конференции. Чебоксары, 2015. - с. 131- 135.