Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов ( особенности применения процессного подхода )

Содержание:

Введение

Управление бизнес-процессами  – важнейший элемент системы управления современной компании. Методики процессного управления активно развиваются. Появляются новые и совершенствуются существующие инструменты для описания и регламентации бизнес-процессов. Активно используются подходы и инструменты для управления процессами на основе показателей (метрик). Но собственникам и руководителям компаний подчас не хватает системного понимания возможностей процессного подхода и методов его внедрения. Для совершенствования управления нужно системно представлять себе существующие возможности

 В настоящее время профессиональные консультанты по управлению не имеют стандартного понимания процессного подхода к управлению предприятием. Как следствие, заказчики услуг консультантов – руководители промышленных предприятий вынуждены разбираться с многообразием подходов и методик. Одни компании активно продвигают методику построения сбалансированных показателей управления (BSC), другие – создание т.н. «процессной модели предприятия» с использованием ARIS, третьи предлагают за короткий срок и фиксированное вознаграждение оптимизировать все существующие процессы, четвертые – призывают сразу взяться за внедрение TQM и т.п. Появление стандартов ISO серии 9000:2000 дало серьезный импульс к развитию методик процессного управления, тем не менее, проблему различных толкований процесса и процессного подхода не решило. Некоторые консалтинговые фирмы в перечне своих услуг указывают, например, следующий набор: описание и оптимизация бизнес-процессов, создание должностных инструкций, сертификация по ISO и прочее. Таким образом, для многих консультантов процессный подход и реорганизация (реинжиниринг) процессов – это одно, а внедрение системы менеджмента качества, основанной на процессах, – нечто другое, мало с первым связанное.

Несмотря на многообразие подходов, следует выделить одно понимание процессного подхода, основанное на комплексном, системном рассмотрении деятельности организации как совокупности процессов, разработке системы управления процессами с использованием принципов ISO серии 9000:2000 как наиболее оптимальное. 

В данной работе рассматривается оптимизация бизнес-процессов учета продаж. Объектом исследования является компания ООО «Белый свет».

Целью данной работы является изучение работы отдела продаж и разработка рекомендаций по оптимизации учета продаж с использованием процессного подхода.

Для достижения поставленной цели должны быть решены следующие задачи:

• дать характеристику предметной области;
• рассмотреть входы и выходы процесса, владельцев и ответственных за управление процессом;
• обосновать необходимость оптимизации процессов выполнения складского учета.

Теоретические основы процессного подхода

Основные понятия процессного подхода

В настоящее время понятию бизнес-процесс (БП) дается множество интерпретаций или определений.

Джеймс Чампи и Майкл Хаммер в работе дали следующее определение биз­нес-процессу: бизнес-процесс – это совокупность различных видов деятельности, в пределах которой «на входе» имеется один или несколько видов ресурсов, и на «выходе» в результате этой деятельности создается продукт, который имеет ценность для потребителя. Авторы утверждают, что бизнес-процесс является набором операций, которые, вместе создают результат, представляющий ценность для потребителя, например, разработку нового продукта [9].

М. Хаммером, автором концепции реинжи­ниринга бизнес-процессов, предложено определение бизнес-процессу как организованному комплексу взаимосвязанных действий, которые в итоге дают ценный для потребителя результат.

В современных экономических источниках литературы встречаются различные определения данно­го понятия. Например, Ф. Уллах и М. Робсон определяют бизнес-процесс как поток работы, переходящий от одного человека к другому, а для сложных процессов – от одного подразделения к другому [13].

Бизнес-процессом называются определенные, поддающиеся измерению за­дачи, выполняемые системами и людьми, которые направлены на то, чтобы достичь заранее запланированный результат. Бизнес-процессы обладают сле­дующими важными чертами [16]:

• дают характеристику внутренним и внешним пользователям;
• действуют внутри отделов организации;
• базируются на способе выполнения работ компании.

Бизнес-процесс – это система последовательных, регламентированных и целе­направленных видов деятельности (операций), которые дос­тигают результатов, значимых для компании (используя управляю­щее воздействие, происходит преобразование входов процесса в выходы, при этом получаются результаты процесса, имеющие ценность для клиентов).

Резниченко А. считает, что бизнес-процесс - это процесс, для которого могут быть определены одна или несколько точек входа (входные условия и данные, необходимые для начала процесса), измеряемые цели, алгоритм достижения этих целей (четко определенная последовательность шагов и этапов, их описание и документирование), одна или несколько точек вы­хода (выходные данные; рабочие продукты, созданные в ходе выполнения процесса; условия, при которых процесс может рассматриваться как за­вершенный), обязанности и ответственность всех участников процесса, взаимодействие между ними и другими заинтересованными лицами (руко­водство, заказчики, контролирующие органы и т.п.) [13].

По результатам исследований видно, что особенно остро вопросы управления бизнес-процес­сами встают в организации, когда на определенном этапе ее развития появляются сбои во взаимодействии отделов, сотрудников, менеджеров, они, в свою очередь, приобретают регулярный характер, оказывая значительное влия­ние на эффективность функционирования самой компании. В результате сбоев не только происходит потеря информации, дублирование функций, лишни­е затраты и другие негативные последствия, но и потеря каче­ства продукции компании, а значит и потеря лояльности клиентов. Проводить диагностику причин этих проблем без тщательного изучения деятель­ности организации невозможно.

Основные категории бизнес-процессов, которые чаще всего встречаются в организациях, приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Основные категории бизнес-процессов, которые чаще всего происходят в организациях

Содержание бизнес-процесса	Направления деятельности
Разработка продуктов	охватывает процессы обработки требований, потребностей и ожиданий заказчиков и разработки продуктов и услуг, которые удовлетворяют этим требованиям
Маркетинг	реклама и другие виды продвижения товаров, ценообразования, упаковки и документация
Сбыт	привлечение новых и обслуживание имеющихся заказчиков, а также все процессы, связанные с продажей товаров. заключается в приобретении материалов и услуг
Снабжение	заключается в приобретении материалов и услуг
Производство	процессы, которые превращают входы, полученные от процесса снабжения, в выходы, которые предлагаются для сбыта, в обслуживающих организациях включает процессы, с помощью которых заказчику оказываются услуги
Сервис	все послепродажные виды деятельности, которые выполняются для обслуживания, ремонта, возобновления и модернизации проданных ранее продуктов
Доставка	процессы с перевозки и доставки продуктов до заказчика
Управление	процессы стратегического управления, бизнес-планирование и финансового контроля
Обеспечение	Процессы, которые обеспечивают управление персоналом, юридическое сопровождение, соответствие требованиям охраны окружающей среды, охраны труда и техники безопасности, а также содержание зданий, подготовку персонала и другие внутренние процессы

Современную организацию можно представить себе как совокупность бизнес-процессов (рис.1.).

Рис.1. Организация как совокупность процессов

Моделирование и анализ процессов – это вполне понятная технология, носителями которой должны быть не «третьи лица» (внешние консультан­ты), а обычные руководители компании всех уровней, так как их задача - организовывать деятельность вверенных им подразделений и персонала. Инструментом для этого и служит описание бизнес-процессов и их анализ.

Таким образом, сам по себе анализ не способствует улучшению деятельности и повышению эффективности системы управления. Для этого нужна взвешенная и про­думанная модель бизнес-процесса «как должно быть». То есть модель, которая поможет избежать проблемных мест в анализи­руемом бизнес-процессе, при этом существенно не ухудшая другие его ха­рактеристики или другие процессы. Решения по оптимальности никогда не являются однозначными, и при совершенствовании процесса в одном месте чаще всего гарантировано ухудшается в другом. Поэтому повышение эффективности – это всегда НИКС, который определяется условиями (внутренними и внешними) и ограничениями конкретного предприятия. Повышение эффективности является поиском решения, которое принесет наибольшие улучшения в данной конкретной организации, с ее возможностями, особенностями и существующими на мо­мент анализа ограничениями. Зачастую поиск такого решения - это анализ накопленного опыта (не только своего, но и других компаний).

Рассмотрим классификацию бизнес-процессов.

В простой классификации бизнес-процессы делятся на три типа:

• Управляющие процессы;
• Основные процессы;
• Вспомогательные процессы.

В подробной классификации есть еще три типа:

• Основные процессы
• Сопутствующие процессы
• Вспомогательные процессы
• Обеспечивающие процессы
• Управляющие процессы
• Процессы развития

Основные бизнес процессы – это те, которые ориентированы на производство товара или оказание услуг. Такие процессы являются целевыми объектами для создания предприятия, и выходя из этого, главным процессам является получение дохода. То есть, если у нас завод по производству кожаных туфлей, то основным бизнес-процессом будет являться производство кожаной ткани.

Далее идут сопутствующие процессы. Это так же процессы, ориентированные на производство товара, которые являются результатом сопутствующей производительной деятельностью для основных процессов. Они тоже обеспечивают доход. Например, возьмем тот же завод по производству обуви. Если основной процесс – это производство кожаной ткани, то сопутствующий процесс – это производство шнурков или каблуков. Без этого и обувь не обувь.

Вспомогательные бизнес-процессы – это такие процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных БП и поддерживающие их специфические черты. Вспомогательным БП для нашего завода будет ремонт станка, который прессует кожу или дерево для каблуков.

Обеспечивающие бизнес-процессы – это такие БП, которые обеспечивают жизнедеятельность всех остальных БП, и этим самым дают возможность в итоге связать результаты всех бизнес-процессов. Для предприятий любых отраслей это процесс финансового или кадрового обеспечения, технический процесс и т.д.

Управляющие бизнес-процессы – это БП, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне всех БП по отдельности и всего процесса в целом. Это процессы стратегического планирования, оперативного, текущего, процесс управленческих решений и т.д.

Бизнес-процессы развития – это БП совершенствования производимого продукта или услуги, их технологий или технологий из производства. Для нашего обувного завода этот процесс является примером улучшения качества кожи, или прессуемого дерева для каблука и т.д.

Основные БП мы выделяем после того, когда понимаем что нужно нашему потребителю, но Вспомогательные БП выделяются по ресурсу, которые снабжают организацию. Все это облегчает процесс контроля, и если все БП отобразить на бумаге или в цифровом виде, то можно заметить издержки компании, и естественно принять меры по устранению всего лишнего.

Программные продукты для реализации процессного подхода

Когда у нас есть уже сформированная стратегия, можно приступать к проектированию БП компании, и этим самым обозначить цели, которые компания в идеале должна достигать. На сегодняшний день, проектирование БП, стратегий и моделей бизнеса, можно делать через специально разработанные программы. Таких программ немало, и все они по-разному строят иерархию БП, в зависимости от целей и нужд. К примеру, в программе «Business Studio» можно даже установить временное ограничение на выполнение какого-либо БП. В случае, когда один из бизнес-процессов не выполняется, программа сама адаптирует и выдает наиболее подходящий выход из ситуации. Это делается методом восстановления БП (смещение по времени или установка нового, в зависимости от заданных целей). Крупные БП можно декомпозировать на несколько подпроцесов. Исходя из сложности, их можно делить на большее количество подпроцессов, для легкости выполнения. У программы много преимуществ по отношению к человеку, это как играть в шахматы против компьютера, он знает заранее все варианты ходов и на любой ваш ход у него уже есть отведенная стратегия. То же самое с программой. Она наиболее быстрым и лучшим образом будет выстраивать последовательность, стратегию или проектирование БП. И единственный минус такой программы – это то, что все что она делает, является неким шаблоном. Если кто-то кроме вас купил такую же программу, у него практически такие же ресурсы и цели, как и у вас, то вы будете равномерными конкурентами на вашем рынке, а это не очень хорошо. И в такой ситуации, человек самостоятельно попытается исправить сложившуюся обстановку и примет решение без компьютера, так как соперник будет мыслить точно так же. Тут можно, конечно же, применить Теорию Игр, и просчитать вероятность такого исхода, но это не обеспечит вашу стабильность, и в любом случае остается только один вариант: спроектировать дальнейший план самостоятельно без помощи программы.

В таких программах используется такое понятие как «нотация». Их применяют для моделировния БП, и благодаря им можно выстроить наиболее подходящую стратегию. Их виды (для примера, так как их много больше):

1. BPMN – функциональная последовательность работ
2. EPC – событийная последовательность работ
3. IDEF0 – логическая последовательность работ

Каждый инструмент моделирования поддерживает какое-то количество нотаций, поэтому выбор стандарта моделирования обуславливается программным обеспечением, которое в свою очередь зависит от выделенного бюджета. У каждой методики моделирования бизнес-процесса есть ее уникальная сторона, преимущества перед остальными и, конечно же, недостатки. Ниже в таблице 1.2 приведены разные методики и их плюсы и минусы.

Таблица 1.2

Описание методологий проектирования бизнес-процессов

Подход (название)	Суть методики	Преимущества и недостатки
ISO9000	Функционирует на основе стандартов ISO 9000. Результатом моделирования является схема, которая описывает бизнес - процесс в привязке к структуре управления предприятия	Легкое и четкое описание бизнес - процессов. Накопленный опыт применения
SADT, IDEF0, IDEF3	Схема является основным компонентом модели. Данная методика применяется в случаях формирования новых бизнес - процессов для введения ограничений к бизнес -процессам, а затем при разработке бизнес - процессов. методика позволяет работать с существующими бизнес - процессами по средствам анализа выполняемых ими функций и документирования механизмов, которыми достигается поставленные цели	Предоставляет возможность демонстрации управленческих воздействий на анализируемые процессы. Разрабатываемые модели легко интерпретируются в отличие от других методик. Методика не может применяться при описании динамики исполнения анализируемого процесса.
BPEL	Предусматривается системный подход к описанию бизнес - процессов с четко обозначенными абстракциями, описания. Разрабатываются и предлагаются механизмы совершенствования бизнес - процессов	Существуют языковые трудности. Отсутствует качественный перевод и адаптация на русский язык. Методика не описывает сложные исследуемые бизнес - процессы. Упрощает работу руководителя процесса в управлении им.
DFD	Используются при описании системы документооборота и обработки необходимой информации. Позволяет анализировать функции обработки информации, документы, объекты, персонал, которые участвуют в подготовке и обработке информации, а также таблицы для хранения документов. Для описания набора работ.	Эффективное и простое описание процесса документооборота
UML	Используется высокий уровень проектирования с применением специфики, визуализации, конструирования и документирования. Применяются схемы классов, кооперации, взаимодействия, активности.	Вносит ряд ограничений в процесс кодировки и позволяет устанавливать стандарт разработки программного кода.
ARIS eEPC	Позволяет описывать деятельность в динамике и отражает последовательность выполнения отдельных процедур (функций). Данная модель включает следующие модели: организационная структура управления; процессы на высшем уровне иерархии; функции руководителей различных уровней управления предприятием; функции руководителей подразделений по управлению и выполнению отдельных процессов; действия сотрудников по выполнению исследуемого процесса.	Модели громоздкие и плохо читаемы. Отсутствует возможность визуального отражения деятельности выполнения проводимых шагов действий. Не отражает прямых управленческих воздействий, управление компанией отражено при указании входящих документов.
ЯМТ (язык моделирования Тушкало)	Методика дает возможность отказаться от традиционной текстовой формы записи интервью с функциональными исполнителями бизнес - процессов в графическую форму схем бизнес - процессов с использованием CASE - средства, но без участия исполнителей. ЯМТ схемы бизнес - процессов имеют одноуровневую линейную структуру представления, в виде линии с нанесением временной оси или в виде набора отдельных листов.	Предназначена для описания бизнес - процессов различной степени сложности и подробности. Дает оценку качества создаваемой модели бизнес - процессов по восемнадцати нормативным правилам. Отмечается простота и доступность средств схематического изображения оцениваемых бизнес процессов.

В современной практике реструктурирование принципов БП – не самая легкая задача. Сложность этому процессу придает огромнейший выбор различных подходов, методов, программного обеспечения и даже последовательности шагов для реализации. Любая затея требует инвестиций, и, чем больше выделено денег, тем легче и быстрее можно придумать новую структуру БП, пропустить ее через демо-версию, сделать моделирование и выпустить в жизнь. Но, как правило, выделенных денег всегда не хватает, и команде, которая занимается проектированием нового БП, приходиться экспериментировать и работать быстрее, выходя из зоны комфорта. Итак, основными проблемами проектирования новых БП являются:

Ограниченный бюджет

Как уже было сказано, от бюджета зависит то, с какой легкостью и скоростью команда будет работать и развиваться. Для реализации нового БП, необходимо приобрести новое программное обеспечение. Почему приобрести? Программу можно создать и самим, но это обойдется слишком дорого, так как большинство компаний не имеют ни опыта в этом деле, ни нужных специалистов (имеется ввиду своих людей, так как иначе придется платить еще и специалистам за работу). В случае, когда программа собственная, все нюансы и проблемы вы будете решать сами. Тратить время для этого и сокращать бюджет.

Квалифицированные специалисты

Когда вы создаете команду для проектирования нового БП, вы еще не знаете, к какому выводу и решению вы придете, и, соответственно, не знаете, какое программное обеспечение вам понадобится. И зачастую на этом этапе рождается проблема. Ваши сотрудники знают и умеют пользоваться разными программами, то не той, которая вам необходима. Придется брать в команду нового специалиста, который профессионально владеет программой и знает определенные нотации. Это емкий процесс, которые требует финансового вложения и дополнительного времени.

Комплекс поставленных задач

Учитывая, что основной целью моделирования БП является отражение реального хода БП предприятия, необходимо выявить, что именно будет являться результатом действительного выполнения конкретного бизнес - процесса, кто и какие действия выполняет, какова последовательность этих действий, как организовано документальное обеспечение выполняемых процессов, насколько велика угроза неудачного выполнения процесса (насколько надежен процесс) и как он может быть модифицирован и/или расширен в будущем.

Таким образом, модель бизнес процесса (представляющая собой графическое, табличное, текстовое или символьное его описание) должна содержать следующие сведения:

• Набор бизнес функций (из чего состоит процесс, то есть шаги)
• Порядок выполнения бизнес функций
• Механизмы контроля и управления
• Исполнители каждой функции
• Входящие и исходящие документы
• Необходимые ресурсы для выполнения каждой бизнес функций
• Порядок шагов
• Условие, регламентирующее выполнение каждого шага
• Параметры, характеризующие выполнение каждой бизнес функции

Весь этот список рекомендаций необходимо учитывать для соблюдения порядка, что, в свою очередь, обеспечит безошибочный алгоритм действий для достижения главной цели.

ПРИМЕНЕНИЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА для оптимизации учета продаж

Характеристика предприятия

Компания «Белый свет» является ведущим российским производителем профессионального оборудования для освещения на рынке светотехники на территории РФ и СНГ.

С 1997 года работы высокое качество продукции, соответствие международным стандартам отрасли и профессиональный подход к работе с деловыми партнерами были и остаются главными приоритетами компании.

Главной целью компании является удовлетворение потребности рынка в системах освещения.

Основная продукция компании:

• лампы;
• светильники;
• контакторы;
• люминесцентные лампы;
• розетки;
• шкафы силовые.

Основные услуги компании:

Проектирование систем освещения зданий и сооружений;

Монтаж систем освещения;

Сервисное обслуживание систем освещения.

ООО «Белый свет» имеет следующую организационную структуру (рисунок 2):

Рисунок 2 – Организационная структура ООО «Белый свет»

Существующие бизнес-процессы при учете продаж

Предметом исследования является деятельность менеджера по продаже.

В целом на менеджера по продажам возлагается:

• поиск новых клиентов и поставщиков;
• переговоры с целью заключения договоров-заказов;
• обеспечение акта продажи (курирование процесса передачи ресурса, прихода денег; получение и передача платежных документов);
• обеспечение обратной связи с клиентами и поставщиками (ведение базы данных);
• составление заявок на поставки, прием товара.

Менеджер по продажам занимается поиском клиентов и работы с ними, а также ведение всей документации в течение срока работы с этим клиентом:

1. Менеджер анализирует рынок и организует поиск клиентов;
2. Ведет телефонные переговоры с клиентом;
3. Регистрирует переговоры в собственной клиентской базе;
4. Готовит презентационные документы: коммерческое предложение на основании первичной информации, образец договора, прайс-листы;
5. Организует встречи с клиентом;
6. Согласует заказ с клиентом;
7. Оформляет заказ;
8. Выставляет: счет-фактура, счет на оплату;
9. В день отгрузки оформляет необходимые документы;
10. Формирует отчет о проделанной работе;

Так же менеджер по продажам занимается поиском новых поставщиков, составляет заявки на поставку и принимает товар:

1. Менеджер анализирует остатки на складе;
2. Находит поставщика;
3. Составляет заявку на поставку;
4. Оплачивает выставленный счет;
5. Согласовывает дату и время поставки;
6. Принимает товар, оформляет соответствующие документы;
7. Вносит данные о поступившем товаре;

Третья составляющая часть работы менеджера по продажам – ведение базы данных поставщиков, покупателей, товаров и проделанных операций:

1. Вносит данные о новых поставщиках или клиентах, редактирует данные о старых поставщиках и клиентах;
2. Ведет учет количества товара на складе;
3. Добавляет данные о новом товаре, либо редактирует данные уже имеющегося на складе товара;
4. Составляет отчеты о проделанных операциях

Рассмотрим процесс работы менеджера по продажам.

Менеджер по продажам находит клиента. Звонит ему и договаривается о встрече. Заносит данные о клиенте, о контактных лицах, о содержании разговора в файл (*.xls).

Затем менеджер готовит презентационные документы для встречи с клиентом.

Менеджер встречается с клиентом, проводит переговоры по следующим пунктам: стоимость, качество, крайние сроки доставки товаров (при отсутствии товаров на складе), гарантийные обязательства.

После согласования менеджером всех разногласий с клиентом заключается договор, оформляется заказ и выписывается счет на оплату, счет-фактура.

При наличии товара на складе резервируется необходимое количество и может быть продан в тот же день. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

Заявка на товар отсылается поставщикам, оплачивается выставленный счет, согласовывается дата поставки.

В день поставки принимает товар на склад, составляет соответствующие документы, вносит данные о поступившем товаре в базу данных. Информирует заказчика о том, что товар поступил на склад.

После того, как заказчик оплатил выставленный ему счет наличным или безналичным способом оплаты, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

По окончании месяца менеджером по продажам формируется отчет о проделанной работе.

Таким образом, был выявлен ряд основных функции возлагающихся на менеджера по продажам, требующих больших затрат времени и усилий, в связи с ручной обработкой данных. Основные функции менеджера по продажам представлены на рис.3.

Рисунок 3 – Основные функции менеджера по продажам

Характеристика деятельности руководителя отдела продаж компании «Белый свет» в разрезе технологии IDEF0 приведена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Модель деятельности руководителя отдела продаж в разрезе IDEF0

Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 5.

Рисунок 5. Декомпозиция деятельности руководителя

Рисунок 6 – Декомпозиция блока «Учет товаров»

Рисунок 7 – Декомпозиция блока «Работа с поставщиками»

Рисунок 8 – Декомпозиция блока «Работа с клиентами»

Как видно из представленных схем, работа менеджера по продажам (руководителя отдела в том числе) включает три основных направления: учет товара, работа с поставщиками, работа с клиентами. Существуют отдельно базы данных товаров, поставщиков и клиентов. Продажа товара регистрируется дважды: в базе данных клиентов и в базе данных товаров. Прием товара также осуществляется дважды: при ведении учета товара и при работе с поставщиками.

В результате анализа обязанностей, схемы работы, очередности обработки информации выделены следующие недостатки:

• большие затраты внимания менеджера по продажам на выполнение рутинных операций, ведение клиентской базы, составление заказов и отчетов;
• неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии;
• низкая оперативность, снижающая качество работы.

Очевидно, что работа менеджера довольно рутинна, в данном представлении, что сильно влияет на результаты деятельности: работа замедляется, возникает большое количество ошибок, документы могут быть оформлены некорректно. Вся эта работа является очень трудоемкой и требующей больших затрат времени и внимания, она сужает возможности оперативного получения информации.

Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость автоматизации работы менеджера по продажам, что позволит надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность, оперативность получения результатной информации и итоговых документов.

Внедрение автоматизированной системы позволило бы вести единую базу данных для учета продаж, клиентов и поставщиков.

Мероприятия по оптимизации бизнес-процессов

Новая технология учета продаж предполагает ведение единой базы данных. Модель деятельности менеджера по продажам «КАК БУДЕТ» представлена на рисунке 9.

Рисунок 9– Модель деятельности руководителя отдела продаж «КАК БУДЕТ»

Как видно из модели, модель декомпозируется на три блока (рис.10):

• Ввод информации в БД (о товарах, поставщиках, клиентах);
• Осуществление непосредственно продаж;
• Формирование документов.

Рисунок 10. Декомпозиция модели «Как будет»

Рисунок 11 – Декомпозиция блока «Ввод информации в БД»

Рисунок 12 – Декомпозиция блока «Осуществление продаж»

Рисунок 13 – Декомпозиция блока «Формирование документов»

Задача – разработать автоматизированное рабочее место руководителя отдела продаж электротехнического оборудования. Пользователями системы также могут быть менеджеры и кладовщики. Опишем основные функции, которые должна выполнять данная система:

1. Ведение базы данных контактов с покупателями с подробными данными о них (название, юридический адрес, контактное лицо, телефонный номер и др.);
2. Ведение базы данных всех произошедших операций купли-продажи (название покупателя, наименование купленного товара, дата и сумма покупки);
3. Ведение справочников (дисконтные карты, поставщики, покупатели, категории товаров);
4. Получение аналитической и статистической информации (остатки на складе, данные по количеству заключенных договоров и произведенных операций, отчет по продажам за месяц, продажи по клиентам);
5. Получение справочной информации в печатном виде (информация о клиентах, о поставщиках, товарах).

Задачи проектирования АРМ:

1. Максимально упростить и ускорить процедуру регистрации заказов.
2. Обеспечить жесткую связь между складом и процедурой регистрации заказа для исключения ситуации оформления заказов на изделия при отсутствии соответствующих наименований на оперативном складе.
3. Обеспечить все бизнес-операции возможностью сопроводить их необходимыми документами.
4. Создать гибкую систему статистических отчетов, как по работе склада, так и по учету и регистрации заказов.
5. Обеспечить при необходимости возможность автоматического резервирования БД.
6. Запретить некорректные действия пользователя.
7. Обеспечить целостность информации в базе данных.
8. Обеспечить приемлемую безопасность данных на случай несанкционированного доступа.
9. Минимизировать затраты системных ресурсов, необходимых для нормальной работы АРМ.
10. Программное обеспечение должно функционировать на IBM-совместимых персональных компьютера и должно работать под управлением операционных систем семейства WIN32.

Заключение

Автоматизированная система обеспечивает качественную регистрацию поступающих документов, мгновенный поиск необходимого документа, автоматизированный учет документов всех категорий и составление статистических справок, что существенно упрощает работу и увеличивает производительность склада.

Кроме того, внедрение системы позволит сократить площади, на которых хранится информация, ведь отпадет необходимость ведения бумажных журналов регистрации продаж.

А если учесть, что с каждым годом объем обрабатываемой информации будет только возрастать, становится очевидным, что внедрение автоматизированной системы учета продаж является ключом к эффективной работе и в будущем.

В результате был спроектирован и разработан продукт, решающий следующие задачи:

1. Автоматизация первичных процессов, происходящих на складе;
2. Минимизация бумажного документооборота;
3. Уменьшение трудозатрат кладовщиков;
4. Повышение эффективности работы склада.

В качестве дальнейшего развития ИС данного проекта можно выделить следующие направления: расширение функциональности пользовательского интерфейса и добавление в него новых возможностей.

Список использованной литературы

1. Агальцов, В.П. Базы данных. В 2-х т. Т. 2. Распределенные и удаленные базы данных: Учебник / В.П. Агальцов. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 272 c.
2. Бритов Г., Осипова Т. Моделирование бизнес-процессов. - М.:LAP, 2014. – 124 с.
3. Голицына, О.Л. Базы данных: Учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2012. - 400 c.
4. Давыдова Е. М. Базы данных Учеб. пособие для вузов / Е. М. Давыдова, Н. А. Новгородова. - 3-е изд., перераб. и доп. - Томск : В-Спектр, 2012. - 128 с.
5. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных. - К.: Диалектика, 2012. - 360 c.
6. Илюшечкин В. Основы использования и проектирования баз данных. Учебник. - М.:Юрайт, 2014. - 214с.
7. Исаев Г. Проектирование информационных систем. Учебное пособие. - М.: Омега-Л, 2015. - 432с.
8. Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. - СПб.: Питер, 2013. - 240 c.
9. Кит Т. Томпсон Автоматизация продаж. Умный подход. - М.: Вершина, 2016 - 272 с.
10. Коваленко В. Проектирование информационных систем. - М.: Форум, 2012. - 320с.
11. Марков А.С., Лисовский К.Ю. Базы данных. Введение в теорию и методологию: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2015. – 512 с.
12. Пирогов, В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: Учебное пособие / В.Ю. Пирогов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 528 c.
13. Редько В.Н., Бассараб И.А. Базы данных и информационные системы. - М.: Знание, 2015. - 602 c.
14. Степанов В. Информационные технологии управления продажами и маркетингом. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2013. - 284 с.
15. Советов, Б.Я. Базы данных: теория и практика: Учебник для бакалавров / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовской. - М.: Юрайт, 2013. - 463 c.
16. Уткин В., Балдин К. Информационные системы в экономике. - М.: Academia, 2012. - 288с.
17. Фуфаев, Э.В. Базы данных: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 320 c.
18. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных - М.: Мир, 2014. - 453 c.
19. Шаймарданов Р.Б. Моделирование и автоматизация проектирования структур баз данных - М.: Юнити, 2016. - 469 c.