"Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов"

Содержание:

Введение

За последнее десятилетие в российском корпоративном и государственном секторе экономики появилось многообразие общих и специальных методик управления, инструментов и средств автоматизации и прочих информационных технологий, направленных на развитие объекта управления.

В процессе реализации и обобщения опыта различных корпоративных и государственных проектов в области развития информационных технологий, информационных систем и технологий управления существует проблема адекватного выбора субъектом управления инструментов, средств автоматизации и методик управления из большого количества различных предлагаемых решений для эффективной реализации поставленных целей в сфере бизнеса или государственного управления. Из-за не умения качественно осознать свои потребности, проанализировать и выбрать адекватные существующим проблемам инструменты, средства автоматизации и методики управления бизнес и государственные структуры несут огромные издержки.

Таким образом, тема исследования является актуальной, что подтверждается отсутствием обоснованных критериев адекватного применения средств автоматизации в российских организациях.

Целью курсовой работы является применение одного из средств автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов для снижения экономических издержек и повышения эффективности в бизнес-процессе «Оптовая продажа продовольственной продукции» компании «Food City».

Для достижения поставленной цели, существует необходимость в решении следующих задач:

Провести обзор методов управления и средств автоматизации в оптово продовольственной торговле, а именно:

• методик управления в оптово-продовольственной торговле;
• применения основных средств автоматизации и методик управления в оптово-продовольственной торговле на основе процессного управления;
• средств автоматизации для построения процессного управления;
• использования среды бизнес-моделирования для построения комплексной системы процессного управления;

Провести изучение, сравнительный анализ и выбор средств автоматизации для моделирования и оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции», а именно:

• проанализировать средства автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов
• продемонстрировать сравнительный анализ средств автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов и провести выбор подходящей среды бизнес - моделирования исходя из целей компании «Food City»
• осуществить анализ и выбор методологии моделирования бизнес-процессов

Осуществить моделирование и оптимизацию бизнес-процессов оптово-продовольственного центра «Food Сити», а именно:

• Дать характеристику компании «Food City»
• Описать и смоделировать процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» в компании «Food City»
• Описать и смоделировать подпроцесс «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»» «AS-IS» в компании «Food City»
• Смоделировать подпроцесс «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»» «AS-IS» в компании «Food City» на уровне транзакций и потоков данных
• Провести функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» компании «Food City»
• Провести моделирование и оценить результаты оптимизации усовершенствованного бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» «TO-BE» в компании «Food City» при помощи методики функционально-стоимостного анализа (ABC) как объективного критерия сравнения эффективности выполнения процессов.

Объектом настоящего курсовой работы является оптово-продовольственный центр «Food City».

Предмет исследования представляет собой анализ, выбор средств и методов автоматизации и моделирования деятельности компании «Food City», а также проведение моделирования и оптимизации межфункционального бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов».

Источниками научной литературы по тематике магистерской диссертации являются в основном следующие авторы: Michael Eugene Porter, Hammer Michael, Champy James, Thomas H. Davenport, Александр Громов, Владимир Репин, Э. Деминг, концепции и идеи которых представлены в следующей литературе:

• Майкл Портер. Руководство по разработке стратегии на русском языке.
• Майкл Хаммер, Джеймс Чампи - Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе.
• Томас Давенпорт - Инновация процессов.
• Владимир Репин – Моделирование бизнес-процессов.
• Эдвард Деминг – Выход из кризиса.

Результатом курсовой работы будет являться оптимизированный межфункциональный бизнес-процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Основным положением курсовой работы будут идеи и рекомендации, предназначенные для дальнейшего усовершенствования оптимизированного бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» компании «Food City».

Новизна курсовой работы заключается в том, что впервые применена методика функционально-стоимостного анализа в рамках оптовой продажи продовольственных продуктов в компании «Food City» для оптимизации её деятельности.

Практическая значимость работы состоит в повышении экономической эффективности рассматриваемого бизнес-процесса в компании «Food City».

Методики управления в оптово-продовольственной торговле

С появлением различных информационных технологий, в частности информационных систем (далее «ИС»), поддерживающие автоматизированное выполнение фактически любых процессов многие неопытные менеджеры увидели в ИС так называемую «волшебную таблетку». На начальном этапе внедрения и развития ИС в нашей стране им казалось, что внедрение ИС позволит обеспечить грамотное и эффективное управление и решение всех их проблем. Вследствие этого, появилось даже отождествление понятий «информационная система» и «система управления», они начали употребляться как синонимы. В «народе» такое видение проблемы называют «автоматизация хаоса».

Для того чтобы применение современных программных средств давало максимальный эффект, необходима их качественная интеграция в управленческую деятельность компании, согласованность процессов и алгоритмов информационной системы и системы управления.

Информационные технологии, и в частности информационные системы неэффективно внедрять без объединения бизнес-практик и проектных практик внедрения информационных систем. Это представляется как половинка единого целого. Именно объединение таких практик позволяет достичь синергетического эффекта в управлении организацией и достижения её целей.

Важно отменить, что прежде чем внедрять информационные системы в организацию, необходимо обязательно провести моделирование бизнес-процессов компании, чтобы получить полную картинку предприятия и оптимизировать информационные и материальные потоки, чтобы «не автоматизировать хаос» и не получить негативного эффекта от не правильных действий.

На мой взгляд, основными методиками - применяемыми в управлении оптово-продовольственной торговле являются следующими:

1. Стратегический анализ и планирование – BSC. Впервые идею

целевого управления высказал Питер Друкер в 50-е годы прошлого века. В тот момент наметился слом старых парадигм менеджмента. На сегодняшний день некоторые идеи Питера Друкера вылились в создание таких методик, как: MBO, BPM, KPI, BSC. Рассмотрим BSC.

Главным принципом BSC является положение о том, что осуществлять профессиональное управление можно тогда, когда этот процесс можно измерить. Иными словами, задачи и цели можно достичь тогда, когда существуют числовые показатели, измеряющие соответствие этой цели каким-то измерителям. Соответственно, управлять тем, в чем нет измерения - мы не можем.

Однако, для того чтобы реализовать такую сложную методологию на практике, необходимы информационные системы соответствующего класса для поддержки процессов информационного обеспечения и информационного обмена. Отметим также, что ССП является одним из самых эффективным инструментов стратегического контроллинга.

Также, система BSC активно используется при внедрении процессного управления и связанна с системой бизнес-процессов.

1. Управление по целям – MBO и KPI. Управление по целям

представляет собой концепцию правильной постановки и применения целей в компании, для того чтобы руководители и сотрудники адекватно понимали поставленные цели и разделяли их. Система управления по целям предполагает процесс определения целей, выбор направления цели и задач по цели, адекватное принятие решений. В системе управления по целям важно наличие автоматизированной системы измерения показателей работы и достижения целей для адекватного измерения и принятия управленческих решений.

1. Методики процессного подхода к управлению – BPR, BPM. Данные

методики основываются на применении концепции всеобщего управления качеством TQM.

Total Quality Management представляет собой стратегию и концепцию главная идея которой основывается на том, что компания должна задумываться и работать не столько над качеством выпускаемой продукции, а над процессами проектирования и организации всей работы компании, включая работу всего персонала, например, применять принципы управления качеством продукции уже на стадии закупки комплектующих. Такая концепция в конечном её проявлении направлена на развитие качества продукции, развитии персонала и качества протекаемых бизнес-процессов.

Концепции BPR, BPM представляют собой две методики совершенствования процессов. Их основное различие в подходе к оптимизации деятельности компании. BPR предполагает радикальное совершенствование бизнес-процессов и их переосмысление. Практика применения концепции радикального реинжиниринга бизнес-процессов Хаммера и Чампи в её изначальном виде обещала грандиозные результаты и эффект от её применения. На практике же, в ходе реализации первых проектов по фундаментальному переосмыслению и радикальному перепроектированию бизнес-процессов большинство проектов просто провалилось из-за не умения работать с новой технологией, отсутствия опыта в её применении, завышенных ожиданий первых лиц компанией и лиц принимающих решение. Лишь спустя некоторое время, практики управления научились целесообразно применять данную технологию, формировать у первых лиц компании адекватные ожидания от её применения.

Концепция же BPM предполагает постепенное совершенствование процессов и больше ориентирована на TQM, практика её применения более удачна и результативна нежели BPR.

1. Управление проектами по методике PMI Book – Методика

управления проектами на основе лучших практик свода знаний по управлению проектами - Project Management Body of Knowledge применяется экспертами для профессионального управления проектами и портфелями проектов. Методика стала национальным стандартом по управлению проектами в США и очень распространена в Северной Америке, Северной Европе. Методика обобщает лучший опыт по управлению проектами, содержит в себе разные области знаний и процессов применяемых в управлении проектами.

В последнем стандарте 5ой редакции акцент сделан на прояснении вопросов интеграции процессов управления проектами, обобщены пункты посвященные проведению работ аналитического характера, процессов проектирования и прототипирования. Также, большое внимание уделено вопросам применения искусственного интеллекта для осуществления прогнозных сценариев по срокам, качеству и бюджету. Примером применения методики управления проектами является её использование в проекте строительства оптового продовольственного центра «Food City».

Отметим, что все системы управления и популярные методики не неэффективно использовать без реализации использования процессного управления, так как все эти методики заточены под использование процессного управления и данных о процессах. Использование их в только классической функционально-иерархической структуре чревато получением слабого эффекта от их применения. Тоже самое относится и к средствам автоматизации, которые используются без предварительной оптимизации деятельности организации. О необходимости и полезности использовать процессное управление как базовую платформу для реализации тех или иных средств автоматизации и популярных методик необходимо всегда помнить и учитывать.

1. Бюджетирование на основе ABC методов.

Технологии бюджетирования ABC представляют собой методы, предназначенные для калькуляции себестоимости продукций и услуг на основе всестороннего анализа действий совершаемых субъектами бизнес-процессов при выполнении различных действий при выполнении операционной деятельности компании.

Методика используется компаниями, которые хотят знать свою производительность, оценить трудозатраты при реализации своих бизнес-процессов. Суть технологии заключается в том, чтобы определить узкие места при протекании бизнес-процессов – чрезвычайно затратные либо наоборот места, где затрат недостает в силу различных причин.

Таким образом, мы рассмотрели основные методики управления связанные с процессным управлением и применяемые в оптово-продовольственной торговле.

Применение основных средств автоматизации и методик управления в оптово-продовольственной торговле на основе процессного управления

На данном этапе развития экономики России, процессный подход к управлению или так называемое процессное управление развивалось достаточно стабильно и прагматично (только во время кризиса 2008-2009 гг. и в 2014 г. многие компании откладывали начало консалтинговых проектов, что вполне предсказуемо в условиях жесткой оптимизации). Однако в целом, широта, глубина, и качество его применения оставляет большой потенциал для роста до уровня развитых стран.

Очень важным для доказательства эффективности процессного подхода является понимание, что в основе процессного подхода к управлению лежит теория о статистическом управлении процессами, управлении вариациями процессов, заложенным основоположником японского экономического чуда -Эдвардом Демингом. В основе теории Деминга лежит постулат о том, что структурированный и управляемый процесс является более эффективным, чем процесс с высоким значением вариации, т.е процесс в деятельности которого наблюдается большая неупорядоченность, не структурированность и подверженность общим и особым причинам вариации, вследствие чего результаты (выходы) такого процесса менее предсказуемы.

Причины вариации исследовал в свое время профессор Э.Деминг. Именно вариация процессов приводит к падению эффективности процесса. Деминг выделил общие и особые причины вариаций. Именно особые причины вариаций процесса приводят процесс к нестабильности (невозможность предсказать показатели процесса) и к не воспроизводимости (систематическое получение качества ниже установленного уровня). При этом, за счет титанических, героических усилий отдельных лиц управляющих и рабочих такой процесс с огромными ресурсными затратами можно привести в предсказуемое и воспроизводимое состояние, однако данный подход крайней неэффективен и соответствует той культуре героев и базовому уровню культуры работы с процессами.

В недалеком прошлом, да и сейчас в некоторых областях российского менеджмента остаются востребованными различные методики, подходы повышения эффективности предприятий. Среди таких методик можно выделить – бюджетирование, реинжиниринг бизнес-процессов, систему сбалансированных показателей.

Каждая из предложенных методик объявлялась решением от всех проблем, волшебной пилюлей. Но как показала практика, дело обстоит совсем иначе. Каждая перечисленная выше управленческая методика эффективно применима в своей области, однако возникает проблема их взаимной интеграции, взаимной увязки друг с другом.

Использование процессного подхода к управлению также не является единственно верным решением в вопросе повышения эффективности операционной деятельности компаний. Однако при правильном применении процессного подхода можно использовать процессный подход как единую, универсальную базовую платформу для использования других методик. Процессный подход позволяет собрать, обработать, проанализировать и передать информацию для других методик управления.

Применение процессного подхода как фундаментальной, интеграционной платформы, которая позволяет качественно использовать обозначенные выше методики возможно при помощи комплекса средств автоматизации поддерживающие жизненный цикл данной технологии.

Средства автоматизации для построения процессного управления

Создать и качественно внедрить систему процессного управления в настоящем времени невозможно без грамотного, комплексного использования средств автоматизации. Именно отсутствие средств автоматизации в недалеком прошлом тормозило реализацию процессного подхода на практике. Особенно остро такая ситуация обстоит в средних и крупных компаниях, где достаточно проблематично реализовывать процессное управление не имея современных, качественных средств автоматизации.

Для реализации внедрения процессного подхода в реальные бизнес-процессы компании и автоматизации поддержки бизнес-процессов в рамках процессного управления, можно использовать следующие средства автоматизации:

• Информационные системы транзакционного вида (ERP-системы, различные другие учетные системы) предназначаются в основном для учета и фиксации первичных операций по учету, формированию первичного комплекса документов, а также для реализации функций импорта и экспорта различной плановой и фактической информации в другие информационные системы и программное обеспечение.
• Программное и аппаратное обеспечение автоматизации операционных процессов (АРМ операторов, SCADA-системы, и др BPMS-системы) выполняют функции автоматического сбора и фиксации прохождения бизнес-процесса на производственной или торговой площадке, предусматривают использование безбумажных технологий.
• Информационные системы для управления эффективностью бизнес-процессов (например, информационная система «1С:Управление Холдингом 8» и др. BPM, CPM - системы) ориентированы в основном на формирование планов по процессам, сравнении фактических и плановых показателей, помогают в проведении консолидации бюджета для крупных компаний и процессов бюджетирования.
• Программное и аппаратное обеспечение для создания и эксплуатации электронного документооборота (терминалы, различные СЭД). Системы электронного документооборота призваны реализовать безбумажный документооборот в системы документации компании по их жизненному циклу. Такие системы в первую очередь призваны обеспечить нормативной документацией всех сотрудников компании в цифровом виде.
• Программное обеспечение для моделирования архитектуры предприятия в целом и бизнес-процессов в частности (например система CaseView, ARIS, BussinessStudio). Системы бизнес-моделирования в первую очередь направлены на решение задач связанных с созданием электронного(промышленного) репозитория процессов компании и их моделированием, автоматическую генерацию нормативной документации в связи с их процессами и предоставление пользователям регламентирующих документов в СЭД либо в системе корпоративного экстра-нет портала.

На настоящее время выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов относительно велик. В зависимости от потребностей компании, и её размера можно найти как относительно дешевое и простое средство автоматизации моделирования бизнес-процессов (например, графический пакет MS Visio), так и довольно сложное и относительное дорогостоящее комплексное программное обеспечение (например, ARIS). Основным преимуществом для больших компаний в использовании сложного программного обеспечения моделирования бизнес-процессов является более качественная организация базы данных, электронного репозитория бизнес-процессов описываемой организации, так как в отличие от более дешевых аналогов в такой базе данных все описания процессов и сами карты процессов хранятся в одном единственном месте. Способ их извлечения, редактирования и повторной загрузки не затруднен, так как обычно в таком ПО используется одна из распространенных СУБД. В данном случае более высокие затраты на лицензию дорогостоящего и комплексного программного обеспечения окупаются за счет эффекта масштаба, ведь количество процессов и схем процессов оказывается в больших компаниях довольно значительным.

Описания процессов и их модели, созданные в системе бизнес-моделирования, необходимо своевременно включать в нормативно-методическую документацию, которая и содержит в себе всю информации по работе организации. На практике, когда нужно использовать большое количество документов возникают затруднения, особенно это часто встречается в крупных компаниях, так как их объем документооборота большой. Включением описанных процессов занимается либо система бизнес-моделирования либо СЭД. В больших и средних компаниях системы электронного документооборота должны поддерживать полный жизненный цикл документации – создание, согласование, утверждение, хранение, оповещение пользователей о различных операциях с документом, актуализация и так далее. Очень важным в данном случае является умелое использование руководителями системы электронного документооборота для доведения своих целей и планов до нижестоящего персонала и создание базы знаний для реализации тиражирования лучших практик организации.

Безусловно, использование тех или иных средств автоматизации зависит от конкретной задачи, да и некоторые программные продукты, могут дублировать функции друг друга. В целом для больших организаций (больше 1000 человек) рекомендуется использовать все 5 вышеперечисленных средств автоматизации в комплексе для создания интегрированной системы процессного управления и поддержки бизнес-процессов.

• 1. Использование среды бизнес-моделирования для построения комплексной системы процессного управления

Центральным средством автоматизации процессного управления и его фундаментом, по-моему, мнению является система бизнес-моделирования, моделирования архитектуры организации.

Система бизнес-моделирования (в зависимости от вендора) сочетает в себе некоторые элементы и других программных продуктов, хоть и в более узком контексте и функциональности, но позволяет начать процесс внедрения процессного управления более мягко, без значительных затрат на автоматизацию других средств автоматизации процессного управления.

Таким образом, система бизнес-моделирования является основополагающей в списке средств автоматизации и подлежит глубокому рассмотрению с нашей стороны.

Использование программного обеспечения – среды бизнес-моделирования для построения комплексной системы процессного управления направлено в целом на решение следующих типичных задач:

1. Формализация и планирование целей, постановка и реализация контроля осуществления стратегии.
2. Описание и оптимизация бизнес-процессов.
3. Построение архитектуры управленческо - организационной структуры компании.
4. Создание системы менеджмента качества по ISO 9004:2009 и ISO 9001:2008.
5. Разработка технического задания на внедрение информационных систем.

Использование системы бизнес-моделирования позволяет автоматизировать процессы управления, проектирования и реализации, предназначенные для реализации вышеназванных задач. Рассмотрим подробнее каждую из определённых задач.

Первая задача связанна с построением стратегии развития предприятия. Часто, при построении стратегии развития предприятия и надобности её связывания с текущими процессами компании используют методологию BSC и MBO, о которых подробно рассказано в п. 1.2.

Системы бизнес-моделирования используют для проведения автоматизации процессов формализации стратегии компании, автоматизации выделения и фиксации в карте стратегических целей – дерево целей компании, в создании и утверждении показателей достижения определенных целей, которые в дальнейшем детализируются при моделировании и оптимизации бизнес-процессов и связываются со стратегическими целями.

Разработав стратегию и формализовав её в виде определенного дерева целей в системе бизнес-моделирования обычно переходят к реализации модели бизнес-деятельности организации в виде набора процессов предназначенных для реализации стратегии. Происходит ответ на вопрос – «Что нам делать каждый день для реализации стратегических целей организации?»

Системы бизнес-моделирования позволяют строить комплексные модели деятельности организации, а также модели отдельных процессов, при этом методология может быть как однонаправленной (например, только ARIS) так и смешанной (например, ARIS вместе c IDEF0).

Таким образом, использую системы бизнес-моделирования можно автоматизировать построение процессной модели на основании использования различной методологии и связать процессную модель со стратегией организации. Далее, системы бизнес-моделирования позволяют оптимизировать существующую структуру управления и создать регламентирующую документацию на основании оптимизированной структуры.

Автоматизация построения архитектуры управленческо - организационной структуры компании в системах бизнес-моделирования обычно преследует устранить недостатки присущие иерархически-функциональной структуре.

После создания новой организационной структуры можно задуматься и о сертификации новой системы по международным стандартам ISO 9001:2008 и 9004:2009.

Создание реальной системы менеджмента качества (СМК) и сертификация данной СМК на соответствие международному стандарту ISO 9001:2008, даст организации маркетинговые и финансовые преимущества за счет повышения внимания клиентов (надежная компания, уделяющая максимальное внимание качеству продукции) и поставщиков (скидки, надежный партнер с отлаженным и подтвержденным уровнем управления).

Также, системы бизнес-моделирования позволяют разрабатывать технические задания на доработку или создание информационных систем, Такой порядок особенно распространен в концепции ARIS.

В следующей главе, мы более подробно рассмотрим системы бизнес-моделирования, проведем сравнительный анализ средств автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов, выберем систему бизнес-моделирования исходя из особенностей проекта по описанию и оптимизации деятельности оптово-продовольственного магазина.

2. Сравнительный анализ и выбор средств автоматизации для моделирования и оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»

2.1. Средства автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов

ARIS (Aris 9.8)

Методология ARIS (Architecture of Integrated Information Systems — архитектура интегрированных информационных систем) была создана немецкой компанией IDS Scheer AG и профессором В.Шреером. В основе ARIS лежит положение, что любая компания является сложной системой и подлежит рассмотрению с очень многих сторон, их четыре: модели организационной структуры, модели функций, модели данных и объединяющих эти три группы группа моделей бизнес-процессов. При этом каждая из групп разделяется на три уровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Для моделирования процессов предлагается применять около 80 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту.

Также, ARIS включает в себя большое количество различных типов моделей, которые используют различные графические нотации для моделирования разных сторон деятельности организации, хотя и на практике используется ограниченное количество нотаций. Самыми важными нотациями системы ARIS является нотация eEPC – расширенная цепочка процесса, управляемого событиями и нотация VAD представляющая собой диаграммы цепочек добавленной ценности.

Нотация eEPC является расширением нотации IDEF3 за счет добавления объекта «Событие». Нотация содержит в себе значительное количество графиче­ских элементов, что приводит к тяжести её понимания обычными пользователями.

ARIS eEPC одна из самых «богатых» функциональными возможностями, а именно возможностью отображать событийные элементы, что позволяет создавать модели более качественными и объемными. Конечно столь большие возможности по моделированию, которые предоставляет нотация ARIS eEPC опасны при моделировании, так как аналитики могут перегрузить модель излишними элементами, однако это не составляет недостатков самой архитектуры ARIS в данном случае, хотя она и славится большим количеством элементов.

Последняя версия ARIS (общая версия) 9.8 предлагает большой выбор использования современных технологий – мобильные, облачные, работы с большими массивами данных.

Платформа ARIS автоматизирует весь цикл архитектуры предприятия: от проектирования стратегических показателей и карт до автоматизации операционной деятельности.

Платформа поддерживает автоматизацию работы в ряде нотаций - Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart, EPC, BPMN, BPEL. Также в данной платформе имеется функциональность проведения имитационного моделирования, анализ узких затратных мест, реализация ABC-анализа.

Описание AllFusion Process Modeler

AllFusion Process Modeler (ранее BPwin) представляет собой программу для реализации автоматизации описания, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов.

Программа позволяет создавать целостные и непротиворечивые модели бизнес-деятельности организации, при этом модели получаются относительно простыми и наглядными, что эффективно сказывается на проекте моделирования и оптимизации деятельности предприятия.

Программа является инструментом способным реализовать различные задачи, в том числе стратегический анализ, финансовый анализ по операционным затратам, анализ временных работ, движение материальных и документальных потоков.

На данный момент времени для реализации процесса моделирования (описания) бизнес-процессов программа поддерживает несколько методологий. К их числу относят следующие методологии:

1. Методология структурного анализа и проектирования систем, так называемый SADT или основанные на SADT стандарты серии IDEF.

2. Методология потоков работ, так называемая Work Flow.

3. Методология описания потоков данных, так называемая Data Flow Modeling.

BPMN 2.0

В последнее время качественный скачок произвела методология BPMN.

BPMN представляет собой систему условных графических и символьных обозначений для описания и подготовки к автоматизации бизнес-процессов.

Нотация BPMN появилась относительно недавно. Последняя версия нотации относится к 2012 году. BPMN прежде всего предназначена для описания так называемых исполняемых процессов, то есть процессов, которые поддерживаются системами автоматизации операционных процессов — ВРМ. Все большее количество информационных систем позволяют не только автоматизировать про­цессы с использованием нотации BPMN, но и создавать целостную систему процессов организации.

В последнее время методологию ARIS реже выбирают для автоматизации информационных систем из-за её возросшей дороговизны, стратегии построения информационных технологий и информационных систем. Все больше на рынке труда пользуется популярностью методология BPMN.

На данный период времени, организации, которые ставят своей целью описать бизнес-процессы могут выбирать различные средства автоматизации из описанных выше и для моделирования бизнес-процессов.

Оценка и выбор нужной системы автоматизации должен основываться на грамотном видении и понимании возможностей и ограничений каждой из представленных методологий, а также целей проекта по описанию бизнес-процессов.

2.2 Сравнительный анализ средств автоматизации моделирования и оптимизации бизнес-процессов и выбор подходящей среды бизнес - моделирования исходя из целей компании «Food City»

Для качественного развития компании «Food City» необходимо специализированное программное обеспечение, которое позволит реализовать системный подход при организационном развитии компании и её бизнеса. К сожалению, обычное прикладное программное обеспечение, например MS Visio или пакет MS Office не предназначен для реализации комплексного подхода в развитии организации (MS Visio является сильной универсальной системой графического анализа, но не является специализированным программным обеспечением в области моделирования бизнес-процессов).

Компания «Food City» поставила для себя цель – оптимизировать, улучшить процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» с учетом относительно низкой трудоемкости и сроков работы на выполнение цели.

После анализа рынка программного обеспечения и опыта различных компаний в области использования систем бизнес-моделирования, руководство компании стало рассматривать два программных продукта – Aris 9.7 и AllFusion Process Modeler r7.

Компания «Food City» учла при выборе, что для организации локальной оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» и небольшом количестве аналитиков отдела бизнес-анализа лучше выбрать более простой продукт - AllFusion Process Modeler r7 нежели более функциональный и сложный Aris Toolset 9.7. В пользу такого выбора повлияли также сроки проекта оптимизации процесса - 2-3 месяца и тот факт, что в компании уже была куплена лицензия на продукт, но не использовалась до сих пор. Все эти факторы и факты способствовали выбору использовать инструмент моделирования бизнес-процессов - AllFusion Process Modeler r7.

В пользу такого выбора повлияло то также и то, что использование данного программного продукта позволяет применять нотации IDEF0 и нотацию IDEF3, а также ряд других нотаций (например DFD), что является необходимым для компании исходя из анализа выбора методологии, при этом скорость разработки моделей в целом выше чем у аналогов – например ARIS.

2.3 Анализ и выбор методологии моделирования бизнес-процессов

Выбор методологии предназначенной для описания и оптимизации бизнес-процессов для оптово-продовольственного центра будем проводить условно по двум направлениям:

1. Выбор методологии для описания процессов на верхнем уровне – процессов управления.
2. Выбор методологии для описания процессов на нижнем уровне – процессов работ.

Рассмотрим выбор методологии на верхнем уровне. Здесь мы сравним рассмотренную ранее нотацию IDEF0 и нотацию VAD методологии ARIS. Выбор данные двух нотаций обусловлен их самой большой распространенностью для целей моделирования и оптимизации процессов на верхнем уровне управления организацией.

Из особенностей нотации ARIS VAD можно отметить то, что нотация не предназначена для моделирования большого количества сложных управленческих взаимосвязей, среди которых особенно выделяются обратные связи по управлению и обратные связи по входу. Конечно эти недостатки можно обойти искусственно введя условные элементы в модели, однако это ещё больше увеличит трудоемкость создания моделей и без того высокой трудоемкости в сравнении с IDEF0.

Также, нотация ARIS VAD формально не имеет формальные иерархические связи при декомпозиции с VAD на eEPC, и больше ориентирована на построение временных моделей в виде последовательности процедур во времени. Такие проблемы имеются и у стандартов IDEF0 в связке с IDEF3. Однако, исключительная в сравнении с IDEF0 трудоемкость при моделировании вынуждает нас выбрать именно IDEF0 как базовую нотацию моделирования процессов верхнего уровня, так как время исполнения проекта играет исключительно большую важность для компании «Food City».

Методология соответствует определению процесса в ИСО 9000:2005. Использование же ARIS VAD не обеспечивает получения комплексных связных моделей верхнего уровня, поэтому в том числе не рекомендуется для создания моделей верхнего уровня в проекте описания и оптимизации процессов для заказчиков компании «Food City».

Таким образом, использование методологии IDEF0 является оптимальным вариантом для целей моделирования бизнеса на верхнем уровне, так как позволяют качественно передать материальные и информационные потоки, требования к персоналу и инфраструктуре, управляющие воздействия и обратные связи и также данная методология поддерживается и является основной для выбранного средства автоматизации All Fusion Process Modeler r7 для целей проекта компании «Food City» .

Рассмотрим выбор методологии для описания процессов на нижнем уровне – процессов работ.

В рамках моделирования процессов нижнего уровня для компании «Food City» подойдет нотация IDEF3. Причиной этого выбора является отсутствие заинтересованности компании в программном обеспечении ARIS, отсутствие интереса к которой обозначено в стратегии компании по ИТ. Компания хочет постепенно перейти от стандартов IDEF к стандартам BPMN минуя концепцию ARIS.

Таким образом и выбор средства автоматизации и выбор методологии для проведения описания и оптимизации деятельности компании «Food City» в бизнес-процессе «Оптовая продажа продовольственной продукции» гармонично сочетаются и не вызывают конфликта.

Характеристика компании «Food City»

Компания «Food City» создала самый крупный в Европе оптово-продовольственный центр, площадь которого составляет порядка 85 гектаров. Оптово-продовольственный центр строился с участием ведущих экспертов строительства, проектирования сооружений, бизнес-аналитиков, экспертов в области складской и транспортной логистики при поддержке правительства г. Москвы.

Оптово-продовольственный центр отличается приятным комфортом, удобством расположения, огромным ассортиментом.

Впечатляет созданная инфраструктура компанией «Food City», которая вмещает в себя два типа комплексов – торговый и офисно-гостиничный.

Также на территории имеются: складские комплексы и помещения, лёдогенераторное производство, парковки для грузового и легкового транспорта, зоны ожидания грузовых автомобилей.

Компания старается внедрять инновационные методы управления оптовой торговлей, организовать различные выставки с участием ведущих оптовиков и розничных сетей.

Компания сотрудничает со многими розничными сетями г. Москвы и Московской области, действуют различные партнерские и дилерские программы по развитию торговли, что в конечном счете на руку конечным потребителям.

В планах компании «Food City» организовать логистические мини-центры для обслуживания социальных объектов г. Москвы и активного продвижения бренда компании в рамках реализации социальных программ.

В данный момент компания все ещё находится в стадии становления, хотя уже сейчас в её организации наблюдается стремление к достижению качества и эффективности, что подтверждается стремлением компании применять современные подходы к организации бизнес-процессов.

Описание и моделирование процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» в компании «Food City»

В рамках оптимизации деятельности оптово-продовольственного центра «Food City» в соответствии с приоритетами руководства компании мною для проведения описания и усовершенствования был выбран бизнес-процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции».

В оптово-продовольственном центре «Food City» формально не существует системы менеджмента качества ISO 9001:2008, так как компания ещё не проходила сертификацию на соответствие требования международного стандарта. Однако, проектирование и организация бизнес-процессов добавляющих ценность и некоторых вспомогательных процессов опирается на применение принципов системы менеджмента качества – ориентацию на потребителя, системный подход, вовлечение персонала и лидерство руководства, а также процедур установленных требованиями международных стандартов по качеству системы управления и продукции.

Такое отношение руководства компании также выражено в попытках применения цикла «PDCA» в операционной деятельности, в частности в процессе «Оптовая продажа продовольственной продукции».

В данном пункте как и в следующем пункте анализ процесса будет проводится в широко известной и популярной во всем мире методологии структурного анализа процессов IDEF0.

Методология IDEF0 была создана в США в 1963 году. С тех пор в сам стандарт не вносились существенные изменения. Сейчас стандарт больше развивается за счет усовершенствования программных продуктов, автоматизирующих его работу и жизненный цикл проектирования.

Стандарт IDEF0 предоставляет хорошие возможности для моделирования деятельности организации, и её бизнес-процессов на так называемом верхнем уровне с концентрацией на управление бизнес-процессами. Концентрация на управление бизнес-процессами реализуется за счет обратных связей при проектировании деятельности. Такие обратные связи могут быть различного типа – по управлению, по информации, по движению ресурсов. В IDEF0 прекрасно реализована декомпозиция моделей, что упрощает понимание сложных систем.

Методология IDEF0 позволяет прекрасно моделировать управление процессами, структурную вложенность. Основное её предназначение – моделировать деятельность высокоуровневых бизнес-функций.

Описание процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» начнем с построения так называемой в методологии IDEF0 контекстной диаграммы, которая является вершиной древовидной структуры диаграмм, которая была создана в ходе описания и оптимизации деятельности компании «Food City».

Контекстная диаграмма представляет собой самое поверхностное, общее, не детализированное описание системы – процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» и ее взаимодействия с внешней средой. Диаграмма представляет собой, так называемый в методологии SADT – черный ящик. Контекстная (корневая) диаграмма имеет порядковый номер А-0 и представлена на рис. 3.1.

Рис. 3.1 Контекстная диаграмма «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Контекстная диаграмма состоит из одного общего, не детализированного процесса (функции, работы) которая называется «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Взаимодействие с внешней средой процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» связанно с определенными входами, выходами, управляющими механизмами и обеспечивающими ресурсами.

Входами для описываемого процесса являются:

Входящие товары – различные товары продовольственного направления, поступающие от поставщиков, в основном товары из следующих групп: мясо, рыба, молочные продукты, хлебобулочные и кондитерские изделия, консервы.

Сопроводительные документы – различные входящие документы как электронные так и не в цифровом виде, связанные с регистрацией первичных операций управленческого и финансового учета.

Информация о заказах клиентов – обобщенная информация в цифровом и не цифровом виде, отображающая детали потребностей платежеспособных клиентов.

Цели в области качества продовольственной продукции – установленные цели в области качества продовольственной продукции, размещенные в руководстве, политике по качеству, а также в более детализированных внутренних документах компании «Food City».

Требования потребителей к продовольственной продукции – установленные на основе первичных маркетинговых исследований и анализе вторичных маркетинговых данных требования и ожидания потребителей и заинтересованных лиц к качеству продовольственной продукции и организации процесса оптовой продажи продовольственной продукции.

Обеспечивающими ресурсами для описываемого процесса оптовой продажи продовольственной продукции является персонал, техническое и программное обеспечение. Обеспечивающие ресурсы более подробно будут описаны на следующих стадиях детализации процесса оптовой продажи продовольствия.

Управляющими механизмами для процесса оптовой продажи продовольственных продукции выделены – требования международных стандартов, регламентирующая документация компании «Food City» и политика управленческого учета компании.

Выходами для описываемого процесса являются:

Товары – проданные товары клиентам либо возвращенные после продажи товары от клиентов, признаваемые в системе как негодные и имеющие статус брака, неудовлетворительного результата исполнения процесса.

Накладные – документы, свидетельствующие о завершении бизнес-процесса оптовой продажи продовольственной продукции, например выданный товарный чек или товарная накладная.

Управленческая отчетность – итоговая управленческая отчетность, содержащая в своем составе финансово-управленческую информацию, включающая в себя также показатели по процессам, которые будут переданы владельцу бизнес-процесса.

Таким образом, мы обобщенно рассмотрели процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции». Далее, после описания процесса в целом проводится анализ процесса на основные подпроцессы (функции, работы). Такой анализ в выбранной нами для исследования методологии структурного анализа и в нотации IDEF0 называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый подпроцесс (работу, функцию) называют диаграммами декомпозиции.

Рассмотрим основные работы процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции». В соответствии с управлением компании данный процесс стоится в виде цикла PDCA, где имеются функции планирования, реализации, контроля и корректировки показателей процесса.

Декомпозиция контекстной диаграммы имеет номер А0 и представлена на рис. 3.2.

Рис. 3.2 Диаграмма декомпозиции процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» состоит из трех основополагающих подпроцессов, а именно:

Планирование процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» - данный подпроцесс принимает на входе требования и цели в области продовольственной продукции и учитывает эту информацию при планировании показателей по процессу. Выходом из процесса являются требования в области показателей организации процесса которые поступают в виде управляющего механизма в подпроцесс «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»». Также, выходом из данного процесса является информация о планируемых показателях процесс для проведения план/факт анализа. Данный выход является входом подпроцесса «Совершенствование процесса «Оптовая продажа продуктов».

Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» - данный подпроцесс является центральным в нашем исследовании, так как именно он подлежит оптимизации и усовершенствованию. На входе в подпроцесс поступают аналогичные материальные и информационные потоки, которые были показаны на контекстной диаграмме. Одним из выходов процесса является информация об итоговых показателях в области качества продовольственной продукции, информация о которых является входом для подпроцесса «Совершенствование процесса «Оптовая продажа продуктов»

Совершенствование процесса "Оптовая продажа продуктов" – данный подпроцесс является последним в цепочке PDCA. Выходами данного подпроцесса является обратная связь по управлению идущая в подпроцесс «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственных продуктов», предназначенная для осуществления корректировок и отчет об эффективности процесса для владельца бизнес-процесса.

Таким образом, процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» отвечает требованиям реализации цикла «PDCA и в нем корректно осуществляется планирование, реализация и корректировка по деятельности оптовой продажи продовольственной продукции.

Описание и моделирование подпроцесса «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»» «AS-IS» в компании «Food City»

Проведение описания, анализа и оптимизации деятельности компании «Food City» будет продемонстрировано на примере подпроцесса «Реализация оптовой продовольственной продукции» процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции».

В первую очередь необходимо рассмотреть данный подпроцесс в его текущем состоянии «как-есть», в рамках нотации IDEF0.

Описываемый подпроцесс состоит из ряда процессных групп:

«Обслуживание клиентов» – процессная группа предназначена для описания совокупности транзакций обслуживания клиента в автоматизированной системе и ручным способом;

«Обслуживание поставщиков» – процессная группа предназначена для описания совокупности транзакций обслуживания поставщиков в автоматизированной системе и ручным способом;

«Финансовый учет» – процессная группа предназначена для описания совокупности транзакций осуществления финансовых операций и составления финансовой отчетности в автоматизированной системе и ручным способом;

Подпроцесс «Реализация оптовой продовольственной продукции» представлен на рис. 3.3 диаграммой декомпозиции А2.

Рис. 3.3 Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»».

Процессная группа «Обслуживание клиентов» принимает на входе информацию о заказах клиентов, осуществляет её обработку и передает сопроводительные документы в процессную группу «Обслуживание поставщиков», также при этом возможно появление информации о возвращенных товарах клиентов. Информация о возвращенных товарах клиентов передается в процессную группу «Финансовый учет» где происходит перерасчет.

В рамках исследования нас большего всего интересуют процессные группы «Обслуживание клиентов» и «Обслуживание поставщиков», деятельность которых планируется оптимизировать в рамках настоящего исследования.

Рассмотрим её транзакции на более подробном уровне детализации с помощью декомпозиции данных процессных групп.

Декомпозиция процессной группы «Обслуживание клиентов» имеет номер А21 и представлена на рис. 3.4.

Рис.3.4 Диаграмма декомпозиции процессной группы «Обслуживание клиентов».

Эта декомпозиция состоит из следующих групп транзакций: «Прием заказа» где производится транзакция по принятию заказов от клиентов; «Прием/Выдача товаров» - производится транзакция по получению и возврату товаров; «Получение/Возврат денежных средств» - транзакция с денежными средствами – получение денег от клиентов и их возврат в случае возвращения товара.

Входом для группы транзакций «Получение/Выдача денежных средств является сумма дохода, полученная при приеме заказа от оптового клиента перечисленная безналичным способом. Выходом группы транзакций «Получение/Выдача денежных средств является информация о статусе оплаты товара, которая поступает как управляющая информация влияющая на решение о выдаче товара в группе транзакций «Выдача/прием товара» процессной группы «Обслуживание клиентов». Также выходом группым транзакций «Получение/Выдача денежных средств» является отчет по денежным средствам используемым в управленческом учете и бухгалтерии для учета и анализа движения денежных средств.

Декомпозиция процессной группы «Обслуживание поставщиков» имеет номер А22 и представлена на рис. 3.5.

Эта декомпозиция состоит из следующих групп транзакций: «Оформление заказа поставщику» где производится транзакция по оформлению заказов поставщикам; «Прием/Выдача товаров» - производится транзакция получения и возврата товаров; «Получение/Возврат денежных средств» - происходит транзакция с денежными средствами – выдача денег поставщикам и их прием в случае возвращения товара.

Рис. 3.5 Диаграмма декомпозиции процессной группы «Обслуживание поставщиков»

Декомпозиция процессной группы «Финансовый учет» имеет номер А23 и представлена на рис. 3.6.

Рис. 3.6 Диаграмма декомпозиции процессной группы «Финансовый учет»

Эта декомпозиция состоит из следующих групп транзакций: «Контроль за поступлением денежных средств» - где производится транзакции контроля и учета денежных средств; «Составление бухгалтерской отчетности» - где происходят транзакции по составлению бухгалтерской отчетности, содержащей финансовый результат деятельности организации.

Таким образом, мы рассмотрели деятельность компании «Food City» в рамках подпроцесса «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»» на уровне управления в нотации IDEF0.

3.4 Описание и моделирование подпроцесса «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»» «AS-IS» в компании «Food City» на уровне транзакций и потоков данных

Рассмотрение подпроцесса «Реализация процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» не заканчивается на уровне моделирования управления в нотации IDEF0. Рассмотренные в предыдущем пункте группы транзакций описываемого процесса детализируются при помощи нотаций методологии Work Flow – в нотациях IDEF3 и DFD.

Нотация DFD предназначена для моделирования поток данных – например, какой-либо документации. Методология DFD позволяет смоделировать поток работ, последовательность работ и потоки информации, протекающие между этими работами. Также, вместо потока информации могут быть отображены и потоки материальных ресурсов.

Методология DFD эффективно применима для моделирования процессов, при внедрении процессно­го подхода к управлению организацией, так как позволяет макси­мально снизить субъективность описания бизнес-процессов. Схемы процессов в DFD позволяют выявить основные потоки данных в ор­ганизации.

Методологии IDEF3 и DFD в моделировании процессов в основном применяется на так называемом нижнем уровне деятельности компании, где протекают производственные, технологические, финансово-экономические операции. Также, данные методологии активно используются при внедрении автоматизированных систем, когда требуется предварительно смоделировать и оптимизировать процессы, схемы потоков данных, настроить цепочки документов-транзакций в системе управления предприятием.

Рассмотрим декомпозицию группы транзакций «Прием заказа» процессной группы «Обслуживание клиента».

Декомпозиция группы транзакций «Прием заказа» имеет номер А211 и представлена на рис. 3.7

Рис. 3.7 Диаграмма декомпозиции группы транзакций «Прием заказа» процессной группы «Обслуживание клиента»

В диаграмме декомпозиции группы транзакций «Прием заказа» представлен поток данных атомарных операций – «Обработка персональных данных клиента в соответствии с его согласием на обработку», «Проверка наличия товара, удовлетворяющего заказу», «Проверка и внесение заказа клиента» и показаны хранилища данных под названиями «Товары», «Клиенты», «Заказы клиентов».

Хранилища данных представляют собой таблицы в информационной системе учета заказов компании «Food City» и имеют следующие атрибуты, представленные в таблицах 3.1, 3.2, 3.3

Таблица 3.1 Товары

Имя поля	Тип	Краткое описание
Kod	Цифры	Код
Name_tov	Символы	Наименование товара
Ediz	Символы	Единица измерения
Stoim	Цифры	Стоимость
Stand	Символы	Стандарты на продукцию
Kol	Цифры	Количество

Таблица 3.2 Клиенты

Имя поля	Тип	Краткое описание
Name	Символы	Имя
E-mail	Символы	E-mail клиента
Adres	Символы	Адрес
Kod	Цифры	Код
Rukovod	Символы	Руководитель
Tel	Цифры	Телефон

Таблица 3.3 Заказы клиентов

Имя поля	Тип	Краткое описание
N_zak	Цифры	Номер заказа
Data_zak	Дата	Дата заказа
N_dog	Цифры	Номер договора
Tovar	Символы	Товар,на который выписан заказ
Kol	Цифры	Количество

Операция «Обработка персональных данных клиента в соответствии с его согласием на обработку» взаимодействует с хранилищем данных «Клиенты», получая по запросу необходимую для осуществления операции информацию. Далее, осуществляется операция «Проверка наличия товара удовлетворяющего заказу клиента» в ходе которой производится обмен информацией с БД для проверки наличия соответствующего товара. Далее, в случае наличия товара, информация о клиенте и о заказе вносится в БД.

Рассмотрим декомпозицию группы транзакций «Прием/Выдача товаров» процессной группы «Обслуживание клиента».

Декомпозиция группы транзакций «Прием/Выдача товаров» имеет номер А212 и представлена на рис. 3.8

Рис. 3.8 Диаграмма декомпозиции группы транзакций «Выдача/прием товара» процессной группы «Обслуживание клиента»

В диаграмме декомпозиции группы транзакций «Выдача/прием товара» представлен поток данных атомарных операций – «Обработка личной информации клиента», «Прием возвращаемых товаров», «Выдача проданных товаров» и показаны хранилища данных под названиями «Товары», «Клиенты», «Заказы клиентов», а также внешние ссылки - «Проданные Товары», «Товары возвращенные клиентам».

Внешние ссылки представляют собой данные в информационной системе учета заказов компании «Food City» и имеют следующие атрибуты, представленные в таблицах 3.4, 3.5.

Таблица 3.4 Проданные товары

Имя поля	Краткое описание
Kod_org	Код организации
Data_prod	Дата продажи товара
N_zak	Номер заказа
Name_tov	Наименование товара
Kol	Количество

Таблица 3.5 Возвращенные товары клиентам

Имя поля	Краткое описание
Kod_org	Код организации
Data_vozv	Дата возврвта
Name_tov	Наименование товара
Prichina_vozv	Причина возврата
Kol	Количество

Операция «Обработка личной информации клиента» взаимодействует с хранилищем данных «Клиенты», получая по запросу необходимую для осуществления операции информацию. Далее, осуществляется операция «Выдача проданных товаров» которая взаимодействует с внешней ссылкой «Проданные товары» в ходе которой производится обмен информацией с ней для проверки наличия соответствующей оплаты. Далее информация о возврате и обновленные данные о товарах вносятся в БД в ходе, которой производится обмен информацией с БД для проверки наличия соответствующего товара. Далее, в случае наличия товара, информация о клиенте и о заказе вносится в БД. Также, возможен такой вариант когда операция «Прием возвращаемых товаров» получая запрос с таблиц «Заказы клиентов» и «Товары» осуществляет прием возвращаемых товаров и вносит информацию в данные внешней ссылки «Товары возвращенные клиентов».

Рассмотрим декомпозицию группы транзакций «Получение/Выдача денежных средств» процессной группы «Обслуживание клиента».

Декомпозиция группы транзакций «Получение/Выдача денежных средств» имеет номер А213 и представлена на рис. 3.9.

Рис. 3.9 Диаграмма декомпозиции группы транзакций «Получение/Выдача денежных средств» процессной группы «Обслуживание клиента»

В диаграмме декомпозиции группы транзакций «Получение/Возврат денежных средств» представлен поток данных атомарных операций – «Получение денежных средств», «Выдача денежных средств», и показаны хранилища данных под названиями «Клиенты», «Заказы клиентов», а также внешние ссылки - «Денежные средства от клиентов», «Денежные средства возвращаемые клиенту».

Внешняя ссылка «Денежные средства от клиентов» взаимодействует с транзакцией «Получение денежных средств» в ходе которой данные об оплате вносятся в БД. Внешняя ссылка «Денежные средства возвращаемые клиенту» взаимодействует с транзакцией «Возврат денежных средств» в ходе которой производится проверка наличия документа по возврату и происходит возврат денежных средств.

Методология IDEF3 предназначена для моделирования процессов, которые являются работами или потоками работ. Для потока работ характерно выделение временной или материальной хронологии протекания процесса. Объекты IDEF3 отчасти по своей сути похожи на алгоритмические методы построения блок-схем и бизнес-процессов.

Методология IDEF3 позволяет строить потоки работ, функций или операций по последовательности выполняемых по времени. Принципы заложенные в IDEF3 легли в основу стандартов ARIS eEPC и BPMN.

Рассмотрим декомпозицию группы транзакций «Оформление заказа поставщику» процессной группы «Обслуживание поставщика».

Декомпозиция группы транзакций «Оформление заказа поставщика» имеет номер А221.1 и представлена на рис. 3.10.

Рис. 3.10 Диаграмма декомпозиции группы транзакций «Получение/Выдача денежных средств» процессной группы «Обслуживание клиента»

Декомпозиция показывает, как осуществляется формирование заказов поставщику, в ней используются три операции – «Создание заявок от оптовых клиентов», «Анализ товарооборота и остатков товаров в РЦ», «Формирование заявки на заказ поставщику».

Рассмотрим декомпозицию группы транзакций «Составление управленческой отчетности» процессной группы «Финансовый учет».

Декомпозиция группы транзакций «Составление управленческой отчетности» имеет номер А232.1 и представлена на рис. 3.11.

Рис. 3.11 Диаграмма декомпозиции группы транзакций «Составление управленческой отчетности» процессной группы «Финансовый учет»

В данной декомпозиции использованы связи типа Precedence, Relation Link, Object Flow. Также использована ссылка «Документы», а также перекрестки типа Аsynchronous AND. Перекрестки типа Аsynchronous AND под номерами J2 и J4 показывают, что все процессы должны быть завершены (запущены). Таким образом, мы рассмотрели текущую деятельность в рамках бизнес-процесса «Реализация процесса «Оптовая продажа

Функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» компании «Food City» «AS-IS»

При моделировании бизнес-процессов нами была получена информация от ведущих экспертов компании о стоимостных затратах каждого бизнес-процесса, действия, транзакции компании «Food City». При установлении затрат экспертами бизнес-аналитиками учитывались общее количество дней на операцию, частоту появлении операции, количество экземпляров протекания бизнес-процессов.

Расчет затрат на каждый процесс, подпроцесс, процессную группу, группу транзакций и транзакции велись в стороннем средстве бизнес-моделирования компании «Food City». Каждая расчетное значение процесса, подпроцеса, процессной группы, группы транзакций представляет собой сумму значений предыдущего уровня. В случае определения расчетного значения группы транзакций суммируется сумма работ – транзакций данной группы.

В каждом процессе, подпроцессе, процессной группе транзакций и транзакции (функциональных блоках представленных на модели) на основе этой информации были установлены расчетные значения.

При расчете полученных значений также кроме объективной информации о затратах по процессам были использованы методы получения экспертных оценок – Дельфи.

На основе полученной информации о затратах на бизнес-процессы от представителей компании «Food City» нами была загружена информация в модуль ABC программы «All Fusion process Modeler r7» для анализа всех затрат компании.

Таким образом, в ходе моделирования существующего положения были получены обобщенные данные о стоимости всех операций. Вся информация о пооперационных затратах компании «Food City» представлена в таблице 3.6.

Таблица 3.6 «Отчет пооперационным затратам компании «Food City» на осуществление процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции»

Наименование процесса или транзакции	Затраты на процесс или транзакцию в рублях
Оптовая продажа продовольственной продукции	266 980,00
Планирование процесса "Оптовая продажа продовольственной продукции"	100 000,00
Реализация процесса "Оптовая продажа продовольственной продукции"	116 980,00
Обслуживание клиентов	27 000,00
Прием заказа	10 000,00
Обработка персональных данных клиента в соответствии с его согласием на обработку	1 000,00
Проверка наличия товара, удовлетворяющего заказу клиента	1 200,00
Проверка и внесение заказа клиента	2 000,00
Выдача/прием товара	15 000,00
Обработка личной информации клиента	1 200,00
Прием возвращаемых товаров	2 000,00
Выдача проданных товаров	5 000,00
Получение/выдача денежных средств	2 000,00
Получение денежных средств	1 000,00
Выдача денежных средств	1 000,00
Обслуживание поставщиков	29 980,00
Оформление заказа поставщику	7 980,00
Создание заявок от оптовых клиентов	1 990,00
Анализ товарооборота и остатков товара в РЦ	2 990,00
Формирование заявки на заказ поставщику	3 000,00
Прием/выдача товара	10 000,00
Выдача/прием денежных средств	12 000,00
Финансовый учет	60 000,00
Контроль за поступлением денежных средств	25 000,00
Составление управленческой отчетности	35 000,00
Подготовка к составлению управленческой отчетности	10 000,00
Проверка достоверности и полноты	6 000,00
Проверка сопоставимости	6 000,00
Проверка целостности	990,00
Комплексная проверка управленческой отчетности	3 000,00
Утверждение управленческой отчетности	12 000,00
Совершенствование процесса "Оптовая продажа продуктов"	50 000,00

Информация о затратах в целом по процессу касается затрат в ходе месячного цикла деятельности компании «Food City».

Информация о затратах в ходе пооперационного учета затрат будет использована как критерий и база для сравнения текущего процесса с усовершенствованным.

Моделирование усовершенствованного бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» компании «Food City» «TO-BE»

В рамках оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продуктов» для усовершенствования были выбраны группы транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара». Добиться оптимизации процесса в этих транзакциях удалось за счет горизонтального сжатия процесса с трех операций до двух.

В первом случае и во втором случае транзакция «Обработка персональных данных в соответствии с согласием клиента» была исключена из группы транзакций. Её усовершенствование заключалось в том, что отдел маркетинга компании «Food City» больше не производил данную операцию самостоятельно, а передал осуществлять эту функцию самим клиентам компании через автоматизированную систему заказа продовольственной продукции.

Усовершенствованные декомпозиции группы транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара» представлены на рис. 3.12 и 3.13

Рис. 3.12 Диаграмма декомпозиции усовершенствованной группы транзакций «Прием заказа» процессной группы «Обслуживание клиента»

В диаграмме декомпозиции усовершенствованной группы транзакций под названием «Прием заказа» показаны хранилища данных под названиями «Товары», «Клиенты», «Заказы клиентов», а также внешняя ссылка - «заказ клиента».

Внешняя ссылка «Заказ клиента» взаимодействует с транзакцией «Проверка наличия товара удовлетворяющего заказу клиента» в ходе которой производится обмен информацией с БД для проверки наличия соответствующего товара. Далее, в случае наличия товара, информация о клиенте и о заказе вносится в БД.

Рис. 3.13 Диаграмма декомпозиции усовершенствованной группы транзакций «Прием/выдача товара» процессной группы «Обслуживание клиента»

В диаграмме декомпозиции усовершенствованной группы транзакций под названием «Прием/Выдача товаров» показаны хранилища данных под названиями «Товары», «Клиенты», «Заказы». Внешние ссылки - «Товары возвращенные клиентом» , «Проданные товары».

Внешняя ссылка «товары возвращенные клиентом» взаимодействует с работой «Прием возвращаемых товаров» в ходе которой производится обмен информацией с БД для проверки наличия соответствующей оплаты. Далее информация о возврате и обновленные данные о товарах (количество товара) вносятся в БД.

Также, усовершенствованные группы транзакций можно представить в виде логический и физической базы данных в нотации IDEF1X, изображенных на рис. 3.14 и 3.15.

Рис. 3.14 Логическая информационная модель группы транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара» в нотации IDEF1.X

Рис. 3.15 Физическая информационная модель в нотации IDEF1.X группы транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара»

Для сравнения двух процессов был применен функционально-стоимостной анализ данных.

Расчетные значения для стоимостного анализа были предоставлены экспертами компании «Food City».

Таким образом, мы сможем использовать обоснованные критерии для сравнения текущего процесса с усовершенствованным и адекватно оценить результаты проделанной работы по оптимизации процесса.

Вся информация о пооперационных затратах компании «Food City» после усовершенствования групп транзакций представлена представлена в таблице 3.7.

Таблица 3.7 «Отчет пооперационным затратам компании «Food City» на осуществление процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» «TO-BE»

Номер процесса или транзакции	Наименование процесса или транзакции	Затраты на процесс или транзакцию в рублях
0	Оптовая продажа продовольственной продукции	259 980,00
1	Планирование процесса "Оптовая продажа продовольственной продукции"	100 000,00
2	Реализация процесса "Оптовая продажа продовольственной продукции"	109 980,00
21	Обслуживание клиентов	20 000,00
211	Прием заказа	8 000,00
2112	Проверка наличия товара, удовлетворяющего заказу клиента	1 200,00
2113	Проверка и внесение заказа клиента	2 000,00
212	Выдача/прием товара	10 000,00
2122	Прием возвращаемых товаров	2 000,00
2123	Выдача проданных товаров	5 000,00
213	Получение/выдача денежных средств	2 000,00
2131	Получение денежных средств	1 000,00
2132	Выдача денежных средств	1 000,00
22	Обслуживание поставщиков	29 980,00
221	Оформление заказа поставщику	7 980,00
10	Создание заявок от оптовых клиентов	1 990,00
11	Анализ товарооборота и остатков товара в РЦ	2 990,00
12	Формирование заявки на заказ поставщику	3 000,00
222	Прием/выдача товара	10 000,00
223	Выдача/прием денежных средств	12 000,00
23	Финансовый учет	60 000,00
231	Контроль за поступлением денежных средств	25 000,00
232	Составление управленческой отчетности	35 000,00
1	Подготовка к составлению управленческой отчетности	10 000,00
4	Проверка достоверности и полноты	6 000,00
3	Проверка сопоставимости	6 000,00
2	Проверка целостности	990,00
5	Комплексная проверка управленческой отчетности	3 000,00
6	Утверждение управленческой отчетности	12 000,00
3	Совершенствование процесса "Оптовая продажа продуктов"	50 000,00

Если сравнить два отчета функционально-стоимостного анализа то становится видно, что стоимость двух групп транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара» изменилась за счет исключения транзакции и горизонтального сжатия процесса.

В конечном итоге компании «Food City» удалось снизить свои издержки на группы транзакций «Прием заказа» и «Выдача/прием товара» на 2000 рублей и 5000 рублей соответственно.

Такие расчетные данные были получены при расчете затрат на процессы экспертами компании «Food City» при их измерении с помощью различных статистических методов – например контрольных карт Шухарта и методов экспертных оценок – метода Дельфи.

Таким образом, снизилась и стоимость подпроцесса «Обслуживание клиентов» и весь процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции», итоговые издержки снизились на 7000 рублей за одну операцию, что эквивалентно 210 тысячам рублей в месяц, что позволяет сказать об успешности проведенной локальной оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции».

Заключение

Результатом курсовой работы является усовершенствованный бизнес-процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» компании «Food City», в котором с помощью применения методики функционально-стоимостного анализа инструмента «All Fusion Process Modeler r7» удалось снизить экономические издержки на 210 тысяч рублей в месяц работы.

В ходе достижения вышеописанной цели были решены следующие основные задачи:

• рассмотрены основные направления автоматизации и методики управления и их применение в оптово-продовольственной торговле;
• проведен сравнительный анализ и выбор средств автоматизации и методологии для моделирования и оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» компании «Food City»
• Осуществлено моделирование и оптимизация бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» оптово-продовольственного центра «Food City»
• Проведен функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» компании «Food City» и повторный анализ после оптимизации процесса.

В первой главе раскрыта роль средств автоматизации в торговле, уточнены её направления и содержание каждого из направлений, представлены различные методики управления в сфере торговли.

В рамках исследования выделено программное и аппаратное направление автоматизации, среди методик управления объяснены следующие – BSC, MBO, PMI, ABC, TQM, BPR и BPM.

Также в первой главе выявлена и обоснована роль процессного управления как базовой фундаментальной платформы для использования описанных методик управления в торговле, исследован и обобщен список средств комплексной автоматизации процессного управления.

Во второй главе проведен сравнительный анализ различных средств автоматизации моделирования бизнес-процессов и методологий (нотаций) моделирования. Были проанализированы потребности компании «Food City» в выборе конкретного инструмента бизнес-моделирования, осуществлен выбор в соответствии с целями компании «Food City» и приведено подробное обоснование осуществленного выбора.

В исследовании в качества средства автоматизации бизнес-моделирования предложен программный продукт «All Fusion Process Modeler r7», что обуславливается короткими сроками проекта моделирования и оптимизации процесса - два – три месяца и целью снизить трудоемкость локальной оптимизации.

В третьей главе рассмотрена деятельность компании «Food City» и проведено моделирование и оптимизация бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции». В ходе оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции» применена методика функционально-стоимостного анализа для оценки эффективности проведенных изменений и их экономической выгоде для компании.

Методика функционально-стоимостного анализа (ABC-анализ) позволила в количественном выражении сопоставить экономические издержки процесса до усовершенствования и после оптимизации, тем самым представляя собой объективный критерий для проведения анализа экономической эффективности и целесообразности изменений.

За счет своей универсальности ABC-анализ эффективно применим в любой предметной области, и имеет под собой фундамент - математическую теорию статистического управления процессами.

В исследовании показан бизнес-процесс «Оптовая продажа продовольственной продукции» на уровне управления, в том числе используя элементы PDCA а также на уровне работ (транзакций) и документооборота.

В исследовании объективно оценена польза компании «Food City» от проведенной оптимизации бизнес-процесса «Оптовая продажа продовольственной продукции», которая выражается в снижении издержек компании на 210 тысяч рублей в месяц. Таким образом, годовая экономия после оптимизации процесса составит приблизительно два с половиной миллиона рублей.

Список литературы

1. Besterfield D.H. and others. Total Quality Management. 2nd ed., Prentice Hall, Upper Saddle River, 1998.

2. Integration Definition For Modeling (IDEF0). Draft Federal Information Processing Standards Publication 183. 1993. Dec. 2.

3. Taguchi Methods. Case Studies from the U.S. and Europe. ASI Press, 1989.

4. Бержер С., Гийяр С. Графическое описание процессов. Методика и технические средства / Пер. с фр. К.В. Чайка. Н. Новгород: ООО СМЦ “Приоритет”, 2003.

5. Всеобщее управление качеством (TQM): Учеб. для вузов /
О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов, А.И. Гуров, Ю.В. Зорин. М.: Горячая линия – Телеком, 2001.

6. Глазунов А.В. Диалоги консультанта с руководителем компании. Высшему руководству о процессном подходе. Н. Новгород: ООО СМЦ “Приоритет”, 2005. (Сер. “Диалоги консультанта”.).

7. ГОСТ Р 50779.40-96 (ИСО 7870-93). Контрольные карты. Общее руководство и введение. М.: Изд-во стандартов, 1996.

8. ГОСТ Р 50779.42-99 (ИСО 8258-91). Статистические методы. Контрольные карты Шухарта. М.: Изд-во стандартов, 1999.

9. ГОСТ Р ИСО 9000-2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. М.: Изд-во стандартов, 2008.

10. ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования. М.: Изд-во стандартов, 2008

11. ГОСТ Р ИСО 9004-2008. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.

12. Елиферов, В. Г. Бизнес-процессы. Регламентация и управление : учеб. пособие для слушателей

13. Журналы:

- Методы менеджмента качества;

- Стандарты и качество;

- Вопросы управления предприятием;

- Искусство управления;

- Менеджмент в России и за рубежом;

- Менеджмент сегодня;

- Проблемы теории и практики управления;

- Проблемы управления;

- Российский журнал менеджмента;

- Управление компанией;

- Экономика и управление и др.

14. И снова о процессах. Вып. 18. М.: НТК “Трек”, 2003

15. Курьян А.Г., Серенков П.С. Использование IDEF0 для описания и классификации процессов в рамках системы качества МС ИСО серии 9000 версии 2000 года. Минск, 2001.

16. Липунцов, Ю. П. Управление процессами. Методы управления предприятием с использованием информационных технологий: производственно-практическое издание / Ю. П. Липунцов. - М.: ДМК Пресс, 2010. - 223 с.

17. Марка Д., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. М., 1993.

18. Менеджмент процессов / Под ред. Й. Беккера, Л. Вилкова, В. Таратухина, М. Кугелера, М. Роземанна; - М.: Эксмо, 2007.

19. Огвоздин В.Ю. Управление качеством. СПб., 2007.

20. Окулесский В.А. Функциональное моделирование – методическая основа реализации процессного подхода. М., 2001.

21. Перспективное планирование качества продукции и план управления. APQP: Пер. с англ. Н. Новгород: ООО СМЦ “Приоритет”, 2004.

22. программное обеспечение и Интернет-ресурсы:

www.finexpert.ru

www.klubok.net/ru

www.quality.eup.ru

www.window.edu.ru

23. Р 50.1.028-2001. Методология функционального моделирования.

24. Р 50.1.028-2-001. Методология функционального моделирования. М.: Госстандарт РФ, 2001.

25. Робсон М., Уллах Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов: Практическое руководство / Пер. с англ. под ред. Н.Д. Эриашвили. – м.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

26. Тимошенко С.И. Методология функционального моделирования IDEF0: Руководство разработчика. Екатеринбург: УГТУ, 2000.

27. ТК РБ 4.2-Р-05-2001. Методика и порядок работ по определению, классификации и идентификации процессов и построению карт процессов: Метод. рекомендации / НТК по стандартизации “Управление качеством” Госстандарта РБ. Минск, 2001.

28. Шельмин Е. В. Эффективная система на основе процессного управления. Проблемы. Анализ. Решение / Евгений Шельмин. – Москва: Вершина, 2007.