Предоставление рекламных услуг (Обоснование проектных решений по информационному обеспечению )

Содержание:

Введение Современный мир невозможно представить без рекламы. С каждым днём роль рекламы возрастает в каждой сфере общественной деятельности. Люди научились создавать разные виды рекламы, а также изобрели множество способов её распространения. Каждый день открываются новые рекламные компании, а улицы нашей страны заполнены билбордами и афишами. Это не удивительно, поскольку это не только интересное, но и прибыльное дело. Поэтому, я хочу изучить сферу рекламных услуг, выявить недостатки и упростить работу сотрудникам данной области. Цель работы: спроектировать программу для компании, предоставляющую рекламные услуги, позволяющую быстро и чётко обрабатывать заказы. Задачи: Изучить основные субъекты и их функции; Рассмотреть существующие бизнес-процессы; Выявить входные и выходные документы; На основе аналитической части спроектировать программу и описать работу с ней. Курсовая работа будет опираться на менеджера по продажам и его работу с клиентами. Я изучу обязанности и функции менеджеров, процесс их работы и спроектирую на основе этого программу. Программа позволит сотрудникам компании грамотно обрабатывать поступающие заказы и продавать свои услуги. В своей работе я буду использовать аналитический метод. Таким образом, работа будет состоять из двух частей: аналитические и проектная части. В первой части будут изучены характеристики и детали, касающиеся компании по предоставлению рекламных услуг. Вторая часть более детально расскажет о проектируемой программе. Глава I. Аналитическая часть 1.1 Выбор комплекса задач автоматизации Мной был произведен анализ сферы рекламных услуг и были выявлены основные субъекты и их функции: Руководитель компании. Согласно Трудовому кодексу, руководителем считается физическое лицо, осуществляющие руководство организацией. В том числе он является исполнительным органом в одном лице. Таким образом, руководитель компании — это одновременно и работник, и представитель фирмы. Руководитель играет важную роль в жизни компании. Например, подписание договоров - одна из его главных обязанностей. Руководитель проверяет правомерность установленных условий и цен в договоре с заказчиком, вследствие чего он ставит под ним свою подпись, которая фактически говорит о том, что он подтвердил свою ответственность, выраженную в выгодности данного контракта для компании. Кроме этого, главной задачей руководителя считается контроль за исполнением должностных обязанностей сотрудников компании. Функции руководителя компании изображены на рисунке № 1.1. Рисунок № 1.1 Менеджер по продажам. Посредник между производителем и потребителем товара, в данном случае между компанией по предоставлению рекламных услуг и клиентом, которому нужна реклама. Менеджер по продажам является важной часть цепи, поскольку именно он выполняет основную задачу компании. Работа с клиентом заключается в анализе информации, полученной от клиента о его потребностях. На основе анализа менеджер предлагает клиенту наиболее выгодное решение. Задача менеджера по продажам, правильно понять потребность, оценить специфику деятельности клиента, оценить наиболее подходящие клиенту маркетинговые исследования рынка, оценить необходимость разработки бренда, создания рекламных слоганов, сделать клиенту предложение и при условии согласия клиента - внести все предложенные решения в договор. Менеджер должен определить список свободных в настоящее время рекламных площадей. При начале очередного действия, в отношении с клиентом, менеджер вносит информацию о нем в систему. Таким образом, он регистрирует в системе событие. При регистрации события фиксируется время и дата его совершения, а также результаты. После заключения договора, менеджер, а также руководство агентства обязаны контролировать процесс создания и размещения рекламных материалов клиента, а также оплату последним суммы, указанной в договоре. Функции менеджера по продажам изображены на рисунке № 1.2. Рисунок № 1.2 Дизайнер. Дизайнер рекламы — это не просто художник, а специалист-оформитель, занимающийся визуализацией рекламной продукции на разных носителях как в печатном, так и в электронном виде. Действия, выполняемые дизайнером, показаны на рисунке № 1.3. Рисунок № 1.3 Юрист. Данный специалист необходим каждой компании. Юрист проверяет договор, заключенный с клиентом, оценивая насколько правомочен договор. Документ не должен противоречить законодательству и нарушать интересы компании или клиента. Финансист. Кроме выдачи заработной платы, финансовый менеджер проверяет договора с точки зрения финансовой схемы компании. Цена, скидки, условия платежа должны быть согласно утвержденных норм. Кроме описанных выше должностей, можно описать и другие, но остановимся на 5, поскольку, это основные субъекты рекламного агентства, которые связаны между собой. Далее работа будет опираться на менеджера по продажам и его работу с клиентами с точки зрения компьютерной обработки данных. Необходимо заносить данные после общения с клиентом в общую систему. Важно получить от клиента его контактные данные и потребности. Любая другая информация о клиенте так же нужна для более детальной обработки его заказа: сфера деятельности клиента; причины, по которым клиенту необходима реклама; потребности, желания и идеи; отказы от работы с компанией и причины этому; возможность работать в будущем. Важно понимать, с кем общается менеджер, и как лучше ему преподнести товар. При правильной обработке поступающей информации, все данные смогут посмотреть и другие сотрудники компании, которым важно так же понимать потребность клиента. С клиентом, который настроен положительно, необходимо сразу заключить договор о предоставлении услуг и передать ему счета об оплате. Всё это повысит уровень продаж и лояльность клиента к рекламной компании.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

При появлении потребности в рекламе, клиент связывается с менеджером по продаже самостоятельно, либо оставляет заявку. После поступления заявки, менеджер обязан сделать обратный звонок в течение 15 минут и занести клиента в базу. Необходимо узнать у клиента:

• фамилию, имя, отчество;
• компанию, в которой работает заказчик (для которой необходима реклама);
• телефон и e-mail для связи;
• другие параметры при необходимости.

При первом звонке выявляются потребности клиента: вид рекламы, срок, способ размещения, бюджет и желаемый дизайн или текст. Все данные вводятся и сохраняются в системе. Далее менеджер уточняет возможности реализации рекламы по бюджету, выделенным клиентом, наличие свободных в настоящее время рекламных площадей и возможности дизайна. Если у компании есть возможности реализовать данную рекламную продукцию, заключается договор совместно с заказчиком. Договор проверяется подписывается руководителем компании, юристом, финансистом и после с клиентом. Как только договор заключен, менеджер передает заказ дизайнеру. Далее он общается с клиентом и дорабатывает дизайн. Менеджер должен контролировать оплату клиентом до момента завершения выполнения заказа. Как только обе стороны выполнили свои обязанности по договору, работа с клиентом закончена. Но важно понимать, что заказчик может вернуться и стать постоянным клиентом. Это является еще одной причиной, по которой важно сохранять всю информацию о человеке. Поэтому, после заключения договора, в системе должна остаться запись, указывающая сумму сделки, срок выполнения работ по факту, реакцию заказчика на выполненную работу и напоминание о связи с заказчиком через некоторое количество времени в будущем. Полная последовательность действий менеджера по продажам изображена на рисунке 1.4, на рисунке 1.5 изображена общая схема действий компании.

Рисунок № 1.4

Рисунок № 1.5

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основным документом, с которым может работать менеджер по продажам, является договор об оказании услуг. Фрагмент схемы документооборота изображен на рисунке 1.6. Он показывает движение договора с момента получения заказа до его подписания и передачи клиенту.

Рисунок № 1.6

При анализе компаний, предоставляющих рекламные услуги, были выявленные основные недостатки: несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации, а также низкая оперативность, снижающая качество управления объектом.

Проектируемая программа должна обеспечить надежное хранение всех документов, а также возможность её обработки и передачи. Кроме того, программа увеличит скорость работы минимум в 2 раза, поскольку договоры и другие документы будут создаваться автоматически на основе введённых заранее данных. А возможность передачи через сети интернет позволит сократить время при проверке договоров.

Таким образом, проектируемая программа сможет решить основные недостатки, связанные с документооборотом.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Входной документ – это документ, содержащий исходные данные. В данной работе входной информацией служит заказ рекламной продукции, который содержит в себе контакты заказчика, его потребности, сумму сделки, сроки и способы выполнения заказа. Всю эту информацию удобно хранить в электронном виде. Это дает возможность редактировать и изменять данные.

Для входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа. Внешний вид этих форм не обязан совпадать.

Результатная информация будет отображаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа. Выходные документы, то есть договоры, будут иметь возможность редактирования. Но эта возможность не будет использоваться слишком часто, поскольку необходимые данные будут автоматически подставлены в документ из входной информации.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Операционная система (ОС) – комплекс программ, обеспечивающих взаимодействие всех аппаратных и программных частей компьютера между собой и взаимодействие пользователя и компьютера. При выборе операционной системы следует учесть следующие факторы:

1. Совместимость с ОС, уже имеющимися в организации;

2. Минимальные затраты на переобучение сотрудников, работающих с системой учета рабочего времени;

3. Минимальные затраты на поддержку системы.

Поскольку разрабатываемая система имеет сервер баз данных, то нам требуется выбрать серверную операционную систему. В качестве ОС выберем Microsoft Windows. Windows NT — это современная, многоязычная операционная система. Только в этом семействе представлены операционные системы для серверов.

Система управления базами данных — это совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных. Другими словами, СУБД — комплекс программ, позволяющих создать базу данных и манипулировать данными. СУДБ является вторым по важности, после ОС, программным компонентом, который необходимо выбрать для реализации поставленной задачи.

Для реализации проекта выбрана СУБД Microsoft SQL. Microsoft SQL Server — система анализа и управления реляционными базами данных в решении производственных отраслей и хранилищ данных., разработанная корпорацией Microsoft. Данная СУБД является распространенной, высокоскоростной, и надежной. Именно скорость и надежность являются важными факторами в проектируемой программе.

Глава II. Проектная часть

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему промежуточных и результативных потоков и объясняет, на основе какой информации происходит обработка данных и формирование выходных документов. При создании информационной системы важно то, что состав функциональных задач системы должен обеспечивать пользователей информацией, необходимой для выполнения их задач.

Для создания информационной модели была использована программа Microsoft Visio. Microsoft Visio - это программное обеспечение, векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows.

В соответствии с представленной информационной моделью менеджер получает заявку и связывается с клиентом в течение 15 минут с момента поступления заявки, следуя схеме, изображенной на рисунке 2.1.

Рисунок № 2.1

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входными данными для системы являются данные о клиенте, а также условия заказа. То есть записи о заказе являются входными данными. Результатом ввода данных в систему будет являться таблица, которая включает в себя ФИО заказчика, он же контактное лицо фирмы, название фирмы-заказчика, контактные телефоны заказчика, e-mail и адрес. Для наглядности ниже приведена таблица (Таблица № 2.1) с указанием данных, которые необходимы для заключения договора.

Таблица № 2.1

Наименование	Перечень данных
Заказчик	Название фирмы Фамилия, имя, отчество заказчика Контактный телефон заказчика E-mail Адрес Условия сделки Сумма сделки Дополнительные параметры

Условия сделки включают в себя даты выполнения работ, срок оплаты работы заказчиком, материалы для создания рекламы, тип и место размещения рекламы и прочее. Под дополнительными параметрами понимаются данные, которые входят в условия сделки.

Так же необходимо отметить, какой именно менеджер и дизайнер работали с данным клиентов. Это нужно для составления отчета, который строится на основе условий заказа и является выходным документом.

Данные заказа, а также отчет можно посмотреть, используя компьютер, или распечатать на принтере.

Характеристика результатной информации

Ежемесячно программа выдает отчет, основанный на карточках клиентов и имеющий возможность редактирования. Все отчеты делятся по отделам. Рассмотрим отчеты менеджеров по продажам.

Отчеты отдела продаж включают в себя все контакты с потенциальными клиентами и разбиваются на два вида: сделка состоялась и не состоялась.

Отчет «Продажи» выглядит так, как показывает Таблица № 2.2.

Таблица № 2.2

№	Менеджер	Фирма	Заказчик	Вид рекламы	Срок	Стоимость/руб	Затраты
1	Менеджер 1	ОАО «Х»	Попов И.И.	Билборд	3 недели	45 000,00	20 000,00
2	Менеджер 2	ИП Y	Петрова Д.А.	Интернет	1,5 недели	10 000,00	5 000,00
Сумма прибыли: 30 000,00						55 000,00	25 000,00

Отчет включает в себя только те заказы, которые были приняты и сданы до момента формирования отчета. Он позволяет подсчитать общую сумму выручки за определенный срок, а также подсчитать на какую сумму смог продать товары фирмы определенный менеджер.

Отчет «Сделка не состоялась» выглядит так, как показывает таблица ниже (Таблица № 2.3).

Таблица № 2.3

№	Менеджер	Фирма	Заказчик	Причина отказа	Возможная прибыль	Подробнее
1	Менеджер 1	ОАО «Х»	Попов И.И.	Не устроила цена	60 000,00	Нашли дешевле в фирме «Z»
2	Менеджер 2	ИП Y	Петрова Д.А.	Нет возможности реализовать	-	Не удалось найти выход на требуемую площадь размещения
Возможная сумма прибыли: 60 000,00

Данный отчет наглядно показывает причины срыва сделки и возможную сумму прибыли. Это позволяет скорректировать определенные недочеты и улучшить работу компании.

Подобные отчеты составляются автоматически для всех отделов фирмы, но только руководитель отдела может отправлять отчет директор фирмы. Отчеты можно редактировать до момента отправки директору. Отчет можно посмотреть, используя компьютер, или распечатать на принтере.

Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Выделяют два вида функций: реализующих служебные функции и реализующих основные функции управления и обработки данных. Служебные функции обеспечивают безопасность ввода, обработки и хранения информации. Основные функции управления и обработки данных отражают особенности процесса обработки информации, получения результатов, ведения информационной базы. Данное дерево функций, изображенное на рисунке 2.2, включает в себя возможности, которыми может пользоваться любой работник компании.

Рисунок № 2.2

Вызов основных функций будет осуществляться при помощи кнопочной панели.

Преимущество данного решения заключается в следующем:

• Основные функции системы будут доступны пользователю одним кликом мышки;
• В дереве объектов будет располагаться произвольное количество заявок с возможностью фильтрации

На кнопочную панель будут вынесены следующие функции:

• Справочники. По этой кнопке в дереве объектов открывается список справочников системы.
• Документы. По нажатию на эту кнопку выходит список документов. При выборе нужного типа документа все данные встают на свои места автоматически. В итоге менеджер получает полностью готовый договор с возможностью его редактировать.
• Отчеты. По этой кнопке осуществляется доступ к редакции отчетов.
• Поиск. Позволяет находить абсолютно любые данные в любой части системы.

Выявление состава функций позволяет разработать структуру сценария диалога. Структура сценария диалога вместе с деревом функций дает возможность определить состав диалога. Основная часть диалога ведется на языке типа «меню». Сценарий, изображенный на рисунке 2.3, предоставляет возможность обеспечения следующих функций:

• возможность работы с экранными формами входных документов,
• формирование выходных документов,
• корректировка вводимых данных,
• просмотр введенной информации,
• и другие

Рисунок № 2.3

Характеристика базы данных

База данных — это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

База данных должна обладать основными характеристиками:

1. Полнота - чем полнее база данных, тем вероятнее, что она содержит нужную информацию;
2. правильная организация - чем лучше структурирована база данных, тем легче в ней найти необходимую информацию;
3. Актуальность - база данных должна постоянно обновляется;
4. Удобство для использования - база данных должна быть проста и удобна в использовании и понятна сотрудникам компании.

Ранее была выбрана СУБД Microsoft SQL. SQL предназначен для манипуляции данными. SQL имеет команды, с помощью которых данные можно извлекать, сортировать, обновлять, удалять и добавлять.

Все данные хранятся в отдельных таблицах, благодаря чему достигается выигрыш в скорости. Таблицы связываются между собой при помощи отношений, благодаря чему обеспечивается возможность объединять при выполнении запроса данные из нескольких таблиц.

В таблице (Таблица № 2.4) можно увидеть пример описания БД клиента.

Таблица № 2.4

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Контактное лицо	Kontakt	Строка	50
Фирма	Firma	Строка	50
Телефон	Phone	Число	11
E-mail	Mail	Строка	30
Адрес	Address	Строка	100
Код клиента	Kod_klient	Строка	6

Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Работа с программой начинается с вывода главного окна программы и активизации системы меню. Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режиму. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими функциями, а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы, активизируемые пользователем.

Выделим основные модули:

• справочники
• документы
• отчеты
• главный

Главный модуль содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процедуры, процедуры и функции. Он отвечает за загрузку меню и передачу управления другому модулю.

Модули «Справочники», «Отчеты» и «Документы» связанны с вводом, хранением, обработкой и выдачей информации.

Структуру модулей можно видеть на рисунке 2.4.

Рисунок № 2.4

Описание программных модулей

Главный модуль предназначен для запуска основных процедур и функций системы.

Модуль «Справочники» включает в себя:

• Заказчики и заказы;
• Поставщики;
• Партнеры.

Данный модуль хранит и позволяет искать, просматривать и редактировать информацию в справочниках, а также сортировать и печатать списки данных.

Модуль «Документы» предназначен для создания договоров и других рабочих документов и просмотра ранее занесенных. Данный модуль реализует такие задачи работы с документами как: ввод нового, редактирование, удаление, сохранение, поиск и сортировка документов.

Модуль включает в себя следующие документы:

• Договор с поставщиком;
• Договор с партнером;
• Договор с клиентом.

Модуль «Отчеты» включает в себя:

• Отчет по продажам;
• Отчет по несовершенным сделкам;
• Расходы;
• Доходы;
• Отчеты других отделов.

Заключение

В результате выполнения курсовой работы была изучена деятельность компаний по представлению рекламных услуг. Были рассмотрены организационная структура, особенности работы, существующие бизнес-процессы. Задача, поставленная вначале, рассмотрена и изучена.

Проведен анализ существующих процессов. Выбрана стратегия автоматизации и определены необходимые шаги автоматизации и используемые информационные системы. Цель работы выполнена - спроектирована программа для компании, предоставляющую рекламные услуги, позволяющая быстро и чётко обрабатывать заказы.

Список литературы

1. Бизнес-процессы рекламного агентства

https://vuzlit.ru/710372/prakticheskoe_zadanie_reinzhiniring_biznes_protsessa_reklamnogo_agentstva

1. Википедия, термины

https://ru.wikipedia.org

1. Программные модули

https://studfiles.net/preview/2919357/page:18/