Организация выставочно-ярмарочной деятельность

Содержание:

Введение

В наше время выставки и ярмарки являются незаменимыми помощниками не только для любого предприятия, но даже для некоторых предпринимателей. Значение выставок и ярмарок для лиц или организаций, выставляющих какой-либо предмет на выставке, определяется, прежде всего, возможностью.

Однако выставки или ярмарки несут выгоду не только предприятию, которое выставляет какой-либо предмет на выставке, но и непосредственным потребителям.

Цель исследования. Изучить организацию выставочно-ярмарочной деятельности

Объект исследования. Компания "Экспоцентр" г. Москва.

Предмет исследования. Организация выставочно-ярмарочной деятельности

Теоретической и методологической основой исследования являются разработки отечественных и зарубежных ученых по вопросам теории и практики управления регионом, управления выставочно-ярмарочной деятельностью, законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов Федерации, официальные статистические данные, результаты социологических исследований, материалы семинаров по управлению данной сферой экономики и др. При выполнении работы использовались методы наблюдения, макро- и микроэкономического анализа, прогнозирования, планирования, организационного проектирования и моделирования, контроля и оценки эффективности, статистики, маркетинга.

Глава 1. Теоретические основы выставочно-ярмарочной деятельности

1.1.Выставки: определение, сущность, классификация

Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и выторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт.

При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей [1].

Выставка - это мероприятие, связанное с демонстрацией продукции, товаров и услуг, способствующее их продвижению на внутренний и внешний рынок с учетом его конъюнктуры, созданию условий для проведения деловых переговоров с целью заключения договоров о снабжении или протоколов о намерениях, создания совместных предприятий, получения инвестиций [2].

Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

Архив может в установленном порядке принимать участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных, межотраслевых выставок.

Выставки подразделяются на несколько видов: по месту демонстрации, по времени функционирования, по тиражированию.

По месту демонстрации выставка может быть стационарной и передвижной

Стационарная выставка должна размещаться в специально предназначенном помещении, оснащенном специальным оборудованием, обеспечивающим сохранность экспонатов.

Передвижная выставка предназначается для демонстрации её в соответствующих местах заинтересованных предприятий, учреждений, организаций.

По времени функционирования выставка может быть постоянной и временной.

Постоянная выставка организуется на длительный срок и действует в течение нескольких лет.

Временная выставка организуется на определенный, обычно, непродолжительный срок (от одного дня до нескольких месяцев).

По тиражированию выставка может быть однокомплектной, изготовленной в одном экземпляре, и многокомплектной, размноженной в нескольких экземплярах.

Планирование работы по подготовке выставок документов начинается с выбора темы. Основные критерии при выборе темы – познавательная ценность, актуальность.

Планирование работы предполагает наличие документальной базы по теме, изучение вопроса о возможности совместной подготовки выставки с другими заинтересованными учреждениями, степени их участия в работе, наличие финансовых и оформительских средств на подготовку выставки.

В перспективном плане государственного архива формулируется общая направленность тематики выставок и дается возможное перечисление тем.

На основе перспективного плана составляется годовой план, где тематика выставок конкретизируется, указываются сроки подготовки выставки и исполнители.

При определении бюджета времени на подготовку выставки следует руководствоваться «Типовыми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах», а также местными нормами, разработанными в архиве.

При организации выставки документов разрабатывается её тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов.

Тематический план (концепция – ведущий замысел, руководящая идея выставки) определяет:

структуру выставки, т.е. её основные разделы, подразделы, тематические группы и их содержание;

перечень фондов, соответствующих разделов каталога фотодокументов, по которым будет производиться выявление и отбор документов;

перечень других архивов и учреждений (музеев, библиотек), где предполагается провести дополнительное выявление документов.

Тематический план при необходимости согласовывается с организациями-соисполнителями, рассматривается ЭМК архива, утверждается руководством архива.

На основе тематического плана проводится выявление и отбор документов, составляется перечень выявленных документов.

Тематико-экспозиционный план – основной документ, по которому создается экспозиция выставки, составляется на основе тематического плана и перечня отобранных для выставки документов.

Все выявленные документы нумеруются (нумерация валовая, но при наличии разделов, тематических групп может быть отдельной по каждому разделу).

В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с обязательным указанием: даты документа или события, подлинности или копийности документов, архивного шифра, размеров документа, места расположения экспоната (щит, витрина, (их номер)), систематизированных в соответствии с разделами (подразделами, тематическими группами) выставки, а внутри – в соответствии с присвоенными номерами каждому экспонату [3].

Тематико-экспозиционный план составляется учреждением – организатором выставки.

Государственные архивы, не являющиеся организаторами выставки, составляют аннотированный перечень документов, отобранных для выставки.

По завершении работы выставки оформляется дело выставки, содержащее планы, тексты лекций, информации об открытии выставки, рецензии и отзывы о выставке, справки, отчеты о количестве посетителей и др.

Дело выставки хранится постоянно вместе с общим делопроизводством архива – организатора выставки.

В публикациях и практической деятельности наравне с понятием «выставка» употребляется также категория «выставочная деятельность». Эти два понятия тесно связаны друг с другом. Однако следует уточнить разницу между этими категориями. Так, выставка – это единичное событие. Данное понятие более узкое.

Выставочная деятельность – это непосредственный процесс, связанный с самой организацией выставки, предвыставочной и послевыставочной деятельностью [4].

Предвыставочная деятельность подразумевает принятие и реализацию решений об участии в конкретной выставке и организацию продвижения самого участия в выставке. Выставочная деятельность связана с функционированием стенда на самом мероприятии, с параллельным участием в семинарах, форумах, конкурсах [12].

Послевыставочная деятельность – это, прежде всего, оценка эффективности участия компании в выставке. Здесь имеет место отработка новых контактов, подведение итогов проведенных исследований (рисунок 1).

Рисунок 1 - Этапы выставочной деятельности

В рамках торгово-промышленной выставки значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров/услуг одной или нескольких отраслей и стремятся информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам.

1.2.Характеристика и виды ярмарочной деятельности

Из всех видов деятельности по стимулированию сбыта только один похож на праздник - выставка. Этому способствует все - красивые стенды, нарядная толпа, музыка и праздничное настроение всех участников. В общем, выставка - это пьянящий аромат феерии, которой, к тому же, наслаждаются в рабочее время и за зарплату.

Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями. Несмотря на то, что границы между понятиями ярмарки и выставки часто не различимы и на практике имеют тенденцию к ограничению до минимума, было бы целесообразным провести смысловое противопоставление ярмарок и выставок.

Ярмарка - это мероприятие, непосредственно связанное с розничной или оптовой торговлей, проводимое регулярно в определенном месте и в определенный срок [10].

Ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт продукции (товаров). В отличие от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.

Таким образом, целью ярмарки является предоставление ее участникам экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

Необходимо отметить, что установившийся на многих торговых ярмарках или выставках обычай допускать посещение не коммерческой публики в конкретные дни и часы ни в коем случае не свидетельствует об изменении их характера.

1.3. Коммуникационное сопровождение и технологии организации выставочно-ярмарочных мероприятий

Для участия в выставке организации в первую очередь необходимо проанализировать ряд факторов, влияющих на эффективность данного мероприятия, и принять управленческое решение. Эти факторы включают: Время и место проведения выставки; Рейтинг выставки и актуальность для целевой аудитории; Аудитория посетителей выставки и ее уровень деловой активности; Условия участия в выставке. После принятия решения об участии в выставке компания определяет концепцию и объем участия. Концепция участия компании в выставке определяется на основании организационных целей и зависит от специфики выставочного мероприятия. Вслед за разработкой концепции необходимо начать отбор и подготовку персонала для работы на мероприятии, разработать планы работы, рекламы и другой выставочной деятельности, определить размер необходимых выставочных услуг. Ключевую роль на этом этапе играет выбор и подготовка экспонатов для выставки. Осуществление указанных мероприятий позволит компании рассчитать объем необходимых материальных и денежных ресурсов для участия в выставке, с учетом выставочного взноса [9].

На рисунке ниже представлена обычная структура затрат компании на участие в выставочном мероприятии:

Рисунок 2 Структура затрат компании на участие в выставочном мероприятии

После осуществления всех описанных действий компания может принимать участие в выставке, эффективно используя предоставленное пространство и время для общения с заинтересованными лицами и достижения с их помощью организационных целей.

Глава 2. Практические аспекты организации выставочно-ярмарочной деятельности на примере компании «Экспоцентр»

2.1. Особенности организации выставочно-ярмарочной деятельности на примере компании «Экспоцентр»

Сегодня в мероприятиях такого характера участвует не менее 20 тысяч иностранных компаний и более 100 тысяч отечественных экспонентов. Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности России особое внимание уделяет повышению количества площадок, компаний-участников и посетителей. Среди других городов первой по данным показателям является Москва. В столице проходит более 60% всех отраслевых событий. Государственная программа способствования развитию выставочной деятельности нацелена на привлечение как можно большего количества участников рынка, обеспечение эффективного взаимодействия между ними, налаживания сотрудничества и внедрения инновационных технологий.

Один из наиболее крупных и престижных столичных центров, который известен не только в России, но и во всём мире, – ЦВК «Экспоцентр». Это высокотехнологичный современный комплекс, который имеет 9 оборудованных выставочных павильонов, а также площадки для проведения конференций, конгрессов и вневыставочных мероприятий. На его базе ежегодно проходит более 100 международных выставок, которые посещает несколько миллионов специалистов, экспертов, представителей компаний и заинтересованных лиц.

ЦВК «Экспоцентр» в последние годы уделяет всё больше внимания инновационным разработкам. Поэтому многие собственные выставочные мероприятия посвящены данной теме. Большая доля совместных событий «Экспоцентра» также освещает новации и разработки в различных сферах. Это направление деятельности выставочного центра перекликается с интересами экономики и государства в целом.

Следует отметить, что благодаря концепции развития выставочной деятельности за последние годы количество региональных площадок увеличилось вдвое. Однако, несмотря на это, их обеспеченность площадками по-прежнему является недостаточной. Свою заинтересованность вопросом развития материально-технической базы для осуществления выставочно-ярмарочной деятельности проявляют многие субъекты РФ.

Политика государства в этом вопросе направлена, в том числе на координирование данной деятельности, а также разработку ряда мер по её господдержке и оказанию помощи участникам-производителям, иным предпринимателям, организациям и посетителям. Концепция развития выставочной деятельности в РФ определяет её основные и перспективные направления. Она ставит перед собой целью полноценное формирование этой деятельности, как отрасли экономики, способствующей её устойчивому инновационно-экономическому росту.

После установления целей участия в ярмарке или выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления.

Смета расходов на участие в выставке (ярмарке) разрабатывается для определения предстоящих расходов, связанных с проведением выставочно-ярмарочного мероприятия. Смета может включать следующие основные статьи расходов:

- плата за право участия в выставке или ярмарке (взнос на право участия, арендная плата за пользование выставочным оборудованием и выставочной площадью, плата за размещение информации в каталоге и т. п.);

- расходы на изготовление выставочного оборудования (если предприятие планирует пользоваться своими стеллажами, стендами во время выставки или ярмарки, а не арендовать их у организаторов);

- транспортные расходы на перевозку собственного выставочного оборудования и выставочных товаров;

- командировочные расходы работников, направляемых для принятия участия в выставке (ярмарке);

- расходы на транспортировку выставочных товаров, выставочного оборудования и т. п.;

- расходы на изготовление рекламных материалов, предназначенных для бесплатного распространения на выставке (ярмарке);

- расходы на бесплатное рекламное распространение образцов продукции (товаров).

Если же на выставке (ярмарке) предприятие планирует бесплатно распространять большой ассортимент и количество образцов продукции (товаров), то можно разработать отдельную смету на бесплатное распространение таких образцов продукции (товаров).

Поскольку предусмотреть все вероятные расходы невозможно, то вполне логично, что смета выставочно-ярмарочных расходов будет приблизительной [14].

Для организаторов выставок и ярмарок смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в ярмарке или выставке.

Что включает в себя цена 1 м² выставочной площади?

Это, как правило, стоимость:

1) общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;

2) общей охраны территории;

3) пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, устанавливаемой в зависимости от размера арендуемой площади;

4) одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);

5) вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки;

6) и других дополнительных услуг.

Участнику выставки или ярмарки дополнительно следует определить основные позиции и основные статьи расходов. Обычно расходов требуют:

- мероприятия, проводимые на стенде;

- тип стенда;

- оформление стенда;

- персонал, работающий -у стенда;

- реклама до выставки;

- работа с прессой;

- особые формы обращения к посетителям;

- угощения на стенде;

- транспорт;

- монтаж и демонтаж стенда;

- текущие затраты по стенду.

Статистические данные о том, что сумма, расходуемая на изготовление стенда, превышает 1/3 общих затрат по участию в ярмарке или выставке, подчеркивает значение стенда как средства коммуникации, но в то же время и свидетельствует о необходимости серьезного подхода ко всей проблеме в целом начиная с выбора места и кончая оформлением экспонатов.

Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к “популярным” стендам [5].

В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как:

1) изготовление различных рекламных материалов, придающих стенду индивидуальность;

2) бесплатная раздача мелких сувениров;

3) раздача образцов товаров;

4) организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации);

5) передача музыкальных программ;

6) демонстрация видеофильмов, слайдов;

7) проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов [1].

Послевыставочная (послеярмарочная) деятельность. На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

1) анализ контактов, осуществленных за период работы стенда;

2) проверка результатов участия;

3) составление отчета об участии.

Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия ярмарки или выставки и включает в себя:

- классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены;

- непосредственную проверку “личности” посетителей;

- активизацию предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки;

- своевременную подготовку и рассылку образцов согласно принятым обязательствам;

- немедленное предоставление запрошенных дополнительных данных;

- направление благодарственных писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках или выставках, организация показов и т.д.), и соответствующие приглашения к участию в них.

Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, охватывающую все экономические и внешнеэкономические цели [9].

Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются:

1) сметные и реальные расходы по участию;

2) расходы на рекламу - пропаганду и вызванный ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей;

3) впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке или выставке;

4) эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам;

5) оценка состава посетителей;

6) заказы, полученные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.

Отчет, о принятии участия в выставочно-ярмарочном мероприятии. Отчет составляется по окончании выставки (ярмарки). В нем отмечаются фактические расходы, понесенные предприятием во время подготовки и принятия такого участия, с соответствующим документальным их подтверждением.

При этом ответственные лица должны отчитаться за бесплатную раздачу на выставке выданной им под отчет продукции (товаров). Для этого в отчете о принятии участия в выставочном мероприятии нужно отдельно указать перечень и количество бесплатно розданной продукции (товаров). Кроме того, бесплатно розданные на выставке образцы товаров на предприятии нужно списать, оформив для этого акт списания, а не розданный на выставке остаток продукции (товаров) ответственные лица должны вернуть на склад предприятия.

При этом если для проведения выставочно-ярмарочного мероприятия работники были направлены в командировку, то по возвращении из командировки они должны отчитаться по суммам средств, полученным в подотчет, подав в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, с соответствующими документами, подтверждающими их расходы (кассовыми чеками, актами закупки, товарными чеками, накладными на отпуск ТМЦ, актами выполненных работ, актами купли-продажи, квитанциями и т. п.).

Специальное оборудование для рекламы продукции на выставке (ярмарке). Выставочное оборудование достаточно специфично. Некоторые его виды могут использоваться исключительно на выставках. В других случаях, наоборот, оборудование может быть неразрывно связано со своими экспонатами-товарами, которые всего лишь на время “перекочевали” из одного зала - торгового в другой - выставочный.

Участники выставок и ярмарок могут использовать как собственное, так и арендованное оборудование. И это является одним из главных факторов, влияющих на учет.

Если предприятие использует собственное оборудование, то это может быть оборудование:

- временно изъятое из собственного производства (в том числе из торгового зала, офиса, производственного цеха) на период выставки (ярмарки);

- приобретенное специально для участия в выставке (ярмарке);

- изготовленное предприятием специально для участия в выставке (ярмарке);

- имеющееся в наличии на складе предприятия.

Дальнейшую судьбу оборудования определяет собственник (или уполномоченные им лица), и она может быть различной. Оборудование, изъятое из производства (торгового зала, офиса), может быть возвращено, на прежнее место, а может “залечь” где-нибудь на складе. Приобретенное и изготовленное оборудование, а также оборудование со склада может стать полноправным участником хозяйственной жизни предприятия, а может быть возвращено на склад. Выставочное оборудование, потребности в использовании которого у предприятия не будет в обозримом будущем, может быть продано и т.д. [13]

Таким образом, с выставочным оборудованием могут осуществляться различные хозяйственные операции.

Предприятие-участник может использовать на выставке (ярмарке) оборудование, которое уже числится на балансе в составе его необоротных активов и используется им для других целей. Это может быть оборудование из офиса, торгового зала, производственного цеха, то есть из любого подразделения предприятия.

Это может быть оборудование, приспособленное для потребностей выставки (стол, стеллаж, прилавок, витрина), либо специальное, позволяющее продемонстрировать те или иные возможности и достоинства представленных на выставке товаров (продукции).

Также на выставке может быть представлено оборудование, используемое для производства данных товаров.

К моменту “переезда” на выставку такое оборудование числится либо в составе основных средств, либо в составе малоценных необоротных материальных активов (МНМА), его стоимость амортизируется. Несмотря на то, что оборудование меняет место своего нахождения, в бухгалтерском учете оно по-прежнему будет числиться на балансе в составе необоротных активов. Операция по “переселению” объекта будет отражена только в аналитическом учете. Не повлияет эта операция и на налоговый учет.

Выставка, как правило, мероприятие краткосрочное - всего лишь несколько дней. Поэтому если предполагается, что после окончания выставки оборудование вернется на прежнее место, то пересматривать метод начисления амортизации (в связи с изменением способа получения экономической выгоды) не имеет смысла.

Специально закупленное для выставки оборудование до ее начала необходимо ввести в эксплуатацию, отразив либо в составе необоротных активов - основные средства или МНМА, либо в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП). Все зависит от стоимости такого оборудования и от предполагаемого срока его использования. В свою очередь, срок эксплуатации выставочного оборудования зависит, в частности, от количества выставок, в которых предполагается его использовать.

2.2. Анализ этапов организации выставок и ярмарок на примере "Экспоцентр" в г. Москва

При все ярко выраженных преимуществах от участия в выставках и ярмарках предприятию все же не следует забывать, что участие в торговых ярмарках и выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки.

Поэтому, прежде чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, следует тщательно обдумать его. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, по численному составу персонала экспозиции и его соответствующей подготовке, аренде выставочной площади и ее нахождении, планированию самого стенда и размещению на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

В функциональном аспекте цели участия в выставках и ярмарках могут быть разделены на цели действия и цели контроля.

Не вызывает сомнения тот факт, что конечной целью участия в любой ярмарке или выставке является продажа. В аспекте продажи цели могут быть подразделены на: Цели подготовки продаж; Цели осуществления продаж; Цели поддержания продаж.

Дата принятия решения об участии в ярмарке или выставке совпадает с датой начала процедуры организации участия, пунктом отправления которой является получение регламента, содержащего условия участия, за чем следует составление графика контактов с устроителями.

Сразу же после составления графика контактов с устроителями ярмарки или выставки предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии. Принятие устроителем ярмарки или выставки заявления об участии автоматически обозначает и принятие экспонентом условий участия в ней, которые он обязан строго выполнять.

Параллельно контактам с устроителем ярмарки или выставки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки.

Первичные документы, которыми оформляется на предприятии его участие в выставке (ярмарке), должны содержать подтверждение того, что принятие участия в таком мероприятии является хозяйственной необходимостью предприятия и имеет рекламный характер. Ведь совершенно очевидно, что, демонстрируя свои товары или услуги на выставке (ярмарке), предприятие таким образом рекламирует их в расчете на повышение спроса и, как следствие, увеличение объема продаж и прибыли.

Документами, которыми могут оформляться операции по подготовке к выставке или ярмарке, являются:

1. Приказ (распоряжение) руководителя об участии предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии. В нем оговариваются:

- дата (период) и место проведения мероприятия;

- лица, ответственные за организацию подготовки и принятия в нем участия предприятием;

- сроки и календарный план подготовки;

- сроки отчетности по окончании выставки (ярмарки) и т. п.

Если предприятие планирует бесплатно раздавать на выставке (ярмарке) рекламные образцы собственной продукции (товаров), то в приказе (распоряжении руководителя) желательно отметить цель раздачи таких рекламных образцов, а именно: указать, что это делается в рекламных целях.

Кроме того, в данном случае можно разработать и утвердить перечень рекламных образцов продукции (товаров), которые будут подлежать бесплатной раздаче, их количество с указанием фамилий работников, ответственных за их бесплатную раздачу. Для бесплатного распространения на выставке (ярмарке) выдача продукции (товаров) ответственным лицам из состава предприятия осуществляется на основе выписанной накладной;

2. План подготовки предприятия к выставке (ярмарке). Он разрабатывается для того, чтобы ответственные лица могли гарантировать выполнение подготовительных работ в обусловленные сроки.

2.3. Проблемы и перспективы организации выставочно-ярмарочной деятельности в России

Выставки и ярмарки оставались приоритетным инструментом развития бизнеса в 2018 и 2019 годах. 99% участников выставок считали, что на выставках компании получают уникальный опыт и знания, которых не дает использование других маркетинговых каналов. В мире, перенасыщенном рекламным шумом, выставки дают возможность экспонентам и посетителям пообщаться с глазу на глаз без посредников, и что крайне важно — эта коммуникация проходит на нейтральной территории для обоих участников выставочного процесса

В феврале 2020 года Всемирная Организация Здравоохранения объявила о пандемии коронавирусной инфекции COVID-19, распространяющейся с высокой скоростью по всему миру. Выставочная отрасль, связанная непосредственно с коммуникациями людей, столкнувшись с пандемией коронавируса, стала одной из наиболее уязвимых и пострадавших, так как только на проведение выставок и конгрессов влияют одновременно сразу все ограничения, связанные с туризмом, перевозками, запретом на проведение массовых мероприятий. К тому же в отличие от других массовых мероприятий выставки привязаны к конкретным датам проведения на ежегодной основе. Перенос или отмена мероприятия имеют более долгосрочный отрицательный эффект воздействия на всю отрасль.

Общее количество отмененных или перенесенных на более поздний срок из-за пандемии мероприятий по всему миру приближается к тысяче. Около 20% из них — мероприятия, имеющие большую важность для отдельного государства, либо для мирового сообщества.

По количеству отменных в 2020 году значимых мероприятий по данным на середину марта лидируют Италия, США, Россия и Объединенные Арабские Эмираты (ОАЭ). Среди отмененных событий высокой значимости в этих и других странах — Петербургский международный экономический форум, Ежегодная энергетическая конференция CERAWeek в Хьюстоне, Берлинский энергетический диалог (Berlin Energy Transition Dialogue — 2020), Открытие первой сессии Всекитайского собрания народных представителей, Женевский автосалон, Ежегодная конференция F8 в Сан-Хосе, Международная туристическая ярмарка ITB в Берлине и т д. [4].

По числу случаев переноса мероприятий в лидерах – спорт, промышленность, туризм, экономика и бизнес. По числу переноса мероприятий, представляющих высокую важность для России, лидируют политика и экономика. Так среди наиболее значимых мероприятий, проведение которых перенесено на неопределенный срок (лишь в единичных случаях осторожно называются новые даты) — Российский инвестиционный форум, Красноярский экономический форум, Ялтинский международный экономический форум, Международный экономический саммит «Россия — Исламский мир: KazanSummit», Специальный саммит Ассоциации государств Юго-Восточной Азии и США, Заседание генеральной ассамблеи Международной ассоциации научных организаций (ANSO) в Москве и др. [3].

20 марта 2020 года UFI выпустила обновленные глобальные данные, отражающие влияние, которое переносы и отмены выставок оказывают на экспонентов, а также на индустрию выставок во всем мире:

• с начала марта не было заключено контрактов на не менее 134 млрд. Евро (145 млрд. долларов США), так как во втором квартале 2020 года мероприятия не проводятся в соответствии с планом.
•  81,6 млрд. Евро (88,2 млрд. долларов США) от общего объема производства не будут сгенерированы выставочной индустрией к концу второго квартала.
• заказы, которые не обеспечат компании-экспоненты, по прогнозам составят в целом до 134,2 млрд. Евро (144,9 млрд. долларов США) к концу второго квартала 2020 года.

В настоящее время рынки, где отрасли полагаются на торговлю, закрыты по всему миру. Массовое закрытие мероприятий из-за COVID-19 теперь также достигло Северной и Южной Америки, что означает, что вся глобальная событийная индустрия замирает [5].

Центр исследований выставочной индустрии (CEIR) опубликовал предварительные прогнозы, в которых описывается влияние пандемии коронавируса на выставочную индустрию в США на ближайшие месяцы. По состоянию на 15 марта более 50 выставок и конгрессных мероприятий объявили об отмене, что привело к общему убытку 318 млн. долларов США в доходах организаторов выставок. Принимая во внимание прямые расходы экспонентов и посетителей, CEIR прогнозирует, что потери для экономики составят около 1,8 млрд. долларов.

Ежедневно появляются новые объявления об отменах, которые, вероятно, возрастут после рекомендации федерального агентства США по контролю и профилактике заболеваний (CDC) от 15 марта о том, что мероприятия, в которых участвуют 50 или более человек, должны будут отменены в течение следующих восьми недель. CEIR считает, что из почти 2500 выставочных мероприятий, проводимых ежегодно в период с 1 марта по 15 мая, около 50-80% уже отменили или, вероятно, отменят в ближайшие недели. По оценкам CEIR на основе отмен, объявленных по состоянию на 15 марта, это приведет к убыткам от 2,3 до 3,6 млрд. долларов дохода организаторов. В сочетании с прямыми расходами экспонентов и посетителей, CEIR оценивает общий ущерб экономике от 14 до 22 млрд. долларов [6].

Следует подчеркнуть, что на время всеобщего карантина мировая выставочная индустрия стала активно уходить в онлайн. Пандемия коронавируса заставила обратиться к развитию новых технологий выставочного бизнеса, особенно к возможности эффективного использования в этой области «всемирной паутины». Дело в том, что глобальные коммуникации меняют лицо выставочной индустрии, давая возможность организатору современной выставки свести вместе покупателя и продавца, используя доступные новые инструменты, и прежде всего — Интернет. Сегодня интернет технологии активно используются для организации нового выставочного продукта — виртуальных выставок, предлагая целый комплекс программных решений и дополнительных сервисов для выставочной индустрии. Виртуальная выставка – это не ограниченное во времени и в пространстве выставочное мероприятие, реализуемое посредством интернет-ресурса, в рамках которого можно размещать необходимую текстовую информацию, графическое, аудио- и видеоизображение экспонатов и дающее возможность знакомиться с ними в режиме онлайн.

Для организации и проведения виртуальных выставок создана, например, специализированная платформа Online Expo, представляющая объединение выставочных центров по всему миру в одну сеть, которая представляет собой гибрид офлайн выставок и виртуальных сервисов. Тем самым создан эффективный Маркетплейс, который позволяет экспонентам продавать свои товары и услуги посетителям со всего мира. Сам сервис выступает в качестве гаранта сделки. Проводимые на его основе онлайн-выставки позволяют собрать больше экспонентов в одном месте (так как место проведения не ограничивается физическими квадратными метрами) и предоставляют широкие возможности в поиске деловых партнеров. Экспоненты могут участвовать в выставках по всему миру с максимальных эффектом и выгодой, привлекая значительно большее количество участников и клиентов в сравнении с традиционными выставками. География посетителей виртуальных выставок не ограничивается конкретным городом или регионом, компании находят покупателей по всему миру с минимальными затратами. Сегодня в мире проводится уже около 50 виртуальных выставок, в которых участвует более 13 тысяч экспонентов из 135 стран [7].  

Каждую выставку в среднем посещает более 1 миллиона пользователей со всего мира. На платформе успешно оцифрованы такие офлайн мероприятия как Международный конгресс недвижимости и инвестиций в Берлине и промышленная выставка Hannover Messe, что позволило увеличить их конверсию на 400%.

В рамках «всемирной паутины» передавать информацию и устанавливать деловые контакты на расстоянии становится все проще и удобнее. В этой связи существует мнение, что в скором времени деловые выставки онлайн могут стать серьезными конкурентами офлайн выставок как средство развития бизнеса. Действительно, преимуществом онлайн выставок для экспонентов является широкий географический охват аудитории; не ограниченная по времени работа выставок; невысокая стоимость и легкость размещения баннерной и контекстной рекламы; возможность изучать и проникать в социальную и профессиональную среду, получать обратную связь. Посетители получают возможность максимально комфортно знакомиться в онлайн режиме с представленными экспонатами, им для этого не надо никуда ехать, ничего не надо искать, поскольку вся необходимая для них информация будет представлена в наиболее удобном и компактном виде. В результате виртуальные посетители могут ознакомиться с огромным выбором предложений при отсутствии каких-либо временных и географических ограничений и без каких-либо серьезных затрат. Это, в свою очередь, предопределяет низкую стоимость их работы на виртуальной выставке.

Также как и выставки, интернет технологии захватывают и проводящиеся в их рамках различные конгрессные мероприятия. По своей сути формат конгресса не обеспечивает непосредственных условий для сбыта или закупок. Его задача заключается в организации встречи представителей отраслей и профессий, в создании коммуникационной площадки для обмена специальной информацией, распространения передового опыта и профессиональных знаний, обсуждения инновационных идей и направлений развития, коллективного поиска решений. Этой цели служат широко распространенные в настоящее время т.н. вебинары – конференции и семинары, проходящие в режиме онлайн. Они похожи на обычные конференции – последовательные доклады, показ демонстраций, вопросы и ответы, однако все это происходит в режиме реального времени через Интернет. Тем самым, несмотря на то, что все участники физически находятся далеко друг от друга, образуется виртуальная «аудитория», объединяющая всех.

Основными преимуществами онлайн проведения конгрессных мероприятий являются возможность проведения многосторонней видео- и аудио-конференции; загрузка и просмотр презентаций и видео; организация (по необходимости) для большого количества зрителей возможности превращаться в реальных собеседников. Кроме того, для участия в таких вебинарах не нужно уезжать за сотни и тысячи километров; не нужно тратить время и деньги на дорогу, проживание в гостинице, вырываться из рабочего процесса на несколько дней; если участник не смог подключиться к вебинару по каким-либо причинам, он всегда сможете скачать его запись [8].

Веб-семинар можно использовать в различных формах начиная от проведения онлайн-конференций, лекций, семинаров до проведения маркетинговых презентаций (продаж) в интернете. И для этого никому не нужно никуда ехать. Можно участвовать хоть с мобильного телефона, лишь бы был устойчивый интернет-канал. Основным преимуществом вебинаров является то, что они позволяют экономить деньги как их создателю, так и участникам. Не нужно расходовать средства на аренду зала и проезд к месту презентации. Кроме этого, в вебинаре можно комфортно участвовать с любого гаджета. Однако и у виртуальных вебинаров есть свои проблемы. В первую очередь, проблема в том, что невозможно в интернете воссоздать живое неформальное общение, которое на конференциях происходит преимущественно не на сессиях, а в перерывах, завтраках, обедах, ужинах и других неформальных мероприятиях, обычно сопровождающих каждую конференцию. Подобное общение часто бывает не менее важно, чем формальные встречи, потому что именно там налаживаются новые связи и нередко обсуждаются самые интересные идеи.

Тем не менее, в условиях пандемии вебинар является практически единственной формой проведения конгрессных мероприятий. Исходя из этого, например, в рамках такого ключевого мероприятия международной финансовой повестки, как весенней конференции Международного валютного фонда (МВФ) и Всемирного банка (ВБ), для проведения запланированных на встрече консультаций будут максимально использоваться все имеющиеся на сегодня IT-возможности в онлайн-формате. В этом мероприятии обычно участвуют около 2800 делегатов из почти 190 стран и многочисленные журналисты и наблюдатели. Что касается России, то АО «Российский экспортный центр», реагируя на эпидемиологическую ситуацию с пандемией, также изменил формат проведения деловых и бизнес-миссий для экспортеров в пользу онлайн-мероприятий. Так, например, в Санкт-Петербурге с 12 по 15 мая 2020 года в виртуальном формате прошла Европейская конференция по управлению — ECC 2020. 

В целом следует подчеркнуть, что участие в онлайн выставках и интернет активность обеспечивают более полное и разностороннее воздействие на целевые аудитории выставочной отрасли, делая рекламную и маркетинговую программы еще более эффективными. Выставочный маркетинг и интернет-маркетинг не соперничают, а выгодно дополняют друг друга, при этом ведение электронной коммерции на виртуальных рынках не является поводом для того, чтобы отказаться от выставок офлайн. Расширение использования интернет-маркетинга не означает, что для установления деловых отношений необходимость в личном контакте полностью отпадет. Формат живого общения будет востребован всегда.

Современная концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности РФ определяет наиболее перспективные её направления, а также задачи, цели и принципы, на которых она основывается. Это имеет большое значение и для экономики нашей страны в целом.

Цели концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности РФ

Учитывая важность выставочной деятельности, в её развитии заинтересовано и государство, поэтому оно разработало специальную концепцию, которая охватывает следующие вопросы:

• содействие продвижению на рынок отечественных товаров и услуг, а также результатов исследований научно-технических групп и центров;
• формирование выставочно-ярмарочной деятельности как важной современной отрасли, способствующей развитию экономики;
• развитие этой сферы для формирования новых рабочих мест, что обеспечит занятость населения;
• содействие инновационному и социально-экономическому развитию нашей страны с помощью выставочно-ярмарочной деятельности;
• её использование для формирования в мире положительного имиджа России.

Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности РФ входит в стратегию нашей страны по её инновационному развитию до 2020 года. Она направлена на увеличение доли отечественного производства на рынке, а также оказание содействия работе предприятий и групп, занимающихся исследованиями и разработкой новых технологий. Кроме того, важную роль в концепции играет и увеличение доли высокотехнологичных товаров российского производства в общемировом экспорте.

Заключение

Неудовлетворительная степень достижения целей выставочной и ярмарочной деятельности может быть для предприятия равносильна неудаче, однако для него это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий.

При этом необходимо отметить две из наиболее распространенных ошибок, которые совершают многие экспоненты, производя оценку своего участия в ярмарке или выставке, а именно:

1. Выводы делаются ими сразу же после закрытия экспозиции, так что недооценивается возможность заключения так называемых после ярмарочных (после выставочных) соглашений, роль которых, особенно на выставках и ярмарках инвестиционных товаров, очень велика;

2. Оценка значимости ярмарки или выставки, в которой участвовали эти экспоненты, производится ими уже с первого участия.

Практика показывает, что если выбор оказался правильным и коммерческое предложение предприятия соответствовало требованиям посетителей, то для достижения ощутимых и жизнеспособных результатов необходимо принимать участие в конкретной ярмарке или выставке, по крайней мере, в течение трех лет подряд.

Только тогда предприятие “вольется” в эту сферу маркетинга, которая переживает в настоящее время значительные трансформации, связанные с широкомасштабным применением телекоммуникаций, современных средств связи, Интернета...

Существует даже предположение, что в скором времени физическое присутствие на ярмарке или выставке будет заменено “интерактивным” присутствием. Однако сторонников, стремящихся превратить ярмарки и выставки в обычную деловую процедуру, пока еще меньше, чем противников этой точки зрения, выступающих за сохранение колорита ярмарочных и выставочных мероприятий.

С течением веков ярмарки и выставки постепенно трансформировались из сферы узкоторговых отношений в сферу многоплановых коммуникаций, что сделало их ареной острой конкурентной борьбы. Организация такого рода мероприятий предполагает высокую степень профессионализма, требует своевременного планирования, наличия квалифицированного персонала, тесного сотрудничества всех работников предприятия, на которых возложена совместная ответственность за подготовку и осуществление участия предприятия на выставках или ярмарках.

Бурный рост выставочной активности в настоящее время свидетельствует о стремлении предпринимателей восстановить старые и найти новые хозяйственные связи и постепенно занять значительные позиции на мировых рынках.

Выставочно-ярмарочные мероприятия играют особую роль в мобильности рынка, обеспечивают создание отраслевого информационного поля, создают крупные финансовые потоки, которые вносят значительные средства в бюджеты различных уровней. Кроме того, они являются необходимым звеном для формирования делового общения и налаживания контактов между компаниями и специалистами. Это обеспечивает развитие отраслей, увеличение профессионального уровня сотрудников, а также обмен опытом, знаниями, инновационными разработками. Также выставочно-ярмарочные мероприятия играют важную роль в межотраслевом и международном сотрудничестве и торговле. А крупные международные мероприятия в свою очередь способствуют привлечению инвестиций в отечественное производство и инновационные проекты.

Список использованных источников

1. Кустов И.А., Шамара Ю.А., Федорова Н.В. Модель выбора ярморочно - выставочных мероприятий в продвижении продукции предприятий авиакосмической отрасли на примере ОАО «Информационные спутниковые системы» // Актуальные проблемы авиации и космонавтики . 20. №9.
2. Ларкина Н.Г., Кетова Н.П. Технологии маркетинга взаимодействия: направления использования в деятельности предпринимательских структур на региональных высококонкурентных рынках: Монография / Н.Г. Ларкина, Н.П. Кетова. Ростов н/Д: Изд-во «Содействие–XXI век», 2018.
3. Михайлова Е. Роль выставки в системе интегрированных маркетинговых коммуникаций // Материалы конференции «Маркетинг и бизнес- коммуникации». М., 2019. – С.34-37
4. Рубан. А. Информационно-коммуникационные технологии в выставочном деле// Новые известия.- 2018. – 21 февраля
5. Садовничая А.В. Выставочное-ярмарочная деятельность как эффективная организационная форма реализации стратегических интересов государства / Управленческое консультирование. 2017. № 7, с. 96-109.
6. Сулейманова К.А. UFI и РСВЯ – гаранты качественного продукта мирового уровня / Kant. 2018. № 2 (27), с. 352-356.
7. Сулейманова К.А. Влияние пандемии коронавирусной инфекции Covid 19 на всемирную выставочную индустрию / Экономика и  предпринимательство. 2020. № 2, с. 229-233.
8. Сулейманова К.А. Некоторые аспекты выставочно-ярмарочной деятельности в Германии. Кабинетный анализ / International Conference on Management, Economics and Marketing. IAC-MEM March 2020. Dresden, Germany : OEAPS Inc., 2019. с.11-18.
9. Сулейманова К.А. Тенденции и перспективы развития выставочного дела в России / Проблемы теории и практики управления. 2019. № 3, с. 37-43.
10. Щинова Р. А. Оценка экономической эффективности маркетинговых исследований // Проблемы современной экономики . 2020. №1. С.160-163.
11. Oфициальный сайт ADVERTOLOGY наука о рекламе [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.advertology.ru/article148669.htm
12. Всемирная ассоциация выставочной индустрии [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.ufinet.org
13. Михайлова Е.Оценка эффективности участия в выставке/ Михайлова Е. [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.mdt.expo.ru.
14. Официальный сайт Online Expo [Электронный рeсурс]. Режим доступа: https://online-expo.com/ru/expo/exhibitions
15. Прингл X. Энергия торговой марки: пер. с англ. - СПб, 2014.
16. Сорокина Е. Почему выставки не чирикают? // Сайт Sostav.ru: Реклама, Маркетинг, PR. [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.sostav.ru/blogs/7015/5998.
17. Телевизионная реклама. Плюсы и минусы. [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.allbusiness.com/small-business-tv-advertising/15583543- 10.html