Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Автоматизация учета продаж подержанных автомобилей для компании «Рога и копыта»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии. В современных условиях организационная структура управления является стратегическим фактором конкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей в научном и практическом отношении.

Возможными направлениями повышения эффективности деятельности предприятия является комплексная автоматизация всей деятельности предприятия или автоматизация отдельных процессов, являющихся узкими местами для данной организации.

Целью данной курсовой работы является разработка программы автоматизации учета продаж, обеспечивающей следующие функции и возможности:

- обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации;

- выбор информации из базы данных по запросам пользователя, такие как:

запрос по наличию автомобилей
запрос по клиентам
запрос по заказам

- результаты работы базы данных отражены в отчетных формах;

- организация ведения учета продаж товаров.

Глава 1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1. Характеристика предприятия и его деятельности

Фирма по продаже подержанных автомобилей работает с физическими лицами (клиентами фирмы), желающими купить подержанный автомобиль или автомобили. Непосредственной продажей автомобилей занимаются сотрудники фирмы – менеджеры. При продаже автомобиля фирма заключает с клиентом договор, содержащий данные о клиенте, необходимые сведения об автомобиле, а также данные о менеджере, обслуживающем этот договор.

Краткая характеристика предприятия описана в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Характеристика предприятия (значение за 2017 год)

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя на определённую дату либо за период
1.	Масштабы деятельности	г. Москва
2.	Численность персонала	15 человек

1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура управления ООО «Рога и Копыта» представлена на рисунке 1.1, имеет древовидную структуру. Во главе ООО «Рога и копыта» находится Генеральный директор, которому подчиняются руководитель отдела продаж и главный бухгалтер.

Рисунок 1.1 Организационная структура предприятия

Главный бухгалтер и бухгалтерия – осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходование фонда заработной платы, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.

Руководитель отдела продаж – руководство отделом продаж, планирование работы отдела (идеология, цели, задачи, мотивация), подбор, адаптация и обучение сотрудников, поиск и привлечение клиентов, составление отчетности, ведение, поддержание и развитие клиентской базы.

Отдел продаж – непосредственный контакт с клиентами, заключение договоров, прием оплаты.

Руководитель отдела кадров – отвечает за кадровое делопроизводство, разработку кадровой политики, организацию подбора и аттестации сотрудников, анализ кадровой работы.

АХО – Хозяйственное обеспечение предприятия, закупка необходимых офисных принадлежностей, мелкий ремонт.

Отдел ИТ - развитие, внедрение, сопровождение и обеспечение работоспособности вычислительной техники и информационных технологий в компании.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Деятельность предприятия можно разделить на запрос наличия оформление договора, формирование счета, оплата счета (рис 1.3)

Рисунок 1.2 Контекстная диаграмма системы

Декомпозиция диаграммы системы

Рисунок 1.3 Процесс продажи автомобиля

А1. Перед оформлением продажи необходимо убедиться в наличии автомобиля.

А2. Для начала формирования счета необходимо оформить договор и подписать его. Тем самым выразить свое согласие с условиями продажи автомобиля.

А3. Для оплаты необходимо сформировать счет.

А4. Непосредственная оплата счета путем передачи денежных знаков кассиру.

Существующая информационная система

В организации минимально используется персональный компьютер. ПК применяется в основном для создания счетов, которые формируются вручную (MS Excel), и учета закупки и реализации автомобилей (1С Бухгалтерия).
Нерациональное распределение обязанностей между исполнителями, что приводит к потерям рабочего времени.
Отсутствие средств для оптимального решения основных операций.
Нерациональное использование средств информационных технологий.

Необходимость новой информационной системы

Внедрение единой автоматизированной информационной системы (АИС) даст возможность практически повысить эффективность работы, полностью отказаться от «ручной» обработки информации и перейти к автоматизированной ее форме.

Глава 2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и ее описание

Рисунок 2.1 Информационная модель

Клиент обращается в компанию с целью совершить покупку автомобиля, магазин в лице менеджера оформляет заказ и при наличии автомобиля формирует договор и счет на оплату. Клиент, ознакомившись с договором и подписав его, забирает счет и направляется в кассу для его оплаты.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификатор это механизм (элемент моде ли), описывающий определенные черты структуры и поведения системы. К классификаторам относятся классы, типы данных, интерфейсы, подсистемы. Наиболее общими классификаторами являются классы. Все прочие классификаторы определяются относительно их сходства с классами, с учетом их ограничений по содержанию или использованию. При этом каждый вид классификатора представлен в метамодели своим собственным классом. Большая часть свойств класса есть и у классификаторов, однако каждый из них имеет свои ограничения.

В процессе проектирования задачи были использованы классификаторы, информация которых однозначно идентифицирует объекты классифицируемого множества и признаки классификации, объективно отражает существующие отношения между объектами и обеспечивает сопоставимость показателей по качественным и количественным признакам.

В проекте используются классификаторы, перечень и описание основных из которых представлены в таблице 1.2.

Таблица 2.1

Методы классификации и кодирования реквизитов

Наименование реквизита	Длина кода в знаках	Система классификации	Метод кодирования	Структура кода
Код автомобиля	3	Иерархическая	Порядковый	XXX – порядковый номер
Код заказа	4	Иерархическая	Порядковый	XXXX – порядковый номер
Код доп. оборудования	4	Иерархическая	Порядковый	XXXX – порядковый номер
Код услуги	4	Иерархическая	Порядковый	XXXX – порядковый номер

2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

1. Реквизиты входной информации для продажи автомобиля указаны в таблице 2.2

Таблица 2.2

Входная информация

№	Название	Описание
1.	Начальная дата	Выбор даты вручную или с помощью календаря.
2.	Конечная дата	Выбор даты вручную или с помощью календаря.
3.	Запрос на покупку	Выбор из наличия.

2.4 Характеристика результатной информации

Номер заказа
Общая информация по закупке
Автомобиль (модель) заказа,
Количество автомобилей,
Стоимость автомобиля,
Итоговая сумма автомобилей,
Ведение справочников клиентов и автомобилей
Оформление заказов на покупку автомобилей
Контроль продаж
Четкое планирование работ менеджеров и кассиров в соответствии с инструкциями и пожеланиями клиентов

2.5 Программные средства

Для разработки функциональной модели выбрано MS Visio
Для инфологического проектирования базы данных было выбрано MS Visio
СУБД – MS Access

Глава 3. Программное обеспечение задачи

3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Рисунок 3.1 дерево функций

Рисунок 3.2 Сценарий диалога

Таблица 3.1

Описание модулей

№	Наименование модуля	Описание модуля
1.	Основное меню	Содержит глобальные процедуры и функции, которые необходимо выбрать при запуске системы.
2.	Формы	Содержит перечень элементов для выбора соответственно необходимой задачи
3.	Форма Авто	Занесение новых записей, редактирование существующих
4.	Форма Клиент	Занесение новых записей, редактирование существующих
5.	Форма Заказ	Оформление заказа, редактирование существующих
6.	Форма Печать счета	Предварительный просмотр сформированного счета, печать

3.2 Характеристика базы данных

Для управления и хранения небольшого объема данных ИС используется СУБД MS Access. В решаемой задачи используется FA-модель, представленная на рисунке 3.3

Рисунок 3.3 ER-диаграмма системы на логическом уровне

Рисунок 3.4 Схема базы данных

Таблица 3.2

Описание структуры таблицы «Авто»

№	Наименование поля	Тип поля	Размер поля
1.	ID	Счетчик	Длинное целое
2.	Производитель	Короткий текст	255
3.	Марка	Короткий текст	255
4.	Год выпуска	Числовой	Длинное целое
5.	ПТС	Числовой	Длинное целое
6.	Цена	Денежный

Таблица 3.3

Описание структуры таблицы «Доп оборудование»

№	Наименование поля	Тип поля	Размер поля
1.	ID	Счетчик	Длинное целое
2.	Наименование	Короткий текст	255
3.	Информация	Короткий текст	255
4.	Кол-во	Числовой	Длинное целое
6.	Цена	Денежный

Таблица 3.4

Описание структуры таблицы «Доп услуги»

№	Наименование поля	Тип поля	Размер поля
1.	ID	Счетчик	Длинное целое
2.	Услуга	Короткий текст	255
3.	Информация	Короткий текст	255
6.	Цена	Денежный

Таблица 3.5

Описание структуры таблицы «Заказ»

№	Наименование поля	Тип поля	Размер поля
1.	Код	Счетчик	Длинное целое
2.	Клиент	Числовой	Длинное целое
3.	Менеджер	Короткий текст	255
4.	Авто	Короткий текст	255
5.	Услуга	Короткий текст	255
6.	Оборудование	Короткий текст	255
7.	Сумма	Сумма

Таблица 3.6

Описание структуры таблицы «Кассиры»

№	Наименование поля	Тип поля	Размер поля
1.	ID	Счетчик	Длинное целое
2.	ФИО	Короткий текст	255
3.	Табельный номер	Числовой	Длинное целое
6.	День рождения	Дата и время

Таблица 3.7

Описание структуры таблицы «Клиент»

№	Наименование поля	Тип поля	Размер поля	Прочее
1.	ID	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
2.	ФИО	Короткий текст	255
3.	Документ	Короткий текст	255
4.	День рождения	Дата и время
5.	Информация	Длинный текст
6.	Скидка	Числовой	Длинное целое

Таблица 3.8

Описание структуры таблицы «Менеджеры»

№	Наименование поля	Тип поля	Размер поля
1.	ID	Счетчик	Длинное целое
2.	ФИО	Короткий текст	255
3.	Табельный номер	Числовой	Длинное целое
6.	День рождения	Дата и время

Глава 4. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Пример оформление продажи.

Занесение клиента в базу данных

В основном меню заходим в подменю «формы»

Рисунок 4.1 Главная кнопочная форма

Выбираем пункт «Клиент»

Рисунок 4.2 Подменю главной кнопочной формы

В форме «Клиент» заносим нового клиент или выбираем существующего.

В форме «Клиент» есть возможность сразу оформить заказ нажав соответствующую кнопку.

Рисунок 4.3 Форма выбора клиента.

После оформления заказа формируем счет на оплату, нажав соответствующую кнопку

Рисунок 4.4 Форма заказа

Сформированный счет на оплату

Рисунок 4.5 Печатная форма счета на оплату

Далее клиент идет в кассу и оплачивает покупку.

Пример добавления нового автомобиля в БД.

На главное кнопочной форме выбрать «Формы»

Рисунок 4.6 Главная кнопочная форма

Выбрать форму «Авто»

Рисунок 4.7 Подменю главной кнопочной формы

Перейти в режим новой записи нажатием соответствующей кнопки.

Рисунок 4.8 Форма «Авто»

Занести новую запись в БД

Рисунок 4.9 Форма «Авто» в режиме новой записи

Пример оформление заказа существующему клиенту.

На главное кнопочной форме выбрать «Формы»

Рисунок 4.10 Главная кнопочная форма

Выбрать форму «Заказ»

Рисунок 4.11 Подменю главной кнопочной формы

В форме «Заказ», в контекстном меню выбрать нужного клиента

Рисунок 4.12 Форма «Заказ»

4. Примеры отчетов

На главной кнопочной форме выбрать «Отчеты»

Рисунок 4.13 Главная кнопочная форма

В меню выбрать нужный отчет

Рисунок 4.14 Меню «Отчеты»

Отчет «Авто»

Рисунок 4.15 Отчет «Авто»

Отчет «Доп оборудование»

Рисунок 4.16 Отчет «Доп оборудование»

Отчет «Доп услуги»

Рисунок 4.17 Отчет «Доп услуги»

Отчет «Заказы»

Рисунок 4.18 Отчет «Заказы»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Экономический кризис заставляет руководство и ИТ-специалистов всех без исключения компаний и организаций серьезно задумываться о том, какие проекты в рамках своей деятельности следует по-прежнему реализовывать, а какие необходимо откладывать или отменять. Каким образом можно сократить затраты на их осуществление без потерь качества, но в то же время сохранить или увеличить объем продаж? И вообще — как продолжать развиваться компании и иметь конкурентные преимущества?

Модель бизнеса, направленная на увеличение общей доходности компании, построение эффективной и прибыльной системы продаж, повышение уровня лояльности клиентов и т.д., требует активного полномасштабного использования соответствующего инструмента, каким является разработка стандартов компании и оптимизация бизнес-процессов (обязанности, ответственность, функции и роль каждого).

Главными задачами при внедрении АИС были управление документами, сбор, накопление детальной информации по всем клиентам. Благодаря этому руководство компании получает возможность анализировать продажи, оценивать эффективность конкретных мероприятий, что позволяет определить перспективные направления развития бизнеса, сконцентрировать усилия на работе с наиболее перспективными и стратегически важными клиентами, повысив качество обслуживания, корпоративную культуру, что делает компанию клиентоориентированной.

В случае обращения клиента в компанию после большого перерыва менеджер по продажам может открыть карточку клиента и ознакомиться с подробнейшим досье: кто он, откуда, вся история предыдущих контактов. Все это позволит правильно построить беседу. Продавцу удобно — он общается с клиентом, как со старым знакомым, и последнему не нужно заново излагать свои проблемы. Вследствие этого сотрудники могут заменять друг друга, у них общий источник информации вместо личных ежедневников, а следовательно, менеджеры могут, не боясь потерять контакты со своими клиентами, уходить в отпуск.

В результате выполнения курсовой работы было выполнено внедрение АИС в процесс продаж автомобилей. Что дало возможность практически повысить эффективность работы, полностью отказаться от «ручной» обработки информации и перейти к автоматизированной ее форме.

В ходе выполнения курсовой работы были произведены:

Анализ предметной области и выявлены недостатки существующей организации контроля качества данных.
Анализ процесса контроля качества данных предприятия и связанные с ним процессы.
Анализ существующие информационные системы.
Выработано и согласовано решение.
Разработано и внедрено решение.

Таким образом, цели, поставленные в рамках данной работы, были достигнуты.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Основная литература:

1. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем – М.: ИУИТ, 2015 – 300 с.

2. Гущин А.Н. Базы данных: учебник. - М.: Директ-Медиа, 2017. - 266с

3. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России, 2018

Дополнительная литература:

1. Абрамова Л.В. Инструментальные средства информационных систем: учебное пособие. - Архангельск: САФУ, 2017. - 118 с. - режим доступа http:// biblioclub.ru

2. Заботина Н.Н.Проектирование информационных систем: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2016. - 331с.

3. Золотов С.Ю. Проектирование информационных систем: учебное пособие. - Томск: Эль Контент, 2015. - 88 с. – режим доступа http:// biblioclub.ru

4. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: учебное пособие / авт.-сост. Е.В. Крахоткина. - Ставрополь: СКФУ, 2018. - 152 с.

5. Проектирование информационных систем. Проектный практикум: учебное пособие / А.В. Платёнкин, И.П. Рак, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов. - Тамбов: Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. - 81 с. - режим доступа http:// biblioclub.ru

6. Советов Б.Я. Базы данных: учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовский. – 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2015. - 463