Тайм-менеджмент делового человека: актуальные проблемы и способы их решения (Общая характеристика понятия «тайм-менеджмент»)

Содержание:

Введение

Актуальность работы. Рано либо поздно каждый современный человек, сталкивается с проблемой личного тайм-менеджмента, когда остро не хватает времени и приходится работать в цейтноте. Вот где жизненно необходимо умение эффективно управлять собственным временем.

Постоянно возрастающие запросы и объемы работ требуют
от современного человека навыка организовывать свое рабочее время, расставлять приоритеты в условиях ограниченных временных ресурсов. Поэтому неотъемлемой компетенцией современного человека стало умение эффективно использовать время во всех сферах его деятельности.

Временная компетентность, совершенно необходимая любому эффективному работнику включает в себя адекватность временных восприятий, или чувство времени, навыки грамотного планирования времени, способность рационально расставлять временные приоритеты
и определять лимиты межличностного общения, не пренебрегать временем другого человека ни в межличностных, ни в служебных отношениях, грамотно делегировать полномочия.

Понимание особенностей тайм-менеджмента делового человека,
а также актуальных проблем данной области, совместно со средствами их разрешения во многом может способствовать расширение представлений о данной области, что обуславливает высокий уровень актуальности настоящей работы.

Цель работы: изучить особенности тайм-менеджмента делового человека, его проблем и средств их решения.

Задачи работы:

1. Дать общую характеристику понятия «тайм-менеджмент».

2. Описать специфику проблем планирования времени делового человека и средства их разрешения с помощью тайм-менеджмента.

1. Общая характеристика понятия «тайм-менеджмент»

«Тайм-менеджмент» в переводе с английского означает «управление временем. Тайм-менеджмент является междисциплинарным разделом науки и практики, который посвящен изучению проблем и методов оптимизации затрат времени в различных сферах профессиональной деятельности.

По- сути, задача тайм-менеджмента заключается в упорядочивании использования рабочего и личного времени на протяжении дня, для того чтобы успевать выполнять все необходимые дела. Таким образом, тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени [2].

Можно выделить следующие основные принципы тайм-менеджмента:

1. Кропотливая самостоятельная работа.

Качественную, эффективную систему организации своего времени руководитель может разработать только самостоятельно.

1. Индивидуальность решения.

В организации личного времени важны необщие правила,
а индивидуальный стиль, который руководитель для себя находит.

1. Необходимость отслеживания собственной эффективности.

Использование хронометража, позволяет выявить моменты непозволительного расхода времени и выявить его скрытые резервы.

1. Мышление, направленное на эффективность.

Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления.

1. Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности [4].

Тайм-менеджмент как система управления временем состоит из ряда элементов, которые должны использоваться в совокупности, что позволит значительное сократить затраты времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов.

Такими элементами являются: анализ использования рабочего времени, постановка целей менеджером, желаемых к достижению от результатов использования тайм-менеджмента. Анализ представляется собой процесс, позволяющий выявить нерациональное использование рабочего времени,
его причины, а также выделить из множества факторов основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени. Постановка целей также необходимый элемент тайм- менеджмента. На данном этапе необходимо ответить на вопрос о необходимости тайм-менеджмент для конкретного человека или конкретной организации. Постановка целей позволяет в перспективе определить то, какие методы управления временем следует применять, а каких необходимо избегать [1].

Планирование – это такой процесс, во время выполнения которого осуществляется составление перечня необходимых для выполнения задач за заданный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Таким образом, тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует в совокупности всех элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает творческий подход к его использованию.

2. Проблемы планирования времени делового человека и средства их разрешения с помощью тайм-менеджмента

В общем виде, основные причины, вызывающие нехватку времени
в работе менеджеров, можно подразделить на внешние и внутренние [5].

1. Внешние причины. Внешние причины дефицита времени обусловлены воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей руководителя. В эту группу включаются следующие факторы:

1.1. Нагромождение работ. Такая проблема возникает у менеджера, который стремится выполнить всю работу самостоятельно и часто
за выполнением мелких и незначительных дел не успевает приступить
к наиболее важными. Это свидетельствует том, что он не обладает информацией о степени важности работ, не расставляет приоритеты
и разбивку задач по степени значимости.

В такой ситуации необходимо анализировать и регулярно сравнивать заданную, конкретную работу, необходимую для выполнения, с конечными, стратегическими целями организации. Такое сопоставление наглядно покажет, какие задачи связаны с решением ключевых вопросов и поэтому должны быть выполнены непосредственно руководителем, а какие не имеют глобального значения и могут быть делегированы другим сотрудникам организации.

1.2. Неэффективный информационный обмен. В том случае, когда система коммуникаций в организации налажена плохо, руководителю приходится затрачивать дополнительное время на получение необходимой информации. Менеджерам организаций, в которых существует подобная проблема, следует откорректировать схему движения информационных потоков внутри организации и более четко определить, с какими именно блоками информации должно работать каждое конкретное подразделение фирмы [3].

1.3. Слабая мотивация труда. В организациях, где высшее руководство не заботится о создании системы стимулирования труда, как правило, традиционно низкая производительность. Менеджеры среднего
и низового уровней не стремятся выполнить свою работу эффективно, работают пассивно, что в результате ведет к несвоевременному выполнению производственных заданий и вызывает хроническую нехватку времени.

Выходом из такой ситуации будет разработка мероприятий, направленных на усиление мотивации у сотрудников предприятия, с учетом того, что мотивом для повышения эффективности труда может быть
не только материальное поощрение, но и перспективы карьерного роста.

1.4. "Воры времени". Непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее существенные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые руководитель берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

Для того, чтобы разрешить эту сложность, менеджеру необходимо
в распорядке рабочего дня встраивать «временные пробелы», которые впоследствии будут заполняться решением таких вопросов.

2. Внутренние причины. Внутренние причины дефицита времени зависят от характеристик личности руководителя, таких как организованность и самодисциплина, особенности темперамента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно выделить следующие:

2.1. Постоянная спешка. Порой менеджерам кажется, что чем чаще они будут демонстрировать нехватку времени, тем значимее будет выглядеть их персона в глазах подчиненных. Но на самом деле это не так,
и в современных организациях, где большинство сотрудников коллектива имеет достаточно высокий уровень образования, такой маневр со стороны руководителя ошибочный. Помимо этого, находясь в состоянии систематической спешки руководитель не может сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в определенный момент. Он занимается решением задачи тем методом, который первым пришел на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

Для решения данной проблемы представляется целесообразным планировать рабочие дела заранее, с прогнозированием временных затрат
на каждую рабочую задачу. Это позволит выполнять рабочие дела
в спокойном темпе и на необходимом качественном уровне [3].

2.2. Постоянные доработки дома. Эта проблема тесно связана
с предыдущей, поскольку все время спеша и не успевая ничего сделать на работе, руководитель вынужден доделывать свои дела в нерабочее время. Регулярно находясь в таком режиме, человек попросту не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и в конечном итоге ведет к упадку сил и здоровья.

Данная проблема, также, как и в прошлом случае, решается с помощью средств планирования рабочих задач по временным затратам на каждую рабочую задачу, совместно с делегированием трудовых полномочий между другими работникми.

2.3. Бесплановость работы. Человек, привыкший все делать спонтанно, решать проблемы по мере их возникновения, не задумываясь
о том, что многие из них можно было бы предотвратить, не считает необходимостью планировать своих дела. Постоянный дефицит времени неизбежно будет являться неотъемлемой составляющей подобного поведения. По причине, нежелания обдумывания свои действий хотя
бы на несколько шагов вперед, руководитель не сможет предвидеть и того, сколько времени понадобится для решения очередной возникшей проблемы или для выполнения очередной неотложной задачи.

Неслучайно планирование выделяется как одна из основных функций управленческой деятельности. Также, как и в предыдущих случаях, важно заранее прописывать необходимые рабочие задачи, чтобы рабочий день был структурированным и продуктивным [4].

2.5. Нежелание видеть проблему. Иногда менеджер не воспринимает постоянную нехватку времени как результат своей неорганизованности, а склонен думать, что все дело в том, что сейчас у него накопилось слишком много дел, но спустя определенное время поток неотложных дел схлынет, и он снова будет все успевать. Не усматривая в существующем положении проблемы, руководитель не будет пытаться решить ее, что в конечном итоге грозит ему быть в постоянном цейтноте [4].

Чтобы не доводить дело до крайности, необходимо систематически осуществлять анализ своего рабочего дня, сопоставляя запланированные работы по их значимости для конечных результатов деятельности фирмы, а также контролируя затраты времени на выполнение этих работ.

Таким образом, в настоящем разделе были рассмотрены особенности основных проблем планирования времени и возможности их разрешения.

Заключение

Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Его основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы.

В настоящее время, в профессии менеджера существует ряд специфических проблем, которые связаны со сложностями планирования времени, из-за чего впоследствии снижается продуктивность труда
и результативность работника.

Так, в качестве основных проблем менеджеров, связанных
с планированием времени принято выделять внешние и внутренние сложности.

Внешними причинами является: большое количество производственных зада (или нагромождение работ); неэффективный информационный обмен; слабая мотивация труда; наличие «воров времени».

Внутренними причинами проблем организации времени являются: постоянная спешка; доработка дома; бесплановость работы; нежелание видеть проблемы.

В качестве мер преодоления данных проблем является тщательное распределение обязанностей, совместно с детальным планированием
и продумыванием выполнения рабочих обязанностей на следующий день или любой другой промежуток времени.

Кроме того, важно разграничивать зоны профессиональной ответственности и вовремя делегировать, либо переносить выполнение обязанностей, которые могут привести к дестабилизации рабочих процессов и увеличить затраты времени на выполнение трудовых обязанностей.

Таким образом, цель работы выполнена, задачи решены.

Список использованных источников

1. Веснин, В.Р. Основы менеджмента: Учебник / Институт международного права и экономики – М.: Триада ЛТД, 2016 – 384 с.
2. Дубровская, Н. В. Тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации // Университет им. В.И. Вернадского. – 2015. –№3(41) – С. 6 – 12.
3. Подкопаев О.А., Домнина С.В., Салынина С.Ю. Тайм-менеджмент как инструмент эффективного использования рабочего времени в организации социально-культурной сферы // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 11-6. С. 1166-1168.
4. Порядина, В.Л., Агафонова М.С., Мир И.Ф. Тайм-менеджмент как способ повышения эффективности фирмы // Международный студенческий научный вестник. – 2016. – № 4-2. – С. 219-219;
5. Сидорова Н.А., Анисинкова Е. Б. Тайм-менеджмент. –
   М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2015. – 220 с.