Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Управление проектным циклом

Содержание:

Введение

Актуальность

В настоящее время в России формируется условия и предпосылки широкого применения методов управления проектами. В связи с этим, на многих предприятиях управления проектами должно представлять основную форму планирования и контроля текущей деятельности. Эффективность и устойчивость деятельности современной организации во многом определяется качеством осуществляемых управленческих мероприятий в сфере руководства проектным циклом. Компетентное управление проектным циклом является показателем правильного направления стратегического развития в соответствии с имеющимися возможностями.

Жизненный цикл проекта является важнейшей составляющей в управлении проектами. От того, насколько эффективно организован процесс управления по всем стадиям жизненного цикла проекта, зависит и судьба проекта.

Таким образом, актуальность исследования обусловлена необходимостью его тщательного анализа и практической значимостью в деятельности предприятия. Поскольку сегодня каждая организация, прежде чем приступить к осуществлению деятельности занимается проектным планированием, осуществляет все шаги предприятия в соответствии с четко поставленным планом, то качественное управление проектным циклом является очень актуальным вопросом в нынешних условиях оперирования предприятий в любой сфере.

Объектом изучения курсовой работы является жизненный цикл проекта, качественные характеристики проектного цикла, что собой представляет проектный цикл, какое место занимает в управлении проектами.

Предмет изучения курсовой работы является предприятие ООО«ЭлектроМарк».

Цель курсовой работы заключается в выявлении основных методических подходов в управлении проектным циклом, показать, какие положения и составляющие применяют в процессе управления проектным циклом.

Структура работы состоит из двух глав, введения и заключения

Методы исследования:

-Теоретические

-Практические / эмпирические

Задачи проекта

В соответствии с поставленной целью выделены следующие задачи:

исследование содержания жизненного цикла проекта и определение функциональных составляющих;
место проектного цикла в управлении циклами;
выявление особенностей содержания проектного цикла, фазы и стадии, который включает цикл;
изучение моделей жизненного цикла проекта.

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТНЫМ ЦИКЛОМ

1.1 ПОНЯТИЯ ПРОЕКТА СУЩНОСТЬ И ВИДЫ

Проект — это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение поставленных целей и ограничивающийся тремя факторами: бюджет, сроки, качество.

Каждый проект, независимо от его сложности и объема работ, проходит в своем развитии определенные состояния, от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет».

У подпроектов также могут быть разные жизненные циклы. Например, архитектурная фирма, получившая заказ на проектирование нового офисного здания, участвует в двух фазах проекта заказчика: сначала на этапе проектных работ - в фазе определения, а затем на этапе надзора за строительными работами - в фазе реализации. При этом собственно проектирование здания - это отдельный проект архитектурной фирмы, имеющий свои фазы: разработку концепции, определение, реализацию, завершение. Архитектурная фирма может даже рассматривать проектирование здания и надзор за строительными работами как отдельные проекты со своим собственным набором фаз.

Основной целью проекта является создание конечного продукта.

Признаки проекта:

- Наличие целей;

- Наличие изменений;

- Ограниченность во времени;

- Замкнутость;

- Специфичность организации.

Анализ проблемы и разработка концепции. Главным содержанием работ на этой фазе является определение проекта, разработка его концепции, включающая:

формирование бизнес-идеи, постановку целей;
назначение руководителя проекта и формирование ключевой
команды проекта;
установление деловых контактов, изучение рынка, мотивации и требований заказчика и других участников;
сбор исходных данных и анализ существующего состояния;
определение основных требований, ограничительных условий, требуемых материальных, финансовых и трудовых ресурсов;
сравнительную оценку альтернатив;
представление предложений, их экспертизу и утверждение;
разработку основного содержания проекта, конечные результаты и продукты, стандарты качества, базовую структуру проекта, составление технического задания;
подписание контрактов, договоров с заказчиком, контрагентами и инвесторами;
ввод в действие средств коммуникации участников проекта и контроля за ходом работ;
ввод в действие системы стимулирования команды проекта.

Характеристики проекта.

Наличие сложных и многочисленных заданий
Уникальная последовательность событий
Конечность - даты начала и окончания работ установлены
Ограниченность ресурсов и бюджета
Участие большого числа людей, обычно из нескольких функциональных подразделений организации.
Установленный порядок выполнения заданий
Ориентация на достижение конечной цели
Результат - получение конечного продукта или предоставление услуг

Классификация по сферам деятельности (тип проекта):

- Технический (строительство здания или сооружения, внедрение новой производственной линии, разработка программного обеспечения и т.д.).

- Организационный (реформирование существующего или создание нового предприятия, внедрение новой системы управления, проведение международной конференции и т.д.).

- Экономический (приватизация предприятия, внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, введение новой системы налогообложения и т.д.).

- Социальный (реформирование системы социального обеспечения, социальная защита необеспеченных слоев населения, преодоление последствий природных и социальных потрясений).

- Смешанный (проекты, реализуемые сразу в нескольких областях деятельности)

Классификация по масштабу проекта:

- малый

- средний

- мегапроект

Классификация по срокам реализации:

- краткосрочный

- средний

- долгосрочный

Классификация по совокупности проектов:

- монопроект

- мультипроект

- мегапроект

Обычно разбивают цикл жизни проекта на этапы различными способами. Например, в проектах по разработке программного обеспечения часто выделяются такие этапы как осознание потребности в информационной системе, формулирование требований, проектирование системы, кодирование, тестирование, эксплуатационная поддержка.

Однако, наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа:

1. Концепция.

2. Разработка.

3. Реализация.

4. Завершение.

Концепция проекта

Этот этап подразумевает функцию инициации проекта. На этом этапе идея проекта находит «текстуальное» воплощение, проводится изучение проблемы (формулирование целей и задач проекта, внутреннего потенциала команды и имеющегося задела) и поиск источников финансирования. Эффективное исследование темы и фондов поможет спланировать выполнение проекта и его бюджет.

Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие отвергаются.

Этот этап имеет следующие подстадии:

Постановка проблемы, или обоснование потребностей, описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта и как поставленная проблема соотносится с целями и задачами организации-заявителя.
Определение цели. Цель дает представление, каковы же будут итоги выполнения проекта. Цель - это то, для чего предпринимается проект. Цель может быть долгосрочной (направляющая цель, или цель развития) и краткосрочной (ближайшая конкретная цель проекта).
Постановление задач и ожидаемых результатов. Это тот эффект, достигнуть которого требуется в ходе выполнения проекта. Выполнение задач приводит к достижению целей и, следовательно, решению проблемы. Задачи всегда указывают на конкретный результат, который поддается количественной оценке и имеет показатели, необходимые для измерения эффекта проекта

Разработка проекта

Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о финансировании проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации.

Также существует календарное планирование. Это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный руководством компании календарный план проекта (часто его называют еще планом-графиком, календарным графиком, планом управления проектом). Цель календарного планирования - получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.

Реализация проекта

После утверждения формального плана на руководителя (менеджера) проекта ложиться задача по его реализации.

По мере осуществления проекта руководитель должен постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми.

Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений.

Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов

Завершение проекта

Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Их конкретный набор зависит от характера самого проекта.

Главная цель этой фазы - проверить и передать заказчику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, которая должна быть определена заранее на самой ранней стадии проекта.

Важная задача, которая должна быть решена на данной фазе, это реализация обратной связи по проекту. Цель - сохранить результаты, знания и опыт, полученные в проекте, для более эффективного и качественного выполнения аналогичных проектов в будущем

Участники проекта - это основной элемент его структуры, который обеспечивает реализацию замысла проекта.

1. Главный участник - это Заказчик, т.е. будущий владелец и пользователь результатов проекта. Им может быть физическое или юридическое лицо, а также организации, объединившие свои интересы и капиталы;

2. Инвестор - это сторона, вкладывающая денежные средства в проект;

3. Проектировщик - разработчик проектно-сметной документации;

4. Поставщик - материально-техническое обеспечение проекта;

5. Подрядчик - юридическое лицо, несущее ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактами;

6. Консультант;

7. Руководство проектом - это обычно проект-менеджер, т.е. юридическое лицо, которому заказчик делегирует полномочия по руководству работами по проекту (планирование, контроль и координация работ участников проекта);

8. Команда проекта - это организационная структура, возглавляемая проект-менеджером и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей.

Окончанием существования проекта может быть:

ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта;
перевод персонала, выполнявшего проект, на другую работу;
достижение проектом заданных результатов;
прекращение финансирования проекта;
начало работ по внесению в проект серьезных изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом (модернизация);
вывод объектов проекта из эксплуатации.

Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами.

В параграфе 1.1 были рассмотрены теоретические основы выбора темы. В частности, целесообразно проанализирован понятийный аппарат, на котором будет базироваться работа, акцентировано внимание на таких понятиях как проект, рассмотрены классификации проектов, этапы проекта, методы планирования и участники проекта.

1.2 ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Процесс реализации любого проекта протекает во времени и представляет собой ряд следующих друг за другом стадий. Полная их совокупность и составляет жизненный цикл проекта. Также жизненный цикл проекта определяют, как промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации.

Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется жизненным циклом проекта. Состояния, через которые проходит проект, называют "фазами".

Фазы жизненного цикла проекта отражают основную деятельность, содержание работ по реализации проекта.

Некоторые жизненные циклы состоят из 4 или 5 фаз, но некоторые имеют 9 фаз и более. Даже в пределах одной области приложения могут существовать значительные различия. В одной организации жизненный цикл разработки программного обеспечения может включать только одну фазу создания продукта, а в другой могут выделяться отдельные фазы для разработки архитектуры и окончательной доводки.

Жизненный цикл проекта определяет фазы, которые связывают начало проекта с его завершением. Например, когда организация обнаруживает благоприятную возможность, которую она хотела бы использовать, она часто авторизует анализ осуществимости, чтобы решить, следует ли браться за выполнение проекта. Определение жизненного цикла проекта может помочь менеджеру проекта решить, следует ли считать анализ осуществимости первой фазой проекта или выделить его в отдельный проект. Когда результат этого предварительного анализа не очевиден, лучше выделять его в отдельный проект. Фазы жизненного цикла проекта не совпадают с группами процессов управления проектом.

Переход из одной фазы в другую в пределах жизненного цикла проекта обычно подразумевает некую форму технической передачи или сдачи результатов, и часто именно это указывает на переход от фазы к фазе. Результаты поставки одной фазы обычно проверяются на предмет завершенности и точности и проходят процедуру одобрения, прежде чем начнутся работы следующей фазы. Однако иногда фаза может начаться до одобрения результатов поставки предшествующей фазы в тех случаях, когда сопутствующий этому риск рассматривается как приемлемый. Такая практика наложения фаз, обычно выполняемых последовательно, является примером применения метода сжатия расписания, который называется «быстрый проход».

Не существует одного наилучшего способа определить идеальный жизненный цикл проекта. У некоторых организаций есть принятые принципы, согласно которым для всех проектов предполагается одинаковый жизненный цикл, в то время как другие организации позволяют команде управления проектом выбирать жизненный цикл, наиболее подходящий для своего проекта. Общеотраслевые принципы часто обуславливают использование предпочтительного жизненного цикла в этой отрасли.

В методологии управления проектами понятие жизненного цикла проекта играет довольно большую роль, которая заключается в следующем:

жизненный цикл влияет на продолжительность проекта, так как определяет его начало и завершение;
на основе жизненного цикла проекта определяется структура и перечень работ по проекту;
с помощью жизненного цикла проекта формируются статьи затрат и занятости персонала проекта;
жизненный цикл помогает детализировать основные этапы, а также установление контроля.

Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами.

Рисунок 1. Жизненный цикл проекта.

Фазы жизненного цикла проекта

Можно выделить четыре основные фазы жизненного цикла проекта, а именно:

исследования, предшествующие инвестированию - это выбор наилучшего варианта проекта, проведение переговоров с заинтересованными лицами, а также эмиссия ценных бумаг, посредством которых будет привлекаться капитал;
непосредственно инвестирование, когда посредством продажи акций или других финансовых инструментов в организацию поступают средства, необходимые для реализации замысла;
эксплуатация проекта - это полномасштабный производственный процесс, который проводится согласно заранее разработанному плану;
послеинвестиционное исследование заключается в оценке эффективности деятельности, а также в определении соответствия полученных результатов предполагаемым.

Особенности жизненного цикла проекта

Жизненные циклы проекта могут быть выстроены индивидуально с учетом специфики того или иного предприятия. Тем не менее, все они имеют некоторые общие особенности, а именно:

Наибольшим количество затрат и персонала, задействованного в реализации проекта, является в середине цикла. Начало и конец данного процесса характеризуются невысокими показателями.
На первом этапе наблюдается наибольший уровень риска, а также неуверенности и сомнений по поводу успешного исхода деятельности.
В начале жизненного цикла проекта участники имеют огромные возможности касательно внесения изменений и совершенствования методик достижения целей.

Каскадная модель жизненного цикла проекта

Несмотря на то что жизненные циклы для каждого отдельно взятого проекта или организации могут существенно отличаться, существуют некоторые общепринятые модели, которые могут послужить базовой основой. Одной из самых распространенных является водопадная, которая подразумевает последовательное выполнение каждого запланированного действия и характеризуется следующими особенностями:

составление четкого плана действий по достижению поставленных целей;
по каждому действию определяется определенный перечень задач, а также обязательных к исполнению работ;
внедрение промежуточных (контрольных) этапов, на которых будет проводиться контроль за соблюдением ранее разработанного плана.

Спиральная модель

Жизненные циклы проекта, которые отличаются цикличностью, разрабатываются согласно спиральной модели. На каждом витке определяется эффективность разработки в соответствии с ее стоимостью. Эта модель отличается тем, что при ее разработке одна из ключевых позиций отводится рисковой составляющей, которая чаще всего включает в себя следующие пункты:

-недостаток квалифицированных и опытных кадров;

-возможность выйти за рамки бюджета или же не уложиться в заданные сроки;

-потеря актуальности разработки за время ее реализации;

-необходимость вносить изменения в процессе производства;

- риски, связанные с внешними факторами (перебои с поставками, изменение рыночной ситуации и так далее);

- несоответствие производственной мощности необходимому уровню;

- противоречия в работе различных подразделений.

Инкрементная модель

Жизненные циклы проекта могут быть рассмотрены с точки зрения инкрементной модели. Наиболее актуальным и обоснованным ее использование будет в том случае, когда предполагается сложная и масштабная работа с большим количеством участников. В данном случае объемный проект расчленяется на множество мелких составляющих, которые, реализуясь по частям, впоследствии складываются в масштабный проект. Инкрементная модель не требует единовременного вложения всей необходимой суммы средств. Можно постепенно вносить небольшие суммы, покрывающие каждый из этапов. А поскольку весь проект разбит на небольшие составляющие, то он является достаточно гибким и позволяет в любое время вносить соответствующие изменения. И одним из самых важных моментов является минимизация рисков, которые равномерно распределяются между фазами (инкрементами).

Структура жизненного цикла

Структура цикла проекта включает в себя различные процессы:

Организационные. Включают в себя управление проектом, формирование инфраструктуры, анализ жизненного цикла, учебные мероприятия.
Основные. Включают в себя покупку ресурсов и их поставку, разработку, ввод в эксплуатацию и в эксплуатацию, сопроводительные мероприятия.
Вспомогательные. Это документооборот, управление конфигураций, работа над повышением качества, верификация, аттестация, оценка и работа с проблемными моментами.

Особенности организации системы контроля

Главная цель контроля - не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

Ключевую роль в ЖЦ играют контрольные мероприятия. Эффективная система контроля базируется на этих принципах:

Формирование четкого плана. Контроль предполагает сверку плановых и фактических показателей. По этой причине так важно составлять план. Это база для реализации контрольных мероприятий. Если требуется, положения плана можно менять. Однако коррекция не должна осуществляться слишком часто, так как это снизит эффективность контроля.
Формирование четкой системы отчетности. В отчет вносятся сведения о состоянии проекта. Фактические показатели сравниваются с плановыми. Результаты должны быть зафиксированы в отчетности. В рамках сравнения используются одинаковые критерии. Важно оговорить сроки сдачи того или иного отчета. Информация, изложенная в документах, выносится на коллегиальное обсуждение.
Создание полноценной системы анализа реальных показателей. Если в результате сверки фактических и плановых показателей обнаружились отклонения от плана, рассматривается их серьезность. Существуют допустимые отклонения, несущественно влияющие на конечные результаты деятельности. Однако важно обратить пристальное внимание на серьезные отклонения. Они могут негативно сказаться на итогах проекта. Как правило, ход проекта анализируется с точки зрения двух ключевых аспектов – сроки и стоимость. Некоторые задачи выполняются слишком долго. На реализацию других нужно слишком много средств.
Создание системы анализа тенденций. Менеджер должен прогнозировать намечающиеся тенденции. То есть специалист определяет риски и проблемы, которые могут появиться в дальнейшем. К примеру, из компании ушел дизайнер. Менеджер понимает, что дизайнерская часть работы будет простаивать. То есть сроки исполнения этой задачи могут быть сорваны. Менеджер также прогнозирует увеличение затрат.
Разработка эффективной системы реагирования. Последний этап контрольных мероприятий – действия, направленные на ликвидацию обнаруженных отклонений. Не все отклонения можно убрать. Если их ликвидация невозможна, план проекта редактируется.

Определение цикла проекта обеспечивает достижение следующих целей:

Создание структуры проекта, которая облегчает работу.
Прогнозирование сроков исполнения проекта.
Осуществление всех работ по запуску: поиск партнеров, подготовка сотрудников, работа над документацией.
Осуществление всех работ по завершению: инвентаризация, контроль и оценка результатов работы.
Понимание сотрудниками масштабов предстоящей работы.
Обеспечение согласованности деятельности всех подразделений.
Анализ достаточности ресурсов компании для исполнения проекта.

Понимание жизненного цикла играет важную роль в организационной деятельности. Менеджер должен ясно понимать структуру проекта. Это способствует установлению адекватных сроков работы, помогает прогнозировать результаты.

В параграфе 1.2 были рассмотрены теоретические основы выбора темы. В частности, акцентировано внимание на таких понятиях как, жизненный цикл проекта, фазы жизненного цикла проекта, рассмотрены особенности жизненного цикла проекта.

В главе 1 было выявлено, что проект отличается от производственной системы тем, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Управление рисками проекта является одним из основных процессов в управления проектами, которое присутствует на всех стадиях его жизненного цикла. Не существует одного наилучшего способа определить идеальный жизненный цикл проекта. Участники проекта-неотъемлемая часть проекта, без которой его реализация невозможна.

Глава 2. АНАЛИЗ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПРОЕКТА НА ПРИМЕРЕ ООО«ЭлектроМарк»

2.1. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЕКТА

1.Название проекта: ООО«ЭлектроМарк»

2.Цель проекта- открытие магазина электроники в городе с населением от 300 000 человек и выход на чистый доход в 200–400 тысяч рублей. Для этого потребуется разработать бизнес-план, оценить риски и провести анализ конкурентов. Кроме этого, важным этапом считаются финансовые расчеты вложений и последующих трат в момент работы магазина.

3.Результат проекта: открытие магазина электроники ООО«ЭлектроМарк»

4.Ограничения

5.Риски

6.Допущения

7.Участники

8.Целевая аудитория

9.Конкуренты

10.Требования

11.Критерии успешности

12.Фазы проекта

13.ИСР

14.Сетевая модель

15.Календарная модель