Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Управление документооборотом

Содержание:

Введение

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело

РАЗДЕЛ 1. Документооборот

ДОКУМЕНТООБОРОТ

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату. Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах исполнительной власти регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. N 30 (с изм. и доп. от 11 ноября 2005 г.), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г., инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными обязанностями.

На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации. Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.

Электронный документооборот является одним из составных частей успешного функционирования любой организации. В современном динамичном мире без него уже невозможно себе представить ни одну компанию. Обусловлено это тем, что объемы обрабатываемой документации неуклонно растут, скорость их обработки должна быть достаточно быстрой, ответы необходимы в установленный срок, а применение электронного документооборота предоставляет возможность качественно и оперативно справляться с поставленной задачей. Основная суть электронного документооборота заключается в том, что это некий механизм, объединяющий в себе весь цикл работы с документами в электронном виде.

Основным и одним из самых важных достоинством внедрения системы электронного документооборота как в коммерческих, так и государственных корпорациях является увеличение производительности труда персонала в среднем на 25%, а также сокращение издержек на хранение документов в бумажном виде примерно на 80%, это, неоспоримо, является весьма существенным показателем. Помимо прочего, следует учитывать и факт высвобождения пространства в кабинетах, занимаемое ранее папками с бумажными документами. Затраты же на создание копий и доставку документов адресату минимизируются.

Также стоит отметить, что в электронном документообороте легче отслеживать сроки исполнения документов, изменения, вносимые в них, а также следить за появлением новых версий.

1. ТЕРМИНОЛОГИЯ

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Входящий документ (поступивший документ) - документ, поступивший в учреждение

Исходящий документ (отправляемый документ) - официальный документ, отправляемый из учреждения

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Индекс дела (номер дела) - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

1. ИСТОРИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ

В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Системы электронного документооборота (СЭД) существенно оптимизируют скорость протекания бизнес-процессов и повышают конкурентоспособность организации. В России в настоящее время наступил качественный перелом: получил общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - основная часть информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий наглядно понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. По данным CNews Analytics, рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основной устойчивости рынка СЭД.

Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота появилась еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.

Сейчас документооборот перестал быть одним из предметом автоматизации. Задача ставится значительно шире: управление знаниями (информацией, содержанием) и управление бизнес-процессами. Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами. В связи с этим понятие СЭД стали заменять названиями различных классов систем, при этом используется в основном западная терминология. И, хотя в западной терминологии отсутствует понятие "документооборот" (там используется термин Record Management), используют наиболее близкие к СЭД термины.

Словарь кадрового делопроизводства. Record Management (часто переводят как "управление записями") - практика ведения записей организации (материальные объекты или цифровая информация) с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя классификацию записей, их хранение, защиту и уничтожение. В российской практике документационного обеспечения управления подобная терминология не используется.

1. ВИДЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, выделяют пять видов документооборота:

Управленческий - включает этапы сбора, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений, анализа и обобщения информации для составления оперативных и контроль над их своевременным исполнением;

Финансовый - охватывает все операции на производстве и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), которые участвуют в бизнес-процессах;

Кадровый - подразумевает сбор и регистрацию информации, которая связанна с учетом кадров организации: изменении должности и увольнении сотрудников, переводе, о приеме, штатных расписаниях, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, должностных инструкциях и т.д.

Технический - информационные потоки координируются для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);

Архивный - обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел. Она пересматривается ежегодно

Управленческий документооборот

Управленческий документооборот - это движение управленческих документов с момента их создания до передачи в архив. От ее правильной организации зависит рациональность и своевременность принятия решений управлением компании, а также реагирование на любые изменения конъюнктуры рынка, которые влекут определенные последствия.

Залог успешного бизнеса – это правильные и своевременные решения, принимаемые руководством фирмы, а также чуткое реагирование на любые изменения на рынке, влекущие определенные последствия для компании.

С учетом постоянного роста управленческой информации, сложностей при ее хранении и обработке, привычные формы работы с документами становятся неэффективными. Особенно заметна эта ситуация в крупных компаниях с развитой филиальной сетью и большим числом людей, вовлеченных в процесс принятия решений.

Финансовый документооборот

Финансовые документы является сложносоставными документами, кроме собственных вложений в виде приложений, дополнительных соглашений, он имеет прямую связь с сопутствующими документами финансового, бухгалтерского, юридического, технического толка (прайсы, акты, счета, грузовые таможенные декларации, накладные, сертификаты, спецификации, инструкции и т. д.). Документы должны быть аутентичными, достоверными и целостными. Соответственно система ведения финансовых документов должна учитывать это и предоставлять пользователю гибкую структуру рабочих документов, а также поисковые срезы по разным критериям. Работа с контрактами и первичной документацией необходима не только финансистам и бухгалтерам, но и менеджерам, продавцам и другим специалистам организации. Такие функции не имеет смысла требовать от финансовых программ, основная задача которых ведение учета и подготовка отчетов. Ответом на поставленную задачу может стать внедрение корпоративной информационной системы (КИС) или как ее еще называют ERP-системы. Данные системы обладают необходимыми модулями документооборота, но являются сложными во внедрении и крайне дорогостоящими. Таким образом, основной задачей внедрения системы финансово-экономического документооборота является повышение качества, достоверности и оперативности материально-хозяйственного учета компании.

Финансовые и бухгалтерские документы – это своеобразная основа всей совокупности рабочих процессов на предприятии. Документооборот – это совокупность таких бумаг, в числе которых львиная доля отведена первичной документации. Именно поэтому многие компании работают над тем, чтобы совершенствовать рабочие процессы, сопряженные с финансовой документацией, сократить затраты времени, материалов и финансов на каждом участке, исключить человеческий фактор. Существует несколько способов добиться необходимого эффекта. Одним из них, и наиболее эффективным, является организация документооборота с помощью электронных технологий.

Такая система позволяет оптимизировать все процессы, сопряженные с финансовыми бумагами предприятия, сделав такой документооборот безбумажным. Однако для начала стоит определиться, что документооборот – это сложная система взаимодействия на любом предприятии, в работе которой необходимо хорошо разбираться. Только так можно гарантировать качественное исполнение получаемых заданий и команд.

Кадровый документооборот

Для любого юридического лица важно правильно организовать кадровый документооборот. Успех бизнеса – планы на долгие годы вперед, а планы – это, прежде всего, порядок в документации. В РФ предусмотрены требования к документообороту по кадровому чету. Юристы отмечают, что грамотно оформленная кадровая документация – залог эффективной деятельности сотрудников во благо предприятия.

Работа с различными видами документов является одной из задач отдела кадров, а так же менеджеров по управлению персоналом. С вступлением в силу ФЗ «О персональных данных» остро стал вопрос об обработке персональных данных в кадровом документообороте. Это, прежде всего, связанно с тем, что в трудовые правоотношения вовлечено огромное количество людей и организаций. К тому же, в соответствие с данным нормативно-правовым актом, все работодатели получили статус операторов обработки персональных данных, что значительно осложнило кадровый документооборот. Данная проблема имеет два аспекта:

Защита персональных данных сотрудников в рамках документооборота организации;
Защита персональных данных соискателей.

Для ведения кадрового документооборота, по общему правилу, применяются унифицированные формы, но юристы отмечают, что документация может вестись и в произвольной форме. Унифицированная форма ведения кадровой документации утверждена постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате».

Как показывает практика работы трудовых инспекторов, проверяющих наличие и законность кадрового документооборота, к его ведению, работодатели относятся достаточно формально. Зачастую, документация ведется «для галочки».

Технический документооборот

Исторически сложилось так, что технический документооборот и его автоматизация никогда не рассматривался ни как самостоятельная дисциплина, ни как комплексная система управления. Были и есть стандарты ЕСКД, ЕСТД и других групп, отраслевые стандарты, в которых технологические, организационные и процедурные вопросы, связанные с технической документацией и документооборотом достаточно хорошо отработаны и проверены десятилетиями.

Стандартов на электронные технические документы (ЭТД) в России пока не существует. Да и сама система стандартизации электронного документооборота строится весьма нелогично: разрабатываются частные системы стандартов, охватывающие некоторые частные области его применения (например, стандарты STEP, стандарты серии ГОСТ Р ИСО 10303 и др.), в то время, как нет основополагающих общесистемных стандартов на электронный документ, системы управления электронной документацией и системы управления электронными данными.

Архивный документооборот

Архивный документооборот — это прием и хранение документов в архив с целью обеспечения ретроспективной функции. В крупных организациях архивное делопроизводство может быть поручено специально созданному отделу, в небольших — канцелярии или секретарю.

Архивный документ, по определению закона «Об архивном деле в Российской Федерации» – это материальный носитель с зафиксированной в нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Как мы далее увидим, критерии значимости документов неоднократно менялись в ходе истории, что и определило состав и сохранность архивных фондов.

Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.

Само слово архив произошло от греческого archeion и латинского archivum, означающих присутственное место. В русском языке оно появляется во времена Петра I. В частности, в Генеральном регламенте 1720 г. говорится: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в Канцелярии и в Конторе лежали, потом в Архив с распискою Архивариусу отдаются».

Существует также понятие Архивный фонд Российской Федерации (равно как и понятия Национальный архивный фонд Украины и Национальный архивный фонд Республики Беларусь), которое означает всю совокупность архивных документов, которые имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и подлежат постоянному хранению. Другими словами, Архивный фонд Российской Федерации – это все документы, которые имеют ценность какого-либо рода для собственника или государства и должны храниться в архивах (причём как государственных, так и нет).

1. ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУХГАЛТЕРИИ

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля над совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

1. СПОСОБЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Существуют три способы учета документации:

Бумажный - означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах. Операции оформляются только на бумажном носителе, но должны указываться обязательные реквизиты и удостоверяются подписями составителей. Для этого необходимо потратить достаточно денежных средств и существенного количества времени на создание, обращение и хранение документации. Возможен риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.

Электронный - подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, они хранятся только электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи. Они защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет уменьшать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.

Смешанный - предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется в бумажном виде, а с помощью компьютеров выполняется подготовка и передача между структурными подразделениями или работниками. Оригинал документа на бумажном носителе имеет юридическую силу. Этот способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.

На предприятиях широко используются электронные средства обработки и создания документов, поэтому документооборот рассматривается как основная часть информационного обеспечения управления. Она включает в себя движение информационных потоков организации в которых она их получает, использует, обрабатывает, перерабатывает,. При использовании разных технологий обработки документов, организация документооборота берет за основу установленные принципы, или правила, которые обеспечивают оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с наименьшими затратами времени

РАЗДЕЛ 2. МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

Организация документооборота на предприятии и управление документооборотом — это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому уже давно существуют решения для автоматизации документооборота. В настоящее время появилось немало информационных программных систем для управления документооборотом, значительно упрощающих все операции документооборота. Одной из ведущих систем автоматизации документооборота на российском рынке является клиент-серверная система корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Системы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию документооборота, электронную обработку документов и предоставляют эффективные механизмы организации документооборота на предприятии и управления документооборотом.

Для полноты картины на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:

Документы, поступающие от других организаций (входящие),
Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
Документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).
1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАНЦЕЛЯРСКОЙ РАБОТЫ

В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но как показывает практика они достаточно часто нарушаются.

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме (см. "Методы связей с внешним миром"), то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Взаимосвязи системы автоматизации документооборота канцелярии

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.
На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска

- 1. КАНЦЕЛЯРИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ УРОВНЯ ОТДЕЛА

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. В принципе канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в отделах. Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют "вешать собак" за вовремя неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в подразделениях.

На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться.

1. ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ, КЛАССИФИКАЦИЯ И ИХ ВЗАИМОСВЯЗИ

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего три вида:

- 1. Входящие - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Существует несколько этапов обработки входящей документации:

начальная обработка документов;
предварительное рассмотрение;
регистрация документов;
изучение документов руководством;
передача документов исполнителям;
отправка документов;
создание дел и хранение документов.

Варианты получения документов организацией могут быть разными. Документы могут быть получены от курьера, от посетителей, приняты по факсу или в виде телефонограммы.

Корреспонденция без указания адресата или на имя руководителей организации обрабатывается специальной службой, предназначенной для обеспечения управления документооборотом, службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Если же документы направлены в конкретные отделы организации, то их обрабатывают секретари данных подразделений.

- 1. Исходящие - большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”).
  2. Внутренние - данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Обработка внутренней и исходящей документации

Данные категории документов при управлении документооборотом обрабатывать проще, чем входящие. Для этого необходимо их также зарегистрировать и отправить получателям. Регистрация исходящей и внутренней документации аналогична регистрации входящей, за исключением того, что в реквизитах отсутствуют пункты «дата» и «индекс поступления». Если внутренний документ передается в другое подразделение, он регистрируется снова.

Существует несколько категорий внутренних документов:

приказы по основной деятельности;
акты ревизий;
приказы по личному составу;
отчеты;
протоколы мероприятий;
докладные записки.

Документы для каждой категории необходимо регистрировать отдельно, а индексы документам присваиваются в пределах каждой категории. В категориях используется простая нумерация документов. Документы передаются исполнителям под расписку в форме регистрации.

Обязательной для службы ДОУ является статистика обработанных документов, которая должна включать виды документов и их копии. Информация об учете корпоративного документооборота представляется руководству организации.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные — жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов — входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера — это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

- 1. ОБЩИЕ АТРИБУТЫ ДОКУМЕНТОВ

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.

Общие атрибуты документов

1) Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

2) Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

3) Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен кадрового состава предприятия).

4) Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел — это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.

Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.

•Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

•Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

•Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставить резолюцию “Об исполнении доложить” Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

- 1. ОЦЕНКИ ОБЪЕМОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Приведены некоторые оценки объемов корреспонденции для различных организаций. Так например через канцелярию центрального офиса Национального банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно в подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документов непосредственно в канцелярии храниться в течении 3 лет для 90% документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в архивном отделе канцелярии) до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.

Документооборот Государственной думы имеет несколько больший объем — 90-120 тыс. документов в год. Документооборот Дома правительства Российской федерации составляет 90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета писем граждан). Характерные сроки хранения перечня документов для этих организаций — 5 лет для думы и 1 год для аппарата правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение по типам документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что входящие и исходящие представлены примерно в равных пропорциях.

Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.

Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная для сложной карточки документа в DOCS Open). Еще 1 Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства для данных. Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка документа храниться в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.

РАЗДЕЛ 3. ПРИМЕРЫ КОНКРЕТНЫХ ВНЕДРЕНИЙ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ИркутскГипродорНИИ

АО "ИркутскГипродорНИИ" - Государственный научно-исследовательский институт проектирования автомобильных дорог и изысканий занимается комплексным проектированием дорог всех категорий федерального и местного значения, различных транспортных сооружений, проектированием объектов промышленного и гражданского строительства, а также проводит инженерные изыскания в районе строящихся объектов с их последующим обслуживанием.

Регион проводимых работ чрезвычайно широк - от Красноярского края на восток, через Бурятию и Якутию, до Читинской, Амурской областей и Дальнего Востока. Численность сотрудников составляет приблизительно 450 человек, а компьютерный парк 200 единиц. Еще в 70-х годах система документооборота, тогда еще полностью бумажного, была налажена весьма неплохо. В ее основе лежало "Положение о правилах обращения служебных документов", а в штате предусматривалась специальная должность - инспектор по документообороту, в служебные обязанности которого входило отслеживание выполнения инструкций по обращению документов, обеспечение целостности документооборота и контроль сроков их исполнения. Однако в конце 80-х возникла ситуация, когда процесс документооборота предприятия нарушился, а введение в технологический цикл компьютеров только усугубило ситуацию. В свете необходимости объединения имеющихся рабочих станций в корпоративную сеть было принято решение организовать автоматизированное управление и обработку больших потоков технических и офисных документов.

Так как основная производимая АО "ИркутскГипродорНИИ" продукция - это проекты, система управления документооборотом (СУД) должна объединять технический документооборот: чертежи и документы, используемые сотрудниками офиса - всевозможные накладные, счета, бланки, письма. У специалистов АО "ИркутскГипродорНИИ" имелся некоторый опыт работы с зарубежными системами, в частности Lotus Notes. На ее основе была предпринята попытка создать СУД локального масштаба на базе сети службы автоматизации, однако предъявляемые требования не соответствовали реальным возможностям системы. После анализа рынка было принято решение построить систему документооборота и электронного архива предприятия на основе пакета TechnoDOCS.

К одному из преимуществ такого решения перед чисто техническими системами электронного документооборота относится возможность повысить производительность труда и эффективность использования техники. В рамках комплекса TechnoDOCS решены не только вопросы автоматизации, но и задачи контроля сохранности документов.

В регионе, где работает АО "ИркутскГипродорНИИ", своя специфика - проектирование автодорог (основной профиль) ведется в условиях трудного рельефа. Поэтому те программные продукты: САПР или специализированные системы расчета, которые хорошо зарекомендовали себя, например, в европейской части России, в условиях работы со специфическими рельефами часто требуют доработок. Следовательно, часто необходима модификация таких продуктов под специфические требования и возможность интеграции дополнительных программ. В комплексе TechnoDOCS используется ядро DOCS Open, что позволяет легко оптимизировать систему для использования на российских предприятиях.

ЭЛЕКТРОННАЯСИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ НА COMSTAR

Основной вид деятельности Comstar Telecommunications - предоставление корпоративным и индивидуальным пользователям полного пакета телекоммуникационных услуг мирового уровня на базе собственной цифровой сети с интеграцией обслуживания, сопряженной с московской городской сетью связи общего пользования. Прежде всего клиенты Comstar получают высококачественную телефонную связь в Москве с приоритетным выходом на междугородные и международные сети. С 1995 года Comstar предоставляет линии ISDN. Развивая для своих клиентов услуги международной связи Comstar , поддерживает договорные отношения с администрациями связи более чем 200 стран мира.

Взаимодействие с клиентами, а также с отечественными и зарубежными операторами связи порождает большое количество сопутствующих документов. Предоставление любой услуги начинается с подачи потенциальным пользователем письменного заявления в Comstar, которое в соответствии с действующей технологической процедурой проходит целый ряд служб, обрастает по пути заключениями, резолюциями и сопутствующими внутренними документами. Процесс завершается подписанием контракта. При согласовании контракта и в течение всего периода его действия с пользователем ведется переписка: факсимильные сообщения, обычная или электронная почта. При этом для каждого из приходящих документов может быть установлен свой, достаточно сложный маршрут: он зависит от особых пожеланий клиента, от технических возможностей прокладки кабеля к данному клиенту и от ряда других причин. Как показывает опыт, лишь половина входящих документов идет по стандартному маршруту. Дополнительные трудности создает территориальная разобщенность исполнителей, вовлеченных в цепочку документооборота, что приводит к необходимости использовать бумажные сопроводительные документы и службы доставки.

Ежедневно в Comstar поступают сотни входящих документов, которые могут находиться в оперативной обработке до двух недель - это уже несколько тысяч единиц. К этому надо прибавить необходимость достаточно частого обращения к многочисленным бумажным документам, накопившимся в архивах Comstar с момента его создания в 1989 году. При 100 входящих документов в день за 270 рабочих дней накапливается 27 тысяч документов в год. За 5 лет, а именно такой срок отводится законодательством для хранения большинства бумаг, - 100 тысяч только входящих документов плюс примерно столько же исходящих. Кроме того, на каждый входящий документ приходится некоторое количество переадресаций и резолюций. Плюс внутренние документы. Вместе с тем компания Comstar достаточно хорошо оснащена вычислительной техникой, корпоративная сеть сейчас насчитывает около 300 рабочих станций.

Пересылка между исполнителями не самого документа, а его электронной копии - это единственный выход в условиях бурного роста компании и номенклатуры предоставляемых ею услуг. Кроме того, использование системы электронного документохранения и документооборота позволит накапливать информацию в архивах и проводить ее анализ по любым заданным критериям. Крайне важно предоставить сотрудникам оперативный доступ, как к истории каждого абонента, так и к истории каждого телефонного номера. Ведь часто бывает, что абонент перестал существовать как юридическое лицо, а номер за ним все еще числится. Несвоевременное получение информации или утеря документов тоже приводит к ошибкам в учете ресурсов и, как следствие, к значительным финансовым потерям. И главное, в чем уверены специалисты Comstar, внедрение электронного документооборота позволит более оперативно реагировать на потребности наших клиентов и, в конечном счете, улучшит качество обслуживания.

Основными требованиями к СУД были русскоязычный интерфейс и надежность поставщика решения. Также хотелось, чтобы система не позволяла выпустить находящийся в ней документ за круг тех лиц, которые имеют право работы с ним, чтобы она описывала иерархию организации и для каждого должностного лица указывала адреса, которые ему доступны по свободной маршрутизации - круг тех людей, которым он может передать документ. Кроме того, исторически получилось так, что рабочие станции корпоративной сети работают под самыми разнообразными ОС, и требовалась поддержка такой сложной гетерогенной среды.

Работа по автоматизации документооборота началась c обследования объекта - нельзя автоматизировать то, о чем нет четкого представления. Если рассмотреть деятельность любой организации, то станет очевидно, что документооборот в ней так или иначе уже формализован. В том смысле, что каждый участник этого процесса имеет достаточно конкретные должностные инструкции, что с какой бумагой делать. С другой стороны, в большинстве предприятий сильно отличаются маршруты документов, что приводит к необходимости создавать индивидуальные модели документооборота. Если автоматизировать документооборот, то это следует делать в полном объеме в смысле охвата вовлеченных в него лиц, но поэтапно. Нельзя автоматизировать лишь часть рабочих мест - при этом пропадает весь эффект от использования "безбумажных" технологий. С другой стороны, чем выше уровень управления в иерархии - тем меньше документов на этот уровень поступает. Поэтому вполне можно предположить, что начиная с какого-то уровня электронные документы просто исчезают из обращения. И хорошая система управления документооборотом такие случаи также должна предусматривать. Кроме того, нельзя забывать, что входящие и исходящие документы еще долго будут исполняться в печатной форме в связи с тем, что в России и многих других странах юридической силой обладают только бумажные документы и микрофиши. Так что целиком отказаться от бумажных документов и архивов нельзя.

Экономический эффект от внедрения СУД иногда подсчитать достаточно трудно. Дело в том, что без СУД в ряде случаев, например в страховых компаниях, просто нельзя вести основную производственную деятельность. Когда документы путешествуют слишком долго или вообще теряются - фирма теряет прибыль и становится неконкурентоспособной. Практика показывает, что средний по величине документ занимает примерно три страницы. По данным консалтинговой фирмы Delta Consulting Group, в процессе работы над документом с него в среднем снимается около 20 копий. Так что, если в организацию поступает 100 документов в день, то на одни только расходные материалы для их копирования (считая по 6 центов на страницу) эта организация ежедневно тратит 360 долл. плюс стоимость бумаги, содержание персонала, аренду помещения. Электронная же копия страницы при разрешении в 256 цветов обычно занимает около 60 Кбайт (двухцветная - 15 Кбайт). Стоимость хранения информации в магнитооптических (МО) библиотеках приближается к 12 центам за мегабайт (на жестком диске - примерно 50 центов). Таким образом, стоимость хранения одной страницы документа в МО-библиотеке составляет около 0,7 цента, что почти на порядок дешевле изготовления ее ксерокопии.

В разработанной для Comstar системе достаточно дешевую электронную копию любого документа можно практически мгновенно получить с любого рабочего места, причем со всеми "слоями" наложенных на него резолюций (каждая копия даже чисто физически хранится в виде многостраничного tif-файла). Разумеется, любой из слоев можно "снять", чтобы посмотреть документ в его первозданном виде. В процессе реализации не было написано ни одной строчки кода, что является необычным для СУД. Все проблемы были решены лишь оптимальным выбором настроек локализованной версии системы DOCS Open Document (Organization&Control System) компании PC DOCS (Берлингтон, шт. Массачусетс) и ряда дополняющих ее модулей. В число таких модулей вошли: DOCS Browser - иерархический просмотр накопленных в архиве документов; DOCS Links - установка произвольных связей между документами; WorkRoute - установка различных маршрутов следования документов и организация контроля за их прохождением.

ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

При внедрении систем электронного документооборота приходится решать не только специфические проблемы, обусловленные многосторонней сложностью такого рода систем, но и с иными проблемами, характерными для процессов коренной реорганизации деятельности предприятия. Известно, что переход на электронный документооборот можно с полным правом назвать именно коренным изменением организационного и административного устройства любой организации.

Проблема информированности. Чтобы руководство организации пришло к выводу о необходимости внедрения СУД, оно должно, как минимум, знать о существовании таких систем, для чего они предназначены и как осуществить их внедрение. Дефицит информации о СУД приводит к тому, что они ассоциируются с разновидностью АСУ ТП, АСУП и т. п. У многих еще на памяти печальный опыт неграмотного подхода к внедрению таких систем в 80-х годах, что привело к ошибочному суждению о СУД как о дорогостоящей игрушке, не привносящей ничего нового и хорошего в деятельность предприятия. Есть и другая проблема: с чего начать внедрение СУД?

Организационные проблемы. На каждом предприятии с течением времени складывается определенная организационная структура (причем - не всегда оптимальная), формируются свои, характерные только для нее, стили работы, методы управления и контроля. Внедряемая СУД, в подавляющем большинстве случаев, на первых порах оказывается как бы "чужеродным телом" для коллектива предприятия. Это происходит потому, что хорошо построенная СУД является своего рода "лакмусовой бумажкой", и многие недостатки в функционально-структурном построении предприятия проявляются уже на первых этапах процесса внедрения СУД. Возникает дилемма: что лучше и легче - строить СУД по образу и подобию того как дело обстоит у заказчика, или проводить у него реорганизацию с целью достижения максимальной эффективности СУД? Да, хорошие СУД обладают определенной возможностью адаптации к конкретному заказчику, но у всего есть свои границы. Если предприятие в значительной степени организационно не готово к внедрению СУД, то такое внедрение либо весьма затруднено, либо вовсе невозможно. Хорошей аналогией может послужить попытка установить более мощный двигатель на автомобиль со слабой ходовой частью. Результат известен заранее.

Психологические проблемы. Как видится СУД большинству сотрудников предприятия - заказчика? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия СУД представляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-за небрежного отношения к документам. А исполнители считают, что СУД - это что-то среднее между электронной почтой и привычным редактором. И только потом, по мере более детального ознакомления с системой, руководство вдруг с удивлением обнаруживает, что им тоже надо будет работать на компьютере, который долго пылился на рабочем столе, создавая в глазах посетителей определенный имидж хозяина кабинета. Для немалого числа руководителей старой закалки это оказывается психологическим барьером. Им куда привычнее работать непосредственно с людьми: "вызвал на ковер", "дал накачку", увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением СУД появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, ведь теперь совершенно точно можно узнать при желании: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно было сколько угодно вешать начальству "лапшу на уши"^ что, мол, полдня искал такой-то и такой-то документ по всем этажам (хотя, на самом деле, играл в преферанс на компьютере). Вот и возникает у плохого начальства и у нерадивых работников психологический дискомфорт и полное неприятие СУД. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как СУД, которая воочию покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия.

Проблема кадров. Внедрение СУД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. Это так и есть в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 20 - 15 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но они никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу? Но, как правило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения СУД, то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Это значит, что обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно. А факультативное обучение может оказаться неэффективным и будет приводить лишь к повышенной усталости работников предприятия.

Пунктирно были указаны лишь основные проблемы, стоящие на пути внедрения СУД. Естественно, большинство из них находит свое решение и не является непреодолимым препятствием. Хочется лишь подчеркнуть, что все эти проблемы должны приниматься во внимание и тем, кто раздумывает о целесообразности внедрения СУД на своем предприятии или в своей организации, и тем, кто берется за само внедрение.

ВЫВОД

Подытоживая данную тему курсовой работы необходимо отметить, что внедрение документооборота следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена: описания, автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы, как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый «фактор первого лица»). При отсутствии такой поддержки, в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд от этого можно ожидать какого-либо заметного возврат инвестиций). Проблему «сопротивления изменениям» можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучение сотрудников работе с электронной почтой и intranet - сетью, организации электронного архива и др….) И проведение необходимой разъяснительной работы. В ходе внедрения СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации переходу на электронную форму делопроизводства.

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем чрезвычайно широкой: от систем складского учета в ПО контроля за технологическими процессами.

В данные работе термины «документооборот», «делопроизводство» и др.. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Согласно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти. Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Быкова Н. Н. Электронный документооборот в финансовой сфере // Молодой ученый. — 2015. — №7. — С. 355-357.
ГОСТР 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Госстандарт России, 1998, с.З.
См.: Кузнецова Т. В. Документооборот — отражение системы управления // Делопроизводство, 2009, № 4, с. 11–14.
Ермолаева А. В. Организация документооборота в органах исполнительной власти: теория и практика // Делопроизводство, 2012, № 1, с.15.
Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 296 с.
Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N 105 от 29 июля 1983 г.
Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998
Association for Information and Image Management, AIIM [Электронный ресурс].
Мейнцер А. Корпоративные хранилища документов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2010. N 0. С. 30 - 37.