Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Назначение учетных регистров)

Содержание:

Введение

В результате своей деятельности любое предприятие осуществляет какие-либо хозяйственные операции. Практически каждое такое действие находит отражение в специальных учетных документах, которые представляют собой таблицы, разграфленные по строкам и столбцам при помощи типографского способа, именуемые учетными регистрами.

Несмотря на разнообразие учетной информации, существует определенная методология, по которой предприятия ведут учет совершаемых операций.

Значимость темы курсовой работы определяется тем, что регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах является наиболее ответственным этапом учетной работы. Это связано с тем, что в них группируются и систематизируются на счетах синтетического и аналитического учета абсолютно все данные о состоянии и движении хозяйственных средств и источников, используемые для составления итоговой финансовой отчетности.

Целью курсовой работы является изучение видов, форм и методов учетной регистрации.

Задачами достижения поставленной цели являются следующие:

• В первой главе необходимо определить сущность и формы учетных регистров, для этого необходимо:
• Определить назначение учетных регистров;
• Дать характеристику учетным регистрам;
• Изучить формы учетных регистров.
• Во второй главе следует раскрыть технику учетной регистрации, для чего необходимо:
• Рассмотреть технику ведения регистров бухгалтерского учета;
• Проанализировать виды и причины возникновения ошибок в бухгалтерских регистрах;
• Изучить допустимые методы исправления обнаруженных в учетных регистрах ошибок.

Предметом курсового исследования выступают совокупность методологических и теоретических вопросов ведения регистров бухгалтерского учета.

Прикладная значимость курсовой работы состоит в том, что ее результаты рекомендуются для изучения общих вопросов, касающихся ведения бухгалтерской документации, а также полученный материал можно использовать в дальнейшем при написании дипломной работы.

При написании курсовой работы были использованы работы по бухгалтерскому учету, изданный в период с 2010 по 2015 годы, изданные такими известными издательствами, как Феникс, Инфра-М, Юрайт, Вузовский учебник. Проблеме ведения учетных регистров посвящено множество работ ведущих ученых в области бухгалтерского учета, которые на протяжении многих лет занимаются его изучением, таких как Пошерстник Н., Кондраков Н., Мельников И., Богоченко В., Бабаев И., Терентьева Т.. Данными авторами достаточно полно и доступно рассматривается тема исследования.

1. Сущность и формы учетных регистров

1.1 Назначение учетных регистров

Информационной базой для организации бухгалтерского учета является документация. Однако в документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции.

Для получения показателей о хозяйственной деятельности сведения об операциях, содержащихся в документах, группируют в соответствии с их экономическим содержанием и регистрируют.

Правильное и качественное ведение бухгалтерского учета позволяет повысить рентабельность деятельности организации.^[1]

Бухгалтерский учет ведется с применением различных учетных регистров, приемов и способов.

Записать хозяйственную операцию на счетах означает отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами.^[2]

Совокупность признаков построения учетных регистров, внешняя их форма, последовательность и техника записей в них, порядок сверки данных характеризуют определенную форму бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета принимается определенная система построения, порядок и способы записей в учетные регистры.

Регистрация осуществляется с помощью таких технических средств ведения бухгалтерского учета, как учетные регистры, которые отражают вторично экономическую информацию о хозяйственных операциях, обеспечивают контроль за сохранностью документов, обозримость данных в них.^[3]

Учетные регистры - это листы бумаги, имеющие определенное графление, предназначенные для учетных записей. Запись учетной информации из документов в регистры называется регистрацией. Регистрировать информацию можно от руки и с применением средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимают запись хозяйственных операций в учетных регистрах.^[4]

Регистрация хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах осуществляется в хронологической последовательности с систематизацией на счетах синтетического и аналитического учета согласно Плану счетов, принятому на предприятии.

Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных (там, где это необходимо) первичных учетных документов.^[5]

Существенным назначением учетных регистров является тот факт, что по их данным на предприятиях всех форм собственности составляется финансовая отчетность. Поэтому достоверность финансовой отчетности подтверждается данными учетных регистров, которые должны соответствовать показателям первичных документов.

Согласно записям в учетных регистрах можно осуществить контроль за хозяйственной деятельностью предприятия, регулированием производства, последующего анализа их результатов и подготовки необходимых рекомендаций для руководства с целью принятия управленческих решений.

На основе первичных документов в учетных регистрах записывают их номера и краткое содержание операции. В целях сохранения, первичные документы прикладываются к учетным регистрам.

Регистры служат целям контроля, управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций и используются для составления установленной финансовой (бухгалтерской) отчетности.^[6]

Основными признаками современных форм бухгалтерского учета являются ясность, простота, устранение дублирования в счетных записях с одновременным усилением контрольно-аналитических функций учета.

Хозяйствующие субъекты в настоящее время применяют следующие формы бухгалтерского учета: упрощенная; мемориально-ордерная; журнально-ордерная; автоматизированная.

Учетные регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в обработанных первичных документах, для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.^[7]

Следовательно, учетные регистры являются средством используемым для отражения в них записей на счетах. Данные бухгалтерских счетов находят отражение в учетных регистрах синтетического и аналитического учета. (Главная книга и журналы ордера). Отсюда, учетные регистры должны отвечать требованиям принципа строения и системы счетов и двойной записи в них.^[8]

1.2 Характеристика регистров бухгалтерского учета

Данные хозяйственных операций, отраженные в первичных документах, должны быть в дальнейшем зарегистрированы с целью группировки, отвечающей нуждам управления. Для этого используются учетные регистры.

Все регистры бухгалтерского учета можно классифицировать по нескольким основным признакам1 по внешнему виду, характеру записей, содержанию, форме построения.^[9]

Они представляют собой специальные таблицы, которые имеют свою форму и содержание в зависимости от требований контроля и систематизации информации.

Учетные регистры могут иметь вид книг, карточек и свободных листов (ведомостей) в виде машинограмм, полученных при исполь­зовании вычислительной техники, а также магнитных лент, дисков, дискет и иных машинных носителей.^[10]

Применение различных регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки экономической информации и т.п. Эти особенности накладывают отпечаток на строение учетных регистров.

Формы регистров бухгалтерского учета в настоящее время утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.^[11]

Так, карточки и книги в основном используются для аналитического учета (движения) основных средств, материалов, продукции и товаров. Как правило, в них ведется только количественный учет по каждому наименованию материальных ценностей. Записи в карточках производятся материально ответственным лицом.

Карточки размещаются в картотеке в группировке, удобной для получения необходимой информации.

Бухгалтерские книги используются в тех случаях, когда перечень объектов незначителен, а также для оперативного учета денежных средств у кассира. Отличительной особенностью ведения книг является то, что на их обложке указывается назначение, а перед началом использования страницы нумеруются и на обороте последней страницы делается надпись о количестве страниц цифрами и подписью, что удостоверяется подписью главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица) и скрепляется печатью.^[12]

Свободные листы представляют собой заранее напечатанные таблицы в виде ведомостей или журналов-ордеров, которые имеют необходимые графы и колонки Как правило, такие регистры заполняются вручную. При наличии ЭВМ их удобно составлять средствами вычислительной техники, в результате чего получают так называемые машинограммы. Машинными носителями информации являются магнитные диски, дискеты и другие. Использование вычислительной техники позволяет группировать первичные данные в учетных регистрах, исходя из потребностей пользователей информации.

Применение различных учетных регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки экономической информации. Эти особенности накладывают отпечаток на строение учетных регистров.^[13]

После определения содержания регистра разрабатывается его форма с точным заголовком. В соответствии с требуемыми реквизитами и показателями уточняются количество граф и их заголовки, которые должны соответствовать расположению в первичных и накопительных документах.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.^[14]

Учетные регистры могут иметь различное строение, что зависит от порядка размещения бухгалтерских записей в соответствующих графах: параллельное, последовательное или комбинированное.

Параллельный способ предусматривает размещение записей в процессе их регистрации по дебету и кредиту на одной линии.

Последовательный способ предусматривает двухуровневое строение учетных регистров: на одном из них располагаются записи по дебету счета, а на другом - кредитовые записи по счету. Соответственно этому подсчитываются итоги по дебету и кредиту счетов, представленных в данном регистре, и выводится сальдо на начало и конец месяца.

По содержанию бухгалтерские регистры подразделяются на синтетические, аналитические и комплексные. Такое деление зависитот вида учета, который в них осуществляется.^[15]

Более конкретная информация, отраженная в регистрах, требует, чтобы были указаны содержание операции, источник поступления средств или их расходы, номер и наименование документа, дата, количественные данные, качественные характеристики объекта и т.п. Такие регистры носят название аналитических и требуют наличия соответствующих строк и граф для отражения указанной информации. Как правило, такими регистрами являются бухгалтерские книги и карточки, но могут быть и свободные листы.

Регистры синтетического учета предназначены ля записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма.^[16]

Регистры, в которых отражается информация высокой степени обобщенности, называются синтетическими и обычно записи в них ведутся только в суммовом выражении. Но, как и при других критериях группировки, в данном случае могут быть комбинированные регистры.

Обязательным правилом является соблюдение равенства сальдо и итогов оборотов по дебету и кредиту регистров аналитического и синтетического учета.

Записи в учетных регистрах могут осуществляться в хронологическом или систематическом порядке, отсюда и их название.

Хронологические регистры предусматривают записи по мере поступления документов без определенной их группировки по счетам.^[17]

Примером хронологического регистра является журнал учета поступающих грузов, в котором ведется учет товарно-транспортных документов поставщиков на отгруженные товары. Покупатель регистрирует их в журнале по мере получения и проверки достоверности документов.

Систематические регистры применяются для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов.^[18]

Систематические записи производятся во всех регистрах синтетического учета, но самым типичным является Главная книга, в которой вся информация по предприятию группируется по дебету и кредиту счетов синтетического учета.

Во многих регистрах сочетаются хронологические и систематические записи, поэтому они называются комбинированными. Применение хронологических и систематических записей в одном регистре позволяет сокращать количество записей, повысить степень контроля информации.^[19]

Дальнейшее развитие автоматизации учета расширяет рамки использования комбинированных регистров.

Регистрация данных в учетных регистрах может осуществляться вручную или при помощи компьютеров. Современный уровень бухгалтерского учета и средств вычислительной техники позволяет автоматизировать многие, если не все участки учетного процесса.^[20]

Если бухгалтерский регистр составлен в электронной форме, субъект по требованию уполномоченных органов обязан распечатать его на бумажном носителе.

1.3 Формы учетных регистров

Учетные регистры имеют строго определенные построение, реквизиты, совокупность которых определяют форму каждого из них. В практике бухгалтерского учета применяется большое количество разнообразных регистров. Учетные регистры классифицируются по различным признакам. (Приложение 1)

Все учетные регистры целесообразно разделить на четыре группы по следующим признакам:

• по внешнему виду;
• по степени обобщения (по объему содержания);
• по назначению и характеру записей;
• по форме.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

• бухгалтерские книги;
• карточки;
• свободные листы^[21]

В настоящее время на предприятиях всех форм собственности применяется пять форм учета:

1) упрощенная;

2) мемориально-ордерная;

3) сокращенная журнально-ордерная;

4) полная журнально-ордерная;

5) автоматизированная.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются следующие:

• количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;
• взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
• последовательность и способы записей в учетные регистры;
• степень использования средств механизации и автоматизации

в бухгалтерском учете.^[22]

Мемориально-ордерная форма представляет собой систему отражения данных первичных документов в мемориальных ордерах по мере совершения операций после предварительной группировки данных документов в накопительных ведомостях.

Журналы-ордера – учетные регистры хронологической регистрации хозяйственных операций синтетического и в ряде случаев аналитического учета. Записи в них производятся по мере поступления первичных документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей. корреспонденции с дебетуемыми счетами. Это достигается использованием шахматной формы журналов-ордеров.^[23]

Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы бумаги со специальным графлением. Все страницы в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы и заключены в переплет. На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица) делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано …страниц (листов)».^[24]

При журнально-ордерной форме - полной и сокращенной, учет ведется в журналах-ордерах по кредитовому признаку, т.е. отражаются суммы по кредиту счетов. Параллельно ведутся ведомости к журналам-ордерам по дебетовому признаку. Записи и в журналы-ордера, и в ведомости осуществляются в хронологическом порядке по датам совершения хозяйственных операций.

При большем объеме книги и значительном количестве учитываемых в ней различных объектов составляется оглавление, а в необходимых случаях и перечень объектов в алфавитном порядке. Книги открываются в начале каждого года сроком на год.^[25]

Свободные листы представляют собой определенным образом разграфленные таблицы, предназначенные для записи хозяйственных операций. Таблицы в виде свободных листов широко используют для ведения ведомостей журналов- ордеров, машинограмм и магнитных носителей.

Карточки – это отдельные таблицы на плотной бумаге. Чаще всего карточки применяются в качестве регистров аналитического учета и хранятся в картотеке. При открытии карточек их регистрируют в специальном регистре.^[26]

По объему содержания учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета. Они различаются: степенью подробности содержащихся в них сведений, а также группировкой показателей.

В синтетических регистрах записи ведут в денежном выражении с указанием даты, номера документа, но, как правило, без пояснительного текста. К таким относятся Главная книга и большинство журналов-ордеров.^[27]

Структура синтетических регистров прежде всего зависит от формы бухгалтерского учета, а большинство аналитических регистров от характера отражаемых и получаемых в них показателей.

Регистры аналитического учета предназначены и используются для отражения однородных операций по отдельным аналитическим счетам. Каждая операция отражается в регистрах данного вида не только в денежном, но и в натуральном выражении.^[28]

По принципу группировки или последовательности записей регистры бухгалтерского учета подразделяются на хронологические, систематические, комбинированные.

Хронологическими называются регистры, назначением которых является регистрация операций в порядке хронологической последовательности их выполнения и оформления.

Систематическими называются учетные регистры, в которых выполняется группировки однородных операций на синтетических и аналитических счетах.

При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается использование хронологических и систематических записей.^[29]

Все они являются материальными носителями синтетического учета.

Аналитические учетные регистры - это регистры, в которых учет ведется по аналитическим счетам.^[30]

Данные подают в натуральных, трудовых и стоимостных измерителях. К таким регистрам относятся книги, карты. В этих регистрах учитывают специфику учитываемых объектов.

В бухгалтерском учете практикуется применение и такого вида учетных регистров, как комбинированные регистры систематического учета, объединяющие синтетические и аналитические записи. Использование комбинированных регистров способствует более оперативному получению хронологических и систематических данных или показателей синтетического и аналитического учета вместе, что дает более полное представление об осуществленных операциях.^[31]

По строению учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние, многографные и шахматные.

В односторонних учетных регистрах подают данные о хозяйственной операции, сумму которой записывают по дебету или по кредиту соответствующего счета. Двусторонние учетные регистры состоят из двух частей: в одной подают данные о дебетовых обороты на счете, а во второй - о кредитовые обороты на этом счете. Двусторонняя строение регистров характерна для Главной книги.

Многографные учетные регистры - это регистры, в которых один из граф разделена на несколько граф. К такого вида учетных регистров принадлежит Журнал-ордер, где отдельные графы используют для аналитического учета по счетам, суммы которых группируются по определенным показателям.^[32]

Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи в таких регистрах делают в ячейке, что на пересечении столбца и строки таблицы, которые соответствуют разрешении и кредитовому оборота на соответствующих счетах. Такое строение значительно сокращает количество записей, поскольку двойная запись здесь осуществляется в один рабочий прием, усиливает текущий контроль отражения операций и повышает аналитические возможности бухгалтерского учета. По такому принципу построены журналы-ордера.

Таким образом, можно отметить, что в практике бухгалтерского учета все счета, на которых осуществляется экономическая группировка и текущий учет, непосредственно ведутся в учетных регистрах. Изучив содержание учетных регистров, можно сделать вывод, что они представляют собой специальную таблицу, предназначением которой является отображение документально оформленных всех хозяйственных операций, которые имеют место на предприятии.

Разработанные формы бухгалтерских регистров должны утверждаться лицом или органом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности и прилагаться к учетной политике субъекта за соответствующий учетный год.

2. Техника учетной регистрации

2.1 Техника ведения регистров бухгалтерского учета

Под техникой бухгалтерского учета понимается совокупность приемов и средств, с использованием которых осуществляется регистрация учетной информации из первичных документов.^[33]

Учетные регистры являют собой различные бухгалтерские книги, отдельные карточки, листы-ведомости. Бухгалтерские книги состоят из отдельных листов, прошитых и пронумерованных. На последнем листе книги указывается количество листов, книга подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и скрепляется печатью организации.

Хозяйственные операции отображаются в учетных регистрах во время поступления первичных документов или итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операций. Информация в учетные регистры переносится после проверки первичных документов. (131)^[34]

Вся информация, отраженная в первичных документах, должна вноситься в учетные регистры в строгой хронологической последовательности в соответствии с бухгалтерскими счетами.

Требование к записям в учетных регистрах – они должны быть краткими, четкими, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги.Мельников С.49^[35]

Хозяйственные операции в учетные регистры записывают только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек, машинными средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение длительного времени и предотвращали бы внесение несанкционированных и незаметных исправлений.^[36]

Перенос информации из первичных документов в учетные регистры должен осуществляться в порядке поступления документов к месту обработки в соответствии с утвержденным планом-графиком документооборота.

После регистрации всех данных документы подшиваются с указанием регистра, к которому относятся. В самих же регистрах подводят итоги сумм по вертикали и горизонтали, сверяя данные синтетического и аналитического учета. ^[37]

Ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие эти регистры в соответствии с служебных обязанностей каждого работника.

Записи хозяйственных операций должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

В случае составления и хранения регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных и других соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.^[38]

Предприятие должно обеспечить предотвращение несанкционированного и незаметном исправлению записей в регистрах бухгалтерского учета, а также надлежащее их хранение в течение установленного срока.

Учетные регистры хранятся в течение трех лет при условии завершения проверки государственными налоговыми органами, соблюдение налогового законодательства.^[39]

Регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Должностное лицо предприятия имеет право в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, снять копии регистров, изымаемых при этом обязательно составлять реестр документов, изымаются.

Записи в учетные регистры могут быть простыми и копировальные. Простыми являются записи, которые осуществляются только в одном экземпляре. Копировальные записи применяют в том случае, когда необходимо иметь копию записи. Копировальные записи могут вестись в ручном или (автоматическом) режимах.^[40]

При ручном способе записи осуществляют с помощью копировальной бумаги. При использовании вычислительной техники копирование информации осуществляется в автоматическом режиме.

Порядок отражения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, применяемой на предприятии. Так, при мемориально-ордерной форме операции сначала отражают в регистрах синтетического учета, а потом - аналитического.^[41]

При журнально-ордерной форме текущий учет операций осуществляется одновременно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а по отдельным объектам учета - также синтетического и аналитического учета.

При переносе информации в учетный регистр из документа, в последнем делают соответствующую отметку, удостоверяющий заключение учетной процедуры документа и имеет контрольное значение.^[42]

В конце каждого месяца учетные регистры закрывают. Эта процедура включает подсчеты итогов по дебету и кредиту и сальдо по каждому синтетическим и аналитическим счетом.^[43]

Итоговую информацию переносят в регистры, на основе которых составляют отчетность. Важным при этом является система контроля записей, которая основывается, как правило, на взаимосвязях и взаимоконтроля данных учетных регистров. Так, общий итог оборотов по синтетическим счетам за отчетный период, показанных в оборотной ведомости по синтетическим счетам, должна совпадать с итогом Журнала регистрации операций.

Ответственность за ведение регистров бухгалтерского учета возложена на лиц, которые их составляли и подписывали. На предприятии должна быть организована аккуратная система хранения регистров, не допускающая их несанкционированного исправления. Информация, находящаяся в учетных регистрах, является охраняемой коммерческой тайной.^[44]

Знание порядка регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах имеет большое значение для формирования своевременной и достоверной информации на предприятии и предоставления ее пользователям.

2.2 Бухгалтерские ошибки, их виды и причины появления

При ведении бухгалтерского учета могут быть допущены различные ошибки. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского и налогового учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Ошибки могут быть обнаружены как бухгалтерскими работниками самостоятельно, как в результате проведения сверки с контрагентом илив процессе осуществления арифметического контроля, так и при аудиторских и налоговых проверках^[45]

Учетные регистры, как и документы должны вестись аккуратно, без помарок и подчисток. Записи в учетных регистрах должны быть обязательно проверены путем сопоставления данных синтетических и аналитических учетных регистров, так как их итоговые данные служат исходным материалом для составления отчетности. Обороты и остатки обязательно должны сверятся на 1-ое число каждого месяца независимо от их сверки в течении отчетного периода.

При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется: сплошная проверка (пунктировка записей), выборка, просмотр первичных документов^[46]

Исправление ошибки в регистре бухгалтерского или налогового учета должно быть обосновано и подтверждено подписью ответственного лица, внесшего исправление, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.

Ошибки в первичных документах приводят к искажению данных бухгалтерского учета.

Ошибка в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности организации может быть обусловлена, в частности:

• неправильным применением законодательства о бухгалтерском учете и нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
• неправильным применением учетной политики организации;
• неточностями в вычислениях;
• неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
• неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
• недобросовестными действиями должностных лиц организации.

Не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности организации, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности.^[47]

В тексте и цифровых данных учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

2.3 Исправление ошибок в учетных регистрах

При множестве записей, имеющих место на предприятиях, ошибки в документах и регистрах неизбежны. При обнаружении расхождений и ошибок в учетных регистрах их следует исправлять.^[48]

Применяется несколько способов проверки правильности сделанных записей. Например, сличают данные документов с записями в учетных регистрах сплошным или выборочным порядком, сверяют итоги по корреспондирующим счетам и т.д. Ошибки должны быть исправлены до составления бухгалтерской отчетности.

Ошибки в учетных регистрах исправляют корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».^[49]

Существуют три способа исправления ошибок: корректурный, отрицательных чисел (красное сторно) и дополнительной записи.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.^[50]

Неправильный текст и (или) цифры зачеркиваются одной чертой таким образом, чтобы можно было прочесть исправленное, затем над зачеркнутой записью надписывается правильный текст и (или) цифры. Корректировка подтверждается фразой «Исправленному верить» и подписью лица, внесшего поправку, с указанием даты внесения верной информации.

Корректурным способом пользуются в случаях допущенных описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке.^[51]

Корректурный способ предполагает зачеркивание в документах или учетных регистрах неправильного текста или суммы и написание над зачеркнутыми правильного текста или суммы. Корректурный способ исправления ошибок применяют только в том случае, если ошибка обнаружена до составления бухгалтерского баланса и когда ее исправление не требует изменения указанной корреспонденции счетов.

Способ «красное сторно» представляет собой порядок исправления ошибок, допущенных при составлении бухгалтерских проводок. При этом способе неправильная запись повторяется красными чернилами. Вместо красных чернил можно применять обычные, но в этом случае исключаемая сумма берется в рамку. В современных условиях автоматизированного учета сумма обозначается знаком «минус». Указанные записи называются сторнировочными.^[52]

Способом отрицательных чисел пользуются не только для исправления ошибок, но и при обычной записи, например в случае необходимости уменьшения суммы по ранее составленной корреспонденции счетов, отражения торговой скидки и наценки по реализованным товарам.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции.^[53]

Дополнительная запись делается в той же корреспонденции счетов, в какой была отражена предыдущая сумма.

Применение сторнировочных и дополнительных бухгалтерских проводок обеспечивает достоверный подсчет сумм оборотов на счетах и правильную корреспонденцию счетов между ними, а также соблюдение экономической сущности отражаемых хозяйственных операций.^[54]

Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета в зависимости от времени ее обнаружения. Если ошибка обнаружена до окончания отчетного года, то исправления вносятся в том месяце отчетного периода, когда она выявлена.

Если ошибка выявлена после окончания года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, она исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за 31 декабря отчетного года - года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указание даты исправления.^[55]

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, но до даты утверждения такой отчетности в установленном законодательством порядке, исправляется в учетных регистрах так же.

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим регистрам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде.^[56]

Если существенная ошибка была допущена до начала самого раннего из представленных в бухгалтерской отчетности за текущий отчетный год предшествующих отчетных периодов, корректировке подлежат вступительные сальдо по соответствующим статьям активов, обязательств и капитала на начало самого раннего из представленных отчетных периодов.

Если ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, не является существенной, то она исправляется записями по соответствующим регистрам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена..^[57]

Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.

Для снижения количества ошибок или их исключения администрация предприятия должна создавать нормальные условия работы лицам, имеющим отношение к сбору и обработке учетной информации, следить за исправностью вычислительной техники, заботиться о повышении квалификации учетных работников.^[58]

Исправление допущенных в бухгалтерских регистрах ошибок зависит от их характера и периода обнаружения. В данном параграфе рассмотрена техника ведения учетной регистрации, а также типичные ошибки, связанные с составлением, применением и хранением бухгалтерских регистров.

Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, стронирующих проводок.^[59]

Учетные регистры, как и документы должны вестись аккуратно, без помарок и подчисток. Записи в учетных регистрах должны быть обязательно проверены путем сопоставления данных синтетических и аналитических учетных регистров, так как их итоговые данные служат исходным материалом для составления отчетности.

Исправление ошибок в документах состоит в том, что выявленные в документах ошибки в результате арифметической проверки и проверки по существу исправляют в соответствии с требованиями.

Заключение

В бухгалтерию любого предприятия, будь оно частной или бюджетной направленности, стекается большое количество информации о хозяйственной деятельности. Эту информацию необходимо накапливать, а затем систематизировать с тем, чтобы в дальнейшем отразить ее на счетах и в отчетности. С этой целью ведут регистры бухгалтерского учета все бухгалтеры, и альтернативы им пока не предвидится.

Система и процедура ведения регистров определена давн. Все данные заносятся в журналы и обрабатываются строго в хронологическом порядке и группируются по определенным счетам бухучета. Неправильное ведение учета хозяйственных операций в некоторых случаях влечет серьезные штрафы, налагаемые контролирующими органами. Послабления, притом серьезные касаются лишь малый бизнес, где бухгалтерский учет сведен до минимума - заполнения один раз в год книги доходов и расходов.

Сами формы регистров зависят только от их назначения и характера учетных записей. Разрабатываются и рекомендуются они органами, которые имеют право регулировки бухгалтерского учета. Но, кроме того возможность создавать собственные формы предоставлено в настоящее время и самим субъектам предпринимательства.

Ведение регистров бухгалтерского учета происходит в соответствии с правилами синтетического и аналитического учета.

Важность информации, содержащихся в этих документах обуславливает и отношение к ним. Характерен тот факт, что процедура внесения исправлений в уже заполненные журналы закреплена даже законодательно. Необходимость их (исправлений) внесения должна быть четко обоснована, а само изменение подписано лицом, его внесшим. Вообще же за правильность отражения операций отвечают соответствующие специалисты, то есть бухгалтеры. На них же лежит и ответственность за конфиденциальность, так как внесенная в регистры бухгалтерского учета информация, представляет, как правило, коммерческую тайну.

Все допущенные ошибки необходимо своевременно выявить и должным образом исправить. Если в результате проверки выявлена ошибка, то необходимо выяснить величину ошибки, ее место (по дебету или кредиту соответствующего счета), установить объекты, где ошибки являются наиболее вероятными, сравнить данные взаимосвязанных регистров.

В заключение можно отметить, что успешная хозяйственная деятельность любого предприятия практически неосуществима без грамотной организации бухгалтерского учета. А, значит, оптимально выстроенная система учетных регистров почти напрямую влияет на эффективность бизнеса.

Библиография

1. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник для бак. / Ю.А. Бабаев. – М.: Издательство: Проспект, 2014. - 458 с.
2. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова. – Ростов на Дону: Феникс, 2015. – 510 с.
3. Герасимов Н. Основы бухгалтерского учета / Н. Герасимов. - Кишинэу, Центральная типография, 2012. - 144 с.
4. Дараева Ю. Теория бухгалтерского учета. Конспект лекций / Ю. Дараева//URL:http://www.ereading.club/chapter.php/103654/42/Daraeva__Teoriya_buhgalterskogo_ucheta__konspekt_lekciii.html. (Дата обращения: 15.01.2016)
5. Захаров И.В., Калачева О.Н. Бухгалтерский учет и анализ / И.В. Захаров, О.Н. Калачева. - М.: Издательство Юрайт, 2015. - 423 с.
6. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.П. Кондраков. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. - 681 с.
7. Лишиленко А.В. Бухгалтерский учет / А.В. Лишиленко. - Киев: Центр учебной литературы, 2011. - 736 с.
8. Мельников И. Бухгалтерский учет / И. Мельников. – М.: Литагенство, 2014. – 46 с. // URL: http://biznes-knigi.com/avtor-ilya-melnikov/654-buhgalterskiy-uchet-ilya-melnikov.html. (Дата обращения: 15.01.2016)
9. Недерица А. Бухгалтерский учет / А. Недерица. - Кишинэу, ASEM, 2015. - 528 с.
10. Недерица А. Виды бухгалтерских ошибок и порядок их исправления // Contabilitate şi audit. – 2013. - №10. - С. 11-25
11. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н.В. Пошерстник. – М.: Проспект, 2011. – 560 с.
12. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / М.А. Рябова. - Ульяновск: УлГТУ, 2010. – 158 с.
13. Стражев В.И. Теория бухгалтерского учета: учебник. – 2-е изд., испр. – Минск: Вышэйшая школа, 2012. – 142 с
14. Терентьева Т.В. Теория бухгалтерского учета / Т.В. Терентьева. - М.: Вузовский учебник, 2012. - 208 с.
15. Цуркану В. Основы бухгалтерского учета / В. Цуркану. - Кишинэу: Молд. Экон. Акад., 2013. – 279 с.

Приложение 1

Классификация учетных регистров

Классификация учетных регистров по внешнему виду
Бухгалтерские книги сброшюрованные учетные таблицы со специальным графлением. Наиболее распространенные: Главная книга и Книга складского учета	Карточки отдельные листы из бумаги или картона небольшого стандартного размера, разграфленные для нужд учета. Должны храниться в картотеке.			Свободные листы (ведомости, журналы-ордера, машинограммы) - в отличие от карточек они хранятся в регистрационных папках
Классификация по характеру записи
Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления, но без распределения их по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах (Кассовая книга, Журнал учета поступивших грузов, опись карточек по учету основных средств).		Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам			Комбинированные регистры сочетают в себе хронологические и синтетические записи (большинство журналов-ордеров, книга «Журнал главная»)
Классификация по объему информации
Синтетические регистры открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, нумерации и проводки).			Аналитические регистры служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида ценностей

Источник Герасимов Н. Основы бухгалтерского учета

1. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет / В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова. – Ростов на Дону: Феникс, 2015. – С.3 ↑

2. Мельников И. Бухгалтерский учет / И. Мельников. – М.: Литагенство, 2014. – 46 с. // URL: http://biznes-knigi.com/avtor-ilya-melnikov/654-buhgalterskiy-uchet-ilya-melnikov.html. (Дата обращения: 15.01.2016) ↑

3. Герасимов Н. Основы бухгалтерского учета / Н. Герасимов. - Кишинэу, Центральная типография, 2012. – С. 100 ↑

4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.П. Кондраков. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. – С.88 ↑

5. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник для бак. / Ю.А. Бабаев. – М.: Издательство: Проспект, 2014. –С. 84 ↑

6. Захаров И.В., Калачева О.Н. Бухгалтерский учет и анализ / И.В. Захаров, О.Н. Калачева. - М.: Издательство Юрайт, 2015. – С. 58 ↑

7. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / М.А. Рябова. - Ульяновск: УлГТУ, 2010. – С. 82 ↑

8. Цуркану В. Основы бухгалтерского учета / В. Цуркану. - Кишинэу: Молд. Экон. Акад., 2013. – С. 202 ↑

9. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник для бак. / Ю.А. Бабаев. – М.: Издательство: Проспект, 2014. – С. 86 ↑

10. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.П. Кондраков. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. – С. 90 ↑

11. Захаров И.В., Калачева О.Н. Бухгалтерский учет и анализ / И.В. Захаров, О.Н. Калачева. - М.: Издательство Юрайт, 2015. – С. 59 ↑

12. Недерица А. Бухгалтерский учет / А. Недерица. - Кишинэу, ASEM, 2015. – С. 75 ↑

13. Цуркану В. Основы бухгалтерского учета / В. Цуркану. - Кишинэу: Молд. Экон. Акад., 2013. – С. 206 ↑

14. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.П. Кондраков. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. – С. 92 ↑

15. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник для бак. / Ю.А. Бабаев. – М.: Издательство: Проспект, 2014. – С. 84 ↑

16. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / М.А. Рябова. - Ульяновск: УлГТУ, 2010. – С. 86 ↑

17. Цуркану В. Основы бухгалтерского учета / В. Цуркану. - Кишинэу: Молд. Экон. Акад., 2013. – С. 209 ↑

18. Терентьева Т.В. Теория бухгалтерского учета / Т.В. Терентьева. - М.: Вузовский учебник, 2012. – С. 151 ↑

19. Недерица А. Бухгалтерский учет / А. Недерица. - Кишинэу, ASEM, 2015. – С. 78 ↑

20. Герасимов Н. Основы бухгалтерского учета / Н. Герасимов. - Кишинэу, Центральная типография, 2012. – С. 101 ↑

21. Цуркану В. Основы бухгалтерского учета / В. Цуркану. - Кишинэу: Молд. Экон. Акад., 2013. –С. 210 ↑

22. Недерица А. Бухгалтерский учет / А. Недерица. - Кишинэу, ASEM, 2015. – С. 84 ↑

23. Дараева//URL:http://www.ereading.club/chapter.php/103654/42/Daraeva__Teoriya_buhgalterskogo_ucheta__konspekt_lekciii.html. (Дата обращения: 15.01.2016) ↑

24. Стражев В.И. Теория бухгалтерского учета: учебник. – 2-е изд., испр. – Минск: Вышэйшая школа, 2012. – С. 32 ↑

25. Цуркану В. Основы бухгалтерского учета / В. Цуркану. - Кишинэу: Молд. Экон. Акад., 2013. – С. 212 ↑

26. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / М.А. Рябова. - Ульяновск: УлГТУ, 2010. – С. 83 ↑

27. Терентьева Т.В. Теория бухгалтерского учета / Т.В. Терентьева. - М.: Вузовский учебник, 2012. – С. 151 ↑

28. Захаров И.В., Калачева О.Н. Бухгалтерский учет и анализ / И.В. Захаров, О.Н. Калачева. - М.: Издательство Юрайт, 2015. – С. 60 ↑

29. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н.В. Пошерстник. – М.: Проспект, 2011. – ↑

30. Лишиленко А.В. Бухгалтерский учет / А.В. Лишиленко. - Киев: Центр учебной литературы, 2011. – С. 123 ↑

31. Стражев В.И. Теория бухгалтерского учета: учебник. – 2-е изд., испр. – Минск: Вышэйшая школа, 2012. – С. 38 ↑

32. Герасимов Н. Основы бухгалтерского учета / Н. Герасимов. - Кишинэу, Центральная типография, 2012. - ↑

33. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н.В. Пошерстник. – М.: Проспект, 2011. – С. 87 ↑

34. Лишиленко А.В. Бухгалтерский учет / А.В. Лишиленко. - Киев: Центр учебной литературы, 2011. – С. 131 ↑

35. Мельников И. Бухгалтерский учет / И. Мельников. – М.: Литагенство, 2014. – 46 с. // URL: http://biznes-knigi.com/avtor-ilya-melnikov/654-buhgalterskiy-uchet-ilya-melnikov.html. (Дата обращения: 15.01.2016) ↑

36. Лишиленко А.В. Бухгалтерский учет / А.В. Лишиленко. - Киев: Центр учебной литературы, 2011. – С. 136 ↑

37. Цуркану В. Основы бухгалтерского учета / В. Цуркану. - Кишинэу: Молд. Экон. Акад., 2013. – С. 125. ↑

38. Недерица А. Бухгалтерский учет / А. Недерица. - Кишинэу, ASEM, 2015. – С. 82 ↑

39. Недерица А. Виды бухгалтерских ошибок и порядок их исправления // Contabilitate şi audit. – 2013. - №10. - С. 11 ↑

40. Герасимов Н. Основы бухгалтерского учета / Н. Герасимов. - Кишинэу, Центральная типография, 2012. – С. 109 ↑

41. Стражев В.И. Теория бухгалтерского учета: учебник. – 2-е изд., испр. – Минск: Вышэйшая школа, 2012. – С. 42 ↑

42. Цуркану В. Основы бухгалтерского учета / В. Цуркану. - Кишинэу: Молд. Экон. Акад., 2013. – С. 128 ↑

43. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / М.А. Рябова. - Ульяновск: УлГТУ, 2010. – С. 90 ↑

44. Недерица А. Виды бухгалтерских ошибок и порядок их исправления // Contabilitate şi audit. – 2013. - №10. - С. 12 ↑

45. Недерица А. Виды бухгалтерских ошибок и порядок их исправления // Contabilitate şi audit. – 2013. - №10. - С. 14 ↑

46. Терентьева Т.В. Теория бухгалтерского учета / Т.В. Терентьева. - М.: Вузовский учебник, 2012. – С. 152 ↑

47. Недерица А. Виды бухгалтерских ошибок и порядок их исправления // Contabilitate şi audit. – 2013. - №10. - С. 250 ↑

48. Цуркану В. Основы бухгалтерского учета / В. Цуркану. - Кишинэу: Молд. Экон. Акад., 2013. – С. 215 ↑

49. Мельников И. Бухгалтерский учет / И. Мельников. – М.: Литагенство, 2014. – 46 с. // URL: http://biznes-knigi.com/avtor-ilya-melnikov/654-buhgalterskiy-uchet-ilya-melnikov.html. (Дата обращения: 15.01.2016) ↑

50. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.П. Кондраков. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. – С. 94 ↑

51. Лишиленко А.В. Бухгалтерский учет / А.В. Лишиленко. - Киев: Центр учебной литературы, 2011. – С. 140 ↑

52. Захаров И.В., Калачева О.Н. Бухгалтерский учет и анализ / И.В. Захаров, О.Н. Калачева. - М.: Издательство Юрайт, 2015. – С. 62 ↑

53. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.П. Кондраков. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. – С. 96 ↑

54. Недерица А. Виды бухгалтерских ошибок и порядок их исправления // Contabilitate şi audit. – 2013. - №10. - С. 23 ↑

55. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н.В. Пошерстник. – М.: Проспект, 2011. – С. 89 ↑

56. Стражев В.И. Теория бухгалтерского учета: учебник. – 2-е изд., испр. – Минск: Вышэйшая школа, 2012. – С. 55 ↑

57. Недерица А. Виды бухгалтерских ошибок и порядок их исправления // Contabilitate şi audit. – 2013. - №10. - С. 24 ↑

58. Цуркану В. Основы бухгалтерского учета / В. Цуркану. - Кишинэу: Молд. Экон. Акад., 2013. – С. 217 ↑

59. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н.В. Пошерстник. – М.: Проспект, 2011. – С. 90 ↑