Учетные регистры. Их классификация и способы записи в них (Формы ведения бухгалтерского учета)

Содержание:

Введение

Любая информация о деятельности предприятий, оформленная в учетных документах, обрабатывается при помощи регистрации, оценки и группировки однородных учетных показателей. Полученные результаты записываются в учетные регистры как вручную так и при помощи технических средств.

На выбор темы курсовой работы оказало влияние то, что регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах является наиболее ответственным этапом учетной работы. В учетных документах группируются и систематизируются на счетах синтетического и аналитического учета данные о состоянии и движении хозяйственных средств.

Проблеме ведения учетных регистров посвящено множество работ экономистов, изучающих бухгалтерский учет, таких как – Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина, И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова, М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков, Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.А. Мельникова и др. Их работы изданы такими ведущими издательствами, как Феникс, КноРус, ИНФРА-М, Финансы и статистика. В данных трудах в достаточно доступной форме раскрыты сущность, содержание и классификация учетных регистров.

Цель курсовой работы состоит в изучении процедуры регистрации учетной информации в бухгалтерской отчетности, с помощью каких учётных регистров и форм учёта ведется регистрация.

Задачи курсовой работы вытекают из ее цели, кК ним относятся:

• Анализ форм ведения бухгалтерского учета;
• Определение роли учетных регистров и требований, предъявляемых к ним;
• Характеристика регистров и их классификация;
• Определение сущности счетной проверки;
• Анализ видов счетных проверок;
• Изучение техники учетных записей и исправление ошибок в регистрах.

В качестве объекта исследования курсовой работы взяты формы и методы ведения бухгалтерской документации.

Предметом исследования является регистры бухгалтерского учета.

Информация о совершенных хозяйственных операциях, которая содержится в первичных документах, после их проверки группируется и регистрируется в определенном порядке. Документы, в которых осуществляется регистрация данной информации называются учетными регистрами, а отражение в них данных о хозяйственных операциях носит название учетной регистрации.

Прикладная значимость курсовой работы. В ходе написания курсовой работы было определено, что в практике бухгалтерского учета все счета, на которых осуществляется экономическая группировка и текущий учет, непосредственно ведутся в учетных регистрах. Также в ходе написания работы дано определение регистрам бухгалтерского учета, как составляющей части бухучета организации, служащей для систематизации и сохранения данных первичных учетных документов.

В процессе изучения темы курсового исследования определено, что учетные регистры бухгалтерского учета предназначены для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

1. Регистры и формы бухгалтерского учета

1.1 Формы ведения бухгалтерского учета

Под формой ведения бухгалтерского учета понимают определенную организацию информационной системы, обеспечивающей в строго установленной последовательности и взаимосвязи сочетание хронологической и систематической записей, синтетического учета для целей текущего контроля за фактами хозяйственной жизни и составления отчетности.^[1]

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета возникла в 1928-1930 гг.

Эта форма ведется следующим образом: на основании первичных, сводных и накопительных документов составляются мемориальные ордера, которые регистрируются в регистрационном журнале. Затем на основании мемориальных ордеров производится запись на счетах синтетического учета в Главную книгу.^[2](Рисунок 1)

Рисунок 1

Главная книга

Счет №  __________________

Период (месяц)	Обороты по дебету			ИТОГО по дебету	Оборот по кредиту ИТОГО	Сальдо
	С кредита счета №___ по журналу- ордеру №____	С кредита счета №___ по журналу- ордеру № ____	и т.д.			Дебет	Кредит

«Источник Сивков, Е.В. Современный бухгалтерский учет / Е.В. Сивков. - М.: ИД "Евгений Сивков", 2012. - 320 c.»

В конце месяца составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета и оборотные ведомости по счетам аналитического учета и происходит их сверка. При этом сопоставляются итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам с данными соответствующих синтетических счетов.

Итоги оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов, а также итог регистрационного журнала должен быть одинаковым.^[3]

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета разработана и рекомендована в свое время как прогрессивная и наиболее разработанная, предназначенная для применения всеми предприятиями независимо от видов их деятельности.^[4]

Единственная журнально-ордерная форма счетоводства применяется начиная с 1960 года в соответствии с Инструкцией, утвержденной Министерством финансов СССР 08.03.60 г.. N 63.^[5]

В соответствии с «Методическими рекомендациями по применению регистров бухгалтерского учета» произошло совершенствование журнально-ордерной формы учета в соответствии с требованиями стандартов бухгалтерского учета.(Рисунок 1)

Рисунок 1

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

Приходный ордер		Сумма	Корр. счет	Примечание	Расходный документ		Сумма	Корр. счет	Примечание
Дата	№		Кредит		Дебет	№		Дебет

«Источник Сивков, Е.В. Современный бухгалтерский учет / Е.В. Сивков. - М.: ИД "Евгений Сивков", 2012. - 320 c.»

В основе этой формы бухгалтерского учета лежит принцип накопления и систематизации данных первичных документов в разрезах, необходимых для получения показателей синтетического и аналитического учета с одновременным накоплением итогов для заполнения установленных форм отчетности.^[6]

С этой целью в регистры журнально-ордерной формы заранее вносится типовая корреспонденция по кредиту счетов бухгалтерского учета, статьи аналитического учета и позиции группировки данных учета для составления отчетности.

При построении регистров бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме учитываются также требования анализа хозяйственной деятельности предприятий.^[7]

В связи с этим регистры строятся таким образом, чтобы содержание записей в них охватывало по возможности определенный вид или процесс хозяйственной деятельности.

Все учетные регистры журнально-ордерной формы учета можно разделить на два вида:

• основные регистры - Главная книга, журнала-ордера;
• вспомогательные - сведения, книги, карты, разделочные таблицы, листа-расшифровки.^[8]

Важно отметить, что и основные, и вспомогательные регистры при журнально-ордерной форме учета тесно взаимосвязаны и представляют собой единый комплекс.

Главное место среди регистров журнально-ордерной формы учета занимают журналы-ордера.

Вспомогательные сведения применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, итоги из которых переносятся в журналы-ордера.

1.2 Роль учетных регистров и требования, предъявляемые к ним

Учетные регистры являются важнейшим средством осуществления бухгалтерского учета. В них производится группировка данных первичных документов по однородным признакам. Учетные регистры содержат необходимые показатели, которые полностью характеризуют производственную деятельность хозяйственных органов.^[9]

Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется.

Учетная информация регистрируется либо вручную, либо с использованием средств автоматизации. С этой целью применяются учетные регистры - таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета.^[10]

Учетные регистры – это специальные листы или другие носители информации, где фиксируются хозяйственные операции.^[11]

Основанием для записи хозяйственной операции в учетные регистры являются проверенные и обработанные документы. Учетные регистры имеют большое значение:

• для анализа хозяйственной деятельности предприятия;
• для использования их показателей в ревизии;
• для составления отчетности.

Для того, чтобы создать форму бухгалтерского учета необходимо определить:

• макет первичных документов и процедуру их заполнения и утверждения;
• состав и структуру учетных регистров, предназначенных для группировки данных в необходимых аспектах;
• задать последовательность этапов отображения каждой хозяйственной операции, воссоздать динамику преобразований учетных регистров;
• сформировать состав, структуру и процедуру формирования отчетности.^[12]

Особое значение для создания формы бухгалтерского учета приобретает не столько структура регистров, их внешняя форма и способы формирования, сколько разработка методики проектирования технологического процесса обработки учетной информации от первичной регистрации до всех форм отчетности.^[13]

Основными требованиями к построению формы бухгалтерского учета являются:

• научное обоснование и чувствительность с основными тенденциями в развитии современной системы управления;
• гибкость, универсальность теоретических алгоритмов и процедурного инструментария;
• использование рациональных технологий по обработке учетной информации и формирования отчетности;
• ориентация организации обработки учетных данных на получение информации для принятия управленческих решений.^[14]

Исходя из потребностей деятельности и управления предприятие может производить регистры бухгалтерского учета в соответствии со спецификой своей работы с соблюдением требований:

• единственная методологическая основа (принцип двойной записи);
• взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета;
• сплошное отражение всех хозяйственных операций в регистрах учета на основании первичных учетных документов;
• накопление и систематизация данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления и представления бухгалтерской отчетности и декларации по налогообложению.

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов, за правильность регистрации информации в учетных регистрах и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.^[15]

Ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, учетных регистров и отчетности в течение срока, но не менее 3 лет, несет собственник или уполномоченный орган, осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами.^[16]

Предприятия для проверки правильности составления учетных регистров могут применять оборотную ведомость по счетам бухгалтерского учета, которая состоит из данных оборотов на счетах бухгалтерского учета Главной книги после занесения в нее оборотов из всех журналов. Обороты по дебету счетов и кредиту счетов также должны быть равными. Информация о хозяйственных операциях предприятия за отчетный период из учетных регистров используется для составления финансовой отчетности.

1.3 Характеристика регистров бухгалтерского учета и их классификация

Для учета и регистрации хозяйственных операций предприятия применяют разнообразные по форме, содержанию, способу отражения и накопления информации учетные регистры. Состав учетных регистров зависит от принятой на предприятии формы бухгалтерского учета.^[17] (Приложение 1)

В бухгалтерском учете по внешнему виду используют такие учетные регистры: книги, журналы, ведомости, карточки, машинограммы, отдельные листки.

По характеру записей учетные регистры делятся на:

• хронологические,
• систематические,
• комбинированные.^[18]

Хронологическими называют такие учетные регистры, в которых записи осуществляют в календарной последовательности согласно времени совершения и оформления хозяйственной операции - регистрационный журнал операций, кассовая книга и т.д..^[19]

Систематические учетные регистры предназначены для отображения в определенной последовательности с определенным группировкой однородных по экономическому содержанию операций на соответствующих синтетических и аналитических счетах - Главная книга, карточки складского учета и др..

Комбинированные - это такие регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи - книга Журнал-Главная, журналы-ордера, ведомости и т.п..^[20]

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные.

В регистрах синтетического учета ведется учет в обобщенном виде по синтетическим счетам в денежном измерителе, аналитического - по аналитическим, где информацию подают в натуральных, трудовых и стоимостных измерителях.^[21]

Регистром синтетического учета является Главная книга, регистрационный журнал операций, в регистры аналитического учета относятся карты и книги. В комбинированных регистрах синтетический и аналитический учет сочетаются. К комбинированным регистрам можно отнести отдельные журналы-ордера, ведомости, машинограммы.^[22]

Учетные регистры, используемые для ведения бухгалтерского учета, можно сгруппировать по ряду признаков.

По видам бухгалтерских записей регистры подразделяются на хронологические и систематические.

В регистрах хронологического учета хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Если в первичных документах указана корреспонденция счетов, то она находит отражение и в регистрах хронологического учета.^[23]

В бухгалтерских регистрах систематического учета производится группировка однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций, например на счетах синтетического и аналитического учета. Поэтому регистры систематического учета подразделяются на две группы: систематические регистры синтетического учета и систематические регистры аналитического учета.^[24]

В бухгалтерском учете получили широкое распространение комбинированные регистры систематического учета, соединяющие синтетические и аналитические записи. Применение комбинированных регистров сокращает общее их число и снижает количество ошибок и описок при регистрации данных первичных документов.^[25]

Накопительные и группировочные ведомости являются промежуточным звеном между первичными документами и регистрами систематического и хронологического учета.

По своему внешнему виду регистры бухгалтерского учета делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы.

Повсеместное использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машиноориентированные формы бухгалтерского учета, отличительной особенностью которых является возможность составления на основе компьютерных программ в автоматическом режиме учетных регистров.

Программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к установленным правилам ведения бухгалтерского учета.

Организации вправе сами выбирать формы и методы ведения бухгалтерского учета в зависимости от объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Но вместе с тем они также должны придерживаться общих методологических принципов, установленных в централизованном порядке, а также технологии обработки учетных данных.

По своему строению учетные регистры различаются односторонние, двухсторонние, многогранные и шахматные.^[26]

В односторонних регистрах вся учетная информация размещена с одной стороны, как правило, справа. Примером могут служить все типичные карточки аналитического учета.

Двусторонние регистры состоят из двух частей: левая предназначена для учета дебетовых записей, права - для кредитных. К таким регистрам относится Главная книга.^[27]

В многографных регистрах одна из граф, чаще дебетовая, разделена на несколько граф для детализации записей.

Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи суммы хозяйственных операций в таких регистрах делают только один раз в ячейке на пересечении столбца и строки таблицы, означает кредит одного счета и дебет другого.^[28]

Такое строение значительно сокращает количество записей, поскольку двойная запись осуществляется в один рабочий прием. Шахматная форма является характерным признаком журнально-ордерной формы бухгалтерского учета.

В регистрах синтетического и аналитического учета систематизируется информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах. Данные аналитических счетов должны быть тождественны соответствующим счетам синтетического учета на первое число каждого месяца.^[29]

Учетные регистры должны иметь название, период регистрации хозяйственных операций, фамилии и подписи или другие данные, позволяющие идентифицировать лиц, участвовавших в их составлении.

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.^[30]

В случае составления и хранения учетных регистров на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

Предприятие должно принимать все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивать их надлежащее хранение в течение установленного срока. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и учетных регистров и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.^[31]

Первичные документы и учетные регистры могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий.^[32]

Данные хозяйственных операций, отраженные в первичных документах, должны быть в дальнейшем зарегистрированы с целью группировки, отвечающей нуждам управления. Для этого используются учетные регистры. Они представляют собой специальные таблицы, которые имеют свою форму и содержание в зависимости от требований контроля и систематизации информации.

Учетные регистры - это носители информации установленной формы и содержания, предназначенные для регистрации, отображения, накопления, урегулирования и обобщения хозяйственных операций, оформленных соответствующими первичными документами, на счетах бухгалтерского учета.

Применение различных регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки экономической информации и т.п. Эти особенности накладывают отпечаток на строение учетных регистров.

2. Способы проверки записей в учетных регистрах

2.1 Сущность счетной проверки

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Если акт счетной проверки организации-налогоплательщика подписан начальником Государственной налоговой инспекции или его заместителем, то при несогласии налогоплательщика с актом он может обжаловать его в арбитражном суде.^[33]

В необходимых случаях счетная проверка бухгалтерских отчетов и балансов строительно-монтажных организаций, входящих в состав трестов (организаций), производится финансовыми органами по месту нахождения этих организаций по поручению финансового органа по месту нахождения организации; акты и заключения направляются финансовому органу, по поручению которого производилась проверка.

При анализе, контрольных и счетных проверках отчетов и балансов предприятий важно следить за правильностью учета транспортно-заготовительных расходов по однородным группам и видам материалов и их списания на производственные счета, так как от этого зависят себестоимость продукции и финансовые результаты. На это важно обращать внимание при счетных проверках.^[34]

Анализу эффективности формирования фонда социального развития предшествует счетная проверка правильности распределения прибыли предприятий и определения величины фактической прибыли, оставляемой в распоряжении предприятий.^[35]

Показатели счетов расчетов имеют большое значение при счетных проверках и экономическом анализе.

Приемами документального контроля являются: чтение документов, счетная проверка документов, сопоставление документов, письменный запрос и экономический анализ.

Суммы заниженной прибыли, выявленной финансовым органом в результате счетной проверки годовых бухгалтерских отчетов и балансов, перечисляются в бюджет в 5-дневный срок со дня подписания акта проверки за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, или хозрасчетного дохода.^[36]

Финансовым органам и учреждениям банка вменено в обязанность проводить счетную проверку и экономический анализ отчетов и балансов предприятий и объединений. Они могут участвовать при рассмотрении отчетов и балансов в вышестоящих органах, сообщать свои возражения не только по отчетам предприятий, но и по сводным отчетам промышленных объединений, главных управлений и министерств. Вышестоящие органы обязаны рассмотреть замечания финансовых органов и учреждений банка. До разрешения разногласий приводятся в исполнение только согласованные решения.^[37]

Анализ начинают с изучения данных отчетов, которые подвергают предварительной счетной проверке для определения их пригодности для анализа.^[38]

В эти же сроки вносятся в бюджет суммы доплат, выявленные по результатам счетных проверок квартальных бухгалтерских отчетов и балансов, независимо от внесения организациями исправлений в бухгалтерские отчеты и балансы.

Используя данный способ контроля, налоговые органы вначале подвергают отчеты о доходах кооператива счетной проверке, а затем исследуют каждый вид расходов и доходов, проверяя их законность, документальное оформление, соответствие ряда расходов установленным нормам.

При необходимости проводят инвентаризации и контрольные замеры, для того чтобы выяснить, сколько фактически израсходовано сырья и материалов.^[39]

Бухгалтерия строительной организации все принятые первичные документы по учету труда и заработной плате подвергает счетной проверке.

Первичные документы - наряды, путевые листы, сменные рапорты машинистов, листки на доплату, табели-расчеты и др. после счетной проверки и проверки по существу регистрируются в специальном реестре.

Промышленные объединения и главные управления после получения отчетов и балансов от подведомственных предприятий и объединений проверяют их по существу, производят счетную проверку, проставляют в специально отведенных местах коды формы отчета предприятия, промышленного объединения, видов хозяйственной деятельности, а также код отрасли промышленности. Коды разрабатывает министерство и сообщает их объединениям.^[40]

Независимо от способа документального оформления материалы должны отпускаться по лимиту. При счетных проверках и экономическом анализе выявляются количество и качество таких нормативов, правильность их расчета.^[41]

При этом учитываются и остатки материалов, не израсходованных цехами на начало планируемого месяца. Лимит отпуска материалов обычно устанавливает отдел снабжения, используя расчеты планово-производственного отдела.^[42]

Взаимную увязку и согласованность показателей разных таблиц отчета осуществляют вышестоящие организации, принимающие от предприятий отчеты и балансы. Учреждения Госбанка проводят счетную проверку в полном объеме не во всех случаях.

Иногда, например, достаточно проверить правильность отражения в заключительном балансе установленных нормативов запасов товарно-материальных ценностей и соответствие их тем нормативам, которыми руководствовался банк при кредитовании данного предприятия.

Однородные показатели в разных формах годового отчета должны быть увязаны между собой. Правильность составления отчета устанавливают счетной проверкой. Годовые отчеты предприятий проверяет, анализирует, а затем рассматривает и утверждает вышестоящая организация не позднее пятнадцати дней с момента их получения.^[43]

По данным этих отчетов осуществляют счетную проверку и экономический анализ выполнения таких показателей плана, как задания по себестоимости, реализации продукции и прибыли.

Балансовый прием расчета используется при анализе и проверке взаимной увязки плановых и фактических данных и сводится к балансировке: входные данные с учетом изменений за отчетный период должны соответствовать исходным. Этот метод чаще всего применяется при счетной проверке баланса.^[44]

2.2 Виды счетных проверок

Проверка подразделяется на техническую и по существу. При технической проверке выясняется:

• полнота используемых источников, правильность их оформления;
• отсутствие ошибок в арифметических подсчетах и итогах;
• соответствие одних и тех же показателей, приведенных в разных привлекаемых источниках;
• согласованность показателей, повторяющихся в нескольких формах отчетности;
• преемственность материалов отчетного периода с данными предшествующего периода.^[45]

При проверке по существу определяется достоверность материалов и соответствие их объективной действительности.

Документальная проверка месячных и квартальных отчетов плательщиков проводится по данным бухгалтерского учета и первичным документам не реже одного раза в полугодие, а при взимании платежей в процентах от балансовой прибыли - одновременно со счетной проверкой бухгалтерских отчетов и балансов.^[46]

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу - это является одним из этапов бухгалтерской обработки. При формальной проверке выявляют:

• был ли использован бланк соответствующей формы;
• все ли необходимые реквизиты указаны;
• содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и недоговоренных исправлений.^[47]

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки.

Счетную проверку необходимо выделить как самостоятельную форму экономического контроля.

Однако ревизия и аудит - понятия, близкие по содержанию многих операций, далеко не одно и то же. Понятие аудита неравнозначно понятию анализа хозяйственной деятельности, документальной комплексной ревизии, счетной проверки баланса или, скажем, судебно-бухгалтерской экспертизы, несмотря на то, что при осуществлении своих задач аудиторы пользуются процедурами названных и других областей учетной и контрольно-аналитической практики.

Среди приемов документального контроля выделяют встречную проверку документальных данных и взаимный контроль содержания разных документов, где первый заключается в сопоставлении данных разных документов, относящихся к одним и тем же или различным, но взаимосвязанным хозяйственным операциям, а второй - в изучении и сопоставлении отдельных реквизитов, повторяющихся в ряде документов, отражающих взаимосвязанные операции.^[48]

Бюджетно-распределительные счета предназначены для равномерного распределения расходов и доходов между смежными отчетными периодами. К ним относится, например, активный счет Расходы будущих периодов. ^[49]

На этом счете отражаются расходы, произведенные в данном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам. Это арендная плата, уплаченная вперед, подписная плата на газеты и журналы. Эти виды расходов фактически производятся еще до наступления тех периодов, к которым они относятся, и поэтому в расходы данного периода не включаются. Они отражаются на дебете счета Расходы будущих периодов и кредите счета Расчетный счет.

При счетных проверках следует обратить внимание на правильность учета затрат на бюджетно-распределительных счетах. Неправильное и неравномерное отнесение расходов на тот или иной отчетный период искажает себестоимость продукции данного периода, а следовательно, и конечные финансовые результаты.^[50]

2.3 Техника учетных записей и исправление ошибок в регистрах

Техника записи в учетные регистры подчинена форме и назначению учетного регистра. Одни регистры предназначены для линейной записи, другие для линейно-позиционной, третьи – для шахматной записи. При линейной записи каждая операция полностью отражается по одной горизонтальной строке. Такая запись содержит все необходимые данные о совершенной операции и больше не дополняется.^[51]

При линейно-позиционной записи операция также отражается по одной горизонтальной строке, но не полностью. Записи, отражающие ее продолжение и завершение в последствии по позициям дополнительно вписываются в ту же строку, но в соответствующие графы..^[52]

При шахматной записи каждая операция отражается только один раз. Соблюдение принципа двойной записи и сокращение вдвое объема учетных работ по «разноске» хозяйственных операций в учетные регистры обеспечиваются измерением суммы записи в прямоугольнике, образуемом пересечением строки дебетуемого и графы кредитуемого счета.^[53]

После регистрации всех данных документы подшиваются в папки с указанием регистра, к которому относятся (или номера счета). В самих же регистрах подводят итоги сумм по вертикали и горизонтали, сверяя данные синтетического и аналитического учета.^[54]

При множестве записей, имеющих место на предприятии, ошибки в документах и регистрах неизбежны.

При обнаружении расхождений и ошибок в учетных регистрах их следует исправлять. Существует несколько способов исправления ошибок в бухгалтерском учете в зависимости от характера и этапа записи суммы хозяйственной операции.^[55]

Ошибки, допущенные в учете, могут иметь место при составлении первичных документов, учетных регистров или финансовых отчетов. Они могут быть результатом небрежности работников, сбоев вычислительной техники или преднамеренных действий исполнителей

Характер ошибок определяют описки в цифрах, неправильно составленная корреспонденция счетов, неверное подведение итогов. Отсюда и деление ошибок на математические, канцелярские, учетно-методические.

Для снижения количества ошибок или их исключения администрация предприятия должна создавать нормальные условия работы лицам, имеющим отношение к сбору и обработке учетной информации, следить за исправностью вычислительной техники, заботиться о повышении квалификации учетных работников и т.п.

Практика выработала несколько способов нахождения ошибок в бухгалтерском учете. К ним относятся последовательная сверка записей в регистрах с первоисточниками, взаимная сверка одних и тех же данных, отраженных в разных регистрах, выборочный и логический способы.^[56]

Последовательная сверка заключается в проверке правильности разноски данных из первичных документов в учетный регистр, отмечая (повторно) на каждом документе какой-либо знак сверки. Но это самый трудоемкий и вынужденный способ нахождения ошибок.^[57]

Во многих случаях полученные суммы (итоги) в одних регистрах должны быть идентичны суммам, отраженным в других учетных регистрах. В таких случаях проводится взаимная сверка одних и тех же данных.

Числовые ошибки можно установить выборочным пересчетом сумм (итогов) или произведя обратную операцию - вычитание. Если такая проверка результатов не дает, следует осуществить повторный подсчет всех сумм, отраженных в учетных регистрах.^[58]

При шахматном построении регистров найти ошибку довольно легко, так как достаточно проверить правильность сумм, отраженных по вертикали и горизонтали, которые в итоге должны быть равны.

Логический способ состоит в том, что, зная сущность двойной записи, ошибку обнаруживают в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Для этого сравнивают итоги оборотов по дебету и кредиту счетов, разница между ними укажет на неправильное отражение какой-либо хозяйственной операции. Возможно ее сумма записана дважды по дебету или кредиту одного корреспондирующего счета. В таком случае необходимо полученную разницу разделить на два и результат найти в одном из документов, приложенных к данному регистру. Этот факт можно установить при помощи ЭВМ.^[59]

Найденную ошибку надо немедленно исправить. Для этого существует несколько способов: корректурный, дополнительной проводки и сторнировочный.^[60]

Корректурный способ самый простой и используется, когда ошибка обнаружена в самом первичном документе или в ходе заполнения учетных регистров. Он состоит в зачеркивании неправильно записанной цифры одной линией (так, чтобы ее было видно) и записи рядом правильной цифры.^[61]

Такое исправление должно подтвердиться подписью лица, которое имеет отношение к оформлению регистра или документа, с указанием даты исправления. Неоговоренные исправления в первичных документах и учетных регистрах не допускаются, а в кассовых и банковских документах их вообще не должно быть.

В случаях, когда при заполнении регистра на счетах была записана сумма, меньшая чем указано в первичном документе, а корреспонденция счетов не нарушена, для исправления ошибки применяют способ дополнительной проводки. В условиях автоматизированного учета методика выявления и исправления ошибок несколько отличается.^[62]

В случаях, когда найдено большое количество ошибок машинограмма должна перепечатываться. Если ошибок мало, то исправления осуществляются корректурным способом.

Таким образом, регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах осуществляется в определенном порядке на основе предварительно обработанных документов.

Учетные регистры, как и документы должны вестись аккуратно, без помарок и подчисток. Записи в учетных регистрах должны быть обязательно проверены путем сопоставления данных синтетических и аналитических учетных регистров, так как их итоговые данные служат исходным материалом для составления отчетности. Обороты и остатки обязательно должны сверятся на 1-ое число каждого месяца независимо от их сверки в течении отчетного периода.

Заключение

Информация, содержащаяся в первичных и сводных документах, для дальнейшего использования в организации в различных направлениях подлежит обобщению и накоплению в учетных регистрах. Регистры – это таблицы различного построения, являющиеся носителями систематизированной информации, сгруппированной по определенным признакам хозяйственных операций.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Учетные регистры – это карточки, ведомости, журналы, бухгалтерские книги, предназначенные для учетных записей. Они используются для накопления, обработки и отражения в систематизированном виде учетной информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Первоначально информация в учетные регистры попадает с первичных документов. Учетные регистры могут быть представлены как на бумажном носителе, так и в памяти компьютера или на любом техническом носителе, а также отображены на экране дисплея.

Записи с первичных документов отражаются в учетных регистрах в хронологической последовательности с возможностью их группировки по счетам бухгалтерского учета.

Для ведения учетных регистров назначаются ответственные лица. Они отвечают за правильность составления регистров и заверяют их своей подписью. При отсутствии электронной подписи регистры следует распечатать и заверить подписью на бумажном носителе.

Все вносимые изменения в учетные регистры необходимо документировать. Они также должны быть обоснованы и подтверждены подписью лица, внесшего изменения, с указанием даты изменения.

В большинстве случаев такие изменения могут свободно вноситься в учетные регистры ответственными лицами в течение операционного дня, но при его закрытии внесение изменений уже не допускается и требует специальной процедуры под контролем главного бухгалтера и администратора системы.

Оформление учетных регистров или их восстановление - процедура, входящая в комплекс услуг бухгалтерского учета. Регистры учета позволяют систематизировать всю информацию, которая содержится в первичной документации предприятия и будет отражена в отчетности.

Основное назначение сводных учетных документов - контроль и упорядочение обработки сведений обо всех хозяйственных операциях предприятия. Если сводные документы по каким-либо причинам неправильно заполнены или некорректно оформлены, их необходимо привести в надлежащий вид. Для этого представители организаций обращаются в фирмы, которые выполняют аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Неправильное оформление учетных регистров может привести к расхождению данных о финансово-хозяйственной деятельности предприятия со сведениями, отраженными в налоговых декларациях. Это влечет за собой штрафные санкции со стороны Государственной налоговой инспекции. Профессиональное бухгалтерское обслуживание помогает избежать подобных проблем.

Учетные регистры составляются в соответствии с правилами, установленными действующим законодательством.

Сведения о хозяйственных операциях предприятия вносятся в регистры строго в хронологической последовательности. Однородные по экономическому содержанию операции группируются.

Список использованных источников

1. Акатьева, М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 252 с.
2. Богатая, И.Н. Бухгалтерский финансовый учет: учебник для студентов высшего профессионального образования, обуч. по спец. 080109 "Бух. учет, анализ и аудит" / И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова. - М: КноРус, 2011. – 579 с.
3. Бреславцева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.А. Бреславцева, Н.В. Михайлова, О.Н. Гончаренко. - Рн/Д: Феникс, 2012. - 318 c.
4. Бурмистрова, Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 320 с.
5. Голикова, Е.И. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность: реформирование / Е.И. Голикова. - М.: ДиС, 2012. - 224 c.
6. Ерохина, Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л.И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – 495 с.
7. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2010. – 800 с.
8. Лукьяненко, Г., Муравицкая, Н. Бухгалтерский учет: учебник / Г. Лукьяненко, Н. Муравицкая. - М.: Кнорус, 2009. - 576 c.
9. Мельникова, Л.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.А. Мельникова; Под ред. Ю.А. Бабаев. - М.: Проспект, 2013. - 432 c.
10. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н. П. Пошерстник. – М.: Проспект, 2010. – 560 с.
11. Сивков, Е.В. Современный бухгалтерский учет / Е.В. Сивков. - М.: ИД "Евгений Сивков", 2012. - 320 c.
12. Цыганков К.Ю. Основы бухгалтерского учета (краткие) / К.Ю. Цыганков. - М.: Магистр, НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 152 с.

Приложение 1

Рисунок 1

Классификация регистров бухгалтерского учета

КЛАССИФИКАЦИЯ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ

ПО ВНЕШНЕМУ ВИДУ

ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ

ПО ХАРАКТЕРУ ЗАПИСЕЙ

Бухгалтерские книги, журналы

Синтетические регистры

Хронологические регистры

Карточки

Аналитические регистры

Систематические регистры

Ведомости

Комбинированные регистры

Комбинированные регистры

1. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н. П. Пошерстник. – М.: Проспект, 2010. – С. 311 ↑

2. Голикова, Е.И. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность: реформирование / Е.И. Голикова. - М.: ДиС, 2012. – С. 136 ↑

3. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н. П. Пошерстник. – М.: Проспект, 2010. – С. 312 ↑

4. Ерохина, Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л.И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – С. 301 ↑

5. Бреславцева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.А. Бреславцева, Н.В. Михайлова, О.Н. Гончаренко. - Рн/Д: Феникс, 2012. – С. 177 ↑

6. Богатая, И.Н. Бухгалтерский финансовый учет: учебник для студентов высшего профессионального образования, обуч. по спец. 080109 "Бух. учет, анализ и аудит" / И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова. - М: КноРус, 2011. – С. 315 ↑

7. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н. П. Пошерстник. – М.: Проспект, 2010. – С. 314 ↑

8. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 312 ↑

9. Акатьева, М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 135 ↑

10. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н. П. Пошерстник. – М.: Проспект, 2010. – С. 316 ↑

11. Голикова, Е.И. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность: реформирование / Е.И. Голикова. - М.: ДиС, 2012. – С. 138 ↑

12. Мельникова, Л.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.А. Мельникова; Под ред. Ю.А. Бабаев. - М.: Проспект, 2013. – С. 275 ↑

13. Ерохина, Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л.И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – С. 303 ↑

14. Бреславцева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.А. Бреславцева, Н.В. Михайлова, О.Н. Гончаренко. - Рн/Д: Феникс, 2012. – С. 178 ↑

15. Мельникова, Л.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.А. Мельникова; Под ред. Ю.А. Бабаев. - М.: Проспект, 2013. – С. 276 ↑

16. Богатая, И.Н. Бухгалтерский финансовый учет / И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова. - М: КноРус, 2011. – С. 316 ↑

17. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 314 ↑

18. Бреславцева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.А. Бреславцева, Н.В. Михайлова, О.Н. Гончаренко. - Рн/Д: Феникс, 2012. – С. 180 ↑

19. Ерохина, Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л.И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – С. 305 ↑

20. Акатьева, М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 137 ↑

21. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии / Н. П. Пошерстник. – М.: Проспект, 2010. – С. 317 ↑

22. Мельникова, Л.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.А. Мельникова; Под ред. Ю.А. Бабаев. - М.: Проспект, 2013. – С. 278 ↑

23. Бурмистрова, Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – С. 214 ↑

24. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 315 ↑

25. Богатая, И.Н. Бухгалтерский финансовый учет: учебник для студентов высшего профессионального образования, обуч. по спец. 080109 "Бух. учет, анализ и аудит" / И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова. - М: КноРус, 2011. – С. 317 ↑

26. Мельникова, Л.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.А. Мельникова; Под ред. Ю.А. Бабаев. - М.: Проспект, 2013. – С. 280 ↑

27. Бреславцева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.А. Бреславцева, Н.В. Михайлова, О.Н. Гончаренко. - Рн/Д: Феникс, 2012. – С. 184 ↑

28. Цыганков К.Ю. Основы бухгалтерского учета (краткие) / К.Ю. Цыганков. - М.: Магистр, НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 79 ↑

29. Ерохина, Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л.И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – С. 306 ↑

30. Богатая, И.Н. Бухгалтерский финансовый учет: учебник для студентов высшего профессионального образования, обуч. по спец. 080109 "Бух. учет, анализ и аудит" / И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова. - М: КноРус, 2011. – С. 318 ↑

31. Голикова, Е.И. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность: реформирование / Е.И. Голикова. - М.: ДиС, 2012. – С. 139 ↑

32. Акатьева, М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 139 ↑

33. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 317 ↑

34. Бурмистрова, Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – С. 215 ↑

35. Ерохина, Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л.И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – С. 309 ↑

36. Бреславцева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.А. Бреславцева, Н.В. Михайлова, О.Н. Гончаренко. - Рн/Д: Феникс, 2012. – С. 185 ↑

37. Богатая, И.Н. Бухгалтерский финансовый учет: учебник для студентов высшего профессионального образования, обуч. по спец. 080109 "Бух. учет, анализ и аудит" / И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова. - М: КноРус, 2011. – С. 319 ↑

38. Мельникова, Л.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.А. Мельникова; Под ред. Ю.А. Бабаев. - М.: Проспект, 2013. – С. 281 ↑

39. Акатьева, М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 142 ↑

40. Лукьяненко, Г., Муравицкая, Н. Бухгалтерский учет: учебник / Г. Лукьяненко, Н. Муравицкая. - М.: Кнорус, 2009. – С. 261 ↑

41. Цыганков К.Ю. Основы бухгалтерского учета (краткие) / К.Ю. Цыганков. - М.: Магистр, НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 81 ↑

42. Ерохина, Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л.И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – С. 307 ↑

43. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 317 ↑

44. Бурмистрова, Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – С. 216 ↑

45. Ерохина, Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л.И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – С. 308 ↑

46. Бреславцева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.А. Бреславцева, Н.В. Михайлова, О.Н. Гончаренко. - Рн/Д: Феникс, 2012. – С. 186 ↑

47. Акатьева, М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 144 ↑

48. Богатая, И.Н. Бухгалтерский финансовый учет: учебник для студентов высшего профессионального образования, обуч. по спец. 080109 "Бух. учет, анализ и аудит" / И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова. - М: КноРус, 2011. – С. 321 ↑

49. Лукьяненко, Г., Муравицкая, Н. Бухгалтерский учет: учебник / Г. Лукьяненко, Н. Муравицкая. - М.: Кнорус, 2009. – С. 264 ↑

50. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 318 ↑

51. Ерохина, Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л.И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – С. 309 ↑

52. Голикова, Е.И. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность: реформирование / Е.И. Голикова. - М.: ДиС, 2012. – С. 142 ↑

53. Бреславцева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.А. Бреславцева, Н.В. Михайлова, О.Н. Гончаренко. - Рн/Д: Феникс, 2012. – С. 186 ↑

54. Лукьяненко, Г., Муравицкая, Н. Бухгалтерский учет: учебник / Г. Лукьяненко, Н. Муравицкая. - М.: Кнорус, 2009. – С. 267 ↑

55. Бреславцева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.А. Бреславцева, Н.В. Михайлова, О.Н. Гончаренко. - Рн/Д: Феникс, 2012. – С. 188 ↑

56. Ерохина, Л.И. Бухгалтерский учет и анализ: учебное пособие / Л.И. Ерохиной. - Москва: Форум: ИНФРА-М, 2014. – С. 310 ↑

57. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2010. – С. 319 ↑

58. Бурмистрова, Л.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – С. 218 ↑

59. Лукьяненко, Г., Муравицкая, Н. Бухгалтерский учет: учебник / Г. Лукьяненко, Н. Муравицкая. - М.: Кнорус, 2009. – С. 266 ↑

60. Бреславцева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.А. Бреславцева, Н.В. Михайлова, О.Н. Гончаренко. - Рн/Д: Феникс, 2012. – С. 189 ↑

61. Голикова, Е.И. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность: реформирование / Е.И. Голикова. - М.: ДиС, 2012. – С. 144 ↑

62. Акатьева, М.Д. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 148 ↑