Учет предоставленных услуг салоном красоты (Проектирование информационной системы)

Содержание:

Введение

Данная работа включает в себя разработку модели бизнес-процесса и разработку клиентского приложения по учету услуг предоставляемых салоном красоты. Итог работы заключается в том что на основе первоначальной модели, будет создана модель «как нужно», а на ее основе спроектирована информационная система и клиентское приложение. В городах сотни салонов красоты и многие из них продолжают работать по старинке, в данной работе будет предложено простое решение по оптимизации существующих бизнес-процессов, и облегчения работы персонала. При желании в клиентское приложение может быть внедрен дополнительный функционал.

Объектом исследования является солон красоты «Кокетка». Предметом исследования является профессиональная деятельность коммерческой организации.

Цель работы: оптимизация существующих бизнес-процессов, показать процесс проектирования и разработки ИС.

Описание предметной области. Постановка задачи.

Салон красоты «Кокетка» осуществляет свою деятельность сравнительно недавно, учет услуг предоставляемых салоном в данный момент ведется на бумажных носителях, есть список телефонов клиентов, хранящихся в файле формата xls. Администратор ведет прием звонков, осуществляет запись клиентов на определенное время к определенному специалисту. Также в обязанности администратора входит расчет итоговой цены с учетом скидок и акций для каждого конкретного клиента, а также прием денежных средств, после предоставления услуг. Еще администратор осуществляет обзвон клиентов, так называемые «холодные звонки». В конце отчетного периода руководитель салона подсчитывает сумму и количество услуг оказанных специалистами, и передает эти сведения бухгалтеру для расчета заработной платы каждого из специалистов. Также необходимо фиксировать объем оказанных услуг в разрезе клиентов, для применения системы лояльности постоянным клиентам.

Исходные данные вносятся администратором салона, перед запуском системы мы можем использовать уже имеющуюся оцифрованную информацию о клиентах и их номерах телефонов, загрузив ее в качестве начального наполнения ИБ.

Перечень исходных данных:

1. Заполнение карточки клиента(ФИО, дата рождения, телефон)
2. Заполнение перечня оказываемых услуг(наименование услуги, стоимость)
3. Заполнение документа «Оказание услуг»(Специалист, список оказанных услуг)
4. Заполнение списка дисконтных карт(номер карты, размер скидки)
5. Заполнение списка специалистов
6. Заполнение расписания специалистов

Перечень выходных данных:

1. Отчет по суммам и количеству оказанных услуг каждым специалистом за период
2. Отчет по сумма и количеству оказанных услуг каждому клиенту за период
3. Отчет по наиболее востребованным специалистам за период
4. Отчет по наиболее востребованным услугам за период
5. Отчет о предоставленных скидках за период

Выбор программного обеспечения

Для реализации данного проекта будет выбрана среда разработки «1С:Предприятие» - это программный продукт компании «1С» предназначенный для автоматизации деятельности предприятий. Плюсы данного выбора:

1. Компания 1С занимает лидирующие позиции в России в секторе автоматизации малого и среднего бизнеса, имеет разветвленную сеть партнеров и практически в любом городе можно найти специалистов, которые смогут осуществлять поддержку ПП на базе 1С:Предприятия
2. Большое количество партнеров, создает обширное поле для конкуренции, отсюда вытекает следующий плюс - это доступная цена разработки ПП.
3. Типовое решение «1С Бухгалтерия Предприятия» является ведущим ПО для ведения бухгалтерского учета коммерческих организаций, и оно же установлено в салоне красоты, что в перспективе может облегчить задачу интеграции нашего проекта в деятельность предприятия.
4. 1С:Предприятие является кроссплатформенным решением, в списке самые популярные настольные ОС Windows и ОС Linux, Mac, также есть мобильное приложение для iOS и Android.
5. Платформа предоставляет весь инструментарий для организации сервера на базе СУБД MS SQL и PostgreSQL

Для моделирования бизнес-процессов существует разнообразное ПО(Microsoft Visio, AllFusion ERwin Data Modeler, Ramus и т.д.). Не всё ПО является кроссплатформенными, многое имеют серьезную функциональность, что не требуется в нашем относительно простом проекте или специальную направленность, например AllFusion ERwin Data Modeler - это CASE-средство для проектирования и документирования баз данных, для решения наших задач этого не требуется и так как для реализации проекта будет выбрана платформа 1С:Предприятие, для моделирования бизнес процессов целесообразно использовать встроенный редактор графических схем, он отличается простотой и при этом соответствует функциональным требованиям для решения наших задач.

Моделирование бизнес-процессов «как есть».

Для начала создадим контекстную диаграмму

Диаграмма состоит из:

1. Входные потоки:

• Заказ клиента
• База номеров
• Расписание специалистов

1. Управляющие потоки

• Методика расчетов бонусов
• Методика расчета заработной платы

1. Ресурсные потоки

   • Администратор салона
   • Руководитель
   • Специалисты

2. Выходные потоки:

• Предоставление услуг
• Размер заработной платы
• Прием оплаты

Далее проведем функциональную декомпозицию описанного бизнес-процесса:

После проведения декомпозиции, данная диаграмма была предоставлена на проверку экспертам предметной области. Опишем диаграмму декомпозиции:

1. Прием заказа осуществляется Администратором салона на основании звонка клиента
2. Далее Администратор сверяется с расписанием специалиста, чтобы сообщить клиенту возможное время приема, здесь входящими данными служит расписание специалистов
3. Уточняет у специалиста возможность проведения запрошенной клиентом процедуры
4. Сообщает клиенту время и направляет к специалисту
5. После предоставление услуг необходимо рассчитать итоговую цену в зависимости размера скидки предоставленной клиенту в зависимости от объема услуг
6. Также Администратор осуществляет холодные звонки используя для этого базу телефонных номеров
7. Специалисты в конце отчетного периода предоставляю реестры предоставленных услуг
8. На основании которых руководитель рассчитывает заработную плату специалистам, здесь управляющим потоком будет методика расчета заработной платы в зависимости от выработки специалиста

2.2 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Внедрение автоматизировано системы по учету услуг позволит оптимизировать работу салона красоты. Во-первых, ИС позволит хранить все данные в одном месте для удобного анализа. Затем облегчиться труд специалистов им не придется вручную заполнять реестр для расчета заработной платы. Автоматический расчет скидок в зависимости от объема покупок существенно облегчит труд Администратора салона, а широкие возможности по анализу и статистической обработке накопленных данных позволит руководителю во время принимать управленческие решения по мотивированию сотрудников и по управлению спектром предоставляемых услуг.

2.3 Моделирование бизнес-процессов «как будет»

Создадим контекстную диаграмму включающую ИС:

На этой диаграмме:

Входные потоки

• Заказ клиента

Управляющие потоки не изменились это:

• Методика расчетов бонусов
• Методика расчета заработной платы

Ресурсные же потоки наоборот претерпели изменения благодаря новой модели управления бизнесом включающим ИС:

• Администратор
• ИС по учету услуг

Расширился список выходных потоков прибавили:

• Аналитику востребованности услуг и специалистов
• Размер предоставленных скидок

Проведем декомпозицию диаграммы:

Разберем функциональные блоки:

Администратор принимает заказ клиента, если клиент новый одновременно вносятся данные клиента его ФИО, номер телефона и дата рождения(необязательно, понадобиться для предоставления скидок, или рассылок с поздравлениями). Так же администратор, с помощью данных из ИС о телефонных номерах осуществляет «холодные звонки».

Администратор создает в ИС документ «Заказ клиента», куда добавляет услуги, которые клиент хочет получить в салоне, напротив каждой услуги проставляется фамилия специалиста и автоматически распределяется время. Если время устраивает клиента, формируется заказ, и клиенту сообщается к какому специалисту он записан, если нет, время и специалиста можно изменить в табличной части документа.

После предоставления услуг на основании данных ИС об уже накопленных покупках клиента происходит автоматический расчет скидок.

В конце отчетного периода на основании данных ИС можно сформировать отчет в котором буду все данные для расчета заработной платы специалистам.

3.1 Проектирование информационной системы.

ИС система будет состоять из следующих объектов метаданных:

Справочники:

• Клиенты
• Специалисты
• Номенклатура

Документы:

• Заказ клиента

Отчетов:

• Расчет заработной платы
• Аналитика востребованности
• Размер предоставленных скидок

Также в нашей конфигурации будет несколько регистров для хранения периодических сведений и объема предоставленных услуг:

Регистры сведений:

• Расписание специалистов
• Услуги, оказываемые специалистами
• Пределы скидок
• Цены номенклатуры

И регистр накопления «Услуги оказанные»

Рассмотрим подробнее каждый из объектов метаданных, начнем со справочников. Справочник клиенты имеет следующие реквизиты:

• Строковые поля Фамилия, Имя, Отчество
• Наименование – это представление элемента справочника в программе
• Строковое поле с форматной строкой Номер телефона
• Поле даты Дата Рождения
• Строковое поле Адрес клиента

При желании можно расширить список реквизитов, добавив в него различные виды контактной информации, например, адрес электронной почты, инстаграмм и прочее.

На рисунке ниже представлена основная форма элемента справочника:

Справочник Номенклатура

• Стандартный реквизит Наименование
• И реквизит с типом Булево Услуга в данный момент не предоставляется, для ограничения реализации услуг.
• Время выполнения в минутах

На рисунке ниже представлена форма элемента справочника

Справочник Специалисты имеет следующие реквизиты:

• Стандартный реквизит наименование
• И табличную часть содержащую перечень услуг предоставляемых специалистом

На рисунке ниже представлена основная форма элемента справочника:

Документ Заказ клиента является основным элементом ИС, именно он будет создавать движения по регистрам накопления:

Документ содержит реквизиты

• Дата
• Реквизит Клиент
• Реквизит время начала посещения
• Время окончания посещения

Табличную часть Услуги, табличная часть содержит реквизиты:

• Номенклатура
• Количество услуг
• Цена
• Скидка
• Итого
• Специалист

Заполнением документа занимается администратор салона, во время разговора с клиентом администратор уточняет фамилию и находит клиента в справочнике, проставляет время начала посещения, заполняет табличную часть с услугами, после добавления услуги, происходит запрос в регистр сведений Цены номенклатуры для автоматической установки цены, также в регистр накопления для определения скидки клиенту, далее администратор выбирает специалиста для выполнения этого заказа. Время окончания посещения проставляется автоматически, высчитывается из времени начала посещения и времени предоставления услуг из справочника номенклатура.

Форма документа представлена на рисунке ниже:

После проведения документа формируются движения в регистре накопления услуги оказанные:

На основании этих движений будут сформированы отчеты.

Для хранения условно постоянной информации будем использовать регистры сведений:

Цены номенклатуры – это периодический регистр сведений содержащий сведения о цене услуг. На рисунке ниже приведена форма списка регистра

Регистр пределы скидок содержит информацию о скидках предоставляемых за объем оказанных услуг

Регистр услуги оказываемые специалистами содержит информацию о квалификации специалиста и перечне оказываемых им услуг

Отчеты формируются на основании записей регистра накопления Услуги Оказанные.

Отчет расчет заработной платы

Отчет о предоставленных скидках

В дальнейшем добавив в регистр дополнительные измерения или ресурсы, можно собирать различную аналитику относящуюся к деятельности предприятия.

4. Заключение.

В данной работе разобрано моделирование бизнес-процесса салона красоты, предложены пути оптимизации рабочего процесса, разработана модель «как должно быть» . Показаны основные этапы разработки информационной системы, предложена платформа для разработки, выбор платформы мотивирован и обоснован, разобраны основные объекты метаданных, показаны интерфейс и логика работы с информационной системой. Применение данной информационной системы позволит избавиться от бумажной работы специалистов, оптимизирует работу администратора салона, облегчит руководителю работу по расчету заработной платы и позволит оперативно принимать управленческие решения. Интерфейс программы не сложен в освоении и не требует каких то специальный навыков. В случае внедрения, в проект легко можно добавить новый функциональные возможности.

Список используемой литературы

1. Култыгин О.П. «Методы и средства проектирования информационных систем»
2. Радченко М.Г. «1C:Предприятие 8.3. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы»
3. Чистов Д.В. «Информационные системы в экономике: Учебное пособие»