Теоретический разбор контроль в управлении бизнес-процессами

Содержание:

Введение

Контроль в управлении бизнес-процессами - одна из приоритетных и значимых задач у компаний, так как от нее на прямую зависит эффективность работы и успешность компании. Это можно проследить с начала нашей истории, где от простого умения контролировать управление процессами зависела жизнь людей. Эта область знаний используется не только в бизнесе, но во всех сферах деятельности человека – медицине, производстве, строительстве, логистике и пр.

Данный инструментарий нужно знать всем, кто занимает руководящие роли, и тем, кто так или иначе связанны с управлением в любой сфере. Область знаний Управления бизнес-процессами обширна и постоянно развивается вместе с развитием технологий, рынка и общества. Что говорит нам о том, что эта тема не будет терять актуальность, а также значимость.

Настоящая работа выполнена на базе ИП «Петров А.В.», которое оказывает услуги по производству металлических изделий и сборке электронных устройств из крупноблочных компонентов согласно технической документации заказчика.

Цель работы – изучить контроль в управлении бизнес-процессами и применить на бизнес-процессе действующего ИП, проанализировав его и предложив вариант его оптимизации.

Описание и анализ бизнес-процесса будет выполнен с помощью методологии BPMN, которая является международным стандартом для описания бизнес-процессов.

очень обширной и объёмной но так как она тесно связана с бизнес процессами она была кратко описана, хотя является не менее важной как отдельно так и совместно с разбираемой в этой работе теме.

Глава 1 Теоретический разбор контроль в управлении бизнес-процессами

1.1 Бизнес процессы (bp)

Бизнес-процесс – это операции, которые персонал организации выполняет с установленной периодичностью в определенной последовательности. При этом операции начинают выполняются при наступлении конкретных условий и ограничены во времени

Схема бизнес-процесса

Цель бизнес-процессов — создать такие последовательные операции, которые прямо ведут к прибыли. Оптимизировать бизнес-процессы означает убрать препятствия к этой цели, устранить лишние операции, которые усложняют это путь. И ускорить выполнение операций, насколько это возможно, чтобы побыстрее получить заветную прибыль.

Главные задачи бизнес-процессов:

• исполнять последовательность операций в нужном порядке, чтобы не допустить срыва во всей цепочке действий;
• обеспечить максимально возможную скорость исполнения операций;
• помогать выявлять и устранять дублирующие или излишние операции;
• обеспечить исполнение операций всех участников в конкретное время, для обеспечения беспрерывной деятельности.

Поэтому, если описываете какие-то операции, которые ну никаким образом не ведут к цели получения прибыли. Задумайтесь – эти операции действительно нужны в организации?

Давайте скорректируем наше определение бизнес-процесса:

Бизнес-процесс – это операции, которые персонал организации выполняет с установленной периодичностью в определенной последовательности с целью получения прибыли. При этом операции начинают выполняются при наступлении конкретных условий и ограничены во времени

Если бизнес-процесс, это конкретная последовательность операций, то где начинается и где заканчивается один процесс и начинается другой? Чтобы это понять, нужно разобраться, что такое границы бизнес-процесса.

Мы уже знаем, что бизнес-процесс начинается в конкретное время. Не всегда можно привязать начало действий к конкретному календарному периоду, как в примере с пятничным отчетом.

Когда нужно запустить процесс обработки заявки от клиента? В 09-00 следующего дня? Или сразу после факта получения? Надеюсь, что вы не задумывались над ответом и сразу выбрали второй вариант.

Значит бизнес-процесс начинается либо в конкретное время (в 12-00 часов каждой пятницы) либо при наступлении события (получение заявки от клиента).

Получается, что:

Граница бизнес-процесса – это наступление конкретного события и/или времени, которые служат сигналом для начала исполнения бизнес-процесса или указывают на его окончание

Таким образом, чтобы понять, когда начинается или заканчивается бизнес-процесс, мы должны определить все возможные сигналы и четко их зафиксировать.

Итак, как только сотрудник видит сигнал, он понимает, что пора исполнять бизнес-процесс. Но вот вопрос. Оказывается, для исполнения операций, сотруднику недостаточно одного сигнала. И тут мы подходим к определению входа и выхода бизнес-процесса.

Вход бизнес-процесса – это ресурс, который необходим для исполнения бизнес-процесса.

Выход бизнес-процесса – это продукт / услуга / информация / документ или иной другой результат исполнения операций бизнес-процесса

В терминологии процессного управления – тот, кто обеспечивает вход бизнес-процесса, называется поставщиком бизнес-процесса. Получатель результат бизнес-процесса называется потребителем бизнес-процесса.

1.2 Управление бизнес процессами (BPM)

Управление бизнес процессами (Business Process Management) это систематический подход к управлению, направленный на улучшение деятельности организации и ее процессов. Этот подход дает возможность организации определить свои процессы, организовать их выполнение, а также повысить качество, как результатов процессов, так и порядка исполнения.

Под бизнес процессом понимается набор логически взаимосвязанных действий или задач, исполнение которых приводит к ожидаемому результату. Поэтому, практически все процессы организации можно отнести к бизнес процессам.

Основная цель управления бизнес процессами заключается в приведении процессов в соответствие с целями организации. Каждый процесс должен быть настроен таким образом, чтобы результаты процесса приводили к достижению бизнес целей.

Управление бизнес процессами использует следующие подходы:

• Комплексная, понятная и документированная стандартизация процессов, включающая в себя создание набора стандартизованных процессов и возможности по их настройки под изменяющиеся условия;
• Постоянное улучшение процессов, включающее в себя ежедневный мониторинг, измерение, анализ и изменение процессов;
• Применение информационных технологий и программного обеспечения, включающие в себя моделирование бизнес процессов, применение CASE средств, автоматизацию бизнес процессов и их оптимизацию на основе информационных технологий.

1.3 Описание BPMN

BPMN – система условных обозначений (нотация) и их описания для моделирования бизнес-процессов. Для исполнения смоделированных бизнес-процессов с помощью BPMN существует инструмент BPMS. Ярким представителем является BizAgi.

Сегодня использования BPMN как одного из методов для описания бизнес-процессов очень распространено. Нотация BPMN понятна как представителям бизнеса, так и программам, работающим с бизнес-моделями, это стандартный язык, позволяющий связать управление бизнесом и создание исполняемых алгоритмов.

BPMN это не единственная нотация, которая сейчас используется, и некоторые из нотаций заметно упрощают понимание, чем BPMN. Но на моменте автоматизации, когда задача стоит не просто нарисовать удобную схему бизнес-модели, а еще и возможность экспортировать ее в исполняемые алгоритмы программных продуктов без BPMN сложно обойтись.

Но важно понимать следующее, BPMN – это не язык, который описывает IT системы. Предназначение BPMN нотации в другом – это возможность понятным языком описать для бизнес-заказчика предметную область.

В BPMN наравне задействованы и программные системы, и люди (клиенты, поставщики, сотрудники организации). Это основное отличие нотации BPMN от графических инструментов для описания программ.

В регламентированном описании бизнес-процессов в нотации BPMN используется примерно 10 значков без привязки к методологии, она не сложнее других нотаций, таких как (IDEF, DFD, Aris, EPC, UML, BPEL), понятна без специализированного обучения (базовый уровень) и идеальна для коммуникаций Аналитик - Бизнес.

Для исполнения процесса в нотации BPMN используется примерно 100 значков и модификаторов, нотация BPMN позволяет точно и однозначно описывать процесс, используется строгая семантика – возможность исполнения, последовательность шагов внутри процесса, межпроцессное взаимодействие, переносимый формат на основе XML (XPDL, BPDM) и идеальна для коммуникаций Аналитик - Программист.

К преимуществам BPMN следует также отнести открытый стандарт Object Management Group (omg.ru) и признания ее всеми ведущими поставщиками ПО.

К недостаткам нотации BPMN можно отнести коллективное авторство в рамках «не привязки» к методологии, не хватает стройности, что ведет к сложности освоения и реализации в BPMS. Решается данный недостаток соглашением о моделировании – своде правил, чем пользуемся в организации, в рамках проекта.

Читать бизнес-процесс, отрисованный с помощью нотации BPMN, проще, чем его рисовать. При этом читать Заказчику проще СВОЙ процесс. К принципам описания следует также отнести итерационный подход – сначала делается эскиз бизнес-процесса, а затем постепенно наращивается сложность. По сути своей BPMN - это блок-схема, и стремится нужно к простоте ее понимания, а не к усложнению. Схема в идеале должна помещаться на формат A4.

В нотации BPMN можно выделить базовые значки, которые используются во всех бизнес-моделях. Этого будет достаточно, чтобы познакомиться с нотацией BPMN и понять основные принципы для работы с ней. Палитру значков при необходимости можно расширить, прочитав более подробно об этом в документации BPMN.

При описании бизнес-процесса в нотации BPMN необходимо получить ответы на следующие вопросы: что сделать; кто должен сделать; последовательность действий; по какой информации, объекту данных.

Ниже описаны базовые объекты для описания бизнес-процессов, которые используются нотацией BPMN.

- Event

Событие, которое произошло в описании процесса. События делятся на начальные, промежуточные или конечные.

Старт необязателен при описании бизнес-процесса, не запрещено также использовать несколько стартов. Завершение также необязательно, т.к процесс может, например, заканчиваться ошибкой. Также как стартов, завершений может быть больше одного. Хорошим стилем считается использование одного старта, несколько завершений.

- Task

Это задачи, выполняющиеся в бизнес-процессе на определенном этапе. Со стороны модели – это шаг процесса. Глазами пользователя – это выглядит как задание в рамках определенного бизнес-процесса. Для текстового описания задачи используется глагол, а не существительное. Например, «Заполнить заявку», а не «Заполнение заявки». Задачи могут быть не делимыми на более элементарные действия или требующие подробной детализации последовательности более простых действий. Если задачу можно детализировать, но на общей схеме это не требуется, ее можно оформить как подпроцесс.

- Gateway

Развилки появляются в случае условного ветвления бизнес-процесса. Например, если заявка на расход проходит согласование, то она включается в реестр платежей на день, если отклоняется, то она корректируется Инициатором или отклоняется совсем и т. д. Развилки могут быть «или/или» – идем только по одному из исходящих потоков; могут быть параллельными, тогда движение продолжается по ВСЕМ потокам, в случае параллельной развилки используют сходящуюся развилку, то есть ожидание выполнения последнего входящего потока.

- Flow

Поток обозначается стрелками, показывает последовательность выполнения действий.

• Сontrol – последовательность выполнения задач внутри потока работ,
• Message – передача сигналов и информации между потоками работ,
• Association – используется для визуализации связи между элементами потока и объектами, не являющимися элементами потока.

- Date

Объекты данных – показывает либо результат выполненного действия, либо какие данные, объекты требуются для запуска действия.

- Pool

Пул описывает один бизнес-процесс на диаграмме. Пул есть всегда, но в явном виде может не изображаться. Допускается несколько пулов на одной диаграмме. Пул бывает белый – изображает поток работ, которым можно управлять и черный – внешняя сущность, например, Заказчик.

Для пула характерно выделение дорожек для определения лиц, кто участвует в бизнес-процессе. Семантика произвольная — подразделение, роль, группа, пользователь.

1.4 Разработка бизнес процессов

Создание схемы бизнес-процесса

Под схемой бизнес-процесса (ее еще называют картой) понимается отображение на бумаге или в электронном виде всех предстоящих к выполнению шагов в заданном порядке. Это особенно необходимо для сложного бизнеса, включающего в себя несколько взаимодействующих друг с другом структур и множество производственных процессов.

Перед началом формирования карты БП следует продумать, какие предстоит выполнять операции, в каком порядке, с какой частотой и что должно стать конечным результатом. Ниже приведена примерная схема, которой можно следовать при создании бизнес-процессов:

Наметьте границы бизнес-процесса. Но не общие для всего проекта, а для отдельных мини-процессов. К примеру, «клиент оставил заявку» — это начало, а «заявка отправлена на обработку в службу доставки» — конец (такова и была поставленная цель).

Пропишите, в каком порядке должны выполняться операции, чтобы получить намеченный результат. Сделайте это для каждого процесса.

Рассмотрите несколько вариантов. Если на БП есть воздействие извне, необходимо продумать, как может реагировать клиент в том или ином случае. Тут можно использовать статистические данные, либо пофантазировать самостоятельно.

Распределите роли. Человек может быть активным участником определенного бизнес-процесса, или вообще никак на него не влиять, вне зависимости от его должности в компании.

Определите конкретные стандарты, по которым будет оцениваться эффективность каждого из этапов.

Обязательно документируйте выполнение всех операций. Можете считать, что вы ничего не делаете, если у вас нет описаний процессов.

Позаботьтесь о программном обеспечении. Подумайте, что вы будете использовать, из того что у вас уже есть, и какие еще программы учета придется подключить для того, чтобы обеспечить автоматическое выполнение процессов.

Определите показатели эффективности, которые так или иначе будут использоваться в процессе работы, и разместите их на схеме.

Подумайте, как составленная схема будет совмещаться с другими текущими процессами в вашем бизнесе.

Создание схемы бизнес-процессов является необходимостью, если вы рассчитываете контролировать каждый этап и все операции, выполняемые в процессе работы.

Создание карты бизнес-процессов на конкретном примере

Процесс создания схемы бизнес-процессов на небольшом предприятии может состоять буквально из семи несложных шагов.

1. Определите, кто будет у вас покупать

Это определенная категория людей, либо какие-то фирмы, или сразу целая отрасль? Не то чтобы это должно быть детальное описание каждого покупателя, следует лишь выявить группы, в целом.

2. Что будет вашим основным продуктом

Что конкретно вы собираетесь продавать?

3. Поймите, чего ожидают от вас клиенты

Если вы производитель свечей, у потребителя есть свои запросы в отношении качества продукта, возможности выбора и прочее. Но вы еще и поставщик, и от вас ждут, к примеру, качественной упаковки и соблюдения сроков.

4. Продумайте цепочку создания продукта и формирования его ценности

Составьте перечень всех основных операций, которые необходимо будет выполнить, чтобы в результате покупатель получил ожидаемое и остался доволен. При этом на первое место ставьте потребности клиентов, а затем уже думайте о продукте.

Создание карты основных бизнес-процессов подразумевает указание лишь главных операций и порядок их выполнения.

5. Выявите, какие будут внутренние продукты в схеме производства

В вашей схеме от одного основного бизнес-процесса к следующему проведите стрелки, на которых будет обозначено, какой продукт стал результатом проведенной операции и перешел на следующий этап. Тогда станут ясны границы каждого их процессов.

6. Определите вспомогательные процессы

Итак, какие еще понадобятся дополнительные действия для организации вашего производства?

7. Спланируйте процессы управления

Создание бизнес-процессов предполагает определение действий по управлению предприятием.

Таким образом, вы завершили создание схемы бизнес-процессов для небольшого предприятия. Самое важное тут — правильно определить, из каких составляющих складывается ценность выпускаемого продукта.

Создание модели бизнес-процесса на предприятии

Под созданием модели бизнес-процесса понимают моделирование схемы, в которой отражены основные этапы и характеристики деятельности предприятия. Модель может быть представлена в виде диаграммы, графического рисунка либо просто текстового документа.

Для построения модели важны следующие моменты:

какой ожидается результат от планируемого бизнес-процесса;

как между участниками процесса распределены действия;

в каком порядке они должны выполняться;

какой документацией будет сопровождаться процесс;

насколько он (процесс) надежен;

каковы перспективы на расширение либо видоизменения деятельности.

Процесс моделирования любого бизнес-процесса можно представить в виде пяти последовательных шагов.

Первый шаг. Описание уже действующих процессов и выстраивание текущей модели, существующей на данный момент. Это позволит наглядно понять, какие можно внести улучшения в бизнес. Тут необходимо определить границы процесса, выделить его основные этапы и рабочие показатели.

Второй шаг. Изучение деталей этой текущей модели. Здесь необходимо:

посмотреть, какие действия необоснованно дублируются, есть ли противоречия в системе;

выявить, какие существуют ограничения в процессе;

определить сложившиеся взаимосвязи;

наметить изменения, если в них есть необходимость.

Третий шаг. Создание обновленной модели бизнес-процесса. Тут необходимо разработать изменения, благодаря которым удастся улучшить процесс и прописать, каким он должен стать в результате.

Четвертый шаг. Испытание обновленной модели. Вы проверяете, как она работает, и корректируете в нужных местах, если это необходимо.

Пятый шаг. Постоянная работа над улучшением новой модели. Все протекающие процессы обязательно необходимо отслеживать, изменять, доводить до совершенства. Помните, кстати, что результаты каждого бизнес-процесса во многом зависят от работающих на предприятии людей.

Заключение

Библиографический список

Нормативно-правовые акты:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, утвержденный Федеральным законом от 26.01.1996 г. № 14-ФЗ (в ред. от 31.12.2014 г.);
2. Налоговый кодекс РФ: ч. 1 и 2;
3. Трудовой кодекс РФ;
4. Федеральный закон от 8 августа 2001 г.№ 129 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;
5. Федеральный закон от 24 июля 2007 г.№ 209 ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»;
6. Федеральный закон от 28.12.2009 г. № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации»;

Основная литература:

1. Рубин Ю.Б. Управление собственным бизнесом: учебник для высшей школы. – М.: МФПУ «Университет», 2016.
2. Коммерческая деятельность. Основы коммерции: учебное пособие / Г.Г. Левкин, О.А. Никифоров. — Москва: КноРус, 2017. — 258 с. https://www.book.ru/book/920826

Интернет ресурсы:

1. Федеральная служба государственной статистики. − http://www.gks/ru
2. Мониторинг экономических показателей http://www.budgetrf.ru
3. Официальный сайт Министерства промышленности и торговли РФ. http://minpromtorg.gov.ru/
4. Официальный сайт Департамента торговли и услуг города Москвы. – http://www.dtu.mos.ru
5. Университетская библиотека онлайн http://biblioclub.ru
6. РосБизнес Консалтинг (материалы аналитического и обзорного характера http://www.rbc.ru
7. Деловая пресса http://www.businesspress.ru
8. Портал аналитической поддержки малого предпринимательства Москвы www.giac.ru
9. Официальный портал поддержки малого предпринимательства www.mbm.ru

Ресурсный центр малого предпринимательства www.rcsme.ru