Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. Проблема автоматизации производственных процессов и процессов оперативного управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной в народном хозяйстве. Необходимость автоматизации управления народным хозяйством и его звеньями объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, сдерживанием роста его численности, вызываемым развитием производства; усложнением производственных связей; увеличением объемов управленческой функции. Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация.

Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий. Необходимой является информация, позволяющая знать не только, как работает предприятие в целом, но и как организованна деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте. Современное предприятие – система – совокупность всех частей, объединенных в определенном порядке, каждая часть выполняет только свою функцию, имеющая значение для остальных частей системы. Потому что существует необходимость иметь такого рода информацию, создается модель.

Модель позволяет провести всесторонний анализ, взглянуть со всех точек зрения, увидеть то, что возможно, не видят все работники предприятия, в том числе и руководитель. Имея модель предприятия, всех его бизнес-процессов, сориентированных на конкретную цель, мы можем открыть возможность его совершенствования. Анализ предприятия как модели – это удобный способ для формирования достижений конкретной поставленной цели.

Целью данной курсовой работы является разработка регламента выполнения бизнес-процесса «Складской учет» для заведующего складом компании.

Объект исследования – склад компании.

Предмет исследования - бизнес-процесс «Складской учет» компании.

В ходе проведения исследования необходимо выполнить следующие задачи:

• произвести изучение и описание предметной области;
• выполнить постановку задачи;
• обосновать выбор средства для моделирования;
• разработать мероприятия по улучшению бизнес-процесса;
• выполнить моделирования бизнес-процесса.

1. ИЗУЧЕНИЕ ТЕКУЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «СКЛАДСКОЙ УЧЕТ»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

1.1.1 Анализ предметной области

Склад и складской учет играет значительную роль в деятельности и развитии современной компании.

Склад предприятия принимает партии товаров от поставщиков и отпускает его клиентам мелкими партиями. Продукция поступает непосредственно с заводов-изготовителей и реализуется клиентам, нуждающимся в данном виде товаров. Организация осуществляет транспортировку продукции с производства на базу, ее складирование, хранение и отгрузку клиентам.

Требуется вести количественный и стоимостной учет поступающих и отпускаемых товаров, поставщиков и клиентов, формировать приходные и расходные накладные.

Основными задачами складского учета являются:

• обеспечение сохранности и контроля за движением и правильным использованием всех материальных ценностей;
• соблюдение установленных норм запасов и расходов;
• своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации в установленном порядке;
• получение точных сведений об их остатках, находящихся на складах учреждений.

Организационная структура персонала склада компании показана на рис. 1.

Рисунок 1. Организационная структура персонала склада

Персонал склада компании состоит из четырех сотрудников (рис. 1) и выделяет следующие основные специализации:

1. Заведующий складом.
2. Кладовщик (3 человека).

Взаимодействие.

• по заказу руководства сотрудники склада должны выполнить отдельные или определенные виды складской деятельности. Контроль над сотрудниками склада осуществляет заведующий складом.
• заведующий складом предоставляет подразделениям компании полную информацию, которая необходима для их типа деятельности.
• все решения, которые влияют на товарную ориентацию компании, должны приниматься на основе рекомендаций и по согласованию с заведующим складом.

Функциональные обязанности сотрудников склада:

Заведующий складом:

1. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товаров, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых ТМЦ.
2. Обеспечивает сохранность складируемых ТМЦ.
3. Обеспечивает соблюдение режимов хранения.
4. Готовит места для принятия поступивших грузов.
5. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
6. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам многооборотной тары.
7. Обеспечивает комплектацию партий товаров по заявкам покупателей / менеджеров компании.
8. Ведет учет складских операций.
9. Обеспечивает выполнение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.
10. Составляет установленную отчетность.
11. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.
12. Организует проведение инвентаризации ТМЦ.
13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Кладовщик:

1. Должен знать номенклатуру и ассортимент ТМЦ.
2. Участвовать в рабочих процессах по приему (по количеству и ассортименту), перемещению и выдаче ТМЦ, их складированию, размещению, сортировке и обработке с учетом рационального использования помещения склада. Подготавливать складские помещения к приему, обработке и отпуску ТМЦ.
3. Участвовать в погрузочно-разгрузочных складских работах.
4. Обеспечивать целостность и сохранность ТМЦ, контролировать сроки годности таких ценностей.
5. Участвовать в проведении плановых и внеплановых ревизий и инвентаризаций.
6. Выполнять сбор и своевременную передачу тары поставщикам и подрядным организациям.
7. Выполнять проверку складского оборудования, инвентаря и инструментов на предмет их рабочего состояния.
8. Владеть базовым уровнем знаний в части работы со специализированным программным обеспечением для склада. Владеть персональным компьютером и оргтехникой.
9. Соблюдать технику безопасности и нормативов по охране труда в части выполнения работ на складе.

1.1.2 Постановка задачи

Процесс обработки информации складского учета достаточно сложен и трудоемок. Поэтому, на основе проведенного анализа предметной области было принято решение в реорганизации персонала склада и разработки регламента выполнения бизнес-процесса складского учета для заведующего складом.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для выбора CASE-средств из представленного списка доступных использован метод анализа иерархий (МАИ). В ходе сравнения доступных продуктов на первом этапе был сформулирован список критериев сравнения этих продуктов (табл. 1).

Таблица 1

Критерии, применяемые для выбора инструментов проектирования

Критерий	Определение
1. Поддерживаемый стандарт	Возможность использовать весь комплекс стандартов по организационному проектированию при разработке технического задания и моделей.
2. Система хранения данных модели	Возможность хранения в БД всей необходимой информации, обеспечение возможности получения данных по всем необходимым запросам, сокращение избыточности и дублирования данных, и обеспечение целостности базы данных.
3. Экспорт отчетов	Возможность хранения в БД всей необходимой информации, обеспечение возможности получения данных по всем необходимым запросам, сокращение избыточности и дублирования данных, и обеспечение целостности базы данных.
4. Генерация отчетов	Автоматическая генерация отчетов по программным файлам, которые включает в себя: сбор и размещение в файле спецификаций элементов структурной схемы, генерацию текстов по шаблонам для библиотечных модулей, реализацию описанных процессов обработки информации, выполненных в предыдущих фазах разработки для отдельных структурных элементов и не представленных на диаграммах своей декомпозицией, в виде фрагментов программного кода.
5. Возможность групповой работы	Обеспечение многопользовательского доступ к моделям, которые могут храниться на центральном сервере и могут быть доступны для всех участников группы проектирования, при этом обеспечиваются в полном объеме возможности коллективного труда по созданию сложных и объемных моделей.
6. Описание доступа к данным
7. Возможность анализа стоимости процессов	Технологии распределения затрат между операциями бизнес-процесса с последующим распределением стоимости операций по объектам учета.

Иерархия сравнения продуктов ARIS, BPWin/ERwin и Rational Rose представлена на рис. 2. В рамках этой иерархии принятия решения по выбору из трех возможных вариантов выделяют три уровня: на первом уровне устанавливается глобальная цель принятия решения: выбор полнофункционального средства, отвечающего применению к конкретной задаче.

Рисунок 2. Трехуровневая иерархия

Второй уровень иерархии включает приведенный в табл. 1, на третьем уровне находится список доступных альтернатив.

Таблица 2

Характеристики инструментов проектирования

	ARIS Toolset 5.0	ERwin/BPwin	Rational Rose
1	2	3	4
1.Поддерживаемый стандарт	IDEF3 (в форме еЕРС), частично DFD, ERM, UML	IDEFO, IDEF3, DFD	МТ, UML, нотация Буча
2. Система хранения данных модели	Объектная база данных	Модели хранятся в файлах. Возможно создание репозитория на основе реляционной СУБД с помощью Model Mart	Модели хранятся в файлах
3. Экспорт отчетов	Реализован экспорт отчетов в MS Office, текстовый файл, RTF, HTML	Реализован экспорт отчетов в MS Office, текстовый файл, RTF, HTML	-
4. Генерация отчетов	Создание отчетов на основе стандартных и настраиваемых пользователем макросов Visual Basic	RPT Win, возможность визуальной настройки отчетов, включая расчет по формулам с использованием UDP	-
5. Возможность групповой работы	Используется ARIS Server.	Используется Model Mart	Rational Suite, Visual Source Save
6. Описание доступа к данным	Нет	Для каждой работы могут быть описаны права на использование данных. Объект модели данных может быть создан непосредственно в среде BPwin	Для каждой работы могут быть описаны права на использование данных.
7. Возможность анализа стоимости процессов	Возможность использовать ARIS ABC	Упрощенный АВС-анализ стоимости по частоте использования в процессе. Возможность экспорта в Easy ABC	Нет встроенных возможностей анализа.

Таблица 3

Шкала предпочтений объектов по методу анализа иерархий

Степень превосходства	Определение
0	Объекты несравнимы
1	Объекты одинаково важны
3	Умеренное превосходство одного над другим
5	Существенное превосходство одного над другим
7	Значительное превосходство одного над другим
9	Абсолютное превосходство одного над другим
2,4,6,8	Промежуточные значения степени превосходства

Для получения экспертных оценок значимости критериев была построена матрица с перечнем объектов сравнения. Попарно сравнивались критерии по отношению к поставленной цели, и была заполнена матрица парных сравнений (табл. 4).

Таблица 4

Матрица парных сравнений критериев

	Кр 1	Кр 2	Кр 3	Кр 4	Кр 5	Кр 6	Кр 7
Кр 1	1,0	3,0	5,0	1,0	0,0	2,0	3,0
Кр 2	0,3	1,0	7,0	8,0	6,0	6,0	5,0
Кр 3	0,2	0,1	1,0	5,0	5,0	9,0	1,0
Кр 4	0,0	0,1	0,2	1,0	9,0	0,2	0,0
Кр 5	0,0	0,2	0,2	6,0	1,0	5,0	8,0
Кр 6	0,5	0,2	0,1	3,0	6,0	1,0	7,0
Кр 7	0,3	0,2	0,0	5,0	0,0	1,0	1,0

Для каждой такой матрицы был найден вектор значений критериев y₁, ..., y_n по формуле:

.

Затем нормализовали этот вектор:

где – нормализованный коэффициент значимости, показывающий вклад каждого критерия в достижение цели.

Индекс согласованности (ИС) дает информацию о степени нарушения согласованности.

Индекс согласованности вычисляется по формуле:

где ,

.

Величина ИС сравнивается с той, которая получилась бы при случайном выборе количественных суждений из шкалы, и образовании обратно симметричной матрицы. Значения случайной согласованности (СС) для идеальных матриц разного размера приведены в табл. 5.

Таблица 5

Значения случайной согласованности для матриц разного размера

Размер матрицы	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
СС	0	0	0,58	0,9	1,12	1,24	1,32	1,41	1,45	1,49

Отношение согласованности (ОС) дает представление о верности сделанных суждений:

При этом, если

ОС ≤ 0,1 матрица, безусловно, согласованна;

0,1<ОС ≤ 0,2 согласованность матрицы приемлема;

ОС > 0,2 согласованность матрицы не приемлема.

ОС = 0,1, следовательно, матрица, безусловно, согласованна.

Было проведено аналогичное попарное сравнение альтернатив по каждому критерию в отдельности. Для этого для каждого критерия была заполнена матрица альтернатив (табл. 6-12):

Таблица 6

Матрица парных сравнений альтернатив по 1-му критерию

	ERwin/BPwin	ARIS Toolset 5.0	Rational Rose
ERwin/BPwin	1	2	5
ARIS Toolset 5.0	1/2	1	6
Rational Rose	1/5	1/6	1

Таблица 7

Матрица парных сравнений альтернатив по 2-му критерию

	ERwin/BPwin	ARIS Toolset 5.0	Rational Rose
ERwin/BPwin	1	3	4
ARIS Toolset 5.0	1/3	1	9
Rational Rose	1/4	1/9	1

Таблица 8

Матрица парных сравнений альтернатив по 3-му критерию

	ERwin/BPwin	ARIS Toolset 5.0	Rational Rose
ERwin/BPwin	1	1	8
ARIS Toolset 5.0	0	1	7
Rational Rose	1/8	1/7	1

Таблица 9

Матрица парных сравнений альтернатив по 4-му критерию

	ERwin/BPwin	ARIS Toolset 5.0	Rational Rose
ERwin/BPwin	1	4	2
ARIS Toolset 5.0	1/4	1	7
Rational Rose	1/ 2	1/7	1

Таблица 10

Матрица парных сравнений альтернатив по 5-му критерию

	ERwin/BPwin	ARIS Toolset 5.0	Rational Rose
ERwin/BPwin	1	7	6
ARIS Toolset 5.0	1/7	1	5
Rational Rose	1/6	1/5	1

Таблица 11

Матрица парных сравнений альтернатив по 6-му критерию

	ERwin/BPwin	ARIS Toolset 5.0	Rational Rose
ERwin/BPwin	1	1	4
ARIS Toolset 5.0	0	1	7
Rational Rose	1/4	1/7	1

Таблица 12

Матрица парных сравнений альтернатив по 7-му критерию

	ERwin/BPwin	ARIS Toolset 5.0	Rational Rose
ERwin/BPwin	1	1	0
ARIS Toolset 5.0	0	1	2
Rational Rose	0	1/2	1

Заключительным этапом выбора оптимального CASE-средства является определение глобального приоритета альтернатив с учетом весов всех критериев (табл. 13).

Таблица 13

Определение глобальных приоритетов альтернатив

	Кр 1	Кр 2	Кр 3	Кр 4	Кр 5	Кр 6	Кр 7	Глобальный приоритет
Нормализ. вектор приоритетов	0	1,22	0,54	0	0	0,29	0
ERwin/BPwin	0,55	0,57	0,88	0,55	0,74	0,83	0	1,82
ARIS Toolset 5.0	0,37	0,36	0	0,33	0,19	0	0	0,67
Rational Rose	0,08	0,08	0,11	0,11	0,07	0,17	0	0,26

В результате проведенного анализа выявилось, что наилучший инструмент проектирования модели – это ERwin/BPwin, так как именно оно имеет максимальное значение глобального приоритета.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Управление торговыми процессами в компании основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между компанией и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. От рациональной организации потоков информации предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность складского учета. На рис. 3 представлена контекстная диаграмма деятельности персонала склада компании в нотации IDEF0. На рис. 4 представлена декомпозиция контекстной диаграммы.

Рисунок 3. IDEFO Диаграмма бизнес-процессов (контекстная)

Деятельность персонала склада компании состоит из трех основных функциональных блоков: приемка товара, хранение товара, отгрузка и возврат товара. Функциональные блоки, а также входящие, исходящие и управляющие интерфейсные дуги представлены на рис. 4.

Рисунок 4. IDEFO Диаграмма бизнес-процессов (декомпозиция)

Как видно из рис. 4, бизнес-процесс «Управления складом» делится на три основных подпроцесса:

1. Пием товара.
2. Хранение товара.
3. Отгрузка и возврат товара.

Входными данными бизнес-процесса «Управление складом» являются:

• сопроводительные документы;
• информация о клиенте;
• информация об оплате счета клиентом;
• информация об возврате товара клиентом;
• информация о поступлении товара от поставщика.

Выходными данными бизнес-процесса «Управление складом» являются:

• информация о выданном товаре;
• информация о списанном товаре;
• отчетная документация.

Главным недостатком существующего процесса деятельности персонала склада является большое количество разрозненных механизмов, обеспечивающих его выполнение.

Основными недостатками существующей технологии выполнения функций персонала, задействованного в складском учете, являются: высокая трудоемкость обработки информации, несовершенство организации сбора и обработки информации.

2. РАЗРАБОТКА УЛУЧШЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «СКЛАДСКОЙ УЧЕТ»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Менеджеры различных звеньев управления часто совершают одну большую ошибку - в качестве доказательства того, что их продукция в большей степени соответствует желаниям и потребностям покупателей, они используют тот факт, что их предприятие работает «лучше», «быстрее» или «дешевле», чем предприятие конкурента. Ориентация на потребителя подменяется ориентацией на конкурента. Конечно, конкуренты и их продукция должны учитываться при разработке стратегии собственного предприятия, однако необходимо помнить, что продукцию покупают потребители, а не конкуренты. Посредством «конкуренто-ориентированной» стратегии многие предприятия фактически заходят в тупик: принимаемые решения подчиняются интересам борьбы с конкуренцией, а собственно цель предприятия – удовлетворение потребностей покупателей, постепенно отодвигается на задний план.

Таким образом, предприятия сталкиваются с парадоксальной ситуацией: все усилия направлены на то, чтобы добиться преимущества перед конкурентами, но все они одновременно ориентируются друг на друга. Действие этого отношения можно наблюдать, например, в автомобильной промышленности: удовлетворенность потребителей услугами предприятия практически не возрастает, а различным производителям не удается оторваться от своих конкурентов; поэтому все происходит совершенно наоборот: их продукция и услуги становятся все больше похожими друг на друга.

Поэтому, необходимо выработать стратегическое мышление, приоритетное положение в котором занимает потребитель, а конкурентная борьба отходит на второй план.

Перспективное предприятие отличается, в первую очередь, глубоким, приобретенным зачастую посредством трудоемкой работы, знанием проблем потребителей. Эти знания дают возможность менеджерам так организовать процесс создания ценности продукта или услуги, чтобы они все больше приближались к потребностям покупателя.

В связи с этим, необходимо выполнить автоматизацию деятельности заведующего складом, что позволит произвести реструктуризацию персонала склада и сократить одного кладовщика.

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

При помощи ЭВМ в компании будет автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес.

Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций заведующего складом, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока отчетности связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, информационная система призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью автоматизации является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники склада более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению поступлений и продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления складского учета требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Автоматизация складского учета в компании повысит его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной сис­темы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средств являются:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы;
• быстродействие;
• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных сис­тем, сопровождения системы, развития системы.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Как было сказано выше (пп. 2.1), в компании необходимо провести автоматизацию деятельности заведующего складом с целью уменьшения нагрузки на сотрудников склада и оптимизации их деятельности, что позволит сократить штат персонала на одного кладовщика и принесет компании прибыль.

На рис. 5 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Складской учет» с учетом внедрения автоматизированной в нотации IDEF0. На рис. 6 представлена декомпозиция контекстной диаграммы данного процесса.

Рисунок 5. IDEFO Диаграмма бизнес-процесса (контекстная)

Рисунок 6. IDEFO Диаграмма бизнес-процессов (декомпозиция)

Склад осуществляет приемку и отгрузку товара, т.е. постоянно контактирует как с покупателями, так и с поставщиками. Обязательным условием приемки товара является наличие сопроводительных документов на товар – накладных на товар, в которых указывается наименование поставщика и получателя, а также список приходуемых товаров, с указанием количества и цены за единицу. Так же предусмотрены возвраты товара поставщику (в случае обнаружения брака). Выдача товара со склада также производится с обязательным документальным сопровождением проводимых операций. После того, как покупатель оплатил свою покупку, он получает товар и документ «Расходная накладная», в котором отражается наименование покупателя дата продажи и список проданных товаров.

Внедрение информационной системы позволит разгрузить деятельность заведующего складом по таким направлениям: прием товара и формирование оперативной и квартальной отчетности, что значительно улучшит его производительность и условия труда.

Рассмотрим модель информационной системы складского учета в нотации UML.

Для построения модели предметной области в UML, выделим Акторов системы. Актор — это роль, которую выполняет пользователь или другая система, при взаимодействии с проектируемой системой. Каждый актор имеет уникальное имя.

Акторами проектируемой модели являются:

1. Менеджер.

2. Бухгалтер.

3. Сотрудник склада.

Таким образом, мы определили основных действующих лиц проектируемой системы. В следующем разделе выполним построение модели проектируемой системы на языке UML.

Диаграмма вариантов использования применяется для получения самого общего представления о функциональности системы. Она дает представление о том, как Актор (активный субъект системы) взаимодействует с другими субъектами, или же внешними системами.

Общая диаграмма вариантов использования показана на рис. 7.

Рисунок 7. Обща я диаграмма вариантов использования

Описание общей диаграммы.

1. Расход товара.

Менеджер проверяет наличие товара на складе. Если товар есть в достаточном количестве, оформляет счет на оплату товара.

Бухгалтер, после поступления оплаченного счета, оформляет расходную накладную и передает ее менеджеру.

Менеджер, на основании накладной формирует заказ.

Сотрудник склада на основании заказа выдает товар клиенту по накладной.

2. Приход товара.

Менеджер проверяет наличие товара и по результатам проверки формирует заказ.

Бухгалтер проплачивает счет поставщика и оформляет приходную накладную.

Сотрудник склада принимает товар по приходной накладной.

Рассмотрим диаграммы вариантов использования для каждого Актора системы.

На рис. 8 показана диаграмма вариантов использования для Актора Менеджер.

Рисунок 8. Диаграмма вариантов использования Менеджера

Описание диаграммы вариантов использования Менеджера.

1. Приход товара.

Менеджер проверяет наличие товара, в случае. Если товар отсутствует, или его мало, менеджер оформляет заказ на поставку и передает бухгалтеру счет поставщика на оплату.

2. Расход товара.

Менеджер по заявке клиента формирует счет на оплату товара и передает его клиенту. При получении расходной накладной формирует заказ для склада на выдачу товара.

На рис. 9 показана диаграмма вариантов использования для Актора Бухгалтер.

Рисунок 9. Диаграмма вариантов использования Бухгалтера

Описание диаграммы вариантов использования Бухгалтера.

1. Приход товара.

После получения от Менеджера счета на оплату товара поставщику, Бухгалтер оплачивает счет и оформляет приходную накладную при получении товара от поставщика.

2. Расход товара.

Бухгалтер формирует расходную накладную после оплаты счета на товар клиентом.

На рис. 10 показана диаграмма вариантов использования для Актора Сотрудник склада.

Рисунок 10. Диаграмма вариантов использования Сотрудника склада

Описание диаграммы вариантов использования Сотрудника склада.

Сотрудник склада принимает или отпускает товар со склада по соответствующей накладной (приходная, расходная). Проводит плановую инвентаризацию.

Диаграмма классов системы определяет типы классов системы и связи между ними. Классы представляют сущности предметной области (на этапе анализа) или элементы программной системы (на этапе проектирования и реализации).

Основными элементами проектируемой системы являются классы, а также связи между ними. Классы характеризуются «атрибутами» и «операциями».

Диаграмма классов проектируемой системы «Складской учет» показана на рис. 11.

Рисунок 10. Диаграмма классов

Основной сущностью в системе будет являться товар. Как известно из задания на проектирование, товар хранится на складе. Но понятия товара как некоего описания и товара, лежащего непосредственно на складе, отличаются друг от друга. Товар, лежащий на складе, кроме того, что связан со складом отношением композиции (агрегация не совсем подходит, поскольку в данной системе товар является товаром, пока он не покинет склад), ещё характеризуется количеством. Аналогично следует рассуждать и при рассмотрении отношения Товара и Заказа, Товара и Накладной. В связи с тем, что Заказ и Накладная, в сущности, являются документами и имеют сходные атрибуты, они были объединены с помощью общего класса-предка Документ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе была выполнена разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» компании.

В ходе выполнения работы было: выполнено описание предметной области, проведен анализ бизнес-процессов компании, выполнена постановка задачи на разработку регламента выполнения процесса «Складской учет», разработаны и предложены мероприятия, разработана модель регламента в нотации IDEF0.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Агафонова А.Н. Эмоциональный маркетинг как ключ к иррациональному поведению потребителей // Научный форум: Экономика и менеджмент, 2017. – С. 15-20.
2. Алексина С.Б. Методы стимулирования продаж в торговле: Учебник / С.Б. Алексина, Г.Г. Иванов, В.К. Крышталев, Т.В. Панкина. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 304 с.
3. Алексунин В.А. Маркетинговые коммуникации: практикум / В. А. Алексунин, Е.В. Дубаневич, Е.Н. Скляр. – М.: Дашков и Ко, 2014. – 196 с.
4. Багиев Г.Л. Маркетинг: Учебник для вузов. – СПб: Питер, 2010. – 576 с.
5. Басовский Л.Е. Маркетинг: Учебное пособие / Л.Е. Басовский, Е.Н. Ба- совская. – М.: ИНФРА-М, 2016. – 300 с.
6. Гантер Б. Типы потребителей: введение в психографику / Б. Гантер, А. Фернхам. – СПб: Питер, 2001. – 304 с.
7. Герасимов Б.И. Маркетинговые исследования рынка: Учебное пособие / Б.И. Герасимов, Н.Н. Мозгов. – М.: ИНФРА-М, 2014. –336 с.
8. Деева Е.М. Развитие маркетинга в сфере консультационных услуг (теоретические и методологические аспекты). Дис. докт. экон. наук: 08.00.05 / ГОУ ВПО «Всероссийский заочный финансово- экономический институт». – Москва, 2011. – 310 с.
9. Кеннеди Д. Жесткий директ-маркетинг. Заставьте покупателя достать бумажник. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 175 с.
10. Лавлок К. Маркетинг услуг: персонал, технология, стратегия. – М.: Изд- во Вильямс, 2005. – 1008 с.
11. Меликян О.М. Поведение потребителей: Учебник. – М.: Дашков и Ко, 2014. – 280 с.
12. Наумов В.Н. Маркетинг: учебник. – М.: Инфра-М, 2016. – 320 с.
13. Неретина Е.А. Маркетинг как искусство продаж в обществе потребления // Маркетинг в России и за рубежом, 2016. – № 6. – С. 15-21.
14. Пепперс Дж., Роджерс М. Управление отношениями с клиентами. Как превратить базу ваших клиентов в деньги: пер. с англ. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007. – 336 с.
15. Попова H.В. Поведение потребителей и маркетинговые коммуникации: ценностный подход / H.В. Попова, О.В. Соснова // Траектория науки, 2015. – № 5. – С. 4.
16. Синяева И.М. Стратегии торгового маркетинга участников потребительского рынка // Торгово-экономический журнал, 2015. Т. 2. – № 3 – С. 213-230.

Приложение А. Регламент работы склада компании

1 ЦЕЛЬ

Настоящий Регламент устанавливает порядок приема на склад компании товара, хранение, порядок комплектации заказов Клиентов, контроль качества набора товара, порядок его загрузки в автотранспорт и организацию претензионной работы с поставщиками и Клиентами.

Регламент разработан для улучшения уровня сервиса, оказываемого Клиентам, оптимизации процессов складской обработки товара и снижения логистических затрат Компании.

2 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий Регламент обязателен для выполнения отделом логистики, отделом закупок, отделом продаж.

Регламент является собственностью компании.

3 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.1. Склад Компании ООО «ZZZ» осуществляет прием, хранение, комплектацию заказов Клиентов и отгрузку Клиентам «хозяйственных товаров» в соответствии с требованиями и пожеланиями последних.

3.2. В настоящем Регламенте установлены:

• требования к складскому помещению и порядок хранения товара;
• порядок приемки и выгрузки товара при поступлении от поставщика;
• порядок комплектования заказов Клиентов и обеспечения должного сервиса;
• организация отгрузки скомплектованных заказов, правила выполнения погрузочно-разгрузочных работ;
• обязанности подразделений и сотрудников, участвующих в данном процессе;
• ответственность и контроль.

4 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА СКЛАДСКОЙ ОБРАБОТКИ ТОВАРОВ

4.1. Общие положения

1. Товары хранятся в закрытом герметичном помещении, гарантирующем безопасность, количественную и качественную сохранность.

Складские помещения должны быть чистыми, сухими, с исправными крышами и полами, хорошей вентиляцией. Они должны быть защищены от пыли, конденсации, дыма, запахов и других источников загрязнения. Температура и влажность воздуха в складских помещениях должна обеспечивать сохранность товара, сохранность упаковки товара и нормальную производительность сотрудников в ходе выполнения складских операций.

2. С целью повышения производительности складских операций и ускорения процесса комплектации заказов склад компании разделяется на две секции: «А» и «Б».

Распределение ассортимента между секциями для приема, хранения, комплектации заказов и отгрузки осуществляется согласно установленного порядка.

3. В каждой секции склада должны быть определены и обозначены:

«ЗОНА НЕЛИКВИДОВ» - для размещения товаров, не реализуемых более полугода, или не подлежащих дальнейшей реализации и находящихся в ожидании списания и утилизации;

«ЗОНА ПРИЕМА» - для осуществления количественного и качественного приема товара прибывшего от поставщиков, либо в качестве возврата от Клиентов;

«ЗОНА КОМПЛЕКТАЦИИ» - для комплектации заказов Клиентов, упаковки и временного хранения в ожидании отгрузки;

Допускается совмещение зон приема и комплектации в каждой секции.

Секции «А» и «Б», а также «ЗОНЫ НЕЛИКВИДОВ», «ЗОНЫ ПРИЕМА», «ЗОНЫ КОМПЛЕКТАЦИИ» секций «А» и «Б» обозначены на схеме склада.

4. Отгрузка продукции Клиентам и выгрузка продукции от поставщиков осуществляется в совмещенной зоне «погрузки-выгрузки», расположенной на площадке перед складом методом «с земли».

5. В условиях ненастной погоды (мороз, снег, дождь) принятие решения об использовании уличной площадки для комплектации, погрузки, выгрузки, либо внутрискладской территории возлагается на начальника отдела логистики.

6. В процессе приема, выгрузки и загрузки товара запрещается:

• устанавливать товар, коробки с товаром непосредственно на пол, землю, снег и т. д.;
• загружать товар в автотранспорт с мокрым полом, стенками или протекающим потолком кузова.

7. С целью повышения качества складского процесса обработки товаров, разрабатывается система поощрения сотрудников и система штрафных санкций.

Поощрения за:

• разумную инициативу, повышающую качество и производительность процесса;
• разработку и внедрение мероприятий по снижению себестоимости операций;
• рациональное размещение товаров, обеспечивающее быстрый поиск товаров, качественное комплектование заказов и повышение уровня обслуживания Клиентов;

Штрафные санкции за:

• предоставление недостоверных сведений в ходе инвентаризации;
• нарушение распорядка дня, курение в неотведенное для этого время;
• комплектование и отгрузку товара с нарушением требований Складской накладной и Маршрутного листа;
• несвоевременный прием и постановка на хранение прибывшего товара (более суток).
  1. Выгрузка и прием товара

По прибытию автомобиля с товаром от поставщика приемосдатчик получает от водителя товарно-транспортную накладную и сверяет указанные в ней номера пломб с номерами пломб, вывешенных на кузове автомобиля. Приемосдатчиком также осуществляется осмотр целостности пломб, надежность пломбирования и целостность кузова автомобиля (тент не порван, шнуровка не нарушена, фургон без повреждений, окна не разбиты и т.д.).

Водитель прибывает к начальнику отдела логистики и докладывает о выполнении рейса. Затем водитель следует к менеджеру отдела закупок и представляет пакет сопроводительных документов.

Менеджер отдела закупок копирует два экземпляра товарной накладной (ТОРГ-12) и вручает их заведующим складами секции «А» и секции «Б».

В случае прибытие на выгрузку одновременно нескольких автомобилей решение об очередности их разгрузки принимается начальником отдела логистики с учетом объема прибывшего товара и наличия его в данный момент на складе. В первую очередь выгружается автомобиль с товаром, который необходим для срочного комплектования заказов Клиентов.

Разгрузка автомобиля осуществляется грузчиками секций «А» и «Б» с использованием автопогрузчика под руководством назначенного начальником отдела логистики заведующего складом, кладовщика или приемосдатчика.

В зависимости от характера упаковки прибывшего товара грузчики укладывают товар на поддон, находящийся в кузове автомобиля, либо на поддон, уложенный на пол.

На каждый поддон укладывается одно наименование товара. Допускается укладывать на поддон несколько видов товара в случае, если каждого из этих видов товара прибыло менее одного кубического метра.

Укладка товара на поддон и формирование паллеты осуществляется с учетом принадлежности товара к секции «А» или секции «Б».

Формирование паллеты должно обеспечивать ее устойчивость и сохранность товара при перемещении в зону приема. В случае неустойчивости, сформированной паллеты грузчик обматывает два верхних ряда упаковок 1-2 слоями стрейч-пленки.

Сформированная паллета доставляется электропогрузчиком в зону приема.

Прием товара и постановка на учет осуществляется в день прибытия товара.

Проверка соответствия фактического количества товара и указанного в накладной, осуществляется путем пересчета:

• единиц товара, прибывшего без упаковки;
• количества упаковок товара с умножением на количество вложений в каждую упаковку.

Выборочному пересчету вложений в упаковку, со вскрытием упаковки, подлежит не менее 10% прибывшего товара.

Каждая упаковка, вес которой подозрительно мал, вскрывается для пересчета вложений.

При приеме заведующий складом и кладовщик должны выявлять и отсортировывать товар, несоответствующий требованиям стандартов Компании - поцарапанный, расколотый, треснутый, сломанный товар, с нестандартной формой, с нарушенной маркировкой, разукомплектованный (например, нет крышки).

В случае недостачи, излишек, порчи прибывшего товара и других претензий к поставщику заведующий складом действует согласно разделу 4.6. Претензионная работа. Возврат товара. Настоящего Регламента.

Разгруженный автомобиль покидает территорию компании.

• 1. Постановка товара на хранение и хранение

Размещение и укладка товара на складе производится:

• в соответствии со скоростью оборачиваемости (часто востребованный товар хранится ближе к зоне отгрузки);
• с обеспечением свободного доступа к товару для осмотра, проверки наличия, комплектации заказов и отгрузки.

Хранение товаров осуществляется согласно следующим требованиям:

• проходы между стеллажами – не менее 1,5 м.;
• хранение товара на полу не допускается. Товар хранится на поддонах 800х1200 мм или 1000х1200 мм, которые могут размещаться на стеллажах или на полу;
• укладка товара на поддон производится таким образом, чтобы исключить возможность его случайного падения и механического повреждения. При установке паллет с товаром на 2 и выше ярусы с помощью электропогрузчика, паллета, с целью предотвращения падения коробок на пол и повреждения, обматывается 1-2 слоями стрейч – пленки;
• хрупкий, бьющийся товар, а также товар, вес коробок которого более 10 килограмм, хранится в напольном варианте;
• легкий, «невесомый» товар хранится в штабелированном состоянии на специально оборудованном мезонине.

В каждой секции назначается отдельный заведующий складом.

Определение зон, секторов или ячеек для хранения товарных групп возлагается на заведующих складами.

Зоны, сектора или ячейки обозначаются заведующими складами соответствующими ярлыками размера А4, например: «продукция ВВВВ», «ДДДДД», «ТТТТТ», «УУУУУ», «ББББББ» и т.д.

Хранение товара осуществляется статическим способом – на заранее определенные ячейки. Однако, хранение может осуществляться и динамически – вновь прибывший товар укладывается на свободные ячейки. При освобождении установленных ячеек для товара, он перемещается на данные ячейки. Решение о перемещении товара с одних ячеек на другие принимается заведующим складом, в зависимости от степени трудоемкости процесса.

При невозможности переместить товар на установленное место, перевешиваются идентификационные ярлыки формата А4 на новую зону (сектор, ячейку) с товаром.

Постановка товара на хранение осуществляется как с помощью электропогрузчика, так и вручную.

Размещением товара на хранение руководит заведующий складом. Укладку товара осуществляет грузчик. При укладке товара вручную на 2 ярус стеллажей и выше используются переносные лестницы. Грузчик занимает устойчивое положение на высоте с применением страховочных приспособлений, а второй грузчик или кладовщик передает ему товар по одному месту (упаковке).

Товар находится на хранении до поступления заявок от Клиентов.

В процессе хранения товара заведующий складом и кладовщик ежедневно осматривают товар, обращая при этом внимание на устойчивость паллет, повреждения, порчу товара.

С целью увеличения полезной площади и объемов склада, ежемесячно, по состоянию на 1 число, заведующие складами представляют исполнительному директору (через начальника отдела логистики) сведения о товаре, невостребованном за прошедший месяц. В сведениях указывается: наименование товара, артикул, количество.

На основании этой информации руководством компании принимается решение по неликвиду. Варианты решения:

• распродажа по сниженным ценам;
• стимулирование продающего персонала;
• акции по стимулированию спроса;
• возврат поставщику или производителю;
• создание «комплектов»;
• продажа собственному персоналу;
• использование на нужды компании;
• благотворительные акции;
• утилизация и т. д.
  1. Комплектация заказов клиентов

Прием заявок осуществляют офис - менеджеры отдела продаж как от Клиентов непосредственно, так и через торговых представителей.

Время приема заявок на текущий день отгрузки: 9.00.-14.00. Заявки, поступившие после 14.00., автоматически переносятся на следующий день (дни) отгрузки.

Решение о выполнении внерегламентных заявок (после 14.00.), с учетом общего объема отгрузок в этот день и возможностей склада, принимается исполнительным директором.

Принятые заявки трансформируются офис - менеджерами в Складскую накладную.

Складская накладная является основанием для набора (комплектации) заказа сотрудниками склада.

Для обеспечения ритмичной работы склада, по состоянию на 9.00., на складе должны находиться не менее одной Складской накладной для зоны «А» и зоны «Б» на текущий день отгрузки. Заявки для формирования этих Складских накладных принимаются накануне. Ответственность возлагается лично на начальника отдела продаж.

Складская накладная для секции «А» и секции «Б» распечатывается и по вертикальному механическому эскалатору передается на склад офис-менеджером отдела продаж. При этом офис-менеджер голосом оповещает сотрудников склада о поступлении Складской накладной с указанием города Клиента.

Очередность формирования заказа регулируется Маршрутным листом.

Маршрутный лист готовится, подписывается и передается на склад офис - менеджером отдела продаж.

Очередность загрузки автомобилей определяется начальником отдела логистики путем составления и доведения до сотрудников склада ежедневного графика загрузки автомобилей.

Приоритеты набора и комплектации заказа:

• первыми комплектуются заказы на автомобиль, убывающий к Клиенту раньше;
• первым комплектуется заказ на последнюю точку выгрузки по маршруту следования автомобиля.

Основным методом набора товара и комплектации заказа на складе является метод индивидуального набора. При этом заведующий складом (кладовщик), обходя секции стеллажей, изымает из мест хранения требуемое количество товаров данного заказа. Товар укладывается на поддон на участке комплектации.

На складе применяется и комплексный метод набора. Этот метод применяется для отбора товара, находящегося в труднодоступных местах хранения (например, на мезонине). При этом изымаются из мест хранения товары для всех заказов согласно Маршрутному листу (Маршрутным листам). В дальнейшем отобранный товар рассортировывается по отдельным заказам.

Решение о выборе метода набора, с целью сокращения общего времени комплектации заказов и повышения производительности труда, в каждой конкретной ситуации принимается заведующим складом.

Набранный товар укладывается в тару (картонные короба, гофрокороба, мешки) и запечатывается скотчем. Каждое место (коробка, мешок) маркируется черным фломастером с указанием названия Клиента и его адреса, например: ООО «ССС», г. ____, ул. Пушкина, ХХ.

Скомплектованный заказ укладывается на поддон и вывозится грузчиком в зону отгрузки. При этом, чтобы коробки не упали на пол и не остались на складе, два верхних ряда паллет высотой более 1 метра обматываются 1-2 слоями стрейч-пленки.

После окончания набора (комплектации) заказа заведующий складом или кладовщик, производившие набор (комплектацию), ставят свою подпись с указанием фамилии на Складской накладной, свидетельствующую о точном, полном и правильном наборе (комплектации) товара.

Количество скомплектованных мест по каждому заказу вносится в Маршрутный лист и подтверждается подписью заведующего складом.

• 1. Отгрузка товара

Скомплектованные заказы, согласно Маршрутному листу, передаются приемосдатчику склада. Приемосдатчик тщательно сверяет количество мест (короба, мешки) по каждому заказу с реально имеющимися местами, подготовленными к загрузке. На каждом месте приемосдатчик черным фломастером проставляет очередность загрузки.

В случае несоответствия количества указанных мест в Маршрутном листе с реально подготовленными к загрузке, приемосдатчик приглашает заведующего складом и выясняет причину.

В автомобиль должно строго загружаться то количество мест, которое указано заведующим складом и скреплено его подписью в Маршрутном листе.

Добившись полного соответствия числящегося и имеющегося количества мест, приемосдатчик скрепляет результаты своей работы подписями в Маршрутном листе и приступает к передаче товара водителю – экспедитору.

Перед загрузкой приемосдатчик осматривает кузов автомобиля на предмет целостности, исправности пломбировочных приспособлений и отсутствия предпосылок к повреждению товара при транспортировке. Водителю предлагается удалить из кузова запасные колеса, инструмент и прочие лишние предметы, которые могут повредить товар в процессе движения.

Прием товара водителем – экспедитором осуществляется в ходе загрузки. Загрузкой товара в кузов автомобиля руководит приемосдатчик. Водитель-экспедитор пересчитывает каждое количество мест, укладывает товар в кузов автомобиля, максимально используя имеющийся объем.

Товар водителю в кузов подается грузчиками секций «А» и «Б» вручную, или с использованием погрузчика.

Приемосдатчик может направить одного из грузчиков в кузов автомобиля для оказания помощи водителю в загрузке.

Приемосдатчик внимательно наблюдает за качеством укладки мест в кузове автомобиля, упреждая повреждения товара в ходе загрузки и транспортировки.

Запрещается:

• устанавливать тяжелые места на легкие;
• загружать места, упавшие в процессе погрузки со звуком битого стекла, керамики или треска лопнувшей пластмассы.

При обнаружении порчи товара приемосдатчик обязан сообщить об обстоятельствах повреждения начальнику отдела логистики и заменить поврежденный товар у заведующего складом.

При укладке мест с товаром в штабель может образоваться щель между вертикальными рядами поперек кузова, что снижает устойчивость штабеля. В этом случае щель заполняется б/у стрейч-пленкой. Надежность и устойчивость штабеля повышается при укладывании мест «внахлест» друг на друга. В любом случае выбирается такой способ укладки, чтобы свести к минимуму количество и размеры щелей.

Мнение водителя, хорошо знающего своей автомобиль, является приоритетным в ходе загрузки.

О приеме количества промаркированных мест водитель расписывается в Маршрутном листе.

Загруженный автомобиль пломбируется приемосдатчиком номерной пломбой (пломбами). Номер пломбы вписывается в Маршрутный лист (2 экземпляра, один остается на складе, второй убывает с водителем – экспедитором).

Получение водителем пакета сопроводительных документов осуществляется у офис-менеджеров отдела продаж.

Прибытие автомобиля в компанию фиксируется приемосдатчиком в журнале по развозу «Въезд – выезд». При этом указывается: марка, номер машины, фамилия водителя, время прибытия и убытия, точка назначения, номер пломбы и Маршрутного листа. Водитель – экспедитор расписывается в вышеуказанном журнале.

Начальник отдела логистики на ежедневном утреннем совещании докладывает о скомплектованном заказе, не убывший по различным причинам в день отгрузки Клиенту. Решение об отправке этого заказа при следующей поставке, или расформировании его и постановке на хранение, принимают офис – менеджеры отдела продаж. Решение доводится заведующим складами.

• 1. Претензионная работа. Возврат товара.

Претензионными случаями при поступлении товара от поставщика могут быть:

• недостача;
• излишки;
• прибытие поврежденного товара.

Во всех случаях заведующий складом приглашает на склад менеджера отдела закупок по браку и готовит акт о претензии по форме.

Акт составляется в одном экземпляре и передается менеджеру отдела закупок по браку.

Менеджер отдела закупок по браку на основании акта склада готовит акт в адрес поставщика по форме ТОРГ-2 (форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132), либо по форме.

Претензия Клиенту передается по телефону в день прибытия товара и отправкой в 3-дневный срок акта посредством электронной почты, факсом, почтовым отправлением и т.д.

Претензионными случаями при работе с Клиентами могут быть:

• недостача (недовложения склада, недовлажения производителя);
• излишки (не заказанный Клиентом товар);
• прибытие к Клиенту поврежденного товара (транспортный брак, складские повреждения, повреждения поставщика или производителя);
• прибытие к Клиенту товара с нарушенным штрих-кодом;
• пересорт;

Возвраты могут быть:

• полные, как разновидность, - отказ Клиента от заказа еще до отгрузки;
• частичные.

Возвраты товаров на склад от Клиентов осуществляют водители – экспедиторы.

Подробный порядок и последовательность действий сотрудников компании и водителей-экспедиторов при возврате товара Клиентами излагается в Регламенте «Доставка товаров».

По каждой претензии Клиента и каждому случаю возврата проводится расследование. Организация этой работы возлагается на менеджера отдела закупок по браку.

В случае претензий: недостача, излишки, повреждение товара менеджер отдела закупок по браку привлекает к проведению расследования начальника отдела логистики.

Его задачей является:

• выяснение обстоятельств случившегося;
• сбор объяснительных записок с сотрудников склада и водителей – экспедиторов участвовавших в комплектовании, загрузке и доставке товара;
• подготовка материалов видеонаблюдения (если возможно);
• подготовка заключения о результатах расследования.

Проект приказа директора компании по результатам расследования готовит менеджер отдела закупок по браку.

Прибывший товар от Клиента в качестве возврата принимается заведующими складами в присутствии менеджера отдела закупок по браку. Информация о товаре передается офис – менеджерам, которые вносят изменения в учетную систему, приходуя товар.

Инвентаризация

Инвентаризация в компании проводится ежемесячно на основании приказа директора. Цель инвентаризации – эффективное управление запасами. Организация проведения инвентаризации возлагается на начальника отдела закупок.

В ходе инвентаризации осуществляется проверка соответствия учетных данных и реально имеющихся товаров. Инвентаризация может проводиться:

• «методом с листа» - учетные данные сверятся с имеющимся товаром;
• «методом с земли» - имеющийся товар сверяется с учетными данными.

Перед началом инвентаризации корректируются остатки товара, осуществляется проверка и устранение несоответствий по претензиям Клиентов, числящейся продукции на складе и водителях – экспедиторах.

После инвентаризации возникшая недостача товара возлагается на заведующих складами.

5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И КОНТРОЛЬ

1. Ответственность за ознакомление всех сотрудников отделов с настоящим Регламентом несут начальники отделов продаж, закупок и логистики.

2. Периодичность ознакомления сотрудников с Регламентом и его актуализация – не реже одного раза в шесть месяцев.

3. Ответственность и контроль за выполнение Регламента сотрудниками склада возлагается на начальника отдела логистики.

6 ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТ

Изменения в настоящий Регламент вносятся разработчиком - исполнительным директором по письменным предложениям сотрудников ООО «НАТОЛ».

7. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Оригинал настоящего Регламента хранится в деле.

Учтенные экземпляры (копии) Регламента хранятся в соответствии с листом рассылки.

За сохранность учтенных экземпляров (копий) Регламента несут ответственность руководители подразделений, куда выдан учтенный экземпляр (копия).

С целью учета выполнения требований настоящего Регламента организуется хранение отчетных документов в отдельных папках, которые хранятся:

• складские накладные – на складе;
• маршрутные листы – на складе (у приемосдатчика);
• накладные с приходами товаров – на складе и у менеджера отдела закупок по браку;
• накладные с возвратами товаров – на складе и у менеджера отдела закупок по браку;
• накладные по бракованной продукции - на складе и у менеджера отдела закупок по браку.