Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

«Роль «Электронного Правительства» в системе государственного управления»

Содержание:

Введение

Электронный документооборот - высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления. Гарантией успешной работы органов власти всегда эффективная деятельность государственных служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанный на соответствующих технологиях извлечения информации из данных. Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронному документообороту. Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они создают основу решений, обеспечивающих автоматизированный и централизованный обмен знаниями и получают только необходимую информацию из всех доступных источников. Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры в органах власти, сделав работу государственных служащих более легкой, интересной и значимою. Поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их выполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).

Объектом курсовой работы является рассмотрение электронного документооборота: циркуляция документов в учреждении, прием, передача и обработка с помощью автоматизированных информационных систем в муниципальном управлении.

Предметом курсовой работы является сочетание существующей системы и программное обеспечение электронного документооборота в учреждении, на примере БДД «Электронная Москва» Правительства г. Москвы.

Данную тему исследовали такие ученые, как А.В. Ворошилова, Ю.А. Якименко. Особенности электронного документооборота в учреждениях были исследованы такими учеными, как А.В. Чебан, В.Е. Пальчук.

Цель исследования - усвоения знаний основных понятий о системе электронного документооборота, его назначение и особенности, практическая реализация в государственном учреждении.

Поставленная цель определила необходимость решения следующих задач:

- исследовать целесообразность системы электронного документооборота;

- выделить основные преимущества и недостатки по передаче и обработке документов с помощью автоматизированных информационных систем;

- определить назначение и особенности электронного документооборота;

- ознакомиться с практической реализацией электронного документооборота на примере БДД «Электронная Москва» Правительства г. Москвы..

В данной работе были использованы следующие методы: анализ, наблюдение и сравнение.

Глава 1. Теоретические основы системы электронного документооборота

1.1. Назначение и особенности системы электронного документооборота

Электронный документооборот включает в себя создание, обработку, передачу, учет и хранение информации документов осуществляющих на основе использования электронно-вычислительных сетей^[1]. Упорядочение движения документов между группами пользователей или отдельными пользователями организации есть управление электронным документооборотом. Движением документов в электронных системах является не физическое перемещение, а уведомление пользователя о передаче ему прав на изменение, использования и контроль данного файла.

Так как в современные системы электронного документооборота принято включать различные типы файлов: текстовые, табличные, содержащие изображения, видео и аудио данные, Web-документы, для их хранения программируют специальные хранилища либо сохранение производиться в иерархии файловой системы.

Главное назначение систем СЭД – это интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия, организация работы с ними. В системах электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки их исполнения, движение, а также контроль всех версий и подверсий документа^[2].

Внедрение системы электронного документооборота на предприятие повышает эффективность деятельности организации. Возможности такой работы очевидны:

сокращение затрат на бумажные документы;
сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;
ускорение информационных потоков.

Соответственно получаем результат:

повышение управляемости организации за счет упорядоченности и прозрачности документопотоков;
повышение скорости и качества принятия решений;
повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

1.2. Преимущества использования электронного документооборота в учреждении

Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании — как частной, так и государственной.

Рисунок 1 - Внедрение систем электронного документооборота по отраслям

Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП). С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов. Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей, отражаемую на панели руководителя.

Система электронного документооборота не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.

В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

Рисунок 2 - Внедрение СЭД разного класса в России

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

- общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

- кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу, приказ о расторжении трудового договора, приказ о переводе работника на другую работу, личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков;

- архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

- коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня и протоколов;

- управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Решение по автоматизации делопроизводства и контроля исполнения документов позволяет территориально разветвленному предприятию «Главное предприятие - Районные управления» функционировать в едином информационном пространстве. Это обеспечивается созданием на предприятии актуальной центральной базы данных, оперативно обновляющейся информацией из баз данных управлинь.Кожен документ или объект вводится в систему один раз и после сохранения становится доступным всем другим подсистемам.

Для сохранения документов и управления ими, создают электронный архив, учитывая процедуры списания, и уничтожения документов. Электронный архив обеспечивает:

-Создание надежного единого хранилища для документов и знаний, к которому работники и клиенты фирмы должны удобный доступ отовсюду и в любое время

- Aтрибутивного и полнотекстового поиска. Возможность настраивать каждым пользователем индивидуально результаты поиска

-Мгновенный доступ к информации из разных репозиториев с помощью единого запроса. Один вопрос "прозрачно» адресуется хранилищ документов Word /Excel /PowerPoint, файловых систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз данных и Internet /intranet, полностью сохраняя при этом разграничение прав доступа.

Наблюдая за работой службы делопроизводства можно заметить, что документы, которые циркулируют в организации преимущественно официально гозпорядчого характера, хотя вместе с тем циркулирует финансово-учетная, кадровая и отчетная документация. Документы, используемые в работе учреждения: приказы, инструкции, протоколы, положения, уставы, акты, служебные письма, справки, докладная записка, телеграммы, договоры, доклады, пояснительные записки, отчеты, сводки и т.д.

Прежде всего, происходит регистрация входящих и внутренних документов. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и использования в справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетные, статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как те, которые создаются и используются в учреждении и его подразделениях, так и те, которые поступают от других организаций, учреждений и частных лиц. Регистрации подлежат как бумажные, так и магнитные или цифровые носители информации в электронном виде. Регистрация документов в электронном виде осуществляется на общих основаниях с определением наименования носителя: "магнитный диск", "магнитная лента", "оптический диск" и т.д..

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется в общем отделе только один раз: входящие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно регистрируется. Новый исполнитель документа обязан расписаться в его содержании в ведомости учета в общем отделе. При регистрации документа ему предоставляется условное обозначение - регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах группы документов и дополняется индексами подразделения и типа документа.

При регистрации входящих служебных документов на правом верхнем углу первой страницы ставится штамп с датой регистрации и номером документа. Зарегистрированные документы передаются в день их поступления под роспись в ведомости учета документов не позднее 16 часов соответствующем помощнику для подготовки проектов резолюций и передачи их на рассмотрение Председателю соответствующего отдела. Исполнитель получает документ под роспись в ведомости учета документов. Сведения привлекаются к соответствующей дела, которое хранится 5 лет^[3].

К внутренним документов, подлежащих регистрации в общем отделе Управления делами, относятся такие, которые созданы для использования в учреждении, приказы и распоряжения, протоколы совещаний с участием Главы Администрации, а также заседаний совета, поручения Главы Администрации или другие документы внутреннего использования, имеющие резолюцию Председателя. Внутренние документы регистрируются в том же порядке, что и входящие документы.

Ответственность за правильную регистрацию входящих и внутренних документов и своевременную отправку их адресатам, передачу на рассмотрение руководству, конкретным исполнителям возлагается на общий отдел Управления делами.

К исходящих документов, создаваемых в учреждении преимущественно относятся служебные письма. Итак, прежде всего по отдельной требованием Главы администрации вся исходящая корреспонденция с подписями подчиненных ему должностных лиц может быть предоставлена ему для обязательного согласования. При наличии такого требования, общий отдел не имеет права отправлять исходящую корреспонденцию без наличия штампа установленного образца «Согласовано». Выходные документы в том числу и на ПК обрабатываются общим отделом Управления делами (делопроизводителем) и направляются централизованно в день их получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня. После регистрации печатается ведомость учета исходящих документов. Не допускается передача или передача документов без регистрации в общем отделе (делопроизводителем).

При приеме от исполнителей документов обязательно проверяется правильность написания и оформления документа со всеми их реквизитами, правильность указания адреса, наличие всех необходимых подписей (виз) на документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д.. На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп «Подлежит возврату». В регистрационной карточке указывается регистрационный номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа^[4].

Документы, изготовленные на ПК, направляются с сопроводительным письмом в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранения носителей записанной на них информации. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих условиях (приложение Б).

1.3. Основные системы электронного документооборота

Понять место СЭД в информационной системе предприятия легко на сравнительных примерах наиболее популярных СЭД, представленных в нашей стране.

Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами, является новым решением для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов документов предприятия, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного. Кроме того данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ, на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

С помощью программы «1С Документооборот» можно: осуществлять работу с помощью веб - браузеров, уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота. Кроме того, возможно улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами, обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом, наладить работу пользователей с документами^[5].

Система документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы», – это комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение электронного документооборота в организации.

Программа «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами, оптимизируя бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

СЭД «ДЕЛО» решает, следующие задачи:

– регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями;

– поддержка электронной подписи;

– сортировка документов по реестрам;

– обеспечение работы с партионной почтой (штрих-код);

– создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;

– контроль исполнения поручений;

– создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

– настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;

– обеспечение доступа ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

– перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

– подписание файлов и реквизитов документов ЭЦП, а так же ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

Легкость установки и настройки системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.

Комплексное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству.

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» была представлена на рынке в 1996 году группой компаний «АйТи». В 2011 году произведено последние обновление этого продукта, веден новый интерфейс с приложениями для iPad, которое востребовано руководителями компаний и организаций.

Преимущества СЭД «БОСС-Референт» состоят в наличие технологичной архитектуры, которую поддерживает платформа IBM Lotus, а так же опытность сотрудников фирмы.

Следует отметить и другие преимущества данной системы электронного документооборота.

– Полная автоматизация процессов обработки документов;

– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

– Работа с системой через Lotus и через web;

– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;

– Возможность наращивать масштаб системы при расширение функционала.

Работа СЭД «БОСС-Референт» в органах федеральной и региональной власти улучшает качество оказания государственных услуг, повышает исполнительскую дисциплину, благодаря управляемости бизнес-процессов, делает деятельность государственных структур более открытой, создавая платформу для комплексной информационной системы типа «электронного правительства». Кроме того, происходит уменьшение расходов для обеспечения деятельности органов власти.

Тогда как работа больших холдингов с распределенной архитектурой управления или мелких организации делается более управляемой, ввиду возможности быстро реагировать на изменения рынка. Данное обстоятельство повышает конкурентоспособность фирмы на рынке.

Система «ЕВФРАТ» разработана для автоматизации процессов управления бизнеса, а так же улучшения эффективности документооборота в компаниях всех типов и размеров. Система оптимизирует работу как небольшой локальной организации, например канцелярии, отдела, департамента, так и работу больших холдингов с разветвленной схемой документопотоков. При этом «ЕВФРАТ» не навязывает свои решения, он подстраивается под требования локально-нормативных актов.

После ввода системы электронного документооборота «ЕВФРАТ» появляется воспользоваться следующими преимуществами автоматизации документооборота и бизнес-процессов:

– Полная автоматизация процессов обработки документов;

– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

– Работа с приложениями СУБД (MS Office, MS SQL, Oracle, MySQL, «1С: Бухгалтерия»);

– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

– Работа с документом в графическом редакторе без программирования независимо от вида материального носителя;

– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях по протоколу https;

– Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала.

– Оптимизация бизнес-процессов компании происходит за счет внедрения технологий WorkFlow и BPM.

Таким образом, сделанный выше анализ позволяет прийти к выводу, что в настоящее время на отечественном рынке представлены системы электронного документооборота, произведенные ведущими фирмами. Они успешно конкурируют между собой, так как каждая СЭД обладает соответствующим набором качеств, делающих ту или иную систему удобной в конкретной ситуации. Но потребителю перед лицом такого разнообразия СЭД на рынке приходится делать для себя сложный выбор.

Глава 2. Анализ и оценка системы электронного документооборота Правительства г. Москвы

2.1. Внедрение электронного документооборота в Правительстве г. Москвы

ОАО «Электронная Москва» внедрила единую масштабируемую систему электронного документооборота (СЭД) в Правительстве г. Москвы. В системе реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства, организационно-распорядительного и управленческого документооборота Правительства Москвы.

Система предназначена для организации движения электронных документов с момента их создания до завершения их исполнения. Особое внимание уделяется безопасности и надежности.

Проект стартовал в 2011 году. План работ предусматривал поэтапный ввод системы: запуск пилотного проекта, затем постепенное наращивание функциональности и подготовка к подключению всех комитетов и ведомств.

Первым достижением стал запуск единой системы электронного документооборота в 2011 году в Аппарате Мэра и Правительства Москвы. В 2012 году команда «Электронной Москвы» полностью внедрила СЭД во всех органах исполнительной власти города Москвы. Затем началось внедрение в подведомственных учреждениях органов исполнительной власти города Москвы.

Перед специалистами «Электронной Москвы» стояла амбициозная задача унифицировать и централизовать все процессы документооборота органов исполнительной власти города Москвы. Для этого было решено внедрить единую систему электронного документооборота с централизованной архитектурой.

Важным отличием государственной СЭД является обеспечение юридической значимости документов и работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ.

Весь жизненный цикл служебных документов – оформление, согласование, исполнение – проходит в электронном виде, в том числе с мобильных устройств, что значительно снижает время принятия решений, а также позволяет руководителям оперативно оценивать работу и контролировать своевременное исполнение.

К системе также могут подключиться представители бизнеса, при необходимости обмена документами с органами власти и организациями г. Москвы.

С момента запуска проекта число пользователей постоянно растет. На сегодняшний день в системе работает более 58 тысяч пользователей, которые ежемесячно создают около 1,2 млн документов, через городские порталы приходит в среднем 33 тысячи обращений. За 1-е полугодие 2015 года в единой системе электронного документооборота было обработано 8,7 млн документов (9,1 млн в 2014, 4,8 млн в 2013).

На сегодняшний день к СЭД подключены более 2 600 учреждений — Аппарат Мэра и Правительства Москвы, Управления заместителей Мэра Москвы, Департаменты, Комитеты, Префектуры, Управы, территориальные органы, государственные учреждения, а также коммерческие организации взаимодействующие с городом.

Внедрение единой системы юридически значимого электронного документооборота помогло объединить информационное пространство органов исполнительной власти города Москвы: систематизировать и регламентировать процессы документооборота в ведомствах, а также упорядочить работу подразделений с документами.

Реализация такого масштабного проекта является важной инициативой, направленной на централизацию ИТ-инфраструктуры в органах исполнительной власти. Несмотря на объем задач и сопряженные сложности, проект удалось реализовать в запланированные сроки.

2.2. Возможности системы электронного документооборота «Электронная Москва»

Система электронного юридически значимого документооборота позволяет:

1. Создавать, распространять, управлять и архивировать содержание согласно регламентам и правилам заказчика.

2. Обеспечивать автоматизацию обработки содержания документа в течение его жизненного цикла.

3. Осуществлять интеграцию с другими приложениями. Система поддерживает широкий спектр операционных систем, промышленных СУБД, технологических платформ разработки, серверов приложений.

4. Обеспечить единую точку доступа к документам, классификаторам и справочникам.

5. Обеспечить функциональность документооборота с возможностью рубрикации, позволяющей осуществлять индексированный поиск по метаданным и содержанию документов с учетом морфологии русского языка. Система характеризуется эргономичным интерфейсом и обеспечивает гибкость настройки при внедрении и поддержке.

6. Регистрировать документы, формировать дела, вести архив и обмениваться документами между сотрудниками подразделения, а также между структурными подразделениями.

7. Совместно работать с документами, повышая оперативность исполнения поручений.

8. Оперативно находить документ, зная любую из его характеристик.

9. Формировать отчеты для внутреннего и внешнего контроля.

10. Руководителю утверждать проект резолюции и подписывать документ, находясь в любом месте, где есть доступ к интернет (при помощи юридически значимой электронной подписи).

Как работает электронный документооборот в Правительстве Москвы

Входящий бумажный документ сканируется и остается в делопроизводственных службах

Руководители и сотрудники структурных подразделений рассматривают документы только в электронном виде

Для повышения эффективности работы первых лиц используется приложение «Мобильный офис» с возможностью ввода голосовых и графических поручений

Документы внутри организации изначально создаются, согласуются, подписываются и рассматриваются в электронном виде с применением юридически значимой электронной подписи

Документ на бумаге создается только в том случае, когда без него нельзя обойтись (например, при визировании нормативного акта на бланке)

Глава 3. Перспективы использования системы электронного документооборота Правительством г. Москвы

Как уже определили выше, электронный документооборот - реальность, продиктованная временем! В марте 2012 года в составе аппарата Мосгосэкспертизы было образовано новое функциональное структурное подразделение - отдел контроля. Создание данного отдела позволило обеспечить в Мосгосэкспертизе единый порядок документооборота, оптимизировать работу учреждения и систематически осуществлять: - контроль за структурными подразделениями Мосгосэкспертизы по обеспечению ими своевременного исполнения федерального законодательства и законов города Москвы, протоколов комиссий, совещаний и заседаний Правительства Москвы, поручений и распоряжений аппарата Мэрии и Правительства Москвы, Комитета города Москвы по ценовой политике в строительстве и государственной экспертизе проектов и других органов исполнительной власти, приказов, руководителя Мосгосэкспертизы; - контроль за исполнением сроков рассмотрения представленной на государственную экспертизу проектной документации объектов капитального строительства; - контроль выполнения, в части касающейся деятельности Учреждения, протоколов штабов, заседаний, комиссий, совещаний и иных мероприятий, проводимых Правительством Москвы; - непрерывный и постоянный контроль над своевременностью ответов на вопросы, жалобы, заявления, обращения граждан и юридических лиц; - функции по организации делопроизводства в Мосгосэкспертизе; - взаимодействие со СМИ в целях освещения вопросов, касающихся деятельности Мосгосэкспертизы.

Рисунок 3 - Преимущества электронного документооборота

В 2012 году Правительством Москвы для оперативного взаимодействия между органами исполнительной власти, а также подведомственными им организациями, было принято стратегически важное решение - внедрена электронная система документооборота - ЭДО, которая позволила организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками, передачу документов, выдачу поручений, отправку уведомлений и т.п. Мосгосэкспертиза одной из первых была подключена к данной системе документооборота, а сотрудники отдела контроля и группа делопроизводства в его составе получили возможность первыми в учреждении пройти обучение и на практике оценить эффективность и преимущества данной системы.

Электронный документооборот – высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы, как органов государственной власти, так и подведомственных им организаций. Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность работников. Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри учреждения, контролировать порядок передачи сведений существенным образом снизило трудозатраты работников группы делопроизводства, отдела контроля Мосгосэкспертизы.

Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повысил качество работы исполнителей. Благодаря внедренной в Мосгосэкспертизе системе электронного документооборота сокращено рассмотрение всей поступающей корреспонденции с 3-7 дней до 1 дня, а при ежедневном контроле сотрудниками отдела контроля полностью исключены срывы сроков при подготовке ответов на все поручения, поступающие в адрес Мосгосэкспертизы. Использование систем электронного документооборота и хранилищ информации позволило систематизировать и объединять информацию, что облегчило ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных.

Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников. Система электронного документооборота способствовала созданию новой организационной культуры, сделав работу всех работников Мосгосэкспертизы более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволили работникам трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем.

Система позволила существенно повысить в Мосгосэкспертизе эффективность труда при подготовке документов, поскольку единым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство. В подготовке новых документов стали использоваться не только личные или коллективные наработки работников, но и фрагменты или аналитические материалы, полученные на основе исследования всех (при безусловном контроле прав доступа к информации) имеющихся документов.

Это существенным образом повышает эффективность труда и качество подготавливаемых документов. Только технология ЭДО позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний в полном соответствии с представлением этого термина в концепции «управления знаниями». Так же информационные технологии выступают в качестве катализатора, благодаря которому органы исполнительной власти, подведомственные организации и Мосгосэкспертиза в частности перешли на новый уровень взаимоотношений с населением города Москвы, когда государственные служащие напрямую отвечают на запросы граждан посредством сети Internet (через портал, сайт, электронную почту).

Динамичный рост пользователей и количества обрабатываемых запросов привел к увеличению времени отклика системы при обращении к архиву. Чтобы оптимизировать процесс и обеспечить высокую доступность, принято решение внедрить более мощную систему хранения данных.

«Мы протестировали решения нескольких поставщиков, и после ряда пилотов остановились на IBM FlashSystems 820 как наиболее полно соответствующем таким критериям, как производительность, энергоэффективность и стоимость», — отметил Тимур Малин.^[6]

Внедрение комплекса хранения данных позволило сократить издержки на администрирование, ускорить работу системы, а также снизить эксплуатационные расходы в ЦОД за счет меньшего энергопотребления и более плотного размещения дискового пространства в стойке. Также одним из важнейших преимуществ использования IBM FlashSystem 820 являлась бесшовная интеграция в текущую инфраструктуру.

«Положительные эффекты от внедрения были отмечены как со стороны заказчика, так и нашей собственной службой эксплуатации. Для пользователя значительно снизилось время отклика системы, поиск по документам ускорился в десятки раз — сейчас найти документ можно буквально за несколько секунд. Значительно снизилось количество инцидентов. Со стороны нас, как эксплуататоров, мы отметили, что снизились трудозатраты на обслуживание, так как система практически не требует к себе внимания», — рассказал советник технического директора «Электронной Москвы»^[7].

Одновременно с этой системой в Мосгосэкспертизе активно функционирует Электронная канцелярия для автоматизации внутреннего делопроизводства. В данной системе ведется регистрация и систематизация обращений граждан, обращений юридических и физических лиц, не подключенных в настоящее время к системе электронного документооборота. Обе системы крайне важны для обеспечения деятельности Мосгосэкспертизы, несмотря на то, что это требует дополнительного времени со стороны сотрудников. В Мосгосэкспертизе ведется проработка вопроса по оптимизации деятельности в данном направлении. Данный вопрос планируется завершить до конца 2015 года.

Заключение

Подытоживая данную тему курсовой работы необходимо отметить, что внедрение системы электронного документооборота следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота: описания, автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия проекта внедрения. При отсутствии такой поддержки, в лучшем случае, система будет внедрена только в кремах подразделениях предприятия. Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого и проведение необходимой разъяснительной работы.

Термин "документооборот" на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на "комплексный подход к автоматизации документооборота". При этом разнообразие систем чрезвычайно широкой: от систем складского учета к контролю за технологическими процессами.

В данной работе четко и ясно освещены ответы на поставленные задачи. Исследовали целесообразность системы электронного документооборота. Выделены основные преимущества и недостатки по передаче и обработке документов с помощью автоматизированных информационных систем. Визначини назначение и особенности документооборота. Ознакомились с практической реализацией электронного документооборота на примере проекта «Электронная Москва» Правительства г. Москвы.

Внедрения системы электронного документооборота почти во все коммерческие или государственные структуры стало реальность наших дней.

Фактически СЭД уже осуществляют документационное обеспечение деятельности любого учреждения, не зависимо от его формы собственности или количества сотрудников. В каждом офисе, на каждом компьютере установлено то или иное программное обеспечение, задачей которого является оптимизация работы с документами. Где-то это пакет приложений Microsoft Office и документационное обеспечение бухгалтерии, где-то - полномасштабная система документооборота.

Рынок СЭД чрезвычайно разнообразен. Появляется множество новых систем, обновляют свои предложения уже зарекомендовавшие себя производители, что особенно делает актуальным вопрос выбора именно той системы, которая будет соответствовать потребностям именно вашей организации. Как отмечают все специалисты, системы электронного документооборота сравнялись по стоимости, предлагаемому функционалу, за исключением специальных разработок. Кроме того, в линейке каждого продукта есть альтернативные предложения для крупных компаний и мелких фирм.

Эти обстоятельства делают еще более сложным выбор систем электронного документооборота. Каждый потребитель СЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.

Лучшим решением этих проблем является введение системы электронного документооборота. Поэтому будущее за электронным документом.

Список использованной литературы

Атаманчук Г.В. «Система государственного и муниципального управления»: Учебник. – М.: Издательство РАГС, 2009.
Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2013. – № .4. – С.21-26.
Бойкова А.Ф. Электронные документы: проблемы авторского права /А. Ф. Бойкова //Библиотековедение.-2010. - № 6.-С.32-37.
Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. [Текст] / В. В. Бородина. Изд-во: РАГС, 2008 . – 376с.
Влащенко А. Создание электронного документа /А. Влащенко, А. Никитенко //Библ. форум Москвы.-2013. - № 3.-С.9-14.
Гранчак Т. Электронная информация: совершенствование организации и использования /Т. Гранчак //Библ.висн.-2014. - № 6.-С.25-25.
Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов /А.С. Гринберг [и др.]. −М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 391 с.
Добрынин Н.М. «Теория и практика государственного управления»: Учебник: - Новосибирск: Наука, 2013.
Дубов Д.М. Информационная безопасность в условиях внедрения электронного управления /Д.М. Дубов.-К.: Альтпресс, 2012.-78с.
Захаров А. Электронные документы: способы и формы предоставления /А. Захаров //Б-т.-2010. - № 11.-С.29-31.
Карданская Н.Л. Управленческие решения. 2-е издание. М.: ЮНИТИ-ДАНА. Единство, 2014.
Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие [Текст] / М.В. Кирсанова. - Издательство: Инфра-М:, 2014. – 256с.- (Высшее образование)
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст] / И.Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2010. – 576с.
Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / С.Л.Кузнецов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
Ларин, М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации/ М.В. Ларин // Современные технологии делопроизводства и документооборота. –2011. – С.10-13.
Макарчик О. Документооборот как основа деятельности органа власти. /А. Макарчик.- М.: Форум, 2014.-46с.
Панов А.В. «Разработка управленческих решений: информационные технологии»: Учебное пособие для вузов / Под ред. д.с.н. профессора Т. Н. Афанасьевой. – М.: Горячая линия – Телеком, 2012.
Савина С. Электронные информационные ресурсы: по результатам исследований / С. Савина //Библ. планета.-2013. - № 2.-С20-25.
Степанова Е.Е. «Информационное обеспечение управленческой деятельности»: Учебник. – М.: ЮНИТИ, 2013.
Официальный сайт Правительства г. Москвы. Режим доступа. - http://www.mos.ru/
Официальный сайт «Электронная Москва». Режим доступа. - http://www.e-moskva.ru/default.aspx

Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. − М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С 79. ↑
Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С.7. ↑
Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2013. – № .4. – С.21-26. ↑
Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2013. – № .4. – С.21-26. ↑
1«С»: Программное обеспечение . – М. 1«С», 2014. – [Электронный ресурс] URL: http:// www.1c.ru /. – (дата обращения: 21.11.2015 г.). ↑
http://www.cnews.ru/news/top/pravitelstvo_moskvy_sozdalo_krupnejshuyu ↑
http://www.cnews.ru/news/top/pravitelstvo_moskvy_sozdalo_krupnejshuyu ↑