Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами (Моделирование бизнес-процессов)

Содержание:

Введение

В современных организациях и предприятиях происходит широкий обмен данными и циркулирующей информацией с разными субъектами деятельности:

– с органами государственной власти;

– деловыми партнерами;

– со своими территориальными филиалами.

Большая часть всей информации передается непосредственно в виде документов, как бумажные носители.

Стоит отметить, что в последние годы происходит повсеместное увеличение объема передаваемой информации, которая проходит по электронным каналам – электронных документов.

Актуальность темы курсовой работы является актуальной, так как даже классическое (бумажное) управление информационными ресурсами практически немыслимо без использования электронных документов и автоматизации. Главной задачей при этом сегодня является переход с дискретного типа электронной информации к целостному, комплексному, а также непрерывной информационной технологии (ИТ).

При использовании электронного документа, всегда необходимо помнить, что данный документ все свои стадии жизненного цикла проходит в электронно-цифровой форме. Другими словами, такие документы создаются, передаются во времени или пространстве, хранятся или уничтожаются только в цифровом или электронном виде.

Несмотря на огромные темпы развития современных информационных технологий, разного рода электронные документы мало еще применяются в управлении.

При чем, кроме общих (технологических, технических и других) причин, недостаточное использование электронной документации в Российской Федерации усугубляется рядом факторов, которые создают значительные препятствия для повсеместного внедрения и более эффективного использования электронной документации в организациях.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами».

В соответствии с целью работы ставятся следующие основные задачи:

– описать предметную область и привести постановку задачи;

– выполнить выбор средств для моделирования бизнес-процессов (БП);

– реализовать моделирование процесса «как есть»;

– предоставить предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов;

– выполнить моделирование БД «как должно быть».

Объект исследования – теория исследования бизнес-процессов.

Предмет исследования – процесс управления информационными ресурсами.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС, CASE-технологии.

Работа является практически значимой не только для руководства любой организации.

Эти возможности значительно ускоряют и облегчают рабочий процесс по выполнению управления информационными ресурсами.

1. Постановка задачи и моделирование БП «как есть»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

Все существующие бизнес-процессы вытекают из набора разного рода деловых связей, которые обозначенных в организационной схеме компании. Особенно, если это относится к выполнению управления информационными ресурсами (ИР).

ИР применяются для движения документов в с момента создания их или получения и до завершения выполнения или отправки в архив.

Следует заметить, что в указанном определении упор выполняется на словах «движение документов», а именно, пути их с одного подразделения или же от одного из сотрудников к другому.

В таком случае порядок движения документов (их путь) предопределен утвержденным управленческим процессом для данной организации.

К примеру, если руководитель организации сразу требует, чтоб все полученные ИР докладывались сначала ему и лишь он будет выполнять назначение исполнителей, путь движения ИР будет многоступенчатым в направлении «сверху вниз».

Стоит отметить, что если же в компании четко проведено разделение всех функций между несколькими сотрудниками и структурными подразделениями, большая часть документов сразу пойдет в отдел к непосредственным исполнителям, то есть определится другой путь, значительно короче.

Аналогично, от принятого порядка распределения обязанностей, а также делегирования полномочий персоналу зависит движение ИР при подписании и согласовании.

В результате, управление ИР зависит только от системы управления, также оно вторично в отношении к ней, хотя в то же время ИР, отражая всю систему управления, дает возможность ее наглядно увидеть.

Стоит отметить, что среди разных компаний одно из самых основных направлений в деятельности, которые требуют автоматизации, является управление информационными ресурсами, так как оно, в основном, выполняется традиционным (бумажным) методом.

Организация работы с совокупностью ИР предполагает организацию процесса документооборота учреждении, сбережение документов, а также их применение в текущей деятельности учреждения.

Заметим, что в целях рациональной организации выполнения управления ИР практически все ИР могут быть распределены по специальным документопотокам, к примеру:

– нерегистрируемые и регистрируемые ИР;

– исходящие, входящие и внутренние ИР;

– ИР, направляемые в отделы и поступающая из вышестоящих организаций и учреждений;

– ИР, что направляются в или же поступают с подведомственных организаций.

Самой основной характеристикой управления ИР является объем. Под объемом с точки зрения ИР понимается число документов, которые поступили в организацию, а также созданы ею в течение конкретного периода времени.

Объем ИР – очень важный показатель, который часто используется в качестве критериев при решении многих вопросов выбора формы и организации управления ИР, процессов реализации информационно-поисковой системы для документации учреждения, а также структуры службы делопроизводства, что применяется ее штатным составом и иных вопросов.

Схема движения ИР для некоторой компании показана на рисунке 1.

Рисунок 1 – Пример потоков ИР

Общая схема работы с ИР показана на рисунке 2:

Рисунок 2 – Схема работы с ИР

Самым главным правилом управления ИР является оперативное движение документов для наиболее перспективного пути с минимальными затратами труда и времени.

В базу ИР входят организационные документы, такие, как:

– Устав компании;

– положения о структурных отделах;

– приказы об обязанностях персонала;

– инструкции по выполнению работ с документацией и отчетностью;

– структуры документопотоков и иные факты.

Системой электронного управления ИР (сокращенно СЭУИР) является специальное приложение, которое обеспечивает участникам обмен электронными ИР, имеющими юридическую значимость.

На рисунке 3 показано, насколько именно сокращается время выполнения отдельных этапов работы над документами при замене традиционного бумажного процесса на электронный.

Рисунок 3 – Сравнение типов управления ИР

В условиях применения электронного документооборота всегда требуется намного меньше затрат на выполнение настройки управления ИР при непосредственном изменении внешних условий, к примеру, требований по корректировании формы отчетности.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

В настоящее время в РФ для анализа, а также выполнения моделирования БП широко могут применяться средства моделирования:[13]

– Rational Rose;

– АllFusion Modeler;

– Oracle Designer;

– Process Modeler;

– ARIS.

Кроме этого, в заграничном опыте используются помимо уже упомянутых, средства Ithink Analys, System Architect.

АllFusion Data Modeler, а также продукт AllFusion Process Modeler (еще несколько лет тому назад они имели наименование ERWin, BPWin) компании Соmputer Associates давно входят в пятерку качественных производителей ПО, предлагая инструменты для резервного копирования, выполнения моделирования, управления разного рода инфраструктурой предприятия, уровнями информационной безопасности.

Заметим, что пакет BPWin базирован на методологии моделирования IDEF, а также он предназначается для реализации процесса функционального моделирования.

Методология IDEF, что входит в совокупность официальных стандартов США, представляется совокупностью инструментария, правил или процедур, что в свою очередь предназначены для реализации функциональной системы объекта исследуемой предметной области.

Заметим, что функциональная модель IDEF выполняет отображение функциональной структуры объекта, то есть все производимые им действия и манипуляции.

Основными характеристиками такого типа моделирования являются:

– Владелец процесса является должностным лицом или коллегиальным органом управления, что имеет в своем распоряжении разного рода ресурсы, которые необходимы при выполнении процессов, и несущий полностью всю ответственность за результаты реализации некоторого процесса.[11]

– Процессы – это потоки работ, которые располагают границами, другими словами, началом и концом процесса моделирования. Для практически всех отдельно взятых процессов такие границы могут быть установлены начальными, первичными данными, а также входами исследуемого БП.

Указанные входы могут открываться только первичными поставщиками определенного БП. Процессы заканчиваются выполнением выхода, который выдается с помощью результатов преобразования начальных данных клиентам процесса.

– Входы БП – это продукт, что при выполнении процесса может преобразоваться непосредственно в выход.

Каждый вход должен указываться на своего поставщика. К самым типичным входам для БП можно отнести:

– сырье для создания продукции;

– документация;

– материалы и оборудование;

– персонал и отделы;

– полуфабрикаты и потребности;

– информация и отчетность;

– услуги и другие компоненты.

– Выходом является продукт, а именно, информационный или материальный (или множество) объектов или услуг, которые являются результатом выполнения четко определенного процесса и потребляемый клиентами из вне.

Выход процесса всегда может иметь своих потребителей. В случае, когда потребителями являются иные процессы, для него указанный ранее выход будет считаться входом.

При этом, стоит отметить, что выход (или продукт) процесса может применяться в качестве некоторого определенного ресурса при выполнении других процессов.

Заметим, что к выходам для БП можно отнести:

– готовую продукция;

– результатную документацию;

– обработанную информацию;

– персонал и подразделения;

– услуги и прочее.

Заметим, что к основным ресурсам БП можно отнести (рисунок 4):

Рисунок 4 – Ресурсы БП

Ресурсом бизнес-процесса является информационный или материальный субъект, что постоянно используется при выполнении исследуемого БП, но он не считается входом.

Владелец БП при непосредственном его планировании, а также управлении производит полное распределение или переопределение ресурсов для достижения результата БП. [7]

Выходы, входы, а также ресурсы можно обозначать существительными, поскольку они считаются разного рода материальными субъектами.

На рисунке 5 показан интерфейс рассматриваемой программы:

Рисунок 5 – Окно программы АllFusion Data Modeler

Рассмотрим основные возможности данного ПО:

– программа поддерживает такие 3 главные стандартные нотации моделирования БП:

– DFD;

– IDEF0;

– IDEF3.

Указанные нотации позволяют описать практически любую предметную область максимально точно;

– позволяет выполнять оптимизацию процедуры в компании;

– поддерживает методы расчета себестоимости хозяйственной деятельности;

– интегрирован с такими продуктами, как ERwin, Paradigm Plus и прочие;

– интегрирован с инструментарием имитационного моделирования Arena.

Набор современных инструментальных средств с названием Oracle Designer использует решение для разработки разного рода систем корпоративного уровня.[1]

Oracle Designer может брать участие практически во всех фазах ЖЦ разработки любого ПО – от моделирования до внедрения программы.

Окно Oracle Designer изображено на рисунке 6:

Рисунок 6 – Внешний вид ПО Oracle Designer

Oracle Designer можно применять не лишь для разработки приложений разной сложности, а и для ведения инструментов учета изменений, которые неизбежно происходят при внедрении такой системы.

Графические модели, созданные на основании данного продукта, для определений проекта, могут быть интегрированы с репозиторием, а также существенно облегчать взаимодействие с другими инструментами, к примеру, Oracle Designer.

В настоящее время есть тенденция к интеграции самых разнообразных методов для реализации мероприятий по анализу и моделированию систем, проявляющаяся непосредственно в формах создания разных интегрированных средств по моделированию БП.

Одним с таких средств является ARIS, разработанный компанией IDS Scheer.

ARIS (рисунок 7) поддерживает 4 класса моделей, отражающие самые различные аспекты системы:

Рисунок 7 – Окно системы ARIS

Система ARIS представляет собой комплекс средств моделирования, а также в нем можно выполнять анализ деятельности компании.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Выполним моделирование бизнес-процесса (БП) «Управление информационными ресурсами» на примере отдела по работе с клиентами некоторой компании, которая предоставляет услуги по продаже, к примеру, строительных товаров, «КАК ЕСТЬ».

Для этого используем CASE-средство в котором отобразим и декомпозируем рассматриваемый БД на подпроцессы.

На рисунке 8 показана контекстная диаграмма, которая описывает в общем выполнение БП.

Рисунок 8 – Контекстная диаграмма

Рассмотрим составные части контекстной диаграммы.

Входными данными являются:

– возможности компании;

– потребности клиентов в строительно-монтажных работах.

Управление указанного БП состоит в таких составных частях:

– устав компании;

– законы РФ.

Механизмы, которые осуществляют указанный БП:

– менеджеры по работе с клиентами;

– клиенты.

Выходными данными рассматриваемого БП являются:

– акт выполненных работ;

– кассовый чек.

Стоит отметить, что контекстная диаграмма не отображает полностью всей специфики выполнения БП. В результате чего нужно выполнить его декомпозицию, то есть, разбиение начального БП на несколько подпроцессов.

Рассмотрим следующую диаграмму, на которой отображено три подпроцесса (рисунке 9):

– Формирование заявления;

– Оформление договора;

– Оформление отчетной документации.

Рисунок 9 – Первый уровень декомпозиции

Дадим описание полученных подпроцессов.

Входными данными для процесса «Формирование заявления».

Управление указанного БП регулируется уставом компании.

Механизмы, которые осуществляют БП:

– менеджеры для работы с клиентами;

– клиенты, которые непосредственно написали заявление.

Выходными данными являются данные, которые написаны в заявлении.

Полученное заявление направляется на рассмотрение, в результате которого должна быть поставлена резолюция.

Входными данными для процесса «Рассмотрение заявления. Составление сметы» являются:

– возможности компании;

– заявление клиента.

В результате анализа, если возможности компании соответствуют заявленным требованиям клиента, то менеджеры утверждают положительную резолюцию.

Управление БП выполняется:

– уставом компании;

– законами РФ.

Механизмы, что осуществляют БП:

– менеджеры;

– клиенты.

Выходными данными являются выполненные работы.

В результате приемки выполненных работ должна быть подписана отчетная документация.

Входными данными для последнего БП являются выполненные работы.

Управление БП выполняется законами РФ.

Механизмы, которые осуществляют указанный БП:

– менеджеры;

– клиенты.

Результатом БП является:

– акт выполненных работ;

– кассовый чек.

Аналогичным образом осуществляется моделирование и дальнейшая декомпозиция имеющихся на первом этапе БП.

Для примера рассмотрим интересующие БП с точки зрения анализа документооборота (рисунки 10, 11).

Рисунок 10 – Декомпозиция БП «Оформление договоров»

Стоит отметить, что практически весь объем ИР в рамках указанного начального БП выполняется только в бумажном виде. Это и является основным недостатком документооборота, который был рассмотрен на примере работы отдела по работе с клиентами.

В результате рассмотрения этого пункта необходимо автоматизировать управление ИР на указанном участке.

Стоит отметить, что указанные БП тесто связаны с другими БД, которые протекают в компании.

К примеру:

Рисунок 11 – Декомпозиция БП «Оформление отчетной документации»

– отчетность по работам передается в бухгалтерию, где вносится в специализированную программу по бухгалтерскому учету;

– для подведения итогов за отчетный период необходимо в финансовый отдел передать копии кассовых чеков по оплате выполненных компанией работ и т.д.

В результате написания первой главы курсовой работы рассмотрены основные понятия и процессе управления ИР, а также выполнено моделирование данного БП «как есть».

2. Усовершенствование выполнения процесса «Управление ИР»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению БП

Рассмотрим меры по усовершенствованию бизнес-процесса по управлению ИР.

Одной из основных проблем является то, что управление выполняется не с использованием разного рода АИС, а непосредственно в табличном процессоре Excel.[2]

Для устранения неточностей ручного учета, необходимо сначала создать рабочий прототип (макет) АИС, а потом внедрить его в деятельность отдела по работе с клиентами.

При внедрении автоматизации, появляется уникальная возможность для выполнения:

– точного управления персоналом;

– оперативного решения повседневных задач по изданию и регистрации приказов и другой документации;

– отслеживание регламента начала и планирования отпусков и командировок;

– систематизация и получение различной входящей и исходящей информации, а также многие другие заботы и вопросы деятельности отдела по работе с клиентами.

Стоит отметить, что соответствующие программы для автоматизации оказывают значительную помощь в умелом перераспределении трудовых ресурсов, а также являются инструментами получения необходимой информации по каждому из сотрудников и компании в целом.

Постепенно развитие предпринимательства претерпевало качественные изменения, а также появлялась необходимость соответствующих пертурбаций для интенсификации работы отделов.

В связи с данным фактом расширялись функциональные возможности всех имеющихся программ, а также параллельно разрабатывались более новые программные продукты.

Практически все причины, в результате которых автоматизация становится почти неизбежной, делятся на 2 такие категории (рисунок 11).

Рисунок 11 – Причины автоматизации

Основным документом, который является так называемым источником бизнес-процесса в рассматриваемой задачи, считается заявка клиента на предоставление услуг.

В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено моделирование процесса управления ИР для отдела для работы с клиентами.

Существующий метод организации управления ИР связан с огромной трудоемкостью, а также разрозненностью сведений, который с большой вероятностью приведет к их частичной или поной утере или неправильной их интерпретации.

В настоящее время невозможно получить сразу сведения по общем количестве заявок на выполнение работ, провести анализ самых основных причин возникновения вопросов у клиентов, проанализировать причины обращения (или низкого спроса на услуги компании), в результате чего провести маркетинговое исследование и улучшить финансовое состояние компании.

Кроме того, в определенный период необходимо составление разного рода аналитических отчетов, которые включают в себя выполнение анализа работы за отчетный период, что выполнить оперативно – очень затруднительно.

Временные характеристики для реализации описанных процессов указаны в таблице 1.

Таблица 1. Характеристики описания процессов

Действие	Среднее количество за один день	Время, что необходимо для выполнении действия, мин.	Суммарное время, мин.
Написание заявки от клиента	10	10	100
Оформление договора	5	20	100
Оформление отчетной документации	3	30	90
ИТОГО, мин.			290

Таким образом, каждый день, в среднем, 290 минут или 4 часа 50 минут, сотрудники заняты занесением необходимых данных в бумажные книги учета, а также, если нужно, поиском и анализом нужных сведений.

Стоит отметить, что учитывая продолжительность рабочего дня (8 часов), можно сделать вывод, что на реализацию остальных обязанностей (непосредственную работу для решения проблем клиента, а также выработке необходимых мероприятии и действий) остается почти 40 % всего рабочего времени, а это – крайне неэффективно.

Для традиционного способа управления ИР также характерны и другие недостатки:

– невысокая скорость, а также низкая точность выполнения различных расчетов;

– малоэффективное применение рабочего времени;

– незначительный контроль работы персонала;

– увеличивающийся «поток» бумажной документации;

– очень низкий уровень защиты информации.

В результате выполняемой автоматизации управления ИР предполагается постоянно иметь намного более точные сведения о числе заявок, их типах, сократить время на формирование аналитических отчетов, смет за счет их формирования в электронном виде.

Очевидно, что для выполнения автоматизации надо использовать такие технические средства, как персональные компьютеры (ПК), принтеры, специальное программное обеспечение, а также, локальную вычислительную сеть. [2]

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

В случае применения вычислительной техники указанный процесс водится непосредственно к просмотру заявки, которая оформлена в ИС организации и уже ранее занесенной в БД по мере их непосредственного поступления, поиск данных будет производится непосредственно при задании самых необходимых параметров.

В таблице 2 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации управления ИР.

Таким образом, экономия рабочего времени будет составлять около 5 часов каждый день, что даст возможность увеличить эффективность работы.

Таблица 2. Расчет эффекта внедрения системы автоматизации управления ИР

Действие	Среднее количество за день	Время, нужное для выполнения 1 действия, мин.	Общее время, мин.
Написание заявки от клиента	10	1	10
Оформление договора	5	2	10
Оформление отчетной документации	3	5	15
ИТОГО, мин.			35

Кроме этого, другими преимуществами выполнения автоматизации для рассматриваемого БД будут следующие факторы: [15]

– централизованное хранение информации;

– исключение потери хранимых данных;

– структуризация информации;

– оперативный процесс обработки данных;

– выдача результатов на принтер в удобной форме;

– легкое изменение информации;

– система авторизации пользователей;

– сокращение времени на оформления документации.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Выполним моделирование процесса «Управление ИР» в режиме «как должно быть» на основании рекомендаций, указанных в пункте 2.1.

В контекстной диаграмме стоит добавить механизм «Автоматизированная информационная система (АИС)», который будет выполнять автоматизацию управления ИР для увеличения соответствия выполнения учетных операций современным требованиям.

В результате получим такую контекстную диаграмму:

Рисунок 13 – Контекстная диаграмма после добавления механизма АИС

Аналогично при выполнения управления ИР с помощью АИС будет присутствовать этот механизм в новых блоках, в котором будут сохранятся все полученные данные (рисунок 15).

Именно эти блоки качественно повлияют на регламент выполнения процесса «Управление ИР»[14]

Рисунок 14 – Применение нового механизма

В результате такого введения механизма будут несколько изменены остальные диаграммы. К примеру, процесс «Автоматизированное составление сметы» имеет вид (рисунок 15):

Рисунок 15 – Корректировка БП в последствии внедрения АИС по управлению ИР

В результате выполнения указанных корректирован в выполнении процесса предоставления Управление ИР ожидается увеличение оптимальности работы.

Заключение

Задача перехода к электронному управлению информационными ресурсами от бумажного стоит сегодня перед разными организациями:

– коммерческими;

– государственными.

Внедрение различных типов электронного управления информационными ресурсами позволяет значительно улучшить контроль над исполнением и движением документов, значительно ускорить и упростить доступ к информации и, в результате, повысить эффективность управления всей организацией. Это важно как для бизнеса, так и для государства.

В результате написания курсовой работы можно сделать следующие выводы.

Современная нормативно-правовая база, предназначенная информационного обеспечения управленческой деятельности, находится в неупорядоченном состоянии. то положение объясняется следующими обстоятельствами.

Появление самых различных форм собственности сделало невозможным беспрепятственное распространение на организации требований к документации, которые традиционно формировались с помощью государственных архивных органов.

Широко развитая коммерческая и финансовая деятельность по внедрению автоматизированных и проектированию систем делопроизводства (информационного обеспечения управления, документооборота и других) приводит к все большему разобщению систем документации и их несовместимости.

Одним из типичных проявлений недостаточного внимания у государства к внедрению современных СЭД является очень слабый интерес к разработке любой законодательно-нормативной базы, что позволила бы намного шире применить электронные документы.

Существующие этапы для внедрения автоматизации управления информационными ресурсами сопровождаются целым рядом проблем, что в свою очередь никак не носят неразрешимого характера, напротив, в ряде источников освещены конкретные рекомендации, что позволяют автоматизировать рассматриваемый БП грамотно с наименьшими потерями.

Список использованных источников

• Громов, А.И. Управление бизнес-процессами: современные методы. монография / А.И. Громов, А. Фляйшман, В. Шмидт. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 367 c.
• Джестон, Д. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов / Д. Джестон, Й. Нелис. - М.: Символ, 2015. - 512 c.
• Долганова, О.И. Моделирование бизнес-процессов: Учебник и практикум для академического бакалавриата / О.И. Долганова, Е.В. Виноградова, А.М. Лобанова. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 289 c.
• Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 319 c.
• Михеев, А.Г. Системы управления бизнес-процессами и административными регламентами на примере свободной программы RunaWFE. - М.: ДМК, 2016. - 336 c.
• Нелис, Й. Управление бизнес-процессами: Практическое руководство по успешной реализации проектов. - СПб.: Символ-плюс, 2015. - 512 c.
• Репин, В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 512 c.
• Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 544 c.
• Ротер, М. Учитесь видеть бизнес-процессы: Построение карт потоков создания ценности. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 136 c.
• Рудакова, О.С. Реинжиниринг бизнес-процессов: Учебное пособие для студентов вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 343 c.
• Самуйлов, К.Е. Бизнес-процессы и информационные технологии в управлении телекоммуникационными компаниями. - М.: Альпина Паблишер, 2014. - 323 c.
• Теличенко, В. И. Информационное моделирование технологий и бизнес-процессов в строительстве. - М.: Издательство Ассоциации строительных вузов, 2014. - 144 c.
• Тельнов, Ю.Ф. Инжиниринг предприятия и управление бизнес-процессами. Методология и технология: Учебное пособие. - М.: ЮНИТИ, 2015. - 176 c.