Разработка регламента выполнения процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты (Теоретическая часть)

Содержание:

Введение

Тема курсовой работы: Разработка регламента выполнения процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты».

Бизнес-процесс – это один или несколько вложенных процессов, заканчивающихся созданием продукта, необходимого клиенту.

Регламентом бизнес-процесса называется документ, в котором прописывается последовательность всех бизнес-операций, проводящихся в организации, а также особенности взаимодействия между исполнителями данных операций.

Благодаря регламенту в организации устанавливается четкий порядок управления процессами и ресурсами, которые требуются для их выполнения.

Наличие регламента позволяет решать сразу несколько важных задач:

• соблюдение технологии реализации бизнес-процедур, что гарантирует рациональную трату бюджетных средств и минимизирует количество ошибок и неточностей в делах организации;
• исключение дублирования функций, обеспечение максимальной прозрачности системы управления;
• возможность руководства контролировать грамотность и своевременность выполнения задач своих сотрудников;
• возможность аналитики проблем и потерь при осуществлении бизнес-процессов, формирование базы для их оптимизации.

Регламентация бизнес-процессов проводится на разных уровнях:

• К регламентации на верхнем уровне относится разделение ответственности в организации, руководство ресурсами процессов, контроль за показателями их эффективности. Обычно подобные правила и нормы распространяются на руководящий состав, владельцев бизнеса, топ-менеджеров.
• Под регламентацией на нижнем уровне подразумевается разработка пошаговых инструкций для менеджеров и рядового персонала (исполнителей) организации.
• Отдельно можно выделить регламентацию системы управления процессами. Задача, которая ставится перед создателями регламента заключается и в том, чтобы разработать нормы/инструкции, и в том, чтобы создать механизм развития этих инструкций и регламентов на основании обратной связи с работниками. Сотрудники организации, в свою очередь, имеют право инициировать определенные изменения регламента, которые способны облегчить реализацию бизнес-процессов и повысить их эффективность.

При регламентации учитываются следующие элементы бизнес-процессов:

• Владелец и исполнители бизнес-процесса, их полномочия;
• Различные виды отчетности;
• Входы процесса, инициаторы процесса, требования к входам;
• Выходы процесса;
• Технология преобразования входов в выходы;
• Диаграмма процессов;
• Ресурсы, требуемые для реализации процессов – работники, оборудование, информационные данные и т.д.

Существует несколько основных принципов регламентации бизнес-процессов:

• Следует регламентировать лишь то, что необходимо, не усложняя работу компании.
• Регламент должен быть логичным и четким.
• Степень детализации регламента зависит от квалификации и опыта сотрудников. Если персонал новый, требуется максимально подробно прописывать регламент.

Регламент позволяет современным организациям избежать проблем в управлении бизнес-процессами и неэффективного распределения ресурсов, обеспечивая тем самым возможность успешного развития организации и поддержания ее конкурентоспособности.

В качестве примера рассмотрим деятельность салона красоты по учету предоставляемых услуг.

Объект исследования – бизнес-процессы салона красоты.

Предмет исследования – бизнес-процесс учета предоставленных услуг салоном красоты.

Цель курсовой работы: разработать регламент бизнес-процесса учета предоставленных услуг салоном красоты.

Задачи курсовой работы:

• выполнить описание объекта исследования;
• выполнить описание предметной области, постановку задачи;
• осуществить выбор средств проектирования бизнес-процессов;
• выполнить моделирование бизнес-процесса («как есть», «как должно быть»);
• предложить мероприятия по улучшению бизнес-процесса.

Основная часть

Глава 1. Теоретическая часть

1.1.  Описание предметной области. Постановка задачи

Салон красоты – это общественная, частная организация, которая оказывает услуги косметического характера для женщин и мужчин.

Таким образом, в салоне красоты предоставляются некоторые услуги, при этом каждая услуга имеет свою стоимость и коэффициенты сложности. Применение коэффициента сложности к той или иной услуге определяется сотрудником салона красоты, оказывающим данную услугу. Факт предоставления услуги клиенту фиксируется в журнале регистрации (дата, услуга, стоимость услуги с учетом коэффициента сложности). Бухгалтер салона красоты по журналу регистрации выполняет необходимые расчеты о выручке салона красоты и др.

Следовательно, учет предоставленных услуг салоном красоты предполагает:

• ведение списка услуг и их стоимости;
• учет факта предоставления услуг клиентам.

Непосредственное решение данной задачи осуществляется бухгалтером салона красоты.

Исходные данные:

• перечень услуг;
• сведения о предоставлении услуги.

При решении задачи можно получить следующие результаты:

• расчет выручки за день/месяц/квартал/год.

В рамках выполнения курсовой работы необходимо построить и описать имеющуюся модель бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты», предложить мероприятия по улучшению бизнес-процесса, построить и описать улучшенную модель бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты».

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для моделирования и анализа бизнес-процессов можно использовать следующие средства моделирования бизнес-процессов: 

• BPWin;
• Rational Rose;
• ERWin;
• Power Designer.

Краткая характеристика перечисленных средств приведена в табл. 1.

Таблица 1

Краткая характеристика средств моделирования бизнес- процессов

Наименование	Краткая характеристика
BPWin	CASE-средство визуального моделирования бизнес-процессов. Поддерживает нотации IDEF 0, DFD, IDEF3.
Rational Rose	CASE-средство моделирования объектно-ориентированных информационных систем (ИС). Позволяет решать практически любые задачи в проектировании ИС: от анализа бизнес-процессов до генерации кода на определенном языке программирования (ЯП). Позволяет разрабатывать как высокоуровневые, так и низкоуровневые модели.
ERWin	CASE-средство, которое используется при моделировании и создании баз данных (БД) произвольной сложности на основе диаграммы «сущность-связь».
Power Designer	Средство моделирования бизнес-процессов, проектирования БД и объектного моделирования.

Далее приведено более подробное описание некоторых из перечисленных средств моделирования бизнес-процессов.

В качестве программной и аппаратной платформы для создания ИС будет использоваться программное средство BPWin.

BPWin – это программный продукт, который предназначен для поддержки процессов создания ИС.

BPWin – это достаточно развитое средство проектирования, которое позволяет проводить анализ, документирование, улучшение бизнес-процессов. BPWin поддерживает функциональное проектирование, моделирование потоков данных и сценариев. Соответствующие диаграммы реализуются в нотациях IDEF0, DFD, IDEF3.

Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм: контекстная диаграмма системы и диаграммы декомпозиции. После создания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция, т.е. система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема, при необходимости, разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

Диаграммы потоков данных (DFD) используются для описания движения документов и обработки информации как дополнение к IDEF0. В отличие от IDEF0, где система рассматривается как взаимосвязанные работы, стрелки в DFD показывают лишь то, как объекты (включая данные) движутся от одной работы к другой. DFD отражает функциональные зависимости значений, вычисляемых в системе, включая входные значения, выходные значения и внутренние хранилища данных. DFD – это граф, на котором показано движение значений данных от их источников через преобразующие их процессы к их потребителям в других объектах.

BPWin можно использовать для графического представления бизнес-процессов, так как графически представленная схема выполнения работ, обмена информацией, документооборота визуализирует модель бизнес-процесса. Графическое изложение используемой информации позволяет перевести задачи управления организацией из области сложного ремесла в сферу инженерных технологий.

Простота и наглядность моделей, выполненных средствами BPWin, упрощает взаимопонимание между всеми участниками проектируемых процессов.

Стоимостный анализ: с помощью стоимостного анализа можно решить следующие задачи:

• определение действительной стоимости производства продукта;
• определение действительной стоимости поддержки клиента;
• идентификация наиболее затратных работ (требующих улучшения в первую очередь).

ERWin – это одно из CASE-средств, которые позволяют проектировать модели данных. Основным предназначением ERWin является моделирование данных. С помощью ERWin можно создавать логическую и физическую (предназначена для создания базы данных ИС) модели данных.

Модели данных помогают выполнить визуализацию структуры данных, при этом обеспечивается эффективный процесс организации, управления и администрирования таких аспектов деятельности предприятия/организации, как уровень сложности данных, технологий БД и среды развертывания.

Продукт ERwin предназначен для всех предприятий/организаций, которые разрабатывают и используют БД, для администраторов БД, проектировщиков БД, системных аналитиков, разработчиков и руководителей проектов. ERwin обеспечивает управление данными в процессе корпоративных изменений.

ERwin позволяет наглядно отобразить сложные структуры данных. Графическая среда ERwin, удобная в использовании, упрощает разработку БД и позволяет автоматизировать множество трудоемких задач. При этом использование ERwin позволяет уменьшить сроки создания высококачественных и высокопроизводительных БД и хранилищ данных. Применение ERwin позволяет улучшить коммуникацию организации, обеспечивать совместную работу разработчиков и администраторов БД, многократное использование одной и той же модели, а также наглядное представление активов данных в удобном для обслуживания и понимания формате.

Программа Rational Rose является частью пакета «IBM Rational Suite» и предназначен для моделирования программных систем с использованием широкого круга инструментальных средств и платформ.

Rational Rose – это один из ведущих инструментов визуального моделирования, благодаря полноценной поддержке языка UML, а также многоязыковой поддержке командной разработки.

Rational Rose полностью поддерживает компонентно-ориентированный процесс создания информационной системы. Любые модели, которые создаются с помощью Rational Rose, являются взаимосвязанными: бизнес-модель, модель анализа, функциональная модель, модель проектирования, модель компонентов, модель БД, модель физического развертывания ИС.

Rational Rose может сгенерировать каркас программного кода на многих ЯП или выполнить процедуру обратного проектирования, позволяющую сформировать модель на основе существующего кода. Кроме того, в Rational Rose имеется возможность публикации моделей в сети Интернет, которая служит основой для объединения работ удаленных команд разработчиков.

Продукт PowerDesigner – это комплексное решение для моделирования и разработки приложений, а также бизнес-процессов для организаций, нуждающихся в быстром, последовательном и эффективном (с точки зрения затрат) создании/реинжиниринге бизнес-приложений.

Продукт PowerDesigner позволяет выполнить устранение следующих препятствий, которые мешают эффективной разработке проектов:

• разница в профессиональной подготовке участников проекта;
• различные платформы;
• множество языков разработки.

Последняя версия PowerDesigner обладает новыми возможностями моделирования бизнес-процессов и объектного моделирования, которые базируются на языке UML, поддерживает как традиционные, новые технологии моделирования в рамках единой развитой графической среды.

Одним из основных преимуществ продукта PowerDesigner является использование репозитория в масштабах предприятия (хранение и управление всей информацией о моделировании и дизайне приложений на всех уровнях ведения бизнеса предприятия).

Основными характеристиками PowerDesigner являются:

• возможность моделирования бизнес-процессов: предоставляет возможность нетехническим специалистам предприятия разрабатывать и моделировать бизнес-процессы, при этом ориентируясь на бизнес-задачи и опираясь на известные им термины, а также используя простую и интуитивно понятную графическую нетехническую модель;
• возможность моделирования данных: предоставляет возможность разработки и генерирования схемы БД посредством двухуровневого (концептуального, физического) моделирования реляционной базы данных, который поддерживает классические методики проектирования БД;
• возможность объектного моделирования: предоставляет законченную технологию анализа и проектирования ИС с использованием стандарта языка UML (диаграммы классов, взаимодействия, компонентов и др.).
• наличие репозитория в масштабах предприятия: репозиторий позволяет всем членам команды разработчиков просматривать модели и другую информацию, осуществлять обмен ими, обладает возможностью масштабирования и поддержки системы безопасности, основанной на роли пользователя, контроле версий, а также поиске и возможности подготовки отчетов.

Для моделирования бизнес-процессов в рамках курсовой работы воспользуется средством BPWin 4.0.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим бизнес-процесс «Учет предоставленных услуг салоном красоты». Основные процедуры бизнес-процесса следующие:

• бухгалтер регистрирует в журнале предоставленные услуги и их стоимость;
• бухгалтер осуществляет расчет выручки салона красоты.

Создадим контекстную диаграмму процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты» (рисунок 1).

Рисунок 1. Контекстная диаграмма «Учет предоставленных услуг салоном красоты»

Входные потоки данных:

• Перечень услуг;
• Сведения о предоставленных услугах.

Выходные потоки данных: Выручка.

Управление: Правила ведения учета.

Механизмы: бухгалтер.

Далее выполним функциональную декомпозицию контекстной диаграммы.

Процесс «Учет предоставленных услуг салоном красоты» разбивается на следующие подпроцессы:

• «Ведение учета» (ведение учета предоставленных услуг салоном красоты);
• «Работа с данными» (расчет выручки салона красоты по учетным данным).

Входные потоки данных:

• Перечень услуг;
• Сведения о предоставленных услугах.

Выходные потоки данных: Выручка.

Промежуточные данные: Данные учета.

Управление: Правила ведения учета.

Механизмы: бухгалтер.

Диаграмма декомпозиции представлена на рис.2.

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции А0

Процесс «Ведение учета» разбивается на следующие подпроцессы:

• «Ведение перечня услуг» (составление списка услуг с ценами, коэффициентами сложности – прайс-лист);
• «Ведение учета предоставленных услуг» (ведение учета предоставленных услуг салоном красоты).

Входные потоки данных:

• Перечень услуг;
• Сведения о предоставленных услугах.

Выходные потоки данных: Данные учета.

Промежуточные данные: Список услуг (прайс-лист).

Управление: Правила ведения учета.

Механизмы: бухгалтер.

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции А1

Процесс «Работа с данными» разбивается на следующие подпроцессы:

• «Анализ данных» (обработка данных учета);
• «Расчет выручки» (суммирование стоимости оказанных услуг за день/неделю/месяц).

Входные потоки данных: Данные учета.

Выходные потоки данных: Выручка.

Промежуточные данные: Результаты анализа.

Управление: Правила ведения учета.

Механизмы: бухгалтер.

Рисунок 4. Диаграмма декомпозиции А2

Диаграмму дерева узлов приведем на рисунке 5.

Рисунок 5. Диаграмма дерева узлов

Диаграммы потоков данных представлены на рис.6-9.

Рисунок 6. Диаграмма потоков данных

Рисунок 7. Диаграмма декомпозиции потоков данных А0

Рисунок 8. Диаграмма декомпозиции потоков данных А1

Рисунок 9. Диаграмма декомпозиции потоков данных А2

Глава 2. Практическая часть

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В настоящее время выполнение бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты» ведется в ручном режиме с использованием журнала регистрации, в результате чего полностью отсутствует возможность какой-либо аналитики.

Информацию, хранимую таким образом, практически невозможно обработать, составление каких-либо отчетов становится задачей весьма трудоемкой. Таким образом, единственное, что позволяет сделать ручной учет – это подсчитать выручку (не прибыль).

В результате чего возникает необходимость улучшения ведения бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты».

Выделим следующие мероприятия по улучшению бизнес-процесса:

• работа со справочной информацией (ведение справочников);
• ведение перечня услуг;
• работа с запросами (поиск и выборка данных);
• работа с отчетами.

В качестве механизма наряду с бухгалтером предлагается использование информационной системы (ИС).

Автоматизация бизнес-процесса позволит:

• повысить эффективность работы бухгалтера (снижение трудоемкости, уменьшение числа ошибок, возможность обработки данных, формирования отчетов);
• систематизировать хранение накопленной информации.

Далее создадим диаграммы бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты» («как должно быть»).

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Сначала разработаем контекстную диаграмму ИС «Учет предоставленных услуг салоном красоты» (рис. 10).

Рисунок 10. Контекстная диаграмма в нотации IDEF0

Приведем описание контекстной диаграммы.

Управляющее воздействие: правила ведения учета.

Механизм: бухгалтер (выполняет ведение учета), ИС.

Входные информационные потоки:

• справочная информация, перечень услуг;
• сведения о предоставленных услугах.

Выходные информационные потоки:

• отчеты;
• результаты выполнения запросов;
• прибыль.

Далее выполним декомпозицию контекстной диаграммы, при этом основной процесс разобьем на три подпроцесса:

• Ведение справочников;
• Ведение учета;
• Работа с запросами и отчетами.

Декомпозицию контекстной диаграммы представим на рис. 11.

Рисунок 11. Диаграмма декомпозиции A0 в нотации IDEF0

Входные потоки данных:

• Справочная информация;
• Перечень услуг;
• Сведения о предоставленных услугах.

Выходные потоки данных:

• отчеты;
• результаты выполнения запросов;
• прибыль.

Промежуточные данные:

• Данные справочников;
• Данные учета.

Управление: Правила ведения учета.

Механизмы: бухгалтер, ИС.

Процесс «Ведение учета» разобьем на два подпроцесса:

• Ведение перечня услуг;
• Ведение учета предоставленных услуг.

Входные потоки данных:

• Данные справочников;
• Перечень услуг;
• Сведения о предоставленных услугах.

Выходные потоки данных:

• Прибыль;
• Данные учета.

Промежуточные данные: Список услуг (прайс-лист).

Управление: Правила ведения учета.

Механизмы: бухгалтер, ИС.

Процесс «Работа с запросами и отчетами» разобьем на два процесса:

• Работа с запросами;
• Работа с отчетами.

Входные потоки данных:

• Данные справочников;
• Данные учета.

Выходные потоки данных:

• отчеты;
• результаты выполнения запросов;
• прибыль.

Промежуточные данные: результаты запросов.

Управление: Правила ведения учета.

Механизмы: бухгалтер, ИС.

Декомпозиции диаграмм представим на рис. 12-13.

Рисунок 12. Диаграмма декомпозиции A2 в нотации IDEF0

Рисунок 13. Диаграмма декомпозиции A3 в нотации IDEF0

Диаграмма дерева узлов представлена на рис. 14.

Рисунок 14. Диаграмма дерева узлов

Диаграммы потоков данных представлены на рис.15-18.

Рисунок 15. Диаграмма потоков данных

Рисунок 16. Диаграмма декомпозиции потоков данных А0

Рисунок 17. Диаграмма декомпозиции потоков данных А2

Рисунок 18. Диаграмма декомпозиции потоков данных А3

Заключение

Тема курсовой работы: Разработка регламента выполнения процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты».

Салон красоты – это общественная, частная организация, которая оказывает услуги косметического характера для женщин и мужчин.

Учет предоставленных услуг салоном красоты предполагает:

• ведение списка услуг и их стоимости;
• учет факта предоставления услуг клиентам.

В рамках написания курсовой работы были выполнены следующие задачи:

• выполнено описание объекта исследования;
• выполнено описание предметной области, постановку задачи;
• осуществлен выбор средств проектирования бизнес-процессов;
• выполнено моделирование бизнес-процесса («как есть», «как должно быть»);
• предложены мероприятия по улучшению бизнес-процесса.

Структура курсовой работы включает введение, основную часть, заключение, список литературы. Основная часть представляет собой две главы, первая из которых носит теоретический характер, а вторая – практический.

В первой главе выполнены следующие действия:

• описание предметной области;
• рассмотрены средства проектирования бизнес-процессов;
• построена модель бизнес-процесса «как есть».

Во второй главе основной части выполнены следующие действия:

• предложены мероприятия по улучшению регламента бизнес-процесса;
• построена модель бизнес-процесса «как должно быть».

Проектирование моделей бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты» выполнено средствами BPWin 4.0.

Проектирование моделей бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты» выполнено в нотациях IDEF0 и DFD.

Цели и задачи курсовой работы выполнены полностью.

Список литературы

1. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2012.
2. Кинжалин А. BPwin – инструмент системного анализа. // Компьютер Информ, №11, 2013.
3. Костерин В.Н. Построение диаграмм / В.Н. Костерин – М.: ПравдаТим, 2008.
4. Маклаков С.В. BPwin и ERwin: CASE-средства для разработки информационных систем. – М.: Альфа, 2013.
5. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2008.
6. Федорова Д.Э. CASE-технологии. – М.: Вильямс, 2013.
7. BPWIN. [Электронный ресурс]. [Режим доступа]: http://www.kpms.ru/Automatization/BPwin.htm (вход свободный).
8. Анализ современных средств моделирования бизнес-процессов. [Электронный ресурс]. [Режим доступа]: http://www.reengine.ru/index.asp?Menu=2&Sub=2 (вход свободный).
9. Введение в описание бизнес-процессов. Часть 2. [Электронный ресурс]. [Режим доступа]: http://becmology.ru/blog/business/bp02.htm (вход свободный).
10. Описание работы с программой ERwin. [Электронный ресурс]. [Режим доступа]: http://belieteni.com/subdt4r3part1.html (вход свободный).
11. Программирование в картинках. Rational Rose. [Электронный ресурс]. [Режим доступа]: http://www.interface.ru/fset.asp?Url=/rational/progras.htm (вход свободный).
12. Регламент бизнес-процессов. [Электронный ресурс]. [Режим доступа]: http://pro-document.ru/reglament-biznes-protsessov/ (вход свободный).
13. Свободная энциклопедия ВикипедиЯ. [Электронный ресурс]. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/ (вход свободный).