Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда» (Построение бизнес–процессов «как есть»)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

На рубеже ХХ и ХХI веков в связи с поиском оптимальных путей вхождения в информационное общество начали активно дискутироваться вопросы о пересмотре концептуальных основ развития библиотечного дела.

Данная тема курсовой работы является актуальной, так как в настоящее время мы наблюдаем интенсивное развитие информационных систем, технологий и программных средств. Современные информационные технологии помогают организовать работу библиотеки, сделать её гораздо проще и быстрее. Одним из важнейших условий обеспечения эффективного функционирования любой организации является отлаженная система планирования и управления бизнес-процессов.

Цель данной курсовой работы заключается в разработке регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда».

В достижении цели курсовой работы следует решить следующие поставленные задачи:

Описать предметную область, осуществить постановку задачи.
Выбрать средства для моделирования бизнес-процессов.
Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
Предложить мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
Смоделировать бизнес-процессы по ситуации «как должно быть».

Объектом исследования является библиотека, а предметом – бизнес-процесс «Движение библиотечного фонда».

Структура работы включает две главы, первая глава содержит два параграфа, вторая – три параграфа. Также включены такие структурные элементы, как введение, заключение и список использованных источников.

Глава 1. Построение бизнес–процессов «как есть»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Объектом изучения является библиотека вуза, которая работает с посетителями, осуществляя услуги по выдаче книг. Основной задачей работы библиотеки высшего учебного заведения является обеспечение учебного и научного процессов, а для организации стратегического планирования деятельности ВУЗа большое значение имеют задачи оценки качества образования. Решение этих задач возможно только в рамках интегрированной информационной системе ВУЗа, которая сможет обеспечить:

доступность информации о книгах находящихся в распоряжении библиотеки;
разнообразие форм и качества информационных услуг;
полноту, оперативность и достоверность получаемой информации;
комфортность получения информации.

Полное внедрение автоматизированной библиотечной системы в систему вуза позволит говорить об образовательной эффективности системы, так как:

появляется система, которая структурирует различные информационные ресурсы и управляет ими для достижения целей качества образования;
появляются управленческие связи нового типа между структурными подразделениями университета, и расширяется круг предоставляемых информационных услуг;
учебно– методическая литература, издаваемая университетом и заказанная в других издательствах, соответствует учебным планам и профессиональным образовательным программам университета, поэтому востребована в учебном процессе и обеспечивает самостоятельную работу студентов;
обеспечивается развитие информационной грамотности всех участников образовательного процесса;

Поэтому необходимо усилить информационно–управленческую роль вузовской библиотеки, активизировать взаимосвязи учебного процесса, редакционно–издательских подразделений и издательств с вузовской библиотекой, обеспечить информационные связи через библиотеку, рассматривая последнюю как депозитарий электронных версий учебных, научных изданий и др. материалов, подготавливаемых вузом, применяемых в учебной и научной деятельности вуза.

Предметом проектирования являются процессы в библиотеке, которые необходимо описать и в дальнейшем автоматизировать.

Работа с посетителем организована следующим образом: у каждого студента, пользующегося услугами библиотеки вуза должен быть читательский билет. После этого сотрудники библиотеки выясняют у студента, какая книга ему нужна и проверяют, есть ли она в наличии. После этого сотрудник библиотеке оговаривает со студентом сроки, в которые книга должна быть сдана обратно в библиотеку.

Результатные документы: читательский билет, анкета читателя, отчеты по произведенным услугам, результат поиска документа по дате, результат поиска документа по дате, результат поиска документа по номеру, результат поиска документа по читателю и др.

Роли сотрудников, принимающих участие в решении поставленной задачи, приведены в Таблице 1.

Таблица 1

Роли сотрудников в решении задачи

Код сотр	Должность	% участия	% ответств
01	Администратор	80– 100	100
02	Библиотекарь	60– 90	50– 80
...n	...	0– 100	0– 100

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес– процессов

Основной целью выбора корпоративного стандарта организационного проектирования является задание общего и обязательного к применению языка общения управленческого звена, разработчиков организационных и технологических процессов и исполнителей этих процессов. Частными применениями таких стандартов является синтез требований к создаваемым системам, положений об организационных подразделениях, служебные инструкции и т.д.

Существует около 30 технологий проектирования организационно–технических систем и несколько сотен инструментов, предназначенных для автоматизации этого процесса. Поэтому, с учетом временного фактора, сравнительный анализ был ограничен четырьмя наиболее популярными на российском рынке продуктами: Bpwin/Erwin (Platinum Technology), Rational Rose (Rational Software Corporation), ARIS (Scheer AG) и Oracle Designer (Oracle Developer Suite). Справочные данные по CASE– технологиям и средствам проектирования приведены ниже по тексту и в таблице №1.

Таблица 2

Средства моделирования (СМ) и их сравнительная характеристика

СМ Критерии	ARIS	Erwin / Bpwin	Rational Rose	Oracle Designer
Поддержка полного жизненного цикла ИС	+	+	+	+
Обеспечение целостности проекта	+	–	–	+
Независимость от платформы	+ (DoDAF, TeaF/FeaT, Zachman)	+ (ORACLE, Informix, Sybase)	+ (ORACLE, Informix, Sybase, Ingres и др.)	–
Одновременная групповая разработка БД и приложений	+	–	+	–

CASE– технология представляет собой методологию проектирования ИС, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализировать эту модель на всех этапах разработки и сопровождения ИС и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей. Большинство существующих CASE– средств основано на методологиях структурного (в основном) или объектно– ориентированного анализа и проектирования, использующих спецификации в виде диаграмм или текстов для описания внешних требований, связей между моделями системы, динамики поведения системы и архитектуры программных средств.

Согласно обзору передовых технологий, составленному фирмой Systems Development Inc. в 2007 г. по результатам анкетирования более 1000 американских фирм, CASE–технология в настоящее время попала в разряд наиболее стабильных информационных технологий (ее использовала половина всех опрошенных пользователей более чем в трети своих проектов, из них 85% завершились успешно). Однако, несмотря на все потенциальные возможности CASE– средств, существует множество примеров их неудачного внедрения, в результате которых CASE– средства становятся «полочным» ПО (shelfware). В связи с этим необходимо отметить следующее:

CASE–средства не обязательно дают немедленный эффект; он может быть получен только спустя какое–то время;
Реальные затраты на внедрение CASE–средств обычно намного превышают затраты на их приобретение;
CASE–средства обеспечивают возможности для получения существенной выгоды только после успешного завершения процесса их внедрения.

Ввиду разнообразной природы CASE– средств было бы ошибочно делать какие–либо безоговорочные утверждения относительно реального удовлетворения тех или иных ожиданий от их внедрения. Можно перечислить следующие факторы, усложняющие определение возможного эффекта от использования CASE– средств:

Широкое разнообразие качества и возможностей CASE–средств;
Относительно небольшое время использования CASE–средств в различных организациях и недостаток опыта их применения;
Широкое разнообразие в практике внедрения различных организаций;
Отсутствие детальных метрик и данных для уже выполненных и текущих проектов;
Широкий диапазон предметных областей проектов;
Различная степень интеграции CASE–средств в различных проектах.

Вследствие этих сложностей доступная информация о реальных внедрениях крайне ограничена и противоречива. Она зависит от типа средств, характеристик проектов, уровня сопровождения и опыта пользователей. Некоторые аналитики полагают, что реальная выгода от использования некоторых типов CASE–средств может быть получена только после одно– или двухлетнего опыта. Другие полагают, что воздействие может реально проявиться в фазе эксплуатации жизненного цикла ИС, когда технологические улучшения могут привести к снижению эксплуатационных затрат.

В разряд СП попадают как относительно дешевые системы для персональных компьютеров (ПК) с весьма ограниченными возможностями, так и дорогостоящие системы для неоднородных вычислительных платформ и операционных сред. Так, современный рынок программных средств насчитывает около 30 различных CASE–систем, наиболее мощные из которых, так или иначе, используются практически всеми ведущими западными фирмами.

Применение СП требует от потенциальных пользователей специальной подготовки и обучения. Опыт показывает, что внедрение СП осуществляется медленно, однако по мере приобретения практических навыков и общей культуры проектирования эффективность применения этих средств резко возрастает, причем наибольшая потребность в использовании СП испытывается на начальных этапах разработки, а именно на этапах анализа и спецификации требований. Это объясняется тем, что цена ошибок, допущенных на начальных этапах, на несколько порядков превышает цену ошибок, выявленных на более поздних этапах разработки.

На сегодняшний день Российский рынок программного обеспечения располагает следующими наиболее развитыми СП:

ARIS;
ERWin / BPWin;
Rational Rose;
Oracle Designer.

ARIS – Интегрированное средство моделирования бизнес–процессов, объединяющее разнообразные методы моделирования и анализа систем. В первую очередь, это средство описания, анализа, оптимизации и документирования бизнес–процессов, чем средство проектирования программного обеспечения.

BPWin – инструмент визуального моделирования бизнес–процессов. ERWin – средство, используемое при моделировании и создании баз данных произвольной сложности на основе диаграмм «сущность – связь».

Rational Rose – средство моделирования объектно–ориентированных информационных систем. Позволяет решать практически любые задачи в проектировании информационных систем: от анализа бизнес–процессов до кодогенерации на определенном языке программирования. Позволяет разрабатывать как высокоуровневые, так и низкоуровневые модели, осуществляя тем самым либо абстрактное проектирование, либо логическое.

Oracle Designer – функциональное средство для описания предметной области. Входит в комплекс инструментальных средств Oracle9i Developer Suite по проектированию программных систем и баз данных, реализующих технологию CASE и собственную методологию разработки ИС компании Oracle – «CDM», позволяющих команде разработчиков провести проект, начиная от анализа бизнес– процессов через моделирование к генерации кода и получению прототипа, а в дальнейшем и окончательного продукта. Это средство имеет смысл использовать при ориентации на всю линейку продуктов Oracle, применяемую для проектирования, разработки и реализации сложной программной системы.

Исходя из приведенной характеристики средств моделирования бизнес–процессов, можно сделать вывод, что наиболее подходящим средством моделирования бизнес–процесса «Движение библиотечного фонда» является инструмент Erwin, обеспечивающий высокий функционал моделирования, удобный интерфейс и широкий перечень возможностей, а также не требующий широких ресурсов компьютера и денежных вложений.

1.3 Моделирование бизнес–процессов «как есть»

Наиболее удобной методологией моделирования бизнес–процессов является IDEF0, реализованного с помощью программного продукта AllFusion BPwin Process Modeler.

Моделирование бизнес процессов, как правило, включает в себя выполнение нескольких последовательных стадий. Т.к. конечной целью моделирования является улучшение процессов, то оно охватывает и «проектную» часть работы, и работы по внедрению моделей процессов.

Состав стадий, которые включает в себя моделирование бизнес процессов следующий:

выявление процессов и построение исходной модели «как есть». Для того чтобы улучшить процесс, необходимо понимать, как он работает в данный момент. На этой стадии определяются границы процесса, выявляются его ключевые элементы, собираются данные о работе процесса. В результате создается исходная модель процесса «как есть». Эта модель не всегда адекватно отражает работу процесса, поэтому модель этой стадии можно назвать «первым драфтом» или исходной моделью «как есть».
пересмотр, анализ и уточнение исходной модели. На этой стадии выявляются противоречия и дублирование действий в процессе, определяются ограничения процесса, взаимосвязи процесса, устанавливается необходимость изменения процесса. В результате формируется окончательный вариант модели «как есть».
разработка модели «как должно быть». После анализа существующей ситуации, необходимо определить желаемое состояние процесса. Это желаемое состояние представляется в модели «как должно быть». Такая модель показывает, как процесс должен выглядеть в будущем, включая все необходимые улучшения. В ходе этой стадии моделирования бизнес процессов и разрабатываются такие модели.
тестирование и применение модели «как должно быть». Эта стадия моделирования связана с внедрением разработанной модели в практику деятельности организации. Модель бизнес процесса проходит апробацию, и в нее вносятся необходимые изменения.

Таким образом, для наиболее грамотной разработки регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда» необходимо смоделировать бизнес–процесс на стадии «как есть». На модели необходимо отобразить входы, выходы и ресурсы бизнес–процесса.

Входы, выходы и ресурсы рассматриваемого бизнес–процесса изображены на Рисунке 1.

Рисунок 1. Входы, выходы и ресурсы бизнес–процесса

Схема управления бизнес–процессом «Движение библиотечного фонда» представлена на Рисунке 2.

Рисунок 2. Схема управления процессом

На рисунках 3–6 изображены схемы подпроцессов, включенных в состав процесса «Движение библиотечного фонда».

Рисунок 3. Схема подпроцесса «Формирование перечня книг»

Рисунок 4. Схема подпроцесса «Заполнение анкеты читателя»

Рисунок 5. Схема подпроцесса «Заполнение читательского билета»

Рисунок 6. Схема подпроцесса «Выдача книг»

Глава 2. Построение бизнес–процессов «как должно быть»

2.1 Предполагаемые мероприятия по улучшению бизнес–процессов

Улучшение бизнес–процессов – совокупность методов и подходов, которые дают руководителям компании возможность повысить эффективность ее работы. Как следует из наименования процедуры, которую также иногда называют менеджментом бизнес–процессов, цель ее – улучшение бизнес–процессов, которое помогает сделать их более эффективными.

Качественный менеджмент бизнес–процессов способен обеспечить значительные преимущества любой команде или организации. Однако, чтобы их добиться, необходимо применять системный подход к совершенствованию бизнес–процессов. Специалисты рекомендуют осуществлять менеджмент сравнительно сложных бизнес–процессов, используя шести–ступенчатую схему:

Планирование. Выберите бизнес–процесс, который собираетесь усовершенствовать, определитесь с задачами и масштабами изменений, соберите команду.

Анализ. Тщательно изучите бизнес–процесс, который собираетесь усовершенствовать.

Редизайн. Определитесь с тем, какие именно изменения вы собираетесь внести в избранный процесс.

Привлечение ресурсов. Обеспечьте наличие персонала, оборудования и других ресурсов, необходимых для осуществления намеченных изменений.

Внедрение. Внесите необходимые изменения.

Непрерывное совершенствование. Регулярно оценивайте эффективность выбранного процесса и при необходимости вносите дополнительные изменения.

Разумеется, если необходимо лишь несколько видоизменить какой–нибудь из простых бизнес–процессов внутри вашего подразделения, нет нужды скрупулезно реализовывать каждый из шести шагов. Достаточно просто по–быстрому обдумать каждый из них.

Чтобы составить план изменения бизнес–процессов, необходимо предпринять следующие шаги:

Выявить признаки проблемы.
Выбрать процесс, который необходимо улучшить.
Определить масштабы, цели и график изменений.
Собрать команду, которая будет заниматься совершенствованием бизнес–процессов.
Грамотно поставить задачу команде.

Для улучшения бизнес–процесса «Движение библиотечного фонда» необходимо реализовать следующие изменения:

автоматизация учета остатков книг;
автоматизация заполнения анкеты читателя;
автоматизация формирования читательского билета;
автоматическое заполнение отчетов по остаткам книг.

Как предполагаемое решение, для реализации перечисленных задач возможно внедрение специализированной информационной системы, которая сделает обработку информации более оперативной, а бизнес–процесс более эффективным.

2.2 Моделирование бизнес–процессов «как должно быть»

Моделирование бизнес–процессов по ситуации «как должно быть» производится на основании предложенного ранее решения и анализа ситуации «как было». Таким образом, на рисунках 7–12 приведены схемы бизнес–модели после улучшения.

Рисунок 7. Входы, выходы и ресурсы бизнес–процесса после улучшения

Рисунок 8. Схема управления процессом после улучшения

Рисунок 9. Схема подпроцесса «Формирование перечня книг» после улучшения

Рисунок 10. Схема подпроцесса «Заполнение анкеты читателя» после улучшения

Рисунок 11. Схема подпроцесса «Заполнение читательского билета» после улучшения

Рисунок 12. Схема подпроцесса «Выдача книг» после улучшения

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения работы была достигнута цель исследования – разработан регламент выполнения процесса «Движение библиотечного фонда».

Для достижения цели были выполнены следующие задачи:

Описана предметная область, осуществлена постановка задачи.
Выбраны средства для моделирования бизнес-процессов.
Осуществлено моделирование бизнес-процессов «как есть».
Предложены мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
Смоделированы бизнес-процессы по ситуации «как должно быть».

Моделирование бизнес-процессов является важным аспектом успешности организации, так как позволяют сделать работу сотрудников и компании в целом более оптимизированной, грамотной и продуманной. Осознанное и грамотное моделирование и внедрение бизнес-процессов позволит упростить работу персонала, выполнение ежедневных операций и функций, и, как следствие, сделать работу сотрудников приятнее и эффективнее.

Помимо всего прочего, во время выполнения работы были получены практические навыки моделирования бизнес-процессов, которые будут полезны при выполнении собственных профессиональных функций.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ГОСТ 34.601– 90 «Автоматизированные системы. Стадии создания».
ГОСТ 34.698– 90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».
ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207 – 99. «Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств».
ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 – 2002. «Информационная технология. Процесс создания документации пользователя программных средств».
Веселова, О. С. Внедрение централизованных информационных систем как способ реинжиниринга бизнес–процессов операторов связи / О.С. Веселова. – М.: Университет, 2016. – 459 c.
Гвоздева, В. А. Основы построения автоматизированных информационных систем: Учебник / В. А. Гвоздева, И. Ю. Лаврентьева. – М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА– М, 2013. – 320 с.: ил.
Елиферов, В. Г. Бизнес–процессы. Регламентация и управление / В. Г. Елиферов, В. В. Репин. – М.: ИНФРА–М, 2017. – 320 c.
Емельянова Н. З. Проектирование информационных систем: Учебное пособие / Н. З. Емельянова, Т. Л. Партыка, И. И. Попов. – М.: Форум: НИЦ ИНФРА– М, 2014. – 432 с.: ил.
Исаев, Р. А. Банк 3.0: стратегии, бизнес–процессы, инновации. Монография / Р. А. Исаев. – М.: ИНФРА–М, 2017. – 766 c.
Кеворков, В. В. Маркетинг. Регламент бизнес–процесса / В. В. Кеворков. – Москва: Машиностроение, 2016. – 832 c.
Коваленко, В. В. Проектирование информационных систем: учеб. пособие для вузов / В. В. Коваленко. – М.: Форум, 2012. – 320 с.
Крылов, Т. ИКЕА изнутри. Пример организации эффективных бизнес–процессов (+ CD–ROM) / Т. Крылов. – М.: Авторское издание, 2016. – 980 c.
Крылов, Тимофей ИКЕА изнутри. Пример эффективной организации бизнес–процессов (CD + брошюра) / Тимофей Крылов. – М.: Тимофей Крылов, 2015. – 405 c.
Куликов, Г. Г. Методика интеграции информационно–поисковых и корпоративных информационных систем на основе системных моделей бизнес–процессов / Г. Г. Куликов. – М.: Университет, 2014. – 230 c.
Хаммер, М. Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес–процессов / М. Хаммер. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 353 c.
Моргенштерн, И. Г. Справочно– библиографическое обслуживание в библиотеках: Научно– практ. пособие / И. Г. Моргенштерн. – М.: Либерия, 2012. – 80 с.
Петров, В. Н. Информационные системы / В. Н. Петров. – СПб.: Питер, 2014. – 688с.
Фёдоров, И. Г. Адаптация онтологии Бунге–Ванда–Вебера к описанию исполняемых моделей бизнес–процессов / И.Г. Фёдоров. – М.: Университет, 2015. – 913 c.
Чистов, Д. В. Анализ бизнес–процессов при разработке инвестиционных проектов: моногр. / Д. В. Чистов. – М.: Университет, 2014. – 513 c.
Шеер, А. В. Бизнес–процессы. Основные понятия. Теория. Методы / А. В. Шеер. – М.: Просветитель; Издание 2–е, перераб. и доп., 2014. – 152 c.
Щербаков, В. В. Автоматизация бизнес–процессов в логистике / В. В. Щербаков, А.В. Мерзляк, Е.О. Коскур–Оглы. – М.: Питер, 2016. – 464 c.
Сайт Damirock. Режим доступа https:/damirock.com
Сайт Infoart. Режим доступа: http://infoart.ru
Сайт Citforum. Режим доступа: http://citforum.ru