Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда».

Содержание:

Введение

На сегодняшний день книжный фонд современных библиотек насчитывает более тысячи различных наименований. Учет книжного фонда библиотеки построенный на ручном пересчете является трудоемкой задачей, в процессе выполнения которой возникает множество ошибок. Автоматизация данного процесса позволит избежать множества ошибок, а также упростить работу библиотеки. Данные факты обуславливают актуальность исследования. Более удобное обслуживание библиотек — это не только комфорт и эффективность для посетителей. Но также значительное уменьшение рутины для сотрудников, удобство обработки фондов с помощью современных инструментов. Достигнуть этого позволит автоматизация библиотек, в результате которой традиционные технологии соединяются с новейшими.

Автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС) получили распространение в последние десятилетия. Накоплен опыт по внедрению инновационных методов. Каталоги стали электронными, данные систематизируются, книжный фонд подлежит автоматизированному учету. Удобно организован поиск в плане доступа и предоставления информации по заказам.

Предприятия все чаще используют поддержку современных систем информации и информационных технологий, чтобы держать под наблюдением увеличивающиеся внешние, а также внутренние потоки информации, применять ее для анализа, составления прогнозов, принятия управленческих решений.

Объектом исследования в данной работе является бизнес-процесс учета библиотечного фонда.

Предметом исследования является существующий регламент выполнения бизнес-процессов и способы их автоматизации.

Цель работы: разработать модель автоматизации бизнес-процесса движение библиотечного фонда.

Для выполнения цели исследования, необходимо выполнить следующие задачи исследования:

1. Дать характеристику объекта исследования;
2. Выбрать средства для моделирования бизнес-процесса;
3. Смоделировать бизнес-процесс «как есть»;
4. Предложить мероприятия по улучшению бизнес-процесса учета библиотечного фонда;
5. Смоделировать бизнес-процесс «как должно быть».

Работа состоит из двух глав, введения, заключения и списка литературы.

Глава 1. Теоретические основы автоматизации движения библиотечного фонда

1.1 Характеристика объекта и предмета исследования

Информационные технологии применяются во всех сферах деятельности людей, это позволяет сократить время на обработку большого объема информации, поэтому целесообразно использовать информационные технологии в сферах деятельности с большим объемом информации. Например, в библиотечной системе необходимо обеспечить быстрый поиск нужной литературы. Для этого необходимо разрабатывать автоматизированные системы учета книг в библиотеке. Они предоставляют в основном два вида услуг: это удаленное чтение книг и доступ к списку библиотечного фонда [1].

Предоставление услуг по удаленному чтению книг ограниченно законом об авторском праве. Поэтому небольшие библиотеки не всегда могут позволить себе этот сервис услуг и занимаются только предоставлением удаленного доступа к списку библиотечного фонда. Таким образом, применение автоматизированных систем учета книг в библиотеке является актуальной задачей для небольших городских библиотек.

Процессы в библиотеках, требующие автоматизации, может отразить следующий перечень.

1. Заказ литературы от издательств. Информация приходит с книжных выставок, по интернет и прайс-листам. Необходимо наличие конверторов, с помощью которых автоматизированная библиотека будет преобразовывать форматы из одного в другой. Это позволит оформить заказ по интернет в стандарте, независимом от того, что применяют издательства.
2. Обработка поступающих изданий. Каталогизаторы должны составить описание с указанием параметров: автор и название книги, издательство, число и размер страниц.
3. Формирование электронного каталога, включающего библиографию, описание изданий. Записанные на карточках экземпляры должны быть включены в него, наряду с новыми. Поисковые возможности автоматизированной, а также информационно-библиотечной систематизации достаточно велики. Печатный каталог представлен в трех типах:

• алфавитный;
• систематический;
• предметный.

1. Его электронная форма легка в использовании, ускоряет поиск книги, реализуется сразу в нескольких вариантах.

Хранение документации в электронном виде должно быть организовано, как единое библиографическое пространство. Только при таких условиях может развиваться автоматизированная новыми технологиями библиотечная система. Все ресурсы описываются в одном классифицированном по уровням доступа каталоге.

Требования к системе:

1. Допустимость администраторов и сотрудников вносить новых клиентов в ИС;
2. Выполнение самостоятельной регистрации читателей;
3. Способ получения справочной информации любого пользователя системы с помощью поля поиска;
4. Возможность для любого пользователя ИС самостоятельно собирать заказ от выбранных товаров и аксессуаров;
5. В случае формирования заказа читателями, уведомление сотрудников о необходимости отслеживать заказ (возможность его продвижения и согласование с клиентом по срокам реализации);

Создаваемой информационной системе следует соответствовать следующим требованиям:

1. Необходимо обеспечить идентификацию пользователей информационной системы.
2. Обеспечить резервное копирование информации.
3. Нужно предоставить оборудование надежной резервной энергосистемы.
4. Предотвращать ошибки от неправильного ввода значений (например, допустить недопустимые значения).
5. Работу системы не должны нарушать неправильные действия клиента.

Рисунок 1.1 – Принципы единой системы автоматизации библиотеки

Работа с читателями включает выдачу и прием книг. Автоматизировать можно и этот процесс путем нанесения на экземпляры штрих-кодов, считываемых сканером. Автоматизированные таким способом библиотечно-информационные системы обрабатывают данные, что исключает необходимость ручного ввода. Читательский билет выполняется в виде пластиковой карточки, также снабженной кодом. Благодаря этому библиотекарь выводит на экран данные о посетителе с фотографией.

Работа абонемента между библиотеками организовывается на тот случай, если в данном учреждении искомая книга отсутствует. Фонд 2 перешлет ее, но это требует финансовых платежей (почта и другие расходы). При объединении электронных каталогов читателю будет несложно определить, где следует заказывать книгу.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Технологический процесс в библиотеке включает в себя операции по учету библиотечного фонда, приемке книг, перемещению ее в места хранения, подготовки к выдаче читателям, доставки в читальные залы, а также операции по обслуживанию и расчету с покупателями и читателями за отобранную продукцию. В настоящий момент библиотекарь осуществляет свою работу с помощью офисного пакета Microsoft Office 2013, что существенно сказывается на качестве и скорости рабочего процесса. Таким образом, предприятию необходимо средство автоматизации рабочего процесса.

Для описания структуры работы библиотеки нами использовалась методология IDEF0.

Далее, нами были изучены решения автоматизации рабочих процессов в библиотеке, предлагаемые на рынке программ. Сравнительный анализ существующих систем выявил, что ни одна из систем не отвечает в полной мере нуждам библиотеки.

В качестве средства моделирования в нотации IDEF0 предлагается использовать систему CA ERwin Data Modeler.

CA ERwin Data Modeler SE - продукт, лидирующий в области моделирования данных, который предоставляет действенный способ визуализации данных из множественных источников внутри организации, увеличивая эффективность за счет многократного использования и стандартов и одновременно повышая качество сохраняемой информации, обеспечивая целостное представление стратегических информационных активов.

CA ERwin Data Modeler SE увеличивает производительность за счет предоставления легкого в использовании графического окружения, которое упрощает конструирование баз данных и автоматизирует многие трудоемкие задачи, ускоряя создание высококачественных, высокопроизводительных транзакционных и информационных баз данных. Способность представлять огромное количество информации в графическом формате помогает поддерживать связь между деловыми и техническими заинтересованными сторонами, обеспечивая соответствие требований бизнеса и их технической реализации в базах данных. Благодаря визуальному проектированию, разработчики баз данных могут разрешать все сложные вопросы до момента любого значительного инвестирования ресурсов, способствуя более быстрому реагированию организации на возникающие потребности предприятия, подчеркивая важность влияния изменений на информационные активы и позволяя быстро отвечать на постоянно меняющееся и стремительно возрастающее информационное окружение.

Ключевые функции CA ERwin Data Modeler SE включают диаграммы и визуализация: CA ERwin предлагает современную диаграммную технологию, предоставляющую гибкость графического редактора в сочетании с силой средства моделирования баз данных, лидирующего в этой области. Не только вид ваших моделей значительно улучшится, но и вам станет легче создавать их и управлять ими.

Редактор метаданных: позволяет редактировать различные наборы объектов в рамках единого интерфейса вида электронной таблицы, позволяющего вносить массовые изменения, экспортировать в Excel, выполнять запросы к метаданным.

Полное сравнение: Эта мощная функция автоматизирует полную двунаправленную синхронизацию моделей, скриптов и баз данных, сравнивая каждый из элементов, отображая все различия, и позволяет выполнить двунаправленное выборочное обновление. Если изменения модели должны найти отражение в базе данных, ERwin может автоматически сгенерировать скрипт ALTER.

Создание структуры базы данных: CA ERwin позволяет создать структуру базы данных непосредственно из визуальных моделей, увеличивая эффективность и снижая ошибки. Лидирующая в отрасли поддержка различных баз данных включает оптимизированные шаблоны триггеров целостности ссылок и богатый универсальный макроязык, позволяющий разработчикам настраивать триггеры, скрипты и хранимые процедуры. Настраиваемые шаблоны облегчают полную физическую реализацию модели и определений.

Реверсивное проектирование баз данных: Недокументированная информация, содержащаяся внутри скриптов SQL или базах данных, может быть визуализирована или повторно использована для создания новых моделей данных и/или объектов базы данных.

Стандарты проектирования для многократного использования: Расширенный набор объектов моделирования для многократного использования позволяет вам создавать, поддерживать, применять и использовать отображение трансформаций имен, отображение типов данных, шаблоны создания схем, определения доменов и множество других стандартов моделирования для увеличения возможности многократного использования внутри вашей организации.

Отчеты и печать: Каждая копия CA ERwin Data Modeler SE включает копию SAP Business Objects Crystal Reports. Вы можете использовать встроенные отчеты или создавать свои собственные. Универсальный интерфейс ODBC доступен для заказчиков, которые используют другие инструменты отчетности. Отчеты могут быть сгенерированы в различных форматах, включая HTML, PDF, RTF and TXT.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

На текущий момент библиотекарь осуществляет свою работу с помощью офисного пакета Microsoft Office 2013 и пользуется редактором текста Microsoft Word, а также табличным интегратором Microsoft Excel. На основании этих сводок анализировать деятельность работы очень сложно.

Ручная и полу автоматизированная обработка информации не позволяет быстро и качественно подготавливать информационные материалы для анализа и оценки тех или иных показателей. Такой процесс является трудоемким и ненадежным, так как велика вероятность возникновения ошибок.

Схема работы библиотекаря представлена на рисунке 1.2

Рисунок 1.2 – Структура работы библиотеки по методологии IDEF0 – диаграмма контекстная

Опишем структуру работы библиотеки по контекстной диаграмме. Входящие стрелки:

Фонд представлен в виде книг, периодических печатных изданий, также библиотека занимается реализацией канцелярских товаров. Фонд размещается на складских площадках. Существуют несколько видов бизнес-процессов:

• Библиотечный представлен различными видами литературы и периодических изданий. Типы товара можно разделить на несколько категорий:
• Книги, распределяемые по отделам библиотеки (к примеру, учебная и научная литература, приключенческая литература, фантастика и т.п.)
• Литература, представленная в периодических изданиях (журналы, еженедельники, газеты и прочее);
• Канцелярские принадлежности и т.п.

Сотрудники и читатели непосредственно осуществляют основные бизнес-процессы рассматриваемого магазина.

На рисунке 1.3 представлена декомпозиция основной контекстной диаграммы IDEF0.

Рисунок 1.3 – Декомпозиция основной контекстной диаграммы IDEF0

На декомпозиции представлены основные блоки бизнес-процессов, работу над которыми осуществляет библиотекарь:

• Учет ресурсов системы;
• Складской учет;
• Регистрация выдачи книг;
• Подготовка отчетов.

По результатам работы основных блоков бизнес-процессов формируются документы, в частности:

• Для процесса регистрации выдачи книг выходной информацией является данные о выдаче книг;
• Для процесса складского учета результатной информации является формирование документа накладные;
• Для процесса подготовка отчетов выходным документом является книга учета выданных книг, информация о загруженности складов и другие отчеты;

На рисунке 1.4 представлена детализация процесса регистрация выдачи книг:

Рисунок 1.4 – DFD детализация процесса регистрации выдачи книг.

Библиотекарь в процессе регистрации выдачи книг осуществляет обработку запроса на выдачу книг, далее происходит непосредственно выдача книги и внесение информации о выдаче книги.

Глава 2. Моделирование бизнес-процесса складского учета библиотечного фонда

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В любой системе автоматизации существуют основные процессы: сбор (ввод) информации; обработка информации; выдача собранной и обработанной информации в том виде, в котором она требуется управляющему или профильному специалисту. К примеру, система управления продажами может выдать «воронку продаж» и способна делать прогнозы продаж в зависимости от качества и интенсивности работы специалистов по продажам. Для этого в систему должны вводиться данные о взаимодействии с потенциальными покупателями с указанием того, на каком этапе находятся переговоры с каждым из них, а также систематично вводиться данные о результатах переговоров и успешных сделках. По аналогии с этим процессом системы автоматизации бизнес-процессов работают и в других областях. Преимущества автоматизации бизнес-процессов Говоря кратко, можно перечислить преимущества, которые дает грамотно осуществленная автоматизация бизнеса компании:

1. повышение качества обслуживания клиентов;
2. оптимизация логистических процессов и расходов;
3. качественное планирование поступления средств, предотвращение кассовых разрывов;
4. более эффективное использование рабочего времени ключевых специалистов на благо компании за счет избавления их от рутинной работы;
5. быстрое создание любых отчетов о реальном состоянии компании;
6. оптимизация расходов на специалистов, применение их знаний, навыков и умений с наибольшей пользой для компании; уменьшение влияния человеческого фактора на бизнес-процессы;
7. обеспечение безопасного хранения данных — возможность открывать и закрывать доступ к информации;
8. ускорение бизнес-процессов компании; эффективная организация деятельности по учету и контролю.

Изменения, связанные с автоматизацией бизнес-процессов, особенно в компаниях малого бизнеса, становятся заметными уже спустя несколько недель после внедрения.

Автоматизация бизнеса может начинаться с тех операций, которые больше всего влияют на прибыль компании. Однако можно начать автоматизировать и самые проблемные области в организации.

Во-первых, автоматизации подвергаются трудоемкие для ручной работы процессы либо те, которые невозможно выполнить вручную: учет розничного товарооборота, анализ движения продукции, планирование финансового оборота, определение себестоимости, учет рабочего времени и т.д.

Во-вторых, автоматизируется рутинная работа специалистов: телемаркетологов, логистов, специалистов по продажам и т.д. В некоторых случаях работники могут быть освобождены от определенных видов деятельности (например, от введения данных о наличии товарных позиций на складе или на витрине интернет-магазина).

В-третьих, автоматизация может быть использована с целью наведения порядка и осуществления контроля над дебиторскими задолженностями, ассортиментом продукции на складе, занятостью работников, выполнением ими поручений, обязанностей и т.д. Нет необходимости в том, чтобы обязательно провести автоматизацию всех процессов в бизнесе. Постепенно можно увеличивать присутствие автоматизированных процессов в компании, параллельно работая над созданием единой системы управления. Очень важно не упускать из внимания те цели и задачи, из-за которых была осуществлена автоматизация бизнеса. Автоматизация ради автоматизации не принесет ничего, кроме пустых трат: денежных и временных.

ERP Enterprise Resource Planning означает планирование ресурсов предприятия и подразумевает автоматизацию масштабных бизнес-процессов в компании, связанных с движением финансовых средств и сотрудников, с операционной деятельностью и управлением производством. Крупные ERP-системы включают в себя и бухучет, и функции для контроля. Распространяются они и на расчет зарплаты, учет кадров и времени, управление финансами. Данные системы предназначены в основном для внедрения на крупных предприятиях, у которых есть множество подразделений, поэтому внедрение ERP призвано облегчить и упростить контроль над бизнес-процессами. Для внедрения Enterprise Resource Planning необходимо четко понимать важность и нужность этой системы. Многие руководители запускают системы по автоматизации бизнес-процессов, а на самом деле их компании не особенно нуждаются в них. CRM Customer Relationship Management (CRM-системы). Автоматизация данного типа, состоящая из сложных программных решений, направлена прежде всего на оптимизацию отношений с клиентами. Сегодня CRM-системы тесно связаны с программами SFA (Sales Force Automation) и являются наиболее актуальными и востребованными системами автоматизации бизнес-процессов. CRM позволяют специалистам компаний иметь доступ к данным по каждому клиенту, управлять бизнес-процессами и выполнять многие другие задачи. Еще несколько лет назад к помощи CRM при поиске решений автоматизации бизнеса прибегали только коммерческие службы и менеджеры высшего звена, а сегодня данные системы автоматизации может использовать любая компания. В случае необходимости предприятие способно подобрать соответствующую своему направлению автоматизацию бизнес-процессов CRM и использовать для оптимизации работы. CRM-системы отличаются количеством возможностей: от простой записной книжки до по-настоящему сложной и многоступенчатой ERP. Грамотно составленную CRM-систему можно использовать совместно с 1С, а также с ПО для аналитической и оперативной работы в компаниях.

PM (Project Management) — это системы, которые позволяют управлять целями и проектами, делегируя выполнение задач конкретным исполнителям, обозначая сроки выполнения. Применяя системы автоматизации PM, вы контролируете ход проекта и его финансирование, прогнозируете желаемые результаты, получаете данные по использованию человеческих ресурсов и прочих материальных составляющих. Системы автоматизации бизнес-процессов данного вида разработаны и для крупных предприятий, и для маленьких, находящихся на старте бизнес-проектов. Кроме этого, они отличаются функциональным назначением (по целям и задачам).

BPMS Business Process Management System (BPMS) — это системы по автоматизации бизнес-процессов. Это отдельный или соединенный с CRM/ERP/ECM вид ПО, который отслеживает бизнес-процессы в качестве этапов определенной последовательности с действиями и сроками, а также ответственными исполнителями на каждом из этапов. При помощи таких систем разрабатываются модели бизнес-процессов, производятся анализ и автоматизация бизнеса. Business Process Management System (BPMS) позволяют создавать алгоритмы бизнес-процессов с использованием как нативных редакторов, так и специальных нотаций (BPMN 2.0).

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Инфологическая модель включает в себя ряд компонентов. Центральным компонентом является описание объектов предметной области и связей между ними − ЕR-модель (от англ. "Entity" − "сущность", и "Relationship" − "связь"). В инфологической модели должны быть также отражены информационные потребности пользователей информационной системы и описаны информационные процессы.

В результате предметной области выделяется ряд объектов, каждый из которых обладает определенными свойствами − атрибутами. Атрибут − абстракция одной характеристики объекта. Каждый атрибут имеет имя и получает значение из определенного множества допустимых значений. У каждого объекта выделяется идентификатор − один или несколько атрибутов, однозначно определяющих каждый экземпляр объекта

В основу разработки системы положен структурный анализ. Одним из наиболее часто используемых средств служат ЕR − диаграммы. Построение инфологической модели подразумевает выделение в исследуемой предметной области объектов и связей между ними.

При анализе предметной области были определены основные функции разрабатываемого фрагмента системы, и, следовательно, определены основные объекты системы. Для работы с накладными необходима следующая информация: наименование товара, группа, к которой относится товар (для более быстрого поиска необходимого товара), количество товара и его цена, наименование поставщика и покупателя (а также их реквизиты), торговый отдел (торговая точка). Такие объекты как товар, ТИП ТОВАРА, поставщики и покупатели (контрагенты), торговый отдел на момент получения задания на разработку уже были разработаны в основной системе, поэтому их разработка не входит в задание на дипломное проектирование.

Занесение информации о приходе, выбытии, передаче, переоценке товара осуществляется с помощью накладной, поэтому можно выделить 2 объекта: Заголовок − «шапка» накладной (приходной, расходной (возврат товара поставщику), переоценка товара, передача товара в другой отдел, инвентаризационной ведомости) и Табличная часть накладной − основная часть. Разделение накладной на две части: заголовок и таблица позволяет более гибко организовать хранение и обработку данной информации.

Рисунок 2.1 – Инфологическая модель СУБД

База данных содержит 8 таблиц. Структура каждой таблицы приведена в таблицах 1-8.

1. Таблица «Пользователи» - содержит список операторов системы, с уровнем их привилегий.
2. Таблица «Книги» - содержит данные о книгах: наименование, автор, год выпуска.
3. Таблица «Читатели» - содержит данные о зарегистрированных читателях.
4. Таблица «Сотрудники» - содержит данные о сотрудниках библиотеки.
5. Таблица «Выдача книг» - содержит информацию о выданных читателям книгах.
6. Таблица «Прием книг» - содержит информацию о поступивших в библиотеку книгах.
7. Таблица «Списание книг» - содержит данные о списанных книгах.
8. Таблица «Книги в наличие» - содержит список книг в библиотечном фонде учреждения.

Таблица 2.1 - Структура таблицы «Пользователи»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	идентификатор пользователя системы	Число
Login	логин пользователя для авторизации	Строка[30]
Password	пароль пользователя для авторизации	Число
Level	уровень привилегий пользователя	Число

Таблица 2.2 - Структура таблицы «Книги»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	Идентификатор книги	Число
Title	Название книги	Строка[30]
Data	Дата записи книги	Дата
Autor	ФИО автора	Строка[50]
God	Год выпуска	Число
Publish	Название издательства	Строка[30]
Sum	Количество страниц	Число

Таблица 2.3 - Структура таблицы «Читатели»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	идентификатор записи читателя	Число
Name	Фамилия читателя	Строка[30]
FirstName	Имя читателя	Строка[20]
LastName	Отчество читателя	Строка[30]
Data	Дата регистрации читателя	Дата

Таблица 2.4 - Структура таблицы «Сотрудники»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	идентификатор записи сотрудника	Число
Name	Фамилия сотрудника	Строка[30]
FirstName	Имя сотрудника	Строка[20]
LastName	Отчество сотрудника	Строка[30]
Data	Дата приема на работу	Дата

Таблица 2.5 - Структура таблицы «Выдача книг»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	идентификатор выдачи книг читателям	Число
IdWorked	Идентификатор сотрудника выдавшего книгу	Число
IdReader	Идентификатор читателя получившего книгу	Число
IdBook	Идентификатор выданной книги	Число
Sum	Количество выданных книг	Число
Time	Число дней выдачи	Число
Data	Дата выдачи	Дата

Таблица 2.6 - Структура таблицы «Прием книг»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	Идентификатор записи книги в библиотеку	Число
IdWorked	Идентификатор сотрудника принявшего книгу	Число
IdBook	Идентификатор книги	Число
Sum	Количество книг	Число
Data	Дата приема книг	Дата

Таблица 2.7 - Структура таблицы «Списание книг»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	Идентификатор списания книг	Число
IdWorked	Идентификатор сотрудника	Число
IdBook	Идентификатор книги	Число
Sum	Количество книг	Число
Data	Дата списания	Дата

Таблица 2.8 - Структура таблицы «Книги в наличие»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	идентификатор отчета о книгах в фонде	Число
IdBook	Идентификатор книги	Число
Sum	Количество книг в фонде	Число

Этап физического проектирования базы данных предусматривает принятие разработчиком окончательного решения о способах реализации создаваемой базы. Поэтому физическое проектирование обязательно производится с учетом всех особенностей выбранной СУБД.

При внедрении ИС планируется замена рабочих инструментов. Средства Microsoft Office (Microsoft Word и Microsoft Excel) планируется заменить на экономическую информационную систему. На рисунке 2.4 представлена схема в нотации IDEF0 – диаграмма контекстная.

Рисунок 2.3 – Диаграмма IDEF0 работы библиотекаря магазина с использованием ИС

При автоматизации деятельности библиотекаря добавляется рабочий инструмент ИС «Библиотечного фонда», а также инструкция к ней. На рисунке 2.4 представлена декомпозиция контекстной диаграммы IDEF0.

Рисунок 2.4 – Диаграмма IDEF0 декомпозиция

Из диаграммы на рисунке 2.4 можно сделать вывод о том, что основные бизнес-процессы библиотеки не изменятся, но при внедрении ИС существенно упростится выполнение рутинных операций.

Рисунок 2.5 – Алгоритм ввода информации в базу данных

Рисунок 2.6 – Алгоритм редактирования информации в БД

Рисунок 2.7 – Алгоритм формирования выходных документов

На рисунке 2.8 представлен макет экранной формы выходного документа «Книга суммарного учета библиотечного фонда библиотеки»

Рисунок 2.8 – Макет экранной формы выходного документа «Книга суммарного учета библиотечного фонда библиотеки»

ФОРМУЛЯР ЧИТАТЕЛЯ

№
Год

Фамилия________________________________________

Имя, отчество____________________________________

Год рождения ____________________________________

Профессия_______________________________________

Место работы____________________________________

Образование_____________________________________

Учебное заведение (если учится)__________________

__________________________________________________

Домашний адрес и телефон_______________________

__________________________________________________

Паспорт: серия______________№___________________

Кем и когда выдан________________________________

__________________________________________________

Состоит читателем библиотеки с___________________

Правила обязуюсь выполнять

_______________________________________

/подпись читателя/

Дата записи

«______»_________________20_____г.

Рисунок 2.9 – Макет формы выходного документа формуляр читателя

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Техническое обеспечение составляют:

• компьютеры любых моделей;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
• устройства передачи данных и линий связи;
• оргтехника и устройства автоматического съема информации;
• эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

• • общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;
  • специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;
  • нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход — организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Алгоритмы работы программы являются стандартными алгоритмами работы с базой данных. В основном все алгоритмы работы связаны с вводом данных от пользователя, проверке введенной информации на предмет нарушения целостности данных и занесение введенной информации в саму базу, если введенные сведения не нарушают целостности.

Работа программы начинается с главного меню. Пользователь может перейти на другие формы работы с конкретными классификаторами данных.

Рассмотрим алгоритм взаимодействия с базой данных.

Программа должна корректно реагировать на ошибки, возникающие в результате некорректных действий пользователя. В случае ошибки должны выдаваться соответствующие сообщения и предоставляться возможность продолжить работу (после внесения исправлений).

При вводе входной информации должен осуществляться ее контроль на допустимость вводимых значений по следующим правилам:

а) данные, имеющие формат числа, даты и т.д., должны заноситься только при соответствии формату, иначе необходимо выдавать сообщение об ошибке ввода и предоставить возможность исправления;

б) вводимые данные не должны противоречить законам логики.

При выполнении операций по изменению или удалению данных необходимо обеспечить целостность БД.

Алгоритм работы с базой данных (в данном случае при вводе информации) представлен на рисунке 2.5.-2.7 Алгоритмы по редактированию данных и занесению их в базу, а также алгоритмы, осуществляющие удаление информации из базы данных, также являются стандартными.

Заключение

К основным функциям смоделированных бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, служит:

• Формирование списка сотрудников;
• Учет читателей;
• Учет библиотечного фонда;
• Учет заказов;
• Формирование выходные документов и отчетов;
• Сбор и визуальное отражение статистики.

Цель автоматизации заключается в автоматизации деятельности работы с документами, что позволит добиться следующего экономического эффекта:

• снижение трудоемкости обработки информации;
• снижение потребности в дополнительном персонале, т.е. снижение издержек на оплату труда;
• уменьшение возможности критических ошибок, которые могли бы привести к ухудшению показателей результатов деятельности предприятия в целом;
• систематизация и хранение накопленной информации, а также получение необходимой отчетности на основе накопленных данных и использование полученной отчетности для будущего планирования.

В результате написания курсовой работы, была выполнена основная цель исследования: было проведено моделирование бизнес-процесса «как должно быть» и описаны механизмы автоматизации регламентного процесса учета библиотечного фонда.

Список использованных источников

1. Википедия – свободной энциклопедии [Электронный ресурс]: Система управления взаимоотношениями с клиентами – Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Crm – Загл. с экрана.
2. Гринберг, Пол CRM со скоростью света = CRM at the speed of light. – СПб.: Символ Плюс, 2007. – 528 с.
3. BYTE Express [Электронный ресурс]: Модель SaaS – в мире и в России – Режим доступа: http://www.bytemag.ru/articles/detail.php?ID=12825 – Загл. с экрана (10.10.2018 г.).
4. Tterrasoft [Электронный ресурс]: XRM – новый уровень Вашего бизнеса – Режим доступа: http://www.terrasoft.ru/products/XRM – Загл. с экрана.
5. Козлов А.С. Проектирование и исследование бизнес-процессов. М: Флинта, 2016
6. Сгибнев А.В. Информационные технологии и реинжиниринг бизнес-процессов в российских условиях. КомКнига. 2005 г.
7. Архитектура системы программ «1С:Предприятие». Фирма «1С». Москва, 2015 г.
8. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнеспроцессы: Регламентация и управление: Учебник. -М.: ИНФРА-М, 2015. - 319 с.
9. Изучение методологии BPMN на примере программного продукта RunaWFE : лабораторный практикум по дисциплине «Автоматизированные информационные системы в производстве» и «Автоматизированные информационные системы в экономике» / Д. В. Антонов, Р. К. Габбасов, Г. Г. Куликов, А. Г. Михеев, М. В. Орлов. – Уфа : УГАТУ, 2010. – 42 c.
10. Калянов, Г. Н. CASE-технологии: консалтинг в автоматизации бизнес-процессов / Г. Н. Калянов. − 3-е изд. − М. : Горячая линияТелеком, 2002. – 314 с.
11. Куликов, Г. Г. Особенности реализации процессного подхода и обучения управлению бизнес-процессами при помощи свободного ПО с открытым кодом / Г. Г. Куликов, А. Г. Михеев // Открытое образование. − 2011. – № 4. – С. 47–57. 10. Кулопулос, Т. М. Необходимость workflow. Решения для реального бизнеса / Т. М. Кулопулос. − М. : Весть-Метатехнология, 2000. − 384 с.