Разработка регламента выполнения процесса ( Управление документооборотом)

Содержание:

Введение

На сегодняшний день системы электронного документооборота (СЭД) являются тем инструментарием, который определяет эффективность управления предприятием и его конкурентоспособность на рынке, позволяет сокращать издержки и получать максимальную прибыль. Посредством СЭД осуществляется оптимизация всех ключевых управленческих, финансовых, производственных и иных бизнес процессов, что дает руководству новые возможности в реализации стратегических целей компании, обеспечивает точность планирования и высокую эффективность контроля.

Для современных предприятий внедрение СЭД способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал, и как следствие всего этого – повысит уровень организации и эффективности управленческого труда.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Актуальность проблемы автоматизации процесса документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства, обеспечивающего рост производительности труда, повышение эффективности управления и увеличение ответственности сотрудников при выполнении делопроизводственных работ.

Целью работы является повышение эффективности управления предприятием путем автоматизации процесса бумажного документооборота путём внедрения системы электронного документооборота.

Для реализации выпускной квалификационной работы были поставлены следующие задачи:

1. Провести анализ комплекса задач автоматизации;
2. Охарактеризовать документооборот, возникающий при решении задачи;
3. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
4. Спроектировать и разработать информационную систему.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/ резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.

1.2. Характеристика существующих бизнес–процессов

Для анализа понимания структуры и взаимосвязей автоматизируемых процессов необходимо построить структурно-функциональную модель, с помощью которой можно достаточно эффективно проанализировать узкие места в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Моделирование будем проводить с помощью стандарта IDEF0 в контексте AS-IS. Данная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии.

IDEF0 Методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT, позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности предприятия в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Она позволит понять, какой результат последует из проводимой работы, какие объекты или информация служат необходимым набором для реализации процессов, что является управляющими факторами. Так же по средствам нотации IDEF0 можно выявить и недостатки бизнес-процессов, что является весьма ощутимой помощью входе анализа деятельности организации.

Контекстная диаграмма автоматизируемого процесса представлена на рисунке 1.1. На данном рисунке представлен нулевой уровень диаграммы, которая отражает смысл автоматизируемого бизнес-процесса. На ней видно какие данные являются входными и выходными, и по средствам каких исполнителей, и с учетом каких ограничений протекает процесс.

Рис. 1.1. Контекстная диаграмма системы функционирования процесса документооборота

Декомпозиция системы функционирования процесса документооборота представлена на рисунке 1.2.

Рис 1.2. Декомпозиция системы функционирования процесса документооборота

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Делопроизводство сегодня – это достаточно сложный процесс, требующий в современных условиях более совершенного подхода к документообороту. Информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные.

Рассмотрим наиболее частые проблемы, с которыми приходится сталкиваться в текущем делопроизводстве:

1. поиск необходимого документа, его подготовка, согласование порой занимают достаточно долгое время;
2. отсутствие гибкого механизма контроля исполнения заданий и поручений;
3. высокие временные затраты на работу с информацией (подготовка, согласование и передача документов между подразделениями);
4. огромная доля рутинного труда сотрудников в процессе работы с документацией;
5. возможность утери важных документов;
6. не исключена вероятность попадания документов и информации в них в чужие руки;
7. создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств.

Оптимальным решением обозначенных выше проблем является автоматизация текущего процесса системы документооборота путём внедрения автоматизированной системы, которая позволит свести на нет ошибки ввода/заполнения данных, возможность утери документов и позволит в целом ускорить основные бизнес-процессы.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение системы электронного документооборота представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации. Внедрение электронного документооборота предполагает изменение технологии работы с документами и пересмотр традиционных подходов к обработке информации, что в нашем случае потребует перепроектирования процессов обработки персоналом бумажных документов с учётом возможностей автоматизированных систем.

В рамках информационного обеспечения система электронного документооборота должна:

1. обрабатывать различные типы документов (финансовые и другие), перечень которых можно изменять и расширять;
2. иметь встроенные средства определения не только набора типов обрабатываемых документов системой, но и реквизитные состав каждого из них
3. обеспечивать формализацию описания технологии обработки документов; стадий обработки, правил перехода от одной стадии к другой, исполнителя или группу исполнителей каждой стадии;
4. обеспечивать настройку учетных операций, выполняемых на той или иной стадии;
5. автоматически выполнять учетные действия, привлекая бухгалтерские и финансовые документы, создаваемые, к общему документооборота;
6. решать задачи однозначной идентификации пользователей, выполняющих в системе то или иное действие; гарантировать неизменность информации, вводимой пользователем
7. иметь прозрачный для конечного пользователя интерфейс с офисными программами.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.

Если говорить о мощных, гибких и доступных системах, то бесспорным лидером автоматизированных систем предприятий на российском рынке являются решения фирмы 1С, которые позволяют создать на своей базе систему любой сложности.

1С:Предприятие — программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.

Первоначально 1С:Предприятие было предназначено для автоматизации бухгалтерского и управленческого учетов (включая начисление зарплаты и управление кадрами), но сегодня этот продукт находит свое применение в областях, далеких от собственно бухгалтерских задач.

Так же в пользу выбора платформы 1С как среды разработки говорят следующие преимущества: 

- Современный дизайн интерфейса и повышенная комфортность для пользователей при работе с системой в течение длительного времени.

- Легкость освоения для начинающих и высокая скорость работы для опытных пользователей. Значительное ускорение массового ввода информации и эффективное использование клавиатуры.

- Варианты работы от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий.

- Резервирование кластера серверов, резервирование рабочих процессов и устойчивость к обрыву канала связи.

- Доступ пользователей только к необходимым данным. Запрещенные поля автоматически скрываются в формах, списках и отчетах.

Для разработки АИС была выбрана версия 8.2, так как имеет следующие преимущества:

- Работа в тонком клиенте через Интернет или прямо в Интернет-браузере, без установки системы на компьютер пользователя.

- Работа под управлением ОС Windows или Linux. В составе системы могут присутствовать компьютеры с различными операционными системами. Это обеспечивает возможность выбора при внедрении архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

- Реализован режим управляемого приложения, обеспечивающий автоматическое изменение интерфейса в соответствии с выбранной при внедрении функциональностью, ролями пользователей и индивидуальными настройками;

- Программа быстрее и надежнее работает в отличии от более ранних версий, особенно при росте объемов данных в базе.

При разработке АИС был использован программный продукт "1С:Предприятие 8. Версия для обучения программированию", который с 13.05.2013г. доступен в виде электронной поставки для бесплатного скачивания на официальном сайте фирмы "1С".

Наряду с задачами изучения допускается применение учебной версии платформы для модификации и разработки реальных прикладных решений в пределах возможностей этой поставки. Форматы информационных баз конфигураций учебной и коммерческой версии не отличаются, сложность конфигураций (прикладных решений) в учебной версии неограниченна. Однако возможности отладки на реальных данных лимитированы ограничениями на объемы данных.

ГЛАВА 2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель автоматизации процесса управления документооборотом представлена на рисунке 2.1.

Рис. 2.1. Информационная модель

Разрабатываемая автоматизированная система работает со справочниками сотрудники, корреспонденты, виды документов. На каждый справочник предусмотрена экранная форма для заполнения и корректировки. На основании справочных данных формируются данные отчетов.

На основании данных, хранящихся в справочниках и журналах, формируется отчетная информация.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входная информация для решения задачи делится на условно-постоянную и оперативно-учетную. К условно-постоянной информации относятся данные из справочников, констант и перечислений, перечисленных в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Наименование	Наименование реквизита	Тип поля	Длина поля	Прочее
Справочник «Сотрудники»	Код	строка	9
	ФИО	строка	30
	Должность	Справочник. Должности	30
	Дата рождения	дата
	Серия и номер паспорта	строка	30
	ИНН	число	15	точность - 0
	Семейное положение	Перечисление. Семейные положения	-	Холост/ Женат/ Замужем
	Контактный телефон	строка	16
Табличная часть «Предыдущие места работы»	Наименование организации	строка	50
	Должность	строка	30
	Период с	дата
	Период по	дата
Справочник «Корреспонденты»	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
Справочник «Виды документов»	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
Справочник «Подразделения»	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
	Руководитель	Справочник. Сотрудники
Справочник «Должности»	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
	Оклад	число	15	точность - 2
	График работы	Справочник. Графики
Константа «Наименование организации»	Значение	Строка	50
Константа «Контактный телефон»	Значение	Строка	50
Константа «Email»	Значение	Строка	50
Константа «Юридический адрес»	Значение	Строка	50
Константа «Генеральный директор»	Значение	Справочник. Сотрудники	30
Перечисление «Семейные положения»	Значение	Холост/ Женат/ Замужем	-

Для описания справочников составим сводную таблицу 2.2.

_{Таблица 2.2.}

Наименование	Ответственный	Средний объём справочника в записях	Частота актуализации (в месяц)	Средний объем актуализации
Корреспонденты	Делопроизводитель	250	50	1
Виды документов	Делопроизводитель	10	0	0
Сотрудники	Делопроизводитель	50	5	3
Должности	Делопроизводитель	15	1	1
Подразделения	Делопроизводитель	10	1	1

1. Справочник «Сотрудники» - содержит информацию о сотрудниках предприятия и их предыдущих местах работы. Заполняется пользователем с правами «Специалист по персоналу».

Рис. 2.2. Структура справочника «Сотрудники»

Рис. 2.3. Форма списка справочника «Сотрудники»

1. Справочник «Должности» - содержит информацию о должностях и соответствующих окладах.

Рис. 2.4. Структура справочника «Должности».

Рис. 2.5. Форма списка справочника «Должности»

1. Справочник «Подразделения» - содержит данные о структурных подразделениях, руководителях и их иерархии.

Рис. 2.6. Структура справочника «Подразделения»

Рис. 2.7. Форма списка справочника «Подразделения»

1. Справочник «Корреспонденты» - содержит данные о корреспондентах
2. Виды документов - содержит данные о видах документов
3. Константы – содержат в себе данные о организации

2.3. Характеристика результатной информации

Оперативно-учётную информацию в проектируемой системе формируют данные из следующих документов:

1. Внутренний документ – документ, предназначенный для документооборота внутри организации.

Рис. 2.9. Форма внутреннего документа

1. Входящий документ – документ, фиксирующий поступление корреспонденции от внешних контрагентов.

Рис. 2.10. Форма входящего документа

1. Исходящий документ - документ, фиксирующий отправление корреспонденции внешним контрагентам.

Рис. 2.11. Форма исходящего документа

Все документы хранятся в соответствующем журнале «Журнал документов»

Рис. 2.12. Форма журнала документов

Для отображения результативной информации в системе существуют отчёты, например, «Отчёт по количеству документов».

Рис. 2.13. Форма отчёта

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Для представления схемы взаимодействия пользователя с системой используется сценарий диалога, которое отображает принятие решений пользователя на различных уровнях. Для построения использовался способ представления структуры диалога в виде графа. На рисунке 2.14. представлен сценарий диалога.

Рис. 2.14. Сценарий диалога

На основе сценария диалога, представленного выше, строится дерево программных модулей, которое отражает структурную схему системы, содержащую программные модули различных классов. Оно представлено на рисунке 2.15.

Рис. 2.15. Дерево программных модулей

Дерево диалога, в свою очередь, является основой для формирования блок-схем основных программных модулей, которые отражают взаимосвязь программного и информационного обеспечения ИС.

2.5. Характеристика базы данных

Концептуальная модель (ER-диаграмма) представляет собой описание структуры базы данных и потребностей пользователей.

Особенность этой модели том, что процедура конструирования информационной модели не зависит от каких либо физических условий её реализации, таких как СУБД, язык программирования, тип вычислительной платформы и любых других условий реализации. Сама модель создаётся на основе требований будущих пользователей. В процессе разработки концептуальная модель постоянно подвергается тестированию и проверке на соответствие требований, выставленных пользователями.

Для построения модели представления данных используется программа Microsoft visio. Базовая ER-модель представлена на рисунке 2.16.

Рис. 2.16. Er-диаграмма

2.6. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим процесс управления документооборотом в разработанной системе. Для создания документов необходимо в журнале документов кликнуть по кнопке «Создать» и выбрать необходимый документ

Рис. 2.17. Форма журнала документов

После чего откроется форма создания соответствующего документа, в которой необходимо заполнить все поля.

Для внесения данных о новом корреспонденте, необходимо перейти в справочник «Корреспонденты» и создать новый элемент справочника. В открывшейся форме требуется заполнить все поля и записать элемент.

Рис. 2.18. Создание элемента справочника «Корреспонденты»

Для внесения данных о новом сотруднике, необходимо перейти в справочник «Сотрудники» и создать новый элемент справочника. В открывшейся форме требуется заполнить все поля и записать элемент.

Рис. 2.19. Создание элемента справочника «Сотрудники»

Заключение

В результате проделанной работы была разработана информационная система для автоматизации процесса управления документооборотом.

В первой главе работы была дана характеристика предметной области, выбран комплекс задач для автоматизации, дана характеристика бизнес-процессу, возникающего при решении задачи и обоснованы проектные решения по информационному и программному обеспечению

Во второй части работы была построена информационная модель и дано её описание, описаны разработанные справочники, документы и отчёты, необходимые для отражения результатов решения задачи. Были построены дерево функций и ER-модель.

В заключении был продемонстрирован контрольный пример в разработанной системе.

Подведя итог, можно сказать о целесообразности автоматизации процесса управления документооборотом. Внедрение такой системы, несомненно, повысит эффективность основных показателей предприятия, поможет правильно оценить ситуацию, и вовремя принять необходимые решения.

Таким образом, цели и задачи, поставленные перед написанием курсовой работы, были успешно выполнены.

Список используемой литературы

1. Волков, И.М. Критерии оценки проектов / И.М. Волков, М.В. Грачева, Д.С. Алексанов. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 245 с.
2. Джон, Д. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов / Джон Джестон, Йохан Нелис М Символ-Плюс, 2008. – 365 с.
3. Диго, С.М. Проектирование и эксплуатация баз данных / С.М. Диго // Финансы и статистика. - 2005. – C. 147-151
4. Пеньшин, Н.В, Документооборот в сфере автоперевозок / Н.В. Пеньшин, Н.Ю. Залукаева, А.А. Гуськов. – Тамбов: ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2013
5. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – С-Пб.: Академия, 2006. -288 с.
6. Системы электронного документооборота: критерии выбора – Режим доступа:

http://www.doc-online.ru/a_id/156/.

1. Соболева, Н.В. Модели и методы информационно-управляющих систем: Методические указания по выполнению лабораторных работ. - Ижевск: Ижевский гос. техн. ун-т, 2004. - 17 с.
2. Черемных, С.В. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум / С.В. Черемных [и др.]. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 192 с.
3. Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота. – М: РАГС, 2009. – 84с.
4. Шеремет, А.Д. Управленческий учёт. - Москва, ИД ФБК ПРЕСС, 2000.
5. Елочкин, М.Е. Информационные технологии. - Москва, Мир и образование, 2009