Процессы управления проектами (Анализ процессов управления проектами на примере открытия тайм-кафе «Чердак»)

Содержание:

Введение

Актуальность темы. Тема курсового проекта актуальна потому что понятие процессы входит в перечень основных понятий управления проектами.

Управление проектами — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются чёткие цели проекта при балансировании между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и другими), временем, качеством и рисками^[1]. Является одной из самых быстроразвивающихся управленческих дисциплин нашего времени.

Управление проектами - интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит и их взаимосвязи.

Проект состоит из процессов. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы: процессы управления проектами - касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее); процессы, ориентированные на продукт - касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения. В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Целью работы является приобретение навыков проектирования в процессе разработки авторского учебного проекта на выбранную тему.

Задачами работы являются:

• изучение современной литературы на данную тематику;
• характеристика проектов и сущность управления проектами;
• обоснование и пояснение основных процессов управления проектами;
• изучение критериев и условий реализации проекта;
• разработка проекта;
• формирование мнения и выводов по проделанному исследованию.

Объектом исследования является разрабатываемый проект.

Предметом исследования являются теоретические аспекты и методические основы управления проектами, в том числе и процессов.

Глава 1. Теоретические аспекты процессов управления проектами

Общая характеристика проектов и сущность управления проектами

Любой курсовой проект начинается с исследования предметной области. Необходимо разобраться в основных понятиях, проструктурировать накопленные знания и дополнить пробелы.

Итак, начнем с представления о проектах. В различных источниках можно найти разнообразные определения понятия «проект»; в целом, они не противоречат, а дополняют друг друга.  Проект (англ. project)– это:

• что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие;
• некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты^[2];
• уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствии конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам^[3];
• целенаправленная деятельность временного характера, направленная на создание уникального продукта или услуги;
• группа работ/задач, которые необходимо выполнить в заданный период для достижения поставленных целей;
• временная структура для создания уникального продукта, услуги^[4].

Ключевыми особенностями проекта являются:

• строгие и обоснованные цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований;
• наличие внутренних и внешних взаимосвязей операций, задач и ресурсов, которые требуют четкой координации при выполнении проекта, что создает возможность представления в виде комплекса взаимоувязанных работ;
• определенные сроки начала и конца проекта;
• ограниченные ресурсы;
• определенная степень уникальности целей проекта и условий его осуществления;
• неизбежность различных конфликтов.

Таким образом, многие проекты – уникальные в своем роде четко определенные действия, направленные на получение конкретных результатов в многофункциональном окружении в течение установленного срока и в рамках выделенных ресурсов с привлечением группы людей, обладающих разносторонними навыками и знаниями, работающих под специальным руководством.

Проект как объект управления описывается совокупностью характеристик: назначение проекта, его стоимость, качество, сроки исполнения, риски и т.д. (табл. 1).

Предметная область проекта – содержательная сущность проекта: цели проекта, задачи, объемы работ и ресурсов, необходимых для их достижения.

Цель проекта – желаемый результат деятельности, достигаемый в пределах установленного интервала времени.

Стратегия проекта – центральное звено, как в подготовке, так и в оценке проекта, а также в построении соответствующей маркетинговой стратегии.

Стратегия проекта – это комплекс целей и принципов, позволяющих распределить необходимые ресурсы на период времени, представляющий собой горизонт планирования проекта.

Таблица 1

Характеристики проекта^[5]

Характеристики	Комментарий
Назначение (цель) проекта	- описываются новые продукты или услуги, которые получит потребитель в результате реализации проекта
Стоимость проекта	- сметные затраты, необходимые для выполнения работ проекта
Объемы работ проекта	- количественные показатели объема работ проекта
Сроки выполнения проекта	- время выполнения проекта (даты начала, окончания, продолжительность)
Качество проекта	- соответствие характеристик проекта и его продукции установленным стандартам качества
Ресурсы	- ресурсы, требующиеся для осуществления проекта, например, оборудование, материалы, персонал, программное обеспечение, информационные системы, производственные площади и др.
Исполнители	- специалисты и организации, привлеченные к выполнению работ проекта, их количественные характеристики, состав (назначение) и квалификация
Риски проекта	- определение рискованных событий в проекте, вероятности их свершения и ущерба от их воздействия на проект

Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.

Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Основной структурной единицей участников проекта является команда проекта - специальная группа, которая становится самостоятельным участником проекта (или входит в состав одного из этих участников) и осуществляет управление инвестиционным процессом в рамках проекта.

Команда проекта включает руководителя проекта и группу лиц, которые действуют вместе при исполнении работ проекта для достижения целей проекта. Команда проекта состоит из руководителя проекта, персонала, отвечающего за управление проектом, и остальных членов команды, которые выполняют работу, но не обязательно участвуют в управлении проектом.

Данная команда состоит из представителей различных групп, обладающих знаниями в конкретной предметной области или набором конкретных навыков для выполнения работ по проекту. Структура и характеристики команды проекта могут широко различаться, но одно остается неизменным — это роль руководителя проекта как лидера команды независимо от того, какие полномочия может иметь руководитель проекта по отношению к членам команды.

Жизненный цикл проекта является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Укрупненно жизненный цикл проекта можно разделить на четыре основные смысловые фазы: прединвестиционную, инвестиционную, эксплуатационную и завершающую^[6].

На прединвестиционной фазе осуществляется анализ инвестиционных возможностей, то есть, разрабатывается концепция проекта. Главная задача этапа - определение конечных целей проекта и путей их достижения. Следующий шаг предусматривает проведение предварительного технико-экономического обоснования проекта, в процессе которого проводится оценка жизнеспособности проекта. Для этого рассматривается ряд альтернативных вариантов проекта, сформулированных на предыдущем этапе и осуществляется их сравнительная оценка по определенным критериям и обоснование выбора наилучшей альтернативы.

Инвестиционная фаза начинается с проведения тендеров и заключения контрактов на проектно-изыскательские работы, поставку оборудования и проведение подрядных работ.

В фазе эксплуатации сталкиваются с краткосрочными и долгосрочными проблемами. Краткосрочные проблемы связаны с началом производства. Эти проблемы возникают с вводом в строй оборудования, нехваткой квалифицированного персонала, освоением технологий. Большинство из перечисленных проблем берут начало в инвестиционной фазе.

Фаза завершения проекта включает проведение эксплуатационных испытаний, сдачу проекта и закрытие контракта. Целью проведения эксплуатационных испытаний является получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в ходе выполнения работ по проекту.

Результатом проекта в зависимости от цели проекта могут быть: научная разработка, новый технологический процесс, новый вид продукции, программный продукт, строительный объект, новые производственные мощности и т.д.

Основные процессы управления проектами

Проект состоит из процессов. Процесс – это совокупность действий, приносящая результат^[7]. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:

• Процессы управления проектами — касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее).
• Процессы, ориентированные на продукт — касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Группы процессов. Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

• процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
• процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
• процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
• процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
• процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
• процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Рисунок 1. Наложение групп процессов в фазе^[8]

Процессы управления проектами накладываются друг на друга, как показано на рисунке 1, и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта, как проиллюстрировано на рисунке. Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами – результат выполнения одного становится исходной информацией для другого^[9].

И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Взаимосвязи процессов. Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы.

Входы — документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется.

Выходы — документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.

Методы и средства — механизмы, по которым вход преобразуется в выход.

Описываемые ниже процессы характерны для большинства проектов.

Процессы инициации. Инициация включает единственный подпроцесс — Авторизацию, т.е. решение начать следующую фазу проекта.

Процессы планирования. Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что Управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция, созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

1. Цели продукта — это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.
2. Цели проекта — это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д. Кроме того, планирование проекта – это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Основные процессы планирования. Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта.

К основным процессам планирования относятся:

1. Планирование целей — разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта);
2. Декомпозиция целей — декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля;
3. Определение состава операций (работ) проекта — составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта;
4. Определение взаимосвязей операций — составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями,
5. Оценка длительностей или объемов работ — оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций;
6. Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта — определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;
7. Назначение ресурсов — определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;
8. Оценка стоимостей — определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;
9. Составление расписания выполнения работ — определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей;
10. Оценка бюджета — приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);
11. Разработка плана исполнения проекта — интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа;
12. Определение критериев успеха — разработка критериев оценки исполнения проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, которые входят в состав функций управления проектами, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта:

1. Планирование качества — определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;
2. Планирование организации — определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
3. Назначение персонала — назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
4. Планирование взаимодействия — определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,
5. Идентификация риска — определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
6. Оценка риска — оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
7. Разработка реагирования — определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
8. Планирование поставок — определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
9. Подготовка условий — выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.

Процессы исполнения и контроля. Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов отметим:

1. учет исполнения — подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
2. подтверждение качества — регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
3. подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;
4. выбор поставщиков — оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
5. контроль контрактов — контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
6. развитие команды проекта — повышение квалификации участников команды проекта.

Процессы анализа. Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта. Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

• анализ сроков — определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;
• анализ стоимости — определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
• анализ качества — мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
• подтверждение целей — процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

• оценку исполнения — анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
• анализ ресурсов — определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера, либо составляют часть включенных процессов.

В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.

Процессы управления. Управление исполнением проекта — это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта.

Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению – доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения. Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.

К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

• общее управление изменениями — определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту.
• управление ресурсами — внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;
• управление целями — корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
• управление качеством — разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Среди вспомогательных процессов управления отметим:

• управление рисками — реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
• управление контрактами — координация работы подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Процессы завершения. Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

• закрытие контрактов — завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров.
• административное завершение — подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

Вывод по главе

В этой главе были описаны теоретические аспекты как дисциплины «Управление проектами», так и самой темы курсового проекта «Процессы управления проектами». Были приведены основные определения, для понимания структуры проделываемой работы и закрепления полученных знаний.

Закрепим понятие проекта, проект — это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение поставленных целей и ограниченных посредством таких факторов как сроки, бюджет и качество. И выделим основные процессы управления проектами:

• процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
• процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
• процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
• процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
• процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
• процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Глава 2. Анализ процессов управления проектами на примере открытия тайм-кафе «Чердак»

Краткая характеристика проекта

В ходе работы будет реализовываться проект в сфере услуг. Название проекта - тайм-кафе «Чердак». Целью проекта является открытие тайм-кафе.

Задачи проекта:

• составить план проекта;
• распланировать затраты на реализацию;
• найти всех необходимых кадров;
• найти помещение;
• подготовить помещение;
• написать программный код приложения;
• запустить приложение;
• открыть кафе.

Результатами проекта будут:

• Конечным результатом является открытие кафе;
• Промежуточные результаты:
  • • • договор аренды;
      • план проекта;
      • бюджетный план;
      • договоры с работниками;
      • чеки закупок;
      • акт приемки помещения;
      • приложение.

Причины инициации проекта:

• уникальность проекта;
• возможность получения прибыли;
• маленькая конкуренция;
• собственная заинтересованность.

Целевая аудитория – молодежь и семьи с маленькими детьми желающие развлечься или провести мероприятие.

Конкурентами будут: Тайм-кафе «Алхимия», анти-кафе «Убежище» и тайм-клуб «Гнездо» (расположенные в соседнем районе).

Этапы проекта (не по строгому порядку):

1. анализ конкурентов;
2. поиск помещения;
3. договор с арендодателем помещения;
4. поиск дизайнера интерьера;
5. поиск программиста;
6. поиск веб-дизайнера;
7. поиск работников;
8. планирование реализации проекта;
9. планирование бюджета проекта;
10. планирование расстановки мебели и дизайна;
11. найм подрядчика для ремонта помещения(договор);
12. составление сметы;
13. закупка стройматериалов;
14. закупка мебели;
15. ремонт помещения;
16. установка мебели;
17. работа дизайнера;
18. создание приложения программистом и веб-дизайнером;
19. тестирование и доработка приложения;
20. проверка готовности помещения;
21. открытие тайм-кафе.

Стадии проекта:

• анализ и планирование;
• поиск;
• ремонт;
• создание приложения;
• заключительная.

Так же со стадиями следует выделить и фазы проекта, представленные в таблице 2.

Таблица 2

Жизненный цикл проекта в зависимости от фазы реализации^[10]

Фазы жизненного цикла	Затраты времени, в % (от общего срока выполнения)
Инициализация	2
Планирование	20
Выполнение	65
Контроль и мониторинг	10
Завершение	3

Основные требования к проекту: выполнить все работы и получить желаемый результат, не выходя за ограничения.

Ограничения проекта: бюджет; сроки выполнения работ.

Из выбранных стадий и работ проекта была составлена ИСР проекта, представленная на рисунке 2.

Рисунок 2. Иерархическая структура проекта^[11]

После формирования задач и работ проекта была составлена организационная структура (рисунок 3).

Рисунок 3. Организационная структура^[12]

Далее будет представлена таблица 3, содержащая описание заинтересованных сторон и их краткую характеристику.

Таблица 3

Реестр заинтересованных сторон^[13]

Субъект	Характеристика	Заинтересованность
Руководитель	Человек реализующий свою идею, контролирующий все работы и осуществляющий управление проектом.	Приобретение навыков введения проекта, получение прибыли от реализации данного проекта.
Подрядчик	Фирма выполняющая работы по ремонту и обустройству помещения.	Получение прибыли за счет проведения строительных работ
Субъект	Характеристика	Заинтересованность
Инвестор	Человек заинтересованный в получении прибыли и готовый вложить свои средства для реализации проекта.	Получение прибыли от вложения материальных средств в реализацию проекта.
Программист	Лицо выполняющее работы по созданию приложения.	Прибыль и отработка персональных навыков программирования и работы в команде с дизайнером.
Дизайнеры	Лица имеющие навыки в области дизайна и помогающие в реализации проекта.	Самосовершенствование в области дизайна, получение прибыли за свою работу над проектом и приобретение масштабного проекта в свое личное портфолио.
Работники	Будущие сотрудники организации.	Получение места работы.

Критериями успешности проекта будут такие аспекты:

• Выполнен в сроки или раньше.
• Не вышел за рамки бюджета.
• Скорая окупаемость.
• Получен опыт и удовольствие в ходе работы над проектом.

По первичным данным проекта была составлена таблица 4, включающая в себя информацию о длительности этапов и обозначениях их на сетевых моделях.

Таблица 4

Этапы проекта^[14]

Этап	Обозначение	Предшествующие этапы	Длительность этапа, дн.
Анализ конкурентов	A	-	3
Планирование реализации проекта	B	A	4
Планирование бюджета проекта	C	B	3
Поиск дизайнера интерьера	D	C	5
Поиск программиста	E	C	5
Поиск веб-дизайнера	F	C	5
Поиск работников	G	C	24
Поиск помещения	H	C	5
Договор с арендодателем помещения	I	H	2
Планирование расстановки мебели и дизайна	J	I, D	2
Найм подрядчика для ремонта помещения(договор)	K	I	3
Составление сметы	L	J	1
Закупка стройматериалов	M	K, L	3
Ремонт помещения	N	M	10
Закупка мебели	O	M	5
Установка мебели	P	N, O	4
Работа дизайнера	Q	M	14
Создание приложения программистом и веб-дизайнером	R	E, F	13
Тестирование и доработка приложения.	S	R	5
Проверка готовности помещения	T	P, Q, S, G	2
Открытие тайм-кафе	U	T	1

По данным таблицы были сделаны сетевые модели, представленные на рисунках 4 и 5.

Рисунок 4. Сетевая модель вида «Работа-Вершина»^[15]

Рисунок 5. Сетевая модель вида «Работа-Дуга»^[16]

Исходя и сетевых моделей построен календарный план (рисунок 6), на котором наглядно показана длительность реализации проекта и запасы по времени.

Рисунок 6. Календарный план^[17]

Таким образом, мы определили основные характеристики проекта необходимые для успешной реализации.

Описание процессов управления проектами

Процесс — это набор взаимосвязанных действий и операций, осуществляемых для создания заранее определенного продукта, услуги или результата^[18]. Руководитель проекта должен учитывать активы процессов организации и факторы среды предприятия. Они должны учитываться в отношении каждого процесса, даже если они явно не указаны в списке входов в спецификации процесса. Активы процессов организации дают руководящие указания и критерии того, каким образом приспособить процессы организации к конкретным потребностям проекта. Факторы среды предприятия могут ограничивать возможности управления проектом.

Для того чтобы проект оказался успешным, его команда должна:

• выбрать те процессы, которые необходимы для достижения целей проекта;
• использовать определенный подход, который может быть применен для удовлетворения требований;
• устанавливать и поддерживать соответствующие коммуникации с заинтересованными сторонами и их вовлечение;
• обеспечивать соответствие требованиям, чтобы удовлетворить потребности и ожидания заинтересованных сторон;
• находить баланс между конкурирующими ограничениями содержания, расписания, бюджета, качества, ресурсов и рисков, чтобы произвести заданный продукт, услугу или результат^[19].

Сопоставим процессы проекта с общепринятой классификацией:

• Группа процессов инициализации. Заключается в принятии решения реализовывать задумку открытия тайм-кафе.
• Группа процессов планирования. Процессы, требуемые для установления содержания работ, уточнения целей и определения направления действий, требуемых для достижения целей проекта представлены в виде работ, связанных с планированием, таких как: планирование реализации проекта; планирование бюджета проекта; планирование расстановки мебели и дизайна;
• Группа процессов исполнения. Процессы, применяемые для выполнения работ, указанных в плане управления проектом, с целью соответствия спецификациям проекта — это работы, связанные с осуществлением ремонта, установки мебели и разработкой приложения.
• Группа процессов мониторинга и контроля. Процессы, требуемые для отслеживания, анализа, а также регулирования исполнения проекта; выявления областей, требующих внесения изменений в план; инициирования соответствующих изменений. Так же можно разбить эту группу на две составляющие: процессы управления; процессы анализа.

1. Конкретными работами проекта они не представлены, но можно проследить их в организационной структуре проекта (взаимосвязи и иерархия команды проекта).
2. Работы анализа (тестирования) представлены работами анализа конкурентов и тестирования приложения, включены в составление бюджета проекта и приема готовых помещений.

• Группа процессов закрытия. Процессы, выполняемые для завершения всех операций в рамках всех групп процессов в целях формального закрытия проекта или фазы и происходят во время работы открытие кафе. Подразумевают роспуск членов команды, реализовавших все требования, выставленные им в начале реализации.

Выводы по главе

Итак, в ходе практического исследования был разработан проект открытия тайм-кафе и на его примере продемонстрированы процессы управления проектами. Теоретические знания были использованы для выполнения анализа и описания процессов данного проекта по приведенной в 1 главе классификации групп процессов.

Был сделан вывод о том, что надлежащее использование групп процессов способствует тому, чтобы проект был результативно доведен до завершения контролируемым образом. В проектах, состоящих из нескольких фаз, процессы повторяются в рамках каждой фазы, пока не будут выполнены критерии завершения фазы. В процессе исполнения проекта происходит постоянный сбор и анализ данных проекта. Процессы не разделяются по времени, а накладываются в рамках разных фаз проекта. Понимание процессов управления проектами способствует успешной реализации.

Заключение

Подведем итоги курсового проекта. Каждый проект эволюционирует в ходе своего жизненного цикла, дополняясь принятыми решениями руководителя на основе анализа уже проделанных работ. Жизненным циклом проекта называют промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его закрытия.

Началом проекта можно считать момент рождения идеи проекта. Хотя более рационально считать началом проекта начало его реализации (вложения средств), так как от замысла до реализации иногда проходит длительное время.

Универсальной схемы структурирования проектного цикла на отдельные стадии не существует. Поэтому на практике декомпозиция цикла проекта на отдельные временные элементы могут быть разнообразной и определяется его типом, а также опытом, знаниями, искусством специалистов, работающих над проектом. Принципиальным моментом при этом должно быть то, что структура жизненного цикла проекта должна отражать ключевые точки проекта, при прохождении через которые может осуществляться контроль текущего состояния и прогноз будущих значений основных проектных показателей. Существуют разные мнения относительно того, какое событие определяет момент завершения проекта. Окончанием проекта может считаться: введение в действие проектного объекта, начало его эксплуатации; вывод объекта из эксплуатации; перевод персонала проекта на другую работу; прекращение финансирования проекта; начало работ по внесению в проект кардинальных изменений, которые не были предусмотрены первоочередным замыслом; неожиданное прекращение реализации.

Процессы управления проектами играют ключевую роль в реализации. Они описывают все действия, которые необходимо предпринять команде проекта для реализации, а также детально описывает дополнительные условия для успешной реализации. Конечно, нельзя быть полностью уверенным в успехе проекта ввиду независимых внешних факторов, но с помощью данных исследования возможно реализовать стандартный проект в нормальных условиях.

В ходе написания курсовой работы был реализован проект в сфере предоставления услуг. Название проекта – открытие тайм-каф «Чердак». Цель проекта – создание прибыльного бизнеса, специализирующегося на развлечении посетителей. Исходя из вышеприведенного, срок его реализации проекта составил – 40 дней. Проект прошел 5 процессов, а именно: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и контроля, завершения.

Список использованной литературы

1. Бусыгин, А.В. Деловое проектирование и управление проектом / А.В. Бусыгин. - М.: ИП Бусыгин, 2015. - 518 c.
2. Коваленко, Е. Англо-русский терминологический словарь по управлению проектами / Е. Коваленко. - М.: ЭТС и Polyglossum, 2016. - 949 c.
3. Кокуева, Ж.М.Управление проектами / Ж. Кокуева. - Издательство МГТУ им. Н.Э.Баумана, 2018. - 144с.
4. Локк, Д. Основы управления проектами / Д. Локк. - М.: Гиппо (Hippo), 2016. - 516 c.
5. Орлова, Е. Р. Методическое пособие по курсу "Системный анализ и управление проектами" / Е.Р. Орлова. - М.: Ленанд, 2016. - 536 c.
6. Шапиро, В.Д. Управление проектами: Учебное пособие для студентов, обучающихся по специальности "Менеджмент организации" / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге; Под общ. ред. И.И. Мазур. - М.: Омега-Л, 2013. - 960 c.
7. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). Пятое издание. - 2013. -586 с.
8. ГОСТ Р 54869—2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом. - 2011. - Режим доступа: http://internet-law.ru/gosts/gost/51696

1. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). Пятое издание. – 2017. С.24. ↑

2. Бусыгин, А.В. Деловое проектирование и управление проектом / А.В. Бусыгин. - М.: ИП Бусыгин, 2015. С. 26. ↑

3. Локк, Д. Основы управления проектами / Д. Локк. - М.: Гиппо (Hippo), 2016. С. 31. ↑

4. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). Пятое издание. – 2017. С. 35. ↑

5. Бусыгин, А.В. Деловое проектирование и управление проектом / А.В. Бусыгин. - М.: ИП Бусыгин, 2015. С. 123. ↑

6. Локк, Д. Основы управления проектами / Д. Локк. - М.: Гиппо (Hippo), 2016. С. 77. ↑

7. Локк, Д. Основы управления проектами / Д. Локк. - М.: Гиппо (Hippo), 2016. С. 199. ↑

8. Кокуева, Ж. М. Управление проектами / Ж. Кокуева. - Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2018. С. 37. ↑

9. Орлова, Е. Р. Методическое пособие по курсу "Системный анализ и управление проектами" / Е.Р. Орлова. - М.: Ленанд, 2016. С. 248. ↑

10. Составлена по данным автора. ↑

11. Составлена по данным автора в программе MS Visio. ↑

12. Составлена по данным автора в программе MS Visio. ↑

13. Составлена по данным автора. ↑

14. Составлена по данным автора. ↑

15. Составлена по данным автора в программе MS Visio. ↑

16. Составлена по данным автора в программе MS Visio. ↑

17. Составлен по данным автора в программе MS Visio. ↑

18. Шапиро, В.Д. Управление проектами: Учебное пособие для студентов, обучающихся по специальности "Менеджмент организации" / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге; Под общ. ред. И.И. Мазур. - М.: Омега-Л, 2013. С. 155. ↑

19. ГОСТ Р 54869—2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом. - 2011. - Режим доступа: http://internet-law.ru/gosts/gost/51696. с. 17. ↑