Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг (Выбор комплекса задач автоматизации)

Содержание:

Введение

На рынке рекламных услуг сегодня наблюдается жесткая конкуренция. Заказчики меняют одно агентство за другим, объявляют тендеры на крупные проекты. Завоевать постоянных клиентов становится все сложнее. Нужно быть «быстрее, выше, сильнее». Стабильно высокое качество услуг и продуктов, предоставляемых точно в срок и в соответствии с пожеланиями заказчика, на сегодня является ключевым фактором конкурентоспособного бизнеса в сфере рекламы.

Добиться сокращения расходов и существенно повысить качество продуктов и услуг, одновременно управляя взаимоотношениями с клиентами, позволяет автоматизация бизнес-процессов рекламного агентства. Внедрение автоматизированной системы управления рекламой позволит профессионально и эффективно осуществлять всю деятельность агентства: от приема заказа и формирования медиапланов до автоматического составления финансовой отчетности и ведения в одной информационной базе учета взаимодействия с каждым клиентом.

Основная деятельность рекламного агентства заключается в планировании, организации и предоставлении рекламных услуг и изготовлении рекламной продукции. За исключением строго специализированных рекламных компаний, агентства призваны одновременно и часто в сжатые сроки решать множество задач, взаимодействовать со множеством клиентов, поставщиков, контрагентов. Это значит, что сотрудники фирмы работают одновременно с несколькими базами данных, зачастую разрозненными и ведущимися в виде excel-файлов. В таких условиях крайне сложно выполнять свои обязательства вовремя, контролировать процесс оказания услуг, своевременно оплачивать счета и планировать деятельность агентства на основе тщательного анализа. Комплексная автоматизированная система рекламы просто незаменима для агентства, которое планирует быть успешным и эффективным.

Объектом и предметом исследования является процесс учета деятельности рекламного агентства.

Цель работы - разработка информационной системы процесса учета учета деятельности рекламного агентства.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса создания и размещения рекламы , а также разрабатывается информационная система по данному процессу.

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

- Провести анализ и описание предметной области;
- Создать хранилище данных;
- Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
- Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса учета деятельности рекламного агентства для информационной системы агентства, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Рекламное агентство – компания независимого характера, в состав персонала которой входят творческие и активные люди, занимающиеся разработкой программ рекламного типа, непосредственно рекламой, а также созданием методик, благодаря которым можно эффективно продвигать товары.

Кроме того многие виды услуг рекламного агентства могут использоваться в СМИ, так, например, это может быть предоставление площади для рекламных объявлений в печатных изданиях, а также времени в эфире теле- или радиопередач.

Работа рекламных агентств разделена на несколько этапов.

Соответственно каждый шаг означает выполнение какой-либо важной функции фирмы. Вот основные из них:

— стадия составления планов подразумевает изучение различных товаров, а также ситуации на рынке относительно конкурентоспособности, исследование рыночной системы в целом в нужных объемах, методов сбыта товаров, уже имеющихся рекламных средств, а так же составление плана, по которому будет работать рекламная фирма;

— этап непосредственной подготовки рекламы включает создание продукции рекламного характера, а также комплексных рекламных компаний. Также перосонал подобных агентств сотрудничает с различными внешними специалистами, студиями, типографскими издательствами;

— стадия размещения рекламы ведется специалистами в «бешеных» темпах и подразумевает приобретение услуг рекламоносителей, передачу оригинала сообщения, контролирование размещения этого сообщения, создание почтовых рассылок, проведение выставок, ярмарок, а также проведение всевозможных расчетов, как с рекламодателями, так и со средствами массовой информации;

Существует особая классификация компаний в зависимости от того, какие виды деятельности рекламного агентства подразумеваются:

1) агентства, специализирующиеся на предоставлении услуг:

полного цикла – крупные компании, которые в состоянии произвести серьезные рекламные компании, сотрудничающие с другими фирмами, занимающимися маркетингом, вопросами кадровой рекламы и так далее. Также данные агентства могут иметь свои филиалы.

неполного цикла – небольшие фирмы, занимающиеся относительно скромными проектами. Это могут быть даже независимые художники, дизайнеры или копирайтеры, которые предпочитают работать одиночно.

агентства, специализирующиеся на индустриальной рекламе – компании, которые занимаются рекламой товаров в области промышленности и технологий. Такая реклама имеет свое распространение в основном с печатными изданиями.

2) медиа-агентства имеющие статус работы независимого характера –особые агентства, которые играют значительную роль во всех рекламных агентствах, так как этот тип имеет очень много каналов размещения. Среди данного вида, существуют те компании, которые занимаются размещением рекламы только в радиоэфире, или только на телевидении, а есть крупные компании, которые способны на размещение во всех каналах. Качество работы данных фирм определяется качеством составленных медиа-планов и соответствующих программ.

Виды рекламных агентств

агентства разовых заказов или агентства «alacarte» — в основном это творческие компании, которые занимаются, например, внедрением новых продуктов или продвижением уже зарекомендовавшихся среди потребителей.
агентства творческого характера – занимаются разработкой тем или мероприятий для рекламных кампаний, а затем создают продукт для СМИ. Так, например, их работой можно считать создание персонажей или музыки из рекламы. Данный подтип является неким дополнением медиа-агентств.
агентства, специализирующиеся на привлечении к развитию товаров – как считают сами агентства данного типа, они самые наилучшие, так как их работа начинается на самых первых ступенях появления товара. Они должны участвовать в создании его названия, ценообразования, вопросах сбыта и так далее. И на самом деле главной гордостью этих агентств можно считать большое количество эффективных кампаний, так как на настоящий момент очень многие продукты претерпевают неудачи в сбыте на первых же шагах.
специализация на контактной рекламе – данные компании занимаются рекламой тех фирм, которые распространяют свои товары с помощью почтовых услуг. Кроме того к их обязанностям можно отнести рекламу всевозможных подписок на печатные издания, также рекламу на разворотах цветных еженедельников. Эффективность рекламного агентства подобного типа можно считать более чем успешной, так как реклама по почте пользуется большой популярностью.
агентства спонсорского типа– данные компании создают всевозможные программы и предлагают идеи для объявления спонсоров. Решения команд таких агентств можно увидеть в бегущей ленте новостей при показе телевизионной программы или же во время рекламной паузы в радиоэфире.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Рис.1.1 Контекстная диаграмма

На рис.1.1 точка зрения рекламного агентства – это работник агентства.

Рассмотрим входы, выходы, контроль и механизмы, приведенные на диаграмме.

Входы:

Материалы для рекламы – содержит информацию для разработки рекламы.
заказчики – заказывают рекламу.

Входами функциональных блоков IDEF0 является информация, инициирующая выполнение действия, входные данные. Деньги, равно как и рецепт, пожелания покупателя и т.п., могут быть входом функционального блока.

Выходы:

рекламная компания.

Механизмы:

менеджер по рекламе.
руководитель.

Контроль:

закон о защите прав потребителя
устав предприятия.

После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме.

На рис.2 уточняется контекстная диаграмма: рассмотрен разработки и размещения рекламы.

Рис.1.2. Разработка и размещение рекламы

В рекламном агентстве процесс начинается с прихода заказчика и приема заказа на рекламную компанию. Затем работники агентства изучают материалы, предоставленные заказчиком и разрабатывают рекламную компанию.

Затем реклама размещается в СМИ.

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с заявками тратится много времени, возникает путаница с документами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Деятельность рекламного агентства» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Деятельность рекламного агентства» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заказ, Изготовление рекламы и Размещение рекламы. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

	Менеджер	Дизайнер	Архив
Заказ	Заявка	Задание
Изготовление	Задание	Задание
Размещение	Договор	Договор

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о выполнении работ и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для выполнении одного действия, минут	Общее время, минут
Заказ	10	15	150
Изготовление	5	30	150
Размещение	0,5	60	30
ИТОГО, минут:			330

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для выполнения одного действия, минут	Общее время, минут
Заказ	10	1	10
Изготовление	5	2	10
Размещение	0,5	5	2,5
ИТОГО, минут:			12.5

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы бухгалтерии.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

В состав информационного обеспечения должны входить:

потоки входной информации, к которым относятся сведения о работниках, видах работ, работах.
потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения выполнении работ и оплате

В состав классификаторов входят следующие:

Справочник "Целевая аудитория"
Справочник "Место размещения"
Справочник "Заказчик"
Справочник "Вид рекламы"
Справочник «Реклама»
Справочник «Сотрудник»

В список первичных документов входят:

Заказ
Разработка
Размещение

В результате должны формироваться следующие документы:

Итоги по заказчикам;
Реклама

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.

Для решения поставленных задач предлагается использовать MySQL 5.1+ Delphi

Существенным преимуществом MySQL является открытость её программного кода и возможность бесплатного доступа к этому ПО. Каждый пользователь, у которого возникла необходимость в СУБД, может скачать в Интернет эту систему, изучить её код и изменить его таким образом, чтобы программа максимально соответствовала индивидуальным потребностям. Работа с MySQL регламентирована GPL-лицензией, в которой прописаны действия с программой, допустимые и недопустимее при различных ситуациях.

Система MySQL организована по принципу клиент-сервер [12]. Благодаря встроенному многопоточному SQL-серверу MySQL обеспечивает поддержку разнообразных вычислительных машин БД, позволяет работать с различными библиотеками и программами на стороне клиента, открывает широкий круг возможностей по администрированию, поддерживает обширный спектр API. MySQL может в виде многопоточной библиотеки быть подключена к пользовательскому приложению, что даст в результате быстрый, легкий и компактный программный продукт.

Программы со стороны клиента посредством механизма сокетов отправляют на работающий в непрерывном режиме сервер SQL-запросы. Сервер обрабатывает полученные данные, сохраняет результат и отправляет его клиенту. Для увеличения скорости возвращения результата клиенту, в качестве которого чаще всего выступают PHP-скрипты, ответ передается частями. Как правило, полный вывод запроса требуется крайне редко [7].

Delphi - это среда разработки приложений for Windows. Delphi поддерживает объектно-ориентированное и событийное программирование.

Delphi - объектно-ориентированный язык программирования с возможностью доступа к метаданным классов (то есть к описанию классов и их членов) в компилируемом коде, также называемом интроспекцией.

Delphi является средством разработки приложений для ОС Microsoft Windows. Он является мощным и довольно простым в использовании инструментом по созданию автономных программных продуктов, обладающих приятным графическим интерфейсом (GUI), или 32-битных консольных приложений (программ, у которых отсутствует графический интерфейс).

Для разработки графического интерфейса приложения используются формы.

Каждая форма имеет свое графическое представление и соответствующий ей модуль, содержащий свойства и методы класса формы. Скалярные и векторные значения свойств выделенного на форме объекта , а также список событий для этого объекта визуализированы в окне Оbject Inspector . Окно Object TreeView содержит список компонентов, расположенных на форме. Окно Exploring содержит список объектовинтерфейсной части выделенного модуля (Unit). Каждый разработчик имеет возможность настроить визуальную среду, как ему будет удобно для работы.

Чтобы перенести компонент на форму, надо открыть соответствующую закладку палитры компонентов, указать щелчком мыши необходимый компонент, после чего щелкнуть мышью в нужном месте формы. Можно сделать двойной щелчок на пиктограмме компонента, в этом случае он автоматически разместится в центре формы.

Добавление компонента на форму приводит к появлению в модуле формы объектной переменной и ссылки на модуль, содержащий класс компонента в том случае, если он еще не подключен.

Для создания приложения добавляются на главную форму компоненты: ADOConnection, ADOTable1 – ADOTable 11, DataSourse1 – DataSourse 11. Подключается база данных в Acсess к приложению, связываются компоненты с таблицами.

Одним из основных компонентов является форма. Форма представляет собой стандартное окно приложения. Когда в визуальной среде разрабатывается новая форма, она создается как наследник класса TForm. Формы могут представлять главное окно приложения, диалоговые окна, многодокументные окна. Форма может служить контейнером для других объектов. В этом окне могут быть размещены визуальные и не визуальные компоненты в любом виде и порядке. Размещение компонентов управления на форме во время разработки осуществляется визуально. Все компоненты, расположенные на форме, а также обработчики событий, как для самой формы, так и для компонентов, являются членами класса формы

Подведя итог, для ИС, разрабатываемой в рамках данноого проекта целесообразно использовать связку MySQL 5.1.+Delphi

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

В качестве операционной среды для разработки и применения программы была выбрана операционная система семейства Windows, в частности операционная система Windows10. Этот выбор обусловлен тем, что на сегодняшний день Windows10 является одной из наиболее распространенных операционных систем. Операционная система Windows10 обеспечивает стабильность работы, предоставляя пользователям возможность сосредоточиться на выполняемой работе.

Компания Microsoft в лице Windows 10 выпустила единую операционную систему для многих устройств: стационарные ПК, ноутбуки, планшеты, смартфоны, игровые приставки. В ней также используется привычный интерфейс Metro, но с рядом изменений.

Одно из главных – вернулась привычная кнопка «Пуск», работа с которой напоминает теперь «семерку» с ее классическим интерфейсом и в тоже время сохраняет функционал от Metro. Однако если пользователем это не понравится, то можно переключиться на работу с кнопкой «Пуск», аналогичной Windows 8. В последних сборках Windows 10 (с 10056) можно с помощью курсора мыши изменять размер меню «Пуск», чуть ли не развернув его на весь экран. Скажем так, вполне удобно.

Еще одно нововведение в Windows 10 – это виртуальные рабочие столы, которые можно создавать в больших количествах. Это должно увеличить скорость работы с «тяжелыми» программами – открыв их на разных рабочих столах, можно переключаться между ними. Новая ли такая функция в современном мире? Скорее нет. В той же Apple OS X она применяется несколько лет, а в Linux и того дольше. Правда, установить разные обои для рабочих столов с целью их лучшего распознавания нельзя. Данный факт вызвал много негативных откликов.

Доработанной в Windows 10 получилась функция Snap, позволяющая сразу 4 приложения держать открытыми и уведомлять какие еще приложения работают, как их разместить и т.д. Выглядит это так: при переносе одного приложения в сторону, вверх или вниз в свободной части дисплея видны миниатюры остальных программ.

Изменения в Windows 10 также коснулись командной строки, посредством которой можно осуществить практически любое действие с системой. В новой версии от Microsoft в командную строку добавили стандартные возможности работы с текстом (выделить, копировать, вставить и др.), опцию прозрачности, новые шрифты и горячие клавиши управления. Продвинутому пользователю такие дополнения пришлись по душе.

С положительной стороны оценили универсальность Windows 10, которая заменит прочие мобильные операционные системы (Windows Phone, Windows RT), «подружившись» со всеми вашими устройствами. Все файлы, сохранения, документы и другое содержимое, хранится в облаке, и всегда будут доступны и с компьютера, и с телефона. При этом Microsoft учла прошлые ошибки, и на разных типах устройств интерфейсы отличаются (ноутбук – классический рабочий стол, планшеты – «плиточный» и т.д.). Все это делает управление удобным в зависимости от гаджета и его особенностей.

Основной успех Windows 10 – это поддержка DirectX 12, который отлично работает с многоядерными процессорами. Новая операционная система позволяет каждому ядру процессора интегрироваться с видеокартой и выполнять разные задачи. По отзывам многих пользователей, производительность при работе с DirectX 12 выросла в несколько раз. Секрет кроется и в том, что DirectX 12 работает не только с основной графической картой, но и с встроенной в материнскую плату.

Серьезное преимущество Windows 10 – быстродействие, так как устранены многочисленные ошибки, улучшено управление памятью, а загрузка системы происходит в среднем на 30% быстрее по сравнению с Windows 7 на том же устройстве.

Для выполнения данной задачи можно использовать следующие прикладные программы:

Spyoutdoor

Spyoutdoor используется рекламными агентствами, как максимально эффективный инструмент продажи наружной рекламы. Программа охватывает весь комплекс бизнес-процессов от поступления заказа, формирования предложений и продаж, до фотоотчетов и поклеек. Десятки агентств, работающих в Spyoutdoor, должным образои оценили удобство, скорость и качество нашего программного продукта. Гибкая система настройки программы позволяет выбрать ту модель работы, которая будет удобна вашему предприятию, будь то крупное рекламное агентство со множеством отделов либо небольшая рекламная компания с несколькими сотрудниками.

Вся работа агентства по продаже рекламных плоскостей максимально автоматизируется. Менеджеры, используя систему Spyoutdoor, могут большую часть времени уделить непосредственно продажам плоскостей. Всю рутину, связаную с оформлением продаж, рассылками, формированием предложений и ведению учета система берет на себя.

Система Spyoutdoor для рекламных агентств содержит в себе такой функционал:

автоматическое получение занятости от операторов;

интернет-магазин;

виджет для сайта с картами расположения плоскостей, фотографиями, схемами и возможностью формировать предложения;

интегрированный почтовый клиент с возможностью автоматических рассылок;

универсальный инструмент импорта данных из сеток занятости операторов;

формирование и учет фотоотчетов;

планирование и контроль поклеек;

автоматизированный документооборот;

архивирование данных, касающихся ведения бизнеса.

Преимущества использования системы Spyoutdoor для рекламного агенства

Полноценное ведение своих и баинговых плоскостей в электронном виде:

создание электронных карточек плоскостей с фото и схемой;

создание базы клиентов;

быстрое и легкое создание сеток занятости и их рассылка;

резервирование плоскостей, с автоматическим напоминанием о снятии резерва;

бронирование плоскостей с максимальным количеством информации о брони;

автоматизация документооборота;

автоматизация фотоотчетов;

учет финансов и контрагенты, кредиторская и дебиторская задолженность

Оптимизация всех бизнес-процессов на предприятии:

автоматизированный импорт любой сетки оператора со всеми данными в Вашу базу за несколько минут;

обработка любого запроса от 2-х до 4-х минут;

автоматизированное резервирование и бронирование плоскостей у операторов;

ведение продаж по ВЫКУПЛЕННЫМ плоскостям;

автоматическая отправка занятости Ваших плоскостей в базу Spyoutdoor, которая доступна другим рекламным агентствам;

централизация, сохранность, конфиденциальность и безопасность всех коммерческих данных компании;

многоуровневый доступ сотрудников к информации (от менеджера до собственника);

взаимосвязь и взаимозаменяемость сотрудников;

возможность работать удалённо, с любой точки мира;

статистика и контроль за менеджерами и продажей плоскостей;

бесплатный интернет-магазин с онлайн занятостью

Рекламное агентство

Грамотный руководитель должен понимать, что успех в любом бизнесе, в том числе и в рекламе, складывается не только из уникальных идей, продуктов, хороших работников. Они, безусловно, составляют значительную часть успеха. Но чтобы получить эффект от этих факторов в виде прибыли, необходимо хорошо настроить их взаимодействие между собой. В этом и заключается задача управленца, или, как сейчас модно говорить, менеджера. Автоматизация в этом процессе играет далеко не последнюю роль, потому что она позволяет работникам и руководителям заниматься своими делами, а всю рутинную и сопутствующую работу делает программа. Не самостоятельно, конечно, делает. С ней тоже нужно работать, но это занимает гораздо меньше времени и создает гораздо больше порядка в организации и в головах работников.
Вот пример простой и функциональной программы для рекламного агентства. Она создана с помощью программного конструктора, что автоматически говорит о ее предельной легкости и понятности для пользователя. Программа предназначена для автоматизации учета заказов в рекламном агентстве, ведения базы клиентов и базы рекламных конструкций.
В программе есть список клиентов с полной и необходимой информацией о каждом из них: наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты и т.д. Эту информацию можно легко дополнить другими характеристиками, которые Вам хотелось бы видеть в базе клиентов. По любой из характеристик можно производить поиск клиента в базе. Данные в программу можно импортировать из таблицы Excel и экспортировать из программы в Excel.
Список рекламных конструкций также прост и удобен. В целом он похож на список клиентов, только характеристики другие: место расположения, категория улицы, тип конструкции, стоимость и т.д. Эти характеристики также можно дополнить или изменить в соответствии с Вашими потребностями. Каждой конструкции можно добавлять фотографии и другие изображения. Поиск в базе рекламных конструкций можно производить по любой характеристике или по нескольким сразу. Здесь также есть возможность импорта/ экспорта данных из/ в Excel.
Операция Заказы служит для оформления заказов. В ней выбираем из списка клиента. Информация о нем попадает в программу автоматически. Затем из списка рекламных конструкций выбираем конструкцию, которую сдаем в аренду клиенту. Информация о ней также попадает в заказ автоматически. Далее вводим количество дней аренды, можно указать скидку для клиента.
На основании введенных данных можно сформировать и напечатать документ, например договор или доп. соглашение. Данные из программы автоматически попадут в документ, который откроется в Word. Вам нужно будет только напечатать его.
Платформа использует шаблоны MS Word для формирования и печати документов. Это позволяет печатать документы любой нужной Вам формы. А изменения в документы, благодаря простоте механизма, Вы можете вносить самостоятельно, просто изменив данные в шаблоне.
В программе для рекламного агентства можно формировать любые отчеты.
Отчет по клиентам, например, показывает полную информацию о каждом клиенте: на какую сумму он заказал у Вас рекламы, сколько конструкций он арендует и т.д. Отчет снабжен необходимыми фильтрами. Данные из отчета можно экспортировать в Excel или напечатать документ с этими данными.
Можно построить отчет о заказах за период времени, или отчет, который даст информацию о том, насколько эффективна та или иная рекламная конструкция и другие отчеты.
Программу для рекламного агентства можно быстро изменить и дополнить по Вашим пожеланиям с учетом особенностей Вашей деятельности за несколько дней.

ПринтОфис / PrintOffice – это специализированная компьютерная программа, позволяющая вести учет заказов, а также контролировать их выполнение и оплату. Программа предназначена для рекламных агентств, в том числе, специализирующихся на производстве широкоформатной наружной и интерьерной рекламы.

С помощью PrintOffice Вы легко сможете заниматься оформлением и ведением учета заказов на широкоформатную печать, сборку и продажу мобильных стендов, а также на продажу других товаров и услуг, связанных с производством рекламы.

PrintOffice позволяет:

вести детальный учет печатных работ, отражая реальную картину выполнения заказов;

выписывать счета на оплату и отправлять их заказчику по e-mail на основании оформленных в программе заказов;

вести учет оплаты заказов и видеть задолженность клиентов по оплате, а также задолженность Вашей компании перед поставщиками;

осуществлять настройку справочных данных;

вести учет пользователей, групп, назначать им права доступа, а также вести регулярное резервное копирование данных.

программа учета заказов на широкоформатную печать

Все заказы в программе PrintOffice систематизированы по категориям: датам заказа, датам выполнения, по клиентам, по менеджерам, по оплате и т.д. Имеются мощные средства поиска, позволяющие за две-три секунды находить заказы, оформленные несколько месяцев или лет назад.

В программе PrintOffice содержатся следующие виды данных:

заказы на выполнение широкоформатной печати

данные обо всех клиентах, плательщиках и поставщиках

данные о приходе и расходе материалов, связанных с производством печати

информация о выписанных счетах, накладных, счетах-фактур, актов сдачи-приемки, других приходных и расходных платежных документах

информация об оплате заказов

информация о работе операторов, начале и окончании печати широкоформатной продукции, данные о браке в работе и сбоях оборудования

Программа ПринтОфис работает под управлением и только совместно с сервером Lotus Domino, доступ к базам данных ПринтОфис осуществляется через клиентскую программу Lotus Notes Client.

Программа созданная на базе программного конструктора Руна предназначена для автоматизации учета заказов в рекламном агентстве, ведения базы клиентов и базы рекламных конструкций, прием и выполнение заказов, получение результирующих отчетов.

Основные функции и возможности программы

справочник рекламных конструкций;

общий справочник форматов, каталог городов с адресами, список типов услуг;

списки специалистов агентства, единиц измерения и брендов клиентов;

база данных клиентов агентства;

услуги за наличный и безналичный расчеты;

договора на оказание услуг по безналу и приложения в MS Word;

оказание услуг за наличный расчет, товарный чек и ПКО в MS Word;

договора на размещение рекламно-информационных материалов с приложениями;

платежи от клиентов за оказанные услуги;

отчёты по должникам, общий и за период по заказам с выводом в MS Word.

Краткая инструкция по работе с программой

В разделе "Справочники", в форме "Рекламные конструкции" содержится список всех носителей для наружной рекламы, находящейся в собственности агентства и предоставляемой клиентам в аренду. Данные по каждой конструкции содержат необходимую информацию: формат из предопределенного справочника, город и адрес, сторону, стоимость аренды в месяц, примечание и изображение. При необходимости данные можно пополнить или изменить требуемыми полями, а также увеличить число прикрепляемых изображений или фотографий. Поиск в базе рекламных конструкций можно производить по любой характеристике или по нескольким сразу. При необходимости можно произвести импорт списка из внешнего источника.

2 глава. Проектная часть.

2.1. Информационная модель и её описание.

Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Информационная модель

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В созданной конфигурации имеются следующие справочники (таб. 2.1)

Таблица 2.1

Сводная таблица справочников

Название справочни-ка;	Ответственный за его ведение;	Средний объём справочника в записях;	Средняя частота актуализации;	Средний объем актуализации (в записях или в процентах);
Реклама	Менеджер	200	1 раз в месяц	10
Место размещения	Менеджер	20	1 раз в месяц	20
Целевая аудитория	Менеджер	10	1 раз в год	10
Вид рекламы	Менеджер	10	1 раз в месяц	10
Заказчик	Менеджер	20	1 раз в месяц	40
Сотрудник	Менеджер	10	1 раз в месяц	10

В таб. 2.2 описаны характеристики справочника Целевая аудитория

Таблица 2.2

Целевая аудитория

Номенклатура поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_celaud	Код	Счетчик
cel_aud	Целевая аудитория	Строка	20

В таб. 2.3 описаны характеристики справочника Место размещения

Таблица 2.3

Место размещения

Номенклатура поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_mesta	Код	Счетчик
mesto	Место	Строка	20
kod-celaud	Код целевой аудитории	Число

В таб. 2.4 описаны характеристики справочника Вид рекламы

Таблица 2.4

Вид рекламв

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_vidrec	Код	Счетчик
vid_rec	Вид рекламы	Строка	20

В таб. 2.5 описаны характеристики справочника Заказчик

Таблица 2.5

Заказчик

Номенклатура поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_zak	Код	Счетчик
nazv	Название	Строка	20
adres	Адрес	Строка	30
tel	Телефон	Строка	10

В таб. 2.5 описаны характеристики справочника Сотрудник

Таблица 2.6

Сотрудник

Номенклатура поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_cotr	Код	Счетчик
fio	ФИО	Строка	20
adres	Адрес	Строка	30
tel	Телефон	Строка	10

В таб. 2.7 описаны характеристики справочника Реклама

Таблица 2.7

Реклама

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_rekl	Код	Счетчик
reklama	Наименование	Строка	20
kod_vidrec	Код вида	Число
opisanie	описание	Строка
kod_celaud	Код целевой аудитории	Число

Описание документов, необходимых для получения исходной информации

Экранные формы размещения данных описаны в таблице 2.6

Таблица 2.7

Описание входных документов

№ пп	Наименова-ние	Реквизиты	Таблицы, на основе которых формируется	Частота формирования
1	Заказ	Номер Дата Заказчик Реклама Цена Количество Дата заказа	Заказчик Реклама	По мере необходимости
2	Разработка	Номер Дата Сотрудник Реклама Цена Количество Дата разработки	Сотрудник Реклама	По мере необходимости
3	Размещение	Номер Дата Место размещения Реклама Цена Количество Дата размещения	Место размещения Реклама

2.3. Характеристика результатной информации

Экранные формы отчетов описаны в таблице 2.7

Таблица 2.8

Описание выходных документов

№ пп

Номенклатура

Реквизиты

Таблицы, на основе которых формируется

Частота формирования

Итоги по заказчикам

Номер
Дата
Заказчик
Сумма

Заказчик
Заказы

Ежедневно

Номер
Дата
Вид рекламы
Реклама
Целевая аудитория

Вид рекламы
Реклама

Целевая аудитория

Ежедневно

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Иерархия функций управления и обработки данных, которые призван автоматизировать разрабатываемый программный продукт.

Рис. 2. 2. Дерево функций

В разработанной программе предусмотрены два пользователя – Менеджер и Дизайнер. Дерево диалога изображено на рисунке 2.3

Рис. 2. 3. Дерево диалога

2.5. Характеристика базы данных

Описание таблиц базы данных

В таб. 2.10 описаны характеристики таблицы Целевая аудитория

Таблица 2.10

Целевая аудитория

Номенклатура поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_celaud	Код	Счетчик
cel_aud	Целевая аудитория	Строка	20

В таб. 2.11 описаны характеристики таблицы Место размещения

Таблица 2.11

Место размещения

Номенклатура поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_mesta	Код	Счетчик
mesto	Место	Строка	20
kod-celaud	Код целевой аудитории	Число

В таб. 2.12 описаны характеристики справочника Вид рекламы

Таблица 2.12

Вид рекламы

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_vidrec	Код	Счетчик
vid_rec	Вид рекламы	Строка	20

В таб. 2.13 описаны характеристики справочника Заказчик

Таблица 2.13

Заказчик

Номенклатура поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_zak	Код	Счетчик
nazv	Название	Строка	20
adres	Адрес	Строка	30
tel	Телефон	Строка	10

В таб. 2.5 описаны характеристики справочника Сотрудник

Таблица 2.14

Сотрудник

Номенклатура поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_cotr	Код	Счетчик
fio	ФИО	Строка	20
adres	Адрес	Строка	30
tel	Телефон	Строка	10

В таб. 2.15 описаны характеристики справочника Реклама

Таблица 2.15

Реклама

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
kod_rekl	Код	Счетчик
reklama	Наименование	Строка	20
kod_vidrec	Код вида	Число
opisanie	описание	Строка
kod_celaud	Код целевой аудитории	Число

В таб. 2.16 описаны характеристики таблицы Заказ

Таблица 2.16

Заказ

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
kod_zak	Код заказа	Числовой	3	Ключевое поле
kod_rekl	Код рекламы	Числовой	3
cena	Код Адреса	Числовой	10
kol	Количество	Числовой	10
data_zak	Дата заказа	Дата	10

В таб. 2.17 описаны характеристики таблицы Разработка

Таблица 2.17

Разработка

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
kod_cotr	Код сотрудника	Числовой	3	Ключевое поле
kod_rekl	Код рекламы	Числовой	3
cena	Цена	Числовой	10
kol	Количество	Числовой	10
data_razr	Дата разработки	Дата	10

В таб. 2.18 описаны характеристики таблицы Разработка

Таблица 2.18

Размещение

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
kod_ mesto	Код места	Числовой	3	Ключевое поле
kod_rekl	Код рекламы	Числовой	3
cena	Цена	Числовой	10
kol	Количество	Числовой	10
data_ razm	Дата размещения	Дата	10

Получили схему данных

Рис 2.4 Схема данных

2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Описание пакета (дерево вызова программных модулей) Дерево программных на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 Дерево програмнмых модулей

2.7 Описание программных модулей

Схема программных модулей собой разделение процесса решения на отдельные преобразования информации, модулями [15 с.105]. Дерево модулей отражает структуру программы указанием типов модулей:

тип – передача управления модулю с в вызывающий ;
тип Р – управления без .

Дерево программных для исходящих представлено для входящих на рисунке 2.6 .

Рисунок 2.6 Главное окно программы

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Посте запуска конфигурации открывается Главное окно программы (рис 2.7)

Рисунок 2.7 Авторизация

Далее заносим данные в справочники ( рис. 2.8)

Рисунок 2.8 Заполнение справочной информации

Затем оформляем заказ (рис 2.9)

Рисунок 2.9 Заполнение документов

Получили следующие отчеты: (рис.2.10)

Рисунок 2.10 Отчеты

Заключение

В данной работе был разработана конфигурация для управления учетом предоставления рекламных услуг. Данный процесс на рассматриваемом предприятии наиболее сложен в связи с большим количеством рекламных агентств, разнообразием рекламы, что накладывает свои требования к разрабатываемой системе.

В аналитической части выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства системы, дано описание всем существующим бизнес-процессам, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. Также в первой главе обосновываются проектные решения по информационному, программному, техническому и технологическому обеспечению.

Проектная часть посвящена созданию конфигурации для решения задачи. Также дана характеристика информационной архитектуры разрабатываемой проекта, описана структура справочников, документов, проанализированы все информационные потоки входной, оперативной, нормативно-справочной и результатной информации.

Список использованной литературы

ГОСТ 34.602-89. «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы».
Абрамов Г.В., Медведкова И.Е., Коробкова Л.А. «Проектирование информационных систем» - Воронеж:ВГУИТ, 2012. - 172 с.
Аверченков В.И., Лозбинев Ф.Ю., Тищенко А.А. «Информационные системы в производстве и экономике» - М.:ФЛИНТА, 2011. - 274 с.
Братищенко В.В. «Проектирование информационных систем» - Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010. - 84 с.
Вендеров А.М. «Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем» - М.: Финансы и статистика, 2012.
Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. «Проектирование информационных систем» - М.:Феникс, 2011. - 512 с.
Гвоздева В.А., Лаврентьева И.Ю. «Основы построения АИС» - М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2010. – 320с.
Калянов Г.Н. «Стратегическое управление информационными системами» - М.:БИНОМ, 2010. - 510 с.
Коровкина Н.Л. «Проектирование информационных систем» - М.: Инетрнет-университет информационных технологий - ИНТУИТ. ру, 2013.
Мишенин А.И. «Теория экономических информационных систем» - М.: Финансы и статистика, 2011. - 240 с.
Соловьев И.В., Майоров А.А. «Проектирование информационных систем» - М.:Академический проект, 2011. - 400 с.
Титоренко Г.А. «Информационные системы и технологии управления» - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 591 с.
Черемных С.В. «Моделирование и анализ систем» - М.: Финансы и статистика, 2013. - 192 с.

Приложение

Фрагмент кода

unit Unit1;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, DB, ADODB, Grids, DBGrids, Menus, StdCtrls;

type

TForm1 = class(TForm)

DataSource1: TDataSource;

DataSource2: TDataSource;

DataSource3: TDataSource;

DataSource4: TDataSource;

DataSource5: TDataSource;

DataSource6: TDataSource;

DataSource7: TDataSource;

DataSource8: TDataSource;

DataSource9: TDataSource;

ADOTable1: TADOTable;

ADOTable2: TADOTable;

ADOTable3: TADOTable;

ADOTable4: TADOTable;

ADOTable5: TADOTable;

ADOTable6: TADOTable;

ADOTable7: TADOTable;

ADOTable8: TADOTable;

ADOTable9: TADOTable;

ADOConnection1: TADOConnection;

MainMenu1: TMainMenu;

N1: TMenuItem;

N2: TMenuItem;

N3: TMenuItem;

N4: TMenuItem;

N5: TMenuItem;

N6: TMenuItem;

N7: TMenuItem;

N8: TMenuItem;

N9: TMenuItem;

N10: TMenuItem;

N11: TMenuItem;

DataSource10: TDataSource;

ADOTable10: TADOTable;

N12: TMenuItem;

Button1: TButton;

Button2: TButton;

DBGrid1: TDBGrid;

ADOTable1kod_rekl: TAutoIncField;

ADOTable1reklama: TWideStringField;

ADOTable1kod_vidrec: TIntegerField;

ADOTable1opisanie: TWideStringField;

ADOTable1kod_celaud: TIntegerField;

N13: TMenuItem;

N14: TMenuItem;

procedure N4Click(Sender: TObject);

procedure N6Click(Sender: TObject);

procedure N7Click(Sender: TObject);

procedure N8Click(Sender: TObject);

procedure N10Click(Sender: TObject);

procedure N9Click(Sender: TObject);

procedure N5Click(Sender: TObject);

procedure N11Click(Sender: TObject);

procedure N12Click(Sender: TObject);

procedure Button2Click(Sender: TObject);

procedure Button1Click(Sender: TObject);

procedure N13Click(Sender: TObject);

procedure N14Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form1: TForm1;

implementation

uses Unit2, Unit3, Unit4, Unit5, Unit6, Unit7, Unit8, Unit9, Unit10,

Unit12, Unit13, Unit14;

{$R *.dfm}

procedure TForm1.N4Click(Sender: TObject);

begin

Form2.ShowModal;

end;

procedure TForm1.N6Click(Sender: TObject);

begin

Form3.Showmodal;

end;

procedure TForm1.N7Click(Sender: TObject);

begin

Form4.Showmodal;

end;

procedure TForm1.N8Click(Sender: TObject);

begin

Form5.ShowModal;

end;

procedure TForm1.N10Click(Sender: TObject);

begin

Form6.ShowModal;

end;

procedure TForm1.N9Click(Sender: TObject);

begin

Form7.ShowModal;

end;

procedure TForm1.N5Click(Sender: TObject);

begin

Form8.ShowModal;

end;

procedure TForm1.N11Click(Sender: TObject);

begin

Form9.ShowModal;

end;

procedure TForm1.N12Click(Sender: TObject);

begin

Form10.Showmodal;

end;

procedure TForm1.Button2Click(Sender: TObject);

begin

Form1.ADOTable1.Delete;

end;

procedure TForm1.Button1Click(Sender: TObject);

begin

Form12.ShowModal;

end;

procedure TForm1.N13Click(Sender: TObject);

begin

Form13.ADOTable1.Active:=true;

Form13.ShowModal;

end;

procedure TForm1.N14Click(Sender: TObject);

begin

Form14.ADOTable1.Active:=true;

Form14.ShowModal;

end;

end.

unit Unit11;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls, jpeg, ExtCtrls;

type

TForm11 = class(TForm)

Edit1: TEdit;

Edit2: TEdit;

Label1: TLabel;

Label2: TLabel;

Button1: TButton;

Button2: TButton;

Image1: TImage;

procedure Button2Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form11: TForm11;

implementation

uses Unit1;

{$R *.dfm}

procedure TForm11.Button2Click(Sender: TObject);

begin

if ((Edit1.Text='admin12') and (Edit2.Text='12345')) then

Form1.ShowModal

else Showmessage('Неправильный логин или пароль');

end;

end.

unit Unit12;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls;

type

TForm12 = class(TForm)

Edit2: TEdit;

Edit3: TEdit;

Edit4: TEdit;

Edit5: TEdit;

Label2: TLabel;

Label3: TLabel;

Label4: TLabel;

Label5: TLabel;

Button1: TButton;

Button2: TButton;

procedure Button2Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form12: TForm12;

implementation

uses Unit1;

{$R *.dfm}

procedure TForm12.Button2Click(Sender: TObject);

begin

Form1.AdoTable1.Insert;

Form1.AdoTable1.FieldByName('reklama').Text:=Edit2.Text;

Form1.AdoTable1.FieldByName('kod_vidrec').Text:=Edit3.Text;

Form1.AdoTable1.FieldByName('opisanie').Text:=Edit4.Text;

Form1.AdoTable1.FieldByName('kod_celaud').Text:=Edit5.Text;

if form1.AdoTable1.Modified

then form1.AdoTable1.Post;

end;

end.

//----------------------------------------