Проектирование организации бизнес-процесса «Запасы-склад (приходование товара)

Содержание:

Введение

Эффективность работы современных предприятий во многом зависит от степени оснащения организации информационными средствами на базе компьютерных систем. Современные производственные и сервисные технологии, производство продукции и услуг сегодня немыслимы без информационных технологий, обеспечивающих потребности в информации управленческих, производственных, снабженческих, торговых, сбытовых и других функциональных подразделений предприятий. Информационные технологии предоставляют возможность эффективно распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия. Материальные и финансовые ресурсы, зачастую, достаточно ограничены, поэтому принятие правильного и своевременного решения о сфере и способе их сосредоточения для достижения максимальной эффективности является важным фактором успеха экономической деятельности. Концентрация ресурсов в нужное время и в нужном месте, обеспечивающая решение приоритетных задач, возможна благодаря своевременной и актуальной информации.

Информационная система — это совокупность:

-функциональных и информационных процессов конкретной предметной области;

-методов и средств сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации, зависящих от специфики области применения;

-методов управления процессами решения функциональных задач; а также информационными, материальными и денежными потоками в предметной области.

Автоматизированной информационной системой - называется комплекс, который включает в себя вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Целью данной курсовой является создание модели ИС с использованием инструментов BPWin и ERWin, входящих в состав пакета AllFusion Modeling Suite 7.2 компании Computer Associations,

Глава 1 Характеристика склада «Хозяин»

1.1 Краткая характеристика склада

Склад - это составная часть оптовой-розничной организации. Целью данной организации является удовлетворение потребностей клиента и получение, за счет этого, прибыли. Клиент – тот объект, для которого, собственно, функционирует предприятие в целом и склад, в частности. Оплатив товар, клиент с оплаченным счетом обращается на склад для получения товара, а также документов на товар.

Склад выполняет функции приемки, отгрузки и возврат товара, хранение.

На настоящий момент штат склада «Хозяин» представлен пятнадцатью сотрудниками.

1.2 Организационная структура

Организационная структура склада «Хозяин» представляет собой следующую структуру:

Рисунок 1 Организационная диаграмма склада «Хозяин»

Склад возглавляется заведующим. На него возложена вся полнота ответственности за сохранность вверенных ему материальных ценностей, он организует контроль поступления товаров и состояния товарных запасов. Более того, в его обязанности включены организация приемки товаров, их хранения и выдача клиентам-покупателям, правильное размещение товаров в складских помещениях, рациональное и эффективное использование всех имеющихся площадей склада. Так же, заведующий должен обеспечивать своевременную подготовку хранимых товаров к отпуску оптовым клиентам-покупателям, организацию количественной и качественной приемки товаров (грузов, изделий), их оприходование, а также ведение строгого учета движения товаров и их остатков.

В обязанности заведующего входит также своевременное информирование администрации предприятия о товарах, поставку которых на склад нужно ускорить. Он обеспечивает своевременную передачу в бухгалтерию текущих отчетов о движении всех товарно-материальных ценностей. При этом заведующий складом имеет право требовать от руководства предприятия-оптовика оснащения склада необходимым инвентарем, инструментами и оборудованием, а также организации и проведения требуемого текущего и капитального ремонта складских помещений, полного обеспечения склада упаковочными материалами и тарой. Деятельность заведующего складом направлена на совершенствование оперативной деятельности склада, рациональную организацию работы сотрудников, прием и отправку оптовым клиентам-покупателям товаров только надлежащего качества, поддержание чистоты и должных санитарно-гигиенических условий всех складских помещений. Завскладом обеспечивает соблюдение всеми работниками правил техники безопасности и производственной санитарии.

Старший кладовщик обязан организовывать прием и отпуск товаров с соответствующим документальным оформлением этих операций, обеспечивать рациональное и грамотное размещение хранимых товаров, осуществлять все необходимые мероприятия по обеспечению сохранности товаров и иных материальных ценностей, ежедневно вести учет движения складских товаров, следить за чистотой и порядком на вверенных им участках склада. Его функциями также являются непосредственное руководство деятельностью кладовщиков, упаковщиков, отборщиков, сортировщиков, грузчиков.

Кладовщики должны осуществлять приемку товаров и дальнейшее их размещение на хранение, уход за товарами в процессе складского хранения. Кладовщики - материально-ответственные лица, они несут всю полноту материальной ответственности за сохранность хранимых товаров с момента их поступления на склад до момента сдачи товаров в экспедицию или сектор упаковки.

Отборка товаров на складе, их первичная упаковка во внутреннюю тару и последующая передача в сектор упаковки производится силами отборщиков. Они же обязаны заполнять отборочные фактуры.

Укладка товаров в тару, маркировка грузов и пломбировка тарных мест - задача упаковщиков. Они несут ответственность за верность упаковки, наличие и сохранность товаров в паковочном месте.

Распаковку товаров во время их приемки, подсчет и регистрацию поступивших на склад товаров по видам и количеству осуществляют сортировщики. В их обязанности включены подборка материалов для оформления актов приемки товаров.

Товароведы участвуют в организации и проведении складских операций, связанных с приемкой и хранением товаров. Товароведы контролируют поддержание во всех складских помещениях регламентированных газо-температурно-влажностных режимов хранения. Их обязанностями также являются:

-постоянный контроль ассортимента товаров и принятие необходимых мер по его пополнению;

-исследование спроса клиентов-покупателей;

-своевременная подача заявок в торговую службу предприятия на необходимые товары;

-анализ имеющихся данных о текущем движении товарных запасов по отдельным наименованиям или товарным группам, своевременные доклады руководству предприятия о результатах этого анализа.

1.3 Описание бизнес-процессов.

Всю деятельность склада «Хозяин» в целом можно разделить на:

• Приемку товара (Принятие товара по сопроводительным документам и передача его на хранение). При поступлении товара от поставщика проводится проверка сопроводительных документов, а также проверяется количество поступившего товара и его качество (сохранность, срок годности). В ходе проверок принимается решение о принятии товара и его передаче на складское хранение, или оформлении возврата товара поставщику (в случае нарушения упаковки, комплектации или при неудовлетворительном качестве товара).
• Отгрузку и возврат товара (Выдача скомплектованного товара клиенту, либо возврат поставщику).

Данный этап подразумевает отгрузку клиенту товара, скомплектованного по отгрузочным документам.

• Хранение подразумевает все остальные действия с товаром, не описанные выше, например, складирование, комплектование, оформление документации на товар, списание.

Процесс приемки, в свою очередь подразделяется на:

• Проверку документов
• Разгрузку товаров
• Приемку товара по количеству и сохранности
• Приходование на склад

Глава 2 Создание модели информационной системы

Для проведения анализа и реорганизации бизнес – процессов предназначено CASE-средство верхнего уровня AllFusion Process Modeler (BPwin), поддерживающее методологии:

• IDEF0 (функциональная модель);
• DFD (DataFlow Diagram);
• IDEF3 (Workflow Diagram).

Термин CASE (Computer Aided System/Software Engineering) используется в довольно широком смысле. Первоначальное значение термина CASE было ограничено вопросами автоматизации разработки только лишь программного обеспечения, в настоящее время приобрело новый смысл, охватывающий процесс разработки сложных ЭИС в целом - технология в рамках методологии включает в себя методы, с помощью которых на основе графической нотации строятся диаграммы, поддерживаемые инструментальной средой. Теперь под термином CASE-средства понимаются программные средства, поддерживающие процессы создания и сопровождения ИС, включая анализ и формулировку требований, проектирование прикладного программного обеспечения и баз данных, генерацию кода, тестирование, документирование, обеспечение качества, конфигурационное управление и управление проектом, а также другие процессы. CASE-средства вместе с системным программным обеспечением и техническими средствами образуют полную среду разработки ИС.

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии и идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться. Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы.

2.1 Построение модели в стандарте IDEF0

На начальных этапах создания ИС необходимо понять, как работает предприятие, которое собираются автоматизировать. Для описания работы предприятия необходимо построить модель. Создаваемая модель должна быть адекватна предметной области, следовательно, она должна содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов предприятия.

Наиболее удачным языком моделирования бизнес-процессов является IDEF0, предложенный более 40 лет назад Дугласом Россом и называющийся первоначально SADT – Structured Analysis and Design Technique.

В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной – функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют.

Построение модели информационной системы начинается с описания функционирования предприятия (системы) или отдельной ее части (в нашем случае это процесс приемки) в целом в виде контекстной диаграммы. На Рисунке 2 представлена контекстная диаграмма информационной системы «Склад»:

Рисунок 2 Контекстная диаграмма функционирования склада

Входы (Input):
Товар от поставщика Сопроводительные документы Оплаченный счет от клиента Возврат товара от клиента
Выходы (Output):
Выходные документы Выданный товар Списанный товар
Управление (Control):
Законодательство Должностные инструкции Инструкции по охране труда и технике безопасности
Механизмы (Mechanism):
Персонал склада Оборудование (складское и офисное)

Модель описывает деятельность склада, а именно, выполняемые им функции:

• Приемка товара
• Отгрузка и возврат товара
• Хранение

После описания контекстной диаграммы производится функциональная декомпозиция – вся система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). При необходимости, каждая подсистема может быть разбита на более мелкие, вплоть до достижения подробности требуемого уровня. Результатом такого разбиения становится отображение каждого фрагмента системы на отдельной диаграмме декомпозиции (Рисунок 3). После каждого сеанса декомпозиции проводится сеанс экспертизы в которой принимают участие эксперты в данной области, представители заказчика, т.е. люди непосредственно участвующие в бизнес-процессе. Такая технология создания модели позволяет построить модель, адекватную предметной области на всех уровнях абстрагирования.

Рисунок 3 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Склад.

Результатом дальнейшего разбиения функции Приемка товара является диаграмма декомпозиции (Рисунок 4):

• Проверка документов (При прибытии транспорта с грузом на склад в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов и их содержание на предмет соответствия условиям, прописанным в договоре поставки)
• Разгрузка товара (Прежде чем приступить к приемке товара, необходимо его разгрузить. Для выгрузки товара может применяться различное подъемно-транспортное оборудование)
• Приемка по количеству и сохранности (После завершения разгрузки проводится пересчет и проверка качества товара для выявления недостачи или не кондиции, составляется акт о приемке продукции)
• -Приходование на склад (Товар и документация передаются на склад для дальнейшего хранения и учета)

Рисунок 4 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Приемка товара

Проведя декомпозицию функции Приемка по количеству и сохранности получаем конечную диаграмму декомпозиции (Рисунок 5):

• -Проверка количества товара (Приемка по количеству может проводиться по массе или по количеству товарных единиц. При обнаружении недостачи составляется акт о приемке продукции в котором указывают количество недостающего товара и его общую стоимость)
• -Проверка целостности упаковки (На этом этапе проводится визуальный осмотр упаковки товара. При обнаружении некондиционного товара определяется степень повреждения и возможность восстановления упаковки силами работников склада. Принимается решение о приемке товара или его возврате)
• -Проверка сроков годности (Для товаров с ограниченным сроком годности проводится их проверка. Товар с истекшим сроком может быть возвращен поставщику)
• -Внесение в базу данных (Данные по принятому товару заносятся в базу данных)

Рисунок 5 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Приемка по количеству и сохранности

2.2 Нотация IDEF3

Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (workflow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур. Для описания логики взаимодействия информационных потоков модель дополняют диаграммами методологии IDEF3, также называемой workflow diagramming. Методология моделирования IDEF3 позволяет описать и задокументировать процессы графически, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов. IDEF3 предполагает построение двух типов моделей: модель может отражать некоторые процессы в их логической последовательности, позволяя увидеть,

Рисунок 6 Проверка целостности упаковки(IDEF3)

как функционирует организация, или же модель может показывать “сеть переходных состояний объекта”, предлагая вниманию аналитика последовательность состояний, в которых может оказаться объект при прохождении через определенный процесс.

В процессе приемки в обязательном порядке проверяется целостность упаковки. Если обнаруживается повреждение упаковки или самого товара, то он возвращается обратно поставщику. Аналогичным образом происходит и проверка сроков годности (Рисунок 6 и Рисунок 7).

Рисунок 7 Проверка сроков годности(IDEF3)

2.3 Диаграмма дерева узлов

Дерево узлов – представление отношений между родительскими и дочерними узлами модели IDEF0 в форме древовидного графа. Диаграммы дерева узлов – это диаграммы, показывающие не взаимосвязи между функциями (стрелки), а иерархическую зависимость функций. Диаграмма узлов использует традиционное дерево иерархий, в котором верхний узел (блок) соответствует контекстной диаграмме, а нижний уровень – декомпозицию потомков.

Диаграмма узлов дерева добавляется в модель для демонстрации взаимосвязи всех родительских диаграмм и диаграмм–потомков в виде иерархии блоков в модели, что позволяет рассмотреть всю модель целиком.

Диаграмм деревьев узлов может быть в модели сколь угодно много, поскольку дерево может быть построено на произвольную глубину и не обязательно с корня. Имя дерева узлов по умолчанию совпадает с именем блока верхнего уровня, а номер диаграммы автоматически генерируется как номер узла верхнего уровня плюс буква «N». Если в модели создается два дерева узлов, имеющие в качестве верхнего уровня одну и ту же функцию, то по умолчанию диаграммы получат идентичные номер и имя. Поэтому рекомендуется при создании диаграммы дерева узлов задавать имя диаграммы, отличное от значения по умолчанию.

Процесс создания модели функций является итерационным, следовательно, функции могут менять свое расположение в дереве узлов многократно. Чтобы не запутаться и проверить позиции, следует после каждого изменения создавать диаграмму дерева узлов. ( Рисунок 8)

• Диаграмма «Склад» – первый уровень дерева узлов;
• Диаграммы «Приемка товара», «Отгрузка и возврат товара» и «Хранение» – второй уровень дерева узлов;
• Диаграммы «Проверка документов», «Разгрузка товара», «Приемка товара по количеству и сохранности» и «Приходование на склад» – третий уровень дерева узлов;
• Диаграммы «Проверка количества товара», «Проверка целостности упаковки», «Проверка сроков годности» и «Внесение в базу данных» – четвертый уровень дерева узлов, данный уровень обеспечивает достаточную подробность в ходе данной работы.

Рисунок 8 Диаграмма дерева узлов

Глава 3 Диаграмма процессов в ERWin.

Существует два различных метода моделирования - логический уровень и физический уровень. Понятие логический уровень подразумевает, что мыслим в понятиях реального мира и непосредственно из него берем объекты для моделирования. Элементами в рассматриваемом инструментальном средстве являются сущности, связи и атрибуты.

Сущность - “логический” объект, который в физической среде СУБД представлен таблицей. Сущность в ERwin обычно описывает три части информации: атрибуты, являющиеся первичными ключами, не ключевые атрибуты и тип сущности. Связь - это соотношение либо между двумя сущностями, либо между сущностью и этой же сущностью. Связь в ERwin обычно содержит пять типов информации: тип связи, родительский конец связи, дочерний конец связи, знак “обязательности” связи и кардинальность связи. Альтернативным ключом называется атрибут или группа атрибутов, уникальным образом определяющие экземпляр сущности. Если у сущности есть несколько атрибутов, уникальным образом определяющих каждый экземпляр, то Вы можете назначить любой из этих атрибутов, за исключением атрибутов первичного ключа, альтернативным ключом, и ERwin создаст дополнительные индексы.

Под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств. Модель должна содержать необходимую и достаточную информацию для дальнейшего проектирования автоматизированной информационной системы.

Инфологическая модель должна легко однозначно восприниматься всеми специалистами, которые в дальнейшем участвуют в процессе проектирования баз данных, а также модель является средством коммуникации разнообразных коллективов, как конечных пользователей, так и разработчиков.

Для описания инфологической модели применяются языки описательного типа и графические средства. Графическое представление является наиболее наглядным и простым для восприятия и анализа, поэтому мы воспользуемся графическим способом отображения нашей модели.

Для представления информационной модели данных используется CASE-средство ERWin. С его помощью при проектировании модели ИС «Склад» была создана логическая и физическая модели базы данных (Рисунок 9 и Рисунок 10). В данной работе использована связь один-ко-многим. Связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности связан с несколькими экземплярами второй сущности.

Рисунок 9 Модель данных (логический уровень)

Рисунок 10 Модель данных (физический уровень)

Заключение

Владельцы и руководители бизнеса по-разному подходят к оценке информационных технологий. Одни воспринимают их как некое модное веяние, которому нужно слепо следовать. Другие воспринимают информационные технологии как престиж и считают их средством для повышения стоимости активов предприятия. Однако большинство предпринимателей (особенно среди малого и среднего бизнеса) воспринимают информационные технологии исключительно как головную боль и неоправданные дополнительные расходы.

Тем не менее разумное применение информационных технологий для управления предприятием может сделать любую компанию более конкурентоспособной в следствии повышения его эффективности управления.

Посредством такой автоматизации возможно повысить эффективность управления компанией путем обеспечения ее руководителей и специалистов максимально подробной, оперативной и достоверной информацией, на основе единой базы данных. Также современные информационные технологии предоставляют возможность снизить расходы на ведение дел путем автоматизации процессов обработки информации регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к необходимой информации. Информационные технологии позволяют качественно изменить характер труда сотрудников посредством избавления их от выполнения рутинной работы и дают возможность сконцентрировать свои усилия на наиболее важных профессиональных обязанностях, а также обеспечивают надежность учета и контроля, поступления и расходов материальных средств на всех уровнях управления предприятием.

Руководителям среднего и нижнего звеньев информационные технологии предоставляют инструменты для анализа деятельности своих отделов и оперативной подготовки сводных и аналитических отчетов для смежных отделов и руководства.

Вместе с тем современные информационные технологии повышают эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом, гарантируют полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Таким образом использование информационных систем на предприятии может и не являться жизненной необходимостью, тем не менее их применение повышает эффективность организации и выводит ее на новый конкурентоспособный уровень. Однако стоит учитывать, что для представителей среднего и малого бизнеса, зачастую, более целесообразным и экономически выгодным является приобретение и внедрение уже готового продукта (и при необходимости его изменение и доработка под конкретные задачи), а не разработка информационной системы с нуля.

Список используемой литературы

1. Файзрахманов Р. А., Селезнев К. А. Учебное пособие к практическим занятиям «Структурно функциональный подход к проектированию информационных технологий и автоматизиро­ванных систем с использованием CASE-средств» / Перм. гос. техн. ун-т. -Пермь, 2005. - 245 с.
2. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: Финансы и статистика, 2006. – 544 с: ил.
3. Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. – М.: Диалог-МИФИ, 2007. – 304 с.
4. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0. – М.: Диалог-МИФИ, 2002. – 224 с.