Проблемы коммуникаций в современных оранизациях

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшнем этапе развития общества коммуникации играют огромную роль и проникают во все сферы деятельности, и их значение все больше увеличивается с развитием новых технологий. Именно этим обусловлена актуальность данной работы.

Коммуникация является процессом обмена информацией и ее смысловыми значениями между людьми с помощью общей системы символом. В свою очередь, информация – это основа управления, так называемое, связующее звено менеджера со средой, в которой он находится в процессе работы. Для более эффективной рабочей деятельности менеджеру необходимо правильно представить информацию ее потребителям или заказчикам. Также стоит сосредоточить усилия больше на развитии внешних связей с партнерами, чем на внутреннем состоянии компании, в результате чего стираются структурные границы бизнеса, уменьшается его закрытость, снижаются риски при конкуренции на рынке, появляются преимущества в установлении связей с партнерами и т.д. Поэтому коммуникации важны как на малых, так и на крупных предприятиях. Эффективность коммуникационных связей оказывает влияние на само предприятие, как на хозяйствующий субъект, и на его персонал, а также даже на благополучное экономическое развитие всей страны в целом.

Цель работы – рассмотреть проблемы коммуникаций в современных организациях.

Для достижения поставленной цели изучим понятие, функции, виды, элементы коммуникаций в организациях.

1 Сущность понятия коммуникации

1.1 Понятие коммуникаций

В данном разделе рассмотрим понятие коммуникаций. Сам термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», что означает «общее». Иначе говоря, человек передающий информацию пытается установить «общность» с получателем информацию. Исходя из этого, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Так, коммуникации – это обмен информацией, в ходе которого руководитель предприятия или организации получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников предприятия или организации. Если коммуникации плохо налажены, это может привести к неверным управленческим решениям, что отрицательно скажется на деятельности предприятия или организации. Поэтому эффективность коммуникаций оказывает огромное влияние на качество управленческих решений и на то, как они будут реализованы в реальности.

Стоит отметить, что информация является лишь внешним проявлением коммуникации, то есть ее результатом. Она играет центральную роль в коммуникационном существовании общества и выступает как средство коммуникации [1].

Исходной причиной, по которой люди нуждаются в коммуникации, служат потребности человека или группы людей. Цели коммуникации обслуживают те или иные потребности человека: выживание, сотрудничество с другими людьми, личные потребности, поддержание отношений с другими людьми, убеждение других действовать или думать каким-либо образом, осуществление власти над другими людьми (сюда относится и пропаганда), объединение обществ и организаций в одно целое, получение и сообщение информации, осознание мира и нашего опыта в нем (во что мы верим, что думаем о себе, об отношениях с другими людьми, о том, что является истинным), проявление творческой натуры и воображения. Распределяют наши потребности по четырем группам: личные, социальные, экономические и творческие. В самом широком смысле цель коммуникаций – осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания организации. В узком же смысле цель коммуникации – добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи такой информации, как идеи, факты, мнения, намеки, ощущения или восприятия, чувства и отношения от одного лица к другому в различных формах с целью получения ответной желаемой реакции.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания. Чтобы коммуникация являлась эффективной, она должна отвечать таким требованиям, как реальность, объективность, достоверность, адресность, доступность, дозированность, своевременность и обратная связь.

Отметим, что эффективная межличностная коммуникация очень важна для качественного управления. Во-первых, в основе решения многих управленческих задач лежит непосредственное взаимодействие людей, а значит и обмен информацией. Во-вторых, межличностная коммуникация – это лучший способ обсуждения и решения вопросов, которые характеризуются неопределенностью и двусмысленностью [2]. В свою очередь, неэффективные коммуникации являются причиной многих проблем в деятельности предприятия или организации.

Современные менеджеры затрачивают на коммуникации 50-90% своего времени. Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов деятельности менеджера. Следовательно, эффективные коммуникации просто необходимы для успеха, как отдельного работника, так и предприятия или организации в целом. Как известно, основная задача менеджмента – получение прибыли, а это напрямую зависит от умений и знаний менеджера. Можно увидеть связь между коммуникацией, информацией и умением менеджера работать.

Основная цель коммуникации состоит в том, чтобы достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщениями. Но заметим, что сам обмен информацией еще не гарантирует успех процесса. Чтобы лучше понять суть этого процесса и то, чем определяется его эффективность, необходимо иметь представление о том, из каких этапов он состоит. Поэтому рассмотрим более детально процесс коммуникаций. Он включает в себя четыре базовых элемента:

1. Отправитель – это лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.

2. Сообщение – это собственно информация, закодированная в символы.

3. Канал – это средство передачи информации.

4. Получатель – это лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует [3].

На рисунке 1 представлена модель процесса коммуникации.

Рисунок 1 – Модель процесса коммуникации

Процесс коммуникации состоит из пяти этапов. Наглядно они представлены на рисунке 2.

Рисунок 2 – этапы процесса коммуникации

Далее подробно рассмотрим каждый этап процесса коммуникации:

1. Генерирование идеи: коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации, отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести (например, менеджер собирается сообщить сотрудникам результаты оценки их деятельности).

2. Кодирование и выбор канала: перед отправкой идеи отправитель должен закодировать ее в определенные символы (слова, интонацию и жесты), это и делает идею сообщением, после отправитель должен выбрать канал, соответствующий использованным символам при кодировании.

3. Передача: непосредственное использование канала для доставки сообщения.

4. Декодирование: после получения сообщение получатель его декодирует, то есть переводит символы отправителя в мысли получателя, если не требуется ответной реакции, то коммуникация на этом этапе завершается.

5. Обратная связь: в этой ситуации отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями, получатель проходит все предыдущие этапы коммуникации, а отправитель получает ответную реакции на свое сообщение [4].

Важно знать, что эффективные коммуникации должны быть двусторонними. Обратная связь обязательна для того, чтобы определить реакцию получателя. Не наладив обратной связи с получателем информации, менеджер значительно снижает эффективность своей управленческой деятельности. Таким образом, обратная связь в значительной мере способствует повышению эффективности управленческих коммуникаций. Хотя и двусторонние коммуникации являются более длительными по времени, но они гораздо точнее односторонних.

1.2 Виды и функции коммуникаций

Все коммуникации делятся на виды по различным признакам. Рассмотрим следующую классификацию коммуникаций:

1. По месту возникновения: внешние (между организацией и внешней средой) и внутренние (между различными подразделениями организации).

2. По направленности: горизонтальные и вертикальные, нисходящие и восходящие.

3. По способу возникновения: формальные (определяются организационной структурой предприятия), неформальные и внеформальные.

4. По месту: внутри организации и между двумя или несколькими организациями.

5. По составу участников: между руководителями, между руководителями разных уровней, между сотрудником и руководителем, между сотрудниками [5].

Вышеперечисленные виды можно составить в схему, представленную на рисунке 3.

Рисунок 3 – виды коммуникаций

Можно выделить функции передачи информации, в которых коммуникация играет роль посредника при обмене людьми разного рода знаниями и сведениями. Так, выделяют пять основных функций коммуникации.

Информационная функция коммуникации позволяет совершать обмен информацией для достижения какой-либо практической цели. Социальная функция заключается в формировании и развитии навыков взаимоотношения людей, согласование или соотношение своих действий с действиями других людей вырабатывается в процессе общения, возникают общие или противоположные мнения, мировоззрение, реакция на какие-либо события. Происходит социализация индивида. Экспрессивная функция связана с восприятием и пониманием эмоциональных переживаний партнеров, начинается всегда с установления контакта между участниками коммуникации. При этом важно не только передать информацию, выбрав необходимые для этого языковые средства, но и дополнить их невербальными средствами таким, как улыбка, рукопожатие и т.д. Экспрессивная функция выражается в передаче в коммуникационном процессе эмоций, которые влияют на восприятие сообщения, а также могут воздействовать на изменение эмоционального состояния другой стороны. Прагматическая функция выражается в регламентации деятельности участников коммуникации, в том числе в побуждении к какому-либо действию, оценке для достижения поставленных целей. Интерпретативная функция служит для понимания действий, высказываний, намерений, установок в соответствии с определенной системой ценностей и ориентиров.

1.3 Понятие и виды коммуникационных барьеров

На различных уровнях коммуникаций могут возникнуть, так называемые, коммуникационные барьеры. Это психологические препятствия различного происхождения, которые получатель устанавливает перед нежелательной или даже опасной информацией. Как правило, на предприятии или в организациях могут возникнуть такие коммуникационные барьеры, как семантические, невербальные, неэффективные обратная связь и слушание, а также барьеры, связанные с восприятием. Изучим, что собой представляет каждый вид коммуникационных барьеров (см. рисунки 4 и 5).

Рисунок 4 – схема коммуникационных барьеров

Рисунок 5 – коммуникационные барьеры

Рассмотрим на примере барьеры, связанные с восприятием. Восприятие очень важно для работы менеджера. Изучив факторы восприятия в процессе коммуникации, можно сломать многие барьеры, связанные с восприятием, которые препятствуют эффективной коммуникации. Так, барьер возникает в ходе конфликта сфер деятельности отправителя и получателя информации. Людям свойственно понимать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от многих факторов, например, возраст. Конфликты сфер деятельности зачастую приводят к тому, что люди воспринимают информацию избирательно. Такая характеристика людей имеет немалое значение в коммуникациях. Проблемы организационных коммуникаций чаще всего возникают из-за различия восприятия менеджеров или других сотрудников полученных сообщений, что приводит к искажению идей отправителя. Проведенные исследования в данной области подтвердили, что люди воспринимают проблемы организации, учитывая базовые суждения, сформировавшиеся в различных сферах деятельности. Кроме того, проблема восприятия может возникнуть из-за барьеров, обусловленных отношением. Стоит отметить, что отношение оказывает очень сильное влияние на восприятие. Например, если имеется опыт неудачного взаимодействия с конкретными работниками или отделами организации, то это повлияет на эффективность коммуникаций с ними в будущем. Положительные и отрицательные чувства определяют, как часто и какими будут дальнейшие коммуникации и стиль общения. Менеджеры, чтобы не ограничивать будущие коммуникации, должны формировать положительное мнение о себе. В противном случае, в организации появится атмосфера недоверия. Менеджер должен открыто и честно общаться с другим персоналом, чтобы в ответ получать то же самое [6]. И таким образом рушатся барьеры, связанные с восприятием.

Далее рассмотрим семантические барьеры. Для начала отметим, что семантика – это наука, которая изучает способы использования слов и передаваемые ими значения. Общаясь с людьми, человек обменивается информацией и пытается добиться ее понимания с помощью использования символов. Например, слова, жесты и интонации. В процессе коммуникации происходит обмен вербальными и невербальными символами. Семантические барьеры возникают при использовании вербальных символов. Как известно, для разных людей одни и те же слова и символы могут иметь разные значения. Так, возникает проблема: то, что передал отправитель, не всегда может быть с аналогичным смыслом принято и понято получателем. Семантические вариации зачастую приводят к недопониманию, потому что иногда бывает сложно понять, какое значение присвоено слову или символу в той или иной ситуации. Символы не имею фиксированного значения. Поэтому люди понимают их в зависимости от своего опыта, и значения могут меняться в зависимости от контекста. Нельзя быть уверенным, что получатель примет сообщение в контексте, в котором его передал отправитель. Приведем в пример следующую ситуацию в организации. Менеджер сообщил сотруднику финансового отдела организации, что его отчет адекватен. Менеджер имел в виду, что отчет выполнен правильно и отвечает поставленным целям. Но сотрудник финансового отдела организации принял данное сообщение как то, что его отчет заурядный и нуждается в изменениях и дополнениях. В данной ситуации создался семантический барьер. Чтобы эффективнее общаться с людьми, работающими в организации, нужно понимать значения слов, которые в них вкладываются. Более сложная ситуация, когда организации и их подразделения имеют свой жаргон. Необходимо добиться того, чтобы подразделения организации понимали друг друга, иначе не избежать семантических барьеров в коммуникации.

Невербальные барьеры. Для кодирования идей отправителя, как было описано выше, используются вербальные символы, то есть слова, но сообщения передаются и невербальными символами. К таким символам относятся все символы, кроме слов. Как правило, невербальная передача происходит одновременно с вербально, что может усиливать, или даже изменять смысл слов. Примеры невербальных коммуникаций:

• Зрительный контакт.
• Улыбка.
• Нахмуренные брови.
• Напряженное выражение лица.
• Указание пальцем.
• Прикрытие рта руками.
• Прикосновения и т.д. [7].

Проведенные исследования показали, что большинство устных коммуникаций воспринимается получателем именно через язык жестов и интонации. Это значит, что то, как человек говорит, оказывается важнее, чем, что он говорит. Приведем пример невербального барьера в организации. Сотрудник входит в кабинет менеджера, но тот занят работой с бумагами и не проявляет внимания. Через время безразличным тоном он спросил: вы что-то хотели? Смысл данных слов в желании помочь, но если обратить внимание на интонацию, позу и жесты менеджера, складывается обратное положение. Понятно, что сотрудник отвлекает менеджера от работы, и у него явно нет желания помочь. При ином поведении менеджера, измениться и значение его слов. Это происходит, поскольку невербальные символы полностью подавляют вербальные. Поэтому важно убедиться, чтобы невербальные символы соответствовали по значению вербальным, так получатель верно примет сообщение.

Как семантические барьеры, так и невербальные, возникают из-за культурных различий участников процесса коммуникации.

Еще одним барьером на пути межличностных коммуникаций является отсутствие обратной связи. Не стоит забывать о том, что она чрезвычайно важна. Ведь обратная связь позволяет определить, в том ли смысле сообщение принято получателем, с которым его передал отправитель. Исходя из вышеописанного, видно, что существует множество причин, из-за которых искажается смысл передаваемого сообщение. Также стоит отметить важность обратной связи для получения реакции получателя сообщения.

Кроме того, неэффективное слушание также является коммуникационным барьером. Эффективная коммуникация требует того, чтобы человек был точен не только при отправке сообщения, но и при его приеме. Чтобы этого достигнуть, необходимо уметь слушать. Согласно результатам одного исследования эффективность менеджеров в процессе слушания составляет всего 25% [8]. Другое исследование показало, что эффективное слушание – это одна из самых важных характеристик эффективного менеджмента.

2 Коммуникации на предприятии

• 1. Анализ коммуникационной среды предприятия и обнаружение проблем

Общая программа маркетинговой коммуникации предприятия – это комплекс продвижения, он представляет собой специфичное сочетание средств рекламы, личной продажи, стимулирование сбыта и связей с общественностью. Все перечисленные инструменты предприятие использует для достижения рекламных и маркетинговых целей. На выбранном для анализа предприятии в качестве комплекса продвижения используют преимущественно два его инструмента: реклама и связи с общественностью.

При выборе средств распространения рекламы специалистам предприятия необходимо учитывать целевую аудиторию. Поэтому используют рекламу в газетах и специальных журналах, а для дилерских фирм предприятие рассылает прайс-листы, которые содержат информацию о товарной номенклатуре производимой продукции и ценах на нее. Также немаловажным фактором является относительно низкая стоимость перечисленных средств распространения. Методы продвижения состоят в том, что предприятие распространяет информацию о достоинствах своего товара и причин, по которым потребитель обязан его приобрести.

На предприятии работает сложная система маркетинговых коммуникаций, которая устанавливает и поддерживает отношения со своими партнерами, посредниками и потребителями товаров. Научно-технический прогресс (НТП) способствует появлению новых средств распространения информации таких, как электронные газеты, способные выдать на дисплей компьютера рекламные объявления, диски, позволяющие наглядно продемонстрировать товар и другие.

Чтобы достичь наибольшего коммуникационного эффекта, предприятию необходимо использовать средства воздействия в различных комбинациях [8].

Политика продвижения предприятия будет оказывать на потребителей максимальное воздействие только тогда, когда отдельные инструменты будут дополнять друг друга. В противном случае, отдельные инструменты маркетинга использоваться не должны, это не принесет достижения поставленных предприятием целей. При плохой или недостаточной координации может происходить взаимная нейтрализация воздействия, осуществляемого с помощью различных инструментов.

Например, установив скидки на продукцию, необходимо проинформировать об этом потребителей. Иначе, снижение цен бессмысленно и приведет к убыткам. Только за счет рационального согласования политики в области цен, коммуникации, работы с изделием и продвижения товара, с учетом целевой группы потребителей предприятием была сформирована разумная маркетинговая политика, в которой «целое больше, чем сумма элементов».

Продвижение товаров на рынке понимается, как применение различных методов, с помощью которых продавец может убедить покупателя купить данную продукцию. Существуют следующие приемы продвижения продукции предприятия:

• информирование потребителей о товаре (где можно купить товар, какова его цена и другая информация о характеристиках товара);
• убеждение в достоинствах товара, мотивация к покупке данной продукции;
• напоминание о товаре, необходимое для стимулирования дополнительного спроса [9].

Немаловажную роль в деятельности выбранного предприятия играет такой вид коммуникаций, как связи с общественностью. В данном случае, под общественностью предприятия понимаются официальные органы, инвесторы и акционеры, покупатели и предприятия-партнеры, СМИ и собственные работники предприятия.

Но на выбранном предприятии связи с общественностью не получили широкого применения. Как правило, «главным PR-менеджером» является руководитель предприятия, именно он определяет стратегию и лицо организации на рынке и в глазах общественности. При этом на первый план ставятся не стратегические, а тактические цели, нет четких моделей и хорошо разработанных программ.

Несмотря на это, предприятие пытается создать положительный имидж и репутацию. Это обеспечивается благодаря проведению соответствующих мероприятий по формированию организационной культуры и целевых мероприятий. В качестве последних используются встречи, юбилеи, финансирование общественно полезных мероприятий и спонсорство. На выбранном предприятии разрабатываются соответствующие программы по связям с персоналом. Такая программа позволяет создать благоприятный климат коллектива, работающего как единая команда.

В качестве мероприятий по работе с персоналом используют внутренние публикации, корпоративные развлечения, организации праздников и поздравления.

На сегодняшний день проведение клиенто-ориентированной политики на предприятии становится делом всего предприятия, а не только отделов маркетинга и сбыта. Поскольку удовлетворенные клиенты рекомендуют предприятие, когда к ним обращаются за советом.

Такая политика реализуется следующими способами:

• следование букве заключенных деловых соглашений;
• обеспечение добросовестного выполнения заказов;
• рассматриваются жалобы и претензии клиентов.

Предприятие также поддерживает взаимоотношения со СМИ, время от времени организовывая встречи с журналистами. Такие встречи проходят в формате пресс-конференций и транслируются на телевидении.

Предприятие применяет стимулирование потребителей, которое включает в себя демонстрации и выставки товаров, а также распространение рекламных сувениров. Рекламные сувениры выполняются на заказ, специально для поощрения постоянных клиентов или привлечения новых. В качестве рекламных сувениров используют: ручки, фирменные пакеты, ежедневники, часы, календари, флешки, блокноты и др.

В качестве средств стимулирования персонала предприятие применяет премирование к основной заработной плате. Стоит отметить, что премия не имеет фиксированного значения, она изменяется в зависимости от объемов реализации продукции. Таким образом, на предприятии существует гибкая система стимулирования собственных работников. Получение премии зависит от многих факторов. Для того, чтобы получить премию, работник должен выполнить ряд определенных дополнительных работ.

Таким образом, коммуникационная политика предприятия может быть оценена, как отличная. Но при этом, стоит уделить внимание большему стимулированию собственного персонала предприятия и организованного потребителя, а также предприятий-партнеров. На предприятии следует больше вкладывать средств для развития стимулирования сбыта. Стоит и дальше развивать взаимоотношения со СМИ. Кроме того отметим, что не достаточно выделяемых средств для развития коммуникационной политики.

2.2 Предложения по устранению коммуникационных проблем на предприятии

Итак, рассмотрим, что может предпринять служба персонала для создания и внедрения системы внутрифирменных коммуникаций. Прежде всего необходимо проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании. Для этого необходимо определить:

• На какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников?
• Какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании?
• Как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании?
• Каким образом они получают информацию? и др.

Когда будут получены результаты исследования, можно начинать разработку стратегии коммуникаций. В данной ситуации важно знать, какие деловые цели вы поддерживаете, как выбранная стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом к ним поступать, и какими средствами вы собираетесь этого добиться.

Существует возможность протестировать эффективность коммуникаций. Это можно сделать при помощи опроса случайной выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей – фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения, то есть необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

Также стоит уделять больше внимания эмоциональной составляющей. Работники предприятия следуют миссии, то есть утверждения, раскрывающее сущность деятельности предприятия или организация. Они выполняют приказ руководства, но можно ожидать противоположного результата, если руководитель не имеет таланта к вдохновению своих сотрудников и побуждению их к эффективной трудовой деятельности.

В больших коллективах высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых отделах предприятия или организации. Поэтому наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса – личная встреча с глазу на глаз. Становится вовсе неудивительным тот факт, что возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство – менеджеры среднего звена – работники. Их задача состоит в том, чтобы способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную "сверху" стратегию.

Осуществлять коммуникации следует следующими несколькими способами:

• личная беседа с сотрудниками;
• рассылка циркуляров и меморандумов;
• распространение информации по электронной почте;
• использование видео и кабельного телевидения.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании в целом и доведения до всех сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

• листок новостей;
• бюллетень для менеджеров;
• ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
• доски объявлений;
• страница компании в сети Интернет;
• общие собрания работников [10].

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Росту доверия к компании способствуют следующие факторы:

• своевременная и регулярная коммуникация;
• демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);
• привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.

Многие компании стремятся расширить автономность различных уровней структуры корпорации. Например, менеджерам предписывают увеличивать объемы продаж "во что бы то ни стало" и платят за это премии и комиссионные.

Проведенные исследования показывают, что выбранное предприятие в настоящее время ведет маркетинговую деятельность на достаточно высоком уровне. Главное внимание при этом уделяется решению активных задач, то есть формированию и стимулированию спроса на товар, а также рекламе. Однако, вследствие неустойчивого положения в экономике России и отсутствия достаточных средств для финансирования полномасштабной маркетинговой деятельности, предприятие применяет только самые необходимые и недорогие маркетинговые мероприятия. При этом, все сотрудники стараются выполнить работы с максимальной эффективностью.

Если появится возможность улучшения финансового состояния предприятия, то можно будет использовать более действенные, но дорогостоящие формы коммуникации и каналы распространения информации.

В частности, для создания благоприятного образа фирмы в глазах общественности можно было бы провести следующие мероприятия:

• создать общество специалистов по компьютерным технологиям;
• выделять средства на поддержку научных работ;
• выпускать хорошо оформленные годовые отчеты и опубликовывать их [11].

Последнее мероприятие создало бы мнение о фирме как о стабильной, процветающей организации и привлекло к сотрудничеству крупные фирмы.

А все эти мероприятия создали бы благоприятный имидж фирмы, что привело бы к стремлению руководителей предприятий-заказчиков сотрудничать именно с выбранным предприятием.

Создание положительного имиджа предприятия посредством проведения ряда мероприятий можно проиллюстрировать на рисунке 6.

Рисунок 6 – процесс формирования имиджа предприятия

Кроме того, для привлечения внимания специалистов к продукции фирмы, необходимо проводить больше выставок и семинаров. На таких мероприятиях осуществляется большая коммерческая и рекламно-пропагандистская работа. Установлено, что большинство контрактов заключается или непосредственно на выставке, или через несколько дней после ее окончания.

Особое внимание предприятию следует обратить на внутренние коммуникации, так как проведение эффективных внутренних коммуникаций, как уже говорилось, позволяет совершенствовать организацию работы с клиентами фирмы, изучать клиентов и создавать благоприятный образ фирмы. Для достижения этих целей фирме необходимо выполнять следующие действия:

1. заставлять изучать характеристики товара продавцов и менеджеров. Сотрудники фирмы должны знать и уметь рассказать все подробности о продаваемом товаре, они должны быть для покупателя источником информации;
2. воспитывать у сотрудников любезность и отзывчивость;
3. применять принцип превращения случайного посетителя в покупателя;
4. выяснять у уже имеющихся клиентов имена потенциальных покупателей (считается, что лучший источник новых клиентов - это клиент уже имеющийся);
5. разработка единой корпоративной легенды и постоянное информирование сотрудников о деятельности фирмы (проведение семинаров).

Несмотря на проведение всех перечисленных мероприятий основной формой коммуникации фирмы должна оставаться личная продажа. Однако можно усовершенствовать обращение, подчеркнув в нем достоинства фирмы, такие как, например, предоставление сервисного и технического обслуживания.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью данной работы являлось рассмотрение проблемы коммуникаций в современных организациях.

В работе были изучены понятие, функции, виды, элементы коммуникаций в организациях. На основе поставленной цели был решен ряд задач, благодаря чему можно сделать ряд соответствующих выводов.

В широком смысле коммуникация – это процесс обмена информацией. В узком смысле, применительно к менеджменту, коммуникация – это обмен информацией, в ходе которого руководитель предприятия или организации получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников предприятия или организации. Организационные коммуникации – это процесс передачи информации от одного лица к другому.

Обмен информацией является неотъемлемой частью рабочего процесса сотрудников любых предприятий и организаций. Ведь люди все время делятся информацией друг с другом. Поэтому перед менеджерами стоит задача в повышении качества и скорости данного процесса. Но в ходе процесса коммуникации зачастую появляются различные преграды, так называемые коммуникационные барьеры. Они являются причинами проблем в коммуникации.

Без коммуникаций в организации невозможно управление. Они имеют довольно широкое применение во всех областях управления, но особенно важны коммуникации для осуществления функции руководителя предприятия и лидера коллектива. Согласно проведенным исследованиям руководитель почти все свое время тратит на коммуникации. Он реализовывает свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и принятия управленческих решений, а также многие управленческие функции такие, как планирование, мотивация, стимулирование и т.д. Кроме того, большую часть времени работы занято коммуникациями и у менеджеров предприятия.

Для успешной деятельности организации необходимы эффективные коммуникации. А неэффективные коммуникации – причина возникновения проблем. Если руководитель или менеджер эффективны в коммуникациях, значит, они эффективно и продуктивно работают. Они обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения, умением слушать, пониманием того, как внешняя среда влияет на обмен информацией.

Подводя итог, следует отметить, что на сегодняшний день проведение маркетинговых мероприятий позволяет предприятиям выжить в условиях сложной экономической обстановки нашей страны. Однако не все предприятия в состоянии применять весь комплекс маркетинговых инструментов для повышения уровня коммуникационной политики. Поэтому чаще всего применяется специфичный комплекс мер, формирующий и стимулирующий сбыт, а также различные виды рекламы.

Можно сделать вывод о том, что коммуникации играют одну из важнейших ролей в организации, и появляющиеся проблемы коммуникаций можно решить, используя комплекс различных мер.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, 3-е издание: Пер. с англ. – М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. – 672 с. 
2. Андреева Г.М. Социальная психология. – М.: Аспект Пресс, 2006 – 290 с.
3. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR. Глава 5. Пресс-секретарь. СПб.: Изд-во Буковского, 1997.
4. Рева В.Е. Коммуникационный менеджмент: Учебно-методическое пособие. – Пенза: Изд-во ПГУ. 2003 – 161 с.
5. Моисеева А.П. Коммуникационный менеджмент: Учебное пособие. – Томск: Изд-во ТПУ. 2007 – 104 с.
6. Переверзев М.П. Менеджмент : Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
7. Коротков Э.М. Менеджмент: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 328 с.
8. Коммуникации в менеджменте

URL: http://www.grandars.ru/college/ekonomika-firmy/kommunikacionnyy-menedzhment.html (дата обращения: 19.11.2016).

1. Коммуникации в организации

URL: http://www.bestreferat.ru/referat-207981.html (дата обращения: 19.11.2016).

Коммуникации – сущность, роль, проблемы повышения эффективности

URL: http://referatwork.ru/new/source/82137text-82137.html (дата обращения: 20.11.2016).

1.  Коммуникации в системе менеджмента организации

URL: http://www.studfiles.ru/preview/5882512/page:2/ (дата обращения: 21.11.2016).