Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Понятие контроля и его виды, отличия от ревизии (Теоретические основы контроля)

Содержание:

Введение

Эффективный менеджмент берет свое начало с предоставления информации, которая необходима для принятия управленческого решения, полученной по результатам контрольных мероприятий и завершается он вновь этапом контроля, который определят успешность реализации принятого решения.

В связи с этим, нельзя недооценивать важную роль контроля в управлении. Этим объясняется актуальность нашего исследования.

Объект исследования – ООО «Золотая Нива», основным видом деятельности является производство хлеба и мучных кондитерских изделий, тортов и пирожных недлительного хранения.

Предмет исследования – используемые методы контроля на предприятии как средство эффективности деятельности предприятия на примере ООО «ЗОЛОТАЯ НИВА».

Цель исследования – изучить особенности контроля и его виды, отличия от ревизии

Задачи

1. Изучить теоретические основы контроля и ревизии.

2. Показать необходимость использования информационных систем управления предприятием в системе контроля.

3. Изучить систему контроля на предприятии на примере ООО «ЗОЛОТАЯ НИВА»»

4. Разработать рекомендации, направленные на повышение эффективности контроля.

В своей работе мы придерживаемся принципов эффективного контроля, сформулированных Майклом Месконом, так как это классика в теории управления, в его работах сформулированы основные принципы менеджмента.

Из современных отечественных работ по контролю хотелось бы отметить труд Ж. В. Горностаевой, Л. Е. Ткачевой [7]. В нем дается анализ контролю, как части системы управления предпринимательскими структурами. Дается практическая рекомендация, как необходимо выстроить факторы, которые влияют на формирование восприятия контроля, чтобы его роль была реализована с максимальной эффективностью.

В издании Серебряковой Т.Ю. [18] «Теоретические основы экономического контроля и концепция сквозного контроля в современных российских условиях» обобщены уже существующие взгляды на контроль, его методы, классификацию, виды и формы. Кроме этого, автор предлагает оригинальные структуры организации контроля, которые, как показывает практика, являются оптимальными для современного состояния менеджмента большинства российских организаций среднего бизнеса.

Любое современное предприятие не может эффективно осуществлять свою деятельность без информационной поддержки контроля. Информационные системы управления являются компьютерной поддержкой эффективного контроля, направлены на обеспечение менеджеров информацией о текущем состоянии дел предприятия и позволяют спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды. Этому вопросу А.И. Орлов уделил большое внимание в своей работе «Менеджмент» [17].

В первой главе дается анализ теоретических основ контроля и ревизии, их отличию. Во второй главе представлена характеристика объекта исследования, представлены результаты анализа методов контроля на предприятии ООО «Золотая Нива». В третьей главе представлены рекомендации направленные на повышение эффективности контроля на предприятии и ожидаемый эффект от их внедрения.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы, состоящего из 20 наименований

Глава 1. Теоретические основы контроля

1.1. Характеристики контроля и ревизии

Изучение исследователями [1, 7, 9] проблем конкуренции в российской бизнес-среде показывает особую актуальность эффективной системы контроля для создания благоприятного климата для развития предпринимательства, в борьбе с такими деструктивными явлениями, как искажение конкуренции и коррупция.

Сделав анализ научной литературы [2, 6, 15] по контролю в менеджменте нами было взято за основу трактовка его Муллахметовым Х.Ш. по его мнению, контроль, основной процедурой (простейшей моделью) которого является сопоставление (сравнение) желаемого (планового) и фактического состояний объекта управления [13, с. 4], [14], выявляя отклонения от запланированных показателей в деятельности хозяйствующих субъектов, инициирует менеджмент организации на принятие решений по отклонениям и тем самым способствует поддержанию установленного порядка. Кроме того, характер отклонений позволяет производить оценку результатов деятельности организации, ее подразделений и отдельных работников. При этом является важным соблюдение принципа контролируемости в управленческой деятельности: персонал должен отвечать за результаты только той деятельности, на которую он имеет возможность реально влиять в пределах своей компетенции. Установление показателей деятельности, которые не зависят от усилий персонала, является одной из причин сопротивления системам управления и контроля; такая ситуация приводит также к демотивации персонала [15, с. 53].

Также отмечаем, что при изучении проблем, связанных с терминологией контроля установлено, что в научной литературе [5, 9, 16] встречаются понятия административного, технического, хозяйственного, финансового, экономического и других специализированных видов контроля.

Представим характеристики эффективного контроля согласно теории М.Мескона.

Он считает, что эффективность контроля зависит не только от поведения людей. Чтобы контроль выполнял свою основную задачу (способствовать достижению целей организации), он должен обладать рядом характеристик [12].

Стратегический характер. Контроль должен отображать и поддерживать общие приоритеты организации. Деятельность, не имеющую стратегического значения, следует измерять нечасто, и об отклонениях можно никому не сообщать, пока они не станут серьезными. Абсолютный контроль над незначительными операциями бессмыслен и лишь отвлекает от более важных целей.

Но если та или иная деятельность, с точки зрения руководства, имеет стратегическое значение, то контроль над ней обязателен, даже если изменить и оценить ее очень трудно [12, c. 203].

Сосредоточенность на результатах. Конечной целю контроля является не сбор информации, внедрение стандартов и обнаружение проблем, а достижение организационных целей.

По мнению Паркинсона С., чтобы контроль был эффективным, менеджмент должен внимательно следить за тем, чтобы эти явные средства контроля не стали более важными, чем истинные цели организации. Например, глупо увольнять лучшего торгового агента, если он постоянно опаздывает с отчетами. В общем и целом, процесс контроля считается эффективным, только если организация фактически достигает желаемых целей и способна сформулировать новые цели, которые позволят ей выжить в будущем [18, с. 169].

Соответствие. Эффективный контроль обязательно должен соответствовать контролируемому с его помощью виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неуместный контроль скорее замаскирует проблему, чем позволит выявить ее.

Своевременность. Эффективный контроль должен быть своевременным. По словам Дульского В. это совсем не значит, что у процесса контроля должна быть высока скорость и часта периодичность контрольных мероприятий, а то, что временной интервал между контрольными процедурами и оценкой должен соответствовать контролируемому процессу. Самый оптимальный период определяется такими факторами, как временные рамки базового плана, скорость изменений и затраты на измерения и составление отчетов по ним [8, с. 98].

М. Мескон отмечает, что основной целью контроля является устранение недостатков деятельности прежде, чем они станут серьезными. Следовательно, эффективная система контроля – это система, которая обеспечивает нужной информацией нужных людей до возникновения кризисной ситуации [12, с. 309].

Гибкость. Случае, если бы негативные события поддавались прогнозу, контроль на предприятии не был бы так необходим. Он, как и планы, должен быть достаточно гибким, чтобы его можно было адаптировать к текущим изменениям.

При незначительных изменениях планов серьезных изменений в системе контроля обычно не требуется. Например, фирме, выпускающей сто видов продуктов, следует использовать методы контроля запасов, применимые при довольно серьезных изменениях их объемов. Не обладая достаточной степенью гибкости, система контроля будет неприемлемой в ситуациях, для которых она создавалась. Так, если неожиданно возникает новый фактор затрат, вызванный, например, потребностью адаптации к новому закону, то система контроля фирмы не сможет эффективно отслеживать ее издержки до тех пор, пока этот фактор не будет внедрен в систему [10, с. 83].

Простота. Практика показывает, что наиболее эффективной является такая система контроля, которая максимальна в применении для решения задач, для которых она формулировалась.

Универсальные методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное то, что если система контроля излишне сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то она просто не может быть эффективной. Чрезмерная сложность ведет к путанице, а путаница – это синоним отсутствия всякого контроля. Эффективная система контроля должна создаваться с учетом потребностей и возможностей людей, которые ее реализуют и взаимодействуют с ней [11, с. 56-57].

Экономичность. Организации крайне редко стремятся достичь совершенства в контроле, поскольку усовершенствования последнего уровня, как правило, требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.

М. Мэскон отмечает, что не следует забывать, что любые издержки организации должны в результате вести к увеличению ее выгод. Они должны приближать ее к ее целям. Следовательно, если совокупные издержки на систему контроля превышают выгоды от нее, от нее следует отказаться или ввести менее строгий контроль. В общем и целом, поскольку в контроле скрыто множество разных затрат, например затраты рабочего времени и отвлечение усилий, которые можно было бы направить на решение других задач, чтобы контроль был экономически оправданным, коэффициент отношения затрат к выгодам от него должен быть довольно низким [12, с. 310].

Контроль на международном уровне. Если организация ведет бизнес за рубежом, функция контроля усложняется еще больше. При выходе на международный уровень количество целей компании серьезно увеличивается и контроль становится более трудной задачей. Менеджерам приходится устанавливать стандарты, измерять результаты и предпринимать корректирующие действия не только для своего бизнеса в своей стране, но и за рубежом. Ясно, что чем в большем количестве стран работает компания, тем сложнее осуществлять функцию контроля [7].

Рыночная экономика подразумевает такое развитие, когда повышается необходимость в достоверной учетной и отчетной информации о финансово-хозяйственной деятельности каждого предприятия.

По мнению Вершигора Е.Е [4], особая роль в повышении достоверности учетной и отчетной информации принадлежит контролю и ревизии, способствующих росту производственной, финансово-коммерческой деятельности субъектов хозяйствования и экономному использованию трудовых, производственных, материальных, финансовых и инвестиционных ресурсов, обеспечению сохранности собственности. Проверка соблюдения достоверности и целесообразности хозяйственных операций; выявление нарушений и злоупотреблений, их причин и виновных в этом лиц; вскрытие внутрипроизводственных резервов роста эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятий; разработка конкретных предложений по устранению наблюдающихся недостатков нарушений и, наконец, законности их проведения требуют глубоких знаний методологии и техники проведения контрольно-ревизионной работы [4, c. 136-138].

В рыночных условиях в финансовой и налоговой сфере хозяйствующего субъекта ревизия выступает как инструмент контроля. Она, наряду с внутренним контролем, формированием мер по ограничению риска и безопасности финансово-хозяйственной деятельности, обеспечивает субъекту хозяйствования эффективный и рациональный путь развития. Согласно определению, данному в финансово-кредитном энциклопедическом словаре, ревизия (от лат. revisio - пересмотр) - система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности, целесообразности и эффективности, совершенных в проверяемом периоде хозяйственных и финансовых операций, а также законности и правильности действий должностных лиц [15, с. 186-188].

Можно отметить, контроль - это проверка (ревизия) исполнения финансово-хозяйственных решений с целью определения их достоверности, законности и экономической целесообразности, способствующий повышению эффективности производственной и финансовой деятельности. Особую значимость в настоящее время приобретают комплексные ревизии. Комплексными ревизиями считаются такие, которые охватывают широкий круг вопросов, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность ревизуемой организации в целом или отдельной отрасли ее деятельности (торговля, заготовки, производство и т.д.). Комплексные ревизии помимо финансово-хозяйственной деятельности предусматривают также проверку оперативной работы организаций [10, с.83].

Учеными предлагается следующая классификация видов контроля по субъектам контрольной деятельности, по времени осуществления, по источникам проверки и по методам проверки (Рисунок 1).

$C:\Users\Таня\Desktop\2.gif$

Рисунок 1. Виды контроля

Контроль должен выступать не как единичный ресурс, сосредоточенный в руках отдельных менеджеров, а как связующее звено, не позволяющее предпринимательским структурам распасться на систему независимых образований. Контроль должен поддерживать единство целей всех работников организации, изначально формируемое мотивационными решениями управленческого аппарата [15, c. 102]. Наконец, контроль должен регулировать отношение работников к предпринимательской структуре и

пресекать ее использование в качестве источника ресурсов для достижения собственных целей.

Использование информационных систем управления предприятием в системе контроля

Долгосрочные интересы интенсивного развития России состоят в создании современной экономики инновационного типа, интегрированной в мировое экономическое пространство [9, c. 206]. Особая роль в этом процессе принадлежит динамично развивающимся народно-хозяйственным комплексам, формирующим системы инновационных обществ ХХI века, направленных на обеспечение высокого качества жизни и повышение эффективности деятельности предприятий [5, c.44].

В этой связи на передний край инновационного развития общества выдвигается использование информационных систем.

Систематизация, структурный и параметрический синтез информационных систем и средств вычислительной техники, их оптимизация, а также разработка алгоритмов оперативного управления базируются на основе методик, входящих в концепцию информатизации системы управления, планирования и эффективного использования ресурсов предприятия.

Информационная методология методики информационных систем в управлении предприятием (ИСУП) направлена на планирование и эффективное управление предприятием, автоматизацию бухгалтерского учета, регулирование наличия и состояния запасов, обеспечивающих бесперебойную работу предприятия и увеличение прибыли. Важнейшая функция ИСУП состоит в обеспечении всей необходимой информацией тех пользователей, кто принимает решения в системе управления предприятием, обеспечении эффективного использования ресурсов, финансово-хозяйственной деятельности, надлежащего уровня качества продукции [17, c. 103].

Совместное планирование финансовых потоков и производственных мощностей в информационной системе управления предприятием позволяет точно определить ритмичность поставки необходимых ресурсов, объем выполнения плана и продаж продукции, обеспечить контроль качества, повысить финансовые результаты [20, c. 23-25].

При использовании указанной методологии обязательным условием обеспечения эффективности информационных систем в управлении предприятием является анализ состояния производства, выполнения плановых заданий выпуска и сбыта продукции, системный контроль качества, оценка финансовых результатов, определение неиспользованных резервов [20, c. 30].

Таким образом, комплекс систем управления предприятием включает совокупность

следующих функций:

• управление предприятием;

• изучение рынков сбыта и потребительского спроса;

• планирование производства и продаж продукции;

• прогноз движения денежных потоков;

• планирование производственной мощности предприятия;

• разработка ассортимента продукции;

• моделирование (проектирование) процессов производства продукции;

• планирование потребностей в ресурсах;

• планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

• автоматизация бухгалтерского учета;

• регулирование запасов;

• материально-техническое снабжение;

• контроль качества ресурсов;

• управление производством продукции;

• контроль технологических параметров процесса производства продукции;

• контроль качества готовой продукции;

• отгрузка готовой продукции;

• организация диспетчерской системы предприятия;

• анализ и оценка результатов деятельности предприятия, поиск резервов.

Информационные системы управления являются компьютерной поддержкой контроллинга. Контроллинг, в свою очередь, является основным поставщиком информации для управления предприятием. Цель информационной поддержки контроллинга – обеспечить руководство информацией о текущем состоянии дел предприятия и спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды [3, с.44]. Основные задачи контроллинга согласно [4, с.19] представлены в Таблице 1.

Таблица 1

Основные задачи контроллинга

Виды контроллинга	Основные решаемые задачи
Контроллинг в системе управления	Целевая задача стратегического контроллинга – обеспечение продолжительного успешного функционирования организации. Основная задача оперативного контроллинга – обеспечение методической, информационной и инструментальной поддержки менеджеров предприятия
Финансовый контроллинг	Поддержание рентабельности и обеспечение ликвидности предприятия
Контроллинг на производстве	Информационное обеспечение процессов производства и управления
Контроллинг маркетинга	Информационная поддержка эффективного менеджмента по удовлетворению потребностей клиентов
Контроллинг обеспечения ресурсами	Информационная обеспечение процесса приобретения производственных ресурсов, анализ закупаемых ресурсов, расчет эффективности работы отдела снабжения
Контроллинг в области логистики	Текущий контроль за экономичностью процессов складирования и транспортировки материальных ресурсов

Таким образом, мы рассмотрели теоретические основы контроля и ревизии, виды контроля и показали роль информационных систем в процессе контроля на предприятии.

Глава 2. Изучение системы контроля на предприятии на примере ООО «ЗОЛОТАЯ НИВА»»

2.1. Характеристика объекта исследования. Оценка финансово-экономических показателей предприятия

Первые упоминания в газетах о Хлебокомбинате в городе Ханты-Мансийске появляются в газете «Ленинская правда» в октябре 1969 года. Это было знаменательное событие для города. В течение многих лет он единственный обеспечивал город хлебом (в 70-е годы выпекалось до 10-ти тонн в сутки).

В начале 2000-х он все также продолжал обеспечивать город хлебом. Хлебокомбинат всегда отличался стабильным коллективом. Именно опыт сотрудников и высокое качество продукции помогли ему не только удержаться «на плаву» в сложный период перестройки российской экономики, но и органично войти в структуру нового рынка. Именно в начале 2000-г годов ему был присвоен почетный титул «Компания XXI века», который присваивается предприятиям, сумевшим не только достойно пережить все перипетии периода становления рыночной экономики, но и выйти на более высокий уровень производства.

В феврале 2004 года был преобразован в Общество с ограниченной ответственностью «Золотая нива» (ООО «Золотая нива»). К его основной деятельности относят: производство хлебобулочных, мучных кондитерских изделий, пирожных и тортов краткосрочного хранения.

Кроме ООО «Золотая нива» осуществляет следующие виды деятельности:

производство и выпуск печенья, сухарей, различных хлебобулочных изделий, тортов, пирогов, бисквитов, пирожных и иных мучных кондитерских изделий долгосрочного хранения;
производство безалкогольных напитков, минеральных вод и иных питьевых бутилированных вод;
работа агентов по оптовой торговле пищевыми продуктами, напитками и табачными изделиями;
оптовая торговля алкогольными напитками, соками, минеральной водой и прочими безалкогольными напитками;
розничная торговля хлебом и хлебобулочными изделиями;
розничная торговля тортами, печеньем, сухарями и иными кондитерскими изделиями;
розничная торговля яйцами, молочными и молокосодержащими продуктами;
розничная торговля пищевыми маслами и жирами;
розничная торговля крупами, макаронными изделиями и мукой.

Всем известно, что традиционные хлебобулочные изделия занимают весьма значительную долю в рационе людей. Но несмотря на это замечено, что темпы сокращения потребления данной продукции ежегодно растут.

На наш взгляд, к факторам, определяющих изменение покупательских предпочтений относительно хлеба и хлебобулочных изделий, можно отнести:

влияние моды на современные модели питания, например, диеты, ограничивающие потребление хлебобулочных изделий;
«технический прогресс» или появление «хлебопечек»;
деформация привычек питания и повышение влияния рекламы;
изменения потребительских свойств хлеба, что приводит к сокращению потребления или отказу потребления хлебобулочных изделий у части населения.

В настоящее время рыночная доля хлебобулочной продукции достаточна мала (приблизительно 7%), но имеются предпосылки к расширению такого ассортимента.

Кроме того, короткий срок годности хлеба и хлебобулочных изделий является одним из определяющих факторов, который определяет направление развития рынка. Желание потребителей покупать свежие хлебобулочные изделия дают толчок увеличению видов мучных изделий различного способа заморозки, который конкурирует с традиционным продуктом и активно применяется в сетевой торговле.

Отрицательно влияет на объём рынка и производство хлебобулочной продукции в натуральном выражении снижение потребления. Но по причине роста уровня инфляции объём рынка в денежном выражении растет. Кроме того, при падающем уровне спроса значительно заметно повышение розничных цен на хлебобулочные изделия

Так, по данным Федеральной службы государственной статистики, с 2015 года объем российского выпуска хлебобулочной продукции уменьшился более чем на 5 %. А в 2016 году производство уменьшилось уже на 2,5%. В 2017 году российскими предприятиями было произведено 6,665 млн.тонн хлеба и хлебобулочных изделий, что на 0,7 % меньше, чем в 2016 году.

Один из существенных факторов, который значительно оказывает влияние на продажу хлебобулочной продукции ООО «Золотая нива», является сложная система рынка, которая включает крупные производственные предприятия, малые и средние хлебопекарни, и пекарни гипермаркетов, которые занимаются выпуском собственных хлебобулочных изделий.

В Ханты-Мансийске и Ханты-Мансийском районе конкуренцию «Золотая нива» составляют следующие производители.

ПК «Ханты-Мансийское городское потребительское общество»;
ООО «СИБТОРГ»;
ООО «Лента».

ООО «Золотая нива» в свою очередь обладает следующими конкурентными преимуществами:

Обновлённое производственное оборудование;
обширный ассортимент продукции, постоянное обновление видов выпускаемых хлебобулочных изделий;
собственная торговая сеть;
логистическая цепочка

В связи с тем, что ООО «Золотая нива» необходимо удерживать свою нишу, предприятию необходимо обеспечить:

обширный ассортимент продукции в различных торговых точках;
постоянное наличие свежего хлеба на полках;
повышение знания и лояльности конечных потребителей к новой продукции.

Необходимо отметить, что в городе и районе возможно дальнейшее усиление позиций как крупных предприятий, так и частных пекарен. В связи с этим, «Золотая нива» продолжает вести активную деятельность по созданию дополнительных услуг клиентам и конечным потребителям.

Учитывая все факторы рынка на предприятии, уже многие годы производится диетический хлеб, который отличается повышенным содержанием пищевых волокон.

Рассмотрим основные виды диетических хлебных изделий, которые выпускает ООО «Золотая нива».

Белково-пшеничный хлеб и белково-отрубной хлеб, которые производятся на основе клейковины, отрубей и пшеничной муки в малых количествах. Данные изделия рекомендованы для лиц, которые имеют заболевание сахарного диабета.

Бессолевой хлеб, который производится на основе муки первого сорта и молочной сыворотки.

Хлеб обдирный бессолевой производится из смеси пшеничной муки первого сорта и ржаной обдирной муки. Данные изделия рекомендованы для тех, кому по состоянию здоровья необходимо из рациона исключить поваренную соль.

Зерновой хлеб «Здоровье» с повышенным содержанием клетчатки рекомендованы для людей с избыточным весом. Данное изделие вырабатывается из грубо раздробленного зерна пшеницы и муки высшего сорта.

Докторский хлеб производится из пшеничной обойной муки.

Докторские хлебцы производятся из пшеничных отрубей, пшеничной муки высшего сорта и сливочного масла и сахара.

Отрубные хлебцы с лецитином и диетические булочки с лецитином рекомендованы пожилым людям, а также для лечебного и профилактического питания при заболеваниях органов кровообращения.

Отрубные хлебцы с лецитином производятся из пшеничных отрубей с добавлением фосфатидного концентрата, сухого обезжиренного молока и пшеничной муки первого сорта.

Диетические булочки с лецитином вырабатываются из равного количества соевой дезодорированной необезжиренной муки и пшеничной муки первого сорта. В сладкие булочки идёт добавка изюма и ванилина.

Также с целью предупреждения заболеваний щитовидной железы, атеросклероза в производство некоторых хлебных изделий добавляют морскую капусту (диетические отрубные булочки и хлебцы и булочки с лецитином и морской капустой).

Для тех, кто страдает повышенной кислотностью желудочного сока, рекомендованы булочки с пониженной кислотностью.

На рисунке 1 отображена структура продаж хлебобулочных изделий ООО «Золотая нива» в 2018 году.

Наибольший процент изготавливаемой продукции – это хлеб, батон (69 %). Бараночные, сушеные изделия составляют 12 %. Социальные сорта хлеба, на них цены регулируются государством, составляют 8%. ООО «Золотая нива» ежегодно принимает участие в общегородской ярмарке хлеба накануне праздника Пасхи, куличи составляют 3% от всего объема изготавливаемой продукции. Печенье, кексы составляют 5 %.

Рис. 1 Структура продаж ООО «Золотая нива»

Предприятие производит 35% от всего объема производства всех хлебобулочных изделий в городе.

В производственной структуре ООО «Золотая Нива» выделяют:

– отдел сбыта;

– отдел снабжения;

– транспортный отдел;

– технологическую лабораторию;

– производственный цех;

– участок по производству хлебобулочных и мучных кондитерских изделий.

Продажа хлеба и хлебобулочных, кондитерских регламентируются правилами продажи всех продовольственных товаров. Особенностями продажи хлеба и хлебобулочных, кондитерских изделий являются только те санитарно-гигиенические требования, которые предъявляются к изготовлению и продаже готовой хлебобулочной продукции. Данные особенности указаны в Санитарных правилах и нормах (СанПиН 2.3.4.545–96 «Производство хлеба, хлебобулочных и кондитерских изделий», утверждённого Постановлением №20 Госкомсанэпиднадзора РФ от 25.09.1996 г.).

Реализация хлеба и хлебобулочных изделий регламентируется Правилами розничной торговли хлебом и хлебобулочными изделиями и ГОСТом «Укладка, хранение и перевозка хлеба и хлебобулочных изделий». Реализация кондитерских изделий регламентируется требованиями СанПиН «Условия, сроки хранения особо скоропортящихся продуктов», СанПиН «Производство хлеба, хлебобулочных и кондитерских изделий» и нормативно-технической документации на готовые изделия.

Отметим условия, при отсутствии которых запрещено утверждение нормативной и технической документации, производство и продажа новых видов хлеба, хлебобулочных и кондитерских изделий:

гигиенической оценки безопасности хлеба, хлебобулочных и кондитерских изделий для здоровья человека;
согласования документации (нормативной и технической) на данные виды продукции с органами Государственного комитета Российской Федерации по санитарно-эпидемиологическому надзору;
получения гигиенического сертификата в соответствии с установленными требованиями.

Все произведённые партии хлеба, хлебобулочных, кондитерских изделий должны быть обеспечены качественными удостоверениями и сертификатами. Реализация хлеба и хлебобулочных изделий проходит в специализированных фирменных хлебных магазинах, специализированных хлебных отделах магазинов. Реализация кондитерских изделий проходит в магазинах, которые имеют разрешение органов Государственного комитета Российской Федерации по санитарно-эпидемиологическому надзору на торговлю данным видом продукции. Перечень магазинов ежеквартально составляются кондитерским предприятием и утверждаются органами Государственного комитета Российской Федерации по санитарно-эпидемиологическому надзору. Доставка хлеба, хлебобулочных и кондитерских изделия производится в специализированном транспорте.

Свежеиспечённый хлеб сразу же укладывается в специализированные лотки и переправляется заказчику. Раскладка, перевозка и хранение хлеба и хлебобулочных изделий производится с соблюдением правил ГОСТа «Укладка, хранение и перевозка хлеба и хлебобулочных изделий». К лоткам обязательным требованием является чистота, которая проверяются работниками ООО «Золотая Нива» при заполнении. Без предъявления получателем разрешения на транспортные средства, выданного органами Государственного комитета Российской Федерации по санитарно-эпидемиологическому надзору отгрузка хлеба и хлебобулочных изделий с предприятия запрещена.

Также запрещается перевозка хлеба и хлебобулочных изделий транспортом, который не отвечает санитарным требованиям, а также не запрещается перевозка иных грузов в транспортных средствах, занимающихся перевозкой хлеба и хлебобулочных изделий. Транспорт, который используется для перевозки хлеба и хлебобулочных изделий, имеет пометку «Хлеб». Лица, которые сопровождают, производят погрузку и выгрузку хлеба должны быть одеты в санитарную одежду и иметь при себе личную санитарную книжку с отметкой о медицинском осмотре и санминимум. При погрузке и выгрузке готовой продукции используется навес для защиты от дождя и снега. За соблюдением санитарных норм при погрузке готовой продукции несут ответственность должностные лица ООО «Золотая нива», при перевозке – транспортное предприятие, а при выгрузке – администрация торгового предприятия. В случае, когда погрузка готовых изделий производится торговыми предприятиями в свой транспорт, то за соблюдением санитарного состояния несет ответственность сама администрация торгового предприятия.

Сроки хранения хлеба и хлебобулочных изделий в продаже на торговых точках после выхода из печи:

не более 36 часов – хлеб из ржаной и ржано-пшеничной и ржаной обдирной муки, а также смеси пшеничной и ржаной сортовой муки;
не более 24 часов – хлеб из пшенично-ржаной и пшеничной обойной муки, хлеб и хлебобулочные изделия массой более 200 г из сортовой пшеничной, ржаной сеяной муки;
не более 16 часов – мелкоштучные изделия массой 200 г и менее (включая бублики).

По истечении указанных сроков продажа хлеба и хлебобулочных изделий запрещена, т. е они подлежат изъятию и возвращаются ООО «Золотая Нива» как черствые. Возврат кондитерских изделий может быть произведёт на предприятие не позднее 24 часов с даты окончания срока реализации. Возврат осуществляется только в чистой и сухой таре, без постороннего запаха (мешки запрещаются).

Кондитерские изделия, которые были возвращены на переработку, должны иметь следующие обозначения:

маркировка, наименование изделия;
вес или количество штук изделий;
дата выпуска;
название торгового предприятия, возвращающего продукцию;
дата возврата;
причина возврата.

Кондитерские изделия, которые были возвращены для переработки, должны храниться в торговой сети раздельно от остальной продукции. Кондитерские изделия, которые поступили для переработки, должны быть предварительно просмотрены, отсортированы для устранения изделий, которые не подлежат переработке. Кондитерские изделия с кремом могут использоваться исключительно для выработки выпечных кондитерских изделий. Кондитерские изделия, которые выработаны из возвращенной продукции, должны соответствовать требованиям действующих стандартов или технических условий.

Таким образом, мы представили характеристику предприятия и рассмотрели затраты, связанные с изготовлением и реализацией продукции ООО «Золотая Нива».

Анализ реализованных методов контроля на предприятии на ООО «Золотая Нива

В ноябре 2017 года внедрен в промышленную эксплуатацию Программный продукт «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство», который предназначен для комплексной автоматизации хлебобулочных, кондитерских и других предприятий, связанных с производством и продажей хлебной, хлебобулочной и кондитерской продукции (батонов, кексов, тортов, коржиков и т. д.).

С помощью данной программы происходит автоматизация различных участков хлебобулочного и кондитерского предприятия, начиная с учета материалов и заканчивая планированием производства. Наилучший результат от внедрения «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» достигается на предприятиях с численностью персонала от 25 до 1000 человек, при автоматизации от 5 до 100 и более рабочих мест пользователей, а также в холдинговых и сетевых структурах.

Затраты на внедрение данного программного продукта относятся к статье затрат «Работы и услуги производственного характера, выполненные сторонними организациями».

Автоматизированная программа «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» – это продукт ERP-решение фирм «1С» и «1C-Архитектор бизнеса».

При создании обновлённой версии «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство», учтены итоги внедрения на многих предприятиях хлебопекарной отрасли, в том числе ОАО «Югорский хлеб», ОАО «Сургутский хлебозавод», ОАО «Хлебокомбинат», ООО «Городской торг», ОАО «Эверест ПФК», ЗАО «СВ-Трейд», ЗАО «Хлебокомбинат ПЕКО», ОАО «Советский хлебокомбинат», ОАО «Добрый хлеб», ОАО «Сибирские пироги», ОАО «ССоюзпищепром», ОАО «Зерновое», ОАО «Знак Хлеба», Кондитерский комбинат «Сибторг», ООО «Хлебный город», ОАО «Покачевский хлебозавод» и других.

Автоматизированная программа «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» создан на основе «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» с идентичным функционалом и специализированными отраслевыми инструментами.

Начиная с учета материалов и заканчивая планированием производства программное обеспечение позволило автоматизировать различные участки хлебобулочного и кондитерского предприятия.

Кроме того, с помощью системы значительно повышается эффективность управления предприятием, а также открываются новые возможности в ведении бизнеса, а именно:

быстрое и оперативное взаимодействие с заказчиками;
автоматизация расчета калькуляций на выпускаемую продукцию;
составление плана запасов материалов на предприятии;
контроль и управление производством;
управление продажами, заказами и запасами готовой продукции;
улучшение производительности менеджеров и персонала.

Автоматизированный программный продукт «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» даёт следующие преимущества:

для руководства предприятия: обширные возможности для проведения анализа, планирования, а также управления ресурсами предприятия для повышения её конкурентоспособности;
для руководителей подразделений, менеджеров и сотрудников, которые занимаются производственной, сбытовой и другими видами деятельности по обеспечению производственного процесса: инструменты, которые позволяют улучшить эффективность своей деятельности;
для работников учетных служб предприятия: средства для автоматизации учета, основываясь на законодательстве и корпоративных стандартов предприятия.

В хлебобулочном производстве:

оперативный расчет с поставщиками;
решение вопросов оперативного складского учета и обслуживания клиентов;
решение вопросов маршрутизации при реализации готовых изделий;
строгий контроль (с точностью до часа) за сроком годности готовой продукции;
оптимизация логистической цепочки с удаленными торговыми точками;
оперативное управление кредиторской и дебиторской задолженностью;
составление плана и учёт работы автотранспорта.

В кондитерском производстве:

замкнутый цикл производства с момента поступления в цех сырья до выпуска полуфабрикатов и готовой продукции
учета расходов сырья в производстве
составление плана и учёт ремонтов технологического оборудования и текущих ремонтов;
ведение контроля качества готовых изделий;
учет сырья в различных единицах измерения и для различных условий хранения.

Задачи, решаемые при помощи данного программного обеспечения:

1.) Планирование производственной деятельностью, управление затратами, расчет себестоимости, управление данными о сырье и готовой продукции планирование производства, управление затратами и расчет себестоимости, а также:

учёт произведённых изделий продукции (в соответствии со сменами и бригадами);
передача сырья в производство;
автоматизированный расчет расходов сырья на производство в соответствии с рецептурой и нормами;
ведение учета фактического расхода сырья на производство;
применение паспортов продукции при производстве;
механизм бестарного хранения муки;
составление отчетности по производству продукции;
составление отчетности по отклонениям нормативного и фактического расхода сырья.

2.) Составление плана и управление основными средствами, а также управление финансами, а именно:

составление бюджета;
управление финансовыми ресурсами;
управление взаиморасчетами;
ведение бухгалтерского и налогового учета;
ведение учета по Международным стандартам финансовой отчётности;
формирование консолидированной отчетности.

3.) Управление складом.

4.) Управление продажами, а именно:

контролирование исполнения критериев договоров с покупателями (ассортимент, график доставки);
на основании договора обозначение времени выполнения заказов покупателей;
на стадии планирования производства ведение учета заказов клиентов, учитывая спецификации каждого заказа;
блокировка заказа/отгрузки, учитывая задолженность или условия кредитного лимита;
возможность разрешения или запрета изменения заказа в определенное время;
ведение учета несоответствия изначального заказа от отгрузки и проведение анализа причин несоответствия;
проведение анализа исполнения заказа по количеству, ассортименту, графику доставки, возвратам и другое;
автоматизация расчета возвратной тары (лотки, контейнеры) по клиенту;
ценообразование и система лояльности;
ведение учета возврата (черствая продукция, брак и другое) и проведение анализа причин возврата;
построение маршрутов доставок продукции клиентам, учитывая заказы, временя, географическое расположение и на основании шаблона;
автоматизация проставления цен отгрузки в зависимости от типа доставки и вида выбранного контрагента;
ведение учета автотранспорта предприятия;
ведение учета водителей.

5.) Управление закупками.

6.) Управление взаимоотношениями с поставщиками и покупателями

7.) Контроль работы персонала, в том числе расчет заработной платы.

8.) Проведение анализа показателей деятельности предприятия и постоянный мониторинг.

Для повышения быстродействия и оперативности система разделена на две конфигурации:

Оперативная база данных (ОБД). Она работает с заказами от покупателей, маршрутами, товарно-транспортными накладным, доверенностями. Здесь ведётся учёт по экспедиционным сменам, учёт водителей и автотранспорта.
Хлебобулочное и кондитерское производство (ХБиКП) работает с управленческим учетом, бухгалтерским учётом и налоговым учётом.

Данные из оперативной базы данных через XML попадают (автоматическом или ручном режиме) в Хлебобулочное и кондитерское производство. Преимуществом является то, что несколько оперативных баз можно прикрепить к одной центральной базе ХБиКП. Это необходимо в том случае, если предприятие имеет удаленные диспетчерские столы и столы заказов.

Отметим, что одним из нюансов работы хлебобулочного предприятия – это большой объём документации и круглосуточная отгрузка продукции. Для более эффективного решения данных задач в ОБД применяются интерфейсы, которые позволяют оперативно вводить первичную документацию (счета-фактуры, заказы, доверенности).

Иными словами, единственное действие, которое должен совершить работник стола заказа для ввода заявок – это ввести код контрагента. Далее будет выведен весь перечень заказов, которые были приняты для данного клиента на определённый срок доставки, а также показан утверждённый и записанный в договоре график доставки клиенту. Цена, скидка выводятся автоматически в соответствии с условиями договора для данного контрагента.

Рассмотрим управление производством.

Управление производством, снижение издержек, а также построение плана производства продукции – это составляющие задачи работы хлебобулочного производства. Данный программный продукт даёт возможность предприятию уменьшить уровень простоя оборудования и высококвалифицированных специалистов, а также существенно сократить сроки исполнения заказов. Для планирования производственных процессов и материальных потоков в производстве, а также отражения процессов производственной деятельности предприятия предназначена подсистема управления производством.

В данной подсистеме документ «Задание на производство» составляется исходя из заказов покупателей. В заказе, кроме перечня заказанной продукции, её количества, обязательно содержится пункт «Время доставки». Поэтому для изготовления продукции и передачи её в экспедицию к определённому времени, выпуск продукции в документе «Задание на производство» распределен с интервалом в 1 час.

Также отличительной особенностью хлебобулочного производства является прямая зависимость количества сырья, которое необходимо для изготовления продукции, от влажности муки. Именно для учёта влажности предусмотрено два режима в системе. Если мука хранится на складе в таре, то применяется первый режим (данные о средней влажности, полученные из лаборатории, вводятся один раз в сутки). В случае бестарного хранения муки (БХМ) используется второй режим. При поступлении муки на склад бестарного хранения муки данные о влажности, полученные в результате измерения, фиксируются в документ поступления. Для расчёта списания сырья в производство используются данные о средней влажности в конкретном бункере.

В системе имеется возможность собрание рецептов продукции и полуфабрикатов, учитывая влажности муки (материалов, приравненных к муке). Потребность в сырье автоматически рассчитывается с учетом его влажности при выпуске продукции, но также корректировка потребности может производиться вручную.

Вся документация, оформленная и переданная в производство, привязываются к определённой смене. При запуске смены в системе идёт регистрация документа «Отчет смены». Здесь есть возможность выбора бункеров, которые используются в производстве, установки порядка списания муки. Кроме того, при работе с данным отчётом можно сделать все необходимые сменные отчёты. По закрытию смены вся документация, относящиеся к ней, блокируются от дальнейшей корректировки.

Кроме того, данная система позволяет посменное планирование производства, т.е. составление плана производства в краткосрочном периоде, проведение план-фактного анализа выполнения производственно-диспетчерским отделом всех планов производства. Здесь составляется детальный посменный график производства и потребления, а также производится оценка его выполняемости, учитывая запланированную загрузку ресурсов.

Планирование производства

Система Управление производством предназначается для долгосрочного и среднесрочного планирования производства, потребности в ресурсах и проведения анализа исполнения планов производства. При составлении плана производства становится возможным учёт множества параметров, контроль за исполнением и отслеживание выполнения плана на каждом этапе в нескольких разрезах одновременно:

по менеджерам и подразделениям;
по проектам;
по ресурсам;
по отдельным номенклатурным единицам и группам.

Контроль исполнения включает:

разработка плана-графика потребностей производства;
разработка заданий на производство;
план-фактный анализ производственной деятельности, контроль и анализ.

Осуществление управления заказами покупателей, продажами продукции, а именно составление планов и анализ фактических показателей в различных аналитических разрезах. В условиях расширения рынков сбыта и ассортимента выпускаемой продукции важным аспектом деятельности предприятия является управление заказами покупателей и продажами продукции: планирование и анализ фактических показателей в различных аналитических разрезах.

Применение подсистемы коммерческим директором, сотрудниками отдела сбыта и складскими работниками позволит повысить эффективность их деятельности.

Подсистема управления финансами направлена на совокупное и комплексное решение задач планирования, контроля и учета доходов и расходов. Она даёт возможность предприятию больно результативно использовать собственные средства, инвестиции, а также в целом улучшить управляемость бизнеса. Иными словами, происходит оптимизация применяемых финансовых инструментов, а деятельность компании становится прозрачной для внутреннего и внешнего аудита, тем самым повышается инвестиционная привлекательность бизнеса.

Функционал подсистемы помогает оперативно найти решение обширного круга задач финансовой службы, бухгалтерии, экономического и планового отделов.

Подсистема управления финансами реализует следующие функции:

составление плана деятельности и ресурсов предприятия на определённый период;
проведение мониторинга фактического исполнения плана;
выведение сводной отчетности по итогам мониторинга;
проведение финансового анализа;
проведение анализа доступности финансовых ресурсов;
проведение анализа отклонений плановых данных и фактических.

Управление финансовыми ресурсами.

Подсистема казначейства имеет функции, которые необходимы для более результативного управления движением финансовых ресурсов и осуществления контроля над платежами, а именно:

многовалютный учёт передвижения финансовых ресурсов и их остатков;
осуществление регистрации расходов финансовых ресурсов и их планируемых поступлений;
резервирование на расчетных счетах и в кассах финансовых ресурсов под планируемые платежи на будущий период;
размещение денежных ресурсов в ожидаемых входящих платежах;
создание календаря платежей;
оформление первичных документов;
интеграция с системами «клиент банка»;
возможность ручного или автоматического разнесения сумм платежных документов по нескольким сделкам или договорам.

Подсистема Управление взаиморасчетами применяется в снабженческих, финансовых и сбытовых структурных подразделениях предприятия и позволяет оптимизировать потребность в оборотном капитале, а также финансовые риски предприятия.

Проводится анализ изменений прогнозируемой (отложенной) и фактической задолженности. Прогнозируемая задолженность появляется при заказе на поставку или передачу на комиссию товарно-материальных ценностей, а также при заявке на получение финансовых средств. Фактическая задолженность появляется при действиях с операциями расчета и в момент передачи прав собственности.

Основные назначения подсистемы взаиморасчетов: отметка возникновения задолженности компании перед контрагентом или контрагента перед компанией;
ведение учета причин появления задолженности;
возможность различных методик учета задолженностей, например, по сделкам, по договорам, по отдельным хозяйственным операциям;
проведение анализа, текущего состояния задолженностей и причин её изменения.

Бухгалтерский учёт

Бухгалтерский учёт ведется в соблюдении с российским законодательством по следующим участкам учёта:

учёт материальных ценностей;
кассовые операции и банковские операции;
валютные операции;
расчеты с подотчетными лицами;
расчеты с персоналом по оплате труда;
расчеты с бюджетом.

Ведение бухгалтерского учёта поддерживается для нескольких юридических лиц в единой информационной базе. Для консолидации информации филиалов и групп компаний конфигурация может быть использована совместно с «1С:Консолидация».

Ведения бухгалтерского учета на контроле специализированного отчёта «Анализ состояния бухгалтерского учета», который позволяет контролировать сложные операции, а также быстро определять нежелательные отклонения.

Для того чтобы формы регламентированной отчетности были всегда актуальны, используется автоматическое обновление через Интернет.

Отправка отчетности через Интернет.

Управление персоналом.

Отдел кадров для ежедневной работы может использовать подсистему управления персоналом в едином информационном пространстве.

Данная подсистема предназначена для информационной поддержки кадровой политики компании, а также автоматизированных расчетов с персоналом. Также к возможностям подсистемы относят:

составление плана потребности в персонале;
составление штатного расписания организации;
составление плана занятости и графика отпусков работников;
подбор кадров, анкетирование и оценка;
ведение кадрового учёта и анализа кадрового состава;
проведение анализа уровня и причин текучести кадров;
регламентация документооборота;
ведение расчёта заработной платы работников предприятия;
автоматизация расчёта начислений, удержаний и налогов, регламентированных законодательством;
автоматический расчёт единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

По накопленной информации о сотрудниках можно построить разные отчёты: анализ кадрового состава списки работников, отчёты по отпускам и другое.

Данные изменения позволили на предприятии в 2018 году, относительно 2017 года ООО «Золотая нива» снизить затраты по нескольким статьям расходов.

Так, автоматизация процесса: передача материалов в производство, передача материалов из производства на склад; автоматический расчет расхода сырья на производство по нормам в соответствии с рецептурами и с учетом влажности муки; учет фактического расхода сырья на производство снизили расходы на сырье и материалы кондитерском производстве на 5,1 %, что составило 3 028 500 руб.

Подсистема Управление продажами, в том числе: контроль выполнения условий договоров с покупателями по графикам доставки, по ассортименту; ввод времени исполнения заказов покупателей (на основании договора или ввод произвольного времени выполнения заказа); учет заказов клиентов при планировании производства с учетом спецификаций в заказе; блокировка заказа/отгрузки с учетом задолженности или условий кредитного лимита; возможность разрешения/запрета корректировки заказов в определенное время, дало возможность снизить затраты, связанные с возвратом готовой продукции от продавцов на 2 %, что составляет 1 211 400 руб

Высокая степень автоматизации формирования бухгалтерских проводок предопределена описанием готовых к использованию первичных документов по видам хозяйственных операций. Программный продукт позволил вести автоматический расчет регламентированных законодательством начислений, удержаний и налогов; автоматический расчет ЕСН и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Программа позволила автоматизировать весь комплекс расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплаты больничных листов и отпусков. Это позволило снизить затраты на оплату труда на 2 %, что составило 1 211 400 руб.

Осуществляется формирование заданий на производство, сменно-суточных заданий, посменное планирование производства.

Программа предназначена для планирования производства в краткосрочном периоде в разрезе отдельных номенклатурных позиций, а также для проведения план-фактного анализа исполнения планов производства производственно-диспетчерским отделом. В данной программе формируется детальный посменный график производства и потребления, проводится оценка его исполнимости с учетом запланированной загрузки ресурсов. Это дало возможность снизить затраты энергии на 0,5 %, что составило 121 140 руб.

Таким образом, объем продаж «Золотая нива» за 2018 год составил 1709,5 тыс. тонн хлебобулочной продукции, что на 3,6 % больше, чем в 2017 году. Общество производит 35 % от всего объема производства всех хлебобулочных изделий в городе. Внедрение программного продукта и более полная автоматизация рабочих мест оказались правильным управленческим решением.

Глава 3. Рекомендации, направленные на повышение эффективности контроля

3.1. Разработка рекомендаций, направленных на повышение эффективности контроля

Сделав анализ способов контроля на предприятии ООО «Золотая Нива» мы пришли к выводу, что недостаточно внимания уделено работе отделу сбыта. Не отслеживается процесс привлечение новых клиентов и каким образом пытаются удержать уже существующих.

В связи с увеличивающимся количеством пекарен в городе, ели сейчас кардинально не поменять приемы контроля в отделе сбыта (отдел продаж), то можно остаться без новых клиентов или уже существующие клиенты могут уйти к конкурентам, что отрицательно скажется на доходности предприятия.

Наиболее эффективным способом контроля над отделом продаж справедливо считается система CRM.

Термин CRM (сокращение от англ. Customer Relationship Management) переводится как система управления взаимоотношениями с клиентами — программное решение для крупного и среднего бизнеса. Главные цель внедрения CRM — увеличить продажи, оптимизировать затраты на маркетинг, а также повысить уровень сервиса, предоставляемого клиенту.

CRM-системы позволяют сохранять всю необходимую информацию о клиентах: личные данные; предпочтения; список интересов; историю звонков и покупок; список совершаемых сделок. За счет этих данных компании имеют возможность выстраивать эффективную работу, направленную на получение максимальной прибыли, на основе сбора и анализа полученных результатов.

Основной блок программного обеспечения входят разделы, которые позволяют: вести учет клиентской базы и заполнять информацию, которая будет доступна для других сотрудников компании; взаимодействовать со списком имеющихся контактов; создавать готовые коммерческие предложения с помощью встроенных шаблонов; планировать и выставлять текущие задачи для сотрудников и отслеживать статус их выполнения; оперативно получать отчетную и аналитическую информацию; согласовывать и контролировать работу между сотрудниками и отдельными структурными подразделениями; регистрировать сделки, оформлять договоры и другую отчетную документацию, необходимую для заключения контрактов; совершать звонки клиентам с помощью встроенной системы интернет-телефонии; отправлять коммерческие предложения и совершать рекламную рассылку писем; анализировать выполнение поставленных задач и эффективность продаж на любом отрезке времени с помощью визуальных графиков.

Рынок систем по управлению взаимоотношениями с клиентами насчитывает десятки разнообразных программ, которые применимы в различных отраслях. Правильно подобранная CRM-система гарантирует увеличение объема продаж и улучшение предоставляемого сервиса для клиентов. Большая часть компаний использует не полный функциональный набор CRM, а делает акценты на те возможности, которые направлены на оптимизацию именно их бизнеса.

CRM-системы условно можно разделить на три категории: информационного вида; аналитического вида; коллаборативного вида.

Программы информационного типа представляют собой базу клиентов, в которой можно работать с информацией по проводимым сделкам и контролировать ход продаж. Возможность систематизировать данные позволяет моментально получать сведения по всем заказчикам, историям операций и сотрудничеству с клиентами.

CRM аналитического типа представляют собой улучшенный информационный вариант. За счет расширенного функционала появляется возможность анализа получаемой информации.

Инструменты таких программ позволяют контролировать все бизнес-процессы с помощью составления отчетности по заданным критериям. Аналитические CRM-системы используют специальные шаблоны и настройки, которые отображают статистику по проведенным сделкам, количеству проданных товаров и услуг, а также активности клиентской базы.

Коллаборативная CRM-система является наиболее продвинутым программным обеспечением для ведения бизнеса. Она открывает возможности систематизировать и анализировать поступающую информацию. Главная особенность заключается в наличии функционала для коррекции и модернизации бизнес-процессов. Программа подойдет для предпринимателей, которые постоянно стараются улучшать сервис и качество предоставляемых услуг.

Ключевые задачи CRM-системы в управление сервисом — снижение средней скорости обработки входящего обращеня и повышение качества работы оператора. Секрет успеха заключается в использовании инновационных технологий, основные из которых:

1. Портал самообслуживания — для самостоятельной регистрации клиентами заявок на сервис, отслеживание статуса ремонта и оценка работы центра. На главную страницу портала можно выводить ответы на популярные вопросы.

2. Контакт-цетр — эталонный процесс обработки звонка или сообщения. Автоматическая регистрация, дальнейшее определение потребности и направление заявки свободному оператору;

3. Управление очередями — создание очереди заявок, расстановка приоритетов, согласно заданным параметрам. Обработка очередей операторами сервисного центра;

4. Каталог сервисов — единая база предоставляемых сервисов и услуг с четко описанным регламентом. Эта возможность кардинально влияет на среднее время обработки обращения;

5. База знаний — CRM-система сохраняет обращения в базу, анализирует текст и выбранное действие для решение. Данная информация используется для дальнейшей квалификации новых заявок, опираясь на имеющийся опыт прошлых заявок;

6. Использование ИИ — машинное обучение используется для анализа входящих email и сообщений. Система постоянно обрабатывает базу знаний для автоматического распределения новых заявок с похожими фразами в тексте;

7. Омниканальные коммуникации — взаимодействуйте через популярные каналы связи. Мессенджеры, email, sms сообщения, телефонный звонок, портал самообслуживания;

8. Детальная аналитика работы — подробный отчет в удобном графическом дэшборде. Анализ среднего времени обработки, количество обработанных заявок за период, количество проблемных обращений. Оценка операторов и работников сервисного центра по заданным параметрам.

Чтобы улучшить работу отдела продаж, необходимо правильно распределять рабочее время менеджера. У сотрудника должен быть график, в какое время и как долго он должен выполнять определенную задачу.

Самым эффективным средством контроля продаж является CRM-система. Корректное внедрение ее функций и использование потенциала на полную мощность позволяет осуществлять мониторинг и управление работой по ключевым направлениям. Контроль продаж — не только проверка выполнения задач, поставленных перед продавцами, с помощью отчетности. Это еще несколько направлений:

1. Контроль процессов лидогенерации

► Получение лидов из всех имеющихся источников, если настроена интеграция CRM с сайтом, блогом и лендингами с продуктами. У каждого лида есть стоимость. CRM в данном случае осуществляет контроль за оптимальным расходованием ресурсов на привлечение трафика.

► Сегментация лидов по степени «теплости»: горячие, теплые, холодные. Это важно для дальнейшего перераспределения.

► Автоматическое перераспределение лидов среди сотрудников. Это позволяет сделать скоринг по критерию «теплости». «Горячие» и «теплые» лиды отправляются самым лучшим и опытным, «холодные» — провинившемся и новичкам.

► Анализ конверсии по группам лидов. Критерии могут быть разные: ниша, продукт, источник поступления лида и т.д.

2. Контроль работы по сделкам

► Переписка с контрагентом ведется прямо из CRM и там же фиксируется. В результате все заинтересованные лица в курсе происходящего. Всегда можно вывести из тупика зашедшие туда переговоры, вмешавшись в процесс или просто назначив другого менеджера.

► Коммерческое предложение и счет формируется и отсылается через CRM. В результате РОП всегда знает, что предложено, на какую сумму. И самое главное, предложение, которое получил покупатель, соответствует протестированному шаблону.

► Можно анализировать статусы сделок каждого продавца по pipeline. На основании этих данных происходит своевременная постановка и коррекция задач для менеджеров.

3. Контроль аналитических данных и отчетности

► Из CRM легко добываются данные для составления ABCXYZ-анализа. В ней содержатся данные по всем отгрузкам в разрезе контрагентов и продуктов.

► Осуществляется контроль эффективности каналов коммуникации и лидогенерации. Это важно для того, чтобы в будущем сосредоточиться на самых действенных и корректировать маркетинговые бюджеты.

► качественная настройка автоматизированной системы под свои нужды позволяет получать отчеты по сотрудникам, воронкам, новым и старым клиентам и т. д.

Сбор и обработка информации в одной системе позволяет обеспечить тотальный контроль продавцов, движения потенциальных покупателей по воронке и вовремя принимать решения, которые обеспечат рост продаж.

Контроль продаж: прослушка звонков менеджеров

Для максимального контроля CRM должна быть интегрирована с IP-телефонией. Эта мера дает еще больше инструментов, так как можно:

отслеживать количество звонков,

формировать списки для автодозвона,

записывать разговоры сотрудников и покупателей.

Такая автоматизация дает РОПу дополнительные возможности контроля:

какую выручку уже обеспечил клиент,

количество взаимодействий с покупателями прежде чем была совершена сделка,

что обсуждали при последнем звонке или каким была последняя точка касания,

сколько и какие письма были отправлены,

по каким продуктам были высланы коммерческие предложения,

ответы клиента,

комментарии к конкретному звонку.

Таким образом, внедрение CRM помогает руководителям и их подчиненным быстрее выявлять проблемы клиента и предлагать ему правильные решения за счет точечных предложений продукта или услуги.

Ожидаемый эффект от внедрения разработанных рекомендаций мероприятий

Так как внедряемая система позволяет увеличить продажи благодаря набору уникальных инструментов взаимодействия с клиентом:

1. Полнота клиентского профиля — полная история взаимодействий и заказов, автоматический сбор данных о клиенте из открытых источников;

2. Воронка продаж — уникальный инструмент для разделения заявки на несколько этапов. Позволяет контролировать работу менеджеров, а также анализировать эффективность компании на каждом этапе;

3. Повторные продажи — информирование постоянных клиентов про акции и специальные предложения;

4. Детальный анализ — удобные графические дэшборды позволяют в несколько кликов получить всю необходимую информацию (объем продаж, % выполнения плана, завершенные и открытые продажи каждого сотрудника).

5. Квалификация — поможет проанализировать степень потребности клиента в товаре, оценка ключевых показателей для рассчета вероятности успешного завершения.

6. Управление заказами, счетами — автоматическая регистрация заказов с сайта, дальнейший подбор товаров, проверка наличия на складе и выставления счета в несколько кликов. Возможность позволяет ускорить оформление заказа в разы;

7. Управление и оценка менеджеров — детальная аналитика выполнения плана, успешности на разных этапах сделки, рассчет бонусов.

8. Приложение для мобильных продаж — особенно актуально для торговых представителей и полевых продаж, удобное и быстрое мобильное приложение адаптированное под мобильный телефон и планшет. Сбор заявок, построение маршртута и другие возможности.

Контроль за деятельностью отдела продаж будет удобным и прозрачным, сотрудникам будут понятны их действия и методы оценки их работы, будет легче выявлять потребности клиентов, улучшится работа по привлечению клиентов, то ожидается увеличение продаж и реализации продукции в среднем на 15 %.

Заключение

В соответствии с целью, актуальностью исследования, практической значимостью и задачами нашего исследования подведем краткие итоги проведенной работы.

Изучение теоретической литературы по проблеме «Принципы эффективного контроля» на примере ООО «ЗОЛОТАЯ НИВА» Г. ХАНТЫ-МАНСИЙСКА» показал, что в настоящее время этому вопросу учеными и менеджерами уделяется данному вопросу большое внимание.

Контроль определяют по-разному: как средство, фактор, форму, элемент, функцию, вид деятельности, систему, обратную связь, условие, регулятор, гарант, явление, институт, метод, правомочие, атрибут и т. д., что является следствием подхода к данному вопросу с точки зрения интересов представителей различных научных направлений.

В Ханты-Мансийске и Ханты-Мансийском районе конкуренцию «Золотая нива» составляют следующие производители.

– ПК «Ханты-Мансийское городское потребительское общество»

– ООО «СИБТОРГ»

– ООО «Лента»

ООО «Золотая нива» в свою очередь обладает следующими конкурентными преимуществами:

• современное высокопроизводительное оборудование;

• широкий и постоянно обновляемый в соответствии с запросами потребителями ассортимент продукции;

• собственная торговая сеть;

• отлаженная логистика.

Все это говорить об эффективном контроле на предприятии.

Данные изменения позволили на предприятии в 2018 году, относительно 2017 года ООО «Золотая нива» снизить затраты по нескольким статьям расходов. Объем продаж «Золотая нива» за 2018 год составил 1709,5 тыс. тонн хлебобулочной продукции, что на 3,6 % больше, чем в 2017 году.

Для увеличения продаж и привлечения числа новых клиентов нами было рекомендовано внедрение специализированного программного обеспечения, оно дает возможность по ведению эффективной управленческой деятельности, отслеживанию и анализу всех этапов заключения сделок. Для работы с клиентской базой используются специализированные программы – CRM. Они позволяют формировать информационную базу о клиентах, подрядчиках, поставщиках и других сторонних контрагентов. CRM-системы успешно применяются в малом бизнесе и позволяют компаниям оперативно решать текущие задачи. Главные цель внедрения CRM — увеличить продажи, оптимизировать затраты на маркетинг, а также повысить уровень сервиса, предоставляемого клиенту.

Список использованной литературы

1. Ахметшин Э.М. Контроль в системе управления персоналом в современных условиях // Казанский экономический вестник - 2017. – № 1(27). – С. 110-116

2. Ахметшин Э.М. Проблема сопротивления персонала контролю в системе менеджмента // Казанский экономический вестник. – 2018. – № 3 (11). – С. 32–38.

3. Балахонова И.В. Логистика. Управление материальными и информационными потоками на базе ERP-системы : учеб. пособие : в 2 ч. / И.В. Балахонова, С.А. Волчков, В.А. Капитуров. - Пенза : ИИЦ ПГУ, 2015. – 251 с.

4. Вершигора, Е.Е. Менеджмент: учебное пособие / Е.Е. Вершигора. - М.: Инфра - М, 2016. - 283 с.

5. Волчков С.А. Мировые стандарты управления промышленным предприятием в информационных системах (ERP системах). Воронеж: Международная академия науки и практики организации производства // Организатор производства. – 2019. – № 1. – С. 43 – 46.

6. Габитова Р.Р. Особенности реализации функции контроля в системе процедур управленческих решений // Современные проблемы и тенденции развития экономики и управления: сборник статей Международной научно-практической конференции (10 мая 2016 г.) / отв. ред. А.А. Сукиасян. – Екатеринбург, 2017. – С. 115–119.

7. Горностаева Ж. В., Ткачева Л.Ю. Роль контроля как части системы управления предпринимательскими структурами [Электронный ресурс] // https://socionet.ru/d/spz:cyberleninka:16831:14061011/http://cyberleninka.ru/article/n/rol-kontrolya-kak-chasti-sistemy-upravleniya-predprinimatelskimi-strukturami (05.07.2019)

8. Дульский, В. Менеджмент организации / В. Дульский. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2016. - 678 с.

9. Иванов Д.А. Информационные системы и технологии в логистике: интегрированные системы управления предприятием : учеб. пособие / Д.А. Иванов ; С.-Петерб. гос. политехн. ун-т. - СПб. : Изд-во СПбГПУ, 2016. - 83 с.

10. Кузьмичев А.А., Колесник Н.Ф. Построение системы внутреннего контроля // Современные наукоемкие технологии. – 2018. – № 8. – С. 83

11. Макальская А.К. Внутренний аудит: Учеб.-практ. Пособие. – М. : Дело и Сервис, 2018. – 263 с.

12. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М. : Издательский дом Вильямс, 2018 . – 672 с.

13. Муллахметов Х.Ш. Научные школы управления и их влияние на эволюцию функции контроля // Менеджмент в России и за рубежом. – 2016. – № 6. – С. 129–133.

14. Муллахметов Х.Ш. Процесс организации стратегического контроля для успешного функционирования и развития организации // Экономика и управление. – 2018. – № 4. – С. 50–55.

15. Муллахметов, Х.Ш. Контроль-менеджмент / Х.Ш. Муллахметов. - М.: Экономика, 2017. - 302 с.

16. Овчинников, В. Ф. Функции менеджмента / В. Ф. Овчинников, Т. В. Плетнева // Менеджмент: теория и практика. - 2017. - №2. - С. 26-27.

17. Орлов А.И. Менеджмент. – М. : Изумруд, 2016. – 396 с.

18. Паркинсон, С. Функции и основы менеджмента / С. Паркинсон. – М.: НОРМА, 2014. – 588 с.

19. Серебрякова Т.Ю. Теоретические основы экономического контроля и концепция сквозного контроля в современных российских условиях: монография [электронный ресурс] // https://elibrary.ru/item.asp?id=26534783 (03.07.2019)

20. Юрьев В.Н. Информационные системы в экономике : учебник для вузов / В.Н. Юрьев, В.Н. Волкова ; С.-Петерб. гос. политехн. ун-т. – СПб., 2017. - 37 с.