Первичные учетные документы (Документация в налоговом учете)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Важной новацией, установленной главой 25 Налогового кодекса Российской Федерации, стало введение налогового учета, служащего формированию качественной налоговой отчетности, в российскую практику налогообложения.^[1]

Налоговый учет, согласно статье 313 главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации, это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных вы соответствии с порядком, предусмотренным настоящим Кодексом.

Налоговый учет служит для формирования полной, достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, в течении отчетного (налогового) периода.

Подтверждением данных налогового учета являются:

- первичные документы (включая справку бухгалтера);

- аналитические регистры налогового учета;

- расчет налоговой базы.^[2]

Правильное заполнение и ведение первичной документации имеет важное значение для деятельности предприятия в целом. Ведь неверная информация, перенесенная с первичной документации, либо не соответствующее требованиям бухгалтерского учета заполнение первичных документов может привести к искажению информации, а также к административным нарушениям и взысканиям для организации в целом. Всвязи с этим, каждый работник (сотрудник) должен ответственно подходить к ведению и обработке первичной учетной документации на предприятии.

Целью курсовой работы является изучение методики, методологии, практического применения и значимости первичных учетных документов в налоговом учете.

1. Документация в налоговом учете

С развитием рыночных отношений в экономике нашей страны меняются требования к информации о деятельности хозяйствующих субъектов, содержащейся в бухгалтерском учете и отчетности.^[3]

Все организации в соответствии с действующим налоговым законодательством обязаны вести и бухгалтерский и налоговый учеты.

Под налоговым учетом понимается система обобщения информации для определения налоговой базы по определенному налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в установленном порядке.^[4]

На основании п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации расходы признаются в целях налогообложения прибыли, если они подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.^[5]

Важную роль для ведения как бухгалтерского, так и налогового учета играет документация, на основании которой и базируется учет. Так, согласно ст. 313 Налогового кодекса Российской Федерации первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) являются подтверждением данных налогового учета.^[6]

Документация — отражение совершенной хозяйственной операции в письменном виде на бланках установленной формы. При этом учтены могут быть лишь полностью и правильно оформленные бланки (документы), т.е. в этих документах должны быть заполнены все необходимые реквизиты, предусмотренные стандартами. Как правило, такими реквизитами являются наименование организации (предприятия, фирмы), наименование документа,
номер, дата, содержание хозяйственной операции, ее количественное и денежное выражение, подписи соответствующих должностных лиц. Основное требование к документам — полнота и достоверность отраженной в них информации. ^[7]

Подведем итог, что на предприятии не маловажную роль для ведения налогового учета выполняет документация, которая отражает его хозяйственную деятельность.

2. Первичные документы и их роль в налоговом учете

2.1. Понятие первичных учетных документов

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Это первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В соответствии со статьей 313 НК РФ данные документы служат также первичными документами, на основании которых ведется налоговый учет.^[8]

Первичные документы являются основой ведения бухгалтерского учета и формированию достоверной информации для налогового учета.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, а также информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами.^[9]

Согласно статье 9 ФЗ РФ от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы - это документы, оформленные согласно Федеральному закону о бухгалтерском учете, бухгалтерская справка отражает исправительные, дополнительные и вновь выявленные хозяйственные операции, которые не были отражены в текущем учете (например, корректировка расчетов по налогам).^[10]

Первичные учетные документы, являющиеся подтверждением налогового учета, - это те же первичные учетные документы, которые являются основанием ведения бухгалтерского учета, а также документы, которые предусмотрены для оформления операций законодательством о налогах и сборах.^[11]

2.2. Требования к оформлению первичных документов

В целях реализации положений Федерального закона "О бухгалтерском учете" Правительство Российской Федерации Постановлением от 8 июля 1997г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Государственный комитет Российской Федерации по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. ^[12]

Так, с 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России №71а от 30.10.97г.^[13]

Исходя из п. 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ.^[14]

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).^[15]

Согласно ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.¹¹

Основываясь на п.3 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.^[16]

В п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.^[17]

Согласно п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Так, согласно абз. 2 п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У не допускаются исправления в кассовых и банковских документах.^[18]

Следует отметить, что формы первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, для которых не предусмотрены типовые формы, необходимо закрепить в учетной политике учреждения.^[19]2.3 Соответствие данных первичных документов данным бухгалтерского учета

Законодательство о налогах и сборах предусматривает оформление следующих первичных документов налогового учета:

• счета-фактуры - для плательщиков налога на добавленную стоимость и акцизов;
• налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц - для налоговых агентов на доходы физических лиц;
• карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) - для налогоплательщиков единого социального налога и плательщиков страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.^[20]

Во время подготовке к составлению отчетности необходимо проверить соответствие данных бухгалтерского учета имеющимся первичным учетным документам. Одновременно проверяется, все ли имеющиеся первичные документы нашли свое отражение в бухгалтерском учете. В случае необходимости первичные учетные документы должны быть восстановлены до составления отчетности.²⁶

Согласно приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 29.03.2017) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», следует что бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление об имущественном и финансовом положении организации, о его изменениях, а также финансовых результатах ее деятельности.^[21]

Важно перед окончанием финансового года предупреждать ответственных лиц о необходимости представления в бухгалтерию первичных учетных документов по всем завершенным хозяйственным операциям. Все первичные документы, обработанные бухгалтерией перед составлением отчетности должны быть проверены на соответствие утвержденным формам. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, должны быть утверждены приказом об учетной политике организации.^[22]

При проверке первичных учетных документов следует обратить внимание на наличие подписей ответственных (руководитель, главный бухгалтер и т.д.). Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Поэтому, если при проверке документов обнаружится, что к учету приняты документы, оформленные ненадлежащим образом, то их необходимо переделать (внутренние документы) или получить от сторонней организации (внешние документы). Если документы утеряны, то необходимо сделать их копии и заверить у организации-контрагента. Когда такой возможности не предоставляется, то необходимо провести сторнирование записи по операциям, отраженным в оформленных ненадлежащим образом документах.

При проверке первичных учетных документов отчетного года обращают внимание на наличие котировки на них, то есть обозначения номеров счетов по дебету и кредиту. Это свидетельствует об обработке данного документа бухгалтером. Если на документе котировка отсутствует, должны быть тщательно проверены сам документ и записи в бухгалтерском учете, сделанные на его основании. ^[23]

2.4. Изъятие документов налогового учета

Согласно с п.8 ст.9 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.^[24]

Первичные учетные документы могут быть изъяты только: органами дознания; органами предварительного следствия; органами прокуратуры; судами; налоговыми инспекциями; органами внутренних дел (ОВД).²³

Основанием для изъятия документов являются постановления указанных органов, вынесенные в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главному бухгалтеру или другому должностному лицу при изъятии первичных учетных документов предоставляется право с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.^[25]

Налоговым органам предоставляется право производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента
при проведении налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные
основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены.²⁴

Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, производит выемку необходимых документов в случае отказа проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставления указанных документов в установленные сроки.^[26]

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.^[27]

При этом должностное лицо налогового органа вправе самостоятельно вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, но избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.^[28]

2.5. Хранение документов налогового учета

В п. 1 ст. 23 Налогового Кодекса РФ указано, что налогоплательщик в течение четырех лет должен обеспечивать сохранность данных бухгалтерского, налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.^[29]

Согласно п. 4 ст. 89 части первой НК РФ В рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом РФ.^[30]

Согласно ст. 17 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», сроки хранения документов бухгалтерского учета установлены из которого следует, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет согласно п. 1; рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления
бухгалтерской отчетности в последний раз согласно п. 2.^[31]

Согласно ст.120 Налогового кодекса, отсутствие первичных документов, счет-фактур или регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения и влечет налоговую ответственность:^[32]

Первичные учетные документы должны храниться не менее
5-ти лет. Лицевые счета работников организации - 75 лет. Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним – 10 лет. Также 10 лет должны храниться коллективные договоры. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету).^[33] Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2017 году, начинается с 1 января 2018 г.

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Сохранность первичных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.^[34]

Таким образом, документы, составленные для целей бухгалтерского
учета, должны храниться в течение сроков, предусмотренных п. 1 ст. 17
Федерального закона «О бухгалтерском учете», а документы, составленные для целей налогового учета, - в течение сроков, предусмотренных п. 1 ст. 23 НК РФ. В случае, если документ составлен для целей бухгалтерского учета, и налогового учета одновременно, данный документ должен храниться с учетом требований п. 1 ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и п. 1 ст. 23 НК РФ -. не менее пяти лет.³⁰

Необеспечение сохранности документов более четырех лет не является нарушением законодательства о налогах и сборах и не может повлечь налоговую ответственность. Статья 120 НК РФ не устанавливает ответственность за отсутствие документов налогового учета.^[35]

2.6. Ответственность за неправильное оформление первичных документов

Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.^[36]

Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей. А если они повлекли занижение налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов), влекут взыскание штрафа в размере двадцати процентов от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее сорока тысяч рублей.^[37]

В п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ указано, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.^[38]

К примеру, Управление неправильно оформило акт приемки-сдачи работ. Эта сумма вынимается из себестоимости. Т.е. на нее будет корректировка. Штрафные санкции обеспечены.^[39]

В п. 1 ст. 126 Налогового кодекса Российской Федерации говорится следующее, что при непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, плательщиком страховых взносов, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.^[40]

Согласно ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер отвечает за ведение бухгалтерского учета.^[41]

В статье 15.11 КоАП говорится, что грубое нарушение правил бухгалтерского учета, составления бухгалтерской отчетности, а также порядка срока хранения учетных документов, влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.^[42] Под грубым нарушением правил бухгалтерского учета, в административном кодексе, подразумевается искажение сумм начисленных налогов и сборов, искажение любой статьи бухгалтерской отчетности более на 10%.³¹

В статье 15.6 КоАП говорит что за непредставление сведений, документов необходимых для проведения налогового контроля влечет наложение административного штрафа на граждан – от 100 до 300 рублей, на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.^[43]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги данной курсовой работы можно сделать следующие выводы:

- на предприятии не маловажную роль для ведения налогового учета выполняет документация, которая отражает его хозяйственную деятельность;

- без первичной документации невозможно ведение первичного учёта;

- при подготовке к составлению бухгалтерской отчетности необходимо проверить соответствие данных бухгалтерского учета имеющимся первичным учетным документам;

- первичные учетные документы должны храниться не менее
5-ти лет, а лицевые счета работников организации - 75 лет;

- под грубым нарушением ведения бухгалтерского учета понимается отсутствие первичных документов, что может привезти к штрафным санкциям.

Можно рекомендовать предприятиям (организациям), что для оптимальной систематизации первичного учета необходимо разрабатывать рекомендации, позволяющие усовершенствовать и оптимизировать систему учета в целом, а также необходимо проводить обучение сотрудников правилам ведения, заполнения первичных учетных документов и создать ряд мероприятий, предотвращающих нарушение в процессе работы с документами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Агафонова М.Н. Бухгалтерский учет в оптовой и розничной торговле и документооборот.– М.: Гросс Медиа Ферлаг: РОС БУХ, 2009. – 720 с.

Акулич М. В. Налоговый учет и отчетность: Учеб. пособие. – СПб.: Питер, 2014. – 208 с.

1. Горбулин В.Д. Производство. Учет, налоги. – М.: Гросс Медиа Ферлаг: РОСБУХ, 2010. – 424 с.

Гридина Н. Первичный документ в бухгалтерском и налоговом учете//Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2009. - № 10. – С. 3-6

1. Гусева Т. М., Шеина Т. Н. Бухгалтерский учет для практиков: 2000 тестов и ответов: Учеб. пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 280 с.

Домбровская Е.Н. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. — 279 с.

Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете "Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Лешина, Е. А. Налоговый учет: Учеб. пособие / Е. А. Лешина, М. А. Суркова, Н. А. Богданова. – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 143 с.

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08 2000 № 117-ФЗ.
2. Переверзев М.П., Лунёва А.М. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие / Под общ. ред. М.П. Переверзева. — М.: Инфра-М, 2009. — 240 с.

Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а (ред. от 21.01.2003) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".

Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 "О первичных учетных документах».

Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 № 32404).

Кодекс об Административных правонарушениях

Письмо ФНС России от 16.06.2017№ ЕД-4-15/11485

Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 29.03.2017) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.08.1998 № 1598