Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Особенности коммуникаций в организации (на примере ООО "Публичные коммуникации")

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В условиях ужесточенной конкурентной борьбы и радикально сменяющейся ситуации на рынке, предприятия должны фокусировать внимание не только на материальном состоянии дел, но и вырабатывать стратегию обмена информационного обеспечения внутри своей структуры, которая бы дозволила им получать большую пользу от сотрудников и от предприятия в целом.

От эффективности коммуникационных связей и их взаимодействия зависит перспектива и предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, и также работников данного предприятия, а на тотальном уровне и благосостояние всей страны в целом.

От качества системы внутренних коммуникаций в компании зависит многое. И уже стало вполне привычным, что крупные предприятия выделяют ее в отдельный функционал, создавая соответствующие подразделения и нанимая специалистов в данной сфере.

Все это определяет актуальность выбранной темы.

Цель работы заключается в изучении особенностей коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации» и определении их эффективности.

Объект исследования: коммуникации.

Предмет исследования: особенности коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации».

Задачами работы выступают:

- теоретическое обоснование коммуникаций в организации, ее формы, виды и проблемы,

- исследование особенностей коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации»,

- определение эффективности коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации» и пути ее повышения.

Структурно курсовая работа состоит из введения, где объясняется актуальность выбранной темы, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Методы исследования в данной работе - описания, систематизации, классификации, аналитический метод, метод сравнительного анализа, статистический, метод сбора фактов, дедукция.

Рассмотрим надежность использованных источников.

В работе были использованы статьи и монографии из научных журналов, такие как монография Азарова Е.Д. «Совершенствование использования внутренних коммуникаций», Верховцева К.А. «Роль коммуникаций в управлении изменениями», Калыпина Г.Ю. «Роль внутренних коммуникаций в практике отечественного и зарубежного менеджмента», Лукьяненко А.С. «Коммуникации в мотивации персонала корпорации», Райченко А.В. «Мастерство коммуникации», и др.

Были использованы пособия и учебники, опубликованные издательствами, например работа Аширова Д.А. «Управление персоналом», Гнатюка О.Л. «Основы теории коммуникации», Керцера Г. «Стратегическое управление в компании. Модель зрелого управления проектами», Нахимова Е.А. «Основы теории коммуникации», Папкова О.В. «Деловые коммуникации», Чамкина А.С. «Основы коммуникологии», Шунейко А.А.» Основы успешной коммуникации» и многие другие источники.

1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ: ПОНЯТИЕ, ВИДЫ, БАРЬЕРЫ, ПРОБЛЕМЫ

Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи [20].

Существует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании [12, с. 250].

Виды корпоративных коммуникаций показаны на рисунке 1.1.

Рис. 1.1. Виды корпоративных коммуникаций

а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;

б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;

в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы [22, с. 51].

Общая таблица видов, форм и средств коммуникаций представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Виды, формы и средства коммуникаций

Методы повышения эффективности коммуникации.

Для каждого вида коммуникации существуют методы повышения ее эффективности. Соответственно:

а) рабочий инструктаж, обратная связь по результатам деятельности, информирование и новости, социальная поддержка;

б) вопросы к сотрудникам, собрания сотрудников, политика открытых дверей, ответственный за разрешение трудовых споров, участие в социальных группах, умение активно слышать [15, с. 47];

в) временные и целевые команды, междисциплинарные группы, профессиональные сообщества, «открытый офис», организационные мероприятия, совещания, социальные сети и блоги [14, с. 74].

Сраним концепции трех школ организационного поведение в процессе коммуникаций показано в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Концепция трех школ организационного поведение в процессе коммуникаций

Электронные коммуникации.

На сегодняшний день большую роль в процессе коммуникаций играют электронные коммуникации [16, с. 272].

Электронные коммуникации делятся на несколько видов:

а) электронная почта – отправление электронных сообщений на дальнее расстояние;

б) телекоммуникации – набор различных инструментов передачи сообщений (телефон, компьютер, смартфон, пейджер и т.п.);

в) виртуальные офисы – целый набор различных инструментов коммуникаций полностью автоматизируют работу офиса в той или иной организации; это могут быть не только функции секретаря, функции проектных команд, но и функции управления и даже производства;

г) социальные сети и виртуальные команды – инструменты, при помощи которых люди, находящиеся в разных подразделениях, могут определенным образом общаться между собой, обмениваться информацией; виртуальная команда – это команда, объединенная в рамках временных функций, выполняющая коллективные задания [19].

Деление коммцникаций на материальные и информационные показано на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Виды коммуникаций в зависимости от вещественной формы

Формальные и неформальные коммуникации.

Кроме этого, с точки зрения каналов распространения информации, выделяются формальные коммуникации, которые используют санкционировано-официальные источники информации, и неформальные коммуникации – используют неофициальные каналы взаимодействия [13].

Большую роль в неформальной коммуникации играют слухи. Слухи могут не только позитивным образом воздействовать на деятельность организации, но и чаще всего негативным [11, с. 157].

Существует даже статистика, согласно которой 75% информации, передающейся через слухи, является правдой, и поэтому очень часто то, что подается в виде слуха, оказывается простейшей провокацией [9].

Содержание элементов коммуникационного процесса [17, с. 57] показано в таблице 1.3.

Таблица 1.3

Содержание элементов коммуникационного процесса

Борьба со слухами.

Существует несколько стандартных действий, которые позволяют предотвратить негативные эффекты от распространения слухов:

1) нужно предоставлять совершенно точные факты, ссылаясь на достоверные источники;

2) не следует пересказывать слух при его опровержении;

3) если слух уже серьезно повлиял на поведение сотрудников, стоит обратиться за поддержкой к неформальным лидерам, к лидерам мнений в организации, которые своим влиянием могут предотвратить дальнейшее распространение этого ложного слуха [2, с. 152];

4) следует устранять причины появления слухов;

5) противодействовать слухам как можно раньше;

6) руководитель должен доносить правильные факты [4, с. 121].

Невербальные коммуникации.

Большую роль в коммуникациях в организации играют невербальные коммуникации, под ними понимают не «язык слов», а «язык тела»: жесты, мимика, поза, походка [18, с. 432]. Существует множество тренингов, технологий, при помощи которых можно распознать невербальное сообщение, демонстрируемое сотрудниками [1, с. 213].

Определение проблем.

Для того, чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации, обычно проводят диагностику проблем в коммуникации [21, с. 71].

Исследование проблем в коммуникации проводится в различных формах, таких как: опрос сотрудников (один из самых эффективных способов), индивидуальные беседы с сотрудниками и проведение фокус-групп (один из основных методов, когда сотрудники одного или нескольких подразделений собираются и отвечают на вопросы) [3, с. 490].

Барьеры в процессе коммуникации.

В первую очередь, говорят о том, что сбои в процессе коммуникации, могут быть вызваны личностными факторами или факторами, связанными с личностными характеристиками коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, антипатии и т.п.) [6, с. 40].

Барьеры в процессе коммуникации [23, с. 33] показаны на рисунке 1.3.

Рис. 1.3. Барьеры в процессе коммуникации

Очень часто причиной барьера коммуникации являются физические факторы, например, когда в помещении вы пытаетесь кому-то что-то сообщить, и фоновый шум мешает вам это сделать. Еще один серьезный фактор – это семантический фактор [5, с. 64]. Возникает он тогда, когда люди придают тем или иным сообщениям неправильный смысл, не тот смысл, который в него изначально вкладывал человек, пытающийся это сообщение передать [7, с. 39].

Существуют организационные факторы. Это одна из типичных проблем в организации, когда в этой организации плохие каналы коммуникации, слишком бюрократические процедуры, неправильно построены бизнес-процессы и т.д. [8, с. 102].

Также, можно выделить такие интересные факторы, как: различия в статусе (сотрудники с более высоким статусом не готовы слушать сотрудников с более низким), культурные (сотрудники в силу различий в культуре не в состоянии понять друг друга), временные (на коммуникацию не хватает времени), коммуникативные перегрузки (слишком большие потоки информации, и, наконец, нежелание делиться информацией из-за каких-то личных интересов [10, с. 68].

Выводы.

Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи.

Виды коммуникаций:

- внешние;

- внутренние.

Формы коммуникаций:

- письменная,

- устаная,

- видео,

- электронная,

-эмоциональная.

Виды коммуникаций в зависимости от вещественной формы:

- материальная,

- информационная.

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ НА ПРИМЕРЕ ООО «ПУБЛИЧНЫЕ КОММУНИКАЦИИ»

Компания ООО «Публичные коммуникации» была основана в феврале 2013 года, а настоящий момент, представляет собой стабильную организацию, которая преуспевает в развитии.

Компания осуществляет завоевание рынка с помощью оказания своим клиентам разнообразного спектра услуг. Данные услуги компании представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Перечень услуг компании ООО «Публичные коммуникации»

Наименование услуги	Содержание услуги
Предоставление публичной отчетности	Формирование положительного образа компании, которая имеет ясную систему пользования кем-чем-нибудь посредством контрактации, а также бухгалтерского учета. Выполнение локализации на публичных веб-ресурсах компании информации об итогах работ, опубликование их в средствах массовой информации, свидетельствует о стабильном совершенствовании и надежности. Агентство формирует публичные отчеты компаний «под ключ», в соответствии с последними нормативными требованиями профильных организаций.
Совершенствование корпоративных коммуникаций	Согласно подходу исследуемого агентства, коммуникации берут начало с комплексной стратегии. Во время ее развития они определяют, что, кому, как и когда следует говорить о компании. Далее выбирают средства для информирования ключевыми сообщениями компанию. Ими могут являться: пресс-конференции и брифинги, инициирование экспертных комментариев, пресс-туры, управляемые утечки и многие другие. Агентство тесно сотрудничает со всеми типами СМИ: деловыми, глянцем, развлекательными, общественно-политическими, глянцем, специализированными.
Проведение тренингов	Публичное выступление любого плана является настоящим вызовом для неопытного спикера. Агентство помогает спикерам освоить все нюансы взаимоотношений со средствами массовой информации. Тренеры рассказывают о правилах «упаковки» содержания, подготовке к интервью, о том, как правильно давать ответ на затруднительные вопросы и вести себя в непредвиденных ситуациях. Для каждого спикера оформляется персональная программа, которая зависит от степени его подготовки и индивидуальных характеристик.
Продолжение таблицы 2.1
Digital	Агентство не только следит за прогрессом каналов так называемых «новых медиа», но и придумывает, каким образом клиенты смогут извлечь из них максимальную выгоду. Создаются сайты, ведутся и продвигаются официальные аккаунты компаний во всех социальных сетях.
Личное позиционирование	Задача агентства заключается в проведении функционируемого комплекса публичных активностей владельца бизнеса или топ-менеджера ежедневно на имидж компании. Происходит разработка программы позиционирования для первых лиц, организовываются интервью, инициируются комментарии прессе, осуществляеются договора об участии спикера в главных отраслевых мероприятиях.
Репутационный аудит	Агентство проводит репутационный аудит, руководствуясь разнообразными задачами, начиная разработкой долговременной коммуникационной стратегии, заканчивая оценкой результативности преодоления компанией кризисного периода. Инструменты: проведение интервью у представителей различных целевых аудиторий, массовое анкетирование, аудит социальных сетей.
Проведение программ КСО	Внимание компаний к программам корпоративной социальной ответственности (КСО) говорит об опытном бизнесе, готовности внести свой вклад в жизнь общества. Правильно подготовленные программы КСО не только делают помощь более действенной, но и приносят пользу и самой компании. Агентство оказывает ряд услуг в области социальной ответственности бизнеса: - Аудит нынешних программ КСО в соответствии с бизнес-стратегией компании, представленности в медиа поле, актуальности и востребованности направлений социальной направленности. - Разработка стратегии КСО, в которую входит идеология программ КСО, подробное изложение о направлениях деятельности и механика осуществления программ. - Консультативное, информационное и организационное проведение определенных акций социальной деятельности.

Исходя из данных таблицы, можно сделать выводы, что компания действительно готова предложить достаточно широкий спектр услуг и консультаций.

Клиентами ООО «Публичные коммуникации» являются такие ведущие компании как Hyundai, Согаз, Сбербанк, Indesit, СТС Медиа.

Рассмотрим организационную структуру ООО «Публичные коммуникации», представленную на рисунке 2.1.

Такая структура удобна тем, что происходит быстрая реализация работы по распоряжениям и указаниям, которые отдаются вышестоящими руководителями нижестоящим, присутствует постоянство предоставленных полномочий и обязательства за персоналом, а также единство и однозначность распорядительства, более высокая оперативность принятия и выполнение решений.

Рис. 2.1. Организационная структура ООО «Публичные коммуникации».

Конкурентами ООО «Публичные коммуникации» являются молодые компании, показатели которых представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Конкуренты компании ООО «Публичные коммуникации»

Наименование организации	Выручка (Тыс.руб.)	Чистая прибыль (убыток) (Тыс.руб.)
ООО «АКТИОН-РЕКЛАМА»	46900	962
ООО «АБВ РЕКЛАМА ГРУПП»	6777	45
ООО «ИТАР PR»	3812	631
ООО «03 РЕКЛАМА»	1680	49

Таким образом, исходя из данных, указанных в таблице, ООО «Публичные коммуникации» занимает достаточно устойчивые позиции среди молодых компаний и является вполне конкурентоспособной, а также о том, что клиенты готовы воспользоваться услугами данной компании.

В ООО «Публичные коммуникации» существуют следующие виды коммуникаций:

1) Горизонтальные — представляют собой обмен информацией между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу). Горизонтальные коммуникации совершаются с целью обмена результатами работы, практики и навыками.

2) Вертикальные — это процесс передачи информации между сотрудниками разнообразных рангов (между руководителем и подчиненными) (таблица 2.3).

Таблица 2.3

Основные виды коммуникаций ООО «Публичные коммуникации»

Наименование внутренней коммуникации

Содержание внутренней коммуникации

Горизонтальные

- Информационные (СМИ, сайт, сообщения);

- Аналитические (обратная связь, анкетирование, фокус — группы, мониторинг персонала);

- Коммуникативные (корпоративные праздники, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, профессиональные соревнования);

- Организационные (собрания, совещания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов).

Вертикальные

Организационные (собрания, совещания).

Внутренние коммуникации в организации осуществляются вертикально и горизонтально. Вертикальные коммуникации осуществляются как от начальства к подчиненным, так и в форме обратной связи — от сотрудников к начальству.

Основными целями внутреннего внутренних коммуникаций являются: выстраивание корпоративных коммуникаций; формирование и укрепление корпоративной культуры; укрепление лояльности персонала (см. рисунок 2.2).

В связи с поставленными перед компанией целями, основные задачи внутренних коммуникаций ООО «Публичные коммуникации» представляют собой: формирование единого информационного пространства внутри организации; преодоление коммуникативных разрывов, а также достижения взаимопонимания; демонстрация «открытости» руководства компании; получение обратной связи от персонала компании; разъяснение корпоративной политики именно в таких областях, как обучение и развитие персонала; формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании (см. таблицу 2.4).

Рис. 2.2. Основные цели внутренних коммуникаций ООО «Публичные коммуникации»

Инструменты внутреннего PR условно можно разделить на 4 группы:

информационные (СМИ, сайт, стенды, листовки, сообщения);
аналитические (обратная связь, анкетирование, фокус — группы, мониторинг персонала);
коммуникативные (корпоративные праздники, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, профессиональные соревнования);
организационные (собрания, совещания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов).

Таблица 2.4

Основные задачи внутренних коммуникаций ООО «Публичные коммуникации»

Наименование задачи	Инструменты достижения задачи
Формирование единого информационного пространства внутри организации	СМИ, сайт, сообщения
Преодоление коммуникативных разрывов и достижения взаимопонимания	Корпоративные праздники, адаптационные тренинги
Демонстрация «открытости» руководства компании	Корпоративные завтраки, обратная связь
Получение обратной связи от персонала компании	Обратная связь, анкетирование
Разъяснение корпоративной политики в обучении и развитии персонала	Собрания, совещания, выступления руководства, внедрения корпоративных стандартов
Формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании	Корпоративное обучение, адаптационные тренинги, разработка и внедрение корпоративных стандартов

Относительно недавно образовались новые методы обучения взрослых, а также повышения их квалификации, к которым можно причислить корпоративное обучение. Вводятся новые подходы и методики организации обучения компетентных специалистов, позволяющие участникам образовательного процесса не только высокоэффективно овладевать информацией, но и развивать знания, навыки, потенциал.

Обычной практикой стало проведение тренингов следующего плана: вступительная беседа, которая продолжается около 10 минут, комплекс упражнений, дающих возможности проработать новые методы и технические приемы работы с намерением совершенствования компетентностей сотрудников. Для этого в процессе тренинга применяются различного рода формы обучения, среди которых необходимо упомянуть кейсы (обсуждение определенных ситуаций, которые иллюстрируют те или иные концепции); имитационные и ролевые игры; работа в мини-группах с целью решения актуальных проблем; различные интерактивные упражнения и техники (информационные, стимулирующие, групповые динамические).

У компании имеется опыт работы в проведении обучения групп до 12 человек, так как при большой численности обучающихся фигурируют некоторые затруднения во время выполнения практических упражнений и контроле освоения участниками теми знаниями, на благо которых осуществляется тренинг.

Разработка материалов начинается после четко формулированной темы и цели тренинга. Перечень материалов в каждом случае является индивидуальным, так как оформляется согласно тематике и задачам тренинга. К примеру, в рамках корпоративного тренинга-практикума «Эффективные стратегии» была разработана книга тренера, где определялись цели; предварительная подготовка к проведению тренинга; компетенции, которые необходимо развить; правила тренинга; ключевые понятия и технологии; содержание тренинга; показатели производительности тренинга и предполагаемые результаты; рекомендуемая дополнительная литература и так далее.

Тренинги осуществляются в игровой форме, что дает возможность их участникам чувствовать себя непринужденно. Блочная структура тренинга предусматривает теоретическую и практическую составляющую, межличностное взаимодействие, дает возможность для последовательного формирования у каждого участника тренинга умения находить свое место в групповом решении, соответственно давать оценку ситуации, помогать другим и оказывать им поддержку. Проведение корпоративных тренингов требует периодического мониторинга и оценки их эффективности, внесения поправок и модернизации программ тренингов. Проверка и наблюдение за достижениями участников тренинга говорят о том, что знания и навыки, которые были получены в течение корпоративного тренинга, развиваются в компетентности, содействуют индивидууму в преодолении трудностей, предусматривают существенные ошибки в реальной жизни и сокращают эмоциональное напряжения, вырабатывают новую профессиональную практику, целиком подчиняются ключевым условиям к организации обучения взрослого человека. Система стимулирования и поощрения работодателями сотрудников, которые успешно прошли корпоративное обучение, способствует улучшению уровня эффективной деятельности структурных подразделений и предприятия в целом.

Следует также отметить, что можно разделить общение на непосредственное и опосредованное. Непосредственное общение совершается за счет использования естественных органов, которые даны живому существу природой: руки, туловище, голова, голосовые связки и так далее. Непосредственное общение представляет собой исторически первую форму общения людей друг с другом, исходя из которого в последующих этапах формирования цивилизации появились другие виды опосредствованного общения. К ним относятся переговоры, совещания и беседы.

Опосредствованное общение, то есть общением посредством чего-либо, можно рассматривать как частичную психологический связь путем использования письменных или технических устройств, которые затрудняют или отдаляют на некоторое время получение обратной связи между сторонами общения.

Опосредствованное общение касается использования специальных инструментов для организации общения и обмена информацией. Это электронная почта, деловая переписка или телефонные переговоры. В ООО «Публичные коммуникации» используются следующие формы внутренних коммуникаций: совещания и беседы (см. таблицу 2.5).

Одним из основных видов внутренней коммуникации непосредственного характера в компании ООО «Публичные коммуникации» является совещание. Образно можно выделить четыре темы вида совещаний:

‒ оперативные;

‒ отчетные (итоговые);

‒ по развитию;

‒ проблемные.

Таблица 2.5

Формы внутренних коммуникаций ООО «Публичные коммуникации»

Наименование формы внутренней коммуникации	Содержание формы внутренней коммуникации
Совещание	Осведомление сотрудников о новостной информации; обмен точками зрения и постановление миссий, задания по протекающей деятельности, организация работ; вопросы участников по нынешней работе; заслушивание отчетов руководителей о произведенной работе.
Беседа	Получение определенной информации, заключение договора, долговременный обмен информацией, точками зрения, который часто сопровождается принятием решений

Организация применяет совещания по развитию, а также отчетные и оперативные совещания. На оперативных совещаниях решаются следующие вопросы:

1) Осведомление сотрудников о новостной информации;

2) Дискуссия и утверждение решений по вопросам сегодняшней производительности, учитывая позиции участников;

3) Обмен точками зрения и постановление миссий, задания по протекающей деятельности, организация работ;

4) Контроль задач с предшествующих совещаний;

5) Вопросы участников по нынешней работе;

6) Вопросы прочего рода.

Данные совещания выполняются еженедельно для определения плана работы на указанный срок. Во время такого совещания директора ставят перед своими подчиненными цель, то есть описывая необходимые результаты на предстоящую неделю. Однако накануне дня о таком оповещают заблаговременно. Это важно для подготовленности к дискуссии сути совещания. Точным и надлежащим образом формулируется предмет дискуссии, для увеличения шансов достигнуть нужного результата. Каждый сотрудник знает, насколько велик его вклад в решение общих задач, ведь без знаний нельзя компетентно принимать участие в совещании и предлагать рекомендации для решения установленной цели.

Таблица 2.6

График совещаний ООО «Публичные коммуникации»

Вид совещания	Содержание совещания	Время проведения	Цель совещания	Задачи совещания
По развитию	Дискуссия решений о продвижении	1,5 часа	Утверждение продвижения модельного ряда компании Hyundai	Выработать и оценить пути развития благодаря широкому ассортименту предложений сотрудников, их навыков, знаний и как следствие усилить чувство ответственного отношения работников ввиду их непосредственного участия в принятии решения
Оперативное	Определения эффективных мер исправления ситуации	1 час	Переработка и анализ информации о тематической публикации в федеральных и региональных СМИ продуктов Альфа Страхования	Сформировать единую позицию за счет комбинирования различных заключений, итогов, выводов, суждений, мнений
Отчетные (итоговые)	Заслушивание отчетов	2 часа	Подведение итогов работы компании за год. об услугах по формированию общественного мнения о деятельности АО «СОГАЗ» от директора направления.	Внести корректировки в отчеты и планы для последующей работы

На совещании не ведется протокол, что несколько затрудняет регулирование выполнения назначенных целей. Каждое совещание или собрание в компании ООО «Публичные коммуникации» планируется заранее. Данное условие необходимо для того, чтобы сотрудники не выбивались из рабочего ритма, не откладывали намеченные встречи и дела. На совещания такого рода приглашаются только директора направлений, чтобы те передавали цель работы своим агентам.

Также осуществляется проведение отчетных совещаний, целями которых являются:

1) Подведение итогов (в том числе финансовые результаты деятельности) работы компании за конкретный период (квартал, год).

2) Заслушивание отчетов руководителей о произведенной работе.

3) Разработка задач на новый период.

4) Установление планов работы.

Совещания такого рода выполняются систематически, завершая каждый отчетный период. На данных совещаниях присутствуют сотрудники, только имеющие прямое отношение к указанной проблеме и высшее руководство. Это проводится для того, чтобы производительность каждого из приглашенных была максимально эффективной. По окончанию совещания происходит принцип вертикальной коммуникации: план работ на отчетный период, приказ или поручение высшее руководство доводит до низших подчиненных. Это намного проще, чем собирать всех на совещание, что займет чрезвычайно много времени на ожидание всех приглашенных.

Применение вертикальной коммуникации в результате данного совещания дает возможность получить обратную связь намного быстрее и качественнее, что, как следствие, обуславливает немедленные результаты.

В ООО «Публичные коммуникации» используется вид обмена информации как беседа. Деловая беседа — это разговор между двумя людьми, согласно которому ее участникам обязаны учитывать во внимание характерные черты личности, речевых характеристик и мотивов друг друга, то есть коммуникация носит межличностный характер и подразумевает различные способы речевых и неречевых воздействий соучастников друг на друга таблица 2.7.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, преднамеренно подготовленный предметный разговор, который служит решением управленческих задач.

Таблица 2.7

График проведения бесед ООО «Публичные коммуникации»

Вид беседы	Содержание беседы	Наименование подразделения	Цель	Задачи
Кадровая	Увольнение сотрудника по собственному желанию	Направление LifeStyle	Создание благоприятных условий для дальнего сотрудничества	Выяснить причины увольнения, его мотивы
Организационная	Высказывание критического соображения по поводу решения поставленной задачи по проекту СОГАЗ	Направление персональное позиционирование, внутренние коммуникации	Решение созданного противоречия	Изменение технологии выполнения задания
Творческая	Обсуждение принципов выполнения креативного проекта СТС МЕДИА	Направление маркетинговые коммуникации	Создание креативного проекта	Выработка концепции проекта

В отличие от деловых переговоров, которые в значительной степени жестко структурированы, и, обычно, осуществляются между уполномоченными лицами различных организаций (или подразделений одной организации), деловой беседе присуще конкретный предмет, однако она не предлагает заключить договор или выработать обязательные для исполнения решения, более личностно ориентирована и проистекает между представителями одной организации.

Как и в любой организации в ООО «Публичные коммуникации» имеется несколько типов формальных групп. Группа, которая специально сформирована руководящим составом путем организационного процесса. Ее цель — выполнить какие-либо конкретные задания. Группа одного из руководителей, которая состоит из самого руководителя направления, и непосредственных его заместителей, и помощников руководителя. Они обрабатывают организационные моменты в организации, распределяют свою деятельность, плановый бюджет и стимулируют сотрудников к работе. Также существуют функциональные группы, которые объединяют специалистов определенных сфер, занятых бухгалтерией и набором новых сотрудников.

В ООО «Публичные коммуникации» существуют неформальные связи. Неформальная группа (неофициальная) является реальной социальной общностью, не имеющей юридически установленного статуса, добровольно сплоченная на базе дружбы, интересов и симпатий, либо на базе прагматической выгоды. Неформальная группа представляет из себя изолированную общность или складывается внутри официальных групп. Интересы данной группы имеют не только профессиональную, но и внепрофессиональную направленность (к примеру, разнообразные творческие кружки, дружеские компании). Существуют также условные неформальные группы, которые представляют собой содружество сотрудников на основе единых интересов, но напрямую не общающихся. Официальные группы, поддерживая все свои особенности, единовременно могут иметь лучшие свойства: дружелюбностью, тесными дружескими контактами, взаимной симпатией, готовностью к взаимопомощи и содействию), что является укреплением и обогащением их функционирования. Люди, которые осуществляют неформальные связи, делятся на группы.

К первой группе относятся новые сотрудники, которые встретились на каких-либо тренингах и подружились, вследствие чего начали оказывать друг другу помощь в сложных ситуациях, тем самым увеличивая скорость осуществления работы и ее качество.

Ко второй группе относятся неформальные связи между директором направления и подчиненными. Данная связь способствует более быстрой передаче информации снизу — вверх. Также, если появляются конфликтные ситуации, слух до директора направления доходит быстрее, вследствие чего он успеет принять меры по ликвидации конфликта.

Выводы.

Компания ООО «Публичные коммуникации» была основана в феврале 2013 года, а настоящий момент, представляет собой стабильную организацию, которая преуспевает в развитии. Клиентами ООО «Публичные коммуникации» являются такие ведущие компании как Hyundai, Согаз, Сбербанк, Indesit, СТС Медиа.

В ООО «Публичные коммуникации» существуют следующие виды коммуникаций:

- горизонтальные,

- вертикальные.

‒ Оперативные;

‒ Отчетные (итоговые);

‒ По развитию;

‒ Проблемные.

3. ЭФФЕКТИВНОСТЬ КОММУНИКАЦИЙ И ПУТИ ИХ ПОВЫШЕНИЯ В ООО «ПУБЛИЧНЫЕ КОММУНИКАЦИИ»

Для оценки эффективности внутренних коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации» был проведен опрос, который конструировался по следующим признакам (см. таблицу 3.1).

Таблица 3.1

Признаки оценки эффективности внутренних коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации»

Наименование признака	Коэффициент весомости каждого признака	Оценка признака, балл
Демографический	0,1	4
Уровень информированности	0,25	4
Уровень доступности информации	0,35	3
Уровень взаимодействия	0,15	4
Своевременность распространения информации	0,15	3

В связи со средним баллом признаков, произведен расчет оценки эффективности внутренних коммуникаций: 0,4+1+1,05+0,6+0,45=3,5 балла.

В самом общем виде деятельность внутренних коммуникаций имеет четыре основные задачи:

‒ формировать корпоративную культуру организации;

‒ мотивировать персонал;

‒ формировать и поддерживать имидж компании-работодателя;

‒ повышать эффективность труда.

Следовательно, внутренние коммуникации ООО «Публичных коммуникаций» нуждаются в доработке.

Проблемой является недостаточно развитая структура информирования персонала.

Проблемой для организации является недостаточное количество проводимых тренингов для молодых агентов. Для грамотной работы нужен опыт, а для его получения нужно перенимать его у более опытных менеджеров и директоров страховых организаций.

Для решения задачи был разработан перечень рекомендуемых мероприятий (см. таблицу 3.2).

Таблица 3.2

Перечень рекомендуемых мероприятий

Наименование цели коммуникации	Наименование внутреннего инструмента	График поведения мероприятия
Формирование и укрепление корпоративной культуры	●адаптационные тренинги (коммуникативные) ● оповещение посредством досок объявлений (информационные) ● мониторинг персонала (аналитические)	1 раз в 2 недели еженедельно 1 раз в 3 месяца
Выстраивание корпоративных коммуникаций	● разработка программы само коррекции (организационные) ● сайт, стенды, сообщения (информационные)	1 раз в 2 недели еженедельно
Укрепление лояльности персонала	● фокус — группы (аналитические) ● сообщения (информационные)	2–3 раза в год

Исходя из представленного перечня рекомендуемых мероприятий (см. таблицу 3.3), можно сделать вывод, что внутренние коммуникации будут находиться во внимании руководства и совершенствоваться постоянно, а не единовременно.

Каждый из инструментов совершенствования внутренних коммуникаций дополняет друг друга оказывает влияние на вышеуказанные признаки.

Адаптационные тренинги помогут:

‒ Снизить текучесть работников;

‒ Сократить время: быстрая адаптация сотрудника — быстрый финансовый результат;

‒ Снизить степень неопределённости: формирование выгодных целей у персонала;

‒ Научат формировать позитивное отношение к работе: удовлетворенность работой.

Для данного тренингов данного рода не требуется каких-либо затрат, что не затруднит финансового положения фирмы. Достаточно, помимо презентации и обучающих материалов, подготовить список проблем, которые нужно выяснить у новобранца на индивидуальной встрече по итогам первого дня.

Так как компания не является крупной, стенды с бумажными объявлениями и фотографиями на разные темы будут намного выгоднее корпоративных газет. Корпоративные издания требуют регулярного выделения значительного бюджета. Размещаемая информация должна быть структурирована по разделам. Для каждого раздела нужно выделить определенное место на доске, тогда сотрудники не будут тратить время на поиск нужной информации. Так как информация будет регулярно обновляться, у сотрудников не будет возможности привыкнуть и не замечать доску.

Мониторинг лояльности персонала должна проводить компания, специализирующаяся на данном профиле. Данное условие необходимо проводить, так как позволить дать объективную оценку тому, что влияет на лояльность сотрудников компании: организация условий труда; отношение начальства к подчиненным; личностные характеристики сотрудников. Время работы в организации напрямую влияет на лояльность сотрудника: чем дольше человек является частью компании, тем лояльнее он к ней относится.

Основное преимущество фокус-групп состоит в том, что в ходе совместной дискуссии люди дают более разнообразную информацию, глубже проникают в суть предмета, порождают идеи, которые не могут возникнуть в результате беседы с каждым участником по отдельности.

В последствии внедрения с помощью указанных инструментов коммуникаций эффективность предложений выглядит следующим образом (см. таблицу 3.3).

Таблица 3.3

Повышение эффективности предложений внутренних коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации

Наименование признака	Коэффициент весомости каждого признака	Оценка признака, балл
Демографический	0,1	4
Уровень информированности	0,25	5
Уровень доступности информации	0,35	5
Уровень взаимодействия	0,15	4
Своевременность распространения информации	0,15	5

В связи со средним баллом признаков, произведен расчет оценки эффективности предложений: 0,4+1,25+1,75+0,6+0,75=4,75 балла.

Внедрение предложений повышает уровень внутренних коммуникаций на 1,75 балла.

В заключении отметим, что эффективность коллективной работы, способность сотрудников находить решение поставленных задач во многом зависят от морально-психологической атмосферы, а также от преобладающего в группе расположении духа подчиненных, который, при иных равных положениях, обусловлен, прежде всего, качественной структурой персонала, а также, особенностями неформальных отношений между руководителем и подчиненным.

Вывод.

Проблемой является недостаточно развитая структура информирования персонала. Для решения задачи был разработан перечень рекомендуемых мероприятий.

В связи со средним баллом признаков, произведен расчет оценки эффективности предложений: 0,4+1,25+1,75+0,6+0,75=4,75 балла. Внедрение предложений повышает уровень внутренних коммуникаций на 1,75 балла.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе написания курсовой работы были рассмотрены все вопросы, подлежащие углубленному изучению, а также всесторонне изучен предмет исследования. По окончании написания работы можно сделать выводы.

1) Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи.

Виды коммуникаций:

- внешние;

- внутренние.

Формы коммуникаций:

- письменная,

- устная,

- видео,

- электронная,

-эмоциональная.

Виды коммуникаций в зависимости от вещественной формы:

- материальная,

- информационная.

2) Компания ООО «Публичные коммуникации» была основана в феврале 2013 года, а настоящий момент, представляет собой стабильную организацию, которая преуспевает в развитии. Клиентами ООО «Публичные коммуникации» являются такие ведущие компании как Hyundai, Согаз, Сбербанк, Indesit, СТС Медиа.

В ООО «Публичные коммуникации» существуют следующие виды коммуникаций:

- горизонтальные,

- вертикальные.

‒ Оперативные;

‒ Отчетные (итоговые);

‒ По развитию;

‒ Проблемные.

3) В связи со средним баллом признаков, произведен расчет оценки эффективности внутренних коммуникаций: 0,4+1+1,05+0,6+0,45=3,5 балла.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Азарова, Е.Д. Совершенствование использования внутренних коммуникаций // Молодой ученый. - 2019. - №4. - С. 209-218.
Аширов, Д.А. Управление персоналом - М.: Проспект, 2015. - 432 с.
Верховцева, К.А. Роль коммуникаций в управлении изменениями // Молодой ученый. - 2016. - №3. - С. 489-491.
Волков, К.М. Коммуникации, интегрированные во времени. Маркетинговые коммуникации. - 2010. - № 2 (32) - С. 118-129.
Гавра, Д. Основы теории коммуникации. / Д. Гавра. - СПб.: Питер, 2011. - 288 c.
Гнатюк, О.Л. Основы теории коммуникации (для бакалавров) / О.Л. Гнатюк. - М.: КноРус, 2015. - 128 c.
Гойхман, О.Я. Основы теории коммуникации: Учебное пособие / О.Я. Гойхман, Л.М. Гончарова, В.И. Дубинский. - М.: Инфра-М, 2018. - 253 c.
Голубкова, Е.Н. Маркетинговые коммуникации - М.: Издательство «Финпресс», 2019. - 256 с.
Калыпин, Г.Ю. Роль внутренних коммуникаций в практике отечественного и зарубежного менеджмента // Таврический научный обозреватель. 2016. №11-1 (16). [электронный ресурс] - Режим доступа. https://cyberleninka.ru/article/n/rol-vnutrennih-kommunikatsiy-v-praktike-otechestvennogo-i-zarubezhnogo-menedzhmenta (дата обращения: 20.04.2019).
Керцнер, Г. Стратегическое управление в компании. Модель зрелого управления проектами. / Г. Керцнер. - М.: ДМК, 2014. - 320 c.
Киселева, М.С. Ключевые элементы эффективной системы коммуникаций // Молодой ученый. - 2017. - №50. - С. 157-160.
Ланина, Т.М. PR-коммуникация в современном информационном обществе // Молодой ученый. - 2010. - №5. Т.1. - С. 249-252.
Лукьяненко, А.С. Коммуникации в мотивации персонала корпорации // Economics. 2018. №1 (33). [электронный ресурс] - Режим доступа. https://cyberleninka.ru/article/n/kommunikatsii-v-motivatsii-personala-korporatsii (дата обращения: 21.04.2019).
Молл, Е.Г. Организационное поведение - М.: Финансы и статистика, 2012. - 245с.
Нахимова, Е.А. Основы теории коммуникации: Учебное пособие / Е.А. Нахимова, А.П. Чудинов. - М.: Флинта, 2015. - 164 c.
Павлюкевич, М.П. Коммуникация в управлении персоналом в контексте подхода Н. Лумана // Молодой ученый. - 2015. - №14. - С. 272-275.
Папкова, О.В. Деловые коммуникации: Учебник — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 160 с.
Пешкова, О.А. Система коммуникаций организации // Молодой ученый. - 2013. - №11. - С. 432-434.
Райченко, А.В. Мастерство коммуникации // Управление. 2016. №2 (12). [электронный ресурс] - Режим доступа. https://cyberleninka.ru/article/n/ masterstvo-kommunikatsii (дата обращения: 24.04.2019).
Херцан, С.С. Основные концепты исследований по внутренним коммуникациям // Проблемы Науки. 2015. №6 (36). [электронный ресурс] - Режим доступа. https://cyberleninka.ru/article/n/osnovnye-kontsepty-issledovaniy-po-vnutrennim-kommunikatsiyam (дата обращения: 19.04.2019).
Чамкин, А.С. Основы коммуникологии (теория коммуникации): Учебное пособие / А.С. Чамкин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 350 c.
Шарков, Ф.И. Коммуникология: основы теории коммуникации: Учебник для бакалавров / Ф.И. Шарков. - М.: Дашков и К, 2016. - 488 c.
Шунейко, А.А. Основы успешной коммуникации: Учебное пособие / А.А. Шунейко, И.А. Авдеенко. - М.: Флинта, 2016. - 192 c.