Организация контроля за исполнением решений, принимаемых в исполнительном органе власти муниципального образования (на примере Администрации Карагайского муниципального района)»

Содержание:

Введение

Деятельность как государственных органов власти, так и муниципальных находит своё отражение в реализации решений, которые они принимают. Решения постоянно, системно принимаются и реализуются на федеральном, региональном, местном уровне власти.

Одним из важных управленческих процессов считается контроль.

На сегодняшний день страна нуждается в повышении эффективности контроля за исполнением решений, принимаемых в органах власти. Процесс принятия решений достаточно сложен. И именно от своевременности, точности может зависеть жизнь, благосостояние граждан.

Именно контроль позволяет выявить проблемы и ошибки на стадии исполнения решений , для того, чтобы не допустить их в дальнейшем.

Объект исследования-Администрация Карагайского муниципального района.

Предмет исследования - организация контроля за исполнением решений, принимаемых в администрации Карагайского муниципального района.

Цель- разработать предложения по усовершенствованию контроля за исполнением решений, принимаемых в администрации Карагайского муниципального района

Для решения поставленной цели были выявлены следующие задачи:

- проанализировать теоретические основы контроля за исполнением государственных и муниципальных решений;

- раскрыть этапы принятия публичных решений;

- рассмотреть формы контроля за исполнением публичных решений;

- провести анализ организации контроля за исполнением решений, принимаемых в администрации Карагайского муниципального района;

- разработать пути решения проблем, выявленных в системе контроля за исполнением решений, принимаемых в администрации Карагайского муниципального района.

В качестве методологии использовался процессный подход. Это объясняется тем, что в данной курсовой работе исследуется одна из главных функций управления-контроль. Но контроль здесь рассматривается как один из этапов принятия и исполнения решений.

Для выполнения работы были использованы следующие методы: традиционный анализ документации, анализ научных трудов, анализ, сравнение, статистика.

Теоретическую  рамкахи информационную основу  одним работы составили  всех труды отечественных  статье и зарубежных авторов  федеральный в принятия и исполнении государственных решений, таких  согласие Соловьёв, Козбаненко В.А., .,Пугачёв В., Морозова В.А и др.

Научная новизна проведённого исследования заключается в разработке предложений по усовершенствованию контроля за исполнением решений.

Теоретическая и практическая значимость определяется сделанными в ходе исследования выводами, и разработанными на их основе предложениями , которые направленны на совершенствование системы организации контроля за исполнением решений, принимаемых в администрации Карагайского муниципального района.

Работа состоит из введения, 2 глав (теоретическая и практическая) и заключения.

1. Теоретико-методологические основы организации контроля за исполнением государственных и муниципальных решений

1.1 Этапы принятия публичных решений

Публичное решение – это властная воля государства, которая приобретает официально выраженную форму, будучи закрепленной в актах, издаваемых государственным органом лицо должностным лицом, в соответствии со своей компетенцией и в пределах предоставленных полномочий.^[1]

По своей природе такие решения являются управленческими.

Государственно-управленческое решение – это осознанный выбор, выраженный в официальной форме, который сделан субъектом государственного управления и который целенаправленно воздействует на социальную действительность.

Решения, принятые государственным органом могут быть таких видов как:

- законы

- указы

- распоряжения

- постановления

- приказы;

-предписания

- указания

- положения

- инструкции

- приговоры и др.

Именно исходя из этого публичным решениям присущи следующие свойства:

1) Юридическая значимость действий, которые предписывают органы власти

2) Обязательность исполнения

3) Властность

4) Как правило, такие решения являются масштабными

5) Они имеют многоцелевой характер

6) А так же они регламетированы

Решения имеют большую значимость для политической практики. Значимость этих решений выделялась многими исследователями. В пример можно привести следующее определение американского политолога Р. Макридиса: «принятие решений — это наиболее важная социальная функция политики»^[2]. Если обратиться к определению В. Даля, то можно сделать вывод, что он определял принятие решения, как выбор наилучшей из альтернатив. Действительно, если нет выбора , значит нет хотя бы двух альтернативных вариантов , а следовательно не может и быть ситуации принятия решения.

Следовательно, соединив все эти определения во едино можно дать следующее определение процессу принятия решения.

Под принятием решения понимается выработка нескольких вариантов действий для ликвидации возникшей политической проблемы и дальнейший выбор оптимального или наилучшего из них, реализация которого должна устранить проблему с максимальной эффективностью

На практике нет единого алгоритма принятия решения. Учёные в своей деятельности выделяют разные этапы данного процесса.

Г Лассуэлл, американский политолог, выделял следующие этапы^[3]:

1) выделение проблемы, а также на этом этапе происходит поиск информации о ней;

2) выработка рекомендаций, или же по - другому на данном этапе происходит поиск альтернативных решений, которые смогут решить проблему;

3) выбор оптимальной альтернативы;

4) оценка эффективности принятого решения;

5) на последнем этапе происходит устранение ошибок или же отмена решения. Но этот этап не является обязательным

Вышепредставленные алгоритмы не подразумевают в себе двух базовых этапов-анализ ситуации и прогноз. Но можно предположить, что этап определения проблемы и этап выделения проблемы несут в себе скрытый анализ ситуации, что нельзя сказать о прогнозе.

Совсем другая схема для процесса принятия решения разработана А. Вайнингом и Д.Веймером. У данных авторов прослеживаются следующие 7 этапов^[4]:

1) определение сущности проблемы;

2) определение целей;

3) выбор метода, с помощью которого будет решена рассматриваемая проблема;

4) выделение критериев, по которым будут оцениваться альтернативы;

5) выработка альтернативных вариантов решения проблемы;

6) анализ решения и его оценка, которая включает в себя прогноз последствий, которые последуют при реализации то или иной альтернативы;

7) рекомендации по принятому решению;

Стоит заметить, что в данном алгоритме начинает прослеживаться этап прогноза. Кроме этого, политологи предлагают новый этап-выбор метода, с помощью которого будет решена рассматриваемая проблема. В то же время анализ ситуации присутствует здесь снова в завуалированном виде (определение сущности проблемы).

Но есть существенный недостаток- не наблюдается обратной связи, которая весьма важна для принятия политического решения. И которая наблюдается в схеме Лассуэлла( этап 5). Именно этот этап даёт понять будет ли решение одобрено или требуются доработки.

Российский профессор Соловьёв А.И в учебном пособии «Принятие государственных решений» так же затрагивает тему принятия политического решения. Его процесс принятия решения состоит из следующих этапов^[5]:

1) проблематизация ситуации:

- оценка масштаба проблемы

- выстроить по иерархии встающие проблемы, т.е определить срочность и первостепенность проблем

- идентификация проблемы, т.е определение характера и содержания проблемы

- формулировка окончательной проблемы

2) сбор информации для анализа проблемы;

3) идентификация лица принимающего решения, т.е выделение субъекта, который примет окончательное решение;

4) этап целепологания;

5) разработка и отбор альтернатив;

6) оценка принятого решения и его анализ;

7) контроль и мониторинг при реализации государственных решений;

8) определение эффективности решений;

9) прогнозирование;

У Соловьёва уже более детально представлен этап проблематизации ситуации. Важным отличием здесь является то, что появляется этап контроля. Который очень важен при принятии решений, и который обязательно нужно учитывать в ходе исполнения решений.

1.2 Формы контроля

Контроль считается одной из важных функций управления. Она представляет собой обеспечение достижения определённых целей, которые ставит перед собой организация, а также реализацию принятых решений. Руководство организации с помощью контроля может определить правильность принятых им решений и после предпринять меры по их корректировке.

Совершить контроль –это, во-первых, установить стандарты измерить уже достигнутые результаты, а также их отклонения от стандартов; а, во-вторых, проследить за ходом выполнения принятых управленческих решений, а также оценить достигнутые результаты^[6].

Именно на основаниях результатов контроля руководство организации принимает решения об корректировках ранее принятого решения, если наблюдаются значительные отклонения.

Контроль за исполнением решений обусловлен рядом причин.

Но самой главной причиной для осуществления контроля служит неопределённость, которая есть у каждого управленческого решения.

Выделяют следующие факторы неопределённости:

1) Сотрудники. Нужно учитывать, что исполнители решений это прежде всего люди, а не машина. Существует множество причин, которые влияют на отклонения в ходе исполнения решений. Например, может быть не налажено взаимодействие между подразделениями в организации, или же может быть задание было понято сотрудником неправильно, или исполнитель заболел, и тд.;

2) Фактор времени. Или по-другому интервал времени между принятием решения и его реализацией. Этот фактор объясняется тем, что между прогнозом развития ситуации и реальным её развитием практически всегда появляются отклонения. Это объясняется тем, что принятие решения осуществляется на основании какого-либо видения ситуации, на основании модели ситуации, которая, как правило, всегда является неполной.^[7]

Существует три вида контроля за исполнением управленческих решений:

1) предварительный

2) текущий

3) заключительный

Предварительным называется контроль, который осуществляется до начала работ. Следует отличать некоторые функции управления от видов контроля, т.к. виды могут быть замаскированы среди функций. Например, создание организационных структур в организации редко считают за контроль, а они, наоборот, являются явным предварительным контролем.

Главным средством предварительного контроля считают реализацию правил. Правила нужны для того, чтобы обеспечивать выполнение какие-либо планов. Соблюдение предписанных правил даёт убедиться в том, что работа ведётся в верном направлении.

Чаще всего такой контроль ведётся в трёх областях:

1) в области человеческих ресурсов. Он заключается в анализе качеств, которые нужны для выполнения каких - либо деловых обязанностей, в отборе наиболее квалифицированных кадров.

2) в области материальных ресурсов. Данный контроль достигается за счёт выработки стандартов уровня качества, а также проведения провек на соответствие этим стандартам материалов.

3) в области финансовых ресурсов. Здесь контролю подвергается бюджет. С помощью него осуществляется функция планирования.

Текущий контроль

Данный контроль осуществляется уже в ходе проведения работы. Чаще всего объектов такого контроля выступают сотрудники. Для этого проводятся регулярные проверки из работы, а также обсуждаются проблемы, и вносятся предложения по усовершенствованию их работы, что в свою очередь позволит выявить отклонения он планов.

Для того осуществлять текущий контроль нужна обратная связь.

Под обратной связью принято понимать обмен данными о результатах, которые получены в ходе работы. Данная связь наиболее важна для начальников. Именно она позволяет выявить проблемы и помочь выработать такую линию поведения, которая поможет избежать отклонения организации от поставленных задач.

Отклонения, на которые нужно реагировать бывают вызваны как внутренними, так и внешними факторами.

Заключительный контроль

Этот контроль заключается в сравнении фактически полученных результатов с планируемыми. Сравнение происходит либо сразу после завершения деятельности, либо по истечению какого-либо времени.

Данный контроль несёт в себе две важный функции:

1) появляется опыт необходимый для того, если в дальнейшем предвидеться аналогичная деятельность. Опыт помогает сформировать свою деятельность так, чтобы не совершить похожих ошибок.

2) Если руководство вознаграждает сотрудников за определённый достигнутый уровень, то следует точно и объективно измерять достигнутую результативность.^[8]

2.Анализ организации контроля за исполнением решений, принимаемых в администрации Карагайского муниципального района

2.1. Статус Администрации Карагайского муниципального района

Администрация Карагайского муниципального района является исполниельно-распорядительным органом.

Здание Администрации находится по адресу: Пермский край, с. Карагай , ул. Ленина, д.5.

Администрация состоит из главы муниципального района-главы Администрации (Старцев Г.А), трёх заместителей и аппарата Администрации, который включает в себя отделы, а так же у Администрации есть структурные подразделения.

Аппарат состоит из следующих отделов:

1) Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав

2) Отдел муниципальных закупок

3) Сектор муниципального заказа

4) Сектор по делам молодёжи и спорту

5) Отдел по защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, и мобилизации

5) Отдел внутренней политики и организационной работы

6) Отдел экономики

7) Отдел архитектуры и градостроительства

8) Отдел информационных технологий

9) Отдел правовой и кадровой политики

10) Отдел капитального строительства

11) Архивный отдел

12) Отдел ЗАГС

13) Отдел бухгалтерского учёта и отчётности

14) Отдел сельского хозяйства

Структурные подразделения:

1) МКУ «Комитет имущественных отношений»

2) МКУ «Управление финансов и налоговой политики Карагайского муниципального района Пермского края»

3) МКУ «Управления образования Карагайского муниципального района»

Схема структуры Администрации представлена в Приложении 1.

(Утверждена Решением Земского Собрания Карагайского муниципального района от 25.01.2016 №11/4 «Об утверждении структуры Администрации Карагайского муниципального района)^[9]

Устав Карагайского муниципального района в статье 42 закрепляет следующие полномочия Администрации Карагайского муниципального района:

1) организация исполнения федерального законодательства, законодательства края, Устава Карагайского муниципального района, решений Земского собрания Карагайского муниципального района, распоряжений и постановлений главы района (Главы Администрации) на территории района;

2) осуществление самостоятельно либо через подведомственные ей организации управление социально-экономической инфраструктурой района;

3) производит сбор и анализ информации о территориальном развитии района с целью повышения эффективности управления ;

4) управление и распоряжение муниципальной собственностью;

5) взаимодействие с Земским Собранием Карагайского муниципального района, с федеральными исполнительными органами, исполнительными органами Пермского края, исполнительными органами МСУ;

6) осуществление контроля за исполнением федерального законодательства и законодательства края;

7) защита интересов муниципального образования-Карагайский муниципальный район;

8) осуществление функций учредителей, т.е. Администрация определяет цели, условия, а также порядок деятельности предприятий и учреждений, подведомственных ей. Кроме этого она утверждает их уставы, назначает и освобождает от должности руководителей и заслушивает отчёты об их деятельности.

9) разработка проектов бюджета на очередной год, а также проектов программ социально-экономического развития района, и в дальнейшем обеспечивает их исполнение;

10) осуществление налоговой, финансовой, и инвестиционной политики;

11) осуществление мер по защите прав и свобод человека и гражданина, по охране общественного порядка и собственности, по борьбе с преступностью в пределах своих полномочий;

12) принимает участие в деятельности по попечительству и опеке;

13) осуществление мероприятий по мобилизационной подготовке, принимает участие в ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций на территории района;

14) учреждение СМИ для опубликования НПА, и другой официальной информации;

15) осуществление и иных полномочий в пределах своей компетенции, которые предусмотрены законодательством.

Так же Устав в статье 45 перечисляет акты органов Администрации Карагайского муниципального района.

Руководители органов Администрации в пределах своей компетенции издают постановления, приказы и распоряжения, а также организуют контроль за из исполнением.

2.2 Анализ форм контроля за исполнением решений в Администрации Карагайского муниципального района

Из отчёта главы Карагайского муниципального района выяснилось, что документооборот в Администрации составляет более 7 тыс. документов в год. Основная часть- входящие документы. ^[10]

Стоит заметить, что это немаленькая цифра, и сотрудникам Администрации приходится работать с большим потоком документов.

Поэтому проанализировать организацию контроля исполнения решений, можно на примере документов Администрации.

Документооборот в Администрации регулируется Инструкцией по делопроизводству в администрации Карагайского муниципального района Пермского края. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Инструкция регулирует следующие аспекты:

- состав документов

- требования к подготовке и оформлению документов (бланки документов администрации, порядок печатания и редактирования проектов документов, требования к текстам документов,)

- особенности подготовки отдельных видов документов (подготовка и оформление проектов правовых актов, особенности подготовки распоряжений, требования к составлению протоколов, подготовка организационных документов, оформление организационно-справочных документов, подготовка служебных писем, подготовка документов, направляемых за рубеж, документы комиссий)

- организация работы с документами (приём, регистрация, распределение входящих и внутренних документов, порядок рассмотрения документов, контроль исполнения документов, регистрация и отправка исходящих документов, регистрация обращений граждан, обработка документов по электронной почте, копировально-множительная работа, объём документооборота)

- организация документов в делопроизводстве (номенклатура дел, формирование дел, организация хранения документов)

- передача документов на архивное хранение (экспертиза ценности, описание дел, передача документов на архивное дело)

- использование штампов и печатей

- перечень обязанностей специалиста, который является ответственным за работу с документами

- перечень применяемых видов организационно-распорядительных документов

-перечень бланков документов администрации

- требования к изготовлению текстовых документов с использованием компьютера, требования к таблицам

Более подробно внимание будет уделено пункту 5.3 «Контроль исполнения документов и поручений»

Из данного пункта следует, что основной задачей контроля в администрации Карагайского муниципального района является обеспечение качественного и своевременного исполнения документов.

На контроль ставятся следующие виды документов:

1) законы Пермского края,

2) акты и поручения губернатора Пермского края

3) акты правительства Пермского края, поручения председателя Пермского края

4) постановления Законодательного Собрания Пермского края

5) правовые акты администрации района, поручения главы муниципального района

6) служебные письма, телеграммы, обращения граждан

Контроль за своевременное исполнение документов возлагается на отдел внутренней политики и организационной работы, а именно на начальника отдела.

Обязанности отдела в этой сфере следующие:

- своевременная передача документов исполнителям;

- контроль за соблюдением сроков;

- контроль за своевременным возвратом исполнителями документов с отметкой исполнено;

- контроль за своевременным ознакомлением должностных лиц с документами

- контроль за исполнением поручений главы администрации;

- предоставление ежемесячно главе администрации для принятия мер перечень неисполненных документов;

- предоставляет ежемесячно заместителям главы администрации перечни решений и поручений срок которых истёк на первое число месяца, а также в качестве предварительного контроля отдел направляет перечни поручений, которые нужно исполнить до конца месяца, квартала или года;

- может вносить предложения об ответственности служащих, которые своевременно не исполнили документы, поставленные на контроль;

- составление отчёта по итогам года о состоянии работы, которые выполнялись в ходе контроля;

На контроль ставятся все поручения и документы, которые были зарегистрированы, и которым присвоен регистрационный номер

Неким основанием для того, чтобы документ был поставлен на контроль, являются указания, которые содержатся в резолюции.

Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.^[11]

Если срок исполнения документа или поручения истёк, то он может быть продлён главой администрации. Для этого составляется служебная записка, которую должен подписать исполнитель документа, а также она должна быть согласована с заместителем главы администрации.

Если документ поступил по ошибке в отдел не по компетенции, то он возвращается с сопроводительным документом на имя руководителя, который давал поручение.

Срочные документы, которые поступают в администрацию, должны быть рассмотрены руководителями в день их поступления, остальные документы рассматриваются не позднее следующего дня. Затем руководитель должен направить документ исполнителю в день его рассмотрения.

Исполнитель в свою очередь должен обеспечить своевременное и качественное исполнение документов. Для этого он должен:

- осуществить сбор, обобщить и обработать поступившую информацию;

-подготовить информацию о ходе исполнения документов;

- согласовать и представить руководителю для рассмотрения, визирования или подписания документ;

- контролировать прохождения документа по всем стадиям до снятия контроля

Бывают ситуации, когда поручения даются двум или более лицам, которых также называют соисполнители. Тогда в такой ситуации основным или ответственным лицом выступает исполнитель, который указан в поручении первым. Основной исполнитель будет главным по отношению к соисполнителям и будет руководить их работой, обеспечивать их взаимодействие и координировать их.

Ответственный исполнитель и соисполнители могут давать поручения лицам (непосредственным исполнителям), которое оформляется в виде резолюции.

Если ответственный за исполнение документа уходит в отпуск, уезжает в командировку, находится на лечении, то он в обязательном порядке должен передать все контролируемые документы, согласовав это с руководителем.

Если руководитель временно отсутствует, то вопросы по рассмотрению, визированию, подписанию документов, снятия их с контроля рассматриваются лицом, который его замещает.

Начальник отдела внутренней политики и организационной работы должен напоминать ответственным исполнителям об окончании сроков исполнения документов за 5 дней до истечения сроков исполнения документа.

Сроки исполнения документов должны быть определены главой администрации. При определении сроков он должен опираться на сроки, которые установлены организациями или должностными лицами, которые направили документ. Если сроки отсутствуют, то они определяются нормативными документами.

Сроки для исполнения документа принято исчислять в календарных днях.

Документы, которые:

1) содержат дату исполнения должны бать исполнены в указанный срок;

2) имеют отметку «срочно» исполняются в трёхдневный срок;

3) имеют отметку «оперативно» исполняются в течении 10 дней;

4) не содержат даты исполнения, исполняются в срок не превышающий 30 дней с момента его регистрации.

Если дата исполнения документа приходится на праздничные дни или на выходные дни, то сроком исполнения считается последний рабочий день перед ними.

Дата, на которую запланировано исполнение документа должна быть обязательно зафиксирована в регистрационно- контрольной карте.

Изменить срок исполнения документа можно лишь с письменного разрешения руководителя, который установил сроки.

Если возникает необходимость изменить сроки исполнения документа, ответственный исполнитель должен не позднее, чем за три дня до истечения срока предоставить на имя главы администрации просьбу о продлении, при этом указав новый срок.

Просьба, поступившая из вышестоящего органа, предоставляется на имя руководителя, который подписал документ, в котором должна содержаться ссылка на дату, номер документа и указание новой даты исполнения.

Срок, который указан в тексте документа, не может быть изменён без согласования с автором документа.

Решение главы администрации, или по-другому резолюция, о продлении срока для исполнения документа должна быть зафиксирована на первом листе документа. Резолюция должна содержать следующие слова «Срок исполнения документа продлить до …», затем указывается новый срок, документ подписывается главой администрации, ставится дата.

После изменения срока данная процедура должна зафиксироваться в контрольно-регистрационной карточке.

Если исполнитель своевременно не продлил срок исполнения документа, то документ считается неисполненным.

Документы считаются исполненными и могут быть сняты с контроля, тогда, когда будет выполнено поручение, зафиксированное в документе, а также может быть задокументированное подтверждение исполнения и сообщение результатов организациям или должностным лицам, которые были заинтересованы. Затем документ подшивается в дело.

Организация, должностное лицо, или вышестоящие органы могут потребовать письма-ответа об исполнении документа. В таком случае ответственный исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения срока должен предоставить проект письма – ответа со всеми приложениями.

Решение руководителя администрации о снятии с контроля документа должно быть подписано начальником отдела внутренней политики и организационной работы.

Если документ не предусматривает письма – ответа, то в таком случае исполнителем должен быть оформлен комментарий об исполнении документа, который содержит краткие сведения об исполнении (проведено совещание, принято распоряжение и др.), отметка «Снять с контроля», отметка «В дело», подпись исполнителя документа. Или же может быть подготовлена служебная записка об исполнении документа.

Ответственным исполнителем при подготовке проекта письма-ответа должны быть приложены подлинники документов, в связи с которыми давались поручения, и другие материалы по которым исполнялся документ, если таковые имеются в наличии.

Каждый месяц к 25 числу отделом внутренней политики и организационной работы подготавливаются сведения об исполнении контролируемых документов и поручений в каждом отделе. Эти сведения в дальнейшем доводятся до главы администрации.

За не своевременное исполнение документов или поручение, а также нарушений Инструкции по делопроизводству к сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного и/или материального взыскания.

Если проанализировать процесс контроля за исполнением решений в администрации Карагайского муниципального района, то можно сделать выводы о том, что отделом внутренней политики и организационной работы проводится текущий контроль (отдел следит за сроками выполнения работы, следит за своевременным ознакомлением исполнителя с документами и др.)

Предварительным контролем можно считать разработку Инструкции по делопроизводству, которая отображает стадии контроля и правила исполнения документа, т.к в теоретической части уже упоминалось о том, что предварительный контроль это создание неких регламентов, правил по которому должен быть произведён контроль.

А заключительным контролем в данной ситуации можно считать письмо-ответ, в котором раскрывается информация об исполнении документа. Проверяется были ли исполнены поручения? Так же неким заключительным контролем можно считать ежемесячную подготовку сведений об исполнении документов в каждом отделе, т.е. можно сказать, что на стадии заключительного контроля сравниваются полученные результаты с ожидаемыми или требуемыми.

Стоит заметить, что весь контроль ложится на плечи одного отдела, в данном случае это отдел внутренней политики и организационной работы. Как уже было замечено выше документооборот в администрации достаточно велик. И это явная проблема, т.к. помимо контроля за исполнением документов у отдела есть другие обязанности. По - существу на отдел возлагается очень большая нагрузка.

Для решения данной проблемы предлагается ввести автоматизированную систему контроля за исполнением решений, принятых в администрации Карагайского муниципального контроля.

Данная система уже применяется во многих муниципальных образованиях. Она поможет не только избавить отдел от части его работы, но и позволит уменьшить срок исполнения документа, т.к это всё будет контролировать машина.

2.3 Разработка предложений по решению проблем в системе контроля за исполнением решений, принимаемых в администрации Карагайского муниципального района

Сегодняшний рынок систем для управления документооборот в России представлен многими программами, как российских разработчиков, так и иностранных.

Следует заметить, что отечественные программы более точно учитывают специфику документооборота российских компаний. Что нельзя сказать о программных решениях иностранных разработчиков. И здесь дело совсем не в патриотизме, а в том, что за рубежом несколько другие принципы построения документооборота.

Автоматизированный документооборот в организации позволяет существенно повысить качество процесса исполнения документа за счёт улучшения организации контроля.

Предлагаемая система будет автоматически уведомлять исполнителя о том, что приближается срок исполнения решения.

Программа позволит сэкономить время не только на этапе контроля.

Например, предлагается автоматическая постановка номера и даты документа, что существенно уменьшит время регистрации, позволит избежать ошибок при регистрации.

С помощью системы можно будет осуществлять быстрый поиск документов, вместе с их вложениями, по их содержанию или номеру, или любой комбинации реквизитов.

Так же появится возможность составлять маршруты прохождения документов в организации для каждого документа отдельно.

Программа сможет обеспечить хранение любых видов документов в базе. Такое архивное хранение документов будет организовывать Единое информационное хранилище. Это позволит пользователям получать полную информацию по нужным им документам.

Автоматизация процесса документооборота решит три основные задачи:

1) документирование. К нему относится оформление, поиск, согласование документа.

2) организация документооборота, т.е. поиск, хранение и использование документов

3) архивное хранение. Сюда относятся правила хранения документов, секретность и др.

Для предлагаемой автоматизированной системы должны быть важны следующие характеристики:

1) автор документа не может изменить документ после его регистрации или ликвидировать его;

2) для документа должны автоматически устанавливаться сроки его хранения, которые установлены законодательством, т.е. в памяти программы должны быть запрограммированы все сроки хранения документов, которые встречаются в нормативно правовых актах;

3) в системы должна быть встроена защита, которая позволит уничтожать документы лишь специально уполномоченным на то лицам при определённых условия (экспертиза ценности, истечение срока и др.)

В таблице 1 произведено сравнение нескольких автоматизированных систем по делопроизводству, которые пользуются популярностью на российском рынке: Company media, БОСС-референт, Optima Workflow, Documentum, ДЕЛО

Таблица 1

Сравнение систем автоматизации делопроизводства

Параметры	Системы
	Company media	БОСС-референт	Optima Workflow	Documentum	ДЕЛО
Пользователи системы	Крупные компании	Небольшие коммерческие компании	Крупные компании	Небольшие компании	Гос.предприятия
Соблюдение гос. стандартов	+	+	Нет данных	+	+
Связь с филиалами	+	+	+	-	+
Делегация полномочий одного сотрудника другому	+	+	+	-	+
Ведения архивов для одного пользователя или группы	+	+	-	+	-
Учёт меняющейся структуры организации	+	+	+	+	-
Печать документов на бланках	+	+	+	+	+
Создание документов по шаблонам	+	+	+	+	+
Создание личных подборок документов	-	+	+	-	-
Ведение архива	+	элементы	+	+	+
Движение документооборота
Горизонтальное	+	+	+	+	+
Вертикальное	+	+	элементы	+	элементы
Внешнее	+	+	+	+	+
Учёт движения бумажных документов или их копий	+	-	-	-	+ выполняется Самим делопроизводителем
Соответствие регистрационно-контрольным картам	+	+	+	+	+
Возможность указывать ссылки одних документов на другие	+	+	Элементы	Элементы	+
Ограничения сотрудников регистрировать документ	+	+	+	+	+
Хранение информации о номенклатуре дел	+	-	Нет данных	+	+
Номенклатура дел отдельного отдела	+	-	Нет данных	+	+
Можно ли назначить исполнителя документа из другой организации	+	-	-	-	-
Можно ли получить информацию о регистрации документа, который направлен в другую организацию	+	вручную	-	Нет данных	-
Можно ли получить сведения об исполнении документа в другой организации	+	вручную	-	Нет данных	-
Можно ли получить сводку по исполнению документа?	+	+	+	-	+
Визирование документа	+	+	+	+	+
Возможность направить документ исполнителю для ознакомления	+	+	+	+	+
Доставка уведомлений	Спец система доставки Ссылка на почту	почта	почта	Спец механизмы	Почта

Из таблицы видно, что для администрации Карагайского муниципального района приоритетней всего выбрать системы «ДЕЛО».

Данная система была выпущена в 1996 году компанией «Электронные офисные системы» или кратко ЭОС. На сегодняшний день этой системой пользуются 1500 компаний России и стран СНГ. Шесть субъектов Российской федерации используют эту программу в органах власти.

«ДЕЛО»- это полная автоматизация процесса делопроизводства.

Данная система имеет «Сертификат Наивысшего Качества» ГОССТАНДАРТА России.

Разработчики программы полностью гарантируют беспроблемное внедрение системы на компьютеры.

К плюсам системы можно отнести следующее:

Для руководства:

+ быстрый поиск нужного документа;

+ отслеживание документа;

+ возможность получить отчётность по исполнению резолюции, наложенной руководителем;

+ возможность получить сводные журналы и отчёты;

+ делегирование полномочий;

+ сокращаются сроки согласования;

Для делопроизводителей:

+ быстрая, понятная, удобная регистрация;

+ возможность отследить ход исполнения резолюции;

+ быстрый поиск с помощью контрольно-регистрационной карточки;

«Дело» гибкая в настройке. Легко приспосабливается к специфике документооборота в любой организации независимо от размеров. Обладает необходимым уровнем конфиденциальности. И соответствует всем стандартам.

Система «ДЕЛО»:

1) Обеспечивает защиту документов, т.к. встроена система электронной цифровой подписи. Компания ЭОС обладает сертификатами ФСБ.

2) Перед пользователями открываются возможности массово перевести документы из бумажного вида в электронный, т.к. «ДЕЛО» обладает функцией Поточное сканирование.

3) Появляется возможность работать в локальной сети организации либо в сети Интернет.

4) Понятный и удобный интерфейс

Компания также предлагает услуги по установлению программы и обучению работы с ней.

Стоимость установки такой программы 36 тыс. рублей, а затраты для обслуживания 2.5 тыс. рублей в год.^[12]

Эффективно ли использовать автоматизированную программу для документооборота в организации?

Если обратиться к статистике западных компаний, то:

1) 15% документов теряется

2) 30% рабочего времени сотрудника уходит на поиск нужного документа

3) для каждого документа создаётся примерно 19 его копий, что создаёт захламлённость.

Таблица 2 представляет собой сравнение автоматизированной и неавтоматизированной технологий контроля за документами.

Таблица 2

Сравнение автоматизированной технологии контроля за документами с неавтоматизированной

Неавтоматизированная	Автоматизированная
Документы принимаются вручную	Документы поступают по электронным каналам
Ручной набор регистрационно-контрольных карточек(РКК)	Автоматическая печать РКК
Ручное размножение документов	Автоматическая рассылка документов в электронном виде
Ручная регистрация документов	Автоматизированная регистрация
Многократная регистрация одних и тех же документов	Однократная регистрация
Поиск документов в картотеках вручную	Электронный поиск по реквизитам
Отправка документов с помощью курьера в другие организации	Автоматизированная рассылка с помощью защищённой электронной почты
Контроль за исполнением документов в срок возлагается на отдел	Уведомления об окончании срока регистрации

Можно сделать вывод, что установка рассматриваемой программы автоматизированного контроля за исполнением решений, принимаемых в Администрации Карагайского муниципального района, позволит сократить примерно 30% рабочего времени сотрудников. Это в свою очередь позволит сократить отдел внутренней политики и организационных работ, что существенно повлияет на затраты по оплате труда.

Будет увеличена эффективность работы, т.к. на 15% сократится потеря бумажных документов. А также существенно сократятся затраты на расходные материалы.

Заключение

Ежегодно в органах власти разрабатываются и исполняются тысячи решений. Должностные лица отводят большое количество времени разработке и реализации решений. Это большой труд, т.к для того, чтобы решение было принято оно должно пройти соответствующие этапы: анализ ситуации, выявление проблемы, выбор альтернативы, анализ последствий принятия решений, прогнозирование и др. Но в ходе реализации этих этапов забывают об очень важном этапе -контроле за исполнением решений. Руководство организации с помощью контроля может определить правильность принятых им решений и после предпринять меры по их корректировке. Контроль так же позволяет выявить проблемы, и на основе полученного опыта уже не допустить в дальнейшем похожих ошибок.

В ходе исследования выяснилось, что в организации контроля за исполнением решений в администрации Карагайского муниципального района существует предварительный контроль, текущий и заключительный.

Но также выявилась явная проблема, которая связана с загруженность отдела по внутренней политике и организационной работе, потому что именно на этот отдел возложен весь контроль за документацией.

Поэтому для устранения этой проблемы был произведён сравнительный анализ автоматизированных систем по делопроизводству. Наиболее подходящей для администрации является программа «ДЕЛО».

Список использованных источников

ГОСТ Р 6.30-2003

Отчет о результатах деятельности главы Карагайского муниципального района – главы администрации Карагайского муниципального района, деятельности администрации Карагайского муниципального района и иных подведомственных ему органов местного самоуправления, в том числе о решении вопросов, поставленных Земском Собранием Карагайского муниципального района за 2016 год

Инструкция по делопроизводству администрации Карагайского муниципального района

Козбаненко В.А. «Государственное Управление» Том 1

Пугачев В., Соловьев А. Введение в политологию. М., 1999. С. 40.

Морозова В.Н. Методы политического анализа: Учебно-методическое пособие. Воронеж: ИПЦ ВГУ, 2007. 51 с.

Симонов К.В. Политический анализ: Учебное пособие. М.: Логос, 2002. 152 с.

Соловьев А.И. Принятие государственных решений, учебное пособие

Балдин К.В., Воробьев С.Н., Уткин В.Б. Управленческие решения. - М.: Дашков и Ко, 2012. - 496 с

Дьякова О.В. Методика принятия управленческих решений по повышению эффективности управления // Научное обозрение. - 2013. - № 12. - С. 294 – 299

Бражко Е.И., Серебрякова Г.В., Смирнов Э.А. Управленческие решения. - М.: РИОР, 2012. - 128 с.

Официальный сайт Карагайского муниципального района

http://www.karagai.ru

1. Козбаненко В.А. «Государственное Управление» Том 1 ↑

2. Пугачев В., Соловьев А. Введение в политологию. М., 1999. С. 40. ↑

3. Морозова В.Н. Методы политического анализа: Учебно-методическое пособие. Воронеж: ИПЦ ВГУ, 2007. 51 с. ↑

4. Симонов К.В. Политический анализ: Учебное пособие. М.: Логос, 2002. 152 с. ↑

5. Соловьев А.И. Принятие государственных решений, учебное пособие ↑

6. Балдин К.В., Воробьев С.Н., Уткин В.Б. Управленческие решения. - М.: Дашков и Ко, 2012. - 496 с ↑

7. Дьякова О.В. Методика принятия управленческих решений по повышению эффективности управления // Научное обозрение. - 2013. - № 12. - С. 294 - 299 ↑

8. Бражко Е.И., Серебрякова Г.В., Смирнов Э.А. Управленческие решения. - М.: РИОР, 2012. - 128 с. ↑

9. Официальный сайт Карагайского муниципального района

   http://www.karagai.ru ↑

10. Отчет о результатах деятельности главы Карагайского муниципального района – главы администрации Карагайского муниципального района, деятельности администрации Карагайского муниципального района и иных подведомственных ему органов местного самоуправления, в том числе о решении вопросов, поставленных Земском Собранием Карагайского муниципального района за 2016 год ↑

11. ГОСТ Р 6.30-2003 ↑

12. Сайт СЭД «ДЕЛО»

    https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/ ↑