Методы и средства проектирования информационных систем (модель бизнес-процесса складского учета «как есть»)

Содержание:

Введение

На сегодняшний день любое предприятие (магазин, фабрика, завод, торговый комплекс и т.п.) для обеспечения постоянства и непрерывности своей деятельности не может функционировать без складского помещения.

Склад - это здание или сооружение, предназначенное для размещения товаров, их хранения и подготовки к транспортировке.

Очень важно для эффективной деятельности всего предприятия правильно и рационально организовывать складской учет - контроль за движением продукции по складу.

Для обеспечения сохранности материальных ценностей складской учет должен вестись грамотно и систематизировано. Наличие недостоверных данных о производственных запасах может привести к убыткам на предприятии.

Выбранная мною тема актуальна на сегодняшний день, так как в мире, а в частности России, огромными темпами растут объемы современного производства. Внедрение новых технологий обработки и хранения информации на предприятие, использование специализированных программ для осуществления складского учета позволит значительно облегчить работу сотрудников на складе за счет устранения трудоемких и долговременных операции, обеспечит освобождение человеческих ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, уменьшит время на обработку информации, позволит хранить и анализировать данные за любой промежуток времени. В результате всё это приведёт к повышению производительности труда.

Цель курсовой работы – разработать регламент выполнения процесса «Складской учет».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить предметную область функционирования склада;
• построить и описать функциональную модель бизнес-процесса складского учета «как есть»;
• разработать улучшение модели бизнес-процесса "Складской учет";
• построить и описать функциональную модель бизнес-процесса складского учета «как должно быть».

Изучение текущей организации бизнес-процесса "Складской учет"

Описание предметной области. Постановка задачи

Склад готовой продукции осуществляет процедуру хранения товаров или материалов для физических лиц или организаций, заинтересованных в этом.

Склады имеют разные конструкции: закрытые (размещаются в отдельных помещениях), полузакрытые (имеют крышу и одну, две или три стены) и открытые (грузы хранятся вне помещений на специально оборудованных площадках).

Склады различаются по общей площади и объему, по высоте расположения груза, по степени механизации складских операций.

Большие складские помещения могут быть как индивидуального пользования (одной компанией), так и коллективного пользования (несколько компаний). Склад не занимается коммерческой деятельностью, если не рассматривать саму процедуру сдачи арендуемой под склады площади физическим или юридическим лицам.

В целом склад выполняет следующие функции:

• прием товаров или материалов;
• учет поступившей продукции, обработка входных данных;
• размещение товаров на складских площадях и их хранение;
• комплектование и упаковка товаров;
• отгрузка или списание хранимой продукции по требованию или с учетом срока годности;
• внутрискладское перемещение грузов для удобства эксплуатации;
• создание отчетности по наличию и использованию складских площадей, а также об объемах поступающей и отгруженной со склада продукции;

На складе должны постоянно поддерживаться определенные условия (температура, влажность) для сохранности товаров и материалов (товарный вид и качество хранимой продукции).

При поступлении и размещении на складских площадях, поступившая продукция проверяется на сохранность, целостность, соответствие товарному виду и, по возможности, на работоспособность. В зависимости от этого, поступившие товары отсортировываются по своему качеству и по категории. Под каждую категорию нормативами определены конкретные условия и места хранения.

На складе, не имеющем средств автоматизации учета, находится излишнее количество внутренних различных журналов, промежуточных документов, в которые заносится повторная информация. Приходится тратить большое количество времени на занятие различными видами обработки бумажных документов.

Автоматизация складского учета путем внедрения информационной системы позволит повысить эффективность выполнения основных функций учета, снизит количество вычислительных ошибок в процессе обработки информации, обеспечит безопасное хранение данных и возможность проведения анализ товаров по какому-либо признаку.

Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Анализ инструментариев, которые можно использовать для моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов, а также проектирование данных и приложений основывается на сформулированных требованиях к будущей ИС и является важной частью процесса создания эффективного в эксплуатации готового продукта.

Программные инструменты, необходимые на данном этапе создания ИС, можно разделить на средства моделирования бизнес-процессов, средства проектирования данных и средства объектно-ориентированного моделирования. Среди современных средств моделирования и анализа бизнес-процессов особой популярностью пользуются MS Visio, Rational Rose, Oracle Designer, CA ERwin Process Modeler и Data Modeler, ARIS и др. (1)

Приведем ниже краткое описание возможностей некоторых из них.

CA ERwin Modeling Suite 7.3- мощная линейка интегрированных CASE-средств, которые позволяют моделировать различные аспекты деятельности предприятия и проектировать информационные системы.

В линейку CA Erwin Modeling Suite 7.3 входят:

• CA ERwin Process Modeler (старое название – BPwin) 7.3 - представляет собой мощное средство моделирования, которое поддерживает моделирование процессов (методология IDEF0), моделирование потоков данных (методология DFD) и моделирование технологических процессов (методология IDEF3).

• CA ERwin Data Modeler (старое название – ERwin) 7.3- проектирование, документирование и сопровождение баз данных и хранилищ данных. Это наиболее распространенное средство проектирования данных, главным образом благодаря поддержке широкого спектра СУБД.

• CA ERwin Data Profiler 7.3 - решение для анализа и профилирования данных, обеспечивает эффективную обработку исходной информации

• CA ERwin Data Model Validator (ERwin Examiner) 7.3 - проверка структуры баз данных и качества моделей AllFusion ERwin Data Modeler

• CA Erwin Model Manager (ModelMart) 7.3 - среда для совместного моделирования в CA Erwin Data Modeler и/или CA Erwin ProcessModeler

AllFusion ERwin Data Modeler -

IBM Rational Rose - одно из самых популярных инструментов объектно-ориентированного UML (Unified Modeling Language) - моделирования приложений. Он позволяет решать практически любые задачи при проектировании информационных систем - от анализа бизнес-процессов и моделирования данных до генерации кода на различных языках программирования, а также обладает средствами интеграции с другими инструментами Rational

Oracle Designer – инструмент, который позволяет проектировать данные, моделировать бизнес-процессы, создавать диаграммы потоков данных и функциональные модели, а также реализовывать их в виде серверных объектов. Данный инструмент предназначен для работы совместно с СУБД Oracle и поддерживает все ее особенности. Он также имеет возможность осуществлять и обратное проектирование для СУБД других производителей.

Microsoft Office Visio - универсальное средство моделирования данных и приложений, которое поддерживает как создание моделей данных, так и объектно-ориентированное моделирование приложений. Visio умеет производить прямое и обратное проектирование данных, имеет поддержку всех ODBC- и OLE DB-источников данных и учитывает особенности серверных СУБД большинства производителей.

Выбор инструмента для моделирования бизнес-процессов

В данной курсовой работе для функционального моделирования бизнес-процессов складского учета будет использоваться продукт CA ERwin Process Modeler. Модели, созданные в Process Modeler, дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния на них различных событий, а также позволяют описать взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Построение IDEF0-моделей в различных инструментах моделирования практически не отличается друг от друга, но в ERwin Process Modeler возможно построение интегрированных функциональных моделей, объединяющих три вида методологий: IDEF0, IDEF3 и Data Flow Diagramm (диаграмм потоков данных, DFD). (2)

Обоснование выбранной нотации

Наиболее популярной методологией IDEF является методология IDEF0. Целью методологии является построение функциональной схемы исследуемой системы, описывающей все необходимые процессы с точностью, достаточной для однозначного моделирования деятельности системы.

Результатом применения IDEF0-методологии является функциональная модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текста и глоссария, имеющих ссылки друг на друга.

Диаграммы являются главными компонентами модели.

Основными элементами диаграмм являются функциональные блоки и дуги, которые представляются соответственно прямоугольниками и стрелками.

Блоки на диаграмме представляют функции, которые показывают, что должно выполняться, и поэтому имена функций содержат глагольный оборот. Каждый блок имеет свой номер, который размещается обычно в нижнем правом углу.

Дуги представляют собой материальные объекты или информацию, в которых блоки нуждаются или их производят. Каждая дуга имеет метку - имя, которое записывается над дугой в виде оборота существительного. Дуги могут разветвляться и соединяться, образовывать обратные связи, итерации.

В IDEF0 используется четыре типа дуг:

• входные - это материалы или информация, которые используются или преобразуются функциональным блоком для получения результата;
• управления - это правила, или стандарты, которыми руководствуется функциональный блок;
• механизма - это ресурсы, которые выполняют работу в функциональном блоке (персонал, станки, транспорт и т.д.;
• выходные - это данные, которые получаются в результате выполнения функции или могут быть материалом или информацией, которая производится функциональным блоком. (3)

Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Для описания существующих бизнес – процессов на предприятии предназначена функциональная модель (так называемая модель AS-IS «как есть»). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. В нашем случае - это деятельность склада.

Контекстная диаграмма является верхним уровнем иерархии функциональной модели и представляет собой наиболее обобщенную схему функционирования предметной области. В качестве иллюстрации (рис. 1) приведем контекстную диаграмму «Складской учет»:

Рисунок

1. Контекстная диаграмма. Складской учет AS-IS.

Входы (слева):

• Товар
• Сопроводительные документы
• Клиент
• Заявка на получение товара

Выходы (справа):

• Выданный товар
• Списанный товар
• Документы (акт, накладная)
• Отчет о загрузке склада
• Управление (сверху):
• Должностные инструкции
• Законодательство РФ
• Нормативные документы

Механизмы (снизу):

• Персонал
• Упаковочные материалы
• Складское оборудование

Для оказания услуг клиентам предполагается функционирование склада, где осуществляются процедуры приема, хранения и отгрузки продукции.

Клиент делает заявку на товар, оплачивает его и (на основании оплаченного счета) получает товар со склада с сопровождающими его документами.

Товар от поставщиков с сопроводительными документами так же являются входами.

Должностные инструкции, нормативные документы и законодательство – это правила, по которым функционирует склад.

Механизмы (ресурсы) играют важнейшую роль в оказании услуг клиенту. Во всех этапах функционирования склада участвует персонал. Для работы используются материальные ресурсы: складское оборудование и упаковочный материал.

Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) вышестоящей диаграммы. Для достижения нужной степени подробности каждую диаграмму можно разбить на более мелкие фрагменты и отобразить их на отдельных диаграммах декомпозиции.

Декомпозиция контекстной диаграммы показана на рис. 2.

Рисунок

2. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Складской учет AS-IS.

Весь процесс деятельности склада подразделяется на следующие этапы:

1. Получение товара.

На этом этапе рабочий персонал по сопроводительным документам подсчитывает, осматривает и принимает товар на склад. Рассмотрим этот процесс более подробно (рис. 3).

Рабочий персонал на складе, проверяет товарно-транспортную накладную, сверяет по ней поступивший товар, регистрирует его в журнале прихода и оформляет приходные документы. После этого грузчики транспортируют принятый товар для размещения на складских площадях.

Рисунок

3. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Получение товара AS-IS.

1. Размещение и хранение товара.

После приемки товар размещается на складе для хранения (рис. 4). Товар располагается в соответствии с нормативными документами по категориям в определенные участки складских помещений. Под каждую категорию регламентом определены конкретные условия хранения (температура, влажность, давление, освещенность).

Рисунок

4. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Размещение и хранение AS-IS.

Сам процесс складирования товара рассмотрим более подробно на отдельной диаграмме декомпозиции (рис. 5).

Перед тем как отправить товар на хранение, более подробно проверяют его состояние (чтобы выявить брак). Исправный товар отгружается на оперативный склад, а бракованный товар – на архивный склад. Так же формируют документы на списание брака и на выдачу товара.

По заявке клиента на получение товара из оперативного склада комплектуется нужный товар с сопроводительными документами и передается в отдел отгрузки.

Бракованный товар комплектуется из архивного склада и с документами на списание предается в отдел отгрузки для последующей передачи его поставщику.

Рисунок

5. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Складирование AS-IS.

1. Отгрузка товара.

На этом этапе рабочий персонал укомплектованный товар с сопроводительными документами отправляет либо клиенту, либо возвращает бракованный товар обратно поставщику.

На этом этапе рабочий персонал проверяет накладные на отгрузку (рис.6). Далее укомплектованный товар упаковывается. Информация об отгруженном товаре регистрируется в журнале отгрузки. После этого формируются сопроводительные документы на отгрузку и доставку товара. Затем происходит непосредственно сама отправка товара с сопроводительными документами в места назначения: либо клиенту, либо обратно поставщику (бракованный товар).

Рисунок

6. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Отгрузка товара AS-IS.

1. Состояние склада.

В общем журнале учета фиксируется информация о полученном, выданном и списанном товаре. На основании этой информации подсчитывается общее количество товара, находящегося на складе.

Разработка улучшения бизнес-процесса "Складской учет"

Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Автоматизация функционирования склада - одно из основных условий повышения эффективности бизнеса в современных условиях хозяйственной деятельности. Автоматизация позволяет сократить ручные операции обработки бумажных документов, ускорить обработку информации, хранить и анализировать данные за любой промежуток времени, повысить точность учета. Эффективная работа предприятия полностью зависит от его оснащения компьютерными системами. Учитывая этот фактор, целесообразно внедрить автоматизированную информационную систему, позволяющую сотруднику склада повысить эффективность выполнения своих функций, упростить и оптимизировать рабочий процесс.

Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Функциональная модель (модель ТО-ВЕ «как должно быть») предназначена для описания бизнес – процессов к которым нужно стремиться.

Внедрение информационной системы автоматизирует следующие операции на складе:

• регистрация информации и сопроводительных документов о поступившем и отгруженном товаре;
• регистрация места хранения продукции;
• формирование отчетных документов;
• количественный учет продукции. 
• Вся вышеперечисленная информация будет храниться в базе данных (БД) склада.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, смоделируем бизнес-процесс «как должно быть» (рис. 7).

Рисунок

7. Контекстная диаграмма.
Складской учет AS-TO-BE.

Входы (слева):

• Товар
• Сопроводительные документы
• Клиент
• Заявка на получение товара

Выходы (справа):

• Выданный товар
• Списанный товар
• Документы (акт, накладная)
• Отчет о загрузке склада

Управление (сверху):

• Должностные инструкции
• Законодательство РФ
• Нормативные документы

Механизмы (снизу):

• Персонал
• Упаковочные материалы
• Складское оборудование
• ИТ ресурсы

Клиент делает заявку на товар, оплачивает его. На основании оплаченного счета, который автоматически отражается в БД, получает товар со склада с сопровождающими его документами. Формирование документов будет производиться системой автоматически.

Основные этапы функционирования склада рассмотрим более подробно на диаграмме декомпозиции (рис. 8).

Рисунок

8. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Складской учет AS-TO-BE.

1. Прием товара.

На этом этапе рабочий персонал по сопроводительным документам подсчитывает, осматривает и принимает товар на склад. Более подробно рассмотрим этот процесс на следующей диаграмме декомпозиции (рис. 9).

Рисунок

9. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Прием товара AS-TO-BE.

Кладовщик на складе, проверяет товарно-транспортную накладную, сверяет по ней поступивший товар, регистрирует его в БД. Затем грузчики транспортируют принятый товар в складские помещения.

1. Размещение и хранение товара.

После приемки товар размещается на складе для хранения (рис. 10)

Рисунок

10. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Размещение и хранение AS-TO-BE.

Процесс складирования товара рассмотрим более подробно на отдельной диаграмме декомпозиции (рис. 11).

Перед тем как отправить товар на хранение, контролер на складе осматривает входящую продукцию. Исправный товар отгружается на оперативный склад, а бракованный товар – на архивный склад. Информация о проверенном товаре и месте его хранения регистрируется в БД. Документы на списание брака и на выдачу товара формируются автоматически информационной системой и, при необходимости, могут быть распечатаны в любой момент.

По заявке клиента на получение продукции, из оперативного склада комплектуется нужный товар и передается в отдел отгрузки.

Бракованный товар комплектуется из архивного склада и с документами на списание предается в отдел отгрузки для последующей передачи его поставщику.

Комплектация товара проводится путем поиска нужной продукции в БД, в которой находится вся информация о товаре и месте его хранения.

Рисунок

11. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Складирование AS-TO-BE.

1. Отгрузка товара.

На этом этапе рабочий персонал проверяет по базе данных накладные на отгрузку (рис. 12). Далее укомплектованный товар упаковывается. Информация об отгруженном товаре регистрируется в БД и, на основании этой информации, автоматически формируются сопроводительные документы по отгрузке товара. Затем происходит непосредственно сама отправка товара с сопроводительными документами в места назначения: либо клиенту, либо обратно поставщику (бракованный товар).

Рисунок

12. Диаграмма декомпозиции IDEF0.
Отгрузка товара AS-TO-BE.

1. Состояние склада.

При помощи ЭВМ на складе, в общем журнале учета, автоматически фиксируется информация о поступившем, выданном и списанном товаре, о месте его хранения, учет входящих и исходящих документов, общий

количественный учет продукции.

Заключение

Одним из важнейших элементов успешной деятельности предприятия является склад. Для непрерывности производства постоянно требуется наличие достаточного количества сырья, которое можно использовать в любой момент. Сохранность и целостность груза непосредственно зависит от того, как проводятся складские операции, как они контролируются и отвечают единым стандартам и требованиям.

Поскольку склады работают с большими потоками продукции, то необходимо наличие автоматизированных систем складского учета товара. Это позволит минимизировать затраты и увеличить производительность, сократить время переработки информации, избавиться от лишних рутинных бумажных операций. Автоматизация складского учета даст возможность быстро получить любую информацию о хранящемся товаре по различным критериям отбора, сократить время на оформление документов, проанализировать ход торговой деятельности для принятия оперативного решения управления ею.

В ходе выполнения данной курсовой были решены следующие задачи:

• исследована область функционирования склада;
• построена и описана функциональная модель бизнес-процесса складского учета «как есть»;
• разработана улучшенная модель бизнес-процесса «Складской учет» с использованием специализированной информационной системы;
• построена и описана функциональная модель бизнес-процесса складского учета «как должно быть».

По результатам проделанной работы можно сделать следующие выводы:

Использование информационных систем делает любое производство более конкурентоспособным, так как автоматизация складского учёта предприятия - одно из основных условий повышения эффективности бизнеса. Информационная система позволяет упростить и оптимизировать рабочий процесс.

Результаты проектирования функциональной модели могут быть использованы для любой компании, занимающейся складским учетом.

Список литературы

1. Маклаков, С. В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. Москва : ДИАЛОГ-МИФИ, 2005. стр. 432.

2. Горбаченко, В. И., Убиенных, Г. Ф. и Бобрышева, Г. В. Проектирование информационных систем с CA ERwin Modeling Suite 7.3. Пенза : ПГУ, 2012. стр. 154. ISBN 9785941704590.

3. Семакин, И. Г. Информационные системы и модели: Учебное пособие. Москва : Бином.Лаборатория знаний, 2009. Т. 1.