Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Курсовая раМоделирование предметной области «Управление документооборотом» с помощью UMLбота

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Документы являются информационной основой деятельности предприятия, в них сосредоточено более 80 % информационных ресурсов компании. Под системой документооборота в самом широком смысле понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия: их подготовки, согласования, учета, исполнения, контроля и анализа. Количество документов на предприятии растет огромными темпами и зачастую просто не поддается подсчету, тем самым затрудняется рабочий процесс.

Сегодня при наличии огромного количества видов документов, каждая организация самостоятельно определяет какие документы необходимо использовать, и какие процессы должны быть документированы. Наличие огромного потока документов ставит перед руководством предприятия вопрос об автоматизации всего комплекса документооборота. Поэтому автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Цель курсовой работы: управление документооборотом на предприятие, занимающимся перепродажей товаров. Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Описать предметную область с указанием используемых документов.

2. Смоделировать процессы по управлению документооборотом.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, и списка использованной литературы.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

В курсовой работе будет рассмотрен вопрос управления документооборотом на примере типичного коммерческого предприятия, которое занимается перепродажей товаров.

Во главе предприятия стоит генеральный директор, напрямую ему подчиняются – заместитель директора по сбыту, главный бухгалтер, заместитель директора по маркетингу и начальник склада, у каждого из которых в подчинении находятся свои службы.

На рисунке 1.1. отображена типовая организационная структура предприятия.

Рисунок 1.1 – Организационная структура предприятия

Специфика малого предприятия – небольшой штат и практика совмещения должностных обязанностей, как среди основной категории производственных работников, так и управленцев. Директор отвечает за широкий круг стратегических вопросов, в том числе за развитие предприятия и расширение спектра номенклатуры/услуг, инвестиции и ценовую политику, управление персоналом, включая определение расценок за оплату труда работников. Кроме того, он участвует в оперативном управлении продаж.

Отдел по реализации включает в себя менеджеров по реализации. Каждый менеджер прикреплен к определенному типу товаров. Основными задачами менеджеров по реализации являются:

Поиск и привлечение клиентов;
Непосредственная работа с клиентами – консультация, продажа товаров, организация оплаты, заказ товаров, информирование клиента о статусе заказа и т.д.;
Обработка реализаций – ввод реализации в систему, согласование и пр.

Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д.

Главный бухгалтер занимается не только составлением смет для предприятия и отчетности для внешних организаций. Помимо осуществления платежей, учета финансовых средств, начисления зарплаты он участвует в стратегическом планировании, занимается кадровой работой. В подчинении у главного бухгалтера – бухгалтерия, которая занимается экономической частью предприятия, офис-менеджер и специалист по кадрам. Офис-менеджер отвечает за жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцелярии и прочее) и ведение документооборота, архивирование. Офис-менеджер - выполняет хозяйственные операции, функции секретаря, принимает входящие звонки и письма, а также работает непосредственно с курьерами и клиентами Специалист по кадрам на предприятии только один и отвечает за подбор персонала, увольнение и принятие на работу.

Немаловажную роль в работе предприятия играют отделы маркетинга и рекламы. Целью отдела маркетинга является выработка рекомендаций по формированию и проведению производственно-сбытовой политики предприятия, а также координация деятельности в этой области всех подразделений предприятия. Отдел рекламы проводит работу по рекламированию продаваемой предприятием продукции с целью их продвижения на рынки сбыта.

Обслуживающие службы (уборка, ремонт, транспорт, охрана) выведены за рамки предприятия. Привлеченные сотрудники работают на условиях устной договоренности, на достаточно постоянной основе.

1.2 Внутренние связи предприятия

Рассмотрим связи между отделами внутри предприятия. Внутренняя среда организации – совокупность процессов, в результате которых организация преобразует имеющиеся ресурсы в товары, предлагаемые рынку. Были выделены следующий элементы внутренней среды организации:

Заказы: управление с заказами, работа с клиентами, осуществление продаж;
Планирование: объемы продаж;
Материально-техническое обеспечение: контроль качества, издержки, обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования;
Складской учет: система контроля запасов;
Финансы и учет: финансовая устойчивость и платежеспособность; прибыльность и рентабельность (по товарам, регионам, каналам сбыта, посредникам); собственные и заемные средства и их соотношение; эффективная система учета, в том числе учета издержек, формирования бюджета, планирования прибыли.
Персонал: структура, потенциал, квалификация; количественный состав работников; производительность труда; текучесть кадров; стоимость рабочей силы; интересы и потребности работников.
Маркетинг: товары, произведенные фирмой; доля на рынке; возможность собирать необходимую информацию о рынках; каналы распределения и сбыта; маркетинговый бюджет и его исполнение; маркетинговые планы и программы; нововведения; имидж, репутация и качество товаров; стимулирование сбыта, реклама, ценообразование.

Главная задача организации состоит в реализации открывающихся во внешней среде благоприятных возможностей (шансов), путем выделения своих сильных сторон, и ограничении внешних угроз существованию и развитию организации, путем нейтрализации слабых сторон.

На рисунке 1.2 отображена внутренняя структура типовой среды взаимодействия (процессов) в организации.

Рисунок 1.2 – Схема внутреннего взаимодействия компании

- 1. Внешние связи организации

Само понятие среды предприятия заключает в себе совокупность всех факторов, влияющих на функционирование этого предприятия. Анализ среды предприятия – это некий процесс, определяющий наиболее значимые элементы внешней и внутренней среды, которые могут влиять на деятельность предприятия и на достижение его целей.

В таблице 1.1 выявлены элементы внешней среды предприятия и определены информационные и материальные потоки взаимодействия.

Таблица 1.1

Анализ внешней среды Предприятия

Элемент внешней среды	Тип влияния элемента на предприятие	Тип влияния предприятия на элемент	Инф. и мат. потоки, поступаемые от элемента предприятию	Инф. и мат. потоки, поступаемые от предприятия к элементу
Потребители	Объем реализации	Разнообразие и качество продукции	Данные о доходах, паспорт (для осуществления кредита)	Сертификат качества, чек, гарантийный талон, товар
Поставщики	Качество произведенной продукции, стоимость продукции	Выбор поставщика	Счет-фактура, товаро-транспортная накладная, сертификат качества, товар, услуги	Платежное поручение
Конкуренты	Ценообразование в отрасли	Цена на рынке продаж	Отсутствуют	Отсутствуют
Государственные и муниципальные организации	Налогообложение, контроль работы предприятия и соблюдение стандартов	Оплата налогов	Различная налоговая документация	Различная налоговая документация
Банки, кредиторы	Предоставление займов, кредитов	Выплата процентов	Договор, денежные ресурсы	Денежные ресурсы, проценты

Потребители являются основным элементом внешней среды и несут собой высокую степень влияния на работу предприятия. Предприятие должно решать для клиента следующие задачи:

Ознакомить клиента с ассортиментом, который есть в наличии, также с тем, что предприятие может привезти под заказ;
Ознакомить со стоимостью;
При необходимости забронировать товар на определенное время;
Оформить документы для клиента (при осуществлении продажи).

Среди поставщиков можно выделить как постоянных, так и вспомогательных поставщиков, к которым предприятие обращается в тот момент, когда основные поставщики не могут предоставить требуемую в данный момент продукцию. Взаимоотношения со всеми поставщиками индивидуальны по оплате, доставке продукции и прочих обязательств.

Конкуренты также являются важнейшим сегментом ближней внешней среды организации. Зная сильные и слабые стороны конкурентов, можно оценить их потенциал, цели, настоящую и будущую стратегию. А, следовательно, точно определить их слабые места и усилить свои преимущества [^[1]]. Следует концентрировать сильные стороны предприятия против слабых сторон у конкурентов. Интенсивность конкурентной борьбы зависит от стадии, размера и уровня самого предприятия и от постоянных затрат. Медленный рост отрасли приводит к усилению борьбы при попытке предприятия расшириться.

Государство оказывает воздействие на организации преимущественно через законодательное регулирование деятельности. На сегодняшний день имеется неопределенность влияния государственных органов на бизнес в связи с тем, что требования одних организаций вступают в противоречие с другими. Помимо этого, за многими организациями стоят правительственные органы, которые принудительно обеспечивают выполнение законодательных требований [^[2]].

На рисунке 1.3 отображено схематичное взаимодействие внешних элементов и организации.

Рисунок 1.3 – Внешнее взаимодействие организации

- 1. Цель работы предприятия

Основная цель для предприятия – это заработать и достигнуть успеха, удовлетворяя запросы населения. Основные задачи компании:

Выполнение плана продаж;
Расширение ассортимента номенклатуры путем их закупки;
Повышение своей конкурентно способности на рынке;
Привлечение новых клиентов.

При выполнении данных задач предприятие не раз сталкивается с рядом проблем. Зачастую это приводит к тому, что клиент либо уходит, либо вовсе отказывается от приобретения товара. Поэтому целью предприятия становится оптимизация функционирования, повышение эффективности работы предприятия.

На сегодняшний день на малых предприятиях, занимающихся перепродажей вовсе не используются или не полностью используются преимущества электронного документооборота. Электронный документооборот является перспективным направлением совершенствования управления современным предприятием.

Информационное обеспечение деятельности любого предприятия – сложный и трудоемкий процесс, направленный на решение профессиональных, организационных и социальных задач. Это, прежде всего, формирование и структурирование информационного пространства предприятия с использованием всей совокупности информационных ресурсов и информационных технологий в целях оптимизации деятельности организации [^[3]].

1.2. Предлагаемые мероприятия по улучшению технологии решения задачи

1.2.1. Подготовка требований к построению моделей

В настоящий момент на Предприятии установлен программный продукт 1С Бухгалтерия для ведения бухгалтерского и налогового учета и 1С Предприятие для работы менеджеров в программе. В 1С Предприятие формируется стандартная документация по продажам, закупкам. Вся аналитика, планирование, расчеты ведутся вручную сотрудниками компании и формируются в пакете программ Microsoft Office.

Отчеты в 1С Предприятие формируются только итоговые, для дополнительного анализа сотрудники предприятия формируют свои отчеты или дополняют сформированные из программы.

Для формализации требований к проектируемой системе выполнен анализ текущих процессов на предприятии для определения резервов повышения эффективности бизнес процессов.

В таблице 2.1 отображены требования к системе, которые не выполнены вовсе или частично выполнены в текущий момент.

Таблица 2.1.

Список требований для построения бизнес-моделей

№	Название	Входная информация	Выходная информация
1	Формирование отчета по работе менеджеров	Список клиентов Список продаж	Информация о продажах и клиентах в разрезе менеджеров
2	Формирование отчета по сопровождению	Закрывающие документы по продажам	Информация о прилепленных скан-копиях документов в систему
3	Формирование отчета по кредиторской задолженности	Платежные поручения Поступления товаров и услуг	Кредиторская задолженность в разрезе Поставщиков
4	Анализ продаж	Продажи Менеджеры	Аналитика продаж, соотношение плана/факта
5	Анализ дебиторской задолженности	Продажи Платежные поручения Менеджеры	Кредиторская задолженность в разрезе Клиентов и Менеджеров

Отчет по работе менеджеров позволит регулировать работу менеджеров. Постоянный доступ к данным отчетам дает прозрачность работы менеджеров и мотивационную составляющую.

Отчеты по кредиторской и дебиторской задолженностям отображают реальный доход и расход компании. Продать – это лишь часть достижения прибыли – вторая, не менее важная часть – получить деньги от клиента. Важно следить за реальными доходами и расходами внутри компании в реальный момент времени.

Отчет по сопровождению позволит выделять наличие подписанных оригиналов документов от Поставщиков и Покупателей. Данный отчет поможет офис-менеджеру эффективно собирать недостающую документацию.

Анализ продаж важен для осуществления планирования закупок и составления плана продаж на следующие периоды. Также анализ продаж показывает текущее отклонение факта от плана.

1.2.2. Мероприятия по улучшению работы предприятия

Управление документооборотом – важная область функционирования компании независимо от рода ее деятельности. Сложно достигать больших объемов продаж и заключать выгодные сделки, когда система не налажена, данные постоянно теряются, а переизбыток неупорядоченной информации задерживает работу занятых в этой сфере сотрудников [^[4]]. Эффективная система управления призвана оперативно решать следующие задачи:

грамотная организация и взаимодействие бухгалтерского, налогового и управленческого учета;
своевременное реагирование на важные входящие документы – постановления государственных органов, выгодные коммерческие предложения, претензии от покупателей или поставщиков (особенно актуально в случаях, когда информация касается сразу нескольких подразделений и требует быстрого ответа или принятия соответствующих мер);
организация своевременной обработки заявок и обеспечение автоматизации повторяющихся операций;
отслеживание внутренних рабочих процессов с целью определения продуктивности работы, достижения плана и необходимости начисления премий и поощрений;
сбор предложений сотрудников по улучшению системы, воплощение в жизнь идеи эффективной обратной связи;
организация удобного взаимодействия связанных служб и отделов на предприятии.

Данные задачи должны решаться в рамках управления документооборотом независимо от того, в каком виде он реализован – в цифровом или бумажном. Но при использовании электронных систем продуктивность работы возрастает в разы и позволяет руководящему составу и сотрудникам фирмы направить свои силы на основную деятельность, не отвлекаясь на решение организационных вопросов.

Использование систем электронного документооборота позволяет переложить рутинные, но важные рабочие процессы на программу, которая не допускает ошибок и не ограничена рабочим днем [^[5]]. Помимо этого, автоматизированные решения привносят следующие положительные моменты и преимущества:

гарантия сохранности документов;
сокращение времени на поиск и согласование важной рабочей информации;
уменьшение объема бумажной документации;
возможность хранить все типы файлов: видео, схемы, графики, презентации;
унификация процессов обработки данных;
контроль движения документов и исполнительной дисциплины;
обеспечение конфиденциальности и высокого уровня безопасности информации.

После внедрения электронного документооборота на предприятиях наблюдается общее повышение работоспособности и уровня удовлетворенности рабочим процессом. Персонал освобождается от выполнения однотипных действий и имеет возможность вести эффективную деятельность в соответствии с должностными обязанностями.

Электронное делопроизводство – это прямой путь к повышению прозрачности бизнес-процессов. Внедрение электронной системы для работы с документами позволяет управлять процессами их создания, получения, исполнения, хранения. Благодаря специфике подобных систем руководство предприятия и руководители подразделений могут быстро и удобно отслеживать все бизнес-процессы организации [^[6]].

Глава 2. Проектная часть

2.1. Выбор средства для моделирования предметной области решаемой задачи

В настоящее время используется большое количество подходов, которые позволяют, так или иначе, создавать модели бизнес-процессов предприятий. Как бы то ни было, их использование гарантирует стандартизированный подход к описанию, позволяет накапливать опыт и практические навыки и на протяжении длительного времени обеспечивать понимание созданных моделей другими сотрудниками.

Важнейшими из подходов являются структурный (функциональный) и объектно-ориентированный. Объектно-ориентированный подход позволяет описать систему практически со всех возможных точек зрения и разные аспекты поведения системы. В рамках курсовой работы будет использоваться объектно-ориентированный метод при использовании языка UML.

Язык UML (Unified Modeling Language) представляет собой общецелевой язык визуального моделирования, который разработан для спецификации, визуализации, проектирования и документирования компонентов программного обеспечения, бизнес-процессов и других систем.

Этот язык одновременно является простым и мощным средством моделирования, который может быть эффективно использован для построения концептуальных, логических и графических моделей сложных систем самого различного целевого назначения. Он вобрал в себя наилучшие качества методов программной инженерии, которые с успехом использовались на протяжении последних лет при моделировании больших и сложных систем. В рамках языка UML все представления о модели сложной системы фиксируются в виде специальных графических конструкций, получивших название диаграмм [^[7]].

В основу UML диаграмм легло понятие системы. Система в данном случае – это объект моделирования. Система – это совокупность взаимосвязанных между собой объектов, которые образуют определенное единство.

Преимущества UML при описании бизнес-процессов:

UML позволяет описать систему практически со всех возможных точек зрения и разные аспекты поведения системы;
Диаграммы UML сравнительно просты для чтения после достаточно быстрого ознакомления с его синтаксисом;
UML расширяет и позволяет вводить собственные текстовые и графические стереотипы;

UML позволяет посмотреть на описываемую систему с разных точек зрения. Есть возможность описания требований к системе, охватить нити и процессы, формирующие механизмы параллелизма и синхронизации в системе.

Для сопровождения процесса построения, анализа и документирования модели, а также проверки модели и генерации программных кодов разработчики используют специально для этих целей созданные CASE-инструменты проектирования систем. Существует достаточно много CASE-инструментов моделирования и проектирования систем и баз данных. В данном курсовом проекте рассмотрим следующие CASE-средства.

2.1.1. StarUML

StarUML - это инструмент UML от MKLab. StarUML поддерживает одиннадцать различных типов диаграмм, принятых в нотации UML 2.0, а также подход MDA (модельно-настраиваемая архитектура), предлагает настройку параметров пользователя для адаптации среды разработки, поддерживает расширения, предоставляет различного рода модули, расширяющие возможности StarUML.

Огромным преимуществом является то, что StarUML позволяет экспортировать диаграммы в виде файлов PDF для чистой печати. Программа позволяет выбрать макет страницы (альбомная или книжная) и размер страницы. Все диаграммы могут быть экспортированы одновременно или по одному [^[8]].

2.1.2. Microsoft Visio

Microsoft Visio - это векторный редактор графики, диаграмм, блок-схем для операционных систем. Visio имеет набор функций, которые способствуют легкому и интуитивному созданию различных диаграмм, в том числе на языке UML 2.0.

К семейству продуктов Microsoft Visio относятся:

Microsoft Visio Standard – средство для создания различных бизнес-диаграмм, включая диаграммы общего назначения, схемы и планы помещений;
Microsoft Visio Professional – средство для IT-менеджеров и руководителей проектов, позволяющее документировать информационные системы и бизнес-процессы;
Microsoft Visio Enterprise – средство для IT-специалистов и разработчиков, позволяющее документировать сетевые конфигурации, моделировать и разрабатывать базы данных, моделировать программы и компоненты;
Microsoft Visio Technical – средство для инженеров, позволяющее создавать двухмерные технические диаграммы и схемы.

Поскольку все продукты семейства Microsoft Visio включают в себя Visual Basic for Applications (VBA), с их помощью можно создавать какие-либо программные решения, использующие все возможности продукта [^[9]].

2.1.3. Enterprise Architect

Enterprise Architect - это платформа для командного моделирования, проектирования и управления. Основана на UML и соответствующих стандартах.

Enterprise Architect существует в вариантах для Windows и Linux и является неплохим средством для UML-моделирования, с возможностью многопользовательской работы и дружественным интерфейсом. Вы также найдете в EA множество функций, которые обычно распределены между несколькими приложениями, включая отличные возможности по генерации документации, поддержку плагинов, генерацию XSD-схем, HTML и поддержку для таких языков программирования, как C++, Java, PHP, Visual Basic, VB.Net, Delphi или C#.

Возможности Enterprise Architect весьма многочисленны. Вот некоторые из них:

нотация UML 2.0 с поддержкой всех видов диаграмм;
как уже было сказано выше, поддержка C++, Java, C#, VB, VB.Net, Delphi, PHP, .NET;
моделирование БД, прямое проектирование в DDL и обратное проектирование из ODBC;
загружаемые UML-профили (например, SPEM), позволяющие создавать узкоспециализированные модели;
поддержка паттернов проектирования;
генерация документации в форматах HTML и RTF;
многопользовательская работа, утилиты для менеджера проекта, тестирование, глоссарий, другие ресурсы;
автоматизация интерфейса, поддержка макросов и пр. [^[10]]

Сравнительный анализ программных средств представлен в таблице 2.1

2.1.4. Together (Borland)

Borland Together применим для использования на всех этапах жизненного цикла информационной системы - от определения требований до внедрения и сопровождения продукта. Однако для разных задач проектирования проекта требуется различный набор функций, и это определяет состав возможностей соответствующего семейства дистрибутива продуктов.

Семейство продуктов Borland Together состоит из следующих версий:

Together Designer Community Edition – бесплатное средство создания диаграмм UML 2.0, свободно доступное на сайте компании Borland. Этот продукт обладает минимумом возможностей, такими как инструменты импорта моделей Rational Rose и моделей в формате XML Metadata Interchange (XMI), средствами создания всех различных видов диаграмм и экспорта моделей в виде графических изображений.;
Together Solo – более продвинутая редакция, ориентированная на бизнес аналитиков. В данной версии нет средств интеграции со средами разработки, но есть возможность создавать диаграммы основных типов, полностью совместимые по формату с другими программами Together;
Together Control Center - редакция с наиболее продвинутым спектром возможностей, позволяющая использовать данную программу на всех стадиях цикла разработки информационной системы;
Together Edition for JBuilder, Visual Studio, Eclipse, IBM WebSphere Studio, SAP NetWeaver Studio, C++BuilderX - редакции, ориентированные на совместное применение с перечисленными средами разработки и обладающие средствами интеграции с ними (вплоть до встраивания дизайнеров в эти среды).

Главным недостатком продуктов Borland Together является низкая скорость работы среды разработки и высокие требования к аппаратной платформе рабочего места разработчика.

Таблица 2.1

Сравнительный анализ программных средств

№	Возможности/Инструментальная среда	StarUML	MS Visio	Enterprise Architect
1	Поддержка UML 2.0.	Нотация UML 2.0	Нотация UML 2.0	Нотация UML 2.0. с поддержкой всех видов диаграмм
2	Различные типы диаграмм (количество типов). Всего в нотации UML 2.0. существует 13 типов диаграмм	11 типов диаграмм	13 типов диаграмм	13 типов диаграмм
3	Ограничение на количество объектов на диаграмме.	Нет	Нет	Нет
4	Возможность декомпозиции	Неограниченная декомпозиция. Возможно декомпозиция на различные типы моделей.	Отсутствует	Неограниченная декомпозиция. Возможно декомпозиция на различные типы моделей.
5	Формат представления моделей	Есть возможность регламентации	Не регламентируется	Есть возможность регламентации
6	Инструмент отладки процессов	Автоматически проверяет модель программы, разрабатываемую пользователем	Присутствует в версии 2003	Присутствует
7	Доступность	Цена лицензии от 69$ до 129$. Наличие бесплатной демо-версии ограниченной по функционалу	Наличие бесплатной демо-версии ограниченной по функционалу	Цена лицензии составляет от 100$ до 900
8	Удобство использования	Следует открыть руководство по использованию, чтобы понять, структуру интерфейса. Чтобы скопировать диаграмму, нужно во вкладке «Edit» выбрать «Copy Diagram As Image» (Ctrl+Shift+C)	Интуитивно понятный интерфейс. Не требует дополнительного обучения для построения моделей.	Интуитивно понятный интерфейс. Простое копирование диаграмм (ctrl+C). Возможность отмены/повтора действий пользователя.
9	Наличие русской версии	Да	Да	Нет

Таким образом, для описания диаграмм в рамках курсового проекта будет использоваться программный продукт StarUML.

2.2 Моделирование предметной области решаемой задачи с использованием объектно-ориентированного подхода к проектированию

В данном разделе спроектирована работа с документами на предприятии, занимающейся продажами товаров, при помощи диаграмм прецедентов, классов, деятельности, состояний и последовательности (рисунки 2.1-2.5).

Диаграмма прецедентов отражает взаимодействие актеров и ролей системы. Диаграмма позволяет увидеть, что делает система, как с ней взаимодействуют те или иные пользователи, но она не отображает как система делает что-либо, в какой последовательности. На рисунке 2.1 отображено взаимодействие сотрудников с системой электронного документооборота. Как показывает диаграмма взаимодействие сотрудников происходит только на каждом этапе жизненного цикла документа – формирование, согласование, распечатка и прикрепление скан-копии в систему. Также в системе требуется выгрузка отчетов по результатам деятельности компании.

Рисунок 2.1 – Диаграмма вариантов использования

Диаграммы классов используются при моделировании предметной области наиболее часто. Они являются одной из форм статического описания системы с точки зрения ее проектирования, показывая ее структуру. Диаграмма классов не отображает динамическое поведение объектов, изображенных на ней классов.

Документы в системе имеют различный тип – Счет на оплату, Счет-фактура, Кадровые документы, Договора и т.д. В процессе работы с документом, у документа меняется свой статус. Всего пять статусов – «Сформирован», «На согласовании», «На удалении», «Согласован», «Закрыт». Каждый документ также имеет матрицу согласования и шаблон для формирования.

Рисунок 2.2 – Диаграмма классов

Диаграмма деятельности позволяет увидеть подробный алгоритм работы системы. В отличие от блок-схем, диаграммы деятельности могут отображать одновременно выполняемые действия. Диаграммы деятельностей можно использовать для проектирования процессов (например, бизнес-процессов) или операций (вычислений).

Алгоритм в работе с документом в системе следующий: Сотрудник предприятия формирует документ и отправляет его на согласование согласно матрице согласований. Результатами согласования может быть два: не согласован, тогда документ меняет статус на «На удалении», работа с документом окончена, либо согласован, тогда статус меняется на «Согласован». Документ подписывается и меняется статус на «Закрыт». По документам в разрезе статусов можно выгрузить отчет. Данный отчет поможет выделить те документы, которые ещё не закрыты и требуют срочной работы по ним.

Рисунок 2.3 – Диаграмма деятельности

Диаграмма состояний позволяет показать состояния объектов и переходы между состояниями. Диаграмма состояний является дополнением диаграммы деятельности. Диаграмма деятельности полезна для описания алгоритма действий, но она не дает представления о поведении определенного объекта в рамках отдельного варианта использования или системы в целом.

Как было описано выше, каждый документ имеет пять статусов:

«Сформирован» - документ создан, но не отправлен на согласование;
«На согласовании» - документ отправлен на согласование;
«На удалении» - документ удален, работа с ним невозможна;
«Согласован» - документ согласован, корректировки документа невозможны;
«Закрыт» - документ подписан, скан-копия прилеплена.

Рисунок 2.4 – Диаграмма состояний

Диаграмма последовательности объединяет в себе диаграммы деятельности и прецедентов. Данная диаграмма помогает отражать последовательность действий во времени, при этом отображая взаимодействие ролей. Диаграмма деятельности акцентирует внимание на сообщениях, инициирующих вызов определенных операций объекта (класса) или являющихся результатом выполнения операции.

Рисунок 2.5 – Диаграмма последовательности

Таким образом, согласно моделям, управление документооборотом компании подразумевает собой использование специальных информационных систем. В случае с предприятиями, занимающихся продажами, такими системами могут выступать ряд CRM систем – систем по работе с клиентами. Одной из самых популярных CRM систем на Российском рынке является 1С Битрикс. В системе 1С Битрикс предусмотрены все функции по ведению документооборота, которые указаны на спроектированных моделях в рамках данной курсовой работы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Система электронного документооборота позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широким кругом сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, а также создавать произвольные бизнес-процессы для решения любых задач организации.

Система позволяет работать не только с внутренними документами организации, но и полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Такая автоматизация значительно сокращает время обработки входящих документов и упрощает их учет, делает весь процесс от поступления входящего документа до отправки исходящего документа абсолютно прозрачным и управляемым. Выбор системы документооборота в первую очередь зависит от общей стратегии развития и целей предприятия. Помимо стратегии и целей, следует учитывать экономически-организационную политику организации, количество персонала, конкурентную среду и спектр задач, решаемых этой организацией. Для правильного подбора системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, которые будут индивидуальны для конкретного предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Анализ внешней и внутренней среды организации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://port-u.ru/strategplan/analizvneshivnutsredy

↑
Агирджанов Т. Н. Методы и формы государственного регулирования экономики // Молодой ученый. — 2017. — №49. — С. 221-223. — URL https://moluch.ru/archive/183/47016/ (дата обращения: 26.01.2020). ↑
Лактионова Людмила Валентиновна Организация информационного пространства медицинского учреждения // Социальные аспекты здоровья населения. 2013. №2. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-informatsionnogo-prostranstva-meditsinskogo-uchrezhdeniya (дата обращения: 26.01.2020). ↑
Управление документооборотом [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.docsvision.com/info-centr/articles/upravlenie-dokumentooborotom.html

↑
Системы документооборота: виды, технологии [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.kp.ru/guide/sistemy-dokumentooborota.html ↑
Преимущества электронного документооборота [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.1service.ru/blog/electronnyi-documentooborot-raznie-storony.php

↑
Унифицированный язык моделирования UML [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.maksakov-sa.ru/ModelUML/IziMod/index.html

↑
Microsoft Visio [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Visio ↑
Sparx Systems Enterprise Architect [Электронный ресурс] - Режим доступа:https://www.intuit.ru/studies/professional_retraining/941/courses/229/lecture/5963

↑