Изучение организации складского хозяйства

Содержание:

Введение

Для современных предприятий внедрение информационной системы является серьезным шагом к решению таких ключевых бизнес задач, как снижение общих затрат предприятия, повышение скорости товарооборота, сокращение излишков товарных запасов до минимума, увеличение и усложнение ассортимента продукции, улучшение качества продукции, выполнение заказов в срок, повышение общего качества обслуживания заказчиков и т.д.

На сегодняшний день имеется множество различных коммерческих программных продуктов, с помощью которых можно улучшить свой бизнес, но данные программы либо имеют сугубо общий функционал, либо глубоко направленный. Поэтому невозможно выделить из автоматизированных информационных систем лучшую для автоматизации производства того или иного предприятия, из-за чего некоторые прибегают к разработке собственной. Все это свидетельствует об актуальности внедрения специализированных систем автоматизации производства.

Таким образом, актуальность темы дипломной работы не вызывает сомнения.

Объект исследования является складское хозяйство.

Предмет – процесс складского учёта на предприятии

Целью курсовой работы является изучение организации складского хозяйства.

Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

1. Провести анализ комплекса задач автоматизации;
2. Охарактеризовать документооборот, возникающий при решении задачи;
3. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
4. Спроектировать и разработать информационную систему.

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Предметная область информационной системы - это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними.

Предметной областью разрабатываемой базы данных является процесс организации и сопровождения работы сотрудников склада. Сегодня процесс складского учёта – это сложная система, которая состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет определенную структуру и выполняет ряд функций по обработке и хранению большого количества информации, связанной с товарными остатками, которая включает в себя:

- приём, учёт, хранение и отгрузку товаров;

- рассортировку товаров между потребителями;

- подготовку отчётов об количественных и стоимостных объёмах продукции, находящихся на хранении;

- своевременное и правильное оформление сопроводительных документах;

- выявление расхождение фактического наличия и количества, указанного в учёте.

Для ведения учета складских операций необходимо тщательно фиксировать движение продукции. Исходным документом в этом процессе является приходная накладная, в которой указываются: дата прихода, данные о поставщике, категория товаров, список номенклатурных наименований товара и его количества, сотрудник, ответственный за оприходование товара.

Поступающие на склад материалы проходят количественную и качественную приемку, в ходе которой проверяется соответствие фактического наличия материалов и количества, указанного в сопроводительных документах.

Выходным документов является расходная накладная, которая содержит дату выдачи товара, данные о клиенте, категория товаров, список номенклатурных наименований товара и его количества и стоимости, сотрудник, ответственный за расходование товара.

Правильно организованный учёт товаров предполагает в любой момент по запросу оперативное получение любой необходимой информации о товарах, клиентах, поставщиках, такой как:

- текущий остаток товаров в разрезе складов, категорий товаров;

- сведения о клиентах, поставщиках и товарах;

- движение товаров за период;

Благодаря рациональной организации складского учёта возможно достигнуть:

- повышения производительности труда и снижения издержек по складированию и хранению материалов;

- экономного использования ресурсов погрузочно-разгрузочного оборудования, транспортных средств и складских помещений;

- увеличения объёма складских поставок;

- уменьшения количества излишних перемещений грузов и перегрузок;

Проанализировав все данные, необходимо составить концептуальную модель рассматриваемой предметной области.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизированная система предназначена для автоматизации процесса складского учёта. Основной единицей информации в системе является документ.

Высокая трудоёмкость обработки информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации сбора и регистрации информации – факторы, тормозящие развитие. Решить эти недостатки призвана автоматизация функций кладовщика и менеджера.

Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология была ручная. Она имела множество недостатков:

• низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;
• большая трудоемкость;
• необходимость привлечения большого числа сотрудников для решения всего комплекса задач;
• низкая оперативность;
• несовершенство организации сбора и регистрации информации;
• недостоверность получаемых результатов.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.

Рассмотрим схему документооборота, которая представлена на рис.6.

Рис. 1. Схема документооборота

Необходимо отметить, что внедрение разрабатываемой системы, позволит снизить, а в идеале, полностью исключить ошибки учета, а так же позволит более обосновано подходить к вопросам планирования экономической деятельности.

Таблица 1

Показатели затрат на задачу без автоматизации

Аспект деятельности предприятия	Временные затраты	Частота появления (за 6 месяцев)	Количество занятых сотрудников
Оприходование материалов	20 мин	400-500	3
Расходование материалов	20 мин	400-500	3
Перемещение материалов между складами	20 мин	300-400	2
Проведение инвентаризации	1 рабочий день	6	4
Формирование отчёта по остаткам материалов	3 часа	40	1
Формирование отчёта по отгрузке клиентам	2 часа	50	1
Формирование отчёта по ценам на товары	2 часа	100	1
Формирование отчёта по продажам	3 часа	20	1

Автоматизация задачи предположительно снизит затраты трудовые и экономические приблизительно в 3 раза, так как возрастет скорость и качество обслуживания.

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Если говорить о мощных, гибких и доступных системах, то бесспорным лидером автоматизированных систем предприятий на российском рынке являются решения фирмы 1С, которые позволяют создать на своей базе систему любой сложности.

1С:Предприятие — программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.

Первоначально 1С:Предприятие было предназначено для автоматизации бухгалтерского и управленческого учетов (включая начисление зарплаты и управление кадрами), но сегодня этот продукт находит свое применение в областях, далеких от собственно бухгалтерских задач [5].

Так же в пользу выбора платформы 1С как среды разработки говорят следующие преимущества: 

- Современный дизайн интерфейса и повышенная комфортность для пользователей при работе с системой в течение длительного времени.

- Легкость освоения для начинающих и высокая скорость работы для опытных пользователей. Значительное ускорение массового ввода информации и эффективное использование клавиатуры.

- Варианты работы от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий.

- Резервирование кластера серверов, резервирование рабочих процессов и устойчивость к обрыву канала связи.

- Доступ пользователей только к необходимым данным. Запрещенные поля автоматически скрываются в формах, списках и отчетах.

Для разработки АИС была выбрана версия 8.2, так как имеет следующие преимущества

- Работа в тонком клиенте через Интернет или прямо в Интернет-браузере, без установки системы на компьютер пользователя.

- Работа под управлением ОС Windows или Linux. В составе системы могут присутствовать компьютеры с различными операционными системами. Это обеспечивает возможность выбора при внедрении архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

- Реализован режим управляемого приложения, обеспечивающий автоматическое изменение интерфейса в соответствии с выбранной при внедрении функциональностью, ролями пользователей и индивидуальными настройками;

- Программа быстрее и надежнее работает в отличии от более ранних версий, особенно при росте объемов данных в базе.

При разработке АИС был использован программный продукт "1С:Предприятие 8. Версия для обучения программированию", который с 13.05.2013г. доступен в виде электронной поставки для бесплатного скачивания на официальном сайте фирмы "1С" [6].

Наряду с задачами изучения допускается применение учебной версии платформы для модификации и разработки реальных прикладных решений в пределах возможностей этой поставки. Форматы информационных баз конфигураций учебной и коммерческой версии не отличаются, сложность конфигураций (прикладных решений) в учебной версии неограниченна. Однако возможности отладки на реальных данных лимитированы ограничениями на объемы данных.

2. Проектная часть

2.1. Характеристика разработанных справочников в среде 1С:Предприятие

Разработаны справочники «Номенклатура», «Виды номенклатуры», «Склады», «Поставщики», «Клиенты», «Сотрудники», «Должности», формы списка и элементов справочников.

Таблица 2.1

Наименование справочника	Наименование реквизита	Тип поля	Длина поля	Прочее
Номенклатура	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
	Вид номенклатуры	Спр.Вид Номенклатуры	30
	Единица измерения	Переч.Единицы Измерения	20	Шт, кг, уп, м.п., м2, м3
	Вес	число	9	Точность - 3
	Объём	число	20	Точность - 3
Вид номенклатуры	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
Склады	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
Поставщики	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
	Контактный телефон	строка	15
	Менеджер	строка	30
Клиенты	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
	Контактный телефон	строка	15
Сотрудники	Код	строка	9
	Наименование	строка	30	ФИО
	Дата рождения	дата
	Должность	Спр.Должности	30
Табличная часть «Трудовая деятельность»	Организация	строка	50
	Начало работы	дата
	Окончание работы	дата
	Должность	Спр.Должности	30
Должности	Код	строка	9
	Наименование	строка	30

2.2. Характеристика разработанных экранных форм документов в среде 1С:Предприятие

2.2.1. Описание документов, необходимых для получения исходной информации (разработка документов и регистров)

Оперативно-учетную информацию формируют документы:

1. «Приходная накладная» - является входным документом, предназначенным для отражения факта оприходования материалов, в котором указываются: дата прихода, данные о поставщике, категория товаров, список номенклатурных наименований товара и его количества, сотрудник, ответственный за оприходование товара.

Таблица 2.2

Функциональное назначение документа «Приходная накладная»

Наименование	Назначение	Функциональное содержание	Периодичность решения	Дополнительные сведения
Документ «Приходная накладная»	Отражение факта оприходования материалов, формирование печатной формы приходных документов	Содержит информацию о дате прихода, данные о поставщике, категорию товаров, список номенклатурных наименований материалов и его количества, данные о ответственном сотруднике	Около 20 раз в день	Оформляется е кладовщиком по факту оприходования материалов

Таблица 2.3

Описание диалога ввода

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип значения	Длина	Точность	Пояснение
1	2	3	4	5	6
Номер документа	Документ «Приходная накладная»	Строка	9		Автонумерация
Дата прихода		Дата			Автоматический
Склад		СправочникСсылка.Склады	нет	нет	Справочный
Кладовщик		СправочникСсылка.Сотрудники	нет	нет	Справочный
Поставщик		СправочникСсылка.Поставщики	нет	нет	Справочный
Наименование	Табличная часть «Материалы»	СправочникСсылка.Номенклатура	нет	нет	Справочный
Единица измерения		ПеречислениеСсылка.ЕдИзмерения	нет	нет	Автоматический
Количество		Число	10	2	Вводимый
Цена		Число	10	2	Вводимый
Сумма		Число	10	2	Расчётный

2. «Расходная накладная» - предназначенн для отражения факта расходования материалов, в котором указываются: дата прихода, данные о клиенты, категория товаров, список номенклатурных наименований товара и его количества, сотрудник, ответственный за расходования товара.

Таблица 2.4

Функциональное назначение документа «Расходная накладная»

Наименование	Назначение	Функциональное содержание	Периодичность решения	Дополнительные сведения
Документ «Расходная накладная»	Отражение факта расходования материалов, формирование печатной формы расходным документов	Содержит информацию о дате расхода, данные о клиенте, категорию товаров, список номенклатурных наименований материалов и его количества, данные о ответственном сотруднике	Около 20 раз в день	Оформляется е менеджером по факту расходования материалов

Таблица 2.5

Описание диалога ввода

Наименование реквизита	Идентификатор	Тип значения	Длина	Точность	Пояснение
1	2	3	4	5	6
Номер документа	Документ «Приходная накладная»	Строка	9		Автонумерация
Дата расхода		Дата			Автоматический
Склад		СправочникСсылка.Склады	нет	нет	Справочный
Менеджер		СправочникСсылка.Сотрудники	нет	нет	Справочный
Клиент		СправочникСсылка.Клиенты	нет	нет	Справочный
Наименование	Табличная часть «Материалы»	СправочникСсылка.Номенклатура	нет	нет	Справочный
Единица измерения		ПеречислениеСсылка.ЕдИзмерения	нет	нет	Автоматический
Количество		Число	10	2	Вводимый
Цена		Число	10	2	Вводимый
Сумма		Число	10	2	Расчётный

2.2.2 Описание разработанных форм отчетов, необходимых для отражения результатов решения задачи

Выходной информацией процесса «Складского учёта» являются несколько отчетов, некоторые из них:

Отчёт «Остатки материалов на складах» - отражает текущие количественные и стоимостные остатки товара с группировкой по складу. формируется на основании запроса к регистру накопления «ОстаткиМатериалов».

Рис. 2.1. Запрос для отчёта «Остатки материалов на складах».

Отчёт «Отгрузка клиентам» - отражает количество и стоимость отгруженной номенклатуры клиентам с группировкой по клиентам и видам номенклатуры. Формируется на основании запроса к регистру накопления «Продажи».

Рис. 2.2. Запрос для отчёта «Отгрузка клиентам».

Отчёт «Книга продаж» - более подробно отражает количество и стоимость отгруженной номенклатуры, менеджера, оформившего расходную накладную, клиента, склад. Формируется на основании запроса к документам «РасходныеНакладные».

Рис. 2.3. Запрос для отчёта «Книга продаж».

Отчёт «Эффективность работы менеджеров» - отражает количество и стоимость отгруженного товарам менеджерами для клиентов в виде перекрёстной таблицы. Формируется на основании запроса к регистру накопления «Продажи».

Рис. 2.4. Запрос для отчёта «Эффективность работы менеджеров».

Отчёт «Цены товаров» - отражает цену товара на основании Приходных/Расходных документов. Формируется на основании запроса к регистру сведений «Цены».

Рис. 2.5. Запрос для отчёта «Цены на товар».

2.4. Описание созданной / откорректированной карты маршрута бизнес-процесса в среде 1С:Предприятие

В процессе проектирования основное внимание уделяется исследованию предметной области, которую разбивают на ряд локальных областей, достаточных для решения отдельных задач или обеспечения запросов будущих пользователей. Каждая локальная область моделируется отдельно от других, после чего они объединяются. Как правило, каждая локальная область содержит около 6-7 сущностей.

Выделим базовые сущности и их атрибуты:

1. Номенклатура – код номенклатуры, наименование, единица измерения, вид номенклатуры, объём;
2. Склады – код склада, наименование;
3. Поставщики – код поставщика, наименование организации, контактный телефон, менеджер, юридический адрес.
4. Клиенты – код клиента, ФИО полностью, контактные данные;
5. Сотрудники – должность, ФИО полностью, трудовая деятельность;

Подчинённые сущности:

1. Расходные и приходные документы – код документа, поставщик или клиент, менеджер или клиент, список товаров с количеством и ценой, дата, для отражения хозяйственных операций с товаром на складах.
2. Перемещение товара – код документа, склад отправитель и склад получатель, кладовщик, список товаров с количеством, дата.
3. Инвентаризационная ведомость – код документа, склад, кладовщик, список товаров с количеством по учёту, количеством по факту и отклонением, дата.
4. Цены номенклатуры – код цены, номенклатура, цена, тип цены;

Рис. 2.6. Концептуальная модель складского учёта.

2.5 Описание разработанных подсистем в среде 1С:Предприятие

Основным понятием при разработке прикладных решений в среде 1С является объект метаданных, именно в определении набора этих объектов и заключается проектирование конфигурации. Совокупность объектов метаданных различного типа определяет внутреннее строение базы данных и структуру хранящейся в ней информации [6].

Проанализировав особенности данной предметной области, мы выделили следующие объекты системы:

- справочники – 7 шт;

- документы – 5 шт;

- перечисления – 2 шт;

- отчеты – 5 шт;

- регистры сведений – 1 шт;

- регистры накопления – 3 шт;

- константы – 3 шт.

Структура метаданных для разрабатываемой конфигурации представлена в приложении А.

Документы:

Приходная накладная – данный документ отражает поступление товара на склад. Реквизиты объекта: склад (Справочник.Склады), кладовщик (Справочник.Сотрудники), поставщик (Справочник.Поставщики). Табличная часть «Материалы» с реквизитами: материал (Справочник.Номенклатура), количество (число, длина – 15, точность – 3), цена (число, длина – 12, точность – 2), сумма (число, длина – 12, точность – 2).

Рис. 2.7. Структура документа «Приходная накладная».

Документ формирует движения в регистре сведений «Цены» и регистрах накопления «ОстаткиМатериалов» и «СтоимостьМатериалов».

Рис 2.8. Движения документа «Приходная накладная».

Расходная накладная – данный документ отражает расходование товара на склад. Реквизиты объекта: склад (Справочник.Склады), менеджер (Справочник.Сотрудники), клиенты (Справочник.Клиенты). Табличная часть «Материалы» с реквизитами: материал (Справочник.Номенклатура), количество (число, длина – 15, точность – 3), цена (число, длина – 12, точность – 2), сумма (число, длина – 12, точность – 2).

Рис. 2.9. Структура документа «Расходная накладная».

Документ формирует движения в регистре сведений «Цены» и регистрах накопления «ОстаткиМатериалов», «СтоимостьМатериалов» и «ОтгрузкаКлиентам».

Рис. 2.10. Движения документа «Расходная накладная».

Перемещение товаров – данный документ отражает перемещение товара с одного склада на другой. Реквизиты объекта: склад отправитель (Справочник.Склады), склад получатель (Справочник.Склады), кладовщик (Справочник.Сотрудники). Табличная часть «Материалы» с реквизитами: материал (Справочник.Номенклатура), количество (число, длина – 15, точность – 3).

Рис. 2.11. Структура документа «Перемещение товара».

Инвентаризационная ведомость - данный документ необходим для отражения отклонения остатков по учёту от фактических остатков. Реквизиты объекта: склад (Справочник.Склады), кладовщик (Справочник.Сотрудники). Табличная часть «Материалы» с реквизитами: материал (Справочник.Номенклатура), количество по учёту (число, длина – 15, точность – 3), количество по факту (число, длина – 15, точность – 3), отклонение (число, длина – 15, точность – 3).

Рис. 2.12. Структура документа «Инвентаризационная ведомость».

2.6 Описание разработанного интерфейса пользователя в среде 1С:Предприятие (разработка управляемого интерфейса)

Актуальная версия платформы 1с версии 8.3 предполагает использование управляемого интерфейса.

Управляемый интерфейс (командный интерфейс) — состоит из команд и окон, является динамическим, т.е. доступность тех или иных команд зависит от прав пользователей, настроек, сделанных в конфигурации и других параметров.

Командный интерфейс, как правило, состоит из следующих разделов:

• Панель разделов.
• Панель навигации.
• Рабочая область.
• Панель действий.
• Информационная панель.

С помощью команд в управляемом интерфейсе можно переключаться между разделами конфигурации, открывать различные списки, формировать отчеты.

Преимущества управляемого интерфейса для пользователей в том, что пользователь в процессе работы может сам формировать для себя более удобные интерфейс,

Запуск конфигурации в управляемом режиме начинается с рабочего стола. На рабочем столе должна быть представлена информация, актуальная для пользователя – задачи пользователя, текущие сделки и т.д. Рабочий стол имеет возможности настройки, не прибегая к средствам конфигурирования

Основной элемент интерфейса пользователя - управляемая форма, предназначенная для работы на тонких каналах связи. Структура управляемой формы является более четкой, т.к. разработчик не может своевольно изменять положение элементов управления на ней. Разработчик только описывает элементы формы и может изменять взаимное расположение элементов только согласно определенной структуре. Модуль управляемой формы может компилироваться как на клиенте, так и на сервере.

Рис. 2.13. Командный интерфейс начальной страницы пользователя.

2.7. Контрольный пример реализации проекта в среде 1С:Предприятие и его описание

Поступающие на склад материалы проходят количественную и качественную приемку, в ходе которой проверяется соответствие фактического наличия материалов и количества, указанного в сопроводительных документах.

Для отражения этих данных в системе необходимо сформировать документ «Приходная накладная», заполнив все требуемые поля.

Рис. 2.14. Форма документа «Приходная накладная».

Так же документ «Приходная накладная» имеет печатную форму, вызвать которую можно кликнув по кнопке «Печать», расположенной в командной панели формы документа.

Рис. 2.15. Печатная форма документа «Приходная накладная».

Для отражения факта расходования материалов, формируется документ «Расходаня накладная».

Рис. 2.16. Форма документа «Расходная накладная».

Так же документ «Расходная накладная» имеет печатную форму, вызвать которую можно кликнув по кнопке «Печать», расположенной в командной панели формы документа.

Рис. 2.17. Печатная форма документа «Расходная накладная».

Для перемещения товаров между складами требуется использовать документ «Перемещение материалов»

Рис. 2.18. Форма документа «Перемещение товара».

Для отражения отклонения остатков по учёту от фактических остатков используется документ «Инвентаризационная ведомость»

Рис. 2.19. Форма документа «Инвентаризационная ведомость».

Отчеты формируются при выборе соответствующего пункта меню или строки на панели навигации

Рис. 2.20. Форма отчёта «Остатки материалов на складах».

Рис. 2.21. Форма отчёта «Отчёт по отгрузке клиентам».

Рис. 2.22. Форма отчёта «Книга продаж».

Рис. 2.23. Форма отчёта «Эффективность работы менеджеров».

Рис. 2.24. Форма отчёта «Цены на товар».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проделанной работы была разработана информационная система для автоматизации складского учёта.

В первой главе работы была дана характеристика предметной области, выбран комлект задачи для автоматизхации и обоснованы проектные рещения

Вторая часть работы была посвящена выбору и формированию технологической среды. В качестве среды разработки была выбрана платформа 1С Предприятие 8.3, а также было сформировано дерево метаданных разрабатываемой АИС и описаны отчёты и запросы.

Подведя итог, можно сказать о целесообразности автоматизации складского учёта. Внедрение такой системы, несомненно, повысит эффективность труда рабочих предприятия, поможет правильно оценить ситуацию, и вовремя принять необходимые решения.

Таким образом, цели и задачи, поставленные перед написанием курсовой работы, были успешно выполнены.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Грузинов В.П., Грибов В.Д. Экономика предприятия: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 1998. – 208 с.
2. Волгин В.В. Склад: организация, управление, логистика. – 7-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – 732 с.
3. Автоматизация - с чего начать? [Электронный ресурс]. URL: http://www.businessstudio.ru/procedures/it/podxod/2 (дата обращения 16.03.2014).
4. Википедия. 1С Предприятие [Электронный ресурс]. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/1С:Предприятие (дата обращения 21.03.2014).
5. Информация для пользователей и партнеров №16652 от 13.05.2013 [Электронный ресурс]. URL: http://www.1c.ru/news/info.jsp?id=16652 (дата обращения 23.03.2014).
6. Радченко М.Г. 1С:Предприятие 8.1. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы – М.:Питер, 1С-Паблишинг, 2007. – 512 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А.

Рис. А.1. Структура справочников.

Рис. А.2. Структура журнала документов.

Рис. А.3. Структура перечисления.

Рис. А.4. Структура отчётов.

Рис. А.5. Структура регистра сведений.

Рис. А.6. Структура регистров накопления.