![](/stc/img/evkova.png)
Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи
Содержание:
ВВЕДЕНИЕ
Развитие современного информационного общества предъявляет значительные требования к автоматизированным системам, которые становятся реальным активом, неотъемлемой частью и залогом нормального функционирования и работы организаций. Процесс разработки и внедрения автоматизированных информационных систем становится все более сложной задачей, что связано как с применением современных способов разработки, так и необходимостью соблюдения требований по защите информации.
Процесс внедрения информационных технологий на сегодняшний день проходит стадию построения интегрированных информационных систем. Производится централизация информационных ресурсов, специалисты, работающие в удаленных офисах, получают возможности доступа к центральным серверам организаций, расширяются области использования систем электронного документооборота с применением криптографических систем и технологий защиты информации. Таким образом, в настоящее время автоматизация бизнес-процессов на предприятиях является актуальной задачей и способствует повышению эффективности работы организаций в целом.
Объектом исследования является Интернет-магазин по продаже напольных покрытий.
Предмет исследования – состояние бизнес-процессов в технологии учета продаж.
Методы исследования – анализ бизнес-процессов, проектирование структуры данных информационной системы, разработка программного обеспечения.
Целью данной работы является разработка регламента бизнес-процесса «Продажи» на примере Интернет-магазина.
Задачи работы:
- проведение анализа использования информационных систем на предприятиях малого бизнеса, использующих технологии Интернет-торговли;
- анализ организационной структуры Интернет-магазина, специфики работы специалистов;
- анализ бизнес-процессов продаж в методологии IDEF0 с оценкой возможности внедрения информационной системы;
- постановка задач автоматизации;
- построение модели базы данных исследуемой технологии, выбор СУБД и средств проектирования;
- определение стратегии автоматизации и способа приобретения программного решения;
- определение перечня нормативно-справочной информации, входных и результатных данных;
- построение логической и физической моделей данных;
- выбор и обоснование средств разработки;
- разработка и внедрение программного продукта;
- оценка экономической эффективности проекта.
В первом разделе работы рассмотрены вопросы использования информационных технологий на предприятиях малого бизнеса, проведен анализ деятельности Интернет-магазина, бизнес-процессов в части управления продажами, проведен обзор существующей автоматизированной системы и технологий защиты информации. Во втором разделе проведено проектирование информационной модели, постановка задач автоматизации. В третьем разделе проведена оценка экономической эффективности внедрения разработанного программного решения.
1.АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Выбор комплекса задач автоматизации
Объектом исследования в рамках данной курсовой работы является Интернет-магазин напольных покрытий otdk.ru, г.Санкт-Петербург. Приведем общую характеристику организации.
Профилем деятельности торгового предприятия является реализация напольных покрытий. Клиентская база Интернет-магазина составляет контингент, выполняющий эксклюзивные виды ремонта, либо клиенты, находящиеся в населенных пунктах, где нет возможности приобрести напольные покрытия в торговых сетях.
Основными видами реализуемой продукции являются [1]:
- ламинат;
- линолеум;
- паркетная доска;
- ковролин;
- плинтус;
- щетинистые покрытия;
- пробковые покрытия;
- сопутствующие товары.
Способами доставки, используемыми в Интернет-магазине, являются [1]:
- курьерская служба;
- доставка Почтой России;
- самовывоз.
Также предусмотрены различные формы оплаты.
Организационная структура Интернет-магазина otdk.ru приведена на рис.1.1.
Директор
Отдел снабжения
Главный
экономист
Отдел по работе с клиентами
ИТ-отдел
Специалисты по работе с поставщиками
Склад
Бухгалтерия, Отдел реализации
- Оформление договоров поставки
Рисунок 1.1 - Организационная структура Интернет-магазина otdk.ru
Управление предприятием осуществляет директор, которому непосредственно подчиняются начальник отдела снабжения, главный бухгалтер, начальник отдела по работе с клиентами и ИТ-отдела.
В структуру отдела снабжения входят специалисты по работе с поставщиками, осуществляющие организацию поставок и организацию взаимодействия с поставщиками, определение оптимальных параметров поставок напольных покрытий по цене и качеству, а также специалисты по складскому учету, в компетенцию которых входят вопросы организации приема и отпуска товара со склада, хранения продукции, инвентаризации, а также подготовка отчетности о наличии товара на складе.
Специалисты по работе с клиентами взаимодействуют с покупателями продукции, оформляют документы, проводят организацию поставки товара клиентам. ИТ-отдел курирует вопросы функционирования сайта Интернет-магазина, а также технической поддержки клиентов и пользователей.
Предметом исследования в управление бизнес-процессом «Продажи». Организационная структура данных технологических процессов приведена на рисунке 1.2. Данная технология находится в компетенции отделов снабжения и отдела по работе с клиентами.
Рисунок 1.2 - Организационная структура технологии поставок и реализации напольных покрытий
Рассмотрим функции менеджера отдела по работе с клиентами в части реализации продукции Интернет-магазина.
Менеджер отдела по работе с клиентами осуществляет следующие функции:
1. Организация и ведение технологии реализации напольных покрытий:
- работа по расширению клиентской базы;
- работа с новыми клиентами, анализ их реквизитов, способов доставки, потребностей;
- проведение коммерческих переговоров с контрагентами и клиентами по вопросам реализации продукции;
- обработка информации, поступающей от клиентов;
- анализ потребностей клиентов в продукции, реализуемой фирмой, и согласование заказов с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе фирмы;
- мотивация клиентов на работу с Интернет-магазином, в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта;
2. Анализ показателей и составление планов:
- планирование продаж на отчетный период;
- анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов фирмы;
- построение сводной отчётности.
3. Проведение торговых операций:
- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов фирмы, закрепленных за собой, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами отдела по работе с клиентами при нахождении их вне офиса;
- информационная поддержка клиентов;
- информирование клиентов об изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулирования спроса, времени поступления напольных покрытий на склад;
- окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;
- решение вопросов о доставке напольных покрытий клиентам;
- контроль отгрузок продукции клиентам;
- контроль финансовой дисциплины клиента на основе документов, получаемых от отдела бухгалтерского учета и предупреждение о сроках оплаты.
1.2 Анализ существующих бизнес-процессов
Рассмотрим существующую технологию управления продажами. Контекстная диаграмма приведена на рисунке 1.6.
В соответствии с приведенной схемой, в качестве входных потоков информации используются заявки клиентов на покупку и информация о товаре, данные о контрагентах. На выходе данного процесса имеются расходная накладная, товарный чек, товарно-транспортная накладная, свод по заявкам поставщикам, аналитический отчет. Диаграмма декомпозиции первого уровня представлена на рисунке 1.7.
Рисунок 1.6 – Контекстная диаграмма
Рисунок 1.7 – Диаграмма декомпозиции нулевого уровня
Как показано на рис.1.7, основными процессами в технологии управления продажами являются:
- работа с контрагентами;
- закупка продукции;
- принятие на склад;
- реализация продукции
- формирование отчетности.
Диаграмма декомпозиции процесса «Работа с заказами клиентов» приведена на рис.1.8.
Рисунок 1.8 – Диаграмма декомпозиции первого уровня
Технология работы закупки продукции (напольных покрытий) предполагает:
- учёт потребности;
- учёт наличия продукции;
- формирование заказов на поставку напольных покрытий на склад;
- мониторинг состояния заказов.
Работа с документами в рамках оборота заключает в себе функции оформления сопроводительных документов и формирования сводной отчетности.
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто возникает ситуация, когда объемы поставок и продаж не совпадают, несовпадение также может происходить и по наименованию товарных позиций. В результате большое количество товара остается хранится на складе или не может быть поставлено вовремя клиентам. В связи с этим фирма несет убытки.
В настоящее время учет и планирование продаж осуществляется напрямую менеджерами отдела по работе с клиентами.
Заявки клиентов на покупку фиксируются в файле Excel, где указывается номер заявки, наименование клиента, вид продукции и его количество, а также дата поставки клиенту. Менеджеры отдела реализации продукции (напольных покрытий) обобщают эти сведения по типу продукции, и, исходя из полученной информации, формируют план продаж и отчетные документы.
Таким образом, учет продаж включает в себя следующие основные подпроцессы:
- учет продаж и формирование сопроводительных документов;
- формирование отчетности по продажам продукции (напольных покрытий).
Работа с документами по реализации продукции начинается после того, как поступают заявки клиентов на покупку, выписываются счет-фактура и расходная накладная. Далее происходит формирование отчетности по продажам продукции, на выходе получается отчет по продажам.
Таким образом, при учете реализации продукции менеджеру, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, продукции, ее стоимости, количестве, сроке оплаты и виде оплаты.
Если же необходимо найти какую-либо информацию по продажам, то поиск осуществляется в архиве, который хранится в виде бумажных документов - журналов учета и других. Большую часть рабочего дня бухгалтер занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений.
Кроме того, в отчетный период менеджеру отдела реализации продукции необходимо составлять аналитические отчеты, включающие в себя анализ продаж фирмы за определенный период.
Для данного способа характерны следующие недостатки:
1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
2. Слабый контроль работы бухгалтера.
3. Усталость менеджеров - усиление негативного воздействия человеческого фактора.
В связи с этим, руководством компании было принято решение об автоматизации данного процесса, то есть создании экономической информационной системы для повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку необходимых документов и получения результативной информации в рамках технологии управления Интернет-магазином.
Как показано в результате анализа бизнес-процессов, изучаемая технология связана со смежными задачами:
- учетом поставок;
- учетом клиентов;
- поддержки функционирования Интернет-портала;
- взаимодействием со службами доставки;
- работой экономического отдела.
Диаграмма места проектируемой задачи в информационной системе предприятия показана на рисунке 1.9.
Рисунок 1.9 - Диаграмма места проектируемой задачи в информационной системе предприятия
1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи
В ходе исследования было выявлено, что в технологии управления Интернет-магазином возникает необходимость формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 6.
В таблице 6 показано, что использование информационной системы позволит существенно экономить рабочее время сотрудников, сократить трудозатраты на выполнение основных технологических операций в управлении Интернет-магазином.
Таблица 6
Частота формирования отчетных документов
№ |
Название документа |
Время формирования без применения автоматизации |
Время формирования с применением автоматизации |
Частота формирования, раз в год |
1 |
Учет операций по продажам |
15 мин. |
0,5 мин |
6000 |
2 |
Учет поставок |
15 мин. |
0,5 мин. |
4000 |
3 |
Формирование документов по продажам |
15 мин. |
0,5 мин. |
4000 |
4 |
Учет операций по доставке товаров клиентам |
15 мин. |
0,5 мин. |
6000 |
5 |
Формирование сводного отчета |
15 мин. |
1 мин. |
7000 |
6 |
Формирование аналитического отчета о динамике продаж |
15 мин. |
1 мин. |
6000 |
7 |
Формирование отчета в экономическую службу |
2 ч. |
1 мин. |
12 |
8 |
Формирование отчета по поставщикам |
1 ч. |
1 мин. |
100 |
Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш рабочего времени в 1030 рабочих дней.
Схема документооборота для процесса «Учет продаж» приведена на рисунке 1.10. Схема документооборота для процесса «Анализ продаж» приведена на рисунке 1.11.
Исполнитель |
Специалист по продажам |
Специалист по работе со службой доставки |
Экономист |
Действие |
|||
1. Оформление продаж |
|
||
2. Отправка в службу доставки |
|
|
|
3. Аналитический отчет |
|
Рисунок 1.10 - Схема документооборота для процесса «Учет продаж»
Исполнитель |
Специалист по продажам |
Экономист |
Руководитель |
Действие |
|||
1. Учет продаж |
|
||
2.Учет поступлений |
|
|
|
3. Аналитический отчет |
|
Рисунок 1.11 - Схема документооборота для процесса «Анализ продаж»
1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
В процессе проектирования информационной системы управления продажами Интернет-магазина потребуется использование ряда классификаторов:
- Локальный классификатор видов продукции;
- Локальный классификатор поставщиков;
- Локальный классификатор сотрудников;
В качестве входных документов информационной системы используются:
- Продажа продукции;
- Договор на поставку продукции;
- Поставка продукции
- Заказ поставщикам
Выходной информацией будет являться:
- Отчет по динамике продаж;
- Отчет пол заявкам;
- Печатные формы, необходимые при реализации продукции Инетрнет-магазина.
В большинстве случаев, использовать унифицированные формы документов не представляется возможным, так как таких форм просто нет.
В целях повышения достоверности выдаваемых результатов, а также для исключения дублирования информации и ошибочной передачи информации не по ее назначению, в информационной системе необходимо использовать централизованную базу данных, построенную в виде взаимосвязанных таблиц, т.е. использующую реляционную модель хранения данных. Это позволит сделать работу с системой оперативной, построенной на единых алгоритмах сбора, хранения и обработки всей входящей и исходящей информации.
1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение является совокупностью программных продуктов системы обработки данных и программной документации, необходимой в рамках их эксплуатации [6].
Системное программное обеспечение представляет собой комплекс программных продуктов, обеспечивающих возможность эффективного управления составляющими вычислительных систем (процессором, оперативной памятью, каналами ввода-вывода, сетевым оборудованием), выступая в роли «межслойного интерфейса» с одной стороны которого используется аппаратные составляющие, а с другой – пользовательские приложения.
Прикладное программное обеспечение представляет собой комплекс программных решений, предназначенных для выполнения пользовательских задач и рассчитанный на непосредственное взаимодействие с пользователями.
Инструментальное программное обеспечение представляет собой программным обеспечением, предназначенным для использования при проектировании, разработке и сопровождения программных продуктов.
В качестве средства разработки в рамках данного проекта выбрано Delphi XE.
Основные возможности данной среды разработки предполагают возможность взаимодействия с множеством СУБД, наличие большого количества компонент, позволяющих работать с различными внешними приложениями, выводить отчетность в приложения MS Office, Open Office.
В качестве СУБД выберем MS SQL Server, так как она принята в качестве стандарта в существующей информационной системе статистических служб, проводящих учет демографических показателей и приобретать новый программный продукт нецелесообразно. Кроме того, использование данной СУБД соответствует требованиям к проектируемой системе:
- обеспечение сетевого доступа из локальной сети, в том числе из удаленных площадок;
- обеспечение безопасности данных на уровне СУБД;
- интеграция доменных политик безопасности с политиками безопасности СУБД.
1.6 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Под техническим (аппаратным) обеспечением информационной системы понимается весь комплекс электронных, электрических и механических устройств, входящих в состав системы и/или сети, исключая программное обеспечение и хранимую информацию. В этот комплекс входят: компьютеры, периферийные устройства ввода/вывода и хранения информации, а также сетевое оборудование различных типов и энергетическое оборудование (батареи и аккумуляторы).
Требования к техническому обеспечению формировались исходя из аппаратных требований используемого программного обеспечения, и представлены в таблице 7 [20]
Таблица 7
Аппаратные требования информационной системы
Сервер |
Клиент |
|
Процессор |
2,0 ГГц (с архитектурой x64) |
1,6 ГГц |
ОЗУ |
2 ГБ |
512 МБ |
Видеокарта и монитор |
монитор SVGA (с минимальным разрешением 1024х768 точек) |
|
Жесткий диск |
120 Гб |
100 МБ |
Оптический привод |
DVD-ROM |
- |
Устройства ввода |
клавиатура и мышь |
|
ЛВС |
Пропускная способность 100мбит/с. |
Анализ аппаратных требований дает основание утверждать, что существующих средств технического обеспечения для функционирования создаваемой информационной системы управления Интернет-магазином достаточно, необходимость в модернизации и замене отсутствует.
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1 Информационная модель и ее описание
Рассмотрим информационную модель разрабатываемой системы (рисунок 2.1). Область 1 отображает действия Администратора информационной системы. Через экранную форму «Сотрудники» в ИС вносятся данные о сотрудниках Интернет-магазина, правах доступа пользователя в систему, а также реализован режим смены пароля, через экранную форму «Клиенты» вводится информация об абонентах, через экранную форму «Справочник товаров» вводится информация о реализуемой продукции.
Область 2 отражает содержимое информационной системы, включающее ее основные таблицы.
Область 3 отображает область деятельности оператора – производится ввод договоров, ввода начислений, платежных документов. Также оператором производится обработка договора на изменения тарифных планов, технологий подключения
Область 4 отражает выходную информацию моделируемой информационной системы. Формируются отчеты по данным таблиц paydoc, gur_doc, gur_usl.
Рис.2.1. Информационная модель
2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
Ключевыми сущностями разрабатываемой подсистемы являются:
- товары (напольные покрытия);
- поставщики;
- заявки поставщикам;
- клиенты;
- заказы;
- продажи.
На рисунке 2.4 приведена диаграмма логической модели базы данных.
Рисунок 2.4 – Логическая модель базы данных
На рисунке 2.5 приведена диаграмма потоков данных автоматизированной системы управления Интернет-магазином.
Рисунок 2.5 – Диаграмма потоков данных
Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК. В нашей информационной системе создан локальный классификатор, с использованием иерархического метода классификации.
В автоматизированной системе управления Интернет-магазином кодированию подлежат следующие объекты:
- поставщики;
- заказы поставщикам;
- товары (напольные покрытия);
- подразделения;
- клиенты;
- заявки клиентов;
- продажи.
Структура нормативно-справочной информации, используемой для разработки ЭИС управления Интернет-магазином, показана в таблице 2.1.
Таблица 2.1
Структура нормативно-справочной информации
№ п/п |
Наименование кодируемого множества объектов |
Значность кода |
Система кодирования |
Вид классификатора |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1 |
Код поставщика |
ХХХ |
порядковая |
локальный |
2 |
Код заказа |
ХХХ ХХХХХ |
серийно – порядковая |
локальный |
3 |
Код товара |
ХХХХХ |
порядковая |
локальный |
4 |
Код клиента |
ХХХХ |
порядковая |
локальный |
5 |
Код заявки |
ХХХХ ХХХХХ |
серийно-порядковая |
локальный |
6 |
Код продажи |
ХХХХХХ |
порядковая |
локальный |
7 |
Код склада |
ХХ |
порядковая |
локальный |
8 |
Код задания |
ХХХХ |
порядковая |
локальный |
Описание систем классификации и кодирования.
Код поставщика. Длина кода ХХХ, где ХХХ – порядковый номер поставщика.
Код заказа. Длина кода ХХХ ХХХХХ, где ХХХ – порядковый номер поставщика, ХХХХХ – порядковый номер заказа, отправленный данному поставщику.
Код товара. Длина кода ХХХХХ, где ХХХХХ – порядковый номер товара в классификаторе.
Код клиента. Длина кода ХХХХ, где ХХХХ – порядковый номер клиента.
Код заявки. Длина кода ХХХХ ХХХХХ, где ХХХХ – код клиента, ХХХХХ порядковый номер заказа, соответствующий данному клиенту.
Код продажи. Длина кода ХХХХХХ, где ХХХХХХ – порядковый номер продажи.
Код склада. Длина кода ХХ, где ХХ – порядковый номер склада.
Код производственного задания. Длина кода ХХХХ, где ХХХХ – порядковый номер задания.
Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. В нашей информационной системе используется порядковая система кодирования. Порядковая система - это последовательное присвоение каждому объекту кодируемого множества номера его порядка, т.е. в присвоении цифр натурального ряда в порядке расположения объектов. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительной группировки объектов, например, по алфавиту.
Нормативно-справочная информация в автоматизированных системах представляет собой ядро единого информационного пространства предприятия (организации), включающее в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия. В разрабатываемой ЭИС в качестве нормативно-справочной информации используются внутренние правила и перечень реализуемой продукции.
Определим ключевые сущности информационной системы по управлению Интернет-магазином операций и их свойства.
Таблица 2.2
Справочник «Поставщики»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код поставщика |
Числовой |
Целое |
Наименование |
Текстовый |
40 |
ИНН |
Текстовый |
15 |
Адрес |
Текстовый |
50 |
Телефон |
Текстовый |
15 |
ФИО руководителя |
Текстовый |
40 |
Таблица 2.3
Справочник «Клиенты»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код клиента |
Числовой |
Целое |
Наименование |
Текстовый |
40 |
ИНН |
Текстовый |
15 |
Адрес |
Текстовый |
50 |
Телефон |
Текстовый |
15 |
ФИО руководителя |
Текстовый |
40 |
Наименование |
Текстовый |
40 |
Таблица 2.4
Журнал заявок поставщикам
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код заявки |
Числовой |
Длинное целое |
Код поставщика |
Числовой |
Длинное целое |
Дата |
Дата |
|
Признак исполнения |
Логический |
|
Код товара |
Числовой |
Длинное целое |
Количество |
Числовой |
Целое |
Цена |
Денежный |
Таблица 2.5
Журнал заказов клиентов на поставку продукции
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код заказа |
Числовой |
Длинное целое |
Код клиента |
Числовой |
Длинное целое |
Дата |
Дата |
|
Признак исполнения |
Логический |
|
Код товара |
Числовой |
Длинное целое |
Количество |
Числовой |
Целое |
Цена |
Денежный |
Таблица 2.6
Справочник «Товары»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код товара |
Числовой |
Длинное целое |
Наименование |
Текстовый |
50 |
Единица измерения |
Дата |
Таблица 2.7
Журнал продаж
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код операции |
Числовой |
Длинное целое |
Код товара |
Числовой |
Длинное целое |
Код клиента |
Числовой |
Длинное целое |
Дата |
Дата |
|
Цена |
Денежный |
|
Количество |
Числовой |
Целое |
ФИО специалиста |
Текстовый |
50 |
Таблица 2.9
Журнал заказов клиентов
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код заказа |
Числовой |
целое |
Дата |
Дата |
|
Контрольная дата |
Дата |
|
Клиент |
Текстовый |
100 |
Продукция |
Текстовый |
100 |
Количество |
Числовой |
целое |
Признак исполнения |
Числовой |
целое |
Таблица 2.10
Журнал заданий
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Код задания |
Числовой |
целое |
Код заказа |
Дата |
|
Отдел |
Текстовый |
50 |
Дата исполнения |
Дата |
2.3. Характеристика результатной информации
Результатной информацией в разрабатываемой ЭИС являются приходная накладная, заявка поставщикам, маршрутный лист, товарно-транспортная накладная.
Приходная накладная включает в себя необходимые показатели для складского учета: наименование организации, ее ИНН, наименование склада, а также наименование, единицы измерения, количество и сумму поступления каждого товара и ответственных его за передачу и хранение лиц.
Заявка поставщикам содержит название поставщика с его реквизитами, наименование товара, количество единиц товара.
Товарно-транспортная накладная содержит дату документа, наименование и адрес отправителя и перевозчика, указание места, даты принятия груза и места, предназначенного для его доставки, наименование и адрес получателя и т.д.
Свод по заявкам поставщикам содержит: наименование товара, количество заказанного товара, признак исполнения.
Аналитический отчет содержит информацию: наименование продукции, количество реализованной продукции, цена реализации.
Таблица 2.9
Структура выходного документа «Приходная накладная»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Наименование организации |
Текстовый |
50 |
ИНН |
Текстовый |
16 |
наименование склада |
Текстовый |
50 |
Наименование товара |
Текстовый |
50 |
Единица измерения товара |
Текстовый |
10 |
Количество товара |
Числовой |
Целое |
Сумма оплаты за товар |
Денежный |
|
ФИО ответственных специалистов |
Текстовый |
50 |
Таблица 2.10
Структура выходного документа «Заявка поставщикам»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Наименование поставщика |
Текстовый |
50 |
ИНН |
Текстовый |
16 |
Адрес поставщика |
Текстовый |
50 |
Наименование товара |
Текстовый |
50 |
Единица измерения товара |
Текстовый |
10 |
Количество товара |
Числовой |
Целое |
Таблица 2.11
Структура выходного документа «Маршрутный лист»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Наименование товара |
Текстовый |
50 |
Количество единиц товара |
Числовой |
Целое |
Адрес доставки |
Текстовый |
50 |
Время получения |
Время |
|
Время доставки |
Время |
|
Сумма заказа |
Денежный |
Таблица 2.12
Структура выходного документа «Товарно-транспортная накладная»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Дата |
Дата |
|
Наименование отправителя |
Текстовый |
50 |
Адрес отправителя |
Текстовый |
50 |
Место принятия груза |
Текстовый |
50 |
Дата принятия груза |
Дата |
|
Наименование получателя |
Текстовый |
50 |
Таблица 2.13
Структура выходного документа «Свод по заявкам поставщикам»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Дата |
Дата |
|
Номер заявки |
Числовой |
Целое |
Поставщик |
Текстовый |
50 |
Наименование товара |
Текстовый |
50 |
Количество |
Числовой |
Целое |
Цена |
Числовой |
Целое |
Признак исполнения |
Логический |
Таблица 2.14
Структура выходного документа «Аналитический отчет»
Наименование поля |
Тип данных |
Размер поля |
1 |
2 |
3 |
Дата |
Дата |
|
Наименование продукции |
Текстовый |
50 |
Количество реализованной продукции |
Числовой |
Целое |
Количество |
Числовой |
Целое |
На рис.2.6 показан макет выходного документа «Анализ исполнения заявок», на рис.2.7 – макет документа «Список новых заказов»
Рисунок 2.6 – Макет документа «Анализ исполнения заявок»
Рисунок 2.7 – Макет документа «Список новых заказов»
2.4 Программное обеспечение задачи
2.4.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Схема «Дерево функций» позволяет наглядно показать иерархию функций управления и обработки данных, которые автоматизированы в разработанном программном продукте.
Выделяется два подмножества функций программы (рис.2.8):
- служебные функции (проверка пароля, управление окнами и др.);
- основные функции обработки данных (ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, подготовки и распечатки документов и др.).
Рисунок 2.8 - Дерево функций
2.4.2 Характеристика базы данных
Физическая модель данных приведена на рис.2.9.
Рисунок 2.9 - Физическая модель данных
Организация доступа на уровне программного обеспечения производится с использованием технологии ADO. Компоненты доступа к данным – TADOConnection, TADOQuery.
Парольная защита и система разграничения доступа основана на:
- авторизации на уровне СУБД;
- авторизации на уровне приложения.
Исходя из требований к уровню безопасности при выполнении технологических операций, авторизация производится через пароль к приложению, либо к базе данных напрямую.
Уровни доступа на уровне СУБД определяются как стандартные по отношению к работе с данными (public, dbowner, dbadmin и т.д.).
Авторизация на уровне приложения делает возможным или невозможным выполнение конкретных пользовательских функций.
На рисунке 3.2 представлено дерево функций программных модулей, используемых в работе программного обеспечения управления Интернет-магазином
Используемые в разрабатываемой системе модули подразделяются на виды:
- модуль ввода первичной информации;
- модуль обработки информации;
- модуль хранения данных (справочники).
На рисунке 3.3 приведена схема диалога системы.
Рисунок 3.2 - Дерево вызова программных модулей
Рисунок 3.3 - Схема диалога системы
Модуль ЭИС управления Интернет-магазином включает в себя следующие справочники:
Сотрудники — содержит данные о сотруднике и его данных.
Контрагенты — содержит данные о клиентах предприятия (поставщиках и клиентах).
Товары — содержит данные о товарах.
Склады — содержит данные о местонахождении складов.
Данные организации — реквизиты предприятия для печати в отчетных формах.
Разрабатываемая автоматизированная система содержит возможность ввода следующих документов
Описание структуры таблиц базы данных приведено ниже.
1. contrag – справочник контрагентов со структурой (рис.3.4):
Рисунок 3.4 - Структура таблицы contrag
2. prod– справочник товаров со структурой (рис.3.5):
Рисунок 3.5 - Структура таблицы prod
3. zayav– журнал заявок со структурой (рис.3.6):
Рисунок 3.6 - Структура таблицы zayav
4. cnst –справочник данных органиацзии со структурой (рис.3.7):
Рисунок 3.7 - Структура таблицы cnst
5. sotr – справочник сотрудников со структурой (рис.3.8):
Рисунок 3.8 - Структура таблицы sotr
6. sklad - справочник складских помещений со структурой (рис.3.9):
Рисунок 3.9 - Структура справочника почтовых настроек
7. zadanie – журнал производственных заданий со структурой (рис.3.10):
Рисунок 3.10 - Структура журнала заданий на производство
8. Структура журнала заявок клиентов на поставку товара (рис.3.11)
Рисунок 3.11 - Структура журнала заявок клиентов на поставку товара
2.4.3 Описание программных модулей
Описание программных модулей приведено в таблице 2.9.
Таблица 2.9.
Описание функций модулей
№ п/п |
Наименование модуля |
Функции модуля |
---|---|---|
Модуль безопасности |
Содержит процедуры и функции, обеспечивающие ввод и проверку пароля, вход пользователей в систему, напоминание о необходимости смены пароля, автоматический выход из системы при отсутствии пользователя на рабочем месте. |
|
Модуль инициализации интерфейса программы |
После успешного входа в систему, запускает программу, используя настройки прав доступа для учетной записи пользователя |
|
Модуль управления деревом объектов |
Содержит процедуры и функции, позволяющие управлять отображением дерева объектов и его элементами |
|
Модуль взаимодействия с базой данных |
Содержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данных |
|
Модуль справочной системы |
Содержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации |
|
Модуль «Справочники» |
Содержит процедуры функции, позволяющие просматривать содержимое справочников системы, и редактировать их (если позволяют права доступа) |
|
Модуль ввода оперативной информации |
Содержит процедуры и функции, позволяющие создавать новые заявки, вводить данные, управлять статусом заявок |
|
Модуль «Отчеты» |
Содержит процедуры и функции для просмотра типовых отчетов и создания произвольного отчета |
|
Модуль «Печать документов» |
Обеспечивает предварительный просмотр, настройку параметров документов и печать на принтере |
На этапах внедрения программы возможна организация поддержки пользователей и исправления выявленных неточностей.
Разработанную ЭИС было решено проверять методом сквозного просмотра.
В рамках проектирования системы был проведен анализ на соответствие программной реализации поставленным задачам. В технологии управления продажами Интернет-магазина протестированы следующие режимы:
- наличие учета товарных запасов;
- наличие учета поступающих заказов от клиентов;
- мониторинг новых заказов;
- мониторинг состояния документооборота по заказам клиентов;
- анализ исполнения заявок;
- обработка заявок и расчет их конечной стоимости.
Сформированы отчетные формы, используемые в технологии продаж (товарный чек, товарно-транспортные накладные, товарные чеки).
2.5. Контрольный пример реализации проекта и его описание
Опишем основные пользовательские функции разработанной автоматизированной системы управления бизнес-процессами продаж.
- Установка программы
1. Для работы программы необходимо наличие следующих установленных компонент:
- OpenOffice.org 2.2 и выше;
2. Запустить установочный файл программы Setup.exe
Запустить на выполнение программу либо с помощью ярлыка, созданного инсталлятором на рабочем столе.
Главная форма приложения приведена на рис.3.13. Из режима главной формы доступны возможности работы со справочниками, документами и отчетами.
Рисунок 3.13 - Окно запуска программы
Из режима главной формы доступна работа со справочниками и документами. Окно справочника данных организации показано на рис.3.14.
Рисунок 3.14 - Окно справочника данных организации
Окно справочника контрагентов приведено на рис.3.15, на рис.3.16 показано окно добавления новой записи в справочник контрагентов. В справочнике контрагентов производится заполнение реквизитов предприятий.
Рисунок 3.15 - Справочник - Контрагенты
Рисунок 3.16 - Добавление новой записи в справочник контрагентов
На рис.3.17 показано окно справочника «Товары», на рис.3.18 – окно добавления новой записи в справочник товаров. В данном справочнике производится заполнение данных о реализуемой продукции.
Рисунок 3.17 - Справочник «Товары»
Рисунок 3.18 - Добавление новой записи в справочник «Товары»
На рис.3.19 приведено окно справочника «Сотрудники», на рис.3.20 – окно добавления новой записи в справочник «Сотрудники». Справочник сотрудников необходим для печати информации в печатных формах документов.
Рисунок 3.19 - Справочник «Сотрудники»
Рисунок 3.20 - Добавление новой записи в справочник «Сотрудники»
На рис.3.21 приведен режим справочника сопутствующих товаров
Рисунок 3.21 – Сопутствующие товары
Режим ввод заказа поставщикам показан на рис.3.23, регистрационная карточка заказа – на рис.3.24.
Рисунок 3.22 – Ввод заказа поставщикам
Регистрационная карточка заказа передается специалистам для начала работ по поставке заказа.
Регистрационная карточка заказа |
|||
Код заказа: |
11 |
Дата заявки: |
17.05.2018 |
Поставщик: |
ООО Ивановское |
||
Продукция: |
Провод ПУГВ белый |
||
Количество ед: |
100 |
||
Стоимость заказа: |
154000 |
||
Заказ зарегистрировал: |
Кузнецов В.В. |
Рисунок 3.23 - Форма «Регистрационная карточка заказа»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе проведена разработка регламента бизнес-процесса «Продажи» на примере Интернет-магазина. В ходе работы была изучена специфика работы Интернет-магазинов, использования информационных технологий в анализе их деятельности.
В рамках анализа бизнес-процессов по управлению интернет-магазинами, проведённых с использованием методологии IDEF0, был определен перечень задач, подлежащих автоматизации, к которым относятся:
- учет номенклатуры реализуемых товаров;
- учет продаж;
- учет наличия товаров на складе и заявок на их поставку;
- формирование отчетных документов в рамках технологии управления продажами в Интернет-магазине.
В рамках исследования бизнес-процессов проведена постановка задач автоматизации документооборота, определен перечень недостатков существующей технологии обработки информации.
В ходе работы была поставлена задача рассмотрения возможности снижения затрат на приобретение программного обеспечения через собственную разработку с учетом специфики работы предприятия были выделены информационные объекты, определены их свойства, создана логическая структура базы данных, на её основании – физическая модель в формате MS Access.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
- Интернет-магазин отделочных материалов. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://otdk.ru
- Черкашин, П.С. Стратегия управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)/ П.С.Черкашин Бином. Лаборатория знаний, Интернет-университет информационных технологий - Москва, 2014. - 376 c.
- Балдин, К.В Информационные системы в экономике: Учебник / К.В Балдин, В.Б. Уткин. - М.: Дашков и К, 2015. - 395 c.
- Бодров, О.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: ГЛТ, 2013. - 244 c.
- Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2013. - 528 c.
- Вдовин, В.М. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебное пособие / В.М. Вдовин. - М.: Дашков и К, 2013. - 388 c.
- Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544 c.
- Горбенко, А.О. Информационные системы в экономике / А.О. Горбенко. - М.: БИНОМ. ЛЗ, 2012. - 292 c.
- Горбенко, А.О. Информационные системы в экономике / А.О. Горбенко. - М.: Бином, 2013. - 292 c.
- Горбенко, А.О. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / А.О. Горбенко. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2014. - 292 c.
- Данелян, Т.Я. Экономические информационные системы (ЭИС) предприятий и организаций: Монография. / Т.Я. Данелян. - М.: ЮНИТИ, 2015. - 284 c.
- Оценка стоимости права собственности на обыкновенные акции, представленных в виде бездокументарных именных ценных бумаг в количестве 51 281 022 штук ПАО «Вымпелком»
- Судебная власть государства: организация и полномочия (Судебная власть как одна из ветвей государственной власти)
- Доказательства трудового стажа(Общий трудовой стаж)
- Индивидуальное предпринимательство (ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА В РОССИИ)
- Лицензирование отдельных видов предпринимательской деятельности (История возникновения и общее понятие лицензирования)
- Виды договоров (Содержание договора)
- Анализ деятельности организации на примере ДЮСШ
- Принципы построения и основные задачи, выполняемые серверными программами(Создание сетевых клиентских приложений)
- Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара» (Сущность, цель и классификация анализа бизнес-процессов в современных условиях)
- Формирования группового поведения в организации
- Анализ деятельности спортивной организации на примере фитнес клуба world class (Основные концепции становления фитнес услуг в России)
- Проектирование защищенной системы видеоконференцсвязи ООО «Высокие Технологии»