Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара» (Сущность, цель и классификация анализа бизнес-процессов в современных условиях)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

На современных предприятиях руководители стремятся автоматизировать процесс планирования и управления закупками, т.к. именно в этом случае будет обеспечена бесперебойность работы, а также будут гарантированы своевременность закупки и положительные отношения, как с поставщиками, так и с потребителями.

Сфера применения информационных технологий постепенно расширяется от автоматизации отдельных бизнес-процессов предприятия, таких, например, как автоматизация расчетно-кассового узла, бухгалтерии, логистических операций, управления товарными запасами, управление персоналом, до комплексной автоматизации основных или даже всех бизнес-процессов.

Процесс управления закупками оказывает существенное влияние на конкурентоспособность, эффективность и устойчивость предприятий. Таким образом, вся дальнейшая деятельность и успешное развитие предприятия зависит от грамотной организации процесса планирования и управления закупками.

Актуальность темы обусловлена всевозрастающей ролью управления планированием поставочной деятельности. Эффективное управление планированием поставочной деятельности является залогом успешной организации поставок предприятия, получение максимальной прибыли при минимальных временных и финансовых издержках.

Целью работы является анализ ключевых бизнес-процессов управления поставок Предприятия N и разработка рекомендаций по управлению планированием поставочной деятельности Предприятия N.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- исследовать методики бизнес-процессов;

- исследовать информационные системы и программные продукты для анализа бизнес-процессов;

- создать модель деятельности УЗ Предприятия N:

- разработать функциональные модели организации закупок as-is и to-be;

- оценить эффективность внедрения модуля «Заявка на поставку» в единой отраслевой системе документооборота.

Объект исследования – управления поставок Предприятия N.

Предметом исследования является процесс организации поставочной деятельности на данном предприятии.

1. Сущность, цель и классификация анализа бизнес-процессов в современных условиях

1.1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

В век всеобщей компьютеризации одним из основных ресурсов общества становится информация. Чтобы считаться квалифицированным специалистом, необходимо уметь обрабатывать имеющуюся информацию для получения желаемого результата, причем делать это правильно и быстро [2].

Бизнес-процесс – это система последовательных, целенаправленных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы – результаты процесса, – представляющие ценность для потребителей.

Бизнес-процессы разделяются на основные, сопутствующие, вспомогательные, обеспечивающие, процессы управления и процессы развития.

Основные бизнес-процессы генерируют доходы компании. К ним относятся процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, которые являются целевыми объектами создания организации и обеспечивают доход. Эти бизнес-процессы формируют результат и потребительские качества, за которые клиент готов платить деньги.

Сопутствующие бизнес-процессы – это процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующему основному производству производственной деятельности и также направленны на получение прибыли.

Вспомогательными бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их специфических черт.

Обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации, предназначены для жизнеобеспечения все остальных процессов и ориентированы на поддержку их универсальных черт.

Бизнес-процессы управления – это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процессы и организации в целом. Это процессы текущего, оперативного и стратегического планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий.

Бизнес-процессами развития являются процессы совершенствования производимых товаров и услуг, процессы развития технологий, процессы модификации оборудования организации.

Анализ бизнес-процессов – это систематическое получение данных с целью идентификации, определения, оценки и представления процесса как основы для его организации и улучшения.

Суть анализа бизнес-процессов заключается как в работе с графическими схемами, так и в анализе абсолютно всей доступной информации по процессам, измерении их показателей, сравнительном анализе и т.д. Именно поэтому анализ процессов необходимо рассматривать в широком смысле. Классификация видов анализа процессов представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Классификация видов анализа процессов

Поводом для проведения анализа бизнес-процессов, зачастую является конкурентное положение организации на рынке. Сравнение цен, затрат на производство продуктов или услуг могут выявить необходимые требования и подтолкнуть к улучшению. Индикаторами фактической ситуации могут служить:

- высокое время поставки продуктов и возникающие сложности со сроками выполнения заказов;

- непрозрачный ход выполнения бизнес-процесса и недостаточная его глубина;

- слишком высокий спектр продуктов и деталей;

- частая смена мест возникновения затрат при прохождении заказа;

- высокие внутриорганизационные транспортные и складские затраты, замораживание материалов и площадей;

- большие затраты на переоборудование при смене продукта или технологии;

- высокие затраты и высокая загрузка мощностей, появление узких мест.

Слово «информация» происходит от латинского слова informatio, что в переводе означает «сведение, ознакомление, разъяснение». Дословная трактовка означает то, что присуще человеческому сознанию и общению и не отражает многообразия свойств информации, которое проявляется не только на уровне общения между людьми, но и на уровне живой и неживой природы, включая и технические устройства, созданные человеком [3].

Регламент бизнес-процесса – это детальное описание бизнес-процесса. Такое описание позволяет сформировать и удовлетворить множество точек зрения заинтересованных сторон. Регламент – это рабочий документ, к которому обращаются сотрудники организации с целью получения ответов на возникшие вопросы, связанные с выполнением бизнес-процесса. Новые сотрудники используют регламент для того, чтобы научится выполнять процесс таким образом, как это делается в организации. Регламент – это рабочая инструкция по выполнению процесса для всех участников бизнес-процесса и заинтересованных в нем лиц.

Зачастую разработка регламента бизнес-процессов преследует следующие цели:

- выявление и устранение «узких мест» бизнеса, которые могут являться причиной перерасхода ресурсов организации, таких как время или финансы;

- стандартизация бизнес-процессов организации, выработка определенных шаблонов действий для каждого из бизнес-процессов;

- накопление знаний и опыта, когда конкретный регламент бизнес-процесса отсутствует, все происходит стихийно, в таких условиях накопление базы знаний невозможно;

- качественный и полноценный контроль над выполнением бизнес-процессов на всех этапах;

- уменьшение количества ошибок в работе и времени на обработку запросов.

В целом можно сказать о том, что если регламент бизнес-процессов не разработан и все принципы работы содержатся только в головах сотрудников, то отсутствует и четкое понимание того, почему нужно придерживаться сложившихся правил, а также возможность контроля. Очень сильно вырастает роль человеческого фактора в работе организации.

Второй весомый недостаток – высокая сложность внесения улучшений. Пока не разработан регламент бизнес-процессов, недочеты существующего принципа работы тоже не видны. А если вносить изменения, то сложно оценить, к каким результатам они в действительности могут привести.

Поэтому разработка регламента бизнес-процессов абсолютно необходима для любого бизнеса.

Выделяются несколько методик субъективной оценки процессов. По большей части такие методики были разработаны в трудах основателей и последователей методологии реинжиниринга бизнес-процессов. К тому же для анализа процессов могут быть использованы общеизвестные методики анализа такие как SWOT-анализ, анализ при помощи Бостонской матрицы и другие.

Методы графического анализа процессов проработаны в меньшей степени. Зачастую в литературе их классификация не встречается.

В мировой практике более подробно разобраны методы количественного анализа процессов. В основном они основаны на сборе, обработке и анализе статистической информации о процессах.

В настоящий момент широкое распространение получили такие методы количественного анализа, как ABC-анализ и имитационное моделирование процессов. Однако их использование на практике предполагает большие затраты и длительное время выполнения проектов в организациях. Поэтому использование этих методов в организациях, не имеющих четкой регламентации процессов и средств измерения их показателей, является не целесообразным.

Главной задачей при моделировании бизнес-процессов организации является описание протекающих в ней процессов для того, чтобы построить модель «как есть». Для выполнения этого необходимо собрать всю имеющуюся информацию о бизнес-процессе, которой в полном объеме, зачастую, обладают только сотрудники организации, непосредственно вовлеченные в выполнение этого бизнес-процесса. Таким образом, мы приходим к тому, что необходимо подробно опросить всех вовлеченных в бизнес-процесс сотрудников. Следует отметить, что желательно не ограничиваться сведениями о бизнес-процессе, которые предоставляют руководители и менеджеры. Как правило, только опрос сотрудников, осуществляющих действия в рамках описываемого бизнес-процесса, может дать адекватное представление о том, как работает бизнес-процесс в действительности.

Первый вопрос во время построения модели «как есть» касается результата рассматриваемого бизнес-процесса. Несмотря на важность этого понятия для эффективной работы организации, случается, что получить четкое определение результата бизнес-процесса нелегко.

После того как результат бизнес-процесса определен необходимо разобраться с последовательностью действий, составляющих бизнес-процесс. Последовательность действий моделируется на разных уровнях абстракции. На самом верхнем уровне показывают только наиболее важные шаги бизнес-процесса. Затем проводят декомпозицию каждого из высокоуровневых шагов. От сложности бизнес-процесса и необходимой степени детализации зависит глубина декомпозиции. Для получения наиболее полного представления о бизнес-процессе необходимо произвести декомпозицию до атомарных бизнес-функций – хорошо понятных элементарных действий (отдельных операций в программном обеспечении или выполняемых человеком), которые нет смысла раскладывать на составляющие.

На основании полученной информации строится модель обычного выполнения бизнес-процесса и определяются возможные сценарии его выполнения с вероятными сбоями. Различные сбои (исключительные ситуации - исключения) могут нарушать оптимальный ход выполнения бизнес-процесса, поэтому необходимо определить, каким образом исключения будут «обработаны», то есть какие действия предпринимаются в случае возникновения исключительной ситуации.

Во время моделирования определяются бизнес-цели, в достижении которых участвует моделируемый бизнес-процесс. Следует различать понятия бизнес-цели и результата бизнес-процесса. У каждого бизнес-процесса должен быть как минимум один результат, так же он должен быть направлен на достижение хотя бы одной бизнес-цели.

Необходимо выявить события, которые могут прекратить ход выполнения бизнес-процесса. В случае прерывания есть вероятность того, что потребуется корректно «откатить» (компенсировать) те шаги бизнес-процесса, которые уже были выполнены. Для этого необходимо определить логику компенсирующих действий для всех прерывающих событий.

Так же следует рассмотреть имеющиеся программные средства, которые осуществляют поддержку выполнения бизнес-процесса. Это может быть важно, так как программное обеспечение может скрывать некоторые особенности поведения бизнес-процесса, не полностью известные исполняющим отдельные шаги сотрудникам. Собранная на данном этапе информация будет полезна при дальнейшей автоматизации бизнес-процесса.

При правильном описании и внедрении бизнес-процесса, организация получает множество преимуществ:

- улучшается контролируемость и управляемость на всех уровнях, так как имеется общая картина деятельности организации;

- уменьшается время, необходимое на выполнение операций, уменьшаются затраты без потери качества;

- организация развивается благодаря системному подходу к решению важных вопросов;

- возникает понимание, какие сотрудники необходимы организации, облегчается процесс подбора персонала;

- появляется возможность расширения бизнеса за счет создания дополнительных филиалов с работающей системой бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов основывается на некоторых принципах, которые позволяют создать адекватные модели процессов. При их соблюдении возможно описать множество параметров состояния бизнес-процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались достаточно независимыми друг от друга.

Главными принципами моделирования бизнес-процессов являются следующие:

- принципе декомпозиции – каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов. В соответствии с этим принципом процесс необходимо детализировать на составляющие элементы;

- принцип сфокусированности – для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сфокусироваться на ключевых аспектах;

- принцип документирования – элементы, входящие в бизнес-процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели. Для различных элементов процесса необходимо использовать различающиеся обозначения. Фиксация элементов в модели зависит от вида моделирования и выбранных методов;

- принцип непротиворечивости – все элементы, входящие в модель бизнес-процесса должны иметь однозначное толкование и не противоречить друг другу;

- принцип полноты и достаточности – перед тем как включить в модель какой-либо элемент, необходимо оценить его влияние на выполнение бизнес-процесса. Если элемент не является существенным для выполнения бизнес-процесса, то его не стоит включать в модель, так как он может только усложнить модель бизнес-процесса.

1.2. Моделирование бизнес-процессов «как-есть»

Предприятие N – современное предприятие, составными частями которого являются производственные площадки, административные подразделения и управления деятельностью объекта.

Управление закупок является структурным подразделением Предприятия N по обеспечению предприятия всеми видами материально-технических ресурсов и оборудования. Так как информационные процессы сопровождают любую человеческую деятельность в любые исторические периоды времени, то нужно признать, что и информационные технологии имманентно присущи трудовому процессу, как в области производства, так и в организационно-управленческой сфере, т.е. в менеджменте [7].

Управление закупок руководствуется в своей работе с подразделениями действующей должностной инструкцией, положениями, нормативами и приказами, внедренными на предприятии.

Рассмотрим организационную структуру управления закупок (рисунок 2):

- ОО УЗ – это отдел оборудования управления закупок.

- ОМТС – это отдел материально-технического снабжения.

- Группа №1 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (химии) отдела материально-технического снабжения.

- Группа №2 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (металлов).

- Группа №3 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (вспомогательная).

- Группа №4 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (контрольно-измерительные приборы).

Рисунок 2. Организационная структура управления закупок

В управлении закупок применена линейно-функциональная структура управления. Данная организационная структура подразумевает передачу полномочий от начальника управления закупок заместителю начальника управления, далее начальникам отделов, затем ведущим специалистам рабочих групп. В то же время в основе организационной структуры УЗ лежит принцип функциональной департаментализации (процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности) [9].

Процесс закупок строго регламентирован и направлен на заключение договоров поставки материалов и оборудования с дальнейшим поступлением МТРиО необходимого количества и качества на склад структурного подразделения. Целями процесса являются:

 обеспечение своевременного и качественного выполнения годовой программы закупок Предприятия N, а также дополнительных заявок за счет проведения закупочных процедур на поставку материалов и оборудования;

 полное, своевременное и качественное обеспечение структурных подразделений Предприятия N материалами и оборудованием в соответствии с закрепленной за каждым исполнителем структурной группы УЗ номенклатурой;

 применение различных способов закупок материалов и оборудования (преимущественно конкурентных) в соответствии с Единым отраслевым стандартом закупок;

 обеспечение своевременной и качественной приемки материалов и оборудования техническими специалистами Предприятия N.

Рассмотрим схему процесса управления закупками (рисунок 3).

Рисунок 3. Схема процесса управления закупками

Стартовым этапом выполнения процесса закупочной деятельности является заявочная компания, проведение которой утверждается приказом по предприятию. Заявка на оборудование или материал является внутренним сообщением отделу закупки о потребности в оборудовании или материале. В заявке отдел сообщает базовые характеристики необходимого оборудования или материала, допустимые отклонения от этих характеристик, требуемое количество и сроки поставки.

Далее идет этап согласования заявок. На этом этапе исполнитель, оформлявший заявку на оборудование или материал, согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования возникла необходимость внести изменения в заявку, то исполнитель выполняет повторное оформление и согласование заявки.

Этап формирования плана закупок является достаточно трудоемким процессом, так как необходимо максимально точно определить потребность предприятия в приобретении запрошенного оборудования или материалов.

Организация закупок возможна несколькими способами, на выбор которого влияют такие факторы как:

- сложность конечного изделия;

- комплектующие и материалы, применяемые для изготовления;

- характеристики производимого изделия;

- периодичность заказа;

- объем партии одного заказа;

- объем закупки;

- необходимые затраты на создание и хранение запасов приобретаемого оборудования или материалов.

Этап выбора поставщика состоит из следующих пунктов:

- получение предложений от потенциальных поставщиков;

- согласование поступивших предложений;

- регистрация получения коммерческих предложений от потенциальных поставщиков;

- выбор наиболее подходящих поставщиков.

Полученные коммерческие предложения от потенциальных поставщиков регистрируются в установленном порядке. Цены и условия потенциальных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Если возникают вопросы по коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, которые требуют пояснения или дополнительной информации. Для зарегистрированных коммерческих предложений возможно составить сравнительный список цен и условий поставки. Основываясь на сравнительном списке цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений, факте наличия или отсутствия в данный момент с потенциальным поставщиком долгосрочных договорных отношений и на основе дополнительной информации о компании происходит выбор наиболее подходящих поставщиков.

Если договор с поставщиком отсутствует или срок его действия окончен, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

Далее происходит оформление заказа, со всеми необходимыми параметрами. Оформленный заказ согласуется и, если обнаруживаются неточности подготавливается и оформляется заново. Подготовленный заказ отправляется выбранному поставщику и выполняются обязательства по оплате заказа.

На этапе поставок оборудования или материалов производятся следующие процедуры:

- организуется прием груза в установленном месте;

- сопоставляются характеристики полученного оборудования или материалов с заявленными ранее поставщиком;

- выставляются претензии по факту отступления от условий договора, если таковые имеются.

2. Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара»

2.1. Мероприятия по улучшению бизнес-процессов

ЕОСДО – Единая отраслевая система документооборота. Цель Единой отраслевой системы электронного документооборота — создание единого информационного пространства отрасли и получение существенной экономии за счёт перехода на безбумажный документооборот. Внедрение ЕОСДО приводит к сокращению времени на принятие управленческих решений, увеличивает производительность труда за счёт ускоренной обработки документов, повышает исполнительскую дисциплину.

На рисунке 4 представлена модель процесса организации поставок as-is.

Рисунок 4. Модель As-Is организации поставок

В настоящее время, при проведении упрощенного варианта проведения закупки материалов и оборудования, а именно проведения конкурентной процедуры закупки, используется бумажный вариант документа формата Excel с приложением всех необходимых подтверждений (мониторинг цены, адресный запрос, ТКП от поставщиков, расчет НМЦ, распечатка с сайтов-агрегаторов, запрос о снижении и ответ о снижении от поставщика, заявка на закупку, защита категорийной стратегии, закупочная документация) в бумажном виде.

В процессе используются подсистемы платформы Alfa и ЕОСДО на стадии согласования необходимых документов к договору поставки:

- управление заявочной кампанией по поставке материалов и оборудования;

- управление движением материально-технических ресурсов;

- управление договорами, финансами и расчетами.

Выявленные недостатки:

- в системе договорные отношения представлены не полностью, только в части характеристик самого договора, дат поставки и оплаты;

- ответственный исполнитель по договору оформляет первичные документы на бумажном носителе, контролирует ход согласования аналитической записки к договору и заявки на закупку "вручную".

В модели to-be предлагается развитие информационной системы – применительно к УЗ, в частности предлагается использовать подсистему Управление закупочной кампанией по поставке оборудования и материалов с внедрением модуля «Заявки на поставку» в ЕОСДО. Функциональная модель отображена на рисунке 5.

Рисунок 5. Модель To-Be организации поставок

В обновленной системе вся необходимая документация для заключения договора представлена в полной мере, включая обоснование цены закупки, выбор поставщика, преддоговорные переговоры.

Ответственный исполнитель по договору оформляет первичные документы в единой отраслевой системе документооборота, отправляет на согласование специалистам структурных подразделений, связывает их с договорными обязательствами. Контролирует ход согласования и утверждения аналитических записок и заявок на закупку с помощью системы.

В обновленной системе появляется возможность отследить:

- согласование аналогов с меньшей ценой;

- срок выполнения каждым исполнителем своей задачи по согласованию аналитический записки и/или закупочной документации. А также появляется возможность:

- исключить из цепочки согласования документации водителя экспедитора;

- снизить трудозатраты секретаря, т.к. номер и дата документа будут присваиваться в системе автоматически.

2.2 Описание бизнес-процессов «как должно быть»

PRPU01 «Заявка на поставку»

Изменения шагов бизнес-процесса

PRPU01.01 Определение потребности в товарах

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике

Тип шага

Системный

Описание шага

Общий список товаров в системе можно посмотреть в форме «Товар Список»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары -> [Мн] Товар -> [К] Список

PRPU01.03 Ввод нового товара в справочник

Тип шага

Системный

Описание шага

Ввод нового товара производится в форме «Товар карточка». На форме заполнятся следующие поля:

• Описание
• Базовая единица измерения
• Код товарной категории
• Код товарной группы
• Описание поиска

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары

PRPU01.04 Подготовка заявки на товар

Тип шага

Системный

Описание шага

Заявка вводится на форме «Заявка Журнал». На форме заполняются следующие поля:

• Тип
• Номер
• Количество
• Метод пополнения

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки

PRPU01.05 Согласование заявки на товар

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

PRPU01.06 Оформление заявки на товар

Тип шага

Системный

Описание шага

В системе заявку на товар можно распечатать из формы «Покупка Заказ»

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [К] Печать

PRPU02 Выбор поставщиков

Изменение шагов бизнес-процесса

PRPU02.01 Поиск поставщиков

Тип шага

Системный

Описание шага

Для просмотра общего списка поставщиков следует открыть форму «Поставщик список»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики - > [Мн] Поставщик - > [К] Список

PRPU02.02 Ввод нового поставщика в справочник

Тип шага

Системный

Описание шага

Для ввода нового поставщика на форме «Поставщик Карточка» требуется заполнить следующие поля:

• Закладка «Общее»
  • Название
  • Адрес
  • Индекс/Город
  • Код страны
  • Телефон
• Закладка «Счет»
  • Общая Бизнес Группа
  • НДС Бизнес Группа
  • Поставщик Учетная Группа
  • Код Скидки Счета

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики

Для ввода списка товаров, которые предлагает поставщик, на форме «Поставщик Каталог Товаров» заполнить поля:

• Товар Но.
• Поставщик Товар Но.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Покупки -> Товары

PRPU02.03 Подготовка списка возможных поставщиков

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

PRPU02.04 Отправка запроса в соответствии с заявкой

Тип шага

Системный

Описание шага

Перед формированием заявки на форме «Заявка Журнал» надо заполнить следующие поля:

• Указание
• Принять указание
• Поставщик Но.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки

После этого сформированную заявку нужно преобразовать в запрос.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> Выполнить указание

После этого необходимо найти сформированный заказ и распечатать его.

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [Мн] Заказ -> [К] Список

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [К] Печать

Для фиксации факта отправки заказа необходимо на форме «Контакт Карточка» заполнить следующие поля:

• Тип
• Фирма Но.
• Код менеджера

После этого вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля:

• С кем вы взаимодействуете?
• Укажите тип взаимодействия
• Опишите ваше взаимодействие

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

PRPU02.05 Получение коммерческих предложений от поставщиков

Тип шага

Системный

Описание шага

Для ввода коммерческого предложения на форме «Покупка Квота» заполнить поля:

• Покупка Поставщик
• Тип
• Номер
• Количество

Навигация: М] Покупка -> [П] Обработка Заказов -> [Ф] Квоты

PRPU02.06 Регистрация коммерческих предложений

Тип шага

Системный

Описание шага

Вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля:

• С кем вы взаимодействуете?
• Укажите тип взаимодействия
• Опишите ваше взаимодействие

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

PRPU02.07 Выбор подходящих поставщиков

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

Преимущества внедрения модуля «Заявка на поставку» в ЕОСДО в управлении поставок:

- позволит реализовать в системе организационную модель распределения ответственности по преддоговорным обязательствам;

- позволит возложить на систему контрольные функции (проверка соответствия подготовительных документов и договора);

- обеспечит необходимую информационную поддержку процессу контроля над сроками согласования аналитических записок и заявок на закупку;

- позволит сократить сроки прохождения первичного документооборота за счет перераспределения зон ответственности и возможности более оперативного контроля над его правильностью;

- позволит реализовать систему оперативного финансового планирования на базе оформления аналитической записки к договору либо формирования начально-максимальной цены заявки на закупку;

- позволит проследить в системе цепочку исполнения заявки на всех стадиях – от согласования до составления аналитической записки либо заявки на закупку, формирования проекта договора на закупку и его исполнения;

- позволить снизить трудозатраты секретаря на присвоение номеров документов;

- позволить снизить трудозатраты водителя-экспедитора;

- в конечном итоге, позволит создать «завершенное» решение в области управления закупками.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При осуществлении закупочной деятельности возникает ряд проблем. Одна из них — это потеря рабочего времени при оформлении сводных таблиц и отчетов. Так же в работе могут возникать ошибки персонала. Дело не только во времени, затраченном на выполнение большого числа операций, но и в пресловутом «человеческом факторе» — когда возникают ошибки при формировании планов. По мимо этого из-за несвоевременной закупки может возникнуть еще одна проблема – потеря возможной выгоды, связанная с оттоком клиентов и недополучением прибыли.

Закупочная деятельность имеет важнейшее влияние на развитие производственной деятельности и улучшение ее экономических показателей, таких как: прибыль, себестоимость продукции, производительность труда и другие. На закупки приходится большая часть всех расходов организации, поэтому оптимизация управления закупками крайне важна.

Современные информационные технологии, позволяющие создавать, хранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной деятельности.

Для успешного и эффективного управления закупками на предприятии необходимо выполнение всех задач и функций снабжения, использование современных эффективных методик и инструментов управления закупками. Кроме того, необходимо уделять должное внимание тому, что система закупок предполагает эффективные нормы расхода сырья и материалов. Для успешной реализации механизма управления закупками необходимы высококвалифицированные сотрудники снабженческих служб, грамотные специалисты в области работы с поставками сырья и материалов.

Благодаря тому, что добавились модули согласования первичной документации, усовершенствуется исполнительная дисциплина и увеличится оперативность исполнения работ и представления услуг, при этом снизится вероятность ошибок в оценке экономических и финансовых показателей, в том числе для заказов.

Усовершенствованная система организации поставочной деятельности с применением подсистемы «Заявка на поставку» способствует в целом быстрому и оперативному управлению.

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Гаврилов Л.П. Основы электронной коммерции и бизнеса : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям "Коммерция, торговые отд." - М.: СОЛОН-Пресс, 2013. - 591 с.
2. Гулин В.Н. Информационный менеджмент : учеб. Комплекс - Минск: Современная школа, 2009. - 320 с.
3. Гулин В.Н. Информационный менеджмент : учеб. Комплекс - Минск: Современная школа, 2009. - 317 с.
4. Культин Н.Б. Инструменты управления проектами: Project Expert и Microsoft Project. - СПб.: БХВ-Петербург, 2009. – 160 с.
5. Грекул В.И. Проектное управление в сфере информационных технологий. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2013. – 336 с.
6. Внуковский Н.И. Экономическая оценка эффективности инвестиций на предприятии : учебное пособие для студентов, обучающихся по направлениям 230700.62 "Прикладная информатика", 080200.62 "Менеджмент", 080100.62 "Экономика". - Екатеринбург: УрФУ, 2013. - 258 с.
7. Забуга А.А. Теоретические основы информатики. Для бакалавров и специалистов: учебное пособие по дисциплине "Информатика" для студентов вузов. - СПб.: Питер, 2014. – 208 с.
8. Карпенков С.Х. Современные средства информационных технологий : учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлениям подготовки дипломированных специалистов "Информатика и вычислительная техника" и "Информационные системы". 2. Изд. - М.: КНОРУС, 2015. - 400 с.
9. Бронина Л.Н., Сенук З.В. Основы проектирования управления : учебное пособие. - Екатеринбург: УрФУ, 2011. - 118 с.
10. Советов Б.Я., Грекул В.И., Коровкина Н.Л., Куприянов Ю.В. Информационные технологии Грекул, Владимир Иванович. Методические основы управления ИТ-проектами : учеб. для студентов вузов направления подгот. "Бизнес-информатика". - М.: Интернет-Университет Информационных Технологий : БИНОМ. Лаборатория знаний, 2011. - 391 с.